Saksbilag Sak: Ny organisasjonsmodell i Glommen Skog BA Saksbilag til andelseiermøter i valgkretsene våren 2009 og årsmøtet i Glommen Skog BA 23. april 2009
Innhold Styrets innstilling............................................. 3 Forslag til vedtak.............................................. 3 Saksopplysninger............................................. 3 Hvorfor organisasjonsendring?.................................. 3 Hvilke endringer foreslås?...................................... 3 Hva oppnår vi med omorganiseringen?.......................... 4 Hva betyr omorganiseringen for den enkelte andelseier?............. 4 Hva innebærer omorganiseringen for dagens skogeierlag?........... 4 Hvordan er beslutningsprosessen?............................... 4 Hvorfor fortsatt indirekte representasjon i Glommens årsmøte?...... 4 Utvalgets innstilling........................................... 7 Utvalgets innstilling............................................ 7 Skogeierområdet har ansvar for følgende oppgaver................ 7 Bakgrunn.................................................... 7 Utfordring og mandat....................................... 7 Beskrivelse av ny organisasjonsmodell.......................... 8 Innledning................................................ 8 Lokalleddet................................................ 8 Skogeierområdets oppgaver.................................. 8 Arbeidsform............................................... 8 Skogeierområdets styre....................................... 9 Tillitsvalgtsopplæring........................................ 9 Antall skogeierområder...................................... 9 Valg av tillitsvalgte.......................................... 10 Valgkomiteen i skogeierområdet.............................. 10 Godtgjøring av tillitsvalgte................................... 10 Representasjon i andelslagets årsmøte......................... 11 Indirekte representasjon..................................... 11 Representasjon ved direkte deltakelse i årsmøtet................. 12 Ny organisering krever vedtektsendringer...................... 12 Gjennomføringsplan.......................................... 13 Utvalgets syn på valg av modell.................................. 14 Skogeierlagene............................................. 14 To valg; oppløsning eller videreføring?........................ 14 Videreføring............................................... 14 Anbefaling.................................................. 14
Styrets innstilling Styrets innstilling til ny organisasjonsmodell i Glommen Skog BA behandles i andelseiermøtene i mars 2009 for så å fremmes for årsmøte den 23. april. Innstillingen fra utvalget som ble nedsatt på Glommens høstmøte i 2008 er vedlagt denne saken. I tråd med utvalgets mandat skulle utvalgets innstilling behandles i andelseiermøtene i mars 2009 for deretter å bli fremmet for Glommens årsmøte den 23. april 2009. Forslag til vedtak Styret i andelslaget er godt fornøyd med utvalgets innstilling, og styret stiller seg bak utvalgets forslag til organisasjonsmessige endringer. Styret foreslår for årsmøtet at: intensjonene i utvalgets innstilling, dvs. ett ledd lokalt i andelslaget, færre lokalledd enn dagens 20 valgkretser, administrasjonen i andelslaget er fast sekretariat for lokalleddet, de tillitsvalgte i lokalleddene utgjør utsendingene til representantskapet, èn valgkomité i Glommen og indirekte representasjon i andelslagets årsmøte vedtas til ny organisasjonsmodell. gjennomføringsplanen som er beskrevet i innstillingen vedtas. 24 i Glommen Skog BAs vedtekter oppheves, og at samarbeidsavtalen mellom andelslaget og skogeierlaget sies opp. Saksopplysninger Slik det framgår av forslag til vedtak går styret inn for at indirekte representasjon (lik dagens modell med utsend inger) videreføres. Styrets begrunnelse for dette valget er lagt inn sist i styrets saksdokument (side 5). Hvorfor organisasjonsendring? Etter omdanningen til andelslag endte vi opp med to lokalledd i Glommen. Andelslagets valgkrets er det ene og følger skogeierlagets geografiske avgrensning. Dette er arenaen hvor andelslaget møter sine eiere. Skogeier - laget er det andre, som etter omdannelsen ble etablert som en egen juridisk enhet. Alle andelseiere er medlemmer i skogeierlaget. Bindingen mellom andels laget og skogeierlaget er forankret i en samarbeidsavtale. Glommens representantskap slo fast at organiseringen måtte forenkles slik at vi kun fikk ett lokalledd, og uttrykte at vi med dagens organisering har «juridisk rotet bort lokalleddet». Skogeierlaget kan av juridiske årsaker ikke fusjoneres inn i andelslaget, så med ett lokalledd er det valgkretsen det må bygges på. Representantskapet mente at to lokalledd er med på å svekke eierdemokratiet i Glommen og at vi på sikt kunne få et sprik i mål og resultater mellom andelslaget og skogeierlaget. Det ble også slått fast at rekruttering av tillitsvalgte lokalt er problematisk mange steder. Hvilke endringer foreslås? Denne doble organiseringen av arbeidet lokalt gir både en tungvint og forvirrende arbeidsform. Styret i andelslaget foreslår derfor at Glommen skal være organisert slik at det bare blir ett nivå lokalt. Samtidig bør de lokale enhetene bli større. Styret i andelslaget foreslår å kalle de nye lokale enhetene for skogeierområder. Med dette blir organiseringen av eierdemokratiet forenklet. Konkret betyr dette at samarbeidsavtalen mellom andelslaget og skogeierlaget sies opp. Skogeierlaget vil da miste sin formelle funksjon i andelslaget. Det foreslås å opprettes seks nye, regionale skogeierområder: Glommen Nord-Østerdal Glommen Midt-Østerdal Glommen Sør-Østerdal Glommen Trysil Glommen Solør Glommen Sør 3
