Tilbudskonkurranse minibuss Vestfold 2011 Kontrakt og kontraktsbestemmelser
Innhold 1 Kontraktsperiode... 3 2 Partenes representanter... 3 3 Kontraktsdokumentene og rangordning... 3 4 Tvister... 3 5 Ansatte og undertransportørers lønns- og arbeidsforhold... 4 6 Endringer... 5 7 Mislighold... 6 8 Sanksjoner... 6 9 Heving... 7 10 Reklamasjon... 7 11 Force majeure... 7 12 Konkurs, akkord el.... 8 13 Erstatningsansvar og forsikring... 8 14 Overdragelse... 8 15 Opsjon mulig forlengelse av kontrakten... 9 16 Konfidensialitet... 9 17 Partene og deres representanter... 9 18 Oppdragsgivers kontroll... 9 19 Transportørens opplysningsplikt... 10 20 Signering... 10 Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 2 av 13 10.02.2011
1 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er 01.08.2011 30.06.2015 (4 skoleår), med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge med 1 år av gangen i ytterligere 2 år, til sammen inntil 30.06.2017. Dersom oppdragsgiver ønsker å benytte retten til forlengelse (opsjonen), skal dette varsles skriftlig senest 6 måneder før utløpet av den gjeldende periode. 2 Partenes representanter Partenes representanter er: For oppdragsgiver: For transportøren: Ved skifte av representant skal den andre part skriftlig varsles. 3 Kontraktsdokumentene og rangordning Følgende kontraktsdokumenter inngår i kontrakten: Kontrakt og kontraktsbestemmelser Bilag 1 Bekreftelse på forsikringsdekning Bilag 2 HMS egenerklæring Bilag 3 Taushetserklæring Kommersielle forhold Beskrivelse av leveransen: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Oppdragsbeskrivelse Materiellbeskrivelse Rutebeskrivelse I tilfelle motstrid mellom bestemmelser i kontraktsdokumentene, skal kontraktsbestemmelsene gjelde foran kommersielle forhold, og kommersielle forhold skal gjelde foran beskrivelse av leveransen (vedleggene). Vedleggene har prioritet i angitt rekkefølge. 4 Tvister Denne kontrakt skal være undergitt og skal fortolkes i samsvar med norsk rett. Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkning eller rettsvirkningene av denne kontrakt, skal tvisten først forsøkes løst ved forhandling. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 3 av 13 10.02.2011
Fører slike forhandlinger ikke frem innen to måneder, skal tvisten bli avgjort ved søksmål med mindre partene avtaler noe annet. Søksmål skal i tilfelle reises ved Tønsberg Tingrett. Dersom begge parter er enige, kan tvisten alternativt avgjøres med endelig virkning ved voldgift i Norge. Voldgiftsretten skal i så fall bestå av 3 medlemmer hvorav partene oppnevner hver sin voldgiftsmann. I samarbeid oppnevner partene voldgiftsrettens formann. Dersom partene ikke blir enige innen to måneder, oppnevnes denne av Tønsberg Tingrett. Formannen skal være jurist. Tvist mellom partene om tolkning eller rettsvirkningene av denne kontrakt, gir ikke transportør rett til å endre sin leveranse med mindre en slik endring skriftlig er akseptert av oppdragsgiver eller er rettskraftig avgjort ved dom eller forlik. Manglende leveranse i en slik situasjon er å anse som mislighold av konkurransegrunnlaget, jfr. punkt 7. 5 Ansatte og undertransportørers lønns- og arbeidsforhold Transportøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle undertransportører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke ref. ILO-konvensjon nr. 94 om lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører oppdrag for offentlige styresmakter. Kravet gjelder for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av transportørens forpliktelser under avtalen. Alle avtaler transportøren inngår og som innebærer utførelse av arbeid under denne avtalen, skal inneholde tilsvarende forpliktelser. Transportøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Oppdragsgiver og transportøren kan hver for seg kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som oppdragsgiver har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Transportøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av transportørens forpliktelse etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også undertransportører. Dersom en uavhengig tredjepart kommer til at kravene i denne bestemmelsen ikke er oppfylt, og transportøren bestrider dette, kan oppdragsgiver kreve at transportøren og undertransportører legger frem dokumentasjon for oppdragsgiver om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dersom transportøren ikke oppfyller denne forpliktelsen er dette å anse som mislighold ref. pkt. 7. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 4 av 13 10.02.2011
