Oslo kommune Byrådsavdeling for finans

Oslo kommune Byrådsavdeling for finans Byrådssak 1070/15 INSTRUKS FOR VIRKSOMHETSSTYRING I OSLO KOMMUNE Sammendrag: Virksomhetsstyring omfatter styring og ledelse på alle nivåer. Virksomhetsstyringen skal sikre at kommunen løser sine oppgaver og når sine mål innenfor rammene av lover og regler og innenfor vedtatte budsjettrammer. God virksomhetsstyring handler om å styre kommunens virksomheter på en slik måte at innbyggere, næringsliv og andre har tillit til kommunen. God virksomhetsstyring sikrer gjennomføring av politiske vedtak og effektiv drift, og bidrar til et godt omdømme. I denne saken legger byråden for finans frem forslag til instruks for virksomhetsstyring. Formålet med instruksen er å fastsette krav til virksomhetsstyring for å styrke og forbedre kommunens styringsprosesser, sikre grunnlag for mer effektiv måloppnåelse i henhold til politiske vedtak, tildelt budsjett og lover og regler, og forebygge styringssvikt og motvirke og bekjempe korrupsjon og kormpsjonslignende hendelser. Et annet formål med instruksen er å forenkle og samle elementer av virksomhetsstyring i eksisterende instrukser i én instruks, og slik gjøre kravene til Virksomhetsstyringen mer tilgjengelige for virksomhetsledere. I saken foreslås således å oppheve Instruks for virksomhetsledere. Instruks for informasjonssikkerhet vil bli foreslått opphevet i sak om revidert IKT-reglement. Ny instruks innebærer også at bestemmelser om anskaffelser kan flyttes fra Instruks for økonomiforvaltningen til ny instruks for virksomhetsstyring. Det er videre tatt inn bestemmelser som skal sikre overholdelse av lover og regler, korrekt saksbehandling og ivaretakelse av kommunens rettslige posisjon. Ny instruks vil, sammen med revidert rettsinstruks, gi grunnlag for å foreslå at kommunens juridiske strategi oppheves. Instruksen innebærer ingen nye plikter for virksomhetene, men er en tydeliggjøring av forventninger og krav til Virksomhetsstyringen samlet i ett dokument. Systematiseringen og forenklingen skal gjøre det enklere å være leder og styrke gjennomføringskraften i kommunen. Saksfremstilling: 1. Bakgrunn Siden 1987 har målstyring vært et styringsprinsipp i Oslo kommune, jf. bystyremelding 3/87. Virksomhetsstyringen har siden vært under stadig utvikling. I de senere årene har det pågått et særskilt arbeid med å videreutvikle virksomhetsstyringen. Prosjekt styrket internkontroll ble etablert gjennom byrådssak 1170/07, jf. også byrådssak 82/07 om forebygging av korrupsjon og misligheter i Oslo kommune, hvor byrådets uttalte hovedstrategi var å videreutvikle internkontrollen i kommunens

Side 2 virksomheter. Byrådet vedtok i 2008 rammeverk for god internkontroll i Oslo kommune, jf. byrådssak 1057/08. For å sikre helhetlig og felles tilnærming ble det ansett som nødvendig å utarbeide overordnede prinsipper for virksomhetsstyring hvor rarnmeverket for internkontroll skulle integreres. I 2009 ble Prosjekt virksomhetsstyring etablert. Prosjektet ble ledet av Byrådsavdeling for finans og hadde deltakelse fra alle byrådsavdelinger og 9 pilotvirksomheter'. Gjennom prosjektet ble det med bred forankring og involvering utarbeidet veileder og verktøy for risikovurdering, mal for tildelingsbrev, veileder i målog resultatstyring og annet kompetansemateriell, samt gjennomført kurs og gitt bistand/rådgivning. I 2011 forelå forslag til prinsipper for virksomhetsstyring som siden har blitt implementert gjennom, blant annet, innarbeiding av krav i budsjettdokumenter mv. Det er videre gjennomført en rekke kompetansetiltak innen helhetlig virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll, mål- og resultatstyring, og fasilitering av risikoworkshops. Gjørv-kommisj onen trakk i sin rapport fram flere forhold med generell overføringsverdi offentlig sektor. Det ble blant annet pekt på at styringssvikt gjeme skyldes at: til 0 Evnen til å erkjenne risiko har vært for liten. Evnen til å gjennomføre det man har bestemt seg for, og til å bruke planene man har utviklet, har vært for svak. Evnen til å koordinere og samordne har vært mangelfull. 0 Ledelsens evne og vilje til å klargjøre ansvar, etablere mål og treffe tiltak for å oppnå resultater, har vært utilstrekkelig. Dette er forhold som byrådet har sett hen til i arbeidet med instruksen, for å styrke gjennomføringskraften i kommunen. I denne saken foreslås en egen instruks med krav til virksomhetsstyring i Oslo kommune som avløser prinsippene for virksomhetsstyring fra 2011, men som i tillegg omfatter elementer av virksomhetsstyring fra andre, eksisterende instrukser som foreslås opphevet. Gjennom instruksen anses regelverksdelen i fase 3 i prosjekt «Styrket intem kontroll» som gjennomført, jf. byrådssak 1170/07. I forbindelse med utvikling av virksomhetsstyringen de senere årene skal også nevnes bidraget som er gitt gjennom nytt investeringsregime og den metodikk som er utviklet med egen instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter, jf. byrådssak 1038/14. 