TYDAL KOMMUNE Dato: 06.04.2011 Kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Øyfjellet, Rådhus 2 Dato: 14.04.2011 Tidspunkt: 19:00 Eventuelt forfall meldes snarest til ordfører. Vararepresentanter møter kun etter nærmere innkalling. Kari Slungård ordfører
Saksliste PS 10/11 Innhold Saker til behandling REFERATER Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 11/11 ØKONOMIREGLEMENT FOR TYDAL KOMMUNE 2011/239 PS 12/11 AVKLARINGER VEDR. KOMMUNESTYREVALGET 2011 2010/315 PS 13/11 ÅRSMELDING 2010 FOR KONTROLLUTVALGET 2011/328
Saker til behandling
PS 10/11 Referater RS 8/11 Møteprotokoll Kommunestyret 10.03.2011 RS 9/11 Møteprotokoll Formannskapet 28.02.2011 RS 10/11 Møteprotokoll Formannskapet 21.03.2011
Saker til behandling
Saker til behandling
TYDAL KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksnr: 2011/239-2 Saksbehandler: Marthe Rønning Græsli Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 24/11 21.03.2011 Kommunestyret 11/11 14.04.2011 Forslag til nytt økonomireglement for Tydal kommune Vedlegg: Forslag til nytt økonomireglement Tydal kommune Dokumenter ikke vedlagt: Reglement for finansforvaltningen - Tydal kommune Saksopplysninger Økonomireglement for Tydal kommune, vedtatt i kommunestyret 17.09.1998 sak 46/98, skal revideres. Økonomireglementet er viktig for å sikre en effektiv økonomiforvaltning i kommune. I økonomireglementet er det lagt vekt på å få fram de formelle regler som skal gjelde for å utøve delegert myndighet, betingelser for disse, samt prinsipielle retningslinjer for økonomiforvaltningen i kommunen. Revisor har vurdert forslaget til økonomireglement for Tydal kommune, og finner det tilfredsstillende. Rådmannens innstilling Tydal kommunestyre godkjenner forslaget til økonomireglement for Tydal kommune.
Behandling i Formannskapet - 21.03.2011 Forslag fra formannskapet om at økonomireglementet bør revideres i løpet av hver valgperiode. Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Innstilling i Formannskapet - 21.03.2011 Tydal kommunestyre godkjenner forslaget til økonomireglement for Tydal kommune. Økonomireglementet bør revideres i løpet av hver valgperiode.
ØKONOMIREGLEMENT FOR TYDAL KOMMUNE Side 1 av 15
Innhold 1. INNLEDNING...3 1.1 Formål...3 1.2 Lover og forskrift...3 2. ØKONOMIPLAN, HANDLINGSPROGRAM OG ÅRSBUDSJETT...3 2.1 Overordnede rammer...3 2.2 Kommunestyrets ansvar...4 2.3 Formannskapets ansvar og oppgaver...4 2.4 Rådmannens ansvar og oppgaver...4 3. ANVISNINGSFULLMAKT...4 3.1 Formål og retningslinjer...4 3.2 Delegering av anvisningsmyndighet...4 3.3 Attestasjon og anvisning...5 4 BUDSJETTOPPFØLGING (BUDSJETTJUSTERING)...5 4.1 Overordnede rammer...5 4.2 Rådmannens myndighet...6 4.3 Utvalgenes myndighet...6 4.4 Formannskapets myndighet...6 5. RAPPORTERING...6 5.1 Overordnede rammer...6 5.2 Halvårsrapport og statusrapport...7 5.3 Årsmelding...7 6. ÅRSAVSLUTNING...7 6.1 Overordnede rammer...7 6.2 Myndighet til å gjennomføre fulle strykninger i driftsregnskapet...7 6.3 Myndighet til å gjennomføre delvise strykninger i driftsregnskapet...7 7. TAP PÅ FORDRINGER...9 7.1 Overordnede rammer...9 7.2 Vilkår for tap av kortsiktige fordringer...9 7.3 Fullmakter...10 8. INVESTERINGSPROSJEKT...10 8.1 Overordnede rammer...10 8.2 Definisjon av investeringsprosjekt...10 8.3 Politiske vedtak før igangsetting...11 8.4 Oppfølging av investeringsvedtak...11 9. PRIORITETSVIKELSE...11 9.1 Rådmannens myndighet...11 9.2 Formannskapets myndighet...11 10. INNFORDRING/FAKTURERING...11 10.1 Overordna rammer...11 10.2 Ansvar...11 10.3 Innfordring...12 10.4 Nedbetalingsavtale og ettergivelse...12 10.5 Gebyrer, forsinkelsesrenter og omkostninger...12 Vedlegg til økonomireglement 1. Oversikt over arter 2. Reglement for finansforvaltningen - Tydal kommune Vedtatt xx.xx.xxxx, sak KS xxxx Gyldig fra xx.xx.xxx Side 2 av 15
1. INNLEDNING 1.1 Formål Formålet med økonomireglementet er 1. Avklare ansvar, myndighet og oppgaver innenfor de områder som har med økonomiforvaltningen å gjøre. 2. Få en effektiv økonomiforvaltning gjennom gode rutiner i alle ledd av organisasjonen. 1.2 Lover og forskrift Økonomireglementet utfyller kommunelovens økonomibestemmelser med tilhørende forskrifter. Dette reglementet er utarbeidet på bakgrunn av følgende paragrafer i 1992-09-25 nr 107 Lov om kommuner og fylkeskommuner: 44 Økonomiplan 45 Årsbudsjettet 46 Årsbudsjettets innhold 47 Årsbudsjettets bindende virkning 48 Årsregnskapet og årsberetningen 49 Rapportering fra kommuner og fylkeskommuner 50 Låneopptak 51 Garantier og pantsetting for andres økonomiske forpliktelser Og følgende forskrifter, fastsatt av Kommunal og regionaldepartementet: Forskrift av 15. desember 2000 om årsbudsjett Forskrift av 15.desember 2000 om årsregnskap og årsberetning med merknader. 