Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune Arkivsak: 11/296 Møtedato/tid: 13.12.2011, kl. 09:00 Møtested: Mediahuset Vindfang, møterom 2.etg Deltagere: Tom Skare, leder Lindis Heggevik Aune, nestleder Bjørg Reitan Bjørgvik Johannes Håvik Gunnar Andresen Roger A. Antonsen, rådmann (Sak 041/11 042/11) Ann-Katharina Gardner, revisor Revisjon Midt-Norge IKS Jan-Åge Sneve Gundersen, Møtesekretær KonSek Forfall: Kopi: 1.varamedlemmer, ordfører Ole Haugen, rådmann Roger A. Antonsen, postmottak Hitra kommune, postmottak RMN IKS Sakliste 032/11 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 09.11.2011 033/11 Referatsaker 034/11 Orientering fra Revisjon Midt-Norge IKS angående regnskapsrevisjon 035/11 Arbeidsfordeling og arbeidsmetode i kontrollutvalget 036/11 Åpne eller lukkende møter i kontrollutvalget i Hitra kommune? 037/11 Retningslinjer for Hitra kommunes kontrollutvalg 038/11 Oppfølging av politiske vedtak per 30.11.2011. 039/11 Kontrollutvalgets spørretime 040/11 Møteplan 2012 041/11 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013, 1.gangs behandling 042/11 Orientering fra rådmannen angående retningslinjer og innkjøpsavtaler i Hitra kommune 043/11 Eventuelt Det er bestilt juletallerken som en juleavslutning til faste møtende medlemmer av utvalget kl.13.30, og ordfører, rådmann og revisor er invitert til å delta. Side 1 av2 1
Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Jan-Åge Sneve Gundersen på telefon 486 00 014, eller e-post: jan.age.gundersen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 05.12.2011 Tom Skare (sign.) Leder av kontrollutvalget Jan-Åge Sneve Gundersen Rådgiver, KonSek Side 2 av2 2
Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 09.11.2011 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hitra kommune 13.12.2011 032/11 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 11/296-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg HITR 04.11.2011 Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget. 3
Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Hitra kommune Møtedato/tid: 04.11.2011 kl. 10:00 14:17 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Frivillighetsentralen Tom Skare, leder Bjørg Reitan Bjørgvik Johannes Håvik Gunnar Andresen Lindis Heggevik Aune, nestleder Egil Nygaard Saker til behandling: 026/11-031/11 Arkivsak: 11/284 Haugen, ordfører (orienterte før møtebehandling) Roger Antonsen, rådmann (orienterte før møtebehandling) Ann-Katarine Gardner, Revisjon Midt-Norge IKS Arvid Hanssen, KonSek Jan-Åge Sneve Gundersen, KonSek NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 026/11 Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle 027/11 Revisjon Midt-Norge IKS - Presentasjon og orientering 028/11 Godkjenning av protokoll fra møte 09.09.2011 029/11 Referatsaker 030/11 Forslag til økonomiplan 2012-2015 og budsjett 2012 for kontrollutvalget i Hitra kommune 031/11 Eventuelt 4
Sak 026/11 - Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.11.2011 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Protokoll Sekretærene fra KonSek foretok en presentasjon av KonSek Midt-Norge IKS, og deretter en orientering om kontrollutvalgets funksjon, oppgaver og rolle. Taushetserklæring ble delt ut og medlemmer til stede signerte denne og leverte erklæringen til KonSek. Innstilling enstemmig vedtatt. 026/11 Vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 027/11 - Revisjon Midt-Norge IKS - Presentasjon og orientering Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.11.2011 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Protokoll Ann-Katarine Gardner, oppdragsansvarlig revisor, ga en presentasjon av Revisjon Midt-Norge IKS. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 027/11 Vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 028/11 - Godkjenning av protokoll fra møte 09.09.2011 Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.11.2011 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen fra kontrollutvalgets møte 09.09.2011 godkjennes. Protokoll 5
Det ble rettet på overskriften av protokollen. Innstilling enstemmig godkjent. 028/11 Vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte 09.09.2011 godkjennes. Sak 029/11 - Referatsaker Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.11.2011 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Protokoll Kontrollutvalget fikk seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker til informasjon: 1. Oppfølging av politiske vedtak i Hitra kommune. 2. Budsjettkontroll 3. Representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS 4. NKRF E-info angående vervkombinasjon mellom kontrollutvalg og revisjon 5. Åpenhet i kommune-norge Innstilling ble enstemmig vedtatt. 029/11 Vedtak: Referatsakene tas til orientering. Sak 030/11 - Forslag til økonomiplan 2012-2015 og budsjett 2012 for kontrollutvalget i Hitra kommune Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.11.2011 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2012 2015 og budsjett for 2012 med en netto ramme på kr 897.000 for kontrollutvalget, inkludert kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og revisjonstjenester, vedtas. Protokoll Ettersendt notat med justerte budsjettall som ivaretok økt kompenasjon etter nytt kompensasjonsreglement, samt økning i tapt arbeidsfortjeneste og arbeidsgiveravgift ble behandlet i tilknytning til denne saken. I notatet er følgende endringer foreslått: 6