Disse seks skogeierområdene skal velge alle utsendingene til Glommens representantskap. Antall utsendinger i representantskapet blir redusert fra cirka 60 til et fast antall på 33. Fordelingen av antall utsendinger pr område skal foretas ut fra både antall andelseiere og solgt volum fra andelseierne i området. De 33 utsendingene skal også fylle rollen som tillitsvalgte i skogeierområdene. I hvert skogeierområde velger andelseierne en leder blant de tillits - valgte. Andelslagets valgkomité skal også ta ansvaret for å foreslå de 33 tillitsvalgte/utsendinger. Denne valg - komiteen har i dag representanter med personlige varamenn fra hvert av skogeierområde. Én valgkomité i Glommen gir bedre mulighet for en helhetlig tenkning når det gjelder rekruttering av tillitsvalgte. Hva oppnår vi med omorganiseringen? Oppgavene skogeierområdet har ansvar for, er beskrevet i utvalgets innstilling. I skogeierområdene vil administrasjonen i andelslaget ha sekretariatsansvar og styremedlemmene i andelslaget vil lettere kunne delta i styre møter i alle skogeierområdene. Dette vil forenkle og styrke kommunikasjonen mellom Glommens styre/ administrasjon og de tillitsvalgte lokalt. På den måten blir også kommunikasjonen mellom ledelsen og den enkelte andelseier styrket. I sum vil dette gi økt eier - demokrati. Tydelige ansvarsforhold og enkle kommunikasjonslinjer vil sikre at nødvendige oppgaver blir løst. Vi får nå også en organisering som er mer enhetlig og bedre tilpasset dagens eiere og oppgavene som skal løses lokalt. Forenklingen vil dessuten frigjøre ressurser, som kan bli brukt til nye oppgaver til andelseiernes beste. Hva betyr omorganiseringen for den enkelte andelseier? Ved at eierdemokratiet styrkes vil du få større innflytelse på viktige beslutninger. Du vil også fortsatt ha et sosialt og faglig samlingssted lokalt. Andelseier møtene som har vært avholdt om høsten er en arena mange andelseiere er blitt kjent med etter omdanningen til andelslag. Det vil i tillegg komme andre faglige arenaer i de nye skogeierområdene avhen - gig av hva som prioriteres i de enkelte områdene. Styret i andelslaget vil at Glommen skal være kjent for faglige interessante arrangementer med en god sosial profil. De nye områdene skal være mye mer enn en valgkrets. Styret i andelslaget mener at disse endringene vil gjøre hele organisasjonen mer slagkraftig og med en bedre bruk av ressursene. Hva innebærer omorganiseringen for dagens skogeierlag? Det som vil skje er at andelslagets nåværende samarbeidsavtaler med de enkelte skogeierlag sies opp, slik at det enkelte skogeierlag ikke lenger vil ha noen formell tilknytning til Glommen eller ha oppgaver for Glommens andelseiere. Dette innebærer trolig at de fleste lag vil velge å vedta oppløsning av laget, i og med at opp - gaver overføres til de nye, regionale skogeierområdene. Det er imidlertid opp til det enkelte lag å avgjøre sin egen framtid. Glommen vil foreslå ordninger som sikrer at midlene til skogeierlag som oppløses blir brukt lokalt i henhold til lagets vedtekter og på grunnlag av det enkelte lags øns ker. Midlene kan da stå som særfond i andelslaget, men skal kun brukes til på forhånd definerte formål. Her har andelslaget sammen med skogeierlagene tid til å finne fram til fornuftige formål og med et enkelt system for administrasjon. Stiftelsestilsynet skal godkjenne en ordning med slike særfond, så uansett vil dette bli avklart på et senere tidspunkt. Ifølge skogeierlagenes vedtekter kan en oppløsning av et skogeierlag først gjennomføres når dette er vedtatt av to påfølgende ordinære årsmøter. Endelig beslutning kan derfor først tas tidligst i 2011, selv om lagets formelle rolle i forhold til andelslaget opphører etter utløpet av oppsigelsestiden for samarbeidsavtalen mellom laget og andelslaget. Hvordan er beslutningsprosessen? På representantskapets høstmøte i 2008 ble det nedsatt et arbeidsutvalg med oppgave å fremme forslag til ny organisasjonsmodell i Glommen. Med utgangspunkt i utvalgets anbefalinger vil styret i andelslaget fremme forslag til vedtak på årsmøtet i Glommen Skog BA 23. april 2009. Forslaget eller forslagene vil i forkant bli behandlet på andelseiermøtene i mars. Deretter vil alle andelseiere få anledning til å uttale seg i en høring. Det skal også gjennomføres en høring for skogeierlagene. Styret i andelslaget vil avgi en endelig innstilling i september/oktober 2009, der innspill fra høringsrunden vil bli innarbeidet. Innstillingen behandles videre på på - følgende andelseiermøter høsten 2009. På grunnlag av styrets innstilling og andelseiermøtenes vurderinger vil representantskapet fatte et endelig vedtak på sitt ekstraordinære årsmøte i november/desember. Dette vil gi grunnlag for innføring av ny organisasjonsmodell fra 1. januar 2010. 4