2. ØKONOMIPLAN, HANDLINGSPROGRAM OG ÅRSBUDSJETT 2.1 Overordnede rammer Årsbudsjett er hjemlet i lov av 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner 45-47, og forskrift om årsbudsjett, fastsatt av KRD 15.12.00. Arbeidet med handlingsprogram med økonomiplan er hjemlet i: a) Plan- og bygningslovens 20-1 tredje avsnitt om at kommuneplanen skal ha en kortsiktig del som skal inneholde samordnet handlingsprogram for sektorenes virksomhet de nærmeste årene. b) Kommunelovens 44 Økonomiplan som pålegger kommunene en gang i året å vedta en rullerende økonomiplan som skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige planleggingsvirksomhet. Økonomiplanen skal minst omfatte de fire neste budsjettår. Side 3 av 15
Økonomiplan, handlingsprogram og årsbudsjett sammenstilles i ett dokument. Utarbeidelsen av økonomiplan, handlingsprogram og årsbudsjett starter med et felles drøftningsmøte mellom politisk og administrativ ledelse om mål og prioriteringer. Årsbudsjettet består av driftsbudsjett og investeringsbudsjett, og skal vedtas pr ansvar. Eventuelle endringer i behandlingen skal også vedtas pr ansvar. 2.2 Kommunestyrets ansvar Kommunestyret skal behandle utkast til økonomiplan, handlingsprogram og årsbudsjett i årets siste møte og vedta det innen 31.12. Vedtak treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Kommunestyret skal sikre at kommunens likviditet er stor nok til å dekke løpende forpliktelser. 2.3 Formannskapets ansvar og oppgaver Med utgangspunkt i føringer fra felles drøftingsmøte vedr økonomiplan og årsbudsjett (pkt 2.1), utarbeider formannskapet sitt forslag til økonomiplan, handlingsprogram og årsbudsjett. Forslaget skal være spesifisert pr ansvar og konto. Formannskapet avgir innstilling til kommunestyret. Før økonomiplan, handlingsprogram og årsbudsjett legges frem for formannskapet, skal råd og utvalg uttale seg. Formannskapets innstilling til kommunestyret skal legges ut til alminnelig gjennomsyn i minst 14 dager før den behandles i kommunestyret. 2.4 Rådmannens ansvar og oppgaver Rådmannen er ansvarlig for å utarbeide en detaljert oversikt over plan og budsjettprosessen innen utgangen av januar hvert år. Rådmannen er ansvarlig for at alle investeringsprosjekter som foreslås er tilstrekkelig utredet. Etter kommunestyrets budsjettvedtak er rådmannen ansvarlig for at årsbudsjettet fordeles og registreres i økonomisystemet. 3. ANVISNINGSFULLMAKT 3.1 Formål og retningslinjer Formålet er å sikre en effektiv rutine for intern kontroll av kommunens utbetalinger. Det skal foreligge en anvisning før utbetaling skjer. 3.2 Delegering av anvisningsmyndighet Rådmannen er delegert all anvisningsmyndighet. Fullmakten kan videredelegeres. Delegering fra rådmannen kan gjøres fast eller for et avgrenset tidsrom. Side 4 av 15
Anvisningsmyndigheten gjelder ikke ved anvisning av egne regninger, eller hvor inhabilitet er gjort gjeldene. I slike tilfeller skal anvisning foretas av overordnet anvisningsmyndighet. Ordfører anviser rådmannens regninger. Ordfører anviser dersom rådmannen er inhabil. Rådmannen anviser ordførerens regninger. Attestasjon og anvisning kan ikke gjøres av samme person. 3.3 Attestasjon og anvisning Den som attesterer skal påse at: Levering er i samsvar med bestilling Varemottak/utført tjeneste stemmer med faktura. Pris og betalingsbetingelser er i henhold til innkjøpsavtale. Arbeidet utført og timetallet korrekt. Korrekt ansvar, tjeneste, art (inkl rett kontoklasse iht. skillet mellom drift og investering) er benyttet. Beregninger på faktura er kontrollert. Korrekt mva-kode er benyttet. Kontering er på riktig regnskapsår. Anvisningen er en posterings og/eller utbetalingsordre. Den som anviser skal påse at: Disponeringen av budsjettmidlene er formelt, reelt og økonomisk i orden. Attestasjon og kontroll er foretatt av personer som er tillagt oppgaven. Det er budsjettmessig dekning for utgiftsføringen. 3.4 Opphør av anvisningsmyndighet Regnskapsansvarlig skal straks ha melding når anvisningsmyndighet opphører, for eksempel ved opphør av tjenesteforhold, endringer o.l. 4 BUDSJETTOPPFØLGING (BUDSJETTJUSTERING) 4.1 Overordnede rammer Hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, 47. Kommunelovens 47 inneholder bestemmelser om årsbudsjettets bindende virkning. Rammene i årsbudsjettet må ikke overskrides uten at det på forhånd er foretatt nødvendige endringer i budsjettet. Unntatt er utbetalinger som kommunen har en umiddelbar rettslig forpliktelse til å dekke eksempelvis kontraktsmessig, arbeidsrettslig, erstatningsrettslig eller basert på rettighetsbestemmelser i lov. Ved behov for justeringer utover delegert nivå, skal rådmannen fremlegge forslag til budsjettjustering for formannskapet som innstiller til kommunestyret. Rådmannen har ansvar for å holde seg løpende orientert om utviklingen i investeringsprosjekter, og at sak fremmes for politisk behandling dersom dette er nødvendig. Side 5 av 15
