Lærdal kommune. Håndbok for tilsette

Lærdal kommune Håndbok for tilsette 07.10.2009

TILSETJINGS- OG ARBEIDSREGLEMENT 1 OMFANG Tilsetjings- og arbeidsreglementet gjeld alle kommunale arbeidstakarar i eit fast forpliktande arbeidstilhøve med ei på førehand fastsett arbeidstid (ev. gjennomsnittleg arbeidstid) pr. veke, jfr. Hovedtariffavtalen kap. 1 1, samt mellombels tilsette, jfr. Arbeidsmiljølova 14.9 og 14.15. Reglane i reglementet gjeld ikkje når dei strir mot lov, tariffavtalar eller andre vedtekter som er bindande for kommunen. 2 KUNNGJERING Ledige stillingar vert til vanleg å lysa ut eksternt. Ekstern utlysing skal uansett skje i stillingar som: - rådmann, assisterande rådmann - tenesteleiar - avdelingsleiar, institusjon - og barnehagestyrar og rektorar Intern utlysing kan føretakast etter særskilt vedtak i det organet som har tilsetjingsmynde. Utlysinga skal opplysa om kvalifikasjonskrav, arbeidsområde og andre tilsetjingsvilkår. Tilsetjingsmakta kan tilsetje utan utlysing ved: - omorganisering - sviktande helse - overgang til mindre krevjande stilling Før ei stilling vert lyst ut skal leiinga vurdera trongen for og krav til stillinga. Fast tilsett i deltidsstilling får tilbod om utviding av stilling dersom ho/han er kvalifisert. Dersom stillinga bør endrast, skal dette leggjast fram for administrasjonsutvala. Søknadsfristen skal vanlegvis vera 3 veker. Tilsetjingsmakta kan avgjera at stillinga kan kunngjerast på nytt med dei same eller andre kvalifikasjonskrav. 3 FRAMGANGSMÅTE VED TILSETJING Ved ekstern og intern utlysing kan eventuelle søkjarar kallast inn til intervju. I leiarstillingar på alle nivå skal ein som hovudregel føreta intervju. 2

Tilrådinga som vert lagt fram for tilsetjingsmakta, skal til vanleg ha namn på to kvalifiserte søkjarar meir enn det som skal tilsetjast. Tillitsmannsutvala har uttalerett før handsaming av alle typar tilsetjingar etter 5 i dette reglementet, jfr. 7 pkt. 2 i dette reglementet. 4 TILSETJINGSVILKÅR Arbeidstakaren vert tilsett for teneste i kommunen - ikkje i den einskilde tenesteeining/institusjon - på dei løns- og arbeidsvilkår som går fram av gjeldande lover, reglement, tilsetjingsdokument og tariffavtale. Arbeidstakaren må vera viljug til endring i arbeidsområdet sitt, dersom det er sakleg grunngjeve. 5 TILSETJINGSORGAN For Lærdal kommune er tilsetjingsmynde i ledige stillingar fordelt slik: 1. Kommunestyret tilset rådmann og ass. rådmann. 2. Administrasjonsutvalet tilset einingsleiarar og personal- og organisasjonsleiar. 3. Styret i distriktsrevisjonen tilset i alle stillingar i revisjonen. 4. Rådmann eller den ho/han gjev fullmakt, tilset i vikariat eller engasjement i inntil 1 år. 5. Ved tilsetjing elles tilset tilsetjingsutvalet. Tilsetjingsutvalet er samansett slik: - den aktuelle arbeidstakarorganisasjonen representerer dei tilsette i tilsetjingsutvalet - rådmannen - tenesteleiar som stillinga høyrer under Personalleiar er sekretær for tilsetjingsutvalet. Ved tilsetjingar i stillingar ved rådmannskontoret går personalleiar inn i staden for tenesteleiar. Varamedlemar: Representanten frå dei tilsette skal ha eit fast varamedlem. Personalleiar er fast varamedlem for rådmannen. 3

Tenesteleiar peikar ut ein fast varamedlem. Utvalet må vera fulltalig for å vera vedtaksfør. Vedtaka skal protokollerast og underskrivast av medlemane. Anke: Vedtak i tilsetjingsutvalet kan ankast til administrasjonsutvalet etter reglane for mindretalsanke. Administrasjonsutvala tek endeleg avgjerd. 6 TILSETJINGSPROSEDYRE VED TILSETJINGAR I KOMMUNESTYRET OG ADMINISTRASJONSUTVALET 1. Administrasjonsutvalet er ansvarleg for å fastsetje tilsetjingsprosedyren ved tilsetjing av rådmann og ass. Rådmann, og ved tilsetjingar der administrasjonsutvalet har tilsetjingsmynde. 2. Rådmannen eller den han gjev fullmakt er ansvarleg for utlysing, saksbehandling, innstilling, utsending av tilsetjingsbrev og arkivering av personaldokument. 7 TILSETJINGSPROSEDYRE VED TILSETJINGAR I TILSETJINGSUTVALET. 1. Tenesteleiar er ansvarleg for utarbeiding av framlegg til utlysing av stillingar som skal lysast ut eksternt og internt. Framlegget skal drøftast med tillitsvalde før det vert sendt personalleiar, som har ansvaret for det vidare arbeidet. Rådmannen har ansvaret for utlysing av stillingar ved rådmannskontoret. 2. Når søknadsfristen og løpedagane er gått ut har personalleiar ansvar for å utarbeida ei utvida søkjarliste og for vidare sakshandsaming. Så snart den utvida søkjarlista er utarbeidd, skal den, saman med utlysingstekst, oversendast dei aktuelle tillitsmannsutvala til uttale, jfr. Hovedavtalen Del B 3-1 e. Vidare skal tenesteleiar ha tilsendt eit eksemplar. 3. Tenesteleiar eller den han/ho har delegert mynde til, tek stilling til og førebur intervju. Tilsetjingsutvalet er intervjuutval. 4. Personalleiar er sakshandsamar for tilsetjingsutvalet og er ansvarleg for møte- 4

