Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Arkivsak: 12/21 Møtedato/tid: 07.02.2012, kl. 13:00 Møtested: Deltagere: Forfall: Kopi: Rådhuset, formannskapssalen. Ann Inger Stølhaug, leder Tormod Solem Slupphaug, nestleder Vigdis Troøyen Foseide Lisa Ofstad Nils Prestmo Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Arvid Hanssen, KonSek Midt- Norge IKS Ingen. Varamedlemmer, ordfører, rådmann, postmottak RMN og postmottak Orkdal kommune. Sakliste 001/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 08.12.2011. 002/12 Referatsaker til kontrollutvalgets møte den 07.02.2012. 003/12 Orientering om forvaltningsrevisjon - kvalitetskrav og prosess. 004/12 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt - Eiendomsforvaltning. 005/12 Forarbeid til plan for selskapskontroll 2012-2015. 006/12 Foreløpig vurdering av Retningslinjer for kontrollutvalget i Orkdal kommune. 007/12 Eventuelt. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 905 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 31.01.2012. Ann Inger Stølhaug (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek 1

Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 08.12.2011. Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Orkdal kommune 07.02.2012 001/12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 12/21-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget. Protokollen ligger på KonSek sine hjemmesider www.konsek.no kontrollutvalgene /orkdal og også lenket opp fra Orkdal kommune sine hjemmesider www.orkdal.kommune.no - under politikk. 2

Referatsaker til kontrollutvalgets møte den 07.02.2012. Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Orkdal kommune 07.02.2012 002/12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 12/21-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Dette krever kommunen av de fattigste. Skal vurdere bostøtten til kommunale leietakere. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Orientering fra kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 1.-2.februar 2012. Leder og nestleder deltok. 2. Budsjettkontroll - Foreløpig regnskap 2011 for kontroll og tilsyn Orkdal kommune. (Ansvar 1100) 3. Dette krever kommunene av de fattigste Utdrag fra kommunal rapport 26.01.12.(Vedlagt) 4. Skal vurdere bostøtten til kommunale leietakere Utdrag fra kommunal rapport 26.01.12.(Vedlagt) 5. Ressursbruk 2011 sekretariatsbistand for kontrollutvalget. 6. Budsjettvedtak 2012 Orkdal kommune. Verbalt forslag om å øke tilskudd til Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) og KonSek Midt-Norge IKS med maks 3,25 % ble vedtatt. Representantskapene i selskapene har vedtatt henholdsvis 7,8 % (RMN) og 3,5 % (KonSek). Vedlegg til pkt 3 og 4 kan være av interesse for bestilling av forvaltningsrevisjon. Se egen sak. 3

Dette krever kommunen av de fattigste 51.821 leietakere i kommunale boliger mottar bostøtte fra staten. Sjekk hvor mange som bor i din kommune, hva kommunen krever i husleie, og hva staten gir i bostøtte. 26. januar 2012-9:10 (Oppdatert: 26. januar 2012-9:42 ) Av Vegard Venli Boutgiftene til leietakere som får statlig bostøtte og bor i kommunale boliger har økt med 8 prosent på to år, skriver Kommunal Rapports papirutgave i dag. Kommunal-rapport.no presenterer her en samlet oversikt på kommunenivå for årene 2009 og 2011. Det som vises er antallet leietakere i kommunale boliger som har mottatt bostøtte fra Husbanken. Når leietakerne søker bostøtte, oppgis husleie i henhold til leiekontrakt med kommunen. Ved å trekke gjennomsnittlig utbetalt bostøtte fra husleien slik vi har gjort i tabellen, kan man få et overordnet bilde på situasjonen i sin kommune. Før du sjekker din kommune, kan det være greit å vite at tallene også har begrensninger: Det er ikke nødvendigvis de samme som har fått bostøtte i 2011 som i 2009, og det kan også være endringer i den kommunale boligmassen, påpeker avdelingsdirektør Are Sauren i Husbanken. Han forteller at i mindre kommuner kan dermed små endringer gi uforholdsmessig store utslag i en sammenligning lik den som vises under. Tallene forteller heller ikke noe om hva som er normale leiepriser i kommunen for øvrig, om leietakernes betalingsevne, eller om kommunens boligmasse som sådan, understreker Sauren. 10 kommuner vises ikke i tabellen. Årsaken er at kommunen ikke har leietakere som mottok bostøtte de aktuelle årene. Kommuner som vises med tegnet ( - ) har 5 eller færre mottakere, og Husbanken ønsker ikke å gi ut så små tall av hensyn til personvernet. 4

Boutgifter, leietakere i kommunale boliger Sør-Trøndelag fylke Knr Kommune Antall med bostøtte Bostøtte 2009 Husleie 2009 Bostøtte 2011 Husleie 2011 Reell utgift 2009 * Reell utgift 2011 Økt boutgift fra 2009 Økning. % 1601 Trondheim 2756 2376 5067 2390 5374 2791 2984 193 7 % 1612 Hemne 64 1821 4840 1592 4647 3131 3055-76 -2 % 1613 Snillfjord - 1846 4099 - - 2253 - - - 1617 Hitra 53 1887 5011 1944 5050 3240 3106-134 -4 % 1620 Frøya 26 2133 5547 2144 5671 3540 3527-13 0 % 1621 Ørland 30 1437 3801 1510 3981 2451 2471 20 1 % 1622 Agdenes 16 1121 3159 1186 3619 2113 2433 320 15 % 1624 Rissa 49 1731 4195 1695 4420 2555 2725 170 7 % 1627 Bjugn 72 1589 4775 1734 5218 3304 3484 180 5 % 1630 Åfjord 50 1644 4149 1568 4530 2598 2962 364 14 % 1632 Roan 16 1957 4291 1817 4744 2420 2927 507 21 % 1633 Osen 15 2216 4331 1881 4616 2193 2735 542 25 % 1634 Oppdal 86 1804 4449 1760 4904 2743 3144 401 15 % 1635 Rennebu 18 1514 3866 1314 4089 2439 2775 336 14 % 1636 Meldal 71 1878 4915 1693 4969 3149 3276 127 4 % 1638 Orkdal 120 1789 4232 1933 4713 2533 2780 247 10 % 1640 Røros 44 1765 4558 1709 4647 2896 2938 42 1 % 1644 Holtålen 16 1430 4008 1488 4451 2673 2963 290 11 % 1648 Midtre Gauldal 80 1596 3689 1625 4356 2170 2731 561 26 % 1653 Melhus 146 1911 4999 1838 5245 3202 3407 205 6 % 1657 Skaun 50 1965 4616 1935 4913 2749 2978 229 8 % 1662 Klæbu 27 1760 4713 1757 5070 3062 3313 251 8 % 1663 Malvik 74 1918 5173 1974 5656 3375 3682 307 9 % 1664 Selbu 38 1612 4107 1659 4527 2587 2868 281 11 % 1665 Tydal - - - - - - - - - Tabellen gir informasjon om totalt leitakere i kommunale boliger som i 2009 eller 2011 har mottatt bostøtte én eller flere ganger fra Husbanken, samt gjennomsnittet av husleie og utbetalt bostøtte i kommunen. * Korrigert for prisvekst 2009-2011, 3,7 prosent. 5

