Endelig rapport etter undersøkelse av Bodø kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Bodø kommune Saksnummer: 15/00121 Virksomhetens adresse: Herredshuset, 8008 Bodø Tidsrom for undersøkelsen: 19-20. mai 2015 Kontaktperson i kommunen: Jørgen Tord Hansen Fra Kartverket: Anders Fekjær, leder Knut Holter Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Manglende håndheving av plan- og bygningsloven når det gjelder å kreve at det blir rekvirert oppmålingsforretning ved søknad om tiltak på matrikkelenheter med uklare grenser. Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger.
2 Det ble gitt følgende merknader ved dette tilsynet: Kommunens matrikkellovforvaltning blir ikke i nødvendig grad involvert i forhåndskonferanser og oppstart av planprosess på private reguleringsforslag. Bemanningen for føring av matrikkelen er begrenset. Utarbeidet dato: 8. juni 2015 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknad 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Bodø kommune i perioden 19. 20. mai 2015. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 21 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Bodø kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert
4 Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 11. desember 2014. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet. 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen gjør ikke bruk av den hjemmel de har i plan- og bygningslov til å avkreve at det blir rekvirert oppmålingsforretning ved søknad om tiltak på matrikkelenheter med uklare grenser. Kommentar: Det vises til pbl. 21-4. Behandling av søknaden i kommunen, se sjette ledd bokstav a: Videre kan kommunen sette som vilkår at: a) det blir holdt oppmålingsforretning når det er behov for å klarlegge grensene for den eller de matrikkelenhetene som tiltaket gjelder for..." Avviket bygger på følgende observasjon: Intervjuene avdekket at kommunen ikke gjør bruk av denne hjemmelen til tross for identifisert behov. Plassering av tiltak skjer med utgangspunkt i krav til avstand som refererer seg til grenser med dårlig kvalitet. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet.
AVVIK 2 5 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriftens 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. 5. Merknad Følgende merknader ble gitt: MERKNAD 1 Kommunens matrikkellovforvaltning blir ikke i nødvendig grad involvert i forhåndskonferanser eller informert om påklagede vedtak etter plan- og bygningsloven. Dette har utløst problemstillinger ved gjennomføring av oppmålingsforretning og matrikkelføring. Manglende samordning skaper også problemer ved føring av bygningsopplysninger. Kommentar: Det vises til pbl. 21-9 om bortfall av tillatelse: Tillatelse til tiltak etter 20-1 første ledd bokstav m faller bort (...) dersom matrikkelføring vil være i strid med lov om eigedomsregistrering (vår understreking). Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at forhåndskonferanse gjennomføres uten deltakelse av personell fra matrikkellovforvaltningen. Dette utfordrer en helhetlig behandling etter PBL og matrikkellov. Noen planvedtak har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven. Blant annet fordi det har blitt fattet reguleringsvedtak på et kartgrunnlag som ikke har vært i samsvar med de faktiske eiendomsforholdene. Manglende samordning skaper utfordringer ved både oppmåling og føring av matrikkelenhet og bygg
MERKNAD 2 6 Bemanningen for føring av matrikkelen er begrenset Kommentar: Omfanget av saker sammenholdt med intervjuer indikerer at det er en begrenset kapasitet til føring av matrikkelen. Særlig antas dette å føre til fristoverskridelser ved langtidsfravær og ferieavvikling. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og e-postutveksling. Ved intervjuer den 19. mai 2015 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 20. mai 2015 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
7 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 11.02.2015 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart Bodø kommune 6. Delegeringsreglement for Bodø kommune 7. Arbeidsbeskrivelse for retting i matrikkelen 8. Rutine for gjennomføring av oppmålingsforretning 9. Rutine for gjennomføring av grensejustering 10. Saksmapper for 2 saker på oppretting av matrikkelenhet og 3 grensejusteringssaker 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter
VEDLEGG 2 8 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Bodø kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Rolf Kåre Jensen Rådmann X X X Vesa Jântti Virksomhetsleder Geodata X X X Trond Helander Leder for oppmålingsseksjonen X X X Odd Reinvik Landmåler X X X Mai Iren Vikholt Fører matrikkelen X X X John Vaksdal Fører matrikkelen X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok Knut Holter og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder. Anders Braaten fra Kartverkets Matrikkel- og stedsnavnavdeling deltok som observatør.