Der det er tvil om fordelingen strider mot kommunestyrets tidligere prioriteringer, skal budsjettjusteringer vedtas av kommunestyret. Iverksettelse av nye tiltak eller betydelig endring av eksisterende tiltak skal vedtas av kommunestyret. Bruk av og avsetning til disposisjonsfond skal alltid vedtas av kommunestyret. Låneopptak skal alltid vedtas av kommunestyret. 4.2 Rådmannens myndighet Rådmannen har, for de områder rådmannen har ansvar for, myndighet til å overføre beløp i driftsbudsjettet fra en art i artsgruppe 100-370 til styrking av andre arter i artsgruppe 100-370, innenfor samme ansvarsområde. Rådmannen har anledning til å se lønnsarter og refundert sykepenger/foreldrepenger under ett. Dette tatt forbehold om at det ikke strider mot politiske vedtak. 4.3 Utvalgenes myndighet Utvalgene har myndighet til å overføre beløp i driftsbudsjettet fra en art i artsgruppe 100-370 til styrking av andre arter i artsgruppe 100-370, mellom de områder utvalgene har ansvar for. Når utgifter og inntekter er direkte relaterte, gis utvalgene anledning til å benytte merinntekter innenfor artsgruppe 600-770 til styrking av arter i artsgruppe 100-370, mellom de ansvarsområder utvalgene har ansvar for. Dette tatt forbehold om at det ikke strider mot politiske vedtak. 4.4 Formannskapets myndighet Formannskapet har myndighet til å disponere ubrukte midler i artsgruppe 010-370 i driftsbudsjettet for alle ansvarsområder. Formannskapet kan disponere merinntekter i driftsbudsjettet innenfor artsgruppe 600-770 til styrking av andre arter i 010-370 når utgifter og inntekter ikke er direkte relaterte for alle ansvarsområder. Formannskapet har myndighet til å omfordele midler mellom ansvarsområder i budsjettet. Formannskapet har myndighet til å disponere bevilgning av Reserverte tilleggs- og nye bevilgninger. 5 RAPPORTERING 5.1 Overordnede rammer Hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, 48, og forskrift av 15.desember 2000 om årsregnskap og årsberetning med merknader. Side 6 av 15
5.2 Halvårsrapport og statusrapport Det skal forelegges en rapport vedrørende mål og økonomisk utvikling for kommunestyret pr 30.6 og 30.9. Rapporten skal på forhånd være behandlet i formannskapet og utvalgene. I rapporten skal det legges vekt på å kommentere avvik i forhold til budsjettet. Videre skal alle vedtak i årsbudsjettet for gjeldende år kommenteres. Eventuelle avvik, endrede forutsetninger osv skal kommenteres særskilt. 5.3 Årsmelding Årsoppgjøret er grunnlag for å kontrollere om kommunens ressurser er brukt i samsvar med de retningslinjer og innenfor de økonomiske rammer som er gitt. Årsmeldingen skal følge den disposisjon som angis i rundskriv for årsmelding, frister for videre behandling opplyses også her. Årsmeldingen skal likevel forelegges revisor innen 31.3. Kommunestyret behandler og vedtar årsmelding (og årsregnskap) etter innstilling fra formannskapet. Årsmelding (og årsregnskap) skal være vedtatt innen 30.6. Før oversendelse til kommunestyret, skal utvalgene behandle årsmelding (og årsregnskap) for sitt ansvarsområde. 6 ÅRSAVSLUTNING 6.1 Overordnede rammer Hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, 48, og forskrift av 15.desember 2000 om årsregnskap og årsberetning med merknader. Reglementet dekker o Hvem som har kompetanse til å gjennomføre strykninger dersom driftsregnskapet ved regnskapsavslutningen viser et underskudd. o Hvordan overføring mellom driftsregnskap og investeringsregnskap skal gjennomføres. 6.2 Myndighet til å gjennomføre fulle strykninger i driftsregnskapet Rådmannen gis myndighet til å gjennomføre fulle strykninger dersom driftsregnskapet viser regnskapsmessig underskudd. 6.3 Myndighet til å gjennomføre delvise strykninger i driftsregnskapet Rådmannen gis myndighet til å vedta delvise strykninger dersom driftsregnskapet viser regnskapsmessig underskudd. Med delvise strykninger menes de tilfeller hvor i. Deler av den budsjetterte overføring til investeringsregnskapet må strykes. ii. Hele den budsjetterte overføring til investeringsregnskapet og deler av den budsjetterte avsetning til fond skal strykes Side 7 av 15