2. Hva er virksomhetsstyring? Virksomhetsstyring omfatter styring og ledelse på alle nivåer. Virksomhetsstyringen skal sikre at kommunen løser sine oppgaver og når sine mål. Virksomhetsstyring kan defineres slik: Virksomhetsstyring favner all ledelsesmessig aktivitet, styring og kontroll som er innrettet på å iverksette politiske vedtak, herunder oppfølging av budsjett, økonomiplan og vedtatte handlingsplaner, overholde lover og regelverk, og å skape best mulige resultater på de områder der kommunen er tjenesteleverandør, l De 9 pilotvirksomhetene var: Rådhusets forvaltningstjeneste, Utviklings- og kompetanseetaten, Plan- og bygningsetaten, Idrettsetaten, Rusmiddeletaten, Kulturetaten, Renovasjonsetaten, Bydel Vestre Aker og Omsorgsbygg Oslo KF

Side 3 forvaltningsorgan og tilrettelegger for næringsutvikling, infiastruktur, arealdísponeríng o.a. God virksomhetsstyring handler om å styre kommunens virksomheter på en slik måte at innbyggeme, næringslivet og andre har tillit til kommunen, både dens ledelse og dens evne til å levere tjenester med kvalitet. For å opparbeide og beholde denne tilliten er det viktig at kommunen er i stand til å kommunisere til omverdenen at den har kontroll på virksomheten og oppgaveløsningen. Dette betyr at det ikke er nok bare å nå mål- og resultatkrav, men at mål og resultater skal nås innenfor rammene av både eksterne lovmessige krav, interne regelverk og tildelte ressurser. Virksomhetsstyring omfatter derfor både styring, ledelse og kontroll, og skjer gjennom årlige gjentakende prosesser for planlegging, gjennomføring og oppfølging. Prosessene må tilpasses og baseres på en vurdering av risiko, vesentlighet og virksomhetens egenart. Risikostyring og intemkontroll må være en integrert del av virksomhetsstyringen. Virksomhetsstyringen legger vekt på en best mulig anvendelse og videreutvikling av de ressurser, i videste forstand, som kommunen rår over, for å realisere overordnede politiske vedtak og føringer. Den overordnede utfordring i Virksomhetsstyringen er å sikre god styring langs to akser: 0 Styring mot fastsatte mål/resultatkrav i budsjett og økonomiplan samt løpende oppfølging av politiske vedtak. 0 Styring for å sikre at alle arbeidsprosesser skjer effektivt og i henhold til lover, regler, etiske normer og kvalitetskrav, grad urmgås. slik at styringssvikt, feil og mangler m.v. i størst mulig Anskaffelser, HR, økonomi, IKT, infonnasjonssikkerhet, myndighetsutøvelse/saksbehandling og investeringsprosesser har det til felles at de alle er områder med høy iboende risiko, som ledere på alle nivåer kontinuerlig må vektlegge i virksomhetsstyringen og som derfor er omfattet i forslag til ny instruks. 3. Mål- og resultatstyring, internkontroll og risikostyring Mål- og resultatstyring En forutsetning for god styring er tydelige mål som fokuserer på effekt for brukeme, ikke mål som i realiteten er tiltak eller aktiviteter. Mål- og resultatstyring er i bystyremelding 3/87 definert slik: «Å sette mål for hva virksomhetene skal oppnå, å måle resultater og sammenligne dem med målene, og bruke denne informasjonen til styring, kontroll og læring for å utvikle og forbedre virksomhetene». Det er viktig at de overordnede prosessene med politikkutfonning og målforrnulering innrettes slik at de gir grunnlag for videre prioritering og operasjonalisering på det enkelte tjenesteområde. Det vil samtidig være slik at nye vedtak eller endrede krav/føringer kan påvirke virksomhetenes prioriteringer, budsjettrammer og resultatkrav. Mål- og resultatstyring beskrives nærmere i Veileder i mål- og resultatstyring i Oslo kommune. Internkontroll Internkontroll er i byrådssak 1057/08 definert slik:

Side 4 «lnternkontroll er en integrert prosess i mål- og resultatstyringen som utformes for å gi rimelig grad av sikkerhet for: 0 Målrettet og eflektiv tjenesteproduksjon og drift 0 Pålitelig økonomi- og styringsdata samt økonomiforvaltning 0 Etterlevelse av lover, regler og retningslinjer» Internkontroll er en integrert del av mål- og resultatstyringen og skal bidra å rette oppmerksomheten mot de faktorer som har størst betydning for måloppnåelse, samt prioritere og tilpasse tiltak og aktiviteter som sikrer tilfredsstillende gjennomføring av tjenesteleveranser og myndighetsutøvelse. Krav til god intemkontroll i Oslo kommune er nedfelt i Rammeverk for internkontroll (byrådssak 1057/08). Formålet med intemkontrollsystemet er å bidra til måloppnåelse gjennom å gjøre ledelsen i stand til å håndtere usikkerhet med tilhørende risikoer og muligheter på en effektiv måte, forhindre styringssvikt, feil og mangler samt forebygge korrupsjon og misligheter. Risikostyring Risiko defineres slik i Veileder for risikostyring i Oslo kommune: «Forhold eller hendelser som kan inntreffe og påvirke oppnåelse av målsettinger negativt. Risiko vurderes iforhold til sannsynligheten for at den inntreffer, og den forventede konsekvensen den vil medføre for virksomhetens måloppnåelse dersom den inntreffer». Risikostyring handler i stor grad om de aktivitetene man utfører for å få kontroll med uakseptabel risiko. Man må ta hensyn til flere faktorer i en risikovurderingsprosess, blant armet hvilke trusler som er relevante å ta i betrakting og hvor sårbar man er stilt overfor ulike risikoscenarioer. Risikostyring er et viktig verktøy i ledelsens arbeid med å realisere kommunens mål, politiske vedtak, strategier, satsninger og utfordringer. Dette skal bidra til å skape bedre balanse mellom risiko og kontrolltiltak samt urmgå styringssvikt. Ved riktig bruk av risikostyring vil ledeme være mer i forkant av utfordringene og sikre større grad av måloppnåelse og/eller håndtering av satsninger og utfordringer. Det skal være lov å gjøre feil, men det er viktig å melde fra om avvik eller forhold som gjør at oppsatte mål ikke vil bli innfridd. Risikostyring beskrives nærmere i Veileder for risikostyring i Oslo kommune. 4. Myndighet, roller og ansvar i virksomhetsstyringen Som øverste organ i kommunen legger bystyret gjennom sine vedtak og sin kontrollfunksjon viktige premisser for virksomhetsstyringen i kommunen. I Oslo kommunes parlamentariske styringssystem er byrådet øverste ledelse for kommunens samlede administrasjon. Deler av byrådets fullmakter er delegert til de enkelte medlemmer av byrådet, og videre igjen til den enkelte virksomhetsleder. Byrådsavdelingene har på vegne av byrådet ansvar for å føre tilsyn og kontroll med sine underlagte virksomheter, jf. reglement for byrådet. Virksomhetsleder er administrativt underlagt kommunaldirektør i byrådsavdelingene dersom ikke armet er bestemt i lov, reglement og vedtekter mv: 0 For bydelsdirektørene er det en instruksj ons- og rapporteringslinje både fra byrådet og bydelsutval gene. Byrådets instruksj onsmyndighet overfor bydelsadministrasj onen begrenses av bydelsutvalgenes tildelte myndighet direkte fra bystyret, og

Side 5 bydelsutvalgenes videredelegasjon til og instruksjonsrett overfor bydelsadministrasjonen. 0 For de kommunale foretakene setter kommuneloven grenser for hvordan slike enheter kan styres fra byrådet. Daglig leder er underlagt styret. Med unntak for Oslo Havn KF er byråden foretaksmøte. 2 Virksomhetsleder har administrativt, faglig og økonomisk ansvar og myndighet for virksomheten innenfor de fullmakter og instrukser som er gitt av overordnet politisk/administrativt organ. Virksomhetsleder utøver arbeidsgiverfunksjonen for Oslo kommune i virksomheten. Det vises for øvrig til byrådssak 1122/13 om delegasjon av arbeidsgivennyndighet. Byrådsavdelingen skal legge til rette for en prosess med virksomheten som sikrer omforent forankring av og forståelse for styringsdialogens form og innhold, møtefrekvens, samt mål, strategier, tiltak og forventninger til resultatoppfølging og rapportering. Virksomhetsleder har plikt til å holde seg orientert om aktuelle politiske vedtak og til å holde byrådsavdelingen orientert om forhold av betydning. Gjennom året skal byrådsavdelingen påse at vedtak i enkeltsaker, flertallsmerknader og verbalvedtak fra budsj ettbehandlingen systematisk blir fulgt opp. Virksomhetsleder har et selvstendig ansvar for å fremme synspunkter og gi innspill på ambisjonsnivået for mål og resultatindikatorer, strategier og tiltak samt redegjøre for virksomhetens risikobilde. Virksomhetens leder skal umiddelbart varsle overordnet byrådsavdeling dersom det avdekkes vesentlige avvik og foreslå korrigerende tiltak. Bydelsdirektør skal parallelt varsle bydelsutvalget. Byrådsavdelingens behov og muligheter for styring av underliggende virksomhet påvirkes av flere forhold, som virksomhetens risikonivå og egenart. Styring og oppfølging skal derfor tilpasses den enkelte virksomhet. 