Hvorfor fortsatt indirekte representasjon i Glommens årsmøte? Når det gjelder møterett i andelslagets årsmøte legger samvirkeloven av 2007 til grunn at hovedregelen er at alle andelseiere/medlemmer har en slik personlig møterett, altså såkalt direkte representasjon. Denne hoved - regelen kan fravikes i samvirkeorganisasjoner som er landsdekkende eller som har mer enn 100 andelseiere/ medlemmer. I slike tilfeller kan det innføres bestemmelser i vedtektene som åpner opp for representasjon gjennom geografisk valgte utsendinger til andelslagets årsmøte. En slik form for representasjon beskrives som indirekte representasjon. I vurderingen av direkte representasjon har styret ikke funnet organisasjoner av samme størrelse som Glommen, som har innarbeidet denne formen for representasjon. I stedet anvendes indirekte representasjon i alle større samvirkeorganisasjoner i Norge. Dette gjør at vi i vurderingen av direkte representasjon ikke kan trekke veksler på andre samvirkeorganisasjoners erfaringer med en slik modell for representasjon. Det nærmeste vi kommer av referanser er fra hvordan aksjeselskapene fungerer. Styret i andelslaget foreslår i sitt vedtak indirekte representasjon i årsmøte tilsvarende i dag. baseres også på erfaringer fra deltagelse i generalforsamlinger i aksjeselskaper med mange eiere. I alternativet med indirekte representasjon legger styret vekt på betydningen av at tillitsvalgte lokalt er de samme som deltar i andelslagets årsmøte. Styret mener at «gjennomgående» representasjon vil gjøre det mer attraktivt å være tillitsvalgt lokalt og dermed bidra til å lette rekrutteringen. Ut fra en samlet vurdering mener styret i andelslaget at dagens ordning med indirekte representasjon er den rette. Følgende momenter har vært diskutert: Det at alle har mulighet til å delta i andelslagets årsmøte uten å gå vegen om først å bli valgt som lokal - tillitsvalgt tror vi vil være attraktivt for mange engasjerte andelseiere, og taler for direkte representasjon i årsmøte. Men deltakelsen fra andelseiere vil avhenge av avstanden til årsmøte, så de områder som ligger lengst unna vil være dårligere representert. Dette vil svekke eierdemokratiet i andelslaget, og taler for indirekte representasjon. Med direkte representasjon vil ikke skogeierområdene ha noen formell funksjon i andelslaget. Dette mener styret vil svekke lokalleddet framfor å styrke det. I dagens organisering møter 250 350 andelseiere på andelseiermøtene i mars. Her får alle uttale seg om de saker som skal opp på andelslagets årsmøte. Styret tror at denne deltakelsen vil opprettholdes med andelseiermøter i skogeierområdene. Dette er basert på deltakelsen i andelseiermøtene som har vært avholdt om høsten de siste tre år. Med direkte representasjon i et årsmøte vil deltakelsen være lavere, men samtidig så tallrik at et slikt møte må ha en stram regi. Et årsmøte med 100 150 deltakere vil ikke gi rom for noen dialog slik vi har opplevd på de regionale andelseiermøtene vi har gjennomført. Denne oppfatningen 5
6
Utvalgets innstilling Utvalgets innstilling til ny organisasjonsmodell i Glommen Skog BA behandles i andelseiermøtene i mars 2009 for så å fremmes for årsmøte den 23. april. Utvalgets innstilling Andelseierne/andelslaget skal lokalt kun ha én arena. Utvalget foreslår at dette betegnes som skogeierområdet. Utvalget foreslår at antall skogeierområder ikke overstiger 6. Skogeierområdene velger årlig et styre med leder, minst 4 personer. Andelslagets administrasjon er fast sekretariat for skogeierområdet. Styrets medlemmer i andelslaget har møterett i skogeierområdets styremøter. Felles valgkomite for andelslaget og skogeierområdet. Reduksjon av antall utsendinger til representant - skapet til 33 personer. Vekting av antall utsendinger fra skogeierområdene tar utgangspunkt i tømmervolum/antall andelseiere med forholdet 65/35. Indirekte representasjon i andelslagets årsmøte (dvs. dagens ordning). De tillitsvalgte i skogeierområdet er også utsendinger til representant skapet/andelslagets årsmøte. Skogeierområdet har ansvar for følgende oppgaver Virke som en kommunikasjonskanal mellom andelseierne og styret/administrasjonen ved å: videreformidle saker andelseierne er opptatt av, gjennomføre andelseiermøter, representere andelseierne i det kommunale kontaktutvalget, fremme forslag på lokale saker andelslaget skal arbeide med. Bakgrunn Utfordring og mandat Styreleder Mikael Løken signaliserte behovet for en organisasjonsgjennomgang på årsmøtet i 2008. Flere av utsendingene kommenterte denne saken og ba styret arbeide videre. Organisasjonsgjennomgang var derfor hovedsaken på representantskapets høstmøte i 2008. Beskrivelsen av Glommens nåsituasjon viste en eierorganisasjon som: juridisk hadde «rotet bort» lokalleddet har svekket sitt eierdemokrati kan få sprik mellom mål og resultater i skogeierlagene har vanskeligheter med rekruttering av tillitsvalgte lokalt Representantskapet vedtok at Glommen sto overfor følgende utfordring: Glommens organisasjonsmessige utfordringer er: Vi må forenkle organiseringen ved å skape ett lokalledd for å få en organisering som er mer enhetlig og tilpasset dagens eierforhold og oppgaver. Identifisere de oppgaver som skal tillegges lokalleddet, med krav om at de må oppleves som viktige for andels - eierne og hele organisasjonen. Begrunnelsene er; Viktige oppgaver skaper motivasjon hos de tillitsvalgte, viktige oppgaver blir faktisk utført, og oppgavene skal være tilpasset rammen for det som realistisk kan baseres på frivillighet. 7
Organisasjonsmodellen skal legge til rette for en god kommunikasjon mellom styre/administrasjon og lokalleddet, med begrunnelse i at dette er bærebjelken i vårt eierdemokrati. at oppgavene i alle ledd blir løst. Følgende mandat ble vedtatt: Mandat Representantskapet i Glommen Skog BA gir styret mandat til å fremme forslag til organisasjonsmessige endringer i Glommen med utgangspunkt i de ovennevnte utfordringer. Det skal også utredes mulighet for og konsekvenser ved andelseieres direkte deltakelse i årsmøtet. Representantskapet ber om at styret fremmer forslag på organisasjonsmessige endringer og gjennomføring overfor de ordinære andelseiermøtene som skal avholdes innen utgangen av mars måned, for så å behandle det på årsmøtet i Glommen Skog BA i 2009. Representantskapet stiller krav om at en utsending fra hver av andelslagets 3 valgregioner deltar i utvalget som skal