Strykninger skal foretas i følgende rekkefølge: i. Eventuell overføring utenom kompensasjon for merverdiavgift fra driftsregnskapet til finansiering av utgifter i årets investeringsregnskap strykes. ii. Stryke eventuelle avsetninger til fond når disse har vært forutsatt finansiert av netto driftsresultat. Avsetninger til fond for senere års låneavdrag er medregnet i netto driftsresultat og omfattes ikke av bestemmelsen. iii. Stryke inndekning av tidligere års uinndekket underskudd, når dette har vært forutsatt finansiert av årets netto driftsresultat. Unntatt fra bestemmelsene om strykninger er: Øremerkede tilskudd fra staten eller andre, herunder gaver til bestemte formål, som i løpet av regnskapsåret ikke er brukt til sitt påtenkte formål. Inntekter, eller deler av totale inntekter, i driftsregnskapet som i lov eller forskrift er forutsatt avsatt til fond. Inntekter som blir større enn lovgivningen tillater på området. 6.4 Overføring/bevilgning til investeringsregnskapet Kompensasjon for merverdiavgift for investeringer overføres i sin helhet til investeringsregnskapet. Bevilget overføring fra disposisjonsfond i investeringsregnskapet, overføres i sin helhet. Under forutsetning om at det ikke skaper likviditetsproblem i driftsregnskapet, skal hele den budsjetterte overføring som ikke er merverdiavgiftskompensasjon, overføres til investeringsregnskapet. Dette under forutsetning av at i) Det ikke er merforbruk i driftsregnskapet ii) Overføringen er nødvendig for å dekke investeringer i investeringsregnskapet. Bevilget bruk av lånemidler overføres deretter. Dersom overføring fra driftsregnskap til investeringsregnskap er høyere enn kompensasjon for merverdiavgift og det ikke er behov for overføringen i investeringsregnskapet, gis rådmannen myndighet til å redusere kommunestyrets budsjetterte overføring til investeringsregnskapet. 6.5 Manglende dekning ved avslutning av investeringsregnskapet Administrasjonssjefen gis fullmakt til å redusere netto merutgift i investeringsregnskapet etter følgende prioritering: i. Budsjettert avsetning til ubundne investeringsfond ii. Å overføre budsjettert, ikke disponert bruk av ubundne investeringsfond til prosjekter med manglende finansiell dekning Side 8 av 15
7 TAP PÅ FORDRINGER 7.1 Overordnede rammer Hjemmel i forskrift av 15. desember 2000 om årsregnskap og årsberetning med merknader. Formålet er å gi oversikt over hvem som har fullmakt til å utgiftsføre tap på fordringer. Gjelder ikke for tap som knytter seg til følgende: o Sosiallån under henvisning til Lov om sosiale tjenester. o Skattekrav under henvisning til Skattebetalingsloven. 7.2 Vilkår for tap av kortsiktige fordringer Krav skal kunne konstateres som tapt og avskrives når minst ett av følgende vilkår er oppfylt: a) Påleggstrekk er forsøkt, men lønnen er ikke større enn vedkommende trenger til livsopphold. b) Utleggsforretning har ikke ført fram ( intet til utlegg ). c) Eventuelle sikkerheter er realisert, og debitor ikke har økonomiske evner til å betjene restkravet. d) Eventuell kausjonist er krevd, men verken kausjonisten eller debitor har økonomisk evne til å betjene kravet. e) Debitor adresse er ukjent i mer enn 1 år. f) Debitor har utvandret til et land Norge ikke har avtale med. g) Det er overveiende sannsynlig at inkasso eller videre innfordringstiltak vil gi negativt resultat. h) Kommunen ved avtale har ettergitt gjeld, f.eks. ved utenomrettslig gjeldsordning, gjeldsforhandling eller konkurs, eller gjeldsordning etter gjeldsordningsloven. i) Kravet er tapt i henhold til rettskraftig dom. j) Bobehandling av konkurs og gjeldsforhandling av aksjeselskap eller lignende er avsluttet. k) Skifte av insolvent dødsbo er avsluttet uten at arvingene har overtatt gjeld. l) Kravet er foreldet. m) Kravet er prekludert (bortfalt). 7.3 Retningslinjer for avskrivning av kortsiktige fordringer Krav som er konstatert tapt, men hvor kommunen har tvangsgrunnlag overfor debitor, overføres til langtidsovervåking. Dette med henblikk på at debitors økonomiske situasjon kan endres over tid. I saker der det inngås avtale om delvis sletting av gjelden, skal avskrivning skje når den resterende gjelden er betalt. Saker som er foreldet skal avskrives og slettes. Ligger saken til inkasso skal det sendes melding til inkassoselskapet. Side 9 av 15