innkalling. I saksframstillinga skal det gjerast greie for dei omsyn som ligg til grunn ved vurderinga av søkjarane. Dei søkjarane som vert innstilt bør kort omtalast og vurderast opp mot kvalifikasjonskrava. Rådmannen kjem med tilråding om tilsetjing i prioritert rekkefylgje. Om mogeleg bør minst 3 av søkjarane innstillast. Alle dei prioriterte søkjarane skal vere kvalifiserte for stillinga. I tilsetjingar av pedagogisk personale ved skulane er pedagogisk rådgjevar sakshandsamar for tilsetjingsutvalet. Uttale frå tillitsmannsutvala skal følgje saka. 5. Ved tilsetjing skal tilsetjingsorganet velje mellom dei søkjarane som er innstillt. Organet kan derimot ikkje tilsetje nokon som ikkje er innstilt. Om slik tilsetjing er ynskjeleg, skal saka gå attende til rådmannen til ny vurdering og innhenting av nærare opplysningar. 6. Tilsetjingsutvalet held møte etter behov. Utvalet skal kallast inn skriftleg med 5 dagars varsel. Møte kan haldast på kortare varsel, dersom ingen av medlemane motset seg det. Det er høve til å halda telefonmøte. Utskrift av møteboka, som er underskriven av medlemane, skal sendast medlemane og tillitsmannsutvala. Administrasjonsutvalet skal ha melding om tilsetjingsutvalet sine vedtak. Tenesteleiar skal orientere dei tillitsvalde om nytilsetjingar og gje dei nytilsette melding om kven som er tillitsvald. 8 TILSETJINGSKRITERIA Ved tilsetjing og opprykk skal det takast omsyn til søkjarane sine kvalifikasjonar, utdanning, praksis og personlege eigenskapar. Når søkjarar av begge kjønn står kvalifikasjonsmessig likt, vert kvinnelege søkjarar føretrekte når dette kjønnet er underrepresentert. Når søkjarane elles står kvalifikasjonsmessig likt, vert den søkjar føretrekt som har lengst teneste i kommunen. Ved intern utlysing skal deltidstilsette tilbydast utviding av sitt arbeidsforhold inntil heil stilling, dersom vedkomande er kvalifisert for stillinga. 5

9 TILSETJINGSBREV Det vert gjeve skriftleg melding om tilsetjing. Av stillingsbrevet skal det gå fram kva for vilkår og plikter som gjeld for tilsetjinga. Kommunen sitt standardbrev skal nyttast. Det vert alltid sendt 2 eksemplar av tilsetjingsbrevet til den tilsette. Det eine eksemplaret skal returnerast personalsjefen i underskriven stand. Frist for å ta imot stillinga skal normalt vera 10 dagar. Personalsjefen sender kopi av tilsetjingsbrevet til lønningskontoret og tenesteeininga. Dersom det ikkje går fram av tilsetjingsbrevet kva for dato den tilsette tek til i stillinga, må tenesteleiar gjeva melding til lønningskontoret og personalsjefen når vedkomande har teke til. Dette p.g.a at oppstartingsdato ofte vert endra etter tilsetjing. Tenesteleiar må og gjeva melding til lønningskontoret om kva for konto løna skal førast på og elles sørga for at skattekort og kontonummer vert levert. Tenesteleiar har ansvar for introduksjon av nye medarbeidarar. Når den tilsette har teke imot stillinga, skal dei andre søkjarane ha melding om tilsetjinga og få attende attestar og vitnemål. 10 LÆKJARATTEST/POLITIATTEST For dei stillingar der det er stilt spesielle krav til helse/ vandel, skal det leggjast fram tilfredstillande lækjar-/ politiattest før tilsetjing. 11 ARBEIDSTID Arbeidstida skal vera den som til kvar tid er fastsett i Hovudtariffavtalen mellom Kommunenes Sentralforbund og arbeidstakarorganisasjonane og med same atterhald som står i denne. Vert arbeidstida for særskilde grupper regulert gjennom sentrale eller lokale avtalar, gjeld desse. Jfr. vedtak i kommunestyret sak 39/94. 12 FERIE Ferien må ordnast i samsvar med reglane i gjeldande ferielov og tariffavtale. Kommunen fastset ferietid etter samråding med arbeidstakaren eller tillitsvalde for han. Ferielista skal gjerast kjend minst 2 månader før hovudferien tek til. 6

