Orgnr. 987672196 Postboks 2564 7735 Steinkjer Tlf. 74 11 14 76 www.komsek.no Levanger kommune Ordfører Rådmann Deres ref.: Vår ref.: Arkiv: Dato: Saksbehandler: 12/040 417-1719-5.6 05.12.12 Paul Stenstuen OVERSENDELSE AV DOKUMENTER FRA KONTROLLUTVALGETS MØTE Vedlagt følger møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte den 13.11.12. I tillegg følger saksprotokoll med vedlegg for sak 33/12 «Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2013» En ber om at ovennevnte sak blir lagt fram for kommunestyret til orientering ved første anledning. Med hilsen Paul Stenstuen Kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 / 909 50 440 Felles e-post: post@komsek.no Hjemmeside: www.komsek.no
LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtested: Breidablikktunet møterom Litjstua Møtedato: Tirsdag 13. november 2012 Møtetid: 11:30-16:00 Saker: 28-34/12 Av kontrollutvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 4 av 5. Følgende medlemmer var tilstede Gunnar L. Myhr, leder Fanny Gausen (permisjon fra 14:40) Line Thorsen (permisjon fra 14:10) Lars Forberg Forfall Kari Johanne Kjerkol Asbjørn Folkvord Ellers møtte Robert Svarva, Levanger kommune (sak 32/12) Alf Birger Haugnes, Levanger kommune (sak 30/12) Jørgen Worum, Levanger kommune (sak 28/12) Terje Wist, KomRev Trøndelag IKS Grethe Haugan Aasen, KomRev Trøndelag IKS (Sakene 31/12 og 34/12) Vegard Wist, KomRev Trøndelag IKS (Sakene 31/12 og 34/12) Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS Merknader Sakslisten ble behandlet i denne rekkefølgen; 30, 31, 34, 29, 32, 33 og 28/12. Underskrifter Gunnar L. Myhr leder Fanny Gausen nestleder Line Thorsen Lars Forberg
Saksliste 028/12 Besøk ved Breidablikktunet 029/12 Referatsaker 030/12 Orientering fra administrasjonen 031/12 Orientering fra revisor - statusrapport for revisjonsarbeidet 032/12 Orientering/dialog med ordfører og rådmann 033/12 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2013 034/12 Prosjektplan for prosjektet «fastlegetjenesten innbyggernes tilfredshet» Eventuelt 1
SAK 028/12 BESØK VED BREIDABLIKKTUNET Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Behandling Da det kun var 2 medlemmer til stede var kontrollutvalget ikke vedtaksført. Det ble likevel gitt en orientering fra enhetslederen ved Breidablikktunet. SAK 029/12 REFERATSAKER Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Behandling Følgende dokumenter ble referert: 1 Levanger Kommune Plan for forvaltningsrevisjon 2 Levanger Kommune Plan for selskapskontroll 3 Levanger Kommune Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon vedrørende spesialundervisning 4 Levanger Kommune Søknad om fritak for politiske verv Terje Veimo 5 NKRF Kontrollutvalgskonferansen 2013 Forslag i møtet 1. Referatene tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ønsker å delta med 2 medlemmer på kontrollutvalgskonferansen 2013 i regi av NKRF. Avstemming Enstemmig Endelig vedtak 1. Referatene tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ønsker å delta med 2 medlemmer på kontrollutvalgskonferansen 2013 i regi av NKRF. SAK 030/12 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Behandling Administrasjonen ga en orientering og svarte på spørsmål. 2
Forslag i møtet Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering SAK 031/12 ORIENTERING FRA REVISOR - STATUSRAPPORT FOR REVISJONSARBEIDET Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Behandling Møte ble lukket under revisors orientering, jf. kontrollutvalget den 02.02.10 sak 1/10. Revisor delte ut statusrapport datert 09.11.12, ga en orientering og svarte på spørsmål. Forslag i møtet Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. SAK 032/12 ORIENTERING/DIALOG MED ORDFØRER OG RÅDMANNEN Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem uten forslag til vedtak. Behandling Forslag i møtet Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Avstemming Enstemmig Endelig vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. 3
SAK 033/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2013 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2013 for sin virksomhet i 2013. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen merke seg kontrollutvalgets møtedatoer og ønskede orienteringer fra administrasjonen. 3. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Behandling Forslag i møtet Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2013 for sin virksomhet i 2013. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen merke seg kontrollutvalgets møtedatoer og ønskede orienteringer fra administrasjonen. 3. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. SAK 034/12 PROSJEKTPLAN FOR PROSJEKTET «FASTLEGETJENESTEN INNBYGGERNES TILFREDSHET» Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til prosjektplan for prosjektet «Fastlegetjenesten innbyggernes tilfredshet», og ber revisor iverksette prosjektet. Behandling Forslag i møtet 1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til prosjektplan for prosjektet «Fastlegetjenesten innbyggernes tilfredshet», og ber revisor iverksette prosjektet. 2. Kontrollutvalget ber i tillegg om at tilgjengelighet med bil blir ivaretatt, og at undersøkelsen kan splittes opp på det enkelte legekontor. Avstemming Enstemmig 4
Endelig vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til prosjektplan for prosjektet «Fastlegetjenesten innbyggernes tilfredshet», og ber revisor iverksette prosjektet. 2. Kontrollutvalget ber i tillegg om at tilgjengelighet med bil blir ivaretatt, og at undersøkelsen kan splittes opp på det enkelte legekontor. EVENTUELT Det var ingen eventuelt saker. 5
LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAKSPROTOKOLL SAK 033/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 13.11.12 Paul Stenstuen 033/12 417-1719-5.5 Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2013 for sin virksomhet i 2013. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen merke seg kontrollutvalgets møtedatoer og ønskede orienteringer fra administrasjonen. 3. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering.