I saker der det er innledet gjeldsforhandlinger ved namsretten, skal avskrivninger skje når forhandlingene er avsluttet og kjennelse lagt. Saker som ender opp med konkurs/ akkord Når konkurs er formelt åpnet av skifteretten skal normalt hele beløpet kommunen har til gode avskrives. Innfordringen av beløpet skal fortsatt følges opp. Saken legges frem for formannskapet. Tilsvarende gjelder når akkordforhandlinger innledes. Akkordløsning skal legges frem for formannskapet. Saker oversendt inkasso I de tilfeller tvangsinnfordring har vært forsøkt uten resultat sender inkassobyrået en melding til kommunen. I saker som ikke er oversendt inkasso kan rådmannen avskrive inntil 50.000. For større beløp legges saken frem for formannskapet. Som hovedregel skal tapet føres på det budsjettansvarsområde inntekten tidligere er ført. Eventuelle senere innbetalinger på konstatert tap inntektsføres på samme ansvarsområde som tapet tidligere er ført. 7.3 Fullmakter Rådmannen har fullmakt til å ettergi beløp inntil 100.000 når kravet anses for uerholdelig/tap er konstatert. Formannskapet gis myndighet til å ettergi beløp over 100.000 når kravet anses for uerholdelig/tap er konstatert. 8 INVESTERINGSPROSJEKT 8.1 Overordnede rammer Hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, 48 og forskrift av 15. desember 2000 om årsregnskap og årsberetning med merknader. Formålet er å gi like retningslinjer for alle investeringsprosjekt. 8.2 Definisjon av investeringsprosjekt Varige driftsmidler som fast eiendom, bygninger, anlegg, inventar, utstyr, transportmidler, maskiner mv. Anskaffelseskostnad (inkl mva) må være på minimum 100.000 og ha en økonomisk levetid på minimum 3 år regnet fra anskaffelsestidspunktet. Løst utstyr som kjøpes samlet i forbindelse med investeringer kan utgiftsføres i investeringsregnskapet selv om det enkelte objekt har anskaffelseskostnad på mindre enn 100.000. Utstyret må likevel ha en økonomisk levetid på minimum 3 år. Mindre vedlikeholdsarbeider føres i driftsregnskapet. Større påkostninger som fører eiendelen til en høyere standard, til en annen funksjonalitet eller endret bruksområde, skal føres i investeringsregnskapet. Side 10 av 15
8.3 Politiske vedtak før igangsetting Utgifter til investeringsprosjekter skal tas med ved rullering av økonomiplan. Finansiering må være i orden før investeringsprosjekt settes i gang. Investeringsbudsjettet er ettårig, og skal være realistisk. Dette betyr at man ikke skal fullfinansiere prosjekt som går over flere år, men bare det man forventes skal brukes i budsjettåret. 8.4 Oppfølging av investeringsvedtak Investeringsprosjektet skal som hovedregel igangsettes det året det er budsjettert. Investeringsprosjekt som ikke blir igangsatt det året det er budsjettert, skal vurderes på nytt av kommunestyret. Det skal budsjetteres slik at der mulig å analysere avvik mellom budsjett og regnskap. Ved budsjettavvik i løpet av budsjettåret, skal det fortløpende fremmes sak for politisk behandling. Se for øvrig pkt 4. 9 PRIORITETSVIKELSE 9.1 Rådmannens myndighet Rådmannen gis myndighet til å vike prioritet når ny prioritet ligger innenfor 90 % av normal omsetningsverdi. 9.2 Formannskapets myndighet Formannskapet gis myndighet til å vike prioritet når ny prioritet ligger utenfor 90 % av normal omsetningsverdi. 10 INNFORDRING/FAKTURERING 10.1 Overordna rammer Formålet er å sikre en korrekt og effektiv fakturering. Bestemmelsen omhandler fakturering og innfordring av kommunale avgifter, eiendomsskatt, egenandeler og refusjonskrav. 10.2 Ansvar Rådmannen er ansvarlig for å sende ut refusjonskrav innen fastsatt tidsfrist. Rådmannen har ansvaret for å vedlikeholde kunderegister for eiendomsavgifter (vannavgift, kloakkavgift, renovasjonsavgift og avgift for feiing), og derav ansvar for at fakturagrunnlaget er korrekt. Side 11 av 15
10.3 Innfordring Kommunale krav uten legalpant: Betalingsvarsel sendes 14 dager etter forfall Inkassovarsel sendes etter nye 14 dager. Betalingsoppfordring sendes etter nye 14 dager. Varsel om utlegg med nye 14 dager frist Oversendes namsmannen for utlegg Krav med legalpant som kommunale avgifter: Betalingsvarsel sendes 14 dager etter forfall Inkassovarsel sendes etter nye 14 dager. Varsel ved særlig tvangsgrunnlag for skyldige kommunale eiendomsgebyr (4-18 varsel) sendes etter nye 14 dager. Begjæring om tvangssalg sendes Tingretten etter ytterligere 14 dager. 10.4 Nedbetalingsavtale og ettergivelse Det er anledning til å inngå skriftlig nedbetalingsavtale. Avtalen kan inngås for et kortere tidsrom (inntil 6 mnd). Avtalen inngås i samråd med rådmannen. Hvis nedbetalingsavtalen brytes, skal videre tiltak iverksettes umiddelbart. Utlån av kommunale fond behandles i henhold til egne reglement for disse. 10.5 Gebyrer, forsinkelsesrenter og omkostninger Ved innfordring av ubetalte krav, beregnes gebyrer og forsinkelsesrenter etter maksimumsbestemmelsene i inkassoloven. Forsinkelsesrenter beregnes fra forfallsdato. Side 12 av 15
