Om Øving Lyneld Øving Lyneld er primært ei varslingsøving som Fylkesmannen i Hordaland gjennomfører med ujamne mellomrom for å teste beredskapsvarslinga til kommunane i Hordaland og Hordaland fylkeskommune. I øvinga vil mottakarane av slike beredskapsvarsel normalt verte førespurt om å oppdatere eigne kontaktopplysningar til bruk i beredskapssituasjonar, men tidvis kan det òg verte presentert eit konkret scenario som mottakarane skal drøfte og melde tilbake på. Sidan dette er ei varslingsøving, så er øvinga ikkje førehandsvarsla. Krav og forventningar Kommunane har sidan 01.01.2010 vore pålagt generell beredskapsplikt, per i dag regulert gjennom lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret, nærare utdjupa i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Skal ei slik plikt ha noko meining, må det til ei kvar tid (24/7/365) vere mogeleg å kome i kontakt med kommunane. Samstundes har mange kommunar ytra ønskje om å verte varsla av Politiet (og andre aktørar) når det ulike hendingar skjer i kommunen. Då er det viktig at desse kontaktpunkta er etablert og fungerer slik dei skal. Tidlegare erfaringar Etter hendingane 22. juli 2011 gjekk Fylkesmannen i Hordaland ut med eit beredskapsvarsel til kommunane i Hordaland med krav om kvittering ved mottak. 24 timar etter at varselet vart sendt ut, hadde berre 16 av 33 kommunar kvittert for mottak, noko som vi vurderer å vere svakt sjølv om ein tek høgde for at dette skjedde utanom arbeidstid og i sumarferien. Normalt har Øving Lyneld vorte gjennomført på dagtid og i arbeidstida. Dette gjev venteleg høgare respons enn om varselet vert sendt utanom arbeidstid. Difor har fleire kommunar oppmoda om at slike øvingar bør kome utanom arbeidstida. Øving Lyneld 2012 Øving Lyneld 2012 vart gjennomført torsdag 20. desember og tok til med at det vart sendt eit beredskapsvarsel per e-post til dei 33 kommunane i fylket, samt Hordaland fylkeskommune kl. 06:06 om morgonen. Redigert utdrag av øvingsmeldinga er gjengjeve i vedlegg 1. I denne øvinga inngjekk følgjande fire testelement: 1. Kvittering for mottak av beredskapsvarsel (krav om umiddelbar kvittering) 2. Kvittering til rett adresse (Det skulle kvitterast til ei anna e-postadresse enn den varselet vart sendt frå) 3. Berre ei kvittering frå kvar mottakar (mottakar har ofte automatisk spreiing til fleire adressatar) 4. Rapport - Oppdatering av kontaktinformasjon og innsending av dette innan oppgjeve frist Side 1 av 5
Normering Kva ligg til grunn for resultatvurderingane KVITTERING FOR MOTTAK Under normale tilhøve vurderer Fylkesmannen kvittering innan 15 minutt som godkjent (grønt), innan 30 minutt som akseptabelt under tvil (gult), medan kvittering etter 30 minutt er for dårleg (raudt). Sidan øvinga vart gjennomført utanom arbeidstid og tidleg på morgonen, har vi i ettertid vald å justere desse krava til grønt for kvittering innan 30 minutt, gult for kvittering innan 60 minutt og raudt for alt over 60 minutt. KVITTERING TIL RETT ADRESSE Beredskapsvarsel kan verte sendt frå andre adresser enn den det skal kvitterast til. For å unngå unødig tidsbruk til purring er det viktig at mottakar les varselet og kvitterar til den adressa som er oppgjeve. BERRE EI KVITTERING FRÅ KVAR MOTTAKAR Grunna stort tal mottakarar av beredskapsvarsel