Skal vurdere bostøtten til kommunale leietakere Tallene Kommunal Rapport presenterer tyder på at enkelte kommuner tar seg litt for godt betalt for sine utleieboliger, mener statssekretær Guri Størvold (Sp). 26. januar 2012-9:24 (Oppdatert: 26. januar 2012-9:36 ) Av Vegard Venli Boutgiftene til leietakere som får statlig bostøtte og bor i kommunale boliger har økt med 8 prosent på to år, skriver Kommunal Rapports papiravis i dag. Forskjellene fra kommune til kommune er imidlertid større. Den største økningen målt i kroner finnes i Hobøl kommune. 28 av kommunens leietakere mottok i snitt 2.018 kroner statlig bostøtte i fjor. Med en gjennomsnittlig husleie på 7.192 kroner hadde dermed hver enkelt 5.174 kroner i gjennomsnittlig reell boutgift. Dette er en økning på hele 1.098 kroner fra 2009, året da staten styrket bostøtteordningen. Her kan du se tallene fra alle landets kommuner Vil legge fram ny melding Kommunal- og regionaldepartementet var forberedt på at enkelte kommuner til en viss grad ville bruke pengene til andre formål enn bare bolig. Dette var forventet, fordi en del av kostnadene ved at bostøtteordningen ble styrket, ble dekket inn ved trekk i kommunenes rammetilskudd. Men de tallene dere viser fram, kan tyde på at enkelte kommuner tar seg litt for godt betalt, sier statssekretær Guri Størvold (Sp) til kommunal-rapport.no. Hun forteller at Kommunal- og regionaldepartementet tar sikte på å legge fram en stortingsmelding om det boligsosiale området mot slutten av året. Her vil vi blant annet bli nødt til å se på forholdet mellom bostøtte og kommunale boliger. Reagerer på utbytte Ifølge statssekretæren har departementet innhentet rapporter som viser at styrkingen av bostøtteordningen i 2009 var virkningsfull. 6

Vi har dokumentert at omleggingen har bidratt til å redusere fattigdom. Det betyr ikke at ordningen ikke kan bli bedre. Reformen var ikke et punktum i arbeidet mot fattigdom, men et komma, sier Størvold. En annen problemstilling som departementet vil vurdere, er det forhold at enkelte kommuner henter ut store overskudd fra utleien av kommunale boliger. Klassekampen skrev rett etter nyttår at Oslo og Bergen i år planlegger å ta ut henholdsvis 216 og 38 millioner kroner i utbytte fra boligene. Disse to kommunene har organisert utleien i egne utleiebedrifter, som kommunen henter overskudd fra. Det kan nok tenkes at dette overskuddet brukes på andre områder i kommunen. Dette er også et tema vi vil drøfte i stortingsmeldingen. Gir grunn til undring Statssekretæren vil være varsom med å kommentere enkeltkommuner. Det er mange forhold som spiller inn. Det er viktig at det er samsvar mellom pris og kvalitet. Og selv om en kommune øker leien, kan den samtidig også ha gitt økt sosialhjelp eller innført en kommunal bostøtteordning. På direkte spørsmål om tallene fra Hobøl kommune, svarer statssekretæren: Når veksten i en kommune blir så stor som dette, gir det jo grunn til undring omkring hvorvidt kommunen har hatt den enkelte familie eller husholdning i bakhodet da budsjettene ble fastsatt. Men igjen, det er vanskelig for oss å vite nøyaktig hva en slik økning skyldes. Statsekretæren mener bruken av kommunale utleieboliger vil være et viktig virkemiddel mot fattigdom i årene som kommer: - Vi har i dag 150.000 personer som er vanskeligstilte på boligmarkedet. Det vil kreves en større innsats fra kommunene på dette området i årene som kommer. 7

Orientering om forvaltningsrevisjon - kvalitetskrav og prosess. Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Orkdal kommune 07.02.2012 003/12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, &30 Arkivsaknr.: 11/44-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Revisjonenes redegjørelse tas til orientering. Vedlegg Prosjektplan - Erfaringer med 2-nivåmodell. Saksutredning Viser til Kontrollutvalgsbokens kapittel 7 om forvaltningsrevisjon, som gir en god oversikt over prosessen knyttet til forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I dette ligger det at kontrollutvalget har ansvar for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Selv om det er revisor som gjennomfører forvaltningsrevisjonene har kontrollutvalget en sentral rolle gjennom hele forvaltningsrevisjonsprosessen. Fasene i et forvaltningsrevisjonsprosjekt, sett fra kontrollutvalgets ståsted, vil være: bestilling og valg av tema, formål og problemstillinger holde seg orientert underveis mottak og behandling av forvaltningsrevisjonsrapport rapportering til kommunestyret oppfølging av vedtak Revisor utfører forvaltningsrevisjoner på vegne av kontrollutvalget, og er ansvarlig for at gjennomføringen er i samsvar med regelverk og standard for forvaltningsrevisjon. I revisjonsprosessen er det viktig med en god dialog mellom kontrollutvalget og revisor. Praktisk vil dette i noen tilfeller, mellom møter, skje mellom revisjonen og leder/sekretariat. Det er da viktig at kontrollutvalget holdes orientert, dersom det oppstår spesielle forhold. For å gi kontrollutvalget økt innsikt i prosessen vil forvaltningsrevisor Arve Gausen fra Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) gi en orientering om arbeidet med forvaltningsrevisjon. Gausen vil komme spesielt komme inn på fasen etter at plan for forvaltningsrevisjon er vedtatt og revisjonens oppgaver med planlegging og gjennomføring. Arbeidet med å finne gode relevante problemstillinger, som er i tråd med prioriteringene kontrollutvalg ønsker, kan være utfordrende og krever god dialog. Gausen vil derfor være 8

tilstede i kontrollutvalget også under behandlingen av egen sak om bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt om eiendomsforvaltning i Orkdal kommune. Prosjektplan for pågående forvaltningsrevisjonsprosjekt om evaluering av 2-nivåmodellen i Orkdal kommune følger som vedlegg i saken. Prosjektplanen er bare ment som et eksempel på prosjektplan og vil ikke bli gjennomgått i møtet. Ferdig forvaltningsrevisjonsrapport vil bli behandlet av kontrollutvalget på møtet 28. april 2012. 9