Vedlegg 1 Art Betegnelse 010 Fastlønn 020 Lønn til vikarer 030 Lønn til ekstrahjelp 040 Overtidslønn 050 Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser 070 Lønn vedlikehold/ lønn nybygg og nyanlegg 080 Godtgjørelse folkevalgte 089 Trekkpliktig/oppgavepliktig, ikke arbeidsgiveravgiftspliktig lønn 090 Pensjonsinnskudd og trekkpliktige forsikringsordninger 099 Arbeidsgiveravgift 100 Kontormateriell 105 Undervisningsmateriell 110 Medisinsk forbruksmateriell 114 Medikamenter 115 Matvarer 120 Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer og tjenester 130 Post, banktjenester, telefon, internett/bredbånd 140 Annonse, reklame, informasjon 150 Opplæring, kurs 160 Utgifter og godtgjørelser for reiser, diett, bil m.v. som er oppgavepliktige 165 Andre oppgavepliktige godtgjørelser 170 Transport/drift av egne og leide transportmidler (herunder anleggsmaskiner og lignende) 180 Energi 185 Forsikringer og utgifter til vakthold og sikring 190 Leie av lokaler og grunn 195 Avgifter, gebyrer, lisenser o.l. 200 Kjøp og finansiell leasing av driftsmidler 209 Medisinsk utstyr 210 Kjøp, leie og leasing av transportmidler 220 Leie av driftsmidler 230 Vedlikehold, byggetjenester og nybygg 240 Serviceavtaler, reparasjoner og vaktmestertjenester 250 Materialer til vedlikehold, påkostning og nybygg 260 Renholds- og vaskeritjenester 270 Andre tjenester (som inngår i egenproduksjon) 280 Grunnerverv 285 Kjøp av eksisterende bygg/anlegg 290 Internkjøp 300 Kjøp fra staten 330 Kjøp fra fylkeskommuner 350 Kjøp fra kommuner 370 Kjøp fra andre (private) Side 13 av 15
375 Kjøp fra IKS der kommunen/fylkeskommunen selv er deltager 380 Kjøp fra (fylkes)kommunalt foretak i egen kommune/fylkeskommune 400 Overføring til staten 429 Merverdiavgift som gir rett til momskompensasjon 430 Overføring til fylkeskommuner 450 Overføring til kommuner 470 Overføring til andre (private) 475 Overføring til IKS der kommunen/fylkeskommunen selv er deltager 480 Overføring til (fylkes)kommunalt foretak i egen kommune/fylkeskommune 500 Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter 509 Tap finansielle instrumenter (omløpsmidler) 510 Avdragsutgifter 520 Utlån 529 Kjøp av aksjer og andeler 530 Dekning av tidligere års regnskapsmessige merforbruk 540 Avsetninger til disposisjonsfond 548 Avsetninger til ubundne investeringsfond 550 Avsetninger til bundne fond 560 Avsetninger til likviditetsreserven 570 Overføring til investeringsregnskapet 580 Regnskapsmessig mindreforbruk 590 Avskrivninger 600 Brukerbetaling for kommunale tjenester 629 Billettinntekter 630 Husleieinntekter, festeavgifter, utleie av lokaler 640 Avgiftspliktige gebyrer 650 Annet avgiftspliktig salg av varer og tjenester 660 Salg av driftsmidler 670 Salg av fast eiendom 690 Fordelte utgifter / Internsalg 700 Refusjon fra staten 710 Sykelønnsrefusjon 728 Kompensasjon moms påløpt i investeringsregnskapet 729 Kompensasjon moms påløpt i driftsregnskapet 730 Refusjon fra fylkeskommuner 750 Refusjon fra kommuner 770 Refusjon fra andre (private) 775 Salg til IKS der kommunen/fylkeskommunen selv er deltager 780 Salg til (fylkes)kommunalt foretak i egen kommune/fylkeskommune 790 Internsalg 800 Rammetilskudd 810 Andre statlige overføringer 830 Overføring fra fylkeskommuner Side 14 av 15
850 Overføring fra kommuner 870 Skatt på inntekt og formue 874 Eiendomsskatt annen eiendom 875 Eiendomsskatt boliger og fritidseiendommer 877 Andre direkte og indirekte skatter 880 Overføringer fra (fylkes)kommunalt foretak i egen kommune/fylkeskommune 890 Overføringer fra andre (private) 895 Overføring fra IKS der kommunen/fylkeskommunen selv er deltager 900 Renteinntekter 905 Utbytte og eieruttak 909 Gevinst finansielle instrumenter (omløpsmidler) 910 Bruk av lån 920 Mottatte avdrag på utlån 929 Salg av aksjer og andeler 930 Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk 940 Bruk av disposisjonsfond 948 Bruk av ubundne investeringsfond 950 Bruk av bundne driftsfond 958 Bruk av bundne investeringsfond 960 Bruk av likviditetsreserve 970 Overføringer fra driftsregnskapet 980 Regnskapsmessig merforbruk 990 Motpost avskrivninger Side 15 av 15
TYDAL KOMMUNE Arkiv: 014 Arkivsaksnr: 2010/315-9 Saksbehandler: Marthe Rønning Græsli Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 32/11 11.04.2011 Kommunestyret 12/11 14.04.2011 Kommunestyrevalg og fylkestingvalg 2011 - avklaringer Saksopplysninger Avklaringer i forbindelse med kommunestyrevalg og fylkestingvalget 2011. Valgstyre Formannskapet er valgt av kommunestyret som valgstyre for perioden 2007-2011. Valgdag Valgdagen for kommunestyrevalget og fylkestingsvalget er fastsatt til 12. September 2011. I følge Valglovens 9-2 pkt 2 kan kommunestyret vedta at det skal avholdes valg også søndagen før den offisielle valgdagen: Kommunestyret kan selv, med tilslutning fra minst 1/3 av medlemmene, vedta at det på ett eller flere steder i kommunen skal holdes valg også søndagen før den offisielle valgdagen. Vedtaket må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes. Det har ved de siste valgene ikke vært avholdt valg søndagen før den offisielle valgdagen i Tydal. Vi kan ikke se at dette har medført problemer. Stemmekretser Det har siden valget i 2001 vært tre stemmekretser i Tydal; Græsli, Ås og Stugudal. Det ble i sak K-9/09 gjort vedtak om at antall stemmekretser opprettholdes. Vi har ikke sett det som nødvendig å gjøre ytterligere vedtak i forbindelse med kommunestyrevalg og fylkestingsvalget 2011 vedrørende antall stemmekretser.