Posten godtgjørelse folkevalgte leder økes til kr. 20.000 Posten møtegodtgjørelser økes til kr. 30.000 Omforent forslag ble fremmet i møtet: Posten tapt arbeidsfortjeneste økes til kr.65.000 Posten arbeidsgiveravgift økes til kr. 6.000 Posten kursavgifter økes til kr. 40.000 Posten skyssgodtgjørelse økes til kr. 20.000 Samlet sum for kontroll og tilsyn blir etter dette kr. 1 004.000 Innstilling med tillegg av endringer ble enstemmig vedtatt. 030/11 Vedtak: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalget forslag til økonomiplan for 2012 og budsjett for 2012 med en netto ramme på kr. 1.004.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Sak 031/11 - Eventuelt Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.11.2011 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Neste møte i kontrollutvalget ble berammet til 13.desember kl.09.00. 031/11 Vedtak: Neste møte i kontrollutvalget ble berammet til 13.desember kl.09.00. 7
Referatsaker Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hitra kommune 13.12.2011 033/11 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 11/296-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Pressemelding - skjerpet håndhevelse av offentlige anskaffelser einfo_11-10_offentlige anskaffelser-forslag om skjerpet haandhevelse kommunal rapport offentlige anskaffelser - slutt på bøter NKRFs KU-konferanse 2012 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Skjerpet håndhevelse av offentlige anskaffelser, pressemelding, e-info NKRF og Kommunal rapport 2. Invitasjon til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2012 8
Skjerpet håndhevelse av offentlige anskaffelser Pressemelding, 11.11.2011 Regjeringen har i dag lagt frem et forslag til skjerpede regler for håndhevelse av offentlige anskaffelser. Det skal nå bli lettere for leverandører som ikke har nådd opp i konkurransen å sikre sine rettigheter. Reglene skal også bekjempe grove brudd på regelverket. Dette gjelder særlig brudd på kravet til åpne konkurranser om offentlige anskaffelser. - Jeg er glad for at vi nå kan få på plass et regelverk som ytterligere vil medvirke til at offentlige innkjøp vil bli gjennomført på en skikkelig måte, sier fornyingsminister Rigmor Aasrud. En domstol vil kunne annullere kontrakter som inngås i strid med regelverket. Skulle prosessen ha kommet så langt at en annullering av kontrakten vil ha vesentlige samfunnsmessige konsekvenser, kan kontrakten avkortes i tillegg til at oppdragsgiver kan ilegges bøter. KOFA skal fortsatt ha en rådgivende funksjon, men dagens adgang til å ilegge bøter flyttes til domstolene. Lovforslaget gjennomfører EUs direktiv 2007/66/EF (nytt håndhevelsesdirektiv på anskaffelsesområdet) i norsk rett. Forslaget er en oppfølging av utredningen Håndhevelse av offentlige anskaffelser, der et offentlig utvalg kom med sin anbefaling til hvordan EUs nye håndhevelsesdirektiv burde gjennomføres i norsk rett. Prop. 12 L (2011 2012) Endringer i lov om offentlige anskaffelser og kommuneloven (gjennomføring av EUs håndhevelsesdirektiv i norsk rett) 9
einfo 11/10 Offentlige anskaffelser forslag om skjerpet håndhevelse Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet har lagt fram en proposisjon (Prop. 12 L (2011-2012)) med forslag til hvordan EUs direktiv 2007/66/EF om forbedring av effektiviteten av klageprosedyrene i forbindelse med inngåelse av offentlige kontrakter (nytt håndhevelsesdirektiv) kan gjennomføres i norsk rett. Forslaget er en oppfølging av NOU 2010:2 Håndhevelse av offentlige anskaffelser. Det fremmes forslag til endringer i lov om offentlige anskaffelser og kommuneloven. Det presiseres at anskaffelsesregelverket ikke regulerer hvordan det offentlige skal organisere sin virksomhet. Det er således det offentlige organet selv som avgjør om en ytelse bør utføres av eget personale (produksjon i egenregi ) eller om det bør benyttes en ekstern leverandør. Dersom en ytelse leveres i egenregi, faller dette utenfor anskaffelsesregelverket. Regelverket kommer således først til anvendelse når det besluttes at oppgaven skal løses eksternt. Foreslåtte endringer i anskaffelsesregelverket Formålet med det nye direktivet er å forbedre effektiviteten av håndhevelsen av anskaffelsesregelverket, bl.a. ved å sikre leverandører bedre inngrepsmuligheter før kontrakt inngås. Direktivet har særlig fokus på håndhevelsen av ulovlige direkte anskaffelser, og det innføres nye sanksjoner for denne typen overtredelser. Det forslås nye regler om suspensjon ved begjæring om midlertidig forføyning. Dersom oppdragsgivers beslutning om tildeling av kontrakt påklages innen utløpet av karensperioden, stiller håndhevelsesdirektivet krav om at adgangen til å inngå kontrakt skal suspenderes inntil klagen er behandlet (i første instans). I praksis vil det innebære at en begjæring om midlertidig forføyning mot brudd på anskaffelsesreglene skal føre til en automatisk utsettelse av adgangen til å inngå kontrakt, frem til domstolen har behandlet begjæringen om midlertidig forføyning. Videre foreslås det innført nye sanksjoner. For visse typer overtredelser av reglene om offentlige anskaffelser stiller direktivet således krav om at den inngåtte kontrakten skal kjennes uten virkning. Det gjelder først og fremst ved ulovlige direkte anskaffelser, som regnes som særlige grove brudd på regelverket. Videre må denne sanksjonen også innføres for visse andre grove brudd på regelverket. Sanksjonen uten virkning er kun foreslått innført for varer, prioriterte tjenester og bygge- og anleggsarbeider over EU/EØS-terskelverdiene (det vil si anskaffelser som i dag er omfattet av forskrift om offentlige anskaffelser del III og IV samt forsyningsforskriften del II). Direktivet krever også at man innfører såkalte alternative sanksjoner, som vil si bot (overtredelsesgebyr) og avkorting av kontraktens løpetid, i stedet for eller i tillegg til at en kontrakt kjennes uten virkning. For mindre alvorlige brudd på bestemmelsene om karens og suspensjon foreslår departement at det bare innføres alternative sanksjoner. Dersom det foretas ulovlige direkte anskaffelser eller det skjer andre tilsvarende grove brudd på regelverket for kontrakter under EU/EØS-terskelverdiene og for kjøp av såkalte uprioriterte tjenester (det vil si anskaffelser som i dag er omfattet av forskrift om Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 23 23 97 00 Org.nr.: 975 450 694 Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: 1450.12.70424 0115 OSLO Web: www.nkrf.no 10