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan 2011 Kommune: Melhus Oppdrag (prosjekt): 2446 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): AOL Arkiv-/dokumentnummer: Behandlet i styringsgruppe,dato 22.8.11 Sendt til sekretariat: 12.10.2011: Erfaringer med tonivåmodell i Orkdal kommune Bestilling Kontrollutvalget i Orkdal kommune vedtok i sak 16/2011 å bestille forvaltningsrevisjon av erfaringer med tonivåmodellen i Orkdal kommune. Protokoll og vedtak er gjengitt her: Protokoll Kontrollutvalget ønsker en prosjektskisse som legges frem for kontrollutvalget på møte den 1. juni. Forvaltningsrevisjonen må også omfatte politisk styring. Innstillingen ble enstemmig vedtatt Vedtak: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor temaet administrativ organisering i Orkdal kommune, med fokus på fordeling av kompetanse og ressurser mellom toppledelse, stabsenheter og resultatenheter og på utforming og bruk av rapporterings- og styringssystemet. Revisjon Midt-Norge bes gjennomføre prosjektet innenfor en ramme på 400 timer, med ferdigstillelse innen 15. april 2012. Som det går fram av protokollen var kontrollutvalget opptatt av at politisk styring også skulle inkluderes i prosjektet. I vedtaket er det satt fokus på hvordan fordeling av kompetanse og ressurser er, mellom toppledelse, stabsenheter og resultatenheter. Videre er kontrollutvalget opptatt av utforming og bruk av rapporterings- og styringssystem. Revisjon Midt-Norge presenterte en skisse til forvaltningsrevisjon om temaet, i kontrollutvalgets møte den 1.6.2011. I tråd med kontrollutvalgets ønsker ivaretok skissen både den politisk og den administrative delen i kommunen. Prosjektplan fremlegges i kontrollutvalgets møte 01.09.2011. 10 side 1 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan 2011 Kommune: Melhus Oppdrag (prosjekt): 2446 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): AOL Arkiv-/dokumentnummer: Behandlet i styringsgruppe,dato 22.8.11 Sendt til sekretariat: 12.10.2011: Organisering av kommunal virksomhet - nasjonale og lokale føringer Generelt om tonivåmodellen, og utviklingen i kommunal tjenesteproduksjon de siste 30 årene Tjenesteytingen i norske kommuner har i stor grad vært produsert og finansiert av det offentlige. Tradisjonelt har tjenesteproduksjonen vært organisert som offentlige monopol, som i kommunal sammenheng vil si at kommunen har enerett på å yte denne tjenesten. Denne organiseringen møtte sterk kritikk fra politisk, og tildels akademisk hold, utover 70- og 80-tallet, og ble kritisert for å være ineffektiv og byråkratisk. Det førte til reformer i offentlig sektor, som på norsk gikk under betegnelsen ny offentlig styring (NOS), eller bedre kjent gjennom den engelske betegnelsen New Public Management (NPM). Dag Ingvar Jacobsen (2009) beskriver disse reformene (NOS) ved hjelp av to hoveddimensjoner: Sterk tro på markedsmekanismer, og en sterk tiltro til styring og ledelse. I denne forvaltningsrevisjonen vil det være den andre dimensjonen som vil være bakteppe for å forstå og vurdere organisasjonsmodellen i Midtre Gauldal. Denne dimensjonen - ledelse og styring - går på hvordan tjenesteytringen er drevet og organisert. Tradisjonelt har kommunal tjenesteyting foregått innenfor en integrert og enhetlig organisasjonsform, der mye av styringen har vært basert på hierarkisk overvåkning og kontroll. Denne modellen har vært kjennetegnet av minst tre ledelsesnivåer; rådmann, sektorleder (etatsleder) og enhetsleder, der lederansvaret til enhetsleder gjerne har vært begrenset til et faglig ansvar. Denne modellen har tradisjonelt gått under betegnelsen sektormodellen (etatsmodellen). Noe av svakheten med modellen har vært at lederne innenfor den enkelte sektor (etat) har hatt et sterkt fokus på sin egen sektor, og mindre på kommunen som helhet. Det har gjerne medført at lederne ble sterke pådrivere for økte ressurser til sin sektor. Modellen har også blitt kritisert for å være lite brukerrettet, og sterkt profesjonsrettet. Fra 90-tallet og utover ble det økt oppmerksomhet på mål- og resultatstyring i kommunene. Mål- og resultatstyring er et system av indikatorer som styrer tjenesteproduksjonen. Indikatorene skal konkretisere målbare ressursstørrelser og aktiviteter som må settes inn for å produsere tjenester til innbyggerne (brukerne). De siste årene har fokuset dreid mer over til resultatstyring, og på å identifisere indikatorer for oppnådde resultat av tjenestene. Samtidig har resultatansvaret blitt delegert til de lederne som er nærmest tjenesteytingen; rektorer, pleie- og omsorgsledere o.s.v. 11 side 2 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan 2011 Kommune: Melhus Oppdrag (prosjekt): 2446 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): AOL Arkiv-/dokumentnummer: Behandlet i styringsgruppe,dato 22.8.11 Sendt til sekretariat: 12.10.2011: Denne organisasjonsform går gjerne under betegnelsen tonivåmodellen, og er kjennetegnet ved to ledernivå; rådmannen og enhetsleder. Tonivåmodellen er kjennetegnet ved høy grad av ansvarsdelegering, med tilhørende beslutnings- og resultatansvar. I denne modellen er det ingen ansvarsnivåer mellom rådmannen og leder for tjenesteytende enhet. De tjenesteytende enhetene blir ofte kalt resultatenheter, som betyr at de er relativt selvstendige og avgrensa virksomheter, med stor operativ frihet. Disse enhetene har et tilnærmet totalansvar for egen drift og egne resultat, innenfor gitte eksterne rammer. En av styringsfordelene er at resultatenhetene er avgrensa enheter, med klart avgrensa oppgaver og brukere. Ledelse innebærer å balansere resultat med faglig kvalitet på tjenestene. Denne avgrensingen mot andre enheter i kommunen gjør det enklere å identifisere hvilke resultater enheten oppnår, både tanke på ressursbruk, aktiviteter, tjenesteomfang og tjenestekvalitet. Det gjør det i sin tur lettere å kontraktfeste med kommunens øverste ledelse, der det inngår spesifiserte resultatmål. Enhetslederne har en avgrenset ramme, som de står relativt fritt til å disponere. Vanligvis inngår det i kontrakten at hele, eller deler av et eventuelt mindreforbruk kan disponeres av enhetsleder påfølgende år. Tilsvarende må enhetsleder sørge for å dekke inn et eventuelt merforbruk året etter. Tonivåmodellen har blitt evaluert flere ganger, av ulike kompetansemiljø. Med varierende grad av metodisk kvalitet er hovedinntrykket at ledere og medarbeidere, etter litt startproblem, er fornøyde med modellen. På oppdrag av KS gjennomførte forskningsstiftelsen IRIS (International Research Institute in Stavanger) en evaluering av stabs- og støttefunksjonene i tonivåkommuner. Undersøkelsen var en oppfølging av en studie av en studie utført av samme forskningsmiljø i 2001-2002. I det første prosjektet ble ledelsesutfordringene studert, mens det andre prosjektet så på forholdet mellom stabs- og støtteenhetene. Hvorvidt modellen gir innsparelser for kommune finnes det ikke entydige svar på. Utgiftene til intern administrasjon har tilsynelatende blitt redusert, men samtidig innebærer denne modellen økte transaksjonskostnader, d.v.s. at administrasjonskostnader som spares i en enhet forskyves til en annen enhet. Av det som har kommet fram av innvendinger mot modellen (forskningsbaserte), er mindre kontakt mellom politisk nivå og tjenesteytende virksomhet. Den politiske styringen skjer i større grad gjennom resultatkontroll, og i mindre grad gjennom dialog og kontakt med virksomhetene (Vabo & Aarsether, 2002). 12 side 3 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan 2011 Kommune: Melhus Oppdrag (prosjekt): 2446 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): AOL Arkiv-/dokumentnummer: Behandlet i styringsgruppe,dato 22.8.11 Sendt til sekretariat: 12.10.2011: En annen innvending mot modellen har vært at enhetslederrollen krever en annen og bredere kompetanse. For eksempel har rektors rolle utviklet seg fra skolefaglig ledelse til administrerende leder, med totalansvar for fag, personal og budsjett. Faren er at de får ansvar for områder de ikke har kompetanse på. Delegering av det økonomiske ansvaret har medført skjerpet økonomisk styring, men samtidig har den omfattende delegeringen ført til at det har utviklet seg ulike praksiser, spesielt på personalsiden (f.eks. lønn). En uheldig konsekvens kan være desintegrering av de ansatte i kommunen (Torsteinsen, 2006). Beskrivelsen ovenfor, av mål og erfaringer med tonivåmodellen er først og fremst tenkt som et bakgrunnsbilde. I den grad de er relevante for kommunens egne intensjoner med modellen vil de bli tatt med videre, og danne grunnlag for kriterier og vurderinger i undersøkelsen. Kommunal og regionaldepartementet (KRD) har opprettet en database, som hvert fjerde år (etter lokalvalgene) blir oppdatert med informasjon om kommunal organisering. Det er NIBR som samler inn informasjon for departementet, og sist gang det ble samlet inn data om den kommunale organiseringen var i 2008. Fra 2004-2008 hadde det ikke skjedd vesentlige endringer i den overordna politiske og administrative strukturen. I 2004 hadde 32 % av kommunene gått over til tonivåmodell, mens det i 2008 var 34 % som hadde en tonivåorganisering. Utviklingen har også gått i retning av kombinasjonsmodeller, der noen virksomheter i kommunen har tonivåorganisering, mens andre virksomheter har tradisjonell etatsorganisering (St.prop nr 68 (2008-09)). Resultatene fra undersøkelsen i 2008 viste dessuten en økning i antall kommuner som hadde gått over til balansert målstyring, eller andre tiltak for måling av resultatoppnåelse, og hyppig rapportering til politisk nivå om resultatoppnåelse. Politisk organisering i Orkdal kommune Antall medlemmer i kommunestyret er 35, formannskapet har 11 medlemmer og forvaltningsutvalget og driftsutvalget har 13 medlemmer hver. 13 side 4 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan 2011 Kommune: Melhus Oppdrag (prosjekt): 2446 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): AOL Arkiv-/dokumentnummer: Behandlet i styringsgruppe,dato 22.8.11 Sendt til sekretariat: 12.10.2011: Figur 1 Politisk organisasjonsplan i Orkdal kommune Kilde: orkdal.kommune.no Administrativ organisering i Orkdal kommune Orkdal kommune innførte 1.1.2004 en såkalt tonivå-modell. Den nye organiseringen tok utgangspunkt i at man kun skulle ha to forvaltningsnivå, rådmannen og de tjenesteytende virksomhetene. Ledere i de tjenesteytende virksomhetene fikk fullt fag-, personal- og økonomiansvar, og virksomhetene ble direkte underlagt rådmannen. Det er 2 sentrale ledergrupper i kommunen. Overordnet ledergruppe består av rådmann, to assisterende rådmenn og plan- og forvaltningssjef. Driftsledergruppen består av overordnet ledergruppe og enhetslederne. 14 side 5 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan 2011 Kommune: Melhus Oppdrag (prosjekt): 2446 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): AOL Arkiv-/dokumentnummer: Behandlet i styringsgruppe,dato 22.8.11 Sendt til sekretariat: 12.10.2011: Figur 2 Administrativ organisasjonsplan for Orkdal kommune Kilde: orkdal.kommune.no I tillegg til ledergruppene er det opprettet fagnettverk for områdene Skole Barnehage Helse og omsorg Kultur, næring og tekniske tjenester Disse har bl.a. et spesielt ansvar for samordning innenfor sine sektorer. I strategiske saker suppleres overordnet ledergruppe med representanter fra driftsledergruppen ved behov. Ledelse og styring i Orkdal kommune tar utgangspunkt i at myndighet plasseres så nær brukerne som mulig. Enhetsledere har derfor et fullstendig og helhetlig ansvar for personalspørsmål, økonomi, resultatoppnåelse og drift innenfor sine ansvarsområder. Ledelse er avtalebasert ved at formannskapet årlig inngår lederavtale med rådmannen, og at rådmannen årlig inngår lederavtaler 15 side 6 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan 2011 Kommune: Melhus Oppdrag (prosjekt): 2446 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): AOL Arkiv-/dokumentnummer: Behandlet i styringsgruppe,dato 22.8.11 Sendt til sekretariat: 12.10.2011: med alle stabs- og enhetsledere i organisasjonen. Balansert målstyring er et sentralt element i alle lederavtaler. Undersøkelsesopplegg Under skisseres det hvordan revisor tenker å ivareta bestillingen fra kontrollutvalget. Her vises det til noen viktige avgrensninger, det er utledet problemstillinger og skissert hvordan man metodisk har tenkt å samle data. Avgrensing Denne undersøkelsen søker å belyse den administrative organiseringen av Orkdal kommune. Av dette følger at revisor forholder seg til systemnivået, og avgrenser seg fra å omhandle enkelthendelser og enkeltpersoner. Undersøkelsen vil sette fokus på ressurser og ressursfordeling i organisasjonen, men revisor avgrenser seg mot å gjennomføre studier av organisasjonens effektivitet. I undersøkelsen ligger også en vurdering av styrings- og rapporteringssystemet i kommunen, men det vil ikke bli gjennomført noen kvalitetskontroll av de data som ligger i rapporteringssystemet og eventuell vidererapportering av tjenestedata til nasjonalt nivå (KOSTRA). Undersøkelsen vil belyse hvilken og hvordan styringsinformasjon blir avgitt til politisk nivå, men avgrense seg fra å vurdere om den politiske organiseringen er hensiktsmessig i forhold til den administrative organisasjonsmodellen. Problemstillinger Innenfor de avgrensinger som er gjort vil undersøkelsen søke å belyse to hovedproblemstillinger. 1. Har Orkdal kommune en nødvendig tilgang på, og hensiktsmessig fordeling av kompetanse og ressurser mellom ulike ledelsesnivå og stab-/støttefunksjoner? 2. Har Orkdal kommune funksjonelle styrings- og rapporteringssystem? Under problemstilling èn vil det være aktuelt å undersøke hvorvidt delegasjonsreglementet er tydelig og forstått i organisasjonen, om ledere og ansatte har nødvendig kompetanse og/eller at de får nødvendig støtte for å utøve sitt arbeid og ansvar. Andre aktuelle momenter vil være organisering 16 side 7 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan 2011 Kommune: Melhus Oppdrag (prosjekt): 2446 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): AOL Arkiv-/dokumentnummer: Behandlet i styringsgruppe,dato 22.8.11 Sendt til sekretariat: 12.10.2011: av arbeidsprosesser, fora for koordinering av virksomheten, kommunikasjonslinjer og kunnskapsdeling. Under problemstilling to vil det være interessant å se på bruken av rapporteringssystemet, både på hvorvidt det er i bruk i hele organisasjonen, at ansatte forstår informasjonen på sitt nivå og at det gir riktig og nødvendig informasjon for ledelse og styring. I tillegg vil det være viktig å se hvordan rapporteringssystemet er koblet til dialogen mellom ulike ledelsesnivå og mellom resultatenhetene. Undersøkelsene i forbindelse med problemstilling to bør også søke å belyse avlevering av styringsinformasjon til politisk nivå og enhetsleders dialog med ansatte. Revisjonskriterier Kommunelovens bestemmelser sier lite om administrativ organisering i kommunene, med unntak av bestemmelser knyttet til rådmannens myndighet og oppgaver, og visse forpliktelser rundt offentlighet/innsyn og rapportering av ressursbruk og tjenestedata. Dette er allikevel et autorativt utgangspunkt for kriterier knyttet til styring, ledelse og rapportering. Lokalt er det flere forhold som legger føringer på hvordan administrasjonen er organisert. For det første har man kommunestyrevedtak som bekrefter innføring av to-nivåorganisering (KS 119/03) og vedtak om delegasjon i kommunen (Orkdal kommune, 2008). Kommunestyret har også vedtatt Kommuneplan med påfølgende Handlingsprogram og budsjett. Dette danner grunnlaget for resultatenhetenes virksomhetsplaner. Kommunens økonomireglement vil være et viktig dokument for å vurdere om kommunen har klare økonomibestemmelser, og om disse blir etterlevd i organisasjonen. Dernest har rådmannen utarbeidet en organisasjonsbeskrivelse med prinsipper for ledelse og styring, vedtatt et administrativt delegeringsreglement og utarbeidet en håndbok i Balansert målstyring i kommunen. Ut over disse kildene til kriterier vil revisor støtte seg til utredninger og forskning som omhandler implementering av to-nivåorganisering i norske kommuner. Metode Denne forvaltningsrevisjonen tar for seg hele den administrative organiseringen i Orkdal kommune. Det er derfor viktig at data gir nødvendig bredde og høyde, altså at man henter informasjon fra 17 side 8 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan 2011 Kommune: Melhus Oppdrag (prosjekt): 2446 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): AOL Arkiv-/dokumentnummer: Behandlet i styringsgruppe,dato 22.8.11 Sendt til sekretariat: 12.10.2011: toppledelse, stab og resultatenheter. Forvaltningsrevisjonen stiller dessuten spørsmål om arbeidsprosesser og kommunikasjonslinjer er organisert på en måte som sikrer nødvendig politisk styring. For å belyse dette spørsmålet må vi intervjue politikere. Dette kan være ordfører og utvalgsledere, eller det kan det være gruppeledere i de ulike partiene i kommunestyret. Vi vil intervjue både politikere fra valgperioden 2007-2011 og politikere fra påfølgende valgperiode. Det er nødvendig å hente informasjon fra dem som har mest erfaring med den administrative organiseringen. Samtidig er det viktig å få informasjon om nye politikere har andre erfaringer. De vil bli intervjuet i ulike faser i prosjektet, der de avtroppende politikerne vil bli intervjuet i høst, mens de påtroppende politikerne vil bli intervjuet i løpet av våren 2012. For å dekke problemstillingene trenger man både informasjon om prosesser i organisasjonen og opplysninger om hvor mange/mye og i hvilken grad rapporteringssystemet anvendes. Slik sett er det behov for både kvalitative og kvantitative data. Det vil gjøres et strategisk utvalg av informanter til intervju fra ulike deler av organisasjonen. Revisor vil i størst mulig grad benytte seg av foreliggende data fra kommunens rapporteringssystem og tilgjengelige medarbeider- og brukerundersøkelser, men vil vurdere behovet for å gjennomføre en elektronisk spørreskjemaundersøkelse. Organisering av prosjektet Timeressurser: 400 totalt, hvorav 274 timer i 2011 og 126 timer i 2012 Ferdig prosjekt til KonSek: 13. april Oppdragsansvarlig revisor: Prosjektmedarbeider: Styringsgruppe: Anna Ølnes, Tor Arne Stubbe, Frode Singstad og Anne Gråberg 18 side 9 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan 2011 Kommune: Melhus Oppdrag (prosjekt): 2446 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): AOL Arkiv-/dokumentnummer: Behandlet i styringsgruppe,dato 22.8.11 Sendt til sekretariat: 12.10.2011: Kilder Adm.utv-sak (1999), Evaluering av ny organisering pr 01.08.98, Adm.utv-sak 009/99, Orkdal kommune. Adm.utv-sak (1999), Justering av administrativ organisering 01.01.00, Adm.utv-sak 013/99, Orkdal kommune. Jacobsen, D.I. (2009), Perspektiver på Kommune-Norge - en innføring i kommunalkunnskap, Fagbokforlaget, Bergen. http://www.akademika.no/node/909548 KU - sak (2011), Bestilling av forvaltningsrevisjon - tonivåmodellen, Møteprotokoll Sak 16/11, kontrollutvalget, Orkdal kommune. http://www.konsek.no/customers/konsek/documents/orkdal/2011/orkdal_mp_10_05_2011.pdf KS - sak (2003), Vedtak av handlingsplan, KS-sak 119/03, Orkdal kommune. Opedal, S. et al. (2006), Stab/støtte i tonivåkommuner: Organisering, forventninger og erfaringer. Sluttrapport, Kommunenes interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS), Oslo. http://www.iris.no/internet/student.nsf/199f312efd2a0cacc125680e00635b85/6e40b3fd388ee753c125768f 004ebd3b/$FILE/IRIS%202006-233.pdf Opedal, S. et.al. (2002), Flat struktur og resultatenheter utfordringer for kommunal ledelse og politisk organisering, NIBR-rapport 21: 2002, Oslo. http://www.nibr.no/publikasjoner/rapporter/174/ Orkdal kommune (2003), Handlingsplan 2004-2007, Orkdal kommune. Orkdal kommune (2008), Delegeringsreglement for Orkdal kommune, Vedtatt i KS-møte 10.09.2008, Orkdal kommune. 19 side 10 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan 2011 Kommune: Melhus Oppdrag (prosjekt): 2446 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): AOL Arkiv-/dokumentnummer: Behandlet i styringsgruppe,dato 22.8.11 Sendt til sekretariat: 12.10.2011: Torsteinsen, H. (2006), Resultatenhetsmodellen i kommunal tjenesteproduksjon, instrument, symbol eller maktmiddel?, Doktoravhandling Universitetet i Tromsø, 2006 Vabo, S.I. & Aarsether, N. (2002), Fristilt og velstyrt? : fokus på kommune-norge, Samlaget, Oslo. St.prp. nr. 68 (2008-2009), Kommuneproposisjonen 2010 http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/regpubl/stprp/2008-2009/stprp-nr-68-2008-2009-.html?id=561200 20 side 11 av 11

Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt - Eiendomsforvaltning. Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Orkdal kommune 07.02.2012 004/12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 12/22-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor Eiendomsforvaltningen i Orkdal kommune. Hovedfokus rettes mot utleieboliger. 2. Prosjektet gjennomføres innen en maksimal ramme på 250 timer. Prosjektrapport oversendes KonSek innen utgangen av september 2012. 3. Kontrollutvalgets sekretariat gis fullmakt til å godkjenne prosjektplan og følge opp prosjektet på vegne av kontrollutvalget. Dette gjøres ihht kontrollutvalgets signaler i møtet den 07.02.12. Prosjektplanene legges frem for kontrollutvalget til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i sitt møte den 08.12.11 å be sekretariatet legge frem en sak om bestilling av et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen eiendomsforvaltning i Orkdal kommune. Det ble gitt signaler i forhold til ulike områder som bør inngå i prosjektet og klart gitt uttrykk for at det må være spesiell fokus på utleieboliger. Rådmannen og enhetsleder for teknisk deltok i møtet og presenterte på overordnet nivå en status for kommunale bygg. Rådmannen hadde på forhånd signalisert at et prosjekt innenfor dette område også kan være nyttig sett ut fra administrasjonenes ståsted. Generelt om eiendomsforvaltning God eiendomsforvaltning vil si å sørge for at kommunen til enhver tid har en hensiktsmessig eiendoms- og bygningsmasse for å løse de oppgaver man skal og at denne forvaltes slik at det påfører kommunen en lavest mulig kostnad gjennom bygningenes levetid. Dette krever en gjennomtenkt holdning til hva kommunen eier, bygging med tanke på livsløpskostnader og et hensiktsmessig vedlikehold. De første punktene dreier seg først og fremst om investeringsbudsjettet, mens vedlikehold må føres som løpende driftskostnader. Særlig sistnevnte kan være en prioriteringsutfordring i perioder med anstrengt økonomi. Kommunens rolle i eiendomsforvaltning kan deles inn i tre ulike roller, som beskrevet i NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren : Eieransvaret omfatter økonomisk og rettslig ansvar overfor eiendommens kreditorer, de långivere og leverandører av varer og tjenester som eiendommen er avhengig av, offentlige myndigheter, naboer og andre i henhold til inngåtte avtaler, norsk lov og sedvane. Forvalterrollen omfatter å forestå løpende drift og vedlikehold av bygningen så langt dette er eierens (og ikke brukerens) ansvar. Forvaltningen innebærer også å betale 21