6 Endringer Endring av eller tillegg til avtalen herunder av oppdragets innhold eller omfang, skal avtales skriftlig. a. Oppdragsgivers rett til å pålegge endringer Innenfor det transportøren med rimelighet kunne forvente da avtalen ble inngått, kan oppdragsgiver pålegge transportøren kvantitetsmessige og/eller kvalitetsmessige endringer i tjenesten. Krever oppdragsgiver endring, skal transportør uten ugrunnet opphold utarbeide en bekreftelse med beskrivelse av endringen, samt opplysninger om eventuell innvirkning på pris. Transportør skal ikke påbegynne endringer før oppdragsgiver skriftlig har tatt stilling til transportørens bekreftelse. Vederlag for endringer skal være i samsvar med avtalens opprinnelige prisnivå. b. Transportørens påberopelse av endring Hvis transportøren mener at tjenestenes innhold eller omfang endres, må han uten ugrunnet opphold meddele dette skriftlig til oppdragsgiver. Unnlater transportøren å varsle uten ugrunnet opphold, taper han retten til å påberope endringen som grunnlag for eventuell endring av godtgjørelsen. For eksempel endringer i skolestruktur, kommunesammenslåing osv. dersom dette gir dokumentert økte kostnader for transportøren. Transportøren skal i nevnte meddelelse opplyse hva han mener endringen består i, og hvilke konsekvenser det har for pris. Blir ikke partene enige, løses tvisten som foreskrevet i punkt 4. c. Særlig om endringer i disposisjon av antall biler Oppdragsgiver har mulighet til å endre antall biler som disponeres for hver transportør innenfor hvert enkelt deloppdrag. Dersom det oppstår behov for å øke bestillingen med en eller flere biler, vil oppdragsgiver først henvende seg til transportørene innenfor hver enkelt deloppdragsområdet. Fortrinnsvis den som har lavest pris og/eller i tabell 1 i kommersielle forhold har angitt ønske om økning av antall biler. Dersom den aktuelle transportøren ikke ønsker å tilby flere biler, vil oppdragsgiver normalt velge den transportøren som gir den mest økonomisk effektive løsningen for oppdragsgiver. Det kan for eksempel være å forespørre transportører i tilliggende deloppdragsområde, transportører oppdragsgiver har rammeavtale med eller andre mulige løsninger. Økning skal normalt varsles minst 3 måneder i forveien. Ved økning som varsles før det er gått 3 måneder, har oppdragsgiver anledning til å inngå avtale med transportør om unntak fra materiellkravene i kontrakten i en overgangsperiode. Dersom oppdragsgiver ønsker å redusere antall biler som disponeres skal transportøren varsles minst 6 måneder i forveien dersom ikke annet avtales. Oppdragsgiver har rett til å redusere enkelte eller samtlige biler som disponeres av en transportør innen hvert deloppdragsområdet ved bortfall eller vesentlige endringer av transportbehov. Ved behov for reduksjon innen et deloppdragsområde vil oppdragsgiver fortrinnsvis redusere hos den Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 5 av 13 10.02.2011
transportøren som gir den mest økonomisk effektive løsning for oppdragsgiver. Transportør har ikke anledning til å redusere antall tilbudte biler uten at dette er akseptert av oppdragsgiver. 7 Mislighold a. Hva anses som mislighold? Det foreligger mislighold fra transportørens side hvis ytelsen ikke er i samsvar med de formål, krav, spesifikasjoner og frister som er avtalt. Det foreligger også mislighold dersom transportøren ikke oppfyller øvrige plikter etter avtalen. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes oppdragsgivers forhold eller force majeure, jfr. punkt 11. b. Varslingsplikt Hvis transportørens ytelser ikke kan leveres som avtalt, skal transportøren så raskt som mulig gi oppdragsgiver varsel om dette. Varselet skal angi årsak til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres, jfr. 8c. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt. 8 Sanksjoner a. Tilbakehold av betaling Ved mislighold kan oppdragsgiver holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det misligholdet synes å utgjøre av det samlede vederlaget. b. Gebyrer Oppdragsgiver har rett til å ilegge gebyrer for mangler i oppdraget i henhold til beskrivelse i kommersielle forhold pkt.10. c. Retting Transportøren skal, dersom misligholdet kan rettes, gis en rimelig frist, normalt 14 dager, til å rette opp forholdet. Dersom transportøren ikke retter forholdet innen utløpet av den frist som er satt, har oppdragsgiver rett til, selv eller ved tredjepart, å foreta retting for transportørens regning. d. Dagbøter Ved mindre mislighold som ikke rettes etter skriftlig varsel, kan oppdragsgiver ilegge transportøren dagbøter. Dagbøter løper fram til forholdet er rettet. Størrelsen på dagbøter fastsettes av oppdragsgiver på bakgrunn av misligholdets alvorlighetsgrad og kan utgjøre inntil 0,1 prosent av den antatte årlige godtgjørelsen pr. deloppdrag. e. Erstatning Oppdragsgiver kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kunne forutses som en mulig følge av misligholdet. Tap som skyldes Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 6 av 13 10.02.2011
merarbeid og andre kostnader eller utlegg oppdragsgiver er påført ved misligholdet, regnes som direkte tap. Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Tapt fortjeneste, tapt omsetning og tapte forventede besparelser anses som indirekte tap. Har transportøren eller noen denne svarer for utvist grov uaktsomhet eller forsett, er han også ansvarlig for indirekte tap. 9 Heving Oppdragsgiver har rett til å heve avtalen, eller deler av den, med umiddelbar virkning ved vesentlig mislighold, eller der det er klart at vesentlig mislighold vil inntre. Dersom transportøren ikke lenger innehar nødvendige tillatelser, forsikringer, garanti eller sertifikater, er dette alltid å anse som vesentlig mislighold. Ved hel eller delvis hevning av avtalen, har oppdragsgiver krav på dekning av økonomisk tap forårsaket av hevingen. Erstatningen skal minimum være 20 % av antatt årlig godtgjørelse, eller en forholdsmessig andel av dette dersom det foretas delvis hevning. 10 Reklamasjon Er ikke mislighold påberopt innen rimelig tid etter at det ble eller burde vært oppdaget, tapes retten til å gjøre gjeldende sanksjoner som følge av misligholdet. 11 Force majeure Ved force majeure fritas begge parter for ansvaret for manglende oppfyllelse av kontrakten fram til situasjonen opphører. Force majeure er oppfyllelseshindring grunnet omstendigheter som vedkommende part ikke råder over og ikke med rimelighet kan forutse eller inngå konsekvensene av. Manglende oppfyllelse av kontrakten fra en undertransportør som ikke skyldes force majeure, er ikke force majeure for transportør. Forsinkelser grunnet trafikksituasjon er ikke force majeure, med mindre det kan påvises en konkret force majeure hendelse som har resultert i en ekstraordinær situasjon. Ved force majeure skal den berørte parten umiddelbart og skriftlig varsle den annen part om: Omfang og antatt varighet Årsak til oppfyllelseshindringen Tiltak for å bøte på konsekvensene Begge parter plikter å medvirke til å begrense virkningen av force majeurehendelsen. Oppdragsgiver kan i tilfeller av force majeure pålegge transportør å iversette tiltak for å begrense skadevirkningene av force majeurehendelsen. Pålegg om iverksetting av slike avhjelpende tiltak gir Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 7 av 13 10.02.2011