offentlige anskaffelser del II), foreslår departementet at domstolen skal kunne avkorte kontraktens løpetid og/eller ilegge overtredelsesgebyr. De nye sanksjonene som innføres med gjennomføringen av direktivet medfører at KOFAs adgang til å ilegge overtredelsesgebyr ikke kan videreføres. Departementet foreslår derfor å oppheve lov om offentlige anskaffelser 7b, slik at KOFA går tilbake til å bli et rent rådgivende tvisteløsningsorgan. Endelig gir direktivet mulighet for å innføre en rekke søksmålsfrister. Departementet anbefaler her at det innføres særskilte søksmålsfrister for krav om sanksjoner, som er kortere enn for vanlige søksmål. Departementet mener at håndhevelsen av anskaffelsesretten i Norge fortsatt bør bygge på en domstolsmodell, kombinert med rådgivende tvisteløsning gjennom KOFA. Det innebærer at sanksjonene mv. som følger av det nye håndhevelsesdirektivet legges til domstolene. Dette vil i hovedsak kunne gjøres innenfor rammen av alminnelig prosessrett, men reiser enkelte særlige prosessuelle utfordringer, som foreslås særskilt regulert. Foreslått endring i kommuneloven Etter kommuneloven 59 kan anskaffelser etter anskaffelsesregelverket i dag gjøres til gjenstand for lovlighetskontroll etter nærmere omstendigheter. Departementet mener at denne kontrollen bør ses i sammenheng med håndhevelsessystemet for øvrig, og foreslår å innføre et unntak fra kommuneloven 59 slik at spørsmål om det foreligger brudd på anskaffelsesregelverket ikke lenger kan gjøres til gjenstand for lovlighetskontroll. Ha en fin dag! Dale, 14. november 2011 Norges Kommunerevisorforbund Bodhild Laastad seniorrådgiver 2 11
11. november 2011-14:55 Av Ole Petter Pedersen Slutt på bøter for ulovlige innkjøp Klagenemnda for offentlige anskaffelser får ikke lenger utstede bøter til kommuner som kjøper inn varer direkte. "Departementet er oppmerksom på at en overgang fra dagens system kan føre til at færre saker om ulovlige direkte anskaffelser blir håndhevet" Det foreslår administrasjonsminister Rigmor Aasrud (Ap). Regjeringen la i dag fram et forslag om å endre hvordan reglene om offentlige anskaffelser håndheves. Forslaget er basert på en utredning som ble lagt fram i fjor, der hensikten er å justere norsk regelverk på grunn av endringer i EU. - Det skal nå bli lettere for leverandører som ikke har nådd opp i konkurransen å sikre sine rettigheter. Reglene skal også bekjempe grove brudd på regelverket. Dette gjelder særlig brudd på kravet til åpne konkurranser om offentlige anskaffelser, heter det i pressemeldingen fra regjeringen. - Jeg er glad for at vi nå kan få på plass et regelverk som ytterligere vil medvirke til at offentlige innkjøp vil bli gjennomført på en skikkelig måte, sier Aasrud. Les også: Ny lov kan gi ulovlige innkjøp Kofa mister makt En konsekvens av forslaget er at Kofa ikke lenger kan utstede gebyr til kommuner som kjøper inn direkte fra leverandør, uten utlysning. I stedet må leverandører som er snytt for å delta i konkurransen gå til sak mot kommunen. I lovproposisjonen innrømmer departementet at dette kan føre til at det blir lettere å kjøpe inn ulovlig, uten å bli straffet: "Departementet er oppmerksom på at en overgang fra dagens system med administrativt overtredelsesgebyr, til en modell der alle sanksjonene (herunder gebyr) må ilegges av domstolene, kan føre til at færre saker om ulovlige direkte anskaffelser blir håndhevet. Det følger bl.a. av at terskelen for å reise sak for domstolene er høyere enn for å klage til KOFA, samt at kretsen av søksmålsberettigete vil være mer begrenset enn etter dagens ordning, der enhver kan klage til KOFA i saker om ulovlig direkte anskaffelse. Dette kan isolert sett anses som en ulempe ved den foreslåtte reformen." 12
P R O G R A M NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Hovedtemaer Kontrollutvalget oppgaver og utfordringer Selskapskontroll Samhandlingsreformen Etikk og korrupsjon Kommunerevisor den gode støttespilleren Målgruppe Ledere/medlemmer av kontrollutvalg, kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre som er interessert i tilsyn og kontroll i kommunesektoren Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier 13
u Møteleder: Ole Kristian Rogndokken Daglig leder i Norges Kommunerevisorforbund Onsdag 1. februar 09.00 Registrering og kaffe / Utstilling 10.00 Velkommen u Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund 10.10 10.30 Åpning u Statssekretær Dag Henrik Sandbakken (Sp), Kommunal- og regionaldepartementet Hjelp, jeg er ny i kontrollutvalget! Oppgaver, roller og muligheter. Erfaringsoverføring u Magnhild Holmberg (Frp), Skien kommune, kontrollutvalget u En innleder annonseres senere 11.30 Kaffe / Utstilling 12.45 Etikk i kommunesektoren u Ordfører Nils Røhne (Ap), Stange kommune - leder av Kommunesektorens Etikkutvalg 13.30 13.45 15.45 16.00 17.00 19.30 Lunsj / Utstilling Styringsutfordring i kommunesektoren. Hvordan holde styr på selskapsjungelen? Case Briskeby stadion Innledere: u Tidl. ordfører Einar Busterud (BBL), Hamar kommune u Kjetil Solbrækken, sekretær for kontrollutvalget i Hamar kommune u Advokat Vibeke Resch-Knudsen, egen praksis Utspørrer: u Redaktør Ole Petter Pedersen, Kommunal Rapport Kaffe / Utstilling Kontrollutvalg i medieblest u Øystein H. S. Moen, partner og fagansvarlig PR, Agendum AS Middag på vakt for fellesskapets verdier 14