skatter og avgifter og å følge opp eierens plikter og rettigheter etter inngåtte avtaler overfor brukerne. Brukerrollen ivaretas av vedkommende brukervirksomhet på stedet, men også av den sentrale fagadministrasjonen og kommunestyret/fylkestinget som ansvarlig for tjenestetilbudet. Kommunestyret eller fylkestinget vil derfor kombinere rollene som eier og bruker på et overordnet, strategisk nivå og ha det overordnede ansvaret som følger med begge rollene. NOU 2004:22 gir videre følgende kriterier for en god kommunal eiendomsforvaltning: 1. Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen. 2. Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. 3. Generelle delkriterier a. Tilfredsstile prioriterte brukerbehov b. Effektiv arealutnyttelse c. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning d. Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter e. En hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen f. Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter. 2. Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt. Utredningen viste også til at tilstanden for kommunale bygninger i 2004 generelt ikke var spesielt god. De fant det godt dokumentert at den kommunale og fylkeskommunale bygningsmassen var dårlig vedlikeholdt og i generelt dårlig stand. Fra 2004 har det skjedd mye innen den kommunale eiendomsforvaltningen, og i 2008 kunne en rapport fra Multiconsult og PriceWaterhouse Coopers laget på vegne av KS vise til at den kommunale bygningsmassen kunne deles i tre, der ca. en tredjedel var i god stand, en tredjedel var delvis utilfredsstillende og hadde behov for korrigerende tiltak mens en tredjedel var i dårlig stand og hadde omfattende behov for renovering. Forfatterne av rapporten pekte på flere forhold som årsak til et stort vedlikeholdsetterslep i kommunene, der særlig tre av dem har sin opprinnelse i mangelfull kommunal forvaltning: Kommunene har en manglende tradisjon for å utvikle eiendomsstrategi. Vi savner også gode rutiner og systemer for å samle inn og anvende data om den løpende tilstanden til bygningsmassen. Et annet forhold som blir nevnt er mangelfull kapasitet hos nøkkelpersonell i alle ledd av vedlikeholdsfunksjonen. Eiendomsforvaltningen i Orkdal kommune. Fra rådmannens notat - Handlingsplan 2012-2015 er det satt følgende mål for bygningsdrift og eiendomsforvaltning: - Kommunen skal opprettholde en bygningsmasse tilpasset kommunens behov. - Kommunale bygg skal opprettholde opprinnelig standard og utvikles i tråd med brukerbehov og nye forskriftskrav. Bygningene skal være basert på en bærekraftig utvikling. 22