transportør rett til å kreve forhandling om økonomisk kompensasjon for eventuelle ekstra kostnader knyttet til gjennomføring av tiltakene. Oppdragsgiver betaler ikke for leveranser som ikke utføres. 12 Konkurs, akkord el. Hvis det i forbindelse med transportørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har oppdragsgiver rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning. 13 Erstatningsansvar og forsikring a. Skader på oppdragsgivers personell og eiendeler Transportøren er ansvarlig, og bærer risikoen, for alt tap og skade på materiell, herunder materiell utlånt fra oppdragsgiver. Medfører utførelsen av oppdraget skade på oppdragsgivers ansatte eller ting som ikke omfattes av oppdraget, er transportøren erstatningsansvarlig overfor oppdragsgiver i den utstrekning dette følger av alminnelige erstatningsregler. b. Erstatningsansvar overfor tredjemann Medfører utførelsen av oppdraget skade på tredjemanns person eller eiendom, herunder forurensning eller annen skade på miljøet, er transportøren erstatningsansvarlig i den utstrekning det følger av alminnelige erstatningsregler. Fremmer tredjemann erstatningskrav i forbindelse med skade knyttet til kontraktsarbeidet, hefter hver av kontraktspartene for sitt ansvar i henhold til gjeldende erstatningsrett. Evt. ansvar erkjennes kun av den ansvarlige part, som også forestår korrespondansen og evt. forhandlinger med den som krever erstatning. c. Forsikring Transportøren skal for egen regning tegne og opprettholde forsikringer som kreves i lov og forskrifter og som er tilpasset transportørens virksomhet og aktuelle tjenester, herunder ansvarsforsikring, jfr. punkt 13a og 13b. Det forekommer transport av elever som kan ha uvanlig reaksjonsmønster som kan føre til skade på materiell/utstyr. Oppdragsgiver forutsetter at transportør dekker slike hendelser gjennom egen forsikring. Oppdragsgiver vil ikke dekke transportørens tap i slike tilfeller. Oppdragsgiver kan kreve kopi eller annen bekreftelse på at transportørens forsikring er tegnet og er gyldig. 14 Overdragelse Transportøren har ikke rett til å overdra sine rettigheter og forpliktelser etter kontrakten. Oppdragsgiver har rett til å overdra sine rettigheter og forpliktelser etter kontrakten. Blant annet kan endringer i organisering og ansvarsforhold innenfor Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 8 av 13 10.02.2011
samferdsel og kollektivtrafikk i fylkene medføre at et annet selskap eller organisasjon trer inn i oppdragsgivers rolle som part i denne kontrakt. 15 Opsjon mulig forlengelse av kontrakten Oppdragsgiver forbeholder seg rett til ensidig å forlenge avtalen med 1 år av gangen i ytterligere 2 år, til sammen inntil 30.06.2017. Ved utløsing av opsjon fortsetter kontraktsvilkårene å gjelde. Oppdragsgiver vil senest 6 måneder før initiell kontraktsperiode går ut, gi melding til transportør om man vil benytte opsjonsretten. Dersom oppdragsgiver ikke gir slik melding innen fristen, opphører avtalen å gjelde ved utløp av opprinnelig kontraktsperiode. 16 Konfidensialitet Partene forplikter seg til å holde innholdet i avtalen, samt all informasjon av konfidensiell karakter som utveksles i tilknytning til gjennomføringen av avtalen, konfidensielt. Transportøren samt alle mannskaper og andre involverte i dette oppdraget skal underskrive taushetserklæring. Brudd på taushetsplikt er straffbart, og kan medføre ansvar for den skade som brudd på taushetsplikten måtte ha påført vedkommende og dennes familie/pårørende. Taushetsplikt gjelder også etter avsluttet ansettelsesforhold. Transportør må innhente forhåndsgodkjennelse fra oppdragsgiver dersom transportøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentlig informasjon om bestillingen ut over å oppgi leveransen som generell referanse. 17 Partene og deres representanter Hver av partene skal oppnevne en fast representant og dennes stedfortreder. Partene skal holde hverandre underrettet om hvem som til enhver tid er deres representant og stedfortreder. Representanten, evt. stedfortreder, skal ha fullmakt til å opptre på vedkommende parts vegne. Partene plikter å samarbeide og vise lojalitet under gjennomføring av kontrakten. 18 Oppdragsgivers kontroll Oppdragsgiver har til enhver tid rett til å kontrollere om utførelsen av oppdraget er i henhold til kontrakten. Oppdragsgiver kan etter eget skjønn iverksette kontrolltiltak hos transportøren for å kunne kontrollere at vilkårene i kontrakten etterleves. Oppdragsgiver kan bl.a. gjennomføre revisjon av transportørens rutiner, prosedyrer og øvrig driftsopplegg. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 9 av 13 10.02.2011