Torsdag 2. februar 09.00 10.00 10.30 11.30 12.45 13.30 13.45 14.45 15.15 15.20 Samhandlingsreformen styrings- og tilsynsutfordringer u Kommunerevisor Annette Gohn-Hellum, Oslo kommune, Kommunerevisjonen Pause / Utsjekking / Utstilling Antikorrupsjonsarbeid i kommunene analyser og verktøy u Generalsekretær Guro Slettemark, Transparency International Norge Lunsj / Utstilling Utfordringer for velferds-norge u Professor og forsker Gudmund Hernes, Fafo Pause / Utstilling Kommunerevisor den gode støttespilleren u Ass. revisjonssjef Berit M. Dalvik, Telemark kommunerevisjon IKS u Teamleder Kirsti Torbjørnson, Telemark kommunerevisjon IKS Kåseri Annonseres senere Avslutning u Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommunerevisorforbund 09.00 Minikurs A Minikurs B 12.45 15.15 A. Intro kontrollutvalg (Målgruppe: Nye kontrollutvalgsmedlemmer) u Seniorrådgiver Bodhild Laastad, Norges Kommunerevisorforbund Innhold: - Rammeverk for tilsyn og kontroll i kommunal sektor - Kontrollutvalgets formål, rolle og oppgaver B. De sentrale momentene for å forstå kommunalt regnskap (Målgruppe: Kontrollutvalgsmedlemmer) u Registrert revisor og daglig leder Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Medlem av NKRFs regnskapskomite og fagkomiteen i Foreningen for god kommunal regnskapsskikk Innhold: - Det kommunale økonomisystemet - Regnskapets oppbygging - Grunnleggende prinsipper og de unike økonomiske sammenhengene spesielt i balansen - Anordningsprinsippet - Resultatbegrepet på vakt for fellesskapets verdier 15
GENERELL INFO NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Påmelding Påmeldingsfrist: 16. desember 2011. Bindende påmelding skal skje via NKRFs nettsider Faktura vil bli tilsendt etter påmeldingsfristens utløp. Det tas forbehold om endringer i programmet. Avbestillingsbetingelser Avbestilling må skje skriftlig. Det vil ved avbestillinger etter påmeldingsfristens utløp kreves et gebyr på kr 500 til dekning av administrasjonsutgifter. Ved avbestilling senere enn en uke før konferansestart belastes 50 % av konferanseavgiften. Konferansematerialet vil da bli ettersendt. Avbestilling ved legitimert sykdom behandles særskilt. Avmelding på konferansedagen, eller ev. uteblivelse, med fører full konferanseavgift. Ved hotellreservasjon kommer i tillegg ev. ansvaret overfor hotellet. Deltakelse kan ved behov overføres til en annen kollega. Konferansepriser* Deltakelse m/overnatting og middag: Kr 5 800 (ikke-medlemmer: Kr 6 200) Deltakelse u/overnatting og middag: Kr 4 700 (ikke-medlemmer: Kr 5 100) Prisene inkluderer dokumentasjon, lunsj, drikke til måltidene og servering i pausene. Ekstra overnatting m/frokost fra 31. januar 1. februar 2012: Kr 1 300. *) Deltakere fra kontrollutvalg i kommuner/fylkeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Konferansehotellet Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også Comfort Hotel RunWay, som ligger vegg i vegg med konferansehotellet Forhåndsgodkjenning 13 timer i forhold til NKRFs regler for obligatorisk etter- og videreutdanning. Norges Kommunerevisorforbund Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Telefon 23 23 97 00, post@nkrf.no, www.nkrf.no Velkommen på konferanse! erling@erlingsdesign.no / 17.11.2012 faglig arena nettverksbygging inspirasjon 16
Orientering fra Revisjon Midt-Norge IKS angående regnskapsrevisjon Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hitra kommune 13.12.2011 034/11 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 11/296-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors orientering vedrørende regnskapsrevisjon til orientering. Saksutredning Ansvarlig regnskapsrevisor for Hitra kommune Ann-Katharine Gardner i Revisjon Midt- Norge IKS orienterer kontrollutvalget om regnskapsrevisjon og status for revisjonsarbeidet for regnskapet i inneværende år. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget tar revisors orientering vedrørende regnskapsrevisjon til orientering. 17
Arbeidsfordeling og arbeidsmetode i kontrollutvalget Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hitra kommune 13.12.2011 035/11 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/280-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar arbeidsfordeling og arbeidsmetode i henhold til diskusjon i møtet. Saksutredning Kontrollutvalget i Hitra kommune er nyoppstartet i denne valgperioden og det er naturlig å følge opp hvordan arbeidsfordelingen skal utføres og hvilken arbeidsmetode utvalget skal ha. Utvalgets leder innledet utvalgets første møte etter valget med noen tanker vedrørende hvordan arbeidet med blant annet sakspapirer fra de ulike utvalg, formannskap og kommunestyre kunne fordeles. Samt å ha en egen sak hvor man kunne ta opp spørsmål medlemmene i kontrollutvalget sitter med i en egen spørretime. Det er også viktig å ta en runde i utvalget rundt hvem som skal dra på de respektive konferansene og kursene som arrangeres. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fordel sakspapirer fra de ulike fora mellom seg for å kunne fordøye den saksmegne og papirmengde som kommer. Samt hvordan det er ønskelig å bringe saker inn i utvalget fra disse foraene og hvordan man kan ta opp relevante saker i de enkelte utvalgsmøtene. 18