Handlingsplan-notatet med tilhørende nøkkeltall viser at Orkdal kommune ikke bruker mindre enn sammenlignbare kommuner på vedlikehold. Likevel anslås det at de årlige kostnader burde vært økt med mellom 3,5 mill og 7,8 mill kr for å komme på ønsket nivå for å opprettholde verdiene. En samlet oversikt over grunnlagsinformasjon for eiendomsdriften er satt opp i tabellform i vedlegget til handlingsplanen.(side 76) Oversikten viser areal disponert til ulike formål og også oversikt over utleieboliger hva kommunen eier og leier. Dette indikerer at Orkdal kommune har god oversikt over bygningsmassen de disponerer. Kommunen har også i en egen rapport, datert 01.11.2011, en oversikt over vedlikeholds- og utviklingsbehov for kommunale bygg i perioden 2012-2015. Den totale kommunale eiendomsmassen er beregnet til 74.600 kvadratmeter og anslått verdi er på over1.6 mrd kroner. Det fremgår av rapporten at etterslepet av vedlikeholdet er stort og har utviklet seg negativt de siste år, selv om en i 2009 brukte mye ekstra på vedlikehold pga finanskrise og store statlige tilskudd. Selv om det sikkert kan knytte seg usikkerhet til beregningene/anslagene som er foretatt, viser oversiktene at kommunen synes å ha grunnlagsmateriale å bygge på og er opptatt av å ha en totaloversikt. Revisjon av eiendomsforvaltningen Man kan se for seg ulike innfallsvinkler for et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor eiendomsforvaltningen. Sammensetning av bygningsmasse, arealeffektivitet, vedlikehold, overholdelse av lover og regler er eksempler på noen mulige områder. I et prosjekt kan det være viktig å vurdere eiendomsforvaltningens langsiktige konsekvenser for kommuneøkonomien. En uhensiktsmessig eiendomsmasse både i omfang og beskaffenhet kan være store kostnadsdrivere i en kommune. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være en mulighet til å gjøre en helhetlig vurdering av etterslep på vedlikehold og hvorvidt dagens forvaltning bidrar til en bærekraftig kommuneøkonomi. Som gjengitt ovenfor synes det som om Orkdal kommune har bra oversikt på flere områder innenfor eiendomsforvaltningen og at en derfor bør spisse prosjektet i stor grad. Nedenfor gjengis noen punkter som var oppe på siste møte i kontrollutvalget, da prosjektet ble diskutert. Rådmannen gav fra sitt ståsted bl.a innspill til følgende tilnærming: 1. Ønskelig med en økonomisk innfallsvinkel. Klarer Orkdal kommune å opprettholde verdien på eiendomsmassen og hvilke konsekvenser for det på sikt, dersom dette ikke oppnås? 2. Har Orkdal kommune den riktige bygningsmasse og brukes den riktig? (Har arealer som brukes bare noen timer per uke) 3. Utleieboliger. Dette er et aktuelt politisk tema. Oppfyller kommunen lovkrav om å skaffe bolig? Interessant å se om utleieboliger blir for permanente. (Liten gjennomstrømning) Brukes/benyttes midler for f.eks husbanken riktig. Viktig å legge til rette for at flere kan eie egen bolig? I tilknytning til diskusjonen rundt utleieboliger ble det også stilt spørsmål om inntekter ble ført tilbake til de enkelte objekter i forhold til drift og vedlikehold. 23