13 FRÅVÆR Fråvær på grunn av sjukdom, ulykke eller andre årsaker skal straks meldast muntleg til næraste overordna. For sjukefråvær til og med 8 kalenderdagar skal det leverast eigenmelding. Arbeidsfrie dagar skal reknast med når kalenderdagar vert rekna. Dette gjeld i hovudsak laur-, sønog helgedagar og fridagar i høve til oppsett turnus-/ arbeidsplan. Arbeidstakaren pliktar ikkje å gje opplysningar om sjukdomsarten. Kommunen kan krevja legeattest frå 1. dag dersom arbeidstakaren i dei siste 12 månader har hatt fleire enn 4 kortvarige fråvære. Det same gjeld ved stadige sjukefråvær færre enn 4 gonger, dersom kommunen har rimeleg grunn til å tru at det ikkje er sjukdom som er årsak til fråværet. Før arbeidstakaren misser retten til å nytte eigenmelding skal vedkomande få høve til å gjere greie for årsaka til at det har vore så mykje fråvær. Ved lengre fråvær enn 8 kalenderdagar skal det leverast legeattest. 14 UTBETALING AV LØN Månads- og årslønte får løn den 12. i kvar månad eller næraste føregåande yrkedag. Variable tillegg for føregåande månad vert utbetalt på same tid. Time-, dag- og vekelønte får utbetalt løn som for månads- og årslønte. Det vert då utbetalt den sum som er tent opp i føregåande månad. I juni månad vert det utbetalt feriepengar. Kvar arbeidstakar skal kontrollera at det er utbetalt rett sum. Eventuelle feil må meldast snarast råd. Berre for desse tilfella kan det verte gjort frådrag i løn: a. Lovbestemte trekk. b. Pensjonsinnskot. c. Sum som på førehand er skriftleg avtalt mellom kommunen og arbeidstakaren. d. Fagforeiningskontingent dersom foreininga bed om det. e. Erstatning for skade eller tap arbeidstakaren med vilje eller grov aktløyse har påført kommunen. Kravet for slikt trekk er at arbeidstakaren skriftleg erkjenner erstatningsansvar, eller det er fastslått ved dom, eller arbeidstakaren rettsstridig sluttar i stillinga si. 7

Lønstrekk skal avgrensast til den del av løna som er over det som er rimeleg å tru at arbeidstakaren treng for å forsørgja seg sjølv og husstanden sin. Før trekket vert gjennomført skal det drøftast med dei tillitsvalde for arbeidstakaren. 15 PERMISJON For permisjon gjeld reglane i tariffavtalen og det permisjonsreglementet som kommunen har fastsett. 16 OPPSEIING Administrasjonsutvala er delegert mynde til å gjera vedtak om oppseiing for tilsette i stillingar der tilsetjingsutvalet har tilsetjingsmynde. Kommunestyret tek avgjerd om oppseiing i stillingar der dei har tillagt tilsetjingsmynde. Oppseiinga skal vera skriftleg frå begge partar. OPPSEIINGSFRISTAR Fast tilsette. Som hovudregel gjeld ein gjensidig oppseiingsfrist på 3 månader rekna frå oppseiingstidspunktet. Hovudtariffavtalen 3.21. Eldre arbeidstakarar. For arbeidstakarar over 50 år med minst 10 års samanhengande teneste i kommunen gjeld følgjande fristar: Når arbeidstakaren sjølv seier opp: 3 mnd. Når kommunen seier opp: - minst 4 mnd. etter fylte 50 år. - minst 5 mnd. etter fylte 55 år. - minst 6 mnd. etter fylte 60 år. Oppseiingsfristane gjeld frå den 1. i månaden etter oppseiinga, jfr. aml. 15.3. Prøvetidstilsette. For arbeidstakarar som skriftleg er tilsett med prøvetid på inntil 6 mnd. gjeld ein gjensidig oppseiingsfrist på 14 dagar. Mellombels tilsette. Arbeidsavtalar som er inngått for eit bestemt tidsrom eller for eit bestemt arbeid av forbigåande art, opphøyrer når tidsrommet er ute eller arbeidet er avslutta utan oppseiing. 8

Ved eventuell oppseiing før det mellombels arbeidet opphøyrer gjeld følgjande fristar: - 14 dagar for arbeid inntil 2 mnd. - 1 månad for arbeid av lengre tid. 17 AVSKIL. Kommunen kan seia opp ein arbeidstakar med påbod om å slutta straks dersom denne har gjort seg skuldig i grovt pliktbrot eller anna vesentleg mishald av arbeidsavtala. Avskil skal krevjast skriftleg og innehalde opplysningar om rett til å krevja forhandling, reise søksmål, og kva slags fristar som gjeld. Medan spørsmålet om avskil vert handsama, kan arbeidstakaren i heilt spesielle tilfelle suspenderast frå stillinga si. AML 15.14 pkt 1 Vilkåret for å kunna suspendera nokon er at det er nødvendig av omsyn til at det gagnar tenesta best at arbeidstakaren straks vert fjerna frå den noverande stillinga si, og at det må vera grunn til å tru at vilkåra for avskil etter 15.13 i Arbeidsmiljølova er til stades. Arbeidstakaren har krav på å få ha løna si fram til vedtaket om avskil er avgjort. Før det blir gjort vedtak om avskil eller suspensjon, skal det drøftast med dei tillitsvalde for arbeidstakaren med mindre arbeidstakaren ikkje ønskjer dette. Ved suspensjon har arbeidstakaren krav på at denne vert grunngjeven. Om dei rettane arbeidstakaren elles har, vert det vist til 15 i arbeidsmiljølova. 18 FORCE MAJEUR AML 15.3 pkt 10 Ved hendingar som ein ikkje kan sjå i førevegen, kan oppseiingsfristen setjast ned til 14 dagar. Jfr. Arbeidsmiljølova 15-3 punkt 10. 19 KONFLIKTER (INTERESSETVISTAR). Kollektiv oppseiing/plassoppseiing skal varslast minst 14 dg. før arbeidskamp vert sett i verk mellom Kommunenes Sentralforbund og arbeidstakarorganisasjonen. Hovudavtalen 8.1. Ein viser elles til Arbeidsmiljølova 15-13 punkt 5. 9

20. ANNA LØNA ARBEID Kommunal arbeidstakar kan ikkje utan løyve overta anna løna arbeid som vil vera av eit slikt omfang at det kan gå ut over arbeidsytinga til vedkomande i kommunen. 21. TEIEPLIKT Når ei sak er undergjeven teieplikt i samhøve med lov, reglar eller når det følgjer av saksarten, må ingen arbeidstakar omtale saka overfor nokon utanforståande. 22 VANLEG ORDEN Arbeidstakaren må vera på arbeidsstaden/frammøtestaden når arbeidstida tek til. Ingen må gå frå arbeidsstaden i arbeidstid utan løyve. Arbeidstakaren må ikkje vera påverka av alkohol eller anna rusande eller bedøvande middel i arbeidstida. 23 BEHANDLING AV UTSTYR Alt inventar, maskiner, verktøy, materialar o.l. må behandlast med omhug. Ein må vera varsam når ein brukar eld, lys og eldsfarlege saker. Arbeidstakaren må retta seg etter reglar og pålegg som er gjevne for å tryggja liv, helse og eigedom, og bruka det verneutstyret som er påbode etter lov og forskrifter. 24 TOLKING/ENDRING AV REGLEMENTET Tolking og endring av reglementet ligg til administrasjonsutvalet etter at organisasjonane har hatt høve til å uttala seg. UNNTAK FRÅ REGLEMENTET Administrasjonsutvalet kan i særlege tilfelle gjera unntak frå desse reglane. Reglementet vert gjort gjeldane frå 01.08.2009. Administrasjonsutvalet får fullmakt til å gjere endringar i reglementet. 10

KOMMENTATAR TIL TILSETJINGSREGLEMENT INNLEIING Målet med ei kvar tilsetjing er å få tilsett den søkjaren som totalt sett er best kvalifisert, etter prinsippet "rett person på rett plass" og som kommunen er best tent med i stillinga. Rekrutteringsarbeidet skal gjerast såpass grundig at kommunen er viss om å lukkast med dette. Tilsetjingsrutinane er ofte omstendelege og tidkrevjande og dette kan føra til at ein misser gode søkjarar. Det er difor viktig å ha klare og raske prosedyrar for handsaminga. Måten ein behandlar søkjarane på har mykje å seie for positiv eller negativ marknadsføring av Lærdal kommune som arbeidsplass. Tilsetjing i ei ledig stilling vedkjem minst tre partar: kommunen, søkjaren og dei som alt er tilsette på arbeidsplassen. Tilsetjingssaker er regulert av eit omfattande regelverk, både lover, tariffavtalar og reglement. Dei som skal handsama ei tilsetjingssak må ha god kjennskap til desse. Gode tilsetjingsrutinar er det beste middel for kommunen til å sikra seg den beste søkjaren. Tilsetjingsreglementet er meint å vera til hjelp og rettleiing med omsyn til dei rutinar og regelverk som skal følgjast i slike saker. For undervisningspersonale i skulesektoren gjeld det ein del eigne reglar. Reglementet kan difor ikkje nyttast fullt ut for slike tilsetjingssaker. Dei fleste hovudprinsipp gjeld likevel for desse og. RETNINGSLINJER. Administrasjonsutvalet vedtek retningslinjer for tilsetjingsog rekrutteringsprosedyren, jfr. Normalreglementet 3. Ved fråvik av desse retningslinjene, skal saka leggast fram for administrasjonsutvalet. Ved eventuell endring i bemanning og/eller organisering har Arbeidsmiljøutvalet uttalerett, jfr. Hovudavtalen 12 11

TIL 2 KUNNGJERING Ei stilling skal ikkje automatisk fyllast når ho vert ledig. Følgjande moment bør det takast stilling til: - Er det planlagt endringar i organisasjonen? - Kan oppgåvene fordelast på andre tilsette? - Kva for kvalifikasjonar bør stillast? - Passar stillinga for nokon som alt er tilsett og ynskjer/treng omplassering? Vurderinga må primært gjerast av tenesteleiar. Dersom stillinga bør endrast, skal dette leggjast fram for administrasjonsutvalet. Kunngjering. Hovudregelen er at ledige stillingar skal kunngjerast offentleg. Dette gjeld og for vikariat og engasjement som varer utover eit år. Intern utlysing kan skje dersom: 1. Det finst kvalifiserte medarbeidarar tilsett i kommunen. 2. Stillinga kan gje høveleg utvikling for noverande personale. 3. Deltidstilsette ønskjer å utvida stillinga/arbeidsområdet. Tilsetjingsorganet kan tilsetje utan utlysing ved: - omorganisering/omplassering - sviktande helbred - overgang til mindre krevjande stilling. Rådmannen kan tilsetje utan utlysing i vikariat og engasjement som varar inntil eit år. Framlegg til utlysing både ekstern og intern skal utarbeidast av etaten og sendast personalsjefen. I stillingsannonsa skal kommunevåpenet alltid vera med. Det skal stå øvst til venstre saman med Lærdal kommune. Namnet på tenesteeininga må og gå klart fram i annonsa. 12

Vidare må kunngjeringa innehalda: - stillings-/nemning/kode - stillingsforklaring - kvalifikasjonskrav - praktiske opplysningar - kontaktperson(ar) med telefonnr. - fullstendig adresse - søknadsfrist (vanlegvis 3 veker, minst 14 d). Opplysning i kunngjeringa om at annan stilling kan bli ledig grunna internt opprykk bør ein unngå. Dersom det er fleire ledige stillingar som skal utlysast på same tid, bør det lagast ei fellesannonse. Lovreguleringar. Likestillingslova set forbod mot å lyse ei stilling ledig for berre eit kjønn. Det er likevel høve til å oppmoda det kjønn som er underrepresentert til å søkje. Ny utlysing. Dersom det ikkje melder seg søkjarar, eller søkjararane ikkje er kvalifiserte, bør stillinga lysast ut på ny, eller ein kan vente til situasjonen på arbeidsmarknaden evt. har betra seg. Ikkje plikt til å tilsetje. Kommunen er ikkje pliktig til å tilsetje i ei stilling som har vore utlyst. Det kan i mellomtida ha kome til nye moment som gjer at tilsetjing bør utstå. Søkjaren skal i så fall ha melding om dette så snart som mogeleg. FRAMGANGSMÅTE VED TILSETJING. Utvida søkjarliste. Når søknadsfristen er ute skal det setjast opp "utvida søkjarliste", som skal innehalde søkjaren sitt namn, adresse, alder, utdanning og tidlegare praksis. Lista skal lagast så rett og fullstendig som mogeleg. Den vil vere eit viktig dokument i tilsetjingssaka. Meir hobbyprega kurs eller småjobbar som ikkje har nokon relevans for den ledige stillinga kan likevel utelatast. Søkjarane har rett til å få tilsendt kopi av søkjarlista når dei ber om det. Utvida søkjarliste er ikkje offentleg. 13

Anna søkjarliste. Ein kan og setja opp ei anna søkjarliste som innheld søkjaren sitt namn, adresse og stilling/yrke. Denne lista er offentleg, jfr. lov om offentlegheit i forvaltninga 6, nr. 4. Det er ikkje høve til å halda attende namn på søkjarar som har bede om at namnet ikkje vert offentleggjort. Søkjaren må då gjerast merksam på situasjonen, og kan då avgjere om han eventuelt vil trekkje søknaden. For sein søknad. Søknader som kjem inn etter at søknadsfristen er ute, kan takast med dersom handsaminga av søknadene ikkje er starta. Tilsetjingsutvalet kan avgjera om søknaden skal takast med. Førebels melding til søkjarane. Straks søknadsfristen er ute skal søkjarane få brev om at søknaden er motteken og om tidspunkt for avgjerda. TILLITSMANNSUTVALA. Tillitsmannsutvala har rett til å uttale seg i tilsetjingssaker. Dei skal difor ha tilsendt den utvida søkjarlista og utlysingsteksten snarast mogeleg slik at uttalen ligg føre før saksbehandlar førebur saka for tilsetjingsorganet. Utvala har frist innan 5 dagar til å gje uttale. Tillitsmannsutvala skal gjerast merksame på at søkjarlista ikkje er offentleg, og at ho difor er underlagt teieplikt. Tillitsmannsutvala har høve til å gje uttale i alle tilsetjingssaker. Etter avtale kan ordninga likevel avgrensast til bestemte stillingsgrupper. Dersom ein arbeidstakarorganisasjon ikkje har tillitsvalde/ tillitsutval på ein institusjon, kan organisasjonen be om at søkjarlister vert sendt den hovedtillitsvalde til uttale. Tillitsmannsutvala har vidare rett til innsyn i søknadene med vedlegg. Dette må dei i tilfelle be om i kvart tilfelle. Innsynet kan då ordnast ved at tillitsmannsutvalet, eventuelt ein tillitsvald, får gå gjennom søknadene på kontoret til den personalansvarlege. Det skal ikkje utleverast kopi av søknadene. 14

Denne innsynsretten for tillitsutvala gjeld berre stillingar som naturleg kan organiserast i den arbeidstakarorganisasjonen vedkomande utval representerar. VURDERING AV SØKJARAR. 1. Kvalifikasjonar Det vil ofte først vere nødvendig å gjere ei grovsortering av søkjarane og ta ut dei som opplagt er uaktuelle. Dei søkjarane ein står att med som relevante, skal vurderast etter ein del fastsette kriteriar. I Hovedtariffavtalen 2 er det slege fast at ved tilsetjing skal det i første rekkje takast omsyn til søkjarane sine kvalifikasjonar. Kvalifikasjonane består av tre element: - utdanning - praksis - personlege eigenskapar For kvar aktuell søkjar skal det gjerast ei samla vurdering av desse tre elementa i kvalifikasjonskravet. Vurderinga må som regel verte skjønsmessig der ein set søkjarane sine kvalifikasjonar opp mot kvarandre. Vurderinga skal vere klårt objektiv og sakleg, og ho skal ta utgangspunkt i dei fakta som ligg føre. 2. Utdanning. Utdanninga skal vurderast i høve til kravet som er stilt i utlysinga. Dersom ein finn at det eigentleg skulle vore nytta andre utdanningskrav, bør stillinga lysast ut att på ny, for då kan stillinga og vera av interesse for andre søkjarar. Manglande formell utdanning kan i enkelte høve kompenserast ved lang relevant praksis. Dette kan t.d. vere aktuelt ved tilsetjing i administrative stillingar og andre typar stillingar der kravet om formell utdanning ikkje er absolutt. 3.Praksis. Praksisen må vera relevant for stillinga. Lang praksis på eit heilt anna område enn det som krevst for stillinga vil måtte tilleggast mindre vekt. Det er innhaldet i praksisen som skal vere avgjerande. 15

Det er viktig ikkje å blande saman praksis med omgrepet lønsansiennitet. For fastsetjing av lønsansiennitet har det vanlegvis ikkje noko å seie om arbeidet er relevant eller ikkje, jfr. Hovedtariffavtalen 12. 4. Personlege eigenskapar. Personlege eigenskapar er det tredje element som skal vurderast. Det er ikkje nok at ein søkjar har relevant utdanning og praksis. Han må og ha dei nødvendige personlege eigenskapane som gjer han skikka for stillinga. Det ligg alltid ein viss risiko i å tilsetje ein ukjend person. Det er vanskeleg å forutsjå korleis han vil fungere i stillinga. For å få kunnskap om søkjaren sine personlege eigenskapar, er det tre middel som kan nyttast. 1. Søknaden. Måten søknaden er skriven på kan seia ein del om personen. Dette gjeld både innhaldet, uttrykksforma og oppsettet. 2. Stillingsintervju. Intervju har eit tosidig føremål: Å få og gje informasjon. Dei mest aktuelle kandidatane bør difor innkallast til intervju. Intervjuet er eit hjelpemiddel som gjer det mogeleg å - få inntrykk av søkjar - innhente nye opplysningar - kontrollere opplysningane i søknaden - informere om stillinga, arbeidsstaden m.m. Ein rettleiande hovuddisposisjon for eit intervju kan vere: a. orientere om arbeidsstaden og stillinga b. nærare orientering om søkjaren sin bakgrunn sterke/svake sider c. praktiske opplysningar om løns- og arbeidsvilkår, vidare behandling av saka osv. Tilsetjingsutvalet er intervjuutval. Det bør vera administrativ leiar (tenesteleiar) som leiar intervjuet og det bør førebuast godt på førehand. Vedlagde intervjuguide kan nyttast som hjelpemiddel. Intervju skal alltid nyttast ved tilsetjing i leiarstillingar på alle nivå og i andre viktige stillingar dersom ein ikkje har god kjennskap til søkjaren på annan måte. Intervju skal alltid nyttast dersom dette er naudsynt for å få eit 16

tilstrekkeleg inntrykk av søkjaren. I ein del tilfelle vil eit telefonintervju kunne vere tilstrekkeleg. Det er viktig å hugse på at eit intervju også vil vere til nytte for søkjaren ved at han/ho då får nærare opplysningar om stillinga, arbeidsplassen m.m.. 3. Referansar. Attestar som ligg ved søknaden er som oftast positive eller nøytrale. Det er lite å finne av opplysningar om svake sider eller negative eigenskapar. Det er difor nødvendig pr. telefon å innhente referansar frå både tidlegare og noverande arbeidsgjevar, jfr. vedlagde stikkordliste som kan nyttast. Som hovudregel bør ein innhente minst to referansar. Det er viktig å "kryss-sjekke" når opplysningar gitt i referansane er motstridande. Noverande arbeidsgjevar bør ikkje kontaktast utan søkjaren sitt samtykke. Alle referansar som er oppgitt i søknaden kan likevel kontaktast utan nærare samtykke. Det har i ein del tilfelle vist seg at manglande sjekking av referansar kan føre til at ein tilset arbeidstakar som ikkje fungerer i stillinga, enten på grunn av faglege manglar, brist i dei personlege eigenskapane e.l.. Dette har lett for å skje der det er mangel på søkjarar. Arbeidsgjevar har altså ei undersøkjingsplikt ved tilsetjing av arbeidstakar. Søkjaren på si side har ei tilsvarande opplysningsplikt. Det vil normalt vere mest tenleg å innhente referansar etter stillingsintervjuet. 5. Fortrinnrett. Hovedtariffavtalen 2 har reglar om fortrinnsrett ved tilsetjing. Når søkjarar av begge kjønn står likt kvalifikasjonsmessig, skal ein prioritera kvinneleg søkjar dersom kvinner er underrepresentert i vedkomande stillingsgruppe. Dette er moderat kjønnskvotering. Vidare skal ein, når søkjarar elles står likt, prioritera den som har lengst tenestetid i kommunen. Fortrinnsrett kan og vera aktuelt etter Arbeidsmiljølova 14-2 for arbeidstakarar som er sagt opp på grunn av nedlegging, omorganisering m.v. i kommunen. Arbeidstakar som har sagt opp stillinga si, men som deretter trekkjer oppseiinga attende, har ikkje fortrinnsrett til å få att stillinga. Det er opp til arbeidsgjevaren om ein vil 17

akseptere tilbaketrekkinga, eller la tilsetjingssaka gå sin gang. Dersom saka går sin gang, må arbeidstakaren finne seg i å konkurrere med andre søkjarar. INTERVJUGUIDE Formål: - samle informasjon - gjere observasjonar - gi opplysningar Førebuing: - presisere krav til stillinga - gjennomgå søkjarane sine papir - planlegge intervjuet Innhald: - forklare føremålet med intervjuet - seinaste tilsetjingar - årsak til skifte av stilling - skulegang, kurs m.m. - fritidsinteresser - framtidsplanar - motiv for å søkja stillinga - lønskrav, byrjingsdato - andre tilsetjingsvilkår - referansar - informere om arbeidsoppgåvene - informere om arbeidsplassen - gi opplysningar på uklare punkt Generelle råd: - oppmuntre søkjaren til å snakke - styr samtalen mot vesentleg informasjon - still enkle opningsspørsmål - still oppfølgings- og kontrollspørsmål - formuler konkrete spørsmål - unngå leiande spørsmål - ta ei sak om gongen - gjer notat utan å avbryte samtalen - førespegl ikkje tilsetjing Bearb.: - føreta bearbeiding snarast - still info. mot arbeidsanalysens krav - art og grad av o teoretisk erfaring o praktisk erfaring 18

- kva manglar finn ein og kan desse lett kompenserast? - utviklingsmogelegheiter - søkjaren si innstilling til arbeidsoppgåvene - erfaring vedk. ansvar, organisasjon, leiing - tilhøve til medarbeidarar - fysiske og psyk. føresetnader STIKKORDLISTE TIL BRUK VED INNHENTING AV REFERANSAR Bruken av referansar: Den som innhentar referansar, må hugse å presentere seg, fortelje kvifor vedkomande treng å forsikre seg om at referenten er viljug til å uttale seg. Alle uttaler frå referenten må vurderast kritisk. Det kan vere feilkjelder. Tilhøve som bør klarleggjast: - referenten sitt tilhøve til søkjaren - kva stilling og kva for arbeidsoppgåver søkjaren har hatt - tidsrom for tilsetjing - korleis arbeidsoppgåvene er utført - samarbeidstilhøve - generelt inntrykk TIL 7 SAKSFRAMSTILLING OG INNSTILLING. Når alle søkjarane er vurderte, eventuelt intervju er gjennomført og uttaler er innhenta, gjer rådmannen si innstilling. Det skal lagast ei skriftleg framstilling av saka til tilsetjingsorganet. I saksframstillinga skal det gjerast greie for dei omsyn som ligg til grunn ved vurdering av søkjarane. Dei aktuelle søkjarane bør kort omtalast og vurderast opp mot kvalifikasjonskrava. Vurderinga skal ende i ein konklusjon der søkjarane vert tilrådd tilsett i prioritert rekkefølgje. Dette er den eigentlege innstillinga i saka. Det er såleis berre rådmannen som innstiller i ei tilsetjingssak. Vi gjer merksam på at uttale frå avdelingsleiar, tenesteleiar og tillitsmannsutvala berre har status som ei fråsegn. Desse tilrådingane skal refererast i saksframstillinga. Det skal vanlegvis innstillast tre søkjarar dersom så mange er kvalifiserte. Det kan også innstillast fleire enn tre dersom det er usikkert om desse vil ta imot stillinga. Det er viktig at ein ikkje innstiller ein ukvalifisert eller tvilsam søkjar som t.d. nr. 3, for han kan fort verte nr. 1 dersom dei to første ikkje tek imot stillinga. 19

Når tilsetjingsorganet skal gjere vedtak om tilsetjing, kan det velje mellom dei søkjarane som er innstilt. Organet kan derimot ikkje tilsetje nokon som ikkje er innstilt, jfr. 7, pkt. 5. Dersom slik tilsetjing er ønskjeleg, skal saka gå attende til administrativ leiar til uttale og innhenting av nærare opplysningar. Dersom administrativ leiar ikkje då heller finn å kunne innstille vedkomande søkjar, skal saka leggjast fram for det næraste overordna tilsetjingsorganet til avgjerd. Til 9 MELDING OM TILSETJING - TILSETJINGSBREV. Når tilsetjingsvedtaket er gjort skal den som er tilsett som nr. 1 ha melding om tilsetjinga i form av eit tilsetjingsbrev. I tillegg bør vedkomande varslast pr. telefon snarast. Arbeidstakaren vert tilsett i Lærdal kommune - ikkje i den einskilde tenesteeining/avdeling/institusjon. Det vil då vere lettare å flytte arbeidstakaren seinare. Vidare skal tilsetjingsbrevet innehalda kva stilling det er tilsett i, stillingskode, lønsplassering, arbeidsområde og prøvetid. Frist for å ta imot stillinga skal normalt vera 10 dagar. Når den tilsette har teke imot stillinga, skal dei andre søkjarane ha melding om tilsetjinga og få sendt tilbake attestar og vitnemål. Tillitsvalde skal ha melding i samsvar ned Hovedavtalen Del B 3-1 g. 20

GENERELLE REGLAR OG OPPLYSNINGAR INNSYNSRETT I SAKSDOKUMENTA Partsinnsyn Forvaltningslova sine reglar om innsynsrett for partane gjeld ikkje for tilsetjingssaker. Det er istaden med heimel i forvaltningslova fastsett spesielle føresegner om innsynsrett i tilsetjingssaker. Etter føresegnene har ein søkjar i hovudsak slik innsynsrett i saksdokumenta: - Rett til å sjå den utvida søkjarlista. Kopi kan sendast søkjaren etter oppmoding. - Rett til å verte kjend med deler av dokument som inneheld faktiske opplysningar om seg sjølv. Dette kan vere deler av saksframstillinga. - Ikkje rett til å sjå dei deler av saksframstilinga som inneheld vurdering av seg sjølv. Dette kan vere vurderingar gjort av rådmann eller tidlegare arbeidsgjevar. - Rett til å sjå søknadene frå søkjarar som er innstilt eller tilsett. - Rett til å sjå deler av saksframstillinga som inneheld faktiske opplysningar om søkjaren som er innstilt eller tilsett. - Rett til å vite kven som er innstilt til stillinga og i kva rekkefølgje. Dette gjeld altså innstillinga frå rådmannen til tilsetjingsorganet. - Ikkje rett til å verte kjend med grunngjevinga for innstillinga. - Rett til å verte kjend med uttale frå tillitsutvala. Når ein søkjar meiner seg forbigått og tek kontakt for å få nærare opplysningar, bør ein gje open og grei orientering om saka og vurderinga til søkjaren. Ein må likevel unngå å gi opplysningar om dei andre søkjarane utover det som går fram av ovannemnde reglar. Offentligheit Etter offentligheitslova 6, nr 4, er det høve til å unnta tilsetjingssaker frå offentligheit. Av omsyn til personvernet bør dette gjerast. 21

Saksdokumenta i tilsetjingssaker skal difor ikkje sendast massemedia eller andre uvedkomande. Namnet på søkjarane er likevel offentleg, jfr. off.lova 6, nr.4. Melding om kven som er tilsett kan sendast massemedia dersom dei ønskjer slik ordning. KLAGE I TILSETJINGSSAKER (parten). I følgje forvaltningslova 3, 2. ledd, er det ikkje klagerett i tilsetjingssaker. Tilsetjingsorganet sitt vedtak er såleis endeleg straks det er vedteke, og kan ikkje overprøvast av overordna organ. Tilsetjingsorganet har heller ikkje plikt til å grunngje vedtak i tilsetjingssaker. Ein søkjar har likevel høve til å bringa ei sak inn for Likestillingsombodet eller for Stortinget sin ombodsmann for forvaltningen. Desse organa har ikkje mynde til å gjere om eit tilsetjingsvedtak, dei kan berre peike på det dei eventuelt meiner er ei forbigåing. I høve til likestillingslova har kommunen begrunnelsesplikt. Vidare kan ein søkjar gå til søksmål mot arbeidsgjevar i ei tilsetjingssak som i andre saker. Domstolane kan likevel ikkje døme nokon til å bli tilsett i stillinga, men kan berre konstatere at det er gjort feil og eventuelt pålegga arbeidsgjevar erstatningsansvar. REGELVERK Tilsetjingssaker vert regulert av eit omfattande regelverk. Dei mest sentrale er desse: - Tilsetjingsreglement - Hovedtariffavtalen - Hovedavtalen med supplerande retningsliner - Arbeidsmiljølova - Forvaltningslova med føresegner - Offentlegheitslova - Likestillingslova Nedanfor følgjer ein kort gjennomgang av dei viktigaste reglane. 22

Tilsetjingsreglementet Reglementet gjev ei detaljert regulering av tilsetjingsprosedyrane i kommunen. Her er reglar om kunngjering, tilsetjingsorgana og deira mynde, framgangsmåte ved tilsetjing, oppseiing, suspensjon m.v.. Hovedtariffavtalen Her er viktige reglar i del 1, kap. 1, 2. Eit viktig formkrav ved tilsetjing er at den skal gjerast skriftleg, jfr. 2.1. Det vert synda ein del mot dette, særleg ved korte vikariat og inntak av ekstrahjelp. 2.2 har reglar om moderat kjønnskvotering for kvinner, og om betinga fortrinnsrett for søkjarar. Hovedavtalen og supplerande retningsliner Hovedavtalen Del B 3-2 g gjev tillitsutvala uttalerett i tilsetjingssaker, og ein begrensa innsynsrett i saksdokumenta. Hovedavtalen Del B 3-1 g gjev dei tillitsvalde rett til melding om tilsetjingar. Arbeidsmiljølova Arbeidsmiljølova 13-4 punkt 1 forbyr arbeidsgjevar å krevje at ein søkjar gjev opplysningar om korleis han stiller seg til politiske, religiøse eller kulturelle spørsmål, eller om han er medlem av arbeidstakarorganisasjon. 14-2 i Arbeidsmiljølova gjev fortrinnsrett til ny tilsetjing til arbeidstakar som er oppsagt på grunn av nedlegging, omorganisering m.m.. Forvaltningslova med føresegner Forvaltningslova 3 unntek tilsetjingssaker frå ein stor del av reglane i lova. Det er særleg reglane om dokumentinnsyn, grunngjeving og klage som ikkje gjeld for tilsetjingssaker. Partane sin innsynsrett i dokument er regulert i "Forskrift om partsoffentlegheit i saker om tilsetjing i den offentlege forvaltning" fastsett ved kgl.res. av 21.11.80 i medhald av forvaltningslovas 3. Offentlegheitslova Offentlegheitslova 6, nr. 4 gjev høve til å unnta tilsetjingssaker frå offentlegheit. Søkjarlista skal likevel vere offentleg, dvs. ei liste som inneheld opplysningar om namn, alder og stilling. 23

Likestillingslova Likestillingslova 4, 1. ledd, set forbod om å lyse ut ei stilling for berre det eine kjønn. Det kan likevel gjerast unntak når det er openberr grunn for det, men det skal mykje til. Vidare er det høve til å oppmoda kvinner om å søkja sidan lova tek særleg sikte på å betre kvinner si stilling. 4, 2. ledd, set forbod mot forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved tilsetjing. Det er likevel høve til kjønnskvotering til fordel for kvinner der dette er samsvar med lova sitt føremål. 24

PÅSKJØNING AV TILSETTE 50 års fødselsdag Fast tilsette med minst 5 års ansiennitet får krystallkaraffel/vase med inngravering. Andre fast tilsette får blomar, gåvekort e.l., verdi inntil kr. 250,-. 60 års fødselsdag Fast tilsette med minst 5 års ansiennitet får krystalkaraffel/vase med inngravering, dersom dei ikkje har fått det tidlegare. Andre fast tilsette får blomar, gåvekort e.l., verdi inntil kr. 250,-. Ved innkjøp av krystall er rådmannen ansvarleg etter melding frå tenesteleiar. 25 års teneste i kommunen Gåve, verdi ca. kr. 1.500,-. Rådmannen er ansvarleg etter melding frå tenesteleiar. Overrekking ved ei enkel tilstelling på arbeidsplassen. Endt teneste Tilsett i kommunen i minst 25 år. Gåve inntil kr. 4.000,-. Tilsett i kommunen i minst 15 år. Gåve frå kr. 2.000,- til 4.000,-. Tilsett i kommunen frå 5 til 15 år. Gåve frå kr. 750,- til kr. 2.000,- Rådmannen er ansvarleg for innkjøp av gåver etter melding frå tenesteleiar. Tenesteleiar er ansvarleg for arrangement/overrekking. Ved dødsfall/gravferd Krans på båra. Flagging frå kommunale bygg. Tenesteleiar er ansvarleg. Heidersmerke 25

For tilsette med minst 30 års kommunal teneste, vert det søkt Kommunenes Sentralforbund om tildeling av heidersmerke. Det vert og høve til å gje påskjøning i andre høve. Rådmannen tek avgjerd i samarbeid med og etter initiativ frå tenesteleiar. 26