arbeide med saken. Disse skal utgjøre 50 % av medlemmene i utvalget. Utsendingene fra hver av de respektive valgregionene tar selv ansvaret for å fremme en kandidat til utvalget. De øvrige medlemmene i utvalget er styrets leder, styrets nestleder og en andelseier oppnevnt av styret. Utvalget som har arbeidet med organisasjonsgjennomgangen består av: Mikael Løken, styreleder i Glommen og leder av utvalget Jens Naas-Bibow, nestleder i Glommen Janne Mellum, oppnevnt av styret Egil Magnar Stubsjøen, oppnevnt fra valgregion Nord Elisabeth Gjems, oppnevnt fra valgregion Midt Ole Th. Holth, oppnevnt av valgregion Sør Fra administrasjonen har disponent Helge Urstrømmen og organisasjonssjef Per Skaare deltatt Beskrivelse av ny organisasjonsmodell Innledning Beskrivelsen av organisasjonsmodellen er delt i to i dette dokumentet. Den ene delen beskriver lokalleddets oppgaver, organisering og innhold. Lokalleddet består i dag av to instanser skogeierlag og valgkrets. Den andre delen beskriver representasjon i andelslagets årsmøte. Det utredes hvordan indirekte og direkte representasjon påvirker lokalleddet. Lokalleddet I mandatet legges det opp til en organisasjonsmodell med kun ett lokalledd. Rent formelt betyr det at det er dagens valgkrets det skal bygges på. I fortsettelsen kalles lokalleddet for skogeierområdet. Skogeierområdets oppgaver Utvalget har diskutert hvilke oppgaver som skal tillegges skogeierområdene. Hovedkriteriet er at de er viktige for andelseieren og andelslaget. Oppgavene som er beskrevet er konkrete og etterprøvbare, blir de ikke utført/løst kan andre (andelslaget) utføre oppgaven. Nåsituasjonsbeskrivelsen tyder på at mange av de oppgaver skogeierlagene i dag skal løse, ikke blir løst. Utvalget ønsker der - for å begrense antall oppgaver. I tillegg skal oppgav ene ha en karakter som gjør det attraktivt å være tillits valgt. Følgende oppgaver ser utvalget som de mest aktuelle: Skogeierområdet er kommunikasjonskanalen mellom den enkelte andelseier og styret/ administrasjonen. Denne oppgaven innebærer å: videreformidle saker andelseierne er opptatte av, gjennomføre andelseiermøter for å behandle saker andelslaget har satt på dagsorden, ha ansvar for å ønske nye andelseiere velkommen til andelslaget. - Som ny andelseier har du normalt blitt kjent med skogbruksleder. Det å bli kjent med eierorganisasjonen på et tidlig stadium vil styrke din tilhørighet til andelslaget. Skogeierområdet skal representere andelseierne i de kommunale kontaktutvalgene. Skogeierområdet skal fremme forslag på lokale saker/ tiltak andelslaget bør arbeide med. Arbeidsform Utvalget mener at koblingen mellom administrasjon/ styre og skogeierområde må være sterk for å sikre at oppgavene blir løst på en god måte. For å sikre dette foreslår utvalget at administrasjonen påtar seg sekretariatsfunksjonen for styrene i skogeierområdene. Administrasjonen kan bistå til f.eks. innkalling til møter, skrive referater og bistå med ressurser i forhold til de oppgaver som er bestemt at skal løses. Avhengig av hvilke oppgaver som skal løses, vil ulike deler av administrasjonen, eventuelt styret, bistå skogeierområdet i tilrettelegging av oppgavene. Dette innebærer at det alltid er administrativ bistand på styremøtene. Utvalget mener at styrets medlemmer i andelslaget skal inviteres til styremøter i skogeierområdene. Utvalget 8
mener videre at det enkelte skogeierområdet ikke tren - ger egen overføring av penger, da andelslaget vil betale kostnadene for de aktiviteter som er avtalt. Behovet for føring av regnskap blir også borte. Skogeierområdets økonomi er en del av andelslagets regnskap. De tillits - valgte i skogeierområdet skal godtgjøres, en modell for det er beskrevet senere i notatet. Utvalget mener at de nevnte oppgaver skal løses ved: et tett samarbeid mellom styret i skogeierområdet og administrasjonen. Dette vil legge grunnlaget for god kommunikasjon i organisasjonen og danne en plattform for at skogeierområdet kan være den nødvendige kommunikasjonsarenaen organisasjonen trenger, at sekretariatet videreformidler saker andelseierne i skogeierområdet er opptatt av, administrasjonen innkaller og ordner det praktiske rundt andelseiermøter. Utvalget mener det bør legges opp til to andelseiermøter per år tilsvarende i dag. at administrasjonen orienterer de tillitsvalgte om nye andelseiere at skogeiernes representanter i kommunens kontaktutvalg kjenner Glommens strategi for aktuelle saker som skal behandles. at administrasjonen gir innspill til de tillitsvalgte om hvilke lokale saker det kan være aktuelt å prioritere. Næringspolitikk, kurs og faglig utvikling er eksempler på saker som fremmes av skogeierområdet til andels laget. Dette blir en del av andelslagets budsjettprosess, og styret vil utarbeide rammer og retningslinjer for denne budsjettposten. Ressursbehov og prioritering av foreslåtte saker vil bli vurdert. De tiltak styret i Glommen Skog BA ender opp med, vil være en del av Glommens budsjett, og andelslaget vil da ta ansvaret for at de vedtatte tiltak blir gjennomført. Utvalget ser for seg at både tillitsvalgte, administrasjon og eventuell innleid hjelp skal bidra til å realisere de tiltak man er blitt enige om. Et eksempel på en slik sak kan være en kommunal arealplan. Skogeierområdet signaliserer at denne bør andelslaget følge opp. Andelslaget velger å prioritere saken og legger den inn i sitt budsjett. Forslag til høringsinnspill utarbeides av sentraladministrasjonen som sjekker dette med skogeierområdet før det sendes til kommunen. Avhengig av sak kan man vurdere hvem som bør stå som avsender. Et annet eksempel kan være en klimaplan som skal