Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr. 44 /10 M Ø T E I N N K A L L I N G Tid: Sted: 21. april 2010 kl 19:00 NB! Merk tidspuktet! Rådhuset, formannskapssalen NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf. 959 39 656. Til behandling: Sak 12/10 Protokoll fra møtet 17. mars 2010 Sak 08/10 Dialog med ordføreren Sak 13/10 Forvaltningsrevisjon 2010 valg av revisor Sak 14/10 Orienteringssaker Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren 14. april 2010 Liv Løberg /s./ Leder Jan T. Løkken Sekretær Kopi: Ordfører Rådmann BDO AS
Sak 12/10 Protokoll fra møtet 17. mars 2010 Saksutredning: Sekretæren sendte et forslag til protokoll til utvalgets medlemmer via e-post den 18. april. Ingen endringsforslag framkom. Pga. forfall fra de andre medunderskriverne ba sekretariatet om at Gunvor Vedvik skrev under protokollen sammen med lederen. Vi ser nå at vi ikke har mottatt en signert protokoll i retur. Utvalgets vedtak i sak 10/10 er oversendt rådmannen med kopi til helse- og barnevernsjefen. Øvrig oppfølging, se dagens møtekart. Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 17. mars 2010 godkjennes. Ås, den 14. april 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 17. mars 2010.
KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE PROTOKOLL Fra møtet i Vestby rådhus onsdag 17. mars 2010 kl. 18.00 kl. 19.15. Til stede: Liv Løberg (leder) Lars Johan Rustad (sak 11/10) Gunvor Vedvik Dagfrid Hammersvik (vara) Bjørn Espen Opheim (vara) Forfall: Bjørg Sellevoll Paal Jargel Fra sekretariatet: Jan T. Løkken Fra BDO AS: Hovedrevisor Stein Jøraandstad (ikke sak 09/10) Innkalling og dagsorden ble godkjent Sak 07/10 Protokoll fra møtet 27. januar 2010 Vedtak: Sak 08/10 Behandling: Vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 27. januar 2010 godkjennes. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Dialog med ordføreren Ordførerens redegjørelse ble tatt til orientering. Ordføreren uteble fra møtet. Saken ble utsatt. Sak 09/10 Forvaltningsrevisjon 2010 rammer for prosjektene 1. Kontrollutvalget godkjenner vedlagte forslag til brev med invitasjon til å gi tilbud om forvaltningsrevisjon. Invitasjonen sendes de fire selskapene som er foreslått i saksutredningen. 2. Kontrollutvalget behandler tilbudene på et møte den 21. april d.å.
Behandling: Vedtak: Sak 10/10 Behandling: Vedtak: Forslaget om et ekstra møte den 21. april fikk utvalgets tilslutning. Møtet holdes fra kl 19.00. 1. Kontrollutvalget godkjenner vedlagte forslag til brev med invitasjon til å gi tilbud om forvaltningsrevisjon. Invitasjonen sendes de fire selskapene som er foreslått i saksutredningen. 2. Kontrollutvalget behandler tilbudene på et møte den 21. april d.å. fra kl 19.00. Oppfølging av barn i fosterhjem status og avvik Kontrollutvalget tar helse- og barnevernsjefens brev til orientering. Dagfrid Hammersvik fremmet et forslag til vedtak som fikk utvalgets tilslutning. Kontrollutvalget ber om en redegjørelse for hvilke resultater som ble oppnådd etter at purring på tilsynsførere ble foretatt. Utvalget er videre bekymret for at tilsynsførers sykdom er årsak til at tilsynsbesøk utelates og ber om en orientering for rutinene som følges. Sak 11/09 Vedtak: Orienteringssaker Orienteringssaken tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Eventuelt Liv Løberg orienterte fra møtet i kommunestyret 15. mars d.å. med kommunalt eide selskaper. Utvalget ba om å få tilsendt siste årsrapport og årsregnskap for Vestby Næringsselskap AS og Vestby Fjernvarme AS. Vestby, den 25. mars 2010 Liv Løberg leder Gunvor Vedvik
Sak 08/10 Dialog med ordføreren Saksutredning: Ordfører John Arthur Ødbehr har sagt ja til vår invitasjon om å komme i utvalget for å orientere om aktuelle saker i kommunen og å ha en dialog med utvalget. Ordførerens redegjørelse tas til orientering. Ås, den 14. april 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær
Sak 13/10 Forvaltningsrevisjon 2010 valg av revisor Saksutredning: Kommunestyret sluttet seg 2. februar 2009 til kontrollutvalgets forslag til handlingsplan for forvaltningsrevisjon 2009 2012. Kommunestyret fulgte i budsjettet for 2010 opp kontrollutvalgets forslag om å avsette midler til to forvaltningsrevisjonsprosjekter med en kostnadsramme på til sammen kr 375 000,- inkl. mva. BDOs avtale med Vestby kommune er avgrenset til regnskapsrevisjon. I henhold til kommuneloven 78 nr. 4 er det kommunestyret som velger revisor. Jf. også forskrift om revisjon 6. Kontrollutvalget vedtok i sak 09/10 rammene for prosjektene i 2010 som skulle være henholdsvis anskaffelser og kvaliteten på sykehjemstilbudet. Formål og problemstillinger for de to prosjektene ble listet opp i invitasjonen til selskapene som også ble vedtatt. Utvalget ba sekretariatet innhente tilbud fra fire selskaper. Jf vedlagte kopi av brev til Deloitte AS datert 18. mars d.å. Likelydende brev ble også sendt til: Follo distriktsrevisjon, BDO AS og Østfold kommunerevisjon IKS. Follo distriktsrevisjon meldte i brev av 12. april tilbake at de av kapasitetsmessige grunner ikke kunne legge inn noen tilbud denne gangen. Før fristens utløp den 12. april kl 12.00 hadde FIKS mottatt tilbud fra de tre andre selskapene som var invitert til å legge fram et tilbud. Tilbydernes etterlevelse av våre krav: 1. Tilbudet om forvaltningsrevisjon må leveres til FIKS innen 12. april 2010 kl 12.00 Alle de tre tilbudene ble levert før fristen utløp. 2. Dokumentere at de faglige kvalifikasjonskravene for forvaltningsrevisjon som følger av Forskriften for revisjon i kommuner oppfylles. I henhold til forskriften skal oppdragsansvarlig revisor innen forvaltningsrevisjon ha minst tre års utdannelse fra universitet/høgskole. Alle tilbyderne oppfyller dette kravet. 3. Bekrefte at dere ikke har utført tjenester for Vestby kommune som kan medføre inhabilitet i forhold til denne oppgaven. Østfold Kommunerevisjon IKS besvarer dette ved å legge fram uavhengighetserklæring for oppdragsansvarlig revisor. Deloitte bekrefter sin uavhengighet i en egenerklæring. BDO AS mener dette oppdraget ikke vil være i konflikt med den ordinære revisjonen av kommunen. BDO As viser også til at det etter lovverket er anledning til å utføre alle former for revisjon. 4. Vedlegge tilbudet skatteattest, jf. Ansk.forskriftens 3-3. Alle tre har vedlagt skatteattest. 5. Vedlegge tilbudet HMS-egenerklæring, jf. F 3-4. Følger vedlagt fra alle tre.
Delkonklusjon: Sekretariatet finner at de tre tilbyderne oppfyller alle overnevnte krav. 6. Plan for gjennomføring av revisjonen. Alle tre leverer planer og presiseringer for hvordan de vil gjennomføre revisjonen og framdriftsplaner. Alle tre forplikter seg til å legge fram rapporter innen 15. oktober d.å. 7. Pris totalkostnad. 1. BDO AS kr 280 000,- ekskl. mva. Dvs. kr 350 000,- inkl. mva. 2. Deloitte: kr 375 000,- inkl mva. 3. Østfold kommunerevisjon IKS: kr 360 000,- inkl mva. Alle pristilbudene er fast og inkluderer alle utgifter som er beskrevet i kravspesifikasjonen fra utvalget og reise- og diettutgifter. 8. Tilbudte medarbeideres erfaring med forvaltningsrevisjon innen de temaer som er etterspurt. BDO AS Erfaring med temaet anskaffelser: Ja. Erfaring med temaet kvalitet på sykehjemstilbudet: Nei. Deloitte: Erfaring med temaet anskaffelser: Ja. sykehjemstilbudet: Ja, i noen grad. Erfaring med temaet kvalitet på Østfold Kommunerevisjon IKS: Erfaring med temaet anskaffelser: Ja. temaet kvalitet på sykehjemstilbudet: Ja. Erfaring med Delkonklusjon: Østfold kommunerevisjon IKS har til sammen best erfaring med begge de to etterspurte temaene. 9. Referanser 1. BDO AS: Ivar Atle Fonås, leder av kontrollutvalget i Rendalen kommune, vedr.rapport om anskaffelser og etikkregelverk (tlf. med FIKS 13.4): BDOs arbeid med rapporten fikk et godt sluttresultat. Prosessen underveis var nyttig for både revisor og kontrollutvalg. 2. Deloitte: Hanne Lill Steen, leder av kontrollutvalget i Klepp kommune vedr. forvaltningsrevisjon anskaffelser (tlf. med FIKS 13.4): Selskapet gjorde en god jobb, gir sin beste anbefaling. 3. Østfold kommunerevisjon IKS viser til omtalen av selskapet i rapporten 85 tilrådingar. og NKRFs kvalitetskontrollhøsten 2009.