Stemmestyrer Dersom det foregår stemmegivning på flere steder i kommunen, skal et stemmestyre på minst 3 medlemmer administrere stemmegivningen på hvert sted. Kommunestyret kan delegere oppnevningen av stemmestyrer til valgstyret. Jfr. Valglovens 4-2. I Tydal har det vært delegert til valgstyret å oppnevne stemmestyrer. Rådmannens innstilling Det delegeres til valgstyret å sammensette stemmestyrer.
TYDAL KOMMUNE Arkiv: 210 Arkivsaksnr: 2011/328-1 Saksbehandler: Arvid Hanssen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalget 4/11 03.03.2011 Kommunestyret 13/11 14.04.2011 Årsmelding 2010 for kontrollutvalget Vedlegg: Årsmelding for kontrollutvalget 2010 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Tydal kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i 2010. På bakgrunn av gjennomgangen i kontrollutvalgets møte den 03.03.11, legges den endelige årsmeldingen frem for kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret, ved at protokoller fra møtene er tilgjengelig som referatsaker i kommunestyret. Saksfremlegg og protokoller fra kontrollutvalgets møter ligger også på KonSek sine hjemmesider www.konsek.no Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Ordfører og rådmann har deltatt i flere av kontrollutvalgets møter. Utvalget har derigjennom fått nyttig informasjon og kunnskap, som er positiv i forhold til kontrollvirksomheten.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon På bakgrunn av administrativt utkast utarbeider kontrollutvalget sin endelige årsmelding for virksomheten i 2010 i sitt møte den 03.03.11. Sekretariatet foreslår at årsmeldingen legges frem for kommunestyret med innstilling fra kontrollutvalget om at den tas til orientering. Kontrollutvalgssekretaritatets innstilling Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2010 til orientering. Behandling i Kontrollutvalget - 03.03.2011 Utkast til årsmelding ble diskutert. Mindre redaksjonelle endringer ble foretatt og innarbeidet før oversendelse til kommunestyret. Innstillingen til kommunestyret gjengis i vedtaket nedenfor. Innstilling i Kontrollutvalget - 03.03.2011 Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2010 til orientering.
Tydal kommune Årsmelding for kontrollutvalget for 2010. Innledning. Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget har i 2010 hatt følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Reidar Kjøsnes Leder 1. Odd Svelmoe Jan Haugen Nestleder til 28.01. 2. Vigdis Opphaug Toralf Øverås Nestleder fra 28.01. 3. Arne Lien Astrid Jensen 1 henhold til kommuneloven skal minst ett av medlemmene av kontrollutvalget utgå fra kommunestyret. I Tydal sitter nestlederen i kommunestyret. Dette gjaldt også før Toralf øverås overtok etter Jan Haugen gjennom nyvalg i kommunestyret i januar 2010. Lederen i utvalget møter i kommunestyret med talerett, når saker fra kontrollutvalget behandles. Kontrollutvalget er opptatt av å ha en tett og god dialog med kommunestyret. Ved fremleggelse av protokol ler fra utvalgets møter i kommunestyret, deltakelse i kommunestyremøter, samt at ordfører er til stede i noen av kontrollutvalgets møter, mener utvalget at kommunikasjonen med kommunestyret er tilfredsstillende. Likestilling. Kontrollutvalget består av 1 kvinnc og 2 menn. Kravene i kommuncloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. Kontrollutvalgets funksjon. Kontrollutvalget skal være et aktivt organ som fremstår med integritet og respekt i den kommunale forvaltningen. Utvalget skal sikre at kommunen ivaretar sine oppgaver på en formålstjenlig og effektiv måte i henhold til lov og kommunestyrets forventninger. Kontrollutvalget utøver således sin funksjon på vegne av kommunestyret. Et velfungerende kontrollutvalg er en del av det kommunale selvstyret og en viktig bestanddel i lokaldemokratiet. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget har i 2010 avholdt 5 møter og behandlet 35 saker, en økning på 10 saker fra 2009. RegnskapsreviVon: Kontrollutvalget oversender hvert år en uttalelse til kommunestyret om kommunens og Tydal Kommunale Energiverk KF sitt regnskap. Kontrollutvalget hadde ingen spesielle merknader til de fremlagte regnskaper for regnskapsåret 2009.
Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget har i 2010 behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende Kvalitetssikringsarbeidet i Tydal kommunale Energiverk KF.(TKE) Rapport, saksfremlegg og vedtak i kontrollutvalget ligger på hjemmesiden til KonSek. www.konsek.no Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet av kontrollutvalget og kommunestyret i juni 2010. Styret i TKE har fulgt opp kommunestyrets vedtak om å få på plass et kvalitetssikringssystem. Kontrol hrtvalget mener det er viktig at kvalitetssikringsarbeidet er en kontinuerlig prosess i foretaket og følges opp av styret. Kontrollutvalget har i 2 møter i 2010 fulgt opp kommunestyrets vedtak knyttet til Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende sosialtjenesten i Tydal i 2008. Kontrollutvalget er svært fornøyd med arbeidet administrasjonen har gjort for å få på plass retningslinjer og kvalitetssikre det tverrfaglige arbeidet innen helse, sosial og omsorg i Tydal kommune. Selskapskontrol : Kommunestyret vedtok i juni 2007 at rådmannen skulle legge frem forslag til rutiner for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. Konununestyret opphevet dette vedtaket i sak 52/10 i sitt møte i desember 2010. Kommunestyret har gj emtom det nye vedtaket i sak 52/10 gitt signaler om hvordan kommunens eierrepresentanter skal informere ordfører etter møter de deltar i. Videre skal kommunestyre få fremlagt årsmelding og regnskap fra alle selskap der Tydal kommune er eier. Kontrollutvalget mener dct cr begrenset behov for å igangsette selskapskontroll, dersom det ikke oppstår spesielle forhold. Andre forhold Kontrollutvalget har også i 2010 hatt fokus på kommunens kvalitctsutviklingsprosjekt. Rådmannen har også, på eget initiativ, gitt kontrollutvalget en grundig oppdatering om status og planer for videreføring. Rådmannen har oppdatert utvalget om ulike prosjekt rundt interkommunalt samarbeid i Værnesregionen. Informasjonen er viktig bakgruimsstoff for kontrollutvalget i forhold til tilsynsfunksjonen som utøves. Kontrollutvalget har bedt rådmannen om en ny oppdatering i 2011. Kontrollutvalget har i 2 møter i 2010 droftet rapport "85 tilrådninger for styrkt eigenkontroll kommunane", som en arbeidsgruppe nedsatt av Kommunal- og regionaldepartementet kom med i desember 2009. Ordfører, rådmann og revisor deltok i kontrollutvalgets mote i november 2010, da egenkontrollrapporten var oppe som sak siste gang. En av hovedanbefalingene i rapporten går på at det må være god rolleforståelse mellom aktørene egenkontrollen, hvorav også kommunestyret er viktig, i tillegg til aktørene som deltok i møtet. Flere av de 85 anbefalingene ble drøftet. Både kontrollutvalget og administrasjonen mener rapporten er et nyttig oppslagsverk og kan bidra i Tydal kommunens arbeid med kvalitetssikring og dermed styrke egenkontrollen i kommunen. Kontrollutvalgets okonomi og ressursbruk. Regnskapet for kontrollutvalget fores under ansvar 1007 Revisjon og kontrollutvalg. Kostnader til kjøp av tjenester til revisjon og sekretariatstjenester er i tråd med budsjettet. Kostnader til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) viser et samlet mindreforbruk på kr 17.850.
Kontrollutvalget utarbeider i tråd med kommuneloven forslag til budsjett for kontrollutvalget, sekretariats- og revisjonsfunksjonen i kommunen og fremmer dette som sak til kommunestyret. Utvalget anser budsjettet som er avsatt til kontroll og tilsyn for å være forsvarlig sett i forhold til kontrollutvalgets ansvarsområde og de oppgavene som utvalget er satt til å løse. Når det gjelder ressurser til kontrollutvalgets sekretariat er det perioden 2008-2010 brukt 80 timer mer enn budsjettert, uten at dette har medført økte kostnader for Tydal kommune. Merforbruket i 2010 var på 34 timer. Avslutning. 1 tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvaiget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalget har gjennom året vært opptatt av dette og utvalget vil fortsatt arbeide for å øke bevisstheten om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar. Kontrollutvalget er opptatt av å bygge opp egen kompetanse innen kontrollarbeidet og har deltatt på regional opplæring. Dette viderefores i 2011. Kontrollutvalgets arbeid krever et godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og kontrollutvalgssekretariatet. Utvalget takker for kontakten som har vært i året som har gått og ser frem til samarbeidet fremover. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og storst mulig tillit til komrnunen. Tydal 03.03.2011. Reidar Kjøsnes \ Kontrollutvalgets leder