utarbeides. Hvis kommunen velger å sette ned et utvalg, vil det være mest naturlig at deltakeren fra Glom - men er en av de tillitsvalgte lokalt. Det gjøres da en avtale mellom andelslaget og skogeierområdet om dette. Skogeierområdets styre Utvalget mener det er ønskelig at alle kommuner er representert i styret i skogeierområdet. Under kapittelet som omhandler representasjon er det foreslått en modell for antall tillitsvalgte. Fordelingen som utvalget foreslår innebærer at ikke alle kommuner er representert til enhver tid. Valgkomiteen bør vektlegge at alle kommunene er representert over tid. Uavhengig av dette bør dyktighet og interesse settes foran geografisk representasjon. Styret i skogeierområdet med leder og medlemmer velges i andelseiermøtet. Tillitsvalgtsopplæring Kjennskap til Glommens virksomhet og verdigrunnlag og til de menneskene som arbeider i organisasjonen er nødvendig for å utføre en god jobb som tillitsvalgt. Det er også viktig å bli kjent med andelslagets arbeidsform. Administrasjonen tar ansvaret for at det årlig tilrettelegges kursing av nye tillitsvalgte. Satsing på de tillitsvalgte er viktig for andelslaget. Rekruttering og skolering av motiverte og dyktige tillitsvalgte og er med på å bygge opp under eierdemokratiet. Antall skogeierområder I dag er det 20 valgkretser og 20 skogeierlag i Glommen. Dette er mange og er ikke hensiktsmessig. Det er store ulikheter mellom valgkretsene. Bare i volum er den største 200 ganger større enn den minste. Utvalget foreslår å redusere de 20 valgkretsene til 6 skogeierområder. Dette kan virke som en dramatisk reduksjon. Men vi skal huske at dagens valgkretser følger skog eierlagenes grenser. Dette ble besluttet i forbindelse med omdanningen. Skogeierlagets geografiske avgrensning er etablert i 1930 og er nesten holdt uendret siden den gang. Oppgavene for skogeierlaget i denne perioden er sterkt endret. Fra at lederne i skogeierlaget kjøpte tømmer av skogeierne og ordnet med tømmerforskudd, og skogeierlaget var eierne av Glommen Skogeierforening, til slik vi i dag kjenner Glommen. Utvalget mener det er viktig å etablere skogeierområder med en viss størrelse i volum og et antall andelseiere som er hensiktsmessig sett i forhold til de oppgaver skogeierområdet er tiltenkt. For å kunne gjennomføre de oppgaver som er skissert, må samarbeidet med Glommens administrasjon og styre bli tettere. Framtiden vil stille større krav til kostnadseffektiv ressursbruk. Utvalget mener derfor at færre lokalledd er en forutsetning. I de svenske skogeierforeningene er skogeierområdene betydelig større både i areal og volum enn hva vi er vant til. Endring i avgrensning av skogeierområdene er noe 9
styret i skogeierforeningen beslutter etter samråd med skogeierområdet. I dagens Glommen er det representantskapet som beslutter avgrensning av valgkretsen. Utvalget vil foreslå at denne beslutningsmyndigheten legges til styret i Glommen etter samråd med skogeierområdet. Geografisk avgrensning for de nye skogseierområdene foreslås som: Glommen Nord-Østerdal Glommen Midt-Østerdal Glommen Sør-Østerdal Glommen Trysil Glommen Solør Glommen Sør Valg av tillitsvalgte Utvalget foreslår at de som velges som tillitsvalgte i Glommen velges for en periode på to år med en rullering slik at halvparten er på valg hvert år. Leder i skogeierområdet er på valg hvert år. Videre forslår utvalget at varamedlemmer skal være i nummerert rekkefølge. Valgkomiteen i skogeierområdet Det foreslås at andelslagets valgkomité også tar ansvaret for å foreslå tillitsvalgte i skogeierområdene. Denne valgkomiteen har i dag representanter med personlige varamedlemmer fra hvert av skogeierområdene. Utvalget ser for seg at den lokale representanten i valgkomiteen støtter seg til sitt personlige varamedlem i arbeidet med å finne lokale tillitsvalgte. Valg av tillitsvalgte skjer i andelseiermøtet. Valgkomiteens arbeid er viktig for rekruttering av tillits - valgte i organisasjonen. Valgkomiteen skal finne andels - eiere som er motiverte til å ta ansvar som tillitsvalgte, Komiteen skal sørge for at mangfoldet blant eierne blir reflektert i sammensetningen av styrene, og at det etableres styrekollegier som fungerer godt. Ved at den samme valgkomiteen har til oppgave å få tillitsvalgte til alle posisjoner og nivåer i Glommen, vil dette gi mulighet for en mer helhetlig tenkning når det gjelder rekruttering av tillitsvalgte til organisasjonen. Det er viktig at valgkomiteen har høy kvalitet på sitt arbeid. Utvalget legger til grunn at andelslaget gir alle medlemmer av denne valgkomiteen mulighet for nødvendig opplæring i slikt arbeid. Godtgjøring av tillitsvalgte Følgende prinsipper legges til grunn for godtgjøring av tillitsvalgte i skogeierområdet: Leder har en fast godtgjørelse på 15.000 kr. Øvrige tillitsvalgte/utsendinger har en fast godtgjørelse på 10.000 kr. Godtgjørelsen vil med disse satsene utgjøre en fast sum på 330.000 kr pr. år. Det er styret i Glommen som beslutter den faste godtgjørelsen til de tillits valgte. Den faste godtgjørelsen skal dekke arbeidet med de oppgaver som er beskrevet. Oppgaver som løses av de lokale tillitsvalgte utover dette avtales i forkant med styret/administrasjonen. Glommens satser for møtegodtgjørelse til tillitsvalgte legges til grunn. Møter som andelslaget innkaller til, dekkes med Glommens satser. De totale kostnadene vil avhenge av aktiviteten, men utvalget mener at kostnadene til å drifte ny modell vil bli lavere enn etter den gamle modellen. Nøkkeltall for de enkelte områder Nord-Østerdal Midt-Østerdal Sør-Østerdal Trysil Solør Sør i % i % i % i % i % i % Antall skogeierlag 6 2 2 2 3 5 Navn på skogeierlag Os, Tolga/Vingelen, Rendalen, Åmot, Elverum Trysilvassdraget, Våler, Brandval, Eidskog, Tyldal, Tynset, Stor-Elvdal/Sollia Osen, Åsnes, Grue Vinger, Nord-Odal, Alvdal, Folldal Sør-Odal Antall kommuner 5 2 2 2 3 4 Ant. andelseiere pr. 1.1.09 559 21,4 248 9,5 375 14,4 293 11,4 433 16,6 701 26,7 Obl. andeler antall 3.444 8,5 5.414 13,4 8.767 21,7 5.531 13,7 8.089 20,0 9.137 22,6 Tilleggsandeler antall 301 2,5 873 7,4 3.410 28,9 816 6,9 3.221 27,3 3.183 27,0 Areal i da 608.787 11,0 103.2418 18,7 1.055.953 19,2 1.0922.55 19,8 916.783 16,6 803.466 14,6 Gj.sn. eiendom 1.095 4.163 2.823 3.690 2.122 1.154 Gj.sn. totalvolum innkjøp fra andelseiere 2006-2008 45.173 5,3 113.265 13,2 180.519 21,1 101.926 11,9 216.937 25,3 198.424 23,2 10