5. Helhetlig virksomhetsstyring stiller krav til samordning og samhandling på tvers Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Flere politikkområder krever innsats fra flere aktører for at politiske mål skal kunne nås på en forrnålseffektiv måte og for at tjenestetilbudet skal kunne holde god kvalitet. Samtidig er vi bedre rustet enn tidligere ved at den digitale utviklingen har gitt oss helt nye muligheter for inforrnasj onsutveksling og derrned samordning. I ny instruks reflekteres dette ved at det under virkeområde (pkt. 1.2) er tatt inn at instruksen omfatter «samhandling på tvers for å oppnå felles mål», og ved at det under krav til virksomhetsstyringen (i pkt. 5.2.4) er tatt inn at «Ledere på alle nivåer - i særlig grad vírksomhetslederne - har et ansvar for å sørge for nødvendig samordning, herunder ta initiativ og legge til rette for gjensidig tilpasning innen og mellom virksomheter, for å nå felles mål» 6. Forholdet mellom instruksen og andre stvrende dokumenter i virksomhetsstvringen Budsjettet inkludert økonomireglementet er det sentrale utgangspunktet for Virksomhetsstyringeni Oslo kommune. Lov- og regelverk stiller krav til og gir føringer for hvordan virksomhetene skal styre for å oppfylle fastsatte mål. Eksempler på inteme 2Oslo kommune har siden 2007 drevet forsøk med byråden som foretaksmøte. Forsøket omfatter ikke Oslo Havn KF. Det planlegges nå en lovendring som ivaretar videreføring av innholdet i forsøket.

Side 6 regelverk som gir føringer for virksomhetsstyringen i Oslo kommune er rammeverk for god internkontroll, rettsinstruksen, IKT-reglementet, instruks for informasjonssikkerhet og instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter. I tillegg kommer lover og regler på ornråder med særskilt risiko for avvik, som for eksempel anskaffelsesområdet. Andre styrende dokumenter er strategidokumenter som kommunens anskaffelsesstrategi og personalpolitiske strategi. I tillegg kommer sektorovergripende og -spesifikke handlingsplaner, strategier mv, eksempelvis handlingsplan for miljø og klima. Instruks for virksomhetsstyring skal bidra til å tydeliggjøre kravene til virksomhetsstyringen, til effektiv gjennomføring av politiske vedtak samt overholdelse av lover og regelverk. Det vil være grensesnitt mellom instruksen og andre styrende dokumenter. Instruksen vil ha et helhetlig perspektiv som utdypes i andre dokumenter, både reglementer, instrukser, strategier og handlingsplaner, jf. eksemplene ovenfor. 7. Elementer av virksomhetsstyring som er hentet fra andre instrukser mv. Et formål med ny instruks har vært å forenkle og samle elementer av virksomhetsstyring fra eksisterende instrukser. Det er i instruksen tatt inn bestemmelser om overholdelse av lover og regler, korrekt saksbehandling og ivaretakelse av kommunens rettslige posisjon. Ny instruks om virksomhetsstyring vil - sammen med revidert rettsinstruks som byrådet kommer tilbake til i egen sak - gi grunnlag for å foreslå å oppheve kommunens juridiske strategi. Forslag om opphevelse av juridisk strategi vil komme i sak om revidert rettsinstruks. På anskaffelsesområdet er det tatt inn bestemmelser om virksomhetsleders plikter som innebærer at bestemmelser om anskaffelser kan tas ut av Instruks for økonomiforvaltningen. Dette vil skje i forbindelse med nytt økonomireglement for 2016. Det er videre tatt inn bestemmelser om virksomhetsleders plikter på både IKT- og infonnasjonssikkerhetsområdet. Ved å ta inn bestemmelser om informasjonssikkerhet her, og stille krav til sikring av informasjon mv i IKT-reglementet, er det ikke lenger behov for en egen infonnasjonssikkerhetsinstruks i Oslo kommune. Forslag om opphevelse av Instruks for informasjonssikkerhet (byrådssak 1105/13) vil komme i sak om revidert IKTreglement. Byrådet har opphevet tidligere vedtak om lederkontrakt med lederevaluering, jf. byrådssak 1014/ 14. Lederkontrakten inneholdt elementer både av virksomhetsstyring og medarbeidersamtale. Virksomhetsstyring skal nå ivaretas i instruksen for virksomhetsstyring, mens krav og forventninger til, og evaluering av, den enkelte leder følges opp i leders utviklingssamtale, med vekt på leders bidrag til virksomhetens/enhetens resultater, samt lederatferd mv. Med den nye instruksen for virksomhetsstyring kan også Instruks for virksomhetsledere vedtatt av byrådet i 2003 (byrådssak 1005/03) oppheves. Ny instruks omfatter bestemmelser som ivaretar hovedelementene i gammel instruks. Mens virksomhetslederinstruksen ikke gjelder daglig leder for kommunalt foretak, vil den nye instruksen gjelde alle virksomheter i kommunen. For bydeler og foretak er det dog presisert at instruksen gjelder innen de rammer som gjelder for byrådet og den enkelte byråds instruksjonsmyndighet. Forslag om opphevelse av instruksen for virksomhetsledere er tatt inn som vedtakspunkt i saken.