Kontrollutvalget var innom et bredt spekter av spørsmålsstillinger de kunne tenke seg å legge inn i prosjektet. Flere av disse var sammenfallende med innspillene fra rådmannen. Noen strekpunkt fra kontrollutvalgets diskusjon: - Viktig å få oversikt over hele eiendomsmassen herunder tomtearealer som kommunen eier. - Har kommunen eiendom som er overflødig? - Har kommunen eiendom uten at det er planer for bruk? - Forvalter kommunen eiendommene på en god måte? - Utleieboliger bør få et spesielt fokus i prosjektet. Innenfor feltet utleieboliger var kontrollutvalget innom bl.a følgende punkter som kan være aktuelle å få oversikt over som en del av prosjektet: - Hvor mange kommunale utleieboliger disponerer kommunen? (Eier/leier) - Har vi nok kommunale utleieboliger? - Er utleieboligene egnet til bruken? Har vi de riktige boligene? - Hvor lenge bor folk i utleieboliger? (Blir boliger for permanente? - Kan det legges til rette for at flere eier sin egen bolig? (Bruk av for eksempel husbankmidler) - Kostnader herunder vedlikeholdskostnader på utleieboliger? - Lønnsomhet i å eie eller leie av boliger? Sekretariatet vil også henvise til Orkdal kommunes hjemmeside, hvor tildelingskriterier for utleieboliger er gjengitt. Oppfølging av om disse følges kan også være en aktuelt område å se på. Som det fremgår ovenfor er det en rekke forhold som kan belyses gjennom et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor eiendomsforvaltning. Det er mange mulige problemstillinger og det blir derfor viktig å avgrense disse hensiktsmessig og ikke minst ta stilling til ønsket ressursbruk. En del av spørsmålene kontrollutvalget reiste i forrige møte kan sannsynligvis besvares ut fra data som allerede synes å foreligge i kommunen.. Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) har de senere år utført 2 forvaltningsrevisjonsprosjekter innenfor eiendomsforvaltning for henholdsvis Sør-Trøndelag fylkeskommune og Skaun kommune. Nedenfor gjengis noen problemstillinger som har vært utgangspunkt for disse prosjektene. Det understrekes at dette er kun eksempler, som kan være nyttige og diskutere i forhold til prosjektet i Orkdal. Selv om hovedfokuset i prosjektet skal være utleieboliger er det naturlig at rapporten gir svar på noen av de overordnede punkter som er gjengitt nedenfor. Kontrollutvalget bør vurdere hvilke de eventuelt ønsker å prioritere. (EKSEMPLER) 1. Forvaltes bygningsmassen i kommunen i henhold til anbefalinger? Problemstillingen vil belyse følgende: o Organisering o Eiendomsstrategi o Oversikt over eiendommer med størrelse, tilstand, leie/utleie m.m. o Nøkkeltall for kommunens eiendomsforvaltning 24