frå Fylkesmannen i Hordaland er det viktig å unngå fleire kvitteringar enn naudsynt. Dersom kvar mottakar sender til dømes tre ekstra kvitteringar, så utgjer dette over 100 unødvendige inngåande meldingar til handsaming hjå oss. RAPPORT I reelle krisesituasjonar rapporterer Fylkesmannen vidare til nasjonale myndigheiter til nærare gitte tider. Dei rapporteringsfristane vi set er difor absolutte. Viss ikkje fristane vert halde, får ikkje vi med informasjonen frå kommunane i vår rapportering. Resultat (Sjå vedlegg 2 for detaljert oversyn) KVITTERING FOR MOTTAK Berre seks kommunar, Os, Ullensvang, Meland, Fusa, Bergen og Austrheim, klarte å kvittere innan 30 minutt. Dei tre første kvitterte etter høvesvis 5, 6 og 15 minutt. Siste kommune kvitterte kl. 11:54, nær seks timar etter at varselet vart sendt ut. KVITTERING TIL RETT ADRESSE Denne gongen var det 7 kommunar som kvitterte til feil adresse, det vil seie at dei truleg nytta svarknappen i MS Outlook utan å lese beredskapsvarselet. Det medfører at vi ikkje registrerar kvitteringa og må setje i verk ei unødig purring av kommunen, noko som i ein tidskritisk situasjon krev ressursar som med føremon kunne vore nytta til andre oppgåver. Her nyttar vi berre fargane grønt for godkjent og raudt for ikkje godkjent. BERRE EI KVITTERING FRÅ KVAR MOTTAKAR I denne øvinga fekk vi inn 18 unødige kvitteringar fordelt på 13 kommunar. Askøy sendte totalt fire kvitteringar, medan Austevoll, Lindås og Stord sendte tre kvar. Totalt sett er dette Side 2 av 5
betre enn ved tidlegare øvingar, men framleis er det eit forbetringspotensiale. Her òg nyttar vi berre fargane grønt (godkjent) og raudt (ikkje godkjent). RAPPORT Fylkesmannen bad om ein enkel rapport innan kl. 12:00 same dag, noko dei fleste kommunane klarte. Unntaka var Hordaland fylkeskommune, kommunane Kvam, Meland, Vaksdal og Etne. Medan Etne framleis ikkje har rapportert trass i fleire purringar, sendte Hordaland fylkeskommune og Kvam herad rapporten til feil adresse. Meland kommune og Vaksdal kommune rapporterte høvesvis 47 og 46 minutt etter fristen. Her nyttar vi berre fargane grønt for godkjent og raudt for ikkje godkjent. Konklusjon Fylkesmannen ser ikkje grunn til å kommentere resultatet utover at dette ikkje er godt nok. Kommunane utgjer berebjelken i den nasjonale beredskapen. Såleis er det viktig at dei det gjeld snarast tek tak i dei forbetringspunkta som øvinga har avdekt. Om komande øvingar ikkje viser ei tydeleg betring, må Fylkesmannen vurdere å setje i verk tiltak (ekstraordinære tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet) for å få på plass tilfredsstillande rutinar for varsling og rapportering. Nokre stikkord/sjekkpunkt til hjelp i oppfølgingsarbeidet: 1. Alle kommunar skal ha ei e-postadresse for beredskapsvarsel etter malen: beredskap@xxxxx.kommune.no. Vidare må kommunen ha rutinar for å teste denne adressa regelmessig, minimum ein gong per månad. Adressa må vere open for mottak av meldingar frå relevante avsendaradresser som m.a. n.n@fylkesmannen.no og xxxxx@cim-products.no. 2. Mange kommunar må sjå på rutinane sine for mottak, vidaresending og kvittering på varsel frå Fylkesmannen, m.a. at det berre vert sendt ei kvittering og at denne vert sendt til rett adresse. Resultatet viser òg at eit fleirtal av kommunane heller ikkje har grunn til å kritisere andre etatar for manglande varsling av hendingar sidan det ikkje er noko apparat til å ta i mot slike varsel. Avslutning Rapporten vil verte publisert på våre heimesider, www.fylkesmannen.no/hordaland. Fylkesmannen vil elles halde fram med regelmessige varslingsøvingar for både å sjå til at rutinar kjem på plass, så vel som at desse vert halde ved like. Side 3 av 5
ØVING LYNELD 2012 Vedlegg 1 God morgon! Det nærmar seg jul. I det høvet ønskjer Fylkesmannen i Hordaland oppdatert oversyn over kontaktinformasjon til kommunane. Vi ber difor om tilbakemelding på følgjande: Kommunenr. og kommunenamn: E-post adresse for beredskapsvarsel: Vakttelefonnummer for overordna beredskapsvakt (ref. sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt): Telefaks nr.: Ev. satelittlf. nr.: Ev. satelittlf. nr.: Mobiltlf. nr. og namn på ordførar: Mobiltlf. nr. og namn på rådmann: Mobiltlf. nr. og namn på beredskapskontakt: Tlf. nr. vakthavande brannsjef: Tlf. nr. legevakt: Tlf. nr. kommunalteknisk vakt: OBS: Informasjonen i tabellen over vil kunne verte delt med naudetatane. Kommunen skal umiddelbart kvittere for mottak av denne meldinga til xxxxx@xxxxx.xx. Endeleg tilbakemelding skal og skje til denne adressa, og innan kl. 12:00 torsdag 20.12.2012. OBS: Ikkje bruk svarknappen i MS Outlook! Avslutningsvis nyttar vi høvet til å takke for samarbeidet i året som har gått! Samstundes ønskjer vi dykk alle ei fredeleg julehøgtid og eit riktig godt nytt år! Med vennleg helsing Fylkesmannen i Hordaland ØVING LYNELD 2012 Side 4 av 5
Vedlegg 2 Kommune Hordaland fylkeskommune Kvittert for mottak til rett adr. kl. Kvittert til rett adresse Tal kvitteringar Rapport levert kl. Merknader 07:23 Ja 2 --- Rapporterte kl. 08:13, men til feil adresse Askøy 07:57 Nei 4 10:41 Austevoll 07:01 Nei 3 07:01 Kvitterte første gong kl. 06:24, men til feil adresse Austrheim 06:35 Ja 2 08:09 Bergen 06:34 Ja 1 10:11 Bømlo 07:34 Ja 2 09:29 Eidfjord 07:16 Ja 1 11:43 Rapporterte første gong kl. 08:56, men til feil adresse Etne 09:44 Ja 2 --- Har ikkje levert rapport Fedje 10:36 Ja 1 10:36 Fitjar 08:20 Ja 1 09:56 Fjell 11:54 Ja 2 11:54 Rapporterte første gong kl. 10:52, men til feil adresse Fusa 06:28 Ja 1 10:14 Rapporterte første gong kl. 06:36, men til feil adresse Granvin 08:07 Ja 2 09:09 Jondal 10:31 Ja 1 11:06 Kvam 09:15 Nei 1 13:22 Kvitterte og rapporterte første gong kl. 07:32, men til feil adresse Kvinnherad 08:15 Ja 1 10:10 Lindås 08:50 Nei 3 09:53 Kvitterte første gong kl. 07:27, men til feil adresse Masfjorden 08:15 Nei 2 11:49 Kvitterte første gong kl. 06:57, men til feil adresse Meland 06:21 Ja 1 12:47 Modalen 07:59 Ja 2 09:04 Odda 07:53 Ja 1 11:58 Os 06:11 Ja 2 07:26 Osterøy 07:49 Nei 1 10:19 Kvitterte første gong kl. 06:22, men til feil adresse Radøy 08:33 Ja 1 11:32 Samnanger 08:49 Ja 1 09:16 Stord 07:12 Nei 3 09:18 Kvitterte første gong kl. 06:08, men til feil adresse Sund 07:43 Ja 1 07:53 Sveio 08:07 Ja 1 09:43 Tysnes 08:08 Ja 1 --- Rapporterte kl. 08:46, men til feil adresse Ullensvang 06:12 Ja 1 08:47 Ulvik 09:03 Ja 1 09:16 Vaksdal 09:14 Ja 1 12:46 Voss 07:16 Ja 1 09:13 Øygarden 08:19 Ja 1 09:07 RESULTAT ETTER VARSLINGSØVING 20.12.2012 (Varsel vart sendt ut kl. 06:06) Side 5 av 5