RogalandKontrollutvalgssekretariat 201 9 Årsplan - Kontrollutvalet i Klepp Side1 av6
INNLEIING Det er kommunestyret som har det øvste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kommunestyret vel 1 eit kontrollutval som på deira vegne skal ha ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kontrollutvalet rapporterer derfor direkte til kommunestyret. Årsplanen for 2019 gir ei kort oversikt over korleis kontroll og tilsyn frå kontrollutvalets side fungerer. Den viser også venta aktivitet for kontrollutvalet i året som kjem. 1.KONTROLLUTVALET Med unntak av kommunestyret sjølv, skal kontrollutvalet føra tilsyn og kontroll med heile den kommunale forvaltninga inklusiv dei øvrige folkevalde organa. Kommunen sin internkontroll er òg rådmannen sitt ansvar. Kontrollutvalet utfører i hovudsak sitt tilsyn med administrasjonen gjennom tilgang til forvaltninga sine dokument, samtalar med administrasjonen (rådmannen) og forvaltningsrevisjon /ev. andre undersøkingar som vert bestilt frå revisor. Når det gjeld tilsyn med det politiske nivået, har kontrollutvalet møterett i alle politiske møte i utval som ligg under kontrollutvalet sitt tilsyn, også om møtet er lukka 2 - så sant det dreier seg om ei kontroll- og tilsynssak Det er likevel to viktige avgrensingar: 1. Kontrollutvalet kan ikkje overprøva politiske prioriteringar 2. Kontrollutvalet har ikkje tilsynsansvar overfor kommunestyret Kontrollutvalet består av 5 faste medlemmer og 5 varamedlemmer. Møta i kontrollutvalet er opne for alle. Kontrollutvalet har fastlagt sin møteplan for heile året, og har for 2019 planlagt 5 møter. Møteplanen finst både på sekretariatets og på kommunens nettsider. Her blir også møteinnkalling og protokoll lagt ut for kvart møte. Kommunens ordførar og revisor har møte- og talerett i kontrollutvalet sine møte. Kontrollutvalets administrasjon skal vera uavhengig av den kommunale forvaltninga og av kommunens revisor. Kommunen kjøper administrasjonstenester frå Rogaland kontrollutvalgssekretariat. Klepp kommune kjøper sine revisjonstenester frå revisjonsselskapet Deloitte AS. Kontrakten med dette selskapet går ut våren 2020. Det vil derfor bli ein ny runde med konkurranseutsetting av revisjonstenester hausten 2019/vinter 2020. 1 Jfr. Koml. 77.1 2 Jfr. https://lovdata.no/forskrift/2004-06-15-905/ 4
1.1 Kontrollutvalet sine lovheimlar Kontrollutvalet sitt arbeid er regulert av: o Kommunelovens (KL) 76 til 80 o Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner o Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2. KONTROLLUTVALETS VERKSEMD 2.1 Rekneskapsrevisjon Kontrollutvalet skal sjå til at årsrekneskapet blir revidert på ein trygg måte. Kontrollutvalet skal derfor m.a. halda seg orientert om revisjonsarbeidet og sjå til at det går føre seg i samsvar med dei føresegn som følgjer av loven og av god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalet skal også følgja opp eventuelle merknader og påpeikingar frå revisor. Dette gjer kontrollutvalet i hovudsak gjennom orienteringar frå revisor kvar haust om planlagt revisjon i komande år, samt orientering om rekneskapen om våren. Kontrollutvalet skal gi uttale til kommunestyret om kommunen sitt årsrekneskap og årsmelding før formannskapet gir si innstilling til kommunestyret. 2.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet skal sjå til at det blir gjennomført årlig forvaltningsrevisjon i tråd med vedtatt plan, og planlegger desse hovudaktivitetane for 2019: Behandla desse forvaltningsrevisjonsrapportane: Flyktningetenesta/opplæring av minoritetsspråklige elevar (i hovudsak gjennomført for midlar i 2018) Under føresetnad av godkjenning i kommunestyret vil det bli bestilt nok eit forvaltningsrevisjonsprosjekt for levering i 2019. Kontrollutvalet innstiller direkte til kommunestyret ved behandling av rapporten. Etter behandling i kontrollutvalet vert rapporten vidaresend til kommunestyret for sluttbehandling. Kontrollutvalet skal også behandla oppfølging av tidlegare behandla rapportar og planlegg å følga opp desse rapportane i 2018: Vedlikehald Sak om oppfølging av rapport vert vidaresendt kommunestyret. 2.3 Selskapskontroll Selskapskontrollen består av ein lovpålagd del og ein frivillig del. Den lovpålagde delen er ein eigarskapskontroll, der ein undersøker korleis kommunen forvaltar sitt eigarskap i dei selskapa kommunen har valt å delta i. Dette er ikkje ein kontroll av det enkelte selskap, men av eigarskapet. I tillegg kan det gjennomførast frivillig forvaltningsrevisjon i selskap som er fullt ut offentleg eigd, så som AS, IKS, og enkelte 27-selskap.
