Til tilbyderne Deres ref: Vår ref: 19/01445 Dato: 03.07.2019 Meddelelse om resultat i konkurranse om rammeavtaler for basismottak region Nord Tilbyderne Vi mottok ti tilbud i konkurransen. Følgende har levert tilbud: Bankplassen AS Hero Norge AS Link AS Ostra consult AS Salangen kommune Kvæfjord eiendom AS KF Alstahaug mottakssted for asylsøkere Setermoen mottak AS Nord-Norsk Mottakssenter AS Nesna kommune Tildelingskriterier Evaluering av tilbudene er gjennomført i samsvar med konkurransens tildelingskriterier som vektes slik: 1. Pris, 50 % 2. Oppdragsforståelse, 30 % 3. Bemanningsfaktor, 20 % Nærmere vurdering av det enkelte tildelingskriterium er beskrevet under. Resultat av konkurransen Det samlede resultatet av konkurransen er basert på oppdragsgivers rangering og vurdering av de 3 oppgitte tildelingskriteriene i konkurransegrunnlagets pkt 4. Oppdragsgiver har gitt tilbyderne poeng mellom 10 (best) og 1 (dårligst) på hvert tildelingskriterium, og der beste tilbud gis 10 poeng, og resten av tilbudene får en poengscore relativ til dette. Poeng oppgis med 1 desimal etter ordinære omregningsregler. Regionkontor Nord Sleggesvingen 15 Postboks 683 NO- 8508 NARVIK rkm@udi.no +47 73104000 Bankkontonummer 7694 05 10712 Organisasjonsnummer 974 760 746 www.udi.no
Etter en vurdering av alle tildelingskriteriene har oppdragsgiver kommet frem til følgende rangering av tilbyderne i region RKN. RKN Pris Oppdragsforståelse Bemanning Samlet score Tildelt rammeavtale Link 9,6 9,4 10,0 9,6 JA Setermoen 9,1 10,0 9,9 9,5 JA Hero 9,0 9,9 9,9 9,5 JA Bankplassen 9,9 9,3 7,7 9,3 JA Nord- Norsk mottakssenter 9,3 7,8 9,4 8,9 * JA Ostra 8,7 8,4 10,0 8,9 * NEI Salangen 8,4 9,3 8,3 8,7 NEI Nesna 10,0 5,4 10,0 8,6 NEI Kvæfjord Eiendom 9,8 5,7 8,5 8,3 NEI Alstahaug 8,4 7,2 8,9 8,2 NEI *) Merk at ved poenglikhet vil tilbudet med lavest pris vinne, jfr konkurransegrunnlagets punkt 4.1. Nord-Norsk Mottakssenter AS tildeles derfor rammeavtale foran Ostra Consult AS. Evaluering av tildelingskriterium 1 Pris Pris er evaluert i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 4.1.1, og har lagt til grunn prisene oppgitt i bilag 3 til rammeavtalen, - «Pris og betalingsbestemmelser» i tilbyders endelige tilbud. Oppdragsgiver har regnet om enkeltpriser til årspris per plass for ordinære mottak og mottak for enslige mindreårige asylsøkere (EMA) i henhold til beskrivelsen i konkurransegrunnlagets pkt 4.1.1. Pris per plass for henholdsvis ordinær og EMA er lagt sammen, og danner grunnlag for rangeringen av tilbyderne på tildelingskriterium 1. Evaluering av tildelingskriterium 2 Oppdragsforståelse Oppdragsforståelse er evaluert i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 4.1.2, og har lagt til grunn tilbyders besvarelse av Rammeavtalens bilag 2 - «Oppdragsforståelse» i endelig tilbud. Bilag 2 ber tilbyder om en skriftlig redegjørelse på ulike tema og vurderingspunkter som vurderes likeverdig av oppdragsgiver, som gir en samlet karakter for dette kriteriet. Vi gir i det følgende en kort omtale av hvordan tilbyderne er vurdert på de ulike vurderingspunktene. Tilbyderne er omtalt i den rekkefølge de er rangert. Side 2 av 5
De 10 tilbyderne deler seg i fire grupper på dette kriteriet: Hero Norge as og Setermoen mottak as har begge svært gode besvarelser på de fleste vurderingspunktene. Bankplassen as, Link as og Salangen as har besvarelser som ligger over gjennomsnittet og opp mot de beste. Ostra Consult as, Nord-Norsk mottakssenter as og KF Alstahaug har gode eller tilfredsstillende besvarelser på alle vurderingspunktene. Nesna kommune og Kvæfjord eiendom har mindre gode og til dels mangelfulle besvarelser. Hero Norge AS Tilbyderen har svært gode, og til dels de beste, besvarelsene på samtlige vurderingspunkter. Tilbudet utmerker seg på følgende områder: «Økonomisk og administrativt arbeid» ved at det gis en meget god beskrivelse av styring og daglig ledelse, økonomi- og kvalitetsstyringssystemer, rutiner for internkontroll og avvikshåndtering, samt hindring av økonomisk kriminalitet. «Organisatorisk arbeid» ved at det gis gode beskrivelser av strategier for å rekruttere, utvikle og beholde personell, samt av hvordan tilbyder vil håndtere personellbehovet ved volumendringer. «Samarbeidspartnere» ved at det omtales gode rutiner for å samarbeide med lokale instanser og andre samarbeidspartnere, «Beboerrettet arbeid» ved at det gis en utfyllende beskrivelse av innrettingen av beboerrettet arbeid og for hvordan sårbare grupper og beboere med spesielle behov skal ivaretas, samt «Særlige krav til drift av plasser for enslige mindreårige» ved at det gis en god beskrivelse av omsorgsarbeidet og av oppfølging av kosthold, søvn og skolegang. På disse områdene vurderes beskrivelsen som best i konkurransen, til dels sammen med tilbudet fra Setermoen mottak. Setermoen mottak AS Tilbyderen har svært gode, og til dels de beste besvarelsene på samtlige vurderingspunkter. Tilbudet utmerker seg på følgende områder: «innkvartering» ved at det gis gode beskrivelser i forhold til strategi for hvordan håndtere endringer i drift, både økt og redusert volum. Gode beskrivelser i forhold til rammeavtalens pkt 14,«Økonomisk og administrativt arbeid» ved at det gis en god beskrivelse av organisering samt systemer for oppfølging og kvalitetssikring, herunder internkontroll, Særlige krav til drift av plasser for enslige mindreårige» ved at det gis en god beskrivelse av ivaretakelse av den daglige omsorgen, strukturering av hverdagen med tanke på døgnrytme, kosthold og skolegang. samt «Beboerrettet arbeid» ved at det gis en utfyllende beskrivelse av innrettingen av beboerrettet arbeid og for hvordan sårbare grupper og beboere med spesielle behov skal ivaretas. På disse områdene vurderes beskrivelsen som best i konkurransen, sammen med til dels tilbudet fra Hero Norge AS. Link AS Tilbyderen har svært gode, og til dels de beste, besvarelsene på alle vurderingspunkter med unntak av «Økonomisk og administrativt arbeid», som vurderes som tilfredsstillende. Tilbudet utmerker seg på områdene «Innkvartering» ved at det beskrives gode strategier for håndtering av bygningsmasse ved volumendringer, samt en svært god omtale av brannsikkerhet både på system- og rutinenivå, «Særlig krav til drift av ordinære plasser» ved at det omtales gode tiltak for å tilrettelegge for egenmestring og deltakelse i lokalsamfunn og «Særlig krav til Side 3 av 5
drift av plasser for enslige mindreårige» ved at det gis gode og konkrete redegjørelser for ivaretakelse av omsorg for å sikre riktig kosthold, søvn og skolegang. På disse områdene vurderes beskrivelsen som best i konkurransen, til dels sammen med tilbudet fra Setermoen mottak AS og Hero Norge AS. Salangen kommune Tilbyderen leverer jevnt over gode besvarelser på de fleste vurderingspunktene med unntak av «Generelt», som vurderes som tilfredsstillende. Tilbudet utmerker seg på områdene «Særlig krav til drift av plasser for enslige mindreårige» og «Organisatorisk arbeid og samarbeidspartnere». På disse områdene vurderes beskrivelsen som best i konkurransen, til dels sammen med tilbudet fra Hero, Setermoen AS og Link AS. Bankplassen AS Tilbyderen har gode besvarelser på alle vurderingspunktene. Beskrivelsene er best når det gjelder vurderingspunktene økonomisk/administrativt og beboerrettet arbeid. Ostra Consult AS Tilbyder har jevnt over tilfredsstillende eller gode besvarelser på alle vurderingspunkter. Besvarelsen vurderes som god når det gjelder «innkvartering», «organisatorisk arbeid og samarbeidspartnere», «beboerrettet arbeid» og «særlige krav til drift av ordinære mottak», men når ellers ikke opp til de beste på noen av vurderingspunktene. Nord-Norsk mottakssenter as Tilbyder har jevnt over tilfredsstillende eller gode besvarelser på alle vurderingspunkter. Besvarelsen vurderes som god når det gjelder «innkvartering» og «beboerrettet arbeid», men vurderes ikke som best på noen av dem. Alstahaug AS Tilbyderen har jevnt over tilfredsstillende besvarelser på alle vurderingspunktene, men vurderes ikke som best på noen av dem. På vurderingspunktet «Særlige krav til drift av plasser for enslige mindreårige» er beskrivelsen god, men når ikke opp mot de beste i omtalen av omsorgsarbeidet for målgruppen. Kvæfjord Eiendom as Tilbyderen har en tilfredsstillende eller mindre god besvarelse på alle vurderingspunktene. Besvarelsen er noe mangelfull på en del punkter. Nesna kommune Tilbyderen har levert en mindre god besvarelse på alle vurderingspunktene. Evaluering av tildelingskriterium 3 Bemanning Side 4 av 5
Dette tildelingspunktet er evaluert basert på tilbyders endelige tilbud på garantert bemanning, oppgitt i årsverk, på grunnpakker og tilleggspakker for Ordinært mottak og mottak for enslige mindreårige asylsøkere. Karakteren er en funksjon av samlet antall tilbudte årsverk og kompetanseprofil, der årsverk med kompetanse på universitet/høgskolenivå har hatt en faktor på 45, årsverk med fagbrev/fagskole har hatt en faktor på 35 og årsverk uten krav til utdanning en faktor på 20. Jamfør konkurransegrunnlagets punkt 4.1.3. Tildeling På bakgrunn av vurderingene over har UDI Regionkontor Nord til hensikt å inngå kontrakter om parallelle rammeavtaler med: 1. Link AS 2. Setermoen mottak AS 3. Bankplassen AS 4. Hero Norge AS 5. Nord-Norsk Mottakssenter AS Karensfristen er i henhold til opplysninger i Mercell. Vi har til hensikt å signere kontraktene den 16.07.2019. Beslutning om å tildele kontrakt til en eller flere kan annulleres fram til kontrakt er inngått, dersom vilkårene for dette er tilstede. Vi takker alle tilbydere for interessen og deltakelse i denne konkurransen. Vennlig hilsen Christine Wilberg Avdelingsdirektør Hilde Mari Rognan Seniorrådgiver Side 5 av 5