Oppdragsgiver har også rett til å foreta uanmeldt stikkprøvekontroll. Slik kontroll kan være kontroll på vognmateriellet med tilhørende utstyr og andre forhold hos transportøren eller kontroll i forhold til transportørens fakturering av faktisk kjørte turer. 19 Transportørens opplysningsplikt På forespørsel fra oppdragsgiver skal transportøren vederlagsfritt utlevere statistikk og enhver annen informasjon om økonomiske forhold og den operative driften som oppdragsgiver vurderer som nødvendig for å kontrollere utførelsen av transportoppdraget. Transportør skal benytte de skjemaer/formater som oppdragsgiver fastsetter. Oppdragsgiver har også rett til å kreve opplysninger vederlagsfritt fra transportøren i forbindelse med forespørsler fra fylkeskommunen og andre offentlige instanser for forsknings- og utredningsformål. Slike opplysninger vil normalt være unntatt offentlighet i henhold til Lov om offentlighet i forvaltningen. Oppdragsgiver kan benytte disse opplysningene for forsknings- og utredningsformål i samarbeid med andre fylkeskommuner. Dersom opplysninger som etterspørres av oppdragsgiver som følge av dette punkt uteblir eller er mangelfulle, har oppdragsgiver rett til å holde igjen betalingen for den angjeldende måned inntil forholdene er rettet opp. 20 Signering Kontrakten er utarbeidet i 2 eksemplarer hvor hver av partene beholder hvert sitt. Sted/Dato: Sted/Dato: For oppdragsgiver For utøver Vestviken Kollektivtrafikk AS.. [Navn] [Navn] [Blokkbokstaver] [Blokkbokstaver] [Stilling] [Stilling] Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 10 av 13 10.02.2011
Bilag 1 Bekreftelse på forsikringsdekning i hht. Pkt. 13c. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 11 av 13 10.02.2011
Bilag 2 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Organisasjonsnr Virksomhetens navn Adresse Land *) Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant fra de ansatte *) For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 12 av 13 10.02.2011
Bilag 3 Taushetserklæring TAUSHETSERKLÆRING (Skal ikke fylles ut ved innsendelse av tilbudet) Etter forvaltningsloven 13 har enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan plikt til å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med utførelse av arbeidet eller tjenesten får vite om noens personlige forhold. Taushetsplikten gjelder ikke bare utad, men også overfor kolleger og overordnede for hvem forholdet måtte anses uvedkommende. Taushetsplikten gjelder også etter avsluttet tjeneste. Brudd på taushetsplikt kan medføre straffeansvar etter lov om alminnelig borgerlig straffelov av 22.05.1902 nr 10, straffeloven 121. Bestemmelsen lyder som følgende: Den som forsettlig eller grovt uaktsomt krenker taushetsplikt som i henhold til lovbestemmelse eller gyldig instruks følger av hans tjeneste eller arbeid for statlig eller kommunalt organ, straffes med bøter eller med fengsel inntil 6 måneder. Begår han taushetsbrudd i den hensikt å tilvende seg eller andre en uberettiget vinning eller utnytter han i slik hensikt på annen måte opplysninger som er belagt med taushetsplikt, kan fengsel inntil 3 års anvendes Det samme gjelder når det foreligger andre særdeles skjerpende omstendigheter. Denne bestemmelse rammer også taushetsbrudd m.m. etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Undertegnede forplikter herved selskapet til å sikre at ansatte samt evt. undertransportører overholder taushetsplikten beskrevet ovenfor i forbindelse med utførelse av de oppgaver som følger av avtale med VKT. Tilsvarende gjelder evt. andre opplysninger som er underlagt lovpålagt taushetsplikt. Transportøren forplikter seg således til å sørge for at samtlige ansatte og undertransportører, som benyttes til utførelse av aktuelle oppdrag, undertegner en taushetserklæring... Sted og dato. Transportøren (underskrift).. Transportøren trykte bokstaver Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 13 av 13 10.02.2011