Åpne eller lukkende møter i kontrollutvalget i Hitra kommune? Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hitra kommune 13.12.2011 036/11 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 11/296-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar å avholde åpne møter i kontrollutvalget i Hitra kommune i medhold av kommuneloven 77 nr. 8. Sekretariatet bes å sørge for at møtene kunngjøres for allmennheten i tråd med praksis for andre utvalg i kommunen. Saksutredning Kontrollutvalget i Hitra kommune er nå inne i en ny valgperiode med utskiftinger av medlemmer. Ifølge kommunelovens bestemmelser som gjelder for kontrollutvalg 1, samt forskrifter vedrørende kontrollutvalg setter rammene for virksomheten i kontrollutvalgene. Kommunelovens hovedregel i kommuneloven 77 (8) er at møtene skal gå for lukkede dører, dersom utvalget selv ikke bestemmer annet. Dette viser eksplisitt til at det tilligger utvalget selv å avgjøre om møtene skal være lukket eller åpne. Kontrollutvalget i Hitra kommune leverte høringssvar til høringen om endringer i kommuneloven utsendt av departementet i sak KU-23/11 den 9.september 2011. Kontrollutvalget valgte å støtte departementets syn om å endre kommuneloven 77 (8) slik at møtene til kontrollutvalgene som hovedregel skulle være åpne og ikke kunne lukkes uten hjemmel i lov. I samme sak framgår det av protokollen at det ble votert i kontrollutvalget over om det skulle avholdes åpne eller lukkede møter. Utvalget vedtok at åpne møter skulle holdes etter at en lovendring av kommuneloven var på plass og trådt i kraft. Dersom utvalget skal behandle taushetsbelagt informasjon kan møtene lukkes i hjemmel med lov under behandling av den aktuelle saken, selv om det er vedtatt å holde åpne møter. Det foreslås fra kontrollutvalgssekretariatet at det utarbeides egne retningslinjer eller reglement for kontrollutvalget i Hitra kommune. Bakgrunn I 1993 trådte Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) i kraft. Med denne innføringen ble det samtidig stilt krav om opprettelse av folkevalgte kontrollutvalg. Kontrollutvalgene skulle, på vegne av kommunestyre/fylkesting, føre tilsyn med den løpende forvaltningen og påse at den skjedde på en økonomisk betryggende måte. Ved siden av kommunestyre/fylkesting og formannskap/fylkesutvalg er dette det eneste utvalget som er lovpålagt, og må derfor anses som å være gitt en betydelig rolle. 1 Kommunelovens kapittel 12, og Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner er gjengitt i Kontrollutvalgsboken s. 152-19
En styrket egenkontroll var i tråd med politiske føringer for økt kommunalt selvstyre, og mindre statlig kontroll. Oppgaver og økonomiske ressurser er overført fra statlig til kommunalt hold, og fulgt av krav om forsterket kontroll for å påse at ressursene ble forvaltet på en betryggende måte. Blant annet var oppfølging av vedtak og bestemmelser en sentral oppgave for kontrollapparatet. Et annet forhold som forsterket begrunnelsene for styrket egenkontroll var innbyggernes antatt økende bekymring for effektivitet og riktige avgjørelser omkring fordeling av goder og byrder. I denne rollen ble kontrollutvalgene pålagt oppgaven som en slags garantist overfor både statlig hold og kommunens/fylkeskommunens innbyggere. Enda en funksjon for kontrollutvalgene var å evaluere kommunens virksomhet. I en tid hvor stadig flere kommuner/fylkeskommuner innførte styring etter bestiller-utfører-modellen skulle kontrollapparatets virksomhet bidra til læring og bedre styring. I forskriftene tilhørende kommuneloven av 1992 (FOR-1993-01-13-4044) var kontrollutvalgene pålagt å holde møtene sine for lukkede dører. Denne bestemmelsen var en konsekvens av de spesielle oppgavene som ble lagt til kontrollutvalget, og et unntak fra den generelle bestemmelsen om at møter i kommunale/fylkeskommunale organer som hovedregel skal være åpne. I tillegg til medlemmene i utvalget, ble ordfører/fylkesordfører og revisor gitt møte- og talerett. I den nye offentleglova av 2006, understrekes betydningen av å etterleve offentlighetsprinsippet ytterligere. Prinsippene om allmennhetens innsyn i forvaltningen er forsterket gjennom de siste årene, og regnes i dag som et grunnleggende demokratisk prinsipp. På samme måte som for øvrige kommunale/fylkeskommunale organer er kontrollutvalget omfattet av offentlighetsprinsippet. Frem til den siste endringen i kommuneloven var imidlertid dette begrenset til dokumentoffentlighet, og ikke omfattet av møteoffentlighet. Ved å gi kontrollutvalgene mulighet til åpne møter, signaliserte den siste lovendringen at offentlighetsprinsippet er styrket i perioden fra innføringen av kommuneloven. Endring i kommuneloven Med den siste endringen i kommuneloven og tilhørende forskrifter følger muligheten for at utvalget selv kan fatte vedtak om hvorvidt møter skal føres for åpne eller lukkede dører. Med åpne dører forstås her at enhver som ønsker det gis mulighet til å være tilstede som publikum, men uten rettigheter som tale-, forslags- eller stemmerett. 77. Kontrollutvalget 8. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Dette innebærer at dersom kontrollutvalget ikke fatter et vedtak om at møtene deres i utgangspunktet skal holdes for åpne dører er det bundet av bestemmelsen om at møtene føres for lukkede dører. Dersom utvalget finner det formålstjenlig å åpne møtene kan det fattes vedtak om dette, som gjøres gjeldende for fremtidig praksis. Saker unntatt offentlighet Dersom utvalget velger å holde møtene sine åpne, vil det imidlertid forekomme unntak, i de tilfeller hvor utvalget skal behandle saker som er av en karakter som unntar dem fra offentlighet. Dette reguleres av kommuneloven 31 nr. 3, som sier: 20