Side 7 Investeringsprosjekter omfattes også av de krav som stilles til virksomhetsstyring. I ny instruks er det lagt inn et nytt pkt 5.1.4 om dette. På investeringsområdet regulerer Instruks for beslutningsprosessen i investeringer (byrådssak 1038/ 14) roller og ansvar knyttet til investeringsprosjekter. Det foreslås ingen endringer i denne instruksen som er rollebasert og legger føringer for hvordan prosessen skal gjennomføres; hvem som har ansvar for hvilke faser, hvilket innhold et beslutningsunderlag skal ha og hvordan det skal kvalitetssikres. Virksomheter som har investeringsprosjekter skal ivareta sin rolle som enten bestiller eller utfører med det ansvar det innebærer. Standard kravspesifikasj oner vedtatt av byrådet skal benyttes. 8. Om instruksen Forbedring av styringsprosesser krever kontinuerlig oppfølging og oppmerksomhet. Formålet med Instruks for virksomhetsstyring er å sikre virksomhetsstyringen så vel mellom nivåene som innenfor den enkelte virksomhet. Dette innebærer å: 0 Fastsette krav til virksomhetsstyringen for å styrke og forbedre kommunens styringsprosesser 0 Sikre grtmnlag for mer effektiv måloppnåelse i henhold til politiske vedtak og budsjett Forebygge styringssvikt og motvirke og bekjempe korrupsjon og korrupsj onslignende hendelser Kravene som i instruksen foreslås å gjelde for virksomhetsstyring i Oslo kommune er: 1. Virksomhetsstyringen skal baseres på bystyrets tallbudsj ettvedtak som overordnet styringsmål, samt mål- og resultatstyring som styringsprinsipp med tydelige mål og relevante resultatindikatorer 2. Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak 3. Virksomhetsstyringen skal sikre at kommunen overholder lover og regelverk, foretar korrekt saksbehandling og ivaretar kommunens rettslige posisjon 4. Risikostyring og internkontroll skal være integrert i virksomhetsstyringen 5. Virksomhetsstyringen skal sikre at anskaffelser brukes strategisk for å nå kommunens mål 6. Virksomhetsstyringen skal sikre målrettet og strategisk bruk av IKT i oppgaveutførelsen 7. Virksomhetsstyringen skal sikre kvalitet i infonnasjonssikkerhetsarbeidet. 8. God personalpolitikk, godt arbeidsmiljø, effektive arbeidsprosesser og god ressursanvendelse skal være integrert i virksomhetsstyringen Det er lagt vekt på at kravene skal være konkrete nok til å tydeliggjøre forventninger til alle som har en rolle i virksomhetsstyringen, samtidig som de gir rom for tilpasning til den enkelte virksomhets egenart og risiko for styringssvikt. Instruksen retter seg mot virksomheter ved virksomhetsleder. Kommunaldirektøren er innenfor rammene av styringssystemet omfattet av denne instruksens virkeområde og plikter. Økonomiske og administrative konsekvenser Et formål med instruksen har vært å forenkle og samle elementer av virksomhetsstyring i eksisterende instrukser i én instruks, og slik gjøre kravene til virksomhetsstyringen mer tilgjengelige for virksomhetsledere. Instruksen innebærer ingen nye plikter for virksomhetene, men en tydeliggj øring av forventninger og krav til virksomhetsstyringen.

Side 8 Saken har ingen direkte økonomiske konsekvenser. Denne instruksen skal føre til bedre oppnåelse av fastsatte mål innenfor vedtatt budsjett. Bedre og mer oversiktlig fremstilling av sentrale krav til virksomhetsstyringen vil bidra til bedre måloppnåelse og mer effektiv drift. Vedtakskompetanse Byrådet er i byrådsreglementet 3-1 fjerde ledd delegert myndighet til å vedta administrative regelverk som omhandler støttefunksjoner for administrasjonen. Byråden for finans innstiller til bvrådet å fatte følgende vedtak: 1. Byrådet vedtar instruks for virksomhetsstyring i Oslo kommune: Instruks for virksomhetsstyring Vedtatt av byrådet xx.xx.2015. 1. Formål og virkeområde 1.1 Formål Formålet med instruksen er å: a) fastsette krav til virksomhetsstyring for å styrke og forbedre kommunens styringsprosesser b) sikre grunnlag for mer effektiv måloppnåelse i henhold til politiske vedtak og tildelt budsjett c) forebygge styringssvikt og motvirke og bekj empe korrupsjon og korrupsj onslignende hendelser 1.2 Virkeområde Instruksen gjelder for a) byrådsavdelingenes styring med og oppfølging av underliggende virksomheter (etat, bydel, kommunalt foretak), herunder også samhandling på tvers for å oppnå felles mål b) den inteme styringen og oppfølgingen innen den enkelte virksomhet For bydelene og foretakene gjelder instruksen innen de rammer som gjelder for byrådets og den enkelte byråds instruksjonsmyndighet. 2. Definisjon av virksomhetsstyring Virksomhetsstyring favner all ledelsesmessig aktivitet, styring og kontroll som er imirettet på å iverksette politiske vedtak, herunder oppfølging av budsjett, økonomiplan og vedtatte handlingsplaner, overholde lover og regelverk og skape best mulige resultater på de områder der kommunen er tjenesteleverandør, forvaltningsorgan og tilrettelegger for næringsutvikling, infrastruktur, arealdisponering o.a.

Side 9 3. Myndighet, roller og ansvar i virksomhetsstyringen I Oslo kommunes parlamentariske styringssystem er byrådet øverste ledelse for kommunens samlede administrasjon, og er i enkeltstående vedtak og ulike reglementer delegert myndighet. Deler av denne myndigheten er delegert til de enkelte medlemmer av byrådet, noen også videre til virksomhetsleder. Byrådsavdelingene har på vegne av byrådet ansvar for å føre tilsyn og kontroll med sine underlagte virksomheter, jf. reglement for byrådet. Virksomhetsleder er administrativt underlagt kommunaldirektør i byrådsavdelingen, dersom ikke annet er bestemt i lov, reglement og vedtekter mv, jf. også pkt. 1.2. Virksomhetsleder har administrativt, faglig og økonomisk ansvar og myndighet for virksomheten innenfor de fullmakter som er gitt av overordnet politisk/administrativt organ. Det nærmere innholdet i myndigheten forstås og begrenses av budsj ettvedtak, mål, fullmakter og delegasjonsvedtak. Virksomhetsleder skal gjennomføre vedtak fattet i overordnede organer innen vedtatte ressursrammer og gjeldende lover og regler, rapportere avvik til overordnet nivå, iverksette korrigerende tiltak og melde fra om forhold av betydning for oppnåelse av mål og overholdelse av lov og regelverk. 4. Overordnet ramme for virksomhetsstyringen Kommunens overordnede Styringsdokumenter skal inneholde rammer, tydelige mål og krav og utgjøre grunnlaget for operasjonalisering og videre planlegging gjennom styringsdialogen. Det skal være konsistens i kommunens styringsdokumenter ved at Styringsdokumenter på et lavere nivå skal være en operasj onalisering av dokumenter på et høyere nivå. Virksomhetsstyring er prosessen som omfatter oppfølging av fastsatte mål, planlegging av hvordan målene skal nås, løpende rapportering og risikovurdering, analyser av situasjonen og utforming og iverksetting av korrigerende tiltak for å nå fastsatte mål. Virksomhetsstyring omfatter både styring, ledelse og kontroll, og plan- og rapporteringsarbeid. Virksomhetsstyringen skal sikre styring i den aktuelle situasjonen og legge grunnlaget for bedre resultater på sikt ved å tilrettelegge for læring, kompetansehevende tiltak og kontinuerlig fokus på forbedringer av kvalitet og effektivitet i oppgaveløsningen. Risikostyring og internkontroll skal ivaretas løpende i planlegging, gjennomføring og oppfølging, og tilpasses virksomhetens risikonivå og egenart. 5. Krav til virksomhetsstyringen i Oslo kommune 5.1 Virksomhetsstyringen skal baseres på bystyrets tallbudsjettvedtak som overordnet styringsmål samt mål- og resultatstyring som styringsprinsipp med tydelige mål og relevante resultatindikatorer 5.1.1 Byrådsavdelingene skal gjennom årlige tildelingsbrev presisere bystyrets budsjettvedtak, avklare forventninger og fastsette mål og resultatindikatorer for alle virksomheter. Dette arbeidet skal gjennomføres ved dialog mellom byrådsavdeling og virksomhet.

