Møteprotokoll Åmli kontrollutvalg Dato: 25.09.2017 kl. 09:00 Sted: Rådhuset, møterom Trogfell Arkivsak: 17/00013 Til stede: Tobias Wessel-Hansen Tangen (H), Rakel Birkeli Søraker (SP), Turid E. Haugstøyl (H), Ole Martin Retterholt (FRP) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Olav Riisland (KRF) for Angrim Flaten (AP) Angrim Flaten (AP) Ass. daglig leder og ansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes Avdelingsleder for drift DDØ Ronny Tellefsdal Sunde (sak 20/17) Rådgiver Trine Krossbekk Agersborg (sak 20-21/17) Fungerende rådmann Terje Beruldsen (sak 20-21/17) Ordfører Reidar Saga (sak 25/17-1d) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 4/17 17/00013-20 Godkjenning av møteinnkalling 25.09.17 3 Møteprotokoll 4/17 17/00013-21 Godkjenning av protokoll fra møte 21.06.17 4 Saker til behandling 20/17 17/14116-1 Orientering om informasjonssikkerhet og beredskap Åmli kommune 5 1
21/17 17/14115-1 Åmli kommunes rutiner og retningslinjer for varsling 6 22/17 17/14093-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 - Åmli kommune 7 23/17 17/14092-2 Overordnet revisjonsstrategi 2017 Åmli kommune 8 24/17 17/00020-7 Orientering fra revisjonen i møte 25.09.17 9 25/17 17/00026-7 Referatsaker 25.09.17 10 26/17 17/00033-7 Eventuelt 25.09.17 12 Åmli, 25.09.2017 Tobias Wessel-Hansen Tangen Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
Møteinnkalling 4/17 Godkjenning av møteinnkalling 25.09.17 1 Åmli kontrollutvalg 25.09.2017 4/17 Møteinnkalling 25.09.17 godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Møteinnkalling 25.09.17 godkjennes. 3
Møteprotokoll 4/17 Godkjenning av protokoll fra møte 21.06.17 1 Åmli kontrollutvalg 25.09.2017 4/17 Protokoll fra møte 21.06.17 godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Protokoll fra møte 21.06.17 godkjennes. 4
Saker til behandling 20/17 Orientering om informasjonssikkerhet og beredskap Åmli kommune 1 Åmli kontrollutvalg 25.09.2017 20/17 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Fungerende rådmann Terje Beruldsen, avdelingsleder for drift ved DDØ Ronny Tellefsdal Sunde og rådgiver Trine Krossbekk Agersborg gav en orientering om Åmli kommune sitt arbeid med informasjonssikkerhet og beredskap. I tillegg svarte de på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder fremmet slikt forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Enstemmig for leders forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 5
21/17 Åmli kommunes rutiner og retningslinjer for varsling 1 Åmli kontrollutvalg 25.09.2017 21/17 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Fungerende rådmann Terje Beruldsen og rådgiver Trine Krossbekk Agersborg var invitert til kontrollutvalget for å redegjøre for kommunens rutiner og praksis knyttet til varslingssaker, i tillegg til å svare på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Leder fremmet slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å be rådmann om å foreta følgende endring av prosedyren: - Legge til kontrollutvalget som en alternativ varslingskanal i tillegg til varsling gjennom ordinær linje som er nevnt i prosedyren. - Tydeliggjøre prosedyren når det gjelder hvordan varsling på rådmannen skal håndteres. Kontrollutvalget ber om å få oversendt revidert utgave av prosedyren. Enstemmig for leders forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å be rådmann om å foreta følgende endring av prosedyren: - Legge til kontrollutvalget som en alternativ varslingskanal i