Representasjon i andelslagets årsmøte Utvalget har også fått i oppgave å utrede muligheter for og konsekvenser av andelseiers direkte deltakelse i årsmøtet. Direkte representasjon, eller åpent årsmøte, innebærer at alle andelseierne har rett til å møte i andels - lagets årsmøte. Indirekte representasjon innebærer valgte utsendinger til representantskapet, slik Glommen er organisert i dag. I 2007 fikk vi «Lov om samvirkeforetak». Samvirkeforetakene har tiden fram til 2012 til å tilpasse sine vedtekter til de rammer som gis i denne loven. Nedenfor er det gitt en gjennomgang av de bestemmelser man må ta hen syn til når det gjelder stemmerett, bruk av fullmakter og deltagelse i andelslagets årsmøte. 1. Møterett. I samvirkelovens 36 slås det fast at grunnregelen er at alle medlemmer har rett til å møte i andelslagets årsmøte. Unntaket fra denne regelen er samvirkeforetak med mer enn 100 medlemmer og samvirkeforetak som er landsdekkende. For disse kan det i vedtektene gis bestemmelser om at medlemmene skal la seg representere i årsmøter ved utsendinger. Bare medlemmer kan være utsendinger. 2. Fullmakt. Hovedregelen er at det er adgang til bruk av fullmakt, men ingen kan være fullmektig for mer enn ett medlem. Det kan i vedtektene inntas bestemmel - ser som ikke gir adgang til bruk av fullmakt. 3. Stemmerett. Hovedregelen er at hvert medlem har én stemme på årsmøtet. Skal det enkelte medlem ha flere stemmer skal dette skje ut fra medlemmets samhandel med andelslaget. Hvis medlemmene skal la seg representere med utsendinger på årsmøtet skal det fastsettes i vedtektene hvordan disse skal velges. Indirekte representasjon Hvis modellen med indirekte representasjon blir videreført, vil utvalget foreslå at de som velges som utsendin - ger til andelslagets årsmøte samtidig velges som tillits - valgte i skogeierområdet. Tillitsvalgte i Glommen skal være en ressurs for andelslaget, og de må kunne ha tilgang på lik informasjon. Dette vil de få ved å være representant både lokalt og sentralt. Utvalget mener at prinsippet om gjennomgående tillitsvalgte vil gjøre det mer attraktivt å være tillitsvalgt. Antall utsendinger/tillitsvalgte: Med dagens ordning varierer antall utsendinger med fjorårets tømmervolum innkjøpt fra andelseierne. I tillegg har hver valgkrets én utsending. Utvalget mener det er mer hensiktsmessig med et fast antall utsendinger. Uavhengig av om det er gode eller dårlige tider, stor eller liten tømmeromsetning, trengs det et visst antall tillitsvalgte. Med et fast antall utsendinger foreslår styret at antall andelseiere og tømmervolum legges til grunn for fordelingen. Antall andelseiere per 01.01 i et skogeierområde legges til grunn ved valg av utsendinger. Om setningen fra andelseierne kan variere fra det ene året til det andre i et skogeierområde. Utvalget foreslår derfor at gjennomsnittet av tømmervolumet i de siste 5 år legges til grunn, fra og med omdanningen til andelslag i 2006. Utvalget foreslår et fast antall på 33 tillitsvalgte/utsendinger. Utvalget mener 33 personer er tilstrekkelig for å ivareta de lokale oppgavene skogeierområdene skal løse. Et antall på 33 gir hvert skogeierområde et antall på minst 4 tillitsvalgte, ut fra dagens omsetning. Samtidig utgjør 33 personer i et representantskap en størrelse som danner grunnlag for god kommunikasjon og dialog. Antall utsendinger i representantskapet har vært 59 personer i gjennomsnitt de siste årene. Med et fast antall på 33 og med to møtedager i året, betyr dette en besparelse for andelslaget på drøye 100.000 kroner. Ny modell Innflytelse Nord-Østerdal Midt-Østerdal Sør-Østerdal Trysil Solør Sør i % i % i % i % i % i % Gjennomsnitt innflytelse gammel modell 13,0 11,8 16,7 11,1 21,6 25,9 Antall eiere 2008 559 21,4 248 9,5 375 14,4 293 11,2 433 16,6 701 26,9 Volum gjennomsnitt 3 siste år 45.173 5,3 113.265 13,2 180.519 21,1 101.926 11,9 216.937 25,3 198.424 23,2 Antall utsendinger ny modell 3,6 10,9 3,9 11,9 6,2 18,7 3,9 11,7 7,4 22,3 8,1 24,5 Antall utsendinger etter avrunding 4 12,1 4 12,1 6 18,2 4 12,1 7 21,2 8 24,2 11