31. Åpne eller lukkede møter. 3. Et folkevalgt organ kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller vedkommende organ vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Dette vil først og fremst dreie seg om saker som omfattes av bestemmelser om taushetsplikt i.h.t. forvaltningsloven 13. (taushetsplikt): Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. I tillegg gjelder det saker på bakgrunn av mer skjønnsmessige vurderinger, hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Her fastslås det personalsaker alltid skal behandles for lukkede dører. Dette er bestemmelser som gjelder både i forbindelse med dokumenthåndtering, møtevirksomhet og andre situasjoner hvor slik informasjon behandles. Pr. i dag, hvor møtene er lukket for allmennheten, får bestemmelsene først og fremst betydning i forbindelse med håndtering av møtedokumentene. Dersom man generelt har åpne kontrollutvalgsmøter vil tilsvarende saker medføre at en, i tillegg til å skjerme dokumenter, også må lukke dørene ved behandling av den aktuelle saken. Øvrige saker på møtene behandles da for åpne dører. Motsatt er det imidlertid ikke slik at lukkede møter må medføre at dokumentene unntas offentlighet, eller at det automatisk pålegges taushetsplikt for alle opplysninger gitt i møtet. Det er adgang til å lukke møter når særlige grunner tilsier det, men det skal likevel ikke være til hinder for at allmennheten får innsyn i dokumentene eller behandlingen ut over det som reguleres av taushetsplikten. Konsekvenser av åpning Et vedtak om å endre praksis fra lukkede til åpne møter vil dermed tilsi at :. Kontrollutvalgets møter er i utgangspunktet åpne for allmennheten, med unntak for de saker som følger av bestemmelsene om taushetsplikt og tungtveiende private og offentlige interesser slik det fremgår av kommuneloven 31-3. I slike tilfeller lukkes dørene ved behandling av den aktuelle saken. Personalsaker og andre saker som er omfattet av bestemmelsen om taushetsplikt skal alltid behandles for lukkede dører. Likeså skal dokumentene i slike saker unntas offentlighet. I enkelte saker kan skjønnsmessige vurderinger tilsi at dørene lukkes, selv om loven ikke pålegger det. Det må likevel vurderes om saksdokumentene kan gjøres offentlige. 21
Ulike aspekter ved åpne og lukkede møter Synlighet En ønsket effekt av å synliggjøre utvalgets virksomhet er en større forståelse for nytten av kontrollorganenes arbeid, og for at kontrollutvalg og revisjon er en viktig del av virksomhetsstyringen. Økt tilgang på informasjon om utvalgets arbeid kan skape økt interesse og dermed mindre avstand mellom kontrollorganene og kommunal virksomhet for øvrig. Åpne møter innebærer åpenhet både for allmennheten, kommunens ansatte og andre folkevalgte. Muligheten for å være synlig avhenger imidlertid ikke av hvorvidt utvalget holder møtene sine for åpne dører andre informasjonskanaler kan være vel så viktige. Tilgjengeligheten og signaleffektene som vises utad ved eventuell overgang til åpne møter vil imidlertid være betydelig. Åpne møter innebærer at publikum kan være tilstede for å overhøre forhandlingene og deretter referere fra dem. Mulighetene for økt debatt om utvalgets saker er dermed til stede. Det er grunn til å anta at media vil benytte anledningen til å overvære møter for å få informasjon om konkrete saker av interesse, til bruk i nyhetsoppslag. Legitimitet En av målsettingene med kontroll- og tilsynsarbeidet er å bidra til å styrke allmennhetens tillit til den kommunale forvaltningen. Ved å åpne utvalgets møter vil informasjon og drøftinger bli tilgjengelige for den som måtte ønske det. Dersom møtene åpnes kan det i seg selv gi et bilde av en åpenhet basert på at utvalget har en arbeidsform som underbygger deres uavhengighet. Media gis også styrket mulighet til å oppfylle sin rolle som vaktbikkje, gjennom at de har anledning til selv å observere hvordan kommunens egne kontrollorganer følger opp saker. Oppmerksomhet og debatt i media er et signal på at konkrete saker og virksomheten i seg selv er av betydning for innbyggerne. Åpne dører vil være en forsikring om at kommunens saker underlegges god kontroll og sikres en forsvarlig behandling. Innsyn, kritiske kommentarer og debatt kan underbygge at virksomheten drives legitimt. Rettssikkerhet Åpne møter i et kontrollorgan kan også til en viss grad sies å være et spørsmål om rettssikkerhet. Selv om man tilstreber en skriftlig saksbehandling der flest mulig av sakens relevante argumenter nedfelles i saksdokumentene vil det som regel være slik at diskusjonen i utvalget er av vesentlig betydning for beslutningen, og at nye opplysninger og argumenter kan dukke opp i møtene. At den saken gjelder har rett til å være til stede og dermed kunne oppnå innsyn i dette kan sies å være med på å styrke den enkelte innbygger og ansattes rettssikkerhet. Fri debatt med tilhørere til stede En annen side som berører spørsmålet om uavhengighet er muligheten for at tilhørere i møtene kan hindre nødvendig åpenhet i en del diskusjoner. I saker hvor taushetsbelagt informasjon behandles eller andre forhold tilsier at behandlingen skal/bør unntas offentlighet, må dørene selvfølgelig lukkes for andre enn utvalg, revisor og sekretariat. I andre saker kan imidlertid offentlig tilstedeværelse legge bånd på utvalgets medlemmer i forhold til hvilke argumenter og opplysninger som legges på bordet. Det er viktig at saker belyses godt, og at nødvendig informasjon ikke holdes tilbake på grunn av at det er tilhørere i møtene. For at åpne møter skal bli en styrke for kontrollarbeidet, og ikke et hinder, fordrer det at utvalget selv er bevisst på at informasjonsutvekslingen ikke må hindres av eventuelle tilhørere. Dersom det underveis i møteforhandlingene kommer opp tema som krever unntak fra offentlighet hviler det på utvalget selv, særlig ved leder, å reise 22