2. Har kommunen et system som fanger opp eiendommenes vedlikeholds- og investeringsbehov? Problemstillingen vil belyse følgende: o System for oppfølging av vedlikehold o Ivaretakelse av forskriftsmessige krav til bygningsmassen 3. Har kommunen et system som sikrer at realverdien for eiendommene blir opprettholdt? Problemstillingen vil belyse følgende: o Opprettholdelse av realverdien for bygningene o Oversikt over etterslep på vedlikehold o Salg/utleie/sanering av ubenyttet bygningsmasse 4. Ivaretas tjenestenes behov i kommunens bygg på en tilfredsstillende måte? o Hvordan opplever tjenesteansvarlig at kommunens bygningsmasse er tilpasset behov for å yte gode tjenester til innbyggerne Forvaltningsrevisor Arve Gausen vil delta under behandlingen av saken. RMN har lagt opp til at han også deltar i gjennomføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektet. I møtet kan kontrollutvalget, i dialog med revisor og sekretariatet, komme frem til problemstillinger som de ønsker å formulere i forhold til gjennomgang av delen som gjelder utleieboliger. Momentene som ble tatt opp i forrige møte og gjengitt ovenfor, kan da være et utgangspunkt for diskusjonen. Ressursbruk: Revisjon Midt-Norge har signalisert at det samlet er 395 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kalenderåret 2012. Gjennom pågående prosjekt om 2-nivåmodellen er det allerede disponert 126 timer av ressursene for 2012. Det betyr at det er 269 timer disponibelt for til dette prosjektet og selskapskontroll samlet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet konkluderer med at det bestilles et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor eiendomsforvaltningen. Området er omfattende og de endelige prioriteringene gjøres i møtet. Dersom kontrollutvalget finner det nødvendig legges prosjektplan frem for kontrollutvalget til godkjenning. Sekretariatet kan uavhengig av om prosjektplanen skal godkjennes formelt i eget møte, oversende planen til kontrollutvalgets faste medlemmer, når den foreligger. Sekretariatet foreslår at de fleste av de resterende timer til forvaltningsrevisjon i 2012 benyttes i prosjektet. Kontrollutvalget bør likevel reservere noen timer, dersom det er ønskelig å gjennomføre selskapskontroll- alene eller sammen med andre kommuner - i løpet av 2012. Viser for øvrig til innstillingen. 25

Forarbeid til plan for selskapskontroll 2012-2015. Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Orkdal kommune 07.02.2012 005/12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 11/189-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering og ber sekretariatet innarbeide kontrollutvalgets innspill til prioriteringer i det videre planarbeid. 2. Utkast til plan for selskapskontroll for perioden 2012-2015 legges frem på neste møte i kontrollutvalget. Vedlegg Faktaark selskaper per 27.01.12. Full analyse per 27.01.12. Saksutredning Kontrollutvalget i forrige valgperiode har i 2 saker, sak 19/11 og sak 30/11 sett på og diskutert vesentlighet og risiko knyttet til Orkdal kommunes eierinteresser i selskaper, fortrinnsvis aksjeselskaper og Interkommunale selskap. (IKS) Dette var de første skritt mot en plan for selskapskontroll for periode 2012-2015. Kontrollutvalget er pålagt å legge frem en plan. Fra Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6, siteres: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Sentrale bestemmelser rundt selskapskontroll er beskrevet i kap. 8 fra side 105 i Kontrollutvalgsboken, som faste medlemmer av kontrollutvalget har fått utdelt. Boken ligger også på KonSek sine hjemmesider www.konsek.no. Kontrollutvalget i forrige periode har hatt innspill i forhold til de foreløpige dokumenter knyttet til vesentlighets og risikovurderinger. Det er viktig å merke seg at KonSek foretar vurderinger for alle selskap som eierkommunene i kontrollsamarbeidet har eierandeler i og at vurderinger er for eierkommunene samlet. Analysen er bearbeidet noe og sekretariatet presenter her et foreløpig utkast til risiko- og vesentlighetsanalyse med prioriteringer for selskapskontroll. Orklahallen BA er med på oversikten, men er overtatt av kommunen. Risiko er vurdert på bakgrunn av den informasjonen vi har tilgjengelig. For noen selskaper er dette noe begrenset. Det er nødvendig å gjøre justeringer fremover, når en får nye opplysninger. 26

Risikovurderingene baseres på sjansen for at selskap ikke vil oppfylle målsetningene med eierskapet. I denne sammenhengen vil økonomisk risiko alltid være en faktor, da et selskap uten tilstrekkelige ressurser vanskelig kan ivareta andre målsetninger. Ut over økonomisk risiko er det for selskaper med et politisk formål også nødvendig å se på andre forhold som kan føre til lav måloppnåelse. Dette kan for eksempel gjelde faren for at selskapet ikke er i stand til å levere en viktig tjeneste til kommunen. For selskaper som vurderes til å ha lav vesentlighet er det ikke lagt ressurser i å gjøre en egen risikovurdering. Sekretariatet har valgt å unnta risikovurderingene fra offentligheten, med hjemmel i offentlighetslovens 28, som et dokument utarbeidet for den interne saksforberedelsen i organet. Dette av hensyn til at offentliggjøring av vurderinger av risiko også kan ha konsekvenser for selskapene som vurderes. Prioriteringen av selskaper er gjort på bakgrunn av en samlet vurdering av risiko og vesentlighet. Selskaper som både vurderes til å ha høy vesentlighet og høy risiko vil naturlig være de selskapene der det er mest aktuelt å gjennomføre selskapskontroller. Videre kan selskaper med middels vesentlighet, men høy risiko, også være aktuelle. Dersom enten risiko eller vesentlighet vurderes som lav vil det kun i spesielle tilfeller være aktuelt med selskapskontroll. Sekretariat har i forståelse med kontrollutvalget invitert Rådmannen til behandlingen av saken, men det er usikkert om Rådmannen vil værte representert i møtet. Kommunen har hatt en god prosess og utarbeidet en eierskapsstrategi. Det er viktig at kontrollutvalget gjøres kjent med hvordan kommunen faktisk følger opp sitt eierskap, og om det er spesielle forhold/selskap som kommunen som eier mener er viktig å ta med i arbeidet frem mot ferdig plan for selskapskontroll. Videre prosess Sekretariatet vil arbeide videre med analysen som her er lagt frem. Innspill fra kommunen, kontrollutvalget og revisjonen er i den forbindelse viktig. Dette vil legge grunnlaget for at kontrollutvalget kan utarbeide en plan for selskapskontroll, som deretter forelegges kommunestyret til behandling. Når den endelige prioriteringen er gjort i de enkelte kommuner vil det trolig være grunnlag for å sette i gang noen fellesprosjekter hvor flere kommuner deltar. Dette er det opp til den enkelte kommune å bestemme, men sekretariatet ønsker å bidra til at kontroller samordnes. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet har, som nevnt foran, sett på selskapene samlet, uten å ha fokus på den enkelte kommunes eierandel, når flere kommuner eier selskap sammen. I den videre prosess vil sekretariatet innarbeide kontrollutvalgets prioriteringer i forhold til hvilke selskaper som skal omfattes av kontroller i valgperioden. Det er også viktig at kontrollutvalget signaliserer ønsket ressursbruk til selskapskontroll, herunder eierskapsoppfølging, som omhandler hvordan kommunen selv følger opp sine eierinteresser. Sekretariatet ber kontrollutvalget, og gjerne også andre som deltar i møtet, om å komme med innspill. Dette kan skje også fremover mot neste møte, før utkast til plan for selskapskontroll legges frem. Det er viktig at en får frem mest mulig kunnskap om de enkelte selskap og om hvordan kommunen selv følger opp. Det presiseres at vurderingene i saken er foreløpige og fortsatt skal gjennomgå en kvalitetssikring. 27