SAKSBEHANDLING/SAKSGANG Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2013 for sin virksomhet i 2013. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen merke seg kontrollutvalgets møtedatoer og ønskede orienteringer fra administrasjonen. 3. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets behandling Forslag i møtet Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2013 for sin virksomhet i 2013. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen merke seg kontrollutvalgets møtedatoer og ønskede orienteringer fra administrasjonen. 3. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg Forslag til Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2013. Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2013 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2013 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Det legges opp til 5 møter i 2013. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Det foreslås som tidligere at kontrollutvalget inviterer ordføreren og rådmannen til en gjensidig orientering og dialog. For at kontrollutvalget skal kunne holde seg informert om viktige sider ved kommunens virksomhet legges det opp til faste orienteringer fra administrasjonen, se også vedlegg til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å foreta eventuelle nødvendige omprioriteringer. 2
Vurdering Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men bør sendes kommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem for diskusjon i møte. 3
Levanger kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2013 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 13. november 2012, Sak 033/12 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no
INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING...3 1 KONTROLLUTVALGET...3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL...3 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR...4 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE...4 3 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET...4 3.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET...4 3.2 REGNSKAPSREVISJON...4 3.3 FORVALTNINGSREVISJON...4 3.4 SELSKAPSKONTROLL...5 3.5 ANDRE OPPGAVER...5 3.5.1 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER...5 3.5.2 BEFARING/BESØK...5 3.5.3 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE...5 3.5.4 BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET...5 3.5.5 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM...5 3.5.6 TILSYN MED REVISJONEN...6 3.5.7 OPPFØLGING AV SAKER...6 3.5.8 RAPPORTERING...6 3.5.9 ANNET...6 4 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2013...6 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2013...6 Vedlegg 1 - møteplan...7 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2013 SIDE 2 AV 7
INNLEDNING Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. De kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret skal påse at de kommunale regnskaper revideres på betryggende måte. Kommunestyret velger et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Jfr. kommunelovens (KL) 76 og 77. Den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med kommunens internkontroll. Kommunens internkontroll er administrasjonssjefens (rådmannens) ansvar. 1 KONTROLLUTVALGET Kommunestyret valgte i møtet den 28.09.11 et kontrollutvalg bestående av 5 faste medlemmer og 6 varamedlemmer i prioritert rekkefølge for perioden 2011 2015. Terje Veimo søkte og fikk innvilget fritak. Kari Johanne Kjerkol og Kåre Leira ble valgt som henholdsvis fast medlem og varamedlem til kontrollutvalget, jf. formannskapet den 3. og den 17.10.12 sakene 88 og 92/12. Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Parti Funksjon Parti Navn Gunnar Myhr H Leder Sp Lars Forberg Fanny Gausen Ap Nestleder V Anders Dalane Kari Johanne Kjerkol Ap Medlem Ap Kåre Leira Line Thorsen Sp Medlem Sp Guri Skjesol Asbjørn Folkvord Sv Medlem Sv Sølvi Sæther Krf Erling Dahlen Fanny Gausen sitter i kommunestyret. De øvrige faste medlemmene er varamedlemmer til kommunestyret. 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgets arbeid er regulert av: Kommunelovens (KL) 76 til 80 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kommunestyret kan i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsette eget reglement for kontrollutvalget som vil kunne gi nærmere regler for kontrollutvalget. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2013 SIDE 3 AV 7
1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. Forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon). Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (selskapskontroll). Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen. I tillegg skal det også føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. 3 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 3.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører, jf. kontrollutvalget sakene 1/10 og 15/11. Kommunens ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Det legges opp til 5 møter i 2013, se vedlegg 1. 3.2 REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskap og årsmelding til kommunestyret før det tas opp til behandling. Årsregnskap og årsmelding skal foreligge før formannskapet fortar innstilling i disse sakene. Kontrollutvalget skal følge opp revisors merknader til regnskapet. 3.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2013 SIDE 4 AV 7
Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 3.4 SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. 3.5 ANDRE OPPGAVER Kontrollutvalget kan til enhver tid ta opp saker som ligger innenfor dets ansvars- og kompetanseområde. 3.5.1 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER På oppdrag fra kontrollutvalget gjennomgår revisor jevnlig møteprotokoller fra kommunestyret, formannskapet og driftskomiteen med fokus på saker av vesentlig økonomisk betydning. Hensikten med gjennomgangen er å påse at vedtakene fattes i tråd med lov, forskrift, regleverk og overordnede planer. Kontrollutvalget finner etter en helhetsvurdering at saksbehandlingen er bra, og at politikerne har tilstrekkelig grunnlag til å fatte sine beslutninger. 3.5.2 BEFARING/BESØK For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten er det viktig at kontrollutvalget har ressurser og anledning til å besøke ulike avdelinger av kommunens virksomhet. Det legges opp til at kontrollutvalget i løpet av 2013 vil besøke en utvalgt virksomhet. 3.5.3 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jfr. KL 77.7. Ved behov for ytterligere saksopplysninger, kan kontrollutvalget også innkalle administrasjonssjefen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Administrativ ledelse bør normalt være til stedet ved kontrollutvalgets møte når regnskap og årsberetning for foregående år skal behandles. Det legges videre opp til et orienteringsprogram fra kommunens enheter, slik at kontrollutvalget holdes oppdatert om viktige saker i kommunen. 3.5.4 BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, og vil følge opp saker / prosjekter kommunestyret ønsker kontrollutvalget skal følge opp. 3.5.5 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollutvalget kan ta i mot henvendelser fra publikum, men kontrollutvalget er imidlertid ikke et klageorgan og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2013 SIDE 5 AV 7
Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken form og grad henvendelser fra publikum skal følges opp. 3.5.6 TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalget er pålagt å føre tilsyn med revisjonens arbeid. Denne funksjonen utøves gjennom sekretariatet som har faste møter med revisjonen gjennom året, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer. Referat fra møtene legges frem for kontrollutvalget. 3.5.7 OPPFØLGING AV SAKER Det ligger bl.a. til kontrollutvalget å føre tilsyn med at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen om å legge fram en årlig rapport til kommunestyret om hvordan vedtakene fra foregående år er gjennomført. Kontrollutvalget vil en gang i året gå gjennom oppfølgingen av egne saker. 3.5.8 RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til kommunestyret om sin virksomhet. Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller rapporteres vanligvis fortløpende. 3.5.9 ANNET Det er viktig at kontrollutvalget er gitt ressurser til å kunne holde seg oppdatert på sine arbeidsområder og med det kunne delta på kurs og konferanser som arrangeres både lokalt og nasjonalt. 4 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2013 Kontrollutvalget har utarbeidet forslag til samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet, jf sak 027/12. Kontrollutvalgets egen aktivitet, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester inngår i budsjettet. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2013 Se vedlegg 1 med kontrollutvalgets møteplan. Denne gir en oversikt over behandling av faste saker. Kontrollutvalget forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller av andre årsaker. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2013 SIDE 6 AV 7
Vedlegg 1 - møteplan Temaer til behandling 2013 12.mar 07.mai 18.jun 24.sep 03.des Referatsaker X X X X X Orientering fra sekretær Status revisjonsarbeidet, orientering fra revisjonen X X Kontrollutvalgets årsrapport 2013 X Orientering/dialog med ordfører og rådmann X Planlagte orienteringer fra Økonomi X X administrasjonen Arbeidsmiljø/sykefravær X Skatteoppkreverfunksjonen X Uttalelse til årsregnskap/årsmelding 2012 for KF Uttalelse til årsregnskap/årsmelding 2012 for kommunen X Forvaltningsrevisjon X Selskapskontroll X Revisjonsstrategi mv. X Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2014 X Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet for 2014 X X Rapport - gjennomgang av møteprotokoller X X Oppfølging av tidligere saker Orienteringer fra administrasjonen knyttet til enkelt temaer Andre saker