spørsmål om lukking av dørene i den konkrete saken, eller ta informasjon opp i en senere sak som i sin helhet behandles for lukkede dører. Særlig når pressen velger å være til stede kan det for enkelte oppleves som ubehagelig at man kan bli direkte sitert i et møte, og at man dermed må være mer bevisst på hvordan man ordlegger seg i en diskusjon. Det bør imidlertid vurderes hvorvidt dette hensynet skal veie tyngre enn offentlighetens rett til innsyn i den offentlige saksbehandlingen. Aktiv informasjon om møter Utgangspunktet for å foreta en overgang fra lukkede til åpne møter må være en intensjon om at saker som behandles av kontrollutvalget skal synliggjøres i større grad enn pr. i dag. Ved å fatte et vedtak om å åpne dørene forplikter utvalget seg samtidig til å aktivt informere om møtene sine. Bestemmelsen i kommuneloven 32 sier at Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte. Hva som er hensiktsmessig blir et skjønnsspørsmål, men det vil i dette tilfellet være naturlig å benytte de samme kanaler som brukes i forbindelse med øvrige møter i de folkevalgte organene i kommunen. Det skal også legges til rette for at forhandlingene skal kunne tas opp på lydbånd, video eller kringkastes over radio eller fjernsyn (kommuneloven 31 nr. 2), under forutsetning av at det ikke forstyrrer behandlingen av saker. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Møteoffentlighet i folkevalgte organer er et viktig demokratisk prinsipp, der kontrollutvalgene har et særlig unntak. Spørsmål om vurdering av lovendring, som gjør at møtene som hovedregel skal være åpne, gjør det aktuelt at kontrollutvalget tar en diskusjon om åpne eller lukkede møter nå. Kontrollutvalget har uttalte seg positivt til dette i tidligere møter, og sekretariatet har lagt dette til grunn. Slik sekretariatet ser det er det synes også argumentene for åpning av møtene å være sterkere enn argumentene mot. Dersom kontrollutvalget velger å avholde fremtidige møter for åpne dører, med de nødvendige unntak, må det være en intensjon at møteforhandlingene fortsatt skal ha frie og uavhengige debatter. En forutsetning for at en slik ordning skal ha positiv effekt er at eventuell økt oppmerksomhet betraktes som en fordel for utvalgets arbeid, og at tilhørere ikke virker begrensende på utvalgets debatter. Kontrollutvalgssekretariatet foreslår at ordningen med åpne møter nå vedtas, i tråd med høringsuttalelser gitt tidligere i forbindelse med revidering av reglene i kommuneloven 77 angående kontrollutvalg. 23
Retningslinjer for Hitra kommunes kontrollutvalg Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hitra kommune 13.12.2011 037/11 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/280-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar forslag til retningslinjer for kontrollutvalget i Hitra kommune til orientering. Kontrollutvalget ber sekretariatet ta med seg de innspill i møtet og innarbeide disse i en egen sak som behandles av kontrollutvalget i neste møte, hvor Retningslinjer for kontrollutvalget i Hitra kommune kan endelig behandles og oversendes Hitra kommunestyre for endelig vedtak. Vedlegg Forslag til retningslinjer for kontrollutvalget Hitra Saksutredning Kontrollutvalget i Hitra kommune er nå inne i en ny valgperiode med store utskiftinger av medlemmer. Som utgangspunkt er det naturlig for et nytt utvalg å ta opp om man ønsker retningslinjer eller et reglement for sitt arbeide. Det kan være naturlig for utvalget og bruke noe tid på å diskutere om slike retningslinjer er ønskelig, samt kunne debattere innholdet. Retningslinjene er ment å utdype utvalgets oppgaver og ambisjonsnivå utover bestemmelsene i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Samt å gi kommuneforvaltningen og innbyggerne i Hitra kommune en bedre innsikt i utvalgets virksomhet. Retningslinjene følger kommunelovens bestemmelser som gjelder for kontrollutvalg 1, samt generelle regler som habilitet. Forslag til nye retningslinjer skiller seg fra lovens hovedregel i reglementets 5, hvor forslag til bestemmelse setter at utvalgets møter skal være åpne. Dette avgjøres av kontrollutvalget i egen sak, og må derfor tilpasses hvordan saken faller ut fra utvalgets side. Hovedregelen er etter kommuneloven 77 pkt. 8, at møtene skal gå for lukkede dører, dersom utvalget selv ikke bestemmer annet. Dette viser eksplisitt til at det tilligger utvalget selv å avgjøre om møtene skal holdes for åpne eller lukkede dører. Et vedtak om endring fra dagens gjeldene hovedregel kan være en god måte å synliggjøre betydningen av utvalgets beslutning og arbeidsmetode, ved å legge dette inn i retningslinjene for utvalget. Utover dette er det presisert i 5 i det nye forslaget til retningslinjer at ordføreren har møte og talerett, samt reglene om habilitet etter kommuneloven 40. 1 Kommunelovens kapittel 12, og Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner er gjengitt i Kontrollutvalgsboken s. 152-24
I tillegg er det i 6 og 7 i de nye retningslinjene berørt den innsynsrett kontrollutvalget besitter som utvalg, samt presisering om lukking av møte ved behandling av taushetsbelagt informasjon. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget bruker noe tid på å sette seg inn i Retningslinjer for kontrollutvalget i Hitra kommune, og komme med innspill til utformingen av disse. Sekretariatet vil ta med seg innspillene fra møtet og revidere forslaget til en egen sak for endelig form og for utvalget til å kunne oversende til kommunestyret for vedtak. Sekretariatet foreslår at dersom kontrollutvalget vedtar å avholde åpne møter fra og med neste møte at også dette synliggjøres i retningslinjene for kontrollutvalget. e kontrollutvalg. 25
Side 1 av 3 Hitra kommune Kontrollutvalget Retningslinjer for kontrollutvalget i Hitra kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal Kontrollutvalget bidra til at Hitra kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Hitra på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrig interessenter har tillit til Hitra kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyret intensjoner og vedtak. 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Hitra kommune består av 5 medlemmer med varamedlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: - Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunes årsregnskap og å påse at revisors- og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. - Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. - Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. 26
Side 2 av 3 Hitra kommune Kontrollutvalget - Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Hitra kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Utvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Møteinnkalling sendes en uke før møtet finner sted. Innkalling og protokoll fra møtene sendes medlemmer, varamedlemmer, ordfører, rådmann og revisor. Utvalgets møter er åpne og holdes i henhold til vedtatt møteplan. Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalget. Utvalget er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene deltar i forhandlingene og avgir stemme i vedkommende sak. Om inhabilitet for utvalgets medlemmer og om fritak for å delta i behandlingen av en sak, gjelder bestemmelsene i kommuneloven 40. 6. Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget har rett til enhver opplysning fra kommunen, som anses som nødvendig for å utføre tilsynsfunksjonen. Kontrollutvalget avgjør selv hvilke opplysninger som er nødvendig for dens kontroll. Informasjons- og innsynsretten som tilligger kontrollutvalget gjelder også den som utfører sekretariatsfunksjonen. 7. Taushetsplikt offentlighet Kontrollutvalgets møter er åpne for allmennheten. Dørene skal likevel lukkes dersom utvalget skal behandle saker som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, jfr forvaltningsloven 13. Utvalget må sørge for at rapporter og opplysninger som gir nødvendig grunnlag for saksbehandlingen i andre organer, blir meddelt. 8 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Hitra kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for; - å sikre god kvalitet i kommunens tjenester - å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse - å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen - å sikre at politiske vedtak i Hitra kommune følges opp. 27
Side 3 av 3 Hitra kommune Kontrollutvalget 9 Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalget leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 10 Ikrafttredelse Retningslinjene gjelder fra den dato det er vedtatt av Hitra kommunestyre. 28
Oppfølging av politiske vedtak per 30.11.2011. Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hitra kommune 13.12.2011 038/11 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: Arkivsaknr.: 11/112-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget innarbeider endringer i oppfølgingslisten i møtet og ber KonSek vurdere status på nytt før neste møte. Vedlegg Hitra kommunestyre sakslister 30.08-24.11 pol.vedtaksoppfølging. Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg klart frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger i utgangspunktet til rådmannen. Dette fremgår av kommuneloven 23, 2. ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen ligger til rådmannen, vil kontrollutvalget også ha en oppgave i å påse at vedtak blir iverksatt. Dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar. Kontrollutvalget har i de siste årene hatt en egen oppfølging av politiske vedtak. På bakgrunn av rådmannens ansvar for å gjennomføre politiske vedtak, vedtok kontrollutvalget følgende som pkt 3 i sak 26/10: 1. Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering om administrasjonens rutiner og praktisk oppfølging av politiske vedtak i Hitra kommune i kontrollutvalgets oktobermøte Dette ble lagt frem som sak 39/10 i møte 22.10.10 og følgende ble vedtatt: 1. Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen om dagens rutiner til orientering. 2. Kontrollutvalget er tilfreds med at administrasjonen vil ta i bruk nye og bedre rutiner for oppfølging av politiske vedtak i løpet av 2010. 3. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilbakemelding om status på vedtak og en vurdering av praktiseringen av rutinene, innen 1. juni 2011. Kontrollutvalget fikk i møte den 17.06 utdelt rådmannens manuelle oversikt over saker/vedtak som står til rest. I tilknytning til saken orienterte rådmannen om det interne arbeidet som har pågått en tid for å kunne ta i bruk mer rasjonelle rutiner for administrasjonens egen oppfølging av politiske vedtak. Rådmannen opplyste at han ville orientere kontrollutvalget når det administrative systemet for oppfølging endres. 29