Delkonklusjon: Alle de tre selskapene kan vise til gode referanser for sitt arbeid innen forvaltningsrevisjon. 10. Tildelingen av oppdraget skal skje på grunnlag av hvilket tilbud som er det mest fordelaktige. Følgende underkriterier skal gjelde: 1. Pris/Totalkostnad 60% 80% 2. Kvalitet 20% 40% 10.1 Valgt kombinasjon: I henhold til departementets veileder om offentlige anskaffelser, s. 93, kan oppdragsgiveren når vektinga er oppgitt innafor en ramme, oppgi hvilken kombinasjon som skal legges til grunn. Vi har satt opp tre kombinasjoner som både gir henholdsvis pris og totalkostnad moderat og maksimal uttelling innenfor rammen. Som grunnlag for innstillingen har vi benyttet kombinasjonen Pris 60% og kvalitet 40%. 10.2 Karakterer: 1. Avstanden mellom pristilbudene er relativt små og alle ligger innenfor budsjettrammen for formålet. Vi har derfor valgt å sette en karakterskala som ikke gir stor hopp mellom de tilstøtende tilbudene 1. BDO Kr 350 000 Karakter 10 2. Deloitte Kr 375 000 Karakter 8,75 3. Østfold Komunerevisjon Kr 360 000 Karakter 9,5 10.3 Kvalitet. Alle tre selskap fikk positive referanser. På dette området stiller de etter vår vurdering likt og vi har valgt å ikke ta med dette kriteriet i den videre bergning av poeng. Alle tre selskap oppfyller de generelle kompetansekravene som gjelder for forvaltningsrevisjon og alle har bred erfaring med dette arbeidsfeltet. Medarbeidernes erfaring med de oppgitte temaene skal imidlertid vektes. Siden alle selskaper har basiskompetansen på plass innen denne type revisjon, har vi begrenset de utslag mangel på erfaring i hvert tema til 2/10 og delvis erfaring til 1/10. Jf. kap. 8 ovenfor. 1. BDO AS: Karakter 8 2. Deloitte: Karakter 9 3. Østfold kommunerevisjon IKS Karakter 10 10.4 Vekting av kombinasjoner og konklusjon:
Kombinasjoner Tilbyder: Pris 60% - Kvalitet 40% Pris 70% - Kvalitet 30% Pris 80% - Kvalitet 20% BDO 92* 94 96 Deloitte 88,5 88,25 88 Østfold kommunerevisjon 97 96,5 96 *Utregning: (10 x 6) + (8 x 4) = 92 Konklusjon: Østfold kommunerevisjon IKS får totalt sett høyeste sum, mye takket være mest relevant kompetanse blant medarbeiderne. På grunnlag av kombinasjonen pris 60% og kvalitet 40% innstiller vi etter dette på at Østfold kommunerevisjon IKS får oppdraget. 11. Unntakelse fra offentlighet Alle tilbyderne har bedt om at planene for forvaltningsrevisjonen, medarbeidernes kompetanse blir sladdet. FIKS har, med henvisning til offl. 13, jf. fvl 13, etterkommet denne henstillingen mht. planene. Deloittes timepiser og tidsforbruk har vi også unntatt offentlighet etter anmodning fra selskapet. Tilbudte medarbeideres erfaring med de aktuelle temaene for forvaltningsrevisjon er et av kriteriene som skal vurderes ved valg av tilbyder. For å sikre en best mulig gjennomsiktelighet for offentligheten og de andre partene, bør derfor beskrivelsen av prosjektteamet være offentlig tilgjengelig. Dette gjelder også beskrivelsen av selskapenes arbeid på området. Vi kan ikke se at dette er taushetsbelagte opplysninger. Kontrollutvalget foreslår at kommunestyret gjør følgende vedtak: 1. Kommunestyret utpeker Østfold kommunerevisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor som revisor for prosjektene Anskaffelser og Kvaliteten i sykehjemstilbudet i Vestby kommune. 2. Kommunestyret slutter seg til begrunnelsen i saksutredningen som ligger til grunn for kontrollutvalgets innstilling om valg av forvaltningsrevisor for de to prosjektene. 3. Gjennomføringen skjer til fast pris innenfor det pristilbudet som Østfold kommunerevisjon IKS har gitt og i samarbeid med kontrollutvalget. 4. Endelig rapport oversendes innen 15. oktober d.å. til kontrollutvalget som avgir innstilling overfor kommunestyret. Ås, den 14. april 2010 Jan T. Løkken /s./
Sekretær Vedlegg: KO N T R O L L U T V A L G E T I V E S T B Y K O M M U N E Kontrollutvalgets brev av 18. mars 2010 til Deloitte AS Tilbudsbrev fra henholdsvis Deloitte, BDO AS og Østfold kommunerevisjon IKS, alle datert 12. april 2010.
Sak 14/10 Orienteringssaker Vedlegg: 1) Aktivitetsplanen pr. 14. april 2010. Orienteringssaken tas til orientering. Ås, den 14. april 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær