Til Årsmøtet i Helgeland Regionråd Deres ref: Vår ref: She Dato: 12.juni 2017 Det innkalles til ordinært årsmøte 2017 i Helgeland Regionråd. Sted: Silvalen, Kommunehuset i Herøy. Tidspunkt: Mandag den 26.juni - Kl.11:000 S A K L I S T E 1 Åpning v/styrets leder Jann Arne Løvdahl 2 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 Godkjenning av årsmelding 2016 4 Helgeland Regionråd prioritering av satsingsområder 2017/2018 5 Vedtektsendringer Helgeland Regionråd 6 Valg av leder og nestleder. 7 Valg av valgkomite 8 Avslutning Vel møtt Helgeland Regionråd Jann Arne Løvdahl Styrets leder /s/ Sissel Hesjedal Daglig leder 1
Sak nr. 3 Godkjenning av årsmelding 2016 Helgeland Regionråd behandlet årsmeldingen for 2016 på Hurtigruta MS Nordkapp den 18. mai. 039/17 Styret i Helgeland Regionråd godkjenner årsmeldingen for 2016 uten merknader. Innstilling: Årsmøte vedtar Helgeland Regionråd sin årsmelding for 2016. Vedlegg: Helgeland Regionråd årsmelding 2016 m.vedlegg 2
Sak nr. 4 Helgeland Regionråd prioritering av satsingsområder 2017/2018 I følge av vedtektene for Helgeland Regionråd 5 skal det legge fram en arbeidsplan for kommende år på årsmøte. Det blir i løpet av arbeidsåret gjennomført flere vedtak i styret i Helgeland Regionråd som får innvirkning på handlingsplanen. Siden IKS har arbeidsgiver ansvaret er det naturlig at en drøfter arbeidsplanen i Iks styret før den blir lagt fram på årsmøte. Vedtak sak 13/17 Styret i HR Iks overlater til Helgeland Regionråd og prioritere arbeidsoppgavene til Regionrådet, og ber dem være kritiske i forhold til kapasiteten /arbeidsressursene som er tilgjengelig. Styret mener at dersom det er nødvendig bør en i tillegg åpne for bruk av egenkapital til prosjekter 2017-2018 Årsmøte sak 04/16 Drøfting av arbeidsplan for 2016/2017. Årsmøtet i Helgeland Regionråd prioriterer disse saksområda i 2014/15: Prosjekter og oppgaver som bør arbeides med i 2016-2017 Samferdsel Offshore Nordland - Olje- og gasskonferansen Helgelandskonferansen Prosjekt «Vekst og utvikling på Helgeland» (ulike tiltak). Nettverksbygging Omdømme bygging på Helgeland Helgeland sykehuset Etablere en prosess som tar for seg hvordan vi som et samla regionråd kan arbeide i lag om å skape en bedre felles fremtid for vår region. Styret mener at dersom det er nødvendig bør en i tillegg åpne for bruk av egenkapital til prosjekter 2016-2017. Innstilling: Arbeidsplan for 2017/2018 Årsmøtet i Helgeland Regionråd prioriterer disse saksområda i 2017/2018: Prosjekter og oppgaver som bør arbeides i arbeidsåret er: Samferdsel Offshore Nordland - Olje- og gasskonferansen Ordførermøtet. Nettverksbygging Omdømme bygging på Helgeland Prosjekter som er/blir vedtatt i styret i Helgeland regionråd. Partnerskapsavtalen Nord-Norges kontoret Samordning av fellesmøter Oppfølging av planer og høringer Til rette legging for deltakelse på messer og fagmøter Årsmøtet mener at dersom det er nødvendig bør en åpne opp for bruk av egenkapital til prosjekter 2017-2018. 3
Sak nr. 5 Vedtektsendringer Helgeland Regionråd Viser til regionrådets behandling i sak 021/17 og sak 037/17 Med følgende vedtak; Sak 021/17 vedtak: Helgeland Regionråd arbeider videre med vedtektene. Vedtekten må tydelige gjøres. Nytt utkast blir frem i møte i 18.mai Endelig forslag til nye vedtekter for Helgeland Regionråd legges frem til behandling på årsmøtet i 26.juni 2017.» Sak 037/17 vedtak. Helgeland Regionråd slutter seg til de endinger som lagt frem. Endelig forslag til nye vedtekter for Helgeland Regionråd legges frem til behandling på årsmøtet i juni 2017. Innstilling: Årsmøtet i Helgeland Regionråd vedtar forlaget til nye vedtekter. Disse sendes medlemskommunene for videre behandling. Forslag til nye vedtekter. VEDTEKTER HELGELAND REGIONRÅD (2017) Organisasjonsform 1. Helgeland Regionråd er et politisk samarbeidsorgan for kommunene Alstahaug, Dønna, Herøy, Leirfjord, Træna, Vefsn og Grane 2. Helgeland Regionråd skal ikke drive økonomisk forvaltning og skal ikke iverksette tiltak som forplikter medlemmer eller andre økonomisk. Rådet skal ikke ha egen administrasjon og budsjett. Administrasjon, økonomisk forvaltning og sekretariats tjenester skal ivaretas av Helgeland Regionråd IKS etter egen avtale. Det økonomiske oppgjøret skal skje direkte mellom medlemskommunene og Helgeland Regionråd IKS. 3. Utmelding kan skje med en oppsigelsestid på et år med virkning fra kommende 31.12. 4. Til regionrådet, (som sammen skal bestå av 14 representanter), velger hver medlemskommune 2 representanter med personlige vararepresentanter. Ordføreren inngår som den ene av representantene fra hver kommune. Rådsmedlemmenes funksjonstid skal være 4 år og sammenfalle med kommunevalgperioden. Regionrådet har minimum 3 møter i året, der ett blir lagt til årsmøtet. 4
Dersom verken medlem eller vararepresentant kan møte i regionrådets møter kan ordfører utstede fullmakt til en annen representant til å representere kommunen under slike møter. Administrasjonssjefene i medlemskommunene kan delta i regionrådets møter og har tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Det samme gjelder fylkestingsrepresentantene fra medlemskommunene. 5. Rådet holder ordinært årsmøte hvert år innen utgangen av juni. I de årene det er kommunevalg avholdes ordinært årsmøte innen utgangen av november. Ekstraordinært årsmøte kan innkalles når rådets leder eller 4 av de andre deltagende kommuner forlanger det. Årsmøtet skal hvert år velge: a. Leder b. Nestleder c. Valgkomite på 3 medlemmer Leder og nestleder velges blant medlemmene. Valgkomite velges etter innstilling fra styret. På årsmøtet framlegges årsberetning for siste arbeidsår. Videre framlegges en plan for arbeidet for kommende år. Denne planen skal også fastlegge rammen for det administrative arbeidet/sekretariattjenestene som Helgeland Regionråd IKS skal utføres for Helgeland Regionråd. Administrasjonssjefene i medlemskommunene kan delta i regionrådet årsmøter og har tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Det samme gjelder fylkestingsrepresentantene fra medlemskommunene. 6. Ordførerne i regionen utgjør rådets styre. Ordførerens vararepresentant er varaordfører i den enkelte kommune. Dersom verken ordfører eller vararepresentant kan møte i regionrådets møter kan ordfører utstede fullmakt til en annen representant til å representere kommunen under slike møter. 7. Leder i rådmannsutvalget møter i styret med tale og forslagsrett. Sekretariat/saksbehandler fra Helgeland Regionråd IKS skal møte i styrets møter med tale og forslagsrett, men ikke stemmerett. 8. I rådets og styrets møter føres protokoll hvor alle saker og vedtak føres inn. I rådets møter må minst 9 medlemmer møte for at gyldig vedtak kan gjøres. I styret må leder eller nestleder og minst 3 medlemmer være til stede før møtet settes. 9. Vedtak om regionalpolitiske prosesser gjøres imidlertid med absolutt flertall. (Ved votering legges regionrådets fulltallige sammensetning til grunn). De regionalpolitiske prosessene skal bygge på prinsippet om omforente løsninger. Virkefelt 5
10. Regionrådet skal ta stilling til overordnede politiske spørsmål som berører regionen og skal drive påvirkningsarbeid overfor fylkeskommunen, departement, storting og andre for å sikre medlemskommunenes interesser. 11. Regionrådet skal behandle alle saker som meldes inn av medlemskommunene eller andre i regionen, og sørge for størst mulig regional tilslutning og drive påvirkning mot beslutningstakere for å finne tjenlige løsninger for enkelt kommuner og/eller hele regionen. 12. Etter anmodning, eller på eget initiativ, kan regionrådet, når det finner det naturlig, avgi uttalelser og fungere som rådgivende organ i saker av regional karakter. 13. Regionrådet skal når de finner det hensiktsmessig ta initiativ til fellesløsning av oppgaver/tjenester i regionen. Et prioritert område er initiativ til utviklingsarbeid som direkte og indirekte kan bidra til å styrke eksisterende næringsliv og/eller utvikle nye arbeidsplasser. Gjennomføring av oppgaver som krever økonomiske disposisjoner gjøres av Helgeland Regionråd IKS etter avtale med kommunene, grupper av kommuner eller enkelt kommuner. Økonomi 14. Helgeland Regionråd skal ikke gjennomføre økonomiske disposisjoner og skal ikke avlegge regnskap. 15. Oppgaver som krever økonomiske disposisjoner, herunder sekretariats tjenester og andre administrative oppgaver, gjennomføres av Helgeland Regionråd IKS etter egen avtale og de økonomiske oppgjørene gjøres gjennom egen avtale mellom Helgeland Regionråd IKS og kommunene. 16. Årsmøtet fastlegger gjennom aktivitetsplanen omfanget av sekretariatsfunksjoner og administrative funksjoner og framlegger forslag til Helgeland Regionråd IKS til kostnadsfordeling mellom kommunene. Grunnprinsippet er fordeling etter folketall i kommunene. Endring av vedtekter 17. Disse vedtekter trer i kraft fra det tidspunkt de deltagende kommuner bestemmer. 18. Endringer av vedtektene kan bare foretas av ordinært årsmøte og krever at minst 2/3 av de møtende representanter stemmer for endringene. Endringene må godkjennes av deltagende kommuner. 6
Sak nr. 6 Valg av leder og nestleder. Det skal velges leder og nestleder til styret i Helgeland Regionråd På valg er; Jann Arne Løvdahl, leder Per Pedersen, nestleder Leder og nestleder vervet i Helgeland Regionråd blir gjennomført på etter turnus. Oversikt over leder og nestleder de siste årene: 2016 Leder Jann Arne Løvdahl Vefsn Nestleder Per Pedersen Træna 2015 Leder Jann Arne Løvdahl Vefsn Nestleder Per Pedersen Træna 2014 Leder Arnt Frode Jensen Herøy Nestleder Jann Arne Løvdahl Vefsn 2013 Leder Bård Anders Langø Alstahaug Nestleder Arnt Frode Jensen Herøy 2012 Leder Olav Terje Hoff Rødøy Nestleder Bård Anders Langø Alstahaug 2011 Leder Olav Terje Hoff Rødøy Nestleder Bård Anders Langø Alstahaug 2010 Leder Ivan Haugland Leirfjord Nestleder Olav Terje Hoff Rødøy 2009 Leder Ingunn Laumann Dønna Nestleder Ivan Haugland Leirfjord 2008 Leder Aina Willumsen Træna Nestleder Ingunn Laumann Dønna 2007 Leder Steinar Joakimsen Lurøy Nestleder Aina Willumsen Træna 2006 Leder Jann Arne Løvdahl Vefsn Nestleder Steinar Joakimsen Lurøy 2005 Leder Arnt Frode Jensen Herøy Valgnemnda foreslår: Leder: Per Pedersen, Træna Nestleder: John Erik Johansen, Dønna Andre forslag:, som leder, som nestleder 7
Sak nr. 7 Valg av valgkomite Det skal velges valgkomite for 1.år. På valg er: Bjørn Larsen, Vefsn, som leder Hilde Andreassen, Dønna kommune Magnar Johnsen, Leirfjord kommune Forslag til valgkomité: 8