Kontrollutvalet har ved utangen av året ikkje bestilt nye selskapskontrollar for levering i 2019. Kontrollutvalet skal i tillegg følgja opp denne rapporten i 2018: Rogaland Brann og Redning IKS Etter behandling i kontrollutvalet vert selskapskontrollen send til kommunestyret for sluttbehandling med direkte innstilling frå kontrollutvalet, det same gjeld ved oppfølging av rapportar. Kontrollutvalet vil i tillegg følgja med i rådmannen sitt arbeid med utarbeiding og behandling/ oppfølging av eigarstrategi. 3. BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalet er pålagt å utarbeida forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Budsjettet omfattar kontrollutvalet sin eigen aktivitet, kjøp av sekretariatstenester og kjøp av revisjonstenester. Kontrollutvalet sitt forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følgja formannskapet si innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalet sine oppgåver på området er: Utarbeida forslag til budsjett for kontroll- og tilsyn i komande år. Følga opp budsjettet for inneverande år 4. ANDRE OPPGÅVER SOM KONTROLLUTVALET HAR PLANLAGT I 2019 Som eit ledd i si tilsynsverksemd har kontrollutvalet innarbeidd ein god praksis i å invitera kommunale leiarar for å orientera om sitt arbeids- og tilsynsområde samt om andre aktuelle saker. Kontrollutvalet ønskjer eit godt samarbeid både med administrasjonen og med det politiske miljøet for innspel og merksemd kring kontrollutvalet sine oppgåver og funksjon. Kontrollutvalet vil starta arbeidet med ny runde konkurranseutsetjing av revisjonstenester hausten 2019. I tillegg vil det bli gitt opplæring av nyvald kontrollutval haust 2019. På alle møta i kontrollutvalet vert desse faste sakene/punkta sett opp: Godkjenning av innkalling og sakslise Godkjenning av protokoll frå forrige møte Statusoversikt over bestilte prosjekt og kontrollar Meldingar/referatsaker Eventuelt Kleppe, 29. november 2018 Oddbjørg Starrfelt leiar i kontrollutvalet Dette dokumentet er elektronisk godkjent og treng ikkje signatur
Vedlegg til årsplanen RogalandKontrollutvalgssekretariat Årshjulet består av kjente saker. I tillegg kan det koma andre saker som dukkar opp i løpet av året. Vær merksam på at saker som er nemnt under «andre saker/kommentarar» ikkje er faste, og kan bli endra. Oppstillinga er kun rettleiande. Møtetidspunkt Faste saker Andre saker/kommentarar februar Kontrollutvaletsårsmelding18 Evt. Forvaltningsrevisjon «Flyktningetenesta» april Uttale til kommunens regnskapogårsmelding Årsrapport frå skatteoppkrevjaren Evt. Forvaltningsrevisjon «Flyktningetenesta» Rådmann/økonomisjef orienterer om regnskap/årsmelding 2018 Skatteoppkrevjar orienterer om skatteregnskapetfor2018 juni Orientering om tertialrekneskap Rådmann/økonomisjef orienterer om regnskap1. tertial Regnskap 1. tertial kontrollutvalets rekneskap september Budsjettforkontroll og tilsyn 2020 Forvaltningsrevisjon gjennomført i 2019 november Årsplanforkomandeår Kontrollutvalets ansvar og oppgåver orientering Orientering om foreløpig rekeskap/ komande budsjett Revisor orienterer om planlegging av regnskapsrevisjonen for 2020 Utveljing av prosjekt for bestilling av rapport som skal leggastfram i 2019 Orientering om arbeidet i kontrollutvalet for nyvald kontrollutval Rådmann/økonomisjef orienterer om budsjett20/regnskap2. tertial 19 Kontrollutvalet planlegger aktiviteter forkomandeårog lagernyårsplan Bestilling av forvaltningsrevisjon for gjennomføring i 2020 Oppstart av arbeidet med tilbod på revisjonstenester