Side 10 5.1.2 5.1.4 I den enkelte virksomhet skal mål- og resultatkrav defineres i strategi- og årsplaner som beskriver virksomhetens viktigste resultatambisjoner basert på overordnede føringer. Intemt i virksomhetene og mellom virksomhet og byrådsavdeling skal det gjennomføres resultatoppfølging med en hyppighet tilpasset virksomhetens risikonivå og egenart. I resultatoppfølgingen skal status på framdrift og prognose for måloppnåelse synliggjøres. Ved oppståtte eller forventede avvik skal det iverksettes korrigerende tiltak. For investeringer skal virksomhetene følge de krav til faser, kvalitetssikring, roller og ansvar som gjelder for Oslo kommune, samt benytte standard kravspesifikasjoner der det er vedtatt. 5.2 Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 Byrådsavdelingene og virksomhetene skal ha rutiner som sikrer at byråds- og bystyrevedtak, inklusive flertallsmerknader og verbalvedtak, systematisk fanges opp og følges opp. Den enkelte virksomhetsleder skal holde seg orientert både om de vedtak som direkte gjelder eget ansvarsområde, og på sektorovergripende områder som berører alle virksomheter i kommunen. Byrådsavdelingene har ansvar for at det føres en dialog om håndtering av nye eller endrede krav/føringer som kan påvirke virksomhetenes prioriteringer, budsj ettramrner og resultatkrav nedfelt i tildelingsbrev. Ledere på alle nivåer - i særlig grad virksomhetsledeme - har et ansvar for å sørge for nødvendig samordning, herunder ta initiativ og legge til rette for gjensidig tilpasning innen og mellom virksomheter for å nå felles mål. 5.3 Virksomhetsstyringen skal sikre at kommunen overholder lover og regelverk, foretar korrekt saksbehandling og ivaretar kommunens rettslige posisjon 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 Alle virksomheter skal ha etablert rutiner for å overholde lover og regelverk. Utredning av eventuelle rettslige problemstillinger skal inngå som ledd i alle virksomheters saksbehandling. Alle virksomheter skal ha eller innhente tilstrekkelig kompetanse til å ivareta korrekt saksbehandling og til å ivareta kommunens rettslige posisjon, herunder også privatrettslig posisjon. Alle virksomheter skal ha oversikt over gjeldende fullmakter, lov- og regelverk og avtaler som har betydning for oppgaveutførelsen og kommunens rettslige posisjon. 5.4 Risikostyring og internkontroll skal være integrert i virksomhetsstyringen 5.4.1 5.4.2 5.4.3 Byrådsavdelingene og virksomhetene skal gjennomføre risikovurderinger av mål og arbeidsprosesser, og ha et bevisst forhold til hvilket risikonivå som kan og bør aksepteres. Risikovurderinger skal dokumenteres og følges opp i styringsdialogen mellom nivåer og intemt i virksomhetene. Det skal løpende vurderes behov for risikoreduserende tiltak og kontrollaktiviteter. System for internkontroll skal etableres, dokumenteres og følges opp i tråd med rammeverk for internkontroll i Oslo kommune, tilpasset virksomhetens risikonivå og egenart.

Side 11 5.5 Virksomhetsstyringen skal sikre at anskaffelser brukes strategisk for å nå kommunens mål 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.5.6 5.5.7 5.5.8 5.5.9 Enhveranskaffelseskal bidratil å oppnå virksomhetensog kommunensmål. Virksomhetsleder skal sørge for at det er utarbeidet en oversikt over planlagte anskaffelser. Virksomhetsleder skal underskrive behovsmelding og kontraktstrategi for større anskaffelser. Virksomhetsleder skal sørge for tilstrekkelig bestiller-, anskaffelsesfaglig- og juridiskkompetansetil at virksomhetenkangjennomførejuridiskkorrekte, formålstjenlige og kostnadseffektive anskaffelser for å dekke virksomhetens behov. Virksomhetsleder skal sørge for en organisering av arbeidet som synliggjør roller og ansvar i anskaffelsesprosessene. Nødvendige fullmakter skal gjenspeile disse, og må legge til rette for en forsvarlig og effektiv ivaretakelse av kommunens interesser på alle stadier i en anskaffelsesprosess. Virksomhetsleder skal sørge for at virksomheten har oppdaterte, risikotilpassede rutiner for internkontroll på anskaffelsesområdet. Virksomhetsleder skal sørge for at virksomheten har utarbeidet, og årlig reviderer, tiltaksplaner for anskaffelser, samt at virksomheten rapportererpå arbeidet med dette. Virksomhetene skal på grunnlag av risikovurdering av inngåtte kontrakter, sette inn tiltak som sikrer effektiv kontraktsoppfølging. Virksomhetsleder skal sikre at det på bakgrunn av risikovurderinger gjennomføres jevnlige revisjoner av leverandørenes kontraktansvar, inkludert samfunnsansvar. På grunnlag av revisjonene skal det iverksettes nødvendige tiltak,inkluderttiltakfor å sikreetterlevelseav bestemmelserknyttettil lønn- og arbeidsforhold, bruk av lærlinger og viktige miljø-, etiske- og sosiale krav. 5.6 Virksomhetsstyringen skal sikre målrettet og strategisk bruk av IKT i oppgaveutførelsen 5.6.1 5.6.2 5.6.3 Virksomhetsleder har ansvar for styring og ledelse av IKT i vedkommende virksomhet innen rammen av kommunens IKT-reglement og overordnede føringer på IKT-området, herunder IKT-arkitekturprinsipper. Virksomhetene skal benytte de felles- og sektorsystemer, felleskomponenter, standarder, metoder og verktøy som det til enhver tid er fastsatt at kommunen skal benytte. Virksomhetsleder skal ivareta systemeierrollen for de systemer virksomheten er utpekt som systemeier for. 5.7 Virksomhetsstyringen skal sikre kvalitet i informasjonssikkerhetsarbeidet 5.7.1 5.7.2 Informasjonssikkerhetsarbeideti kommunen skal baseres på klarfordeling av roller og ansvar intemt i virksomheten og overfor databehandlere, intem leverandør og eventuelle andre instanser som ivaretar inforrnasjonssikkerhetsoppgaver for virksomheten. Risikovurderinger skal utgjøre en sentral del av grunnlaget for å velge ut relevantesikkerhetstiltak.vurderingav truslerog sårbarhetmå inngå i dette arbeidet.virksomhetenstiltakfor â ivaretainformasjonssikkerhet skal dokumenteres.

Side 12 5.7.3 Informasjonssikkerhet skal være gjenstand for oppfølging, regelmessig intem kontroll og revisjon av tiltak, rutiner osv. for å sikre etterlevelse. Herunder skal virksomheten årlig foreta ledelsens gjennomgang av informasjonssikkerhet i virksomheten. 5.8 God personalpolitikk, godt arbeidsmiljø, effektive arbeidsprosesser og god ressursanvendelse skal være integrert i virksomhetsstyringen 5.8.1 Alle virksomheter skal følge opp kommunens til enhver tid gjeldende personalpolitiske regelverk og strategidokumenter, herunder utvikle rutiner og systemer for ivaretakelse av arbeidstakernes individuelle og kollektive rettigheter og plikter. 5.8.2 Utøvelse av arbeidsgiverfunksjonen skal ivareta arbeidsgivers styringsrett og det handlingsrom som ligger innenfor lov- og avtaleverk. 5.8.3 Virksomhetsleder har ansvar for å utvikle et godt arbeidsmiljø i samarbeid med arbeidstakeme og arbeidstakerorganisasjonene. 5.8.4 Alle virksomheter skal gjøre risikovurderinger av personalprosessene som en del av virksomhetsstyringen. 5.8.5 Utøvelse av lederfunksjonen i virksomheten skal skje i samsvar med kommunens ledelsesprinsipper, verdigrunnlag og etiske regler. 5.8.6 Virksomheten skal legge til rette for trygg varsling for arbeidstakeme. 5.8.7 Organisering av virksomheten skal skje ut fra hensyn til kvalitet for brukerne, effektiv oppgaveløsning, og klar fordeling av roller og ansvar. 5.8.8 Virksomheten skal til en hver tid sørge for å ha tilstrekkelig kompetanse for å ivareta sine oppgaver. Kompetanseutvikling skal rettes mot strategisk viktige kompetanseområder. 5.8.9 Tiltak for standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av arbeidsprosessene skal være en del av arbeidet for å oppnå kontinuerlig forbedring og fornyelse. 2. Instruksen trer i kraft fra vedtaksdato. 3. Instruks for virksomhetsledere (byrådssak 1005/03) oppheves fra vedtaksdato. B vdeling for finans, den 2 5 JUN 2015 Eirik Lae Solbe Byrådet tiltrådte innstillingen fra byråden for finans. Vedlegg tilgjengelig på Intemett: Vedlegg ikke tilgjengelig på Intemett: Ingen Ingen