Det foreslås at volum vektes med 65 % og antall andels - eiere med 35 %. Dette er samme vektig av volum som før, og utvalget ser ingen grunn til å endre denne for - delingen. Som vi ser av tabellen under får et skogeierområde f.eks 7,4 utsendinger. Utvalget har diskutert innføring av utjevningsmandat og prinsipper for hvordan få uttelling for desimalene bak komma. Med utjevningsmandater kan det føre til at et skogeierområde ligger på vippen, og får et variabelt antall utsendinger fra det ene året til det andre. I stedet for å ha matematiske beregninger for hvor mange utsendinger et skogeierområde skal ha mener utvalget at det er bedre å gi styret ansvaret for fordeling av antall tillitsvalgte/ utsendinger med utgangspunkt i vektingen nevnt foran. Fordelingen av utsendinger mellom de enkelte skogeierområdene vil da bli slik tabellen nedenunder viser: Skogeierområdets oppgaver: Indirekte representasjon påvirker oppgavene i skogeierområdet. Oppgaver som kommer i tillegg til det som tidligere er nevnt er: Skogeierområdet skal fungere som én valgkrets og velge tillitsvalgte. Skogeierområdet skal behandle andelslagets årsmelding og regnskap. Disse oppgavene innebærer å: lede og organisere det ordinære andelseiermøte i mars Dette tilsvarer dagens oppgaver. Representasjon ved direkte deltakelse i årsmøtet Åpent årsmøte innebærer at den enkelte andelseier har møterett i andelslag ets årsmøte. Dette gir en enkel og lett forståelig organisering. Det innebærer samtidig at lokalleddet ikke lenger har oppgaven med å velge utsendinger. Andelseierne som deltar på andelslagets årsmøte mottar ikke godtgjørelse. Det representerer en kostnadsbesparing for andelslaget på ca. 120.000 kr per år. Den enkelte andelseier kan la seg representere av en annen andelseier gjennom fullmakt. Stemmerett: Samvirkeloven gir som hovedregel at hvert medlem har en stemme. Dette kan fravikes, forutsatt at stemmene vektes ut fra det enkelte medlem sin samhandel med andelslaget. Glommen har alltid hatt den praksis at innflytelsen er vektet opp mot tømmeromsetning og ved at økt omsetning gir et økt antall utsendinger. Utvalget mener at det antall stemmer den enkelte andels - eiere tildeles skal være koblet opp mot den samhandel andelseieren har hatt med andelslaget. Utvalget mener i tillegg at det skal være begrenset oppad til den avvirkning som årlig kan påregnes fra den eiendomsstørrelsen som er tildelt det maksimale antall på 120 obligatoriske andeler. Dette tilsier en årlig avvirkning på ca. 3.000 m 3 per år. Utvalget vil derfor foreslå at det gis en stemme for hver påbegynt 500 m 3 i tømmerleveranse, og begrenset oppad til seks stemmer. Da forholdene i skogbruket har blitt slik at det avvirkes sjeldnere og med større omfang, foreslår utvalget at det legges til grunn en fem års rullerende samhandel med oppstart 1.1.2006. Antall tillitsvalgte i skogeierområdet ved direkte representasjon: Utvalget vil legge samme antall tillitsvalgte til grunn i skogeierområdene også ved direkte representasjon. Men disse vil da bare ha en lokal funksjon. Utvalget ser behovet for at det finnes tillitsvalgte fra hver enkelt kommune. Denne problemstillingen finner vi i Glommen Nord-Østerdal hvor det er 5 kommuner og 4 tillits - valgte. Utvalget mener at det er interesse og engasje - ment som skal være styrende for valg av tillitsvalgte mer enn geografiske hensyn,, og mener derfor at 4 tillits - valgte er tilstrekkelig. Ny organisering krever vedtektsendringer Andelslagets vedtekter må gjennomgås og tilpasses ny organisasjonsmodell. Bl.a må følgende vedtekter slettes eller endres: 24 slettes. Denne omhandler samarbeidsavtalen mellom andelslaget og skogeierlaget. Beskrive andelseiermøtet ut i fra ett organisert lokalledd, tilføyelse til 13 Beskrive skogeierområdet med formål og organisering, leder/nestleder med mer, ny Beskrive oppgaver som skal utføres av skogeier - området, ny Beskrive hvordan saker skal fremmes for andelslagets årsmøte. Ny organisasjonsmodell krever en nøye gjennomgang av andelslagets vedtekter. Nye vedtekter vil bli foreslått i andelseiermøtene og i det ekstraordinære årsmøtet høsten 2009. 12
Gjennomføringsplan Forslag til gjennomføringsplan forutsetter at ny organisasjonsmodell blir iverksatt fra og med 01.01.2010. Utvalget foreslår at 24 i andelslagets vedtekter slettes. I 24 står det: Samarbeidsavtale med tilsluttede skogeierlag (foreninger) Det skal inngås samarbeidsavtaler mellom Glommen Skog BA og skogeierlagene om at de i sine distrikter skal ivareta det praktiske organisatoriske og næringspolitiske arbeid for andelslagets eiere. Avtalen forutsetter at samtlige andelseiere er medlemmer i det skogeierlag som omfatter det område der skogeiendommen ligger. I tillegg vil utvalget foreslå at samarbeidsavtalen mellom andelslaget og skogeierlagene sies opp. Denne avtalen har 12 måneders oppsigelse. Hvis det skulle vise seg at prosessen mot ny organisasjonsmodell ikke gjennomføres, vil representantskapet igjen kunne endre vedtektene og trekke oppsigelsen av samarbeidsavtalen tilbake. Uke 9 Uke 11 og 12 Prospekt med beskrivelse av ny organisasjonsmodell og gjennomføringsplan sendes ut sammen med Glommens årsberetning. Prospektet og gjennomføringsplanen for ny organisasjonsmodell behandles i de ordinære andelseiermøtene i mars, med styrets forslag til vedtak. Dette er i tråd med andelslagets vedtekter 23. april Ny organisasjonsmodell vedtas i årsmøtet. Videre vedtas sletting av 24 og oppsigelse av samarbeidsavtalen. Mai juni Høringsprosess To høringsprosesser gjennomføres: Andelseierne høres: Her utarbeides et spørreskjema som grunnlag for høring Skogeierlagene har egen høring. Begrunnelsen for det er at skogeierlagene blir direkte berørt av endringsprosessen. I høringsprosessen vektlegges følgende: Forslag på skogeierområder, Antall tillitsvalgte, og forslag til vekting mellom medlemmer og omsatt volum. Modell for honorering av tillitsvalgte i et skogeierområde. Skogeierområdets oppgaver August Okt Nov November Vedtak i styret på nytt prospekt med vedtekter til ny organisasjonsmodell Andelseiermøter for behandling av nye vedtekter og prospekt på ny organisasjonsmodell samt saker som berører overgangen fra gammel til ny modell Ekstraordinært årsmøte hvor ny modell vedtas. 13
Utvalgets syn på valg av modell Utvalget går enstemmig inn for at 6 skogeierområder skal utgjøre andelslag ets eneste lokalledd. Utvalget ønsker å presisere at det er det lave antallet skog eierområder som gir muligheten for den skisserte arbeidsformen der administrasjonen fungerer som sekretariat. Hvis andelslaget ender opp med flere skogeierområder enn 6, mener utvalget at arbeidsformen må revurderes. Arbeidsformen som er beskrevet for skogeierområdene vil gi grunnlag for en tett og god kommunikasjon i hele organisasjonen, også mellom skogeierområdene. Utvalget mener at arbeidsformen med administrasjonen som sekretariat sikrer kontinuitet i arbeidet lokalt. Dette sammen med god opplæring av tillitsvalgte vil gjøre det lettere for nye tillitsvalgte å gjøre en jobb for andelslaget. Arbeidsformen gir grunnlag for at hele organisasjonen får en felles virkelighetsoppfatning med bedre informasjonsflyt, slik at flere andelseiere har kjennskap til og påvirkning på hvilke saker andelslaget jobber med. Flertallet i utvalget går inn for indirekte representasjon i årsmøtet i andelslaget. Ved utsendingene blir alle andels eierne representert i forhold til samhandel og antall andelseiere i skogeierområdet., Modellen underbygger således skogeierområdets betydning i organisasjonen. Utvalget mener at felles tillitsvalgte i skogeierområdene og i representantskapet gjør det mer interessant å være tillitsvalgt, og vil bidra til å sikre rekrutteringen. Utvalget mener også at de tillitsvalgte med en slik modell vil kunne utføre sitt arbeid på en bedre måte enn i dag. Ved direkte representasjon er flertallet engstelig for at andelslaget vil få et preg av et «fremmøtedemokrati» hvor de som bor i nærheten vil møte, mens deltakelsen vil avta i forhold til avstanden fra årsmøtearenaen. Mindretallet går primært inn for direkte representasjon i årsmøtet. Dette er en enkel modell hvor alle har anledning til å møte i andelslagets høyeste organ og kan fremme sitt eget syn direkte. Fordelen ligger i at alle andelseierne kan møte på eget initiativ. I en slik modell er ingen avhengig av å først bli tillitsvalgt på et lavere nivå. Modellen har store likhetstrekk med den som praktiseres i alle aksjeselskap. Samtidig vil mindretallet presisere at den indirekte modellen i den form som et samlet utvalg har lagt til grunn, langt på vei fyller intensjonen i det som mindretallet framhever er fordelen ved direkte representasjon. Nemlig at skogeierområdene skal ha en tett kontakt med toppledelsen i Glommen både administrasjon og styre. Mindretallet slutter seg slik sett helt til flertallets innstilling som en svært god nr 2 løsning. Utvalget ønsker å fremheve betydningen av en felles valgkomité for hele andelslaget. Her har andelslaget gjennom valgkomitéen mulighet til å arbeide langsiktig for å sikre rekruttering av dyktige tillitsvalgte i organisasjonen. Utvalget vil også nevne at den beskrevne modellen vil være rimeligere i drift. Utvalget vil imidlertid poengtere at formålet med den beskrevne modellen først og fremst er å styrke andelslaget. Skogeierlagene I forslag til vedtak i Glommens årsmøte foreslås det at samarbeidsavtalen mellom andelslaget og skogeierlaget sies opp. Det er en gjensidig oppsigelsesfrist av avtalen på 12 måneder. To valg; oppløsning eller videreføring? Når skogeierlaget ikke lenger har noen avtale med andelslaget står det overfor to valg. Enten at laget oppløses eller at det videreføres. Det er lagets medlemmer som tar denne beslutningen. Videreføring En videreføring av skogeierlaget er en mulighet. Skogeierlaget må da gjennom gå sine vedtekter i og med at samarbeidsavtalen som binder andelslag og skogeierlag sammen ikke lengre eksisterer. Dette vedtektsarbeidet er ikke utredet av utvalget. Men et skogeierlag uten samarbeidsavtale med andelslaget vil måtte være selvstendig når det gjelder medlemsregister, egen økonomi og egne tillitsvalgte. En videreføring av skogeierlagene vil av den grunn ikke nødvendigvis virke oppbyggende på etablering av skogeierområder i andelslaget. 14
Anbefaling Utvalget vil anbefale at skogeierlagene oppløses. Det nye skogeierområdet skal ivareta de oppgaver andelslaget må løse lokalt, og til dette arbeidet kreves det ressurser såvel lokalt som sentralt. En oppløsning av skogeierlaget vil frigjøre ressurser. Uansett er det i lagets vedtekter tatt høyde for oppløsning av skogeierlaget. I 12 i lagets vedtekter står det: 12 Oppløsning Forslag om oppløsning av Skog eierlaget må vedtas i to ordinære årsmøter etter hveran dre med 2/3 stemme fler tall av de frem møtte. Det kan velges et avviklingsstyre som skal forestå avviklingen. Etter oppløsning og gjeldsavleggelse skal skogeierlagets gjenværende egenkapital avsettes til et fond i. kommune og benyttes til tiltak som fremmer faglig fremgang for skogog utmarks næring i kom munen. Ingen medlem mer har krav på lagets midler eller andel av disse. Dette betyr at et skogeierlag tidligst kan ta saken opp i sitt årsmøte i mars 2010 første gang. Hvis dette årsmøtet beslutter oppløsning må saken opp på ny i årsmøte i mars 2011. Andelslaget vil være behjelpelig med oppløsning av skogeierlagene. I 12 er også forvaltningen av lagets gjenværende egenkapital beskrevet. Ved oppløsning skal lagets egenkapital brukes i kommunen. Pengene kan settes på et særfond i Glommen med tydelige definerte områder for hva pengene skal brukes til. Det bør tilsiktes en enkel måte å administrere midlene på. Et særfond med tydelige bruksområder for hva pengene skal brukes til, skal godkjennes av Stiftelsestilsynet. Dette arbeidet er i gang. Hvis pengene blir stående på særfond i Glommen, mener utvalget at pengene skal ha en forrentning lik for eksempel gjennomsnitts NIBOR. 15
Grindalsveien 3 Pb. 1329, 2405 Elverum Telefon 62 43 53 00 Telefaks 62 43 53 01 firmapost@glommen.skog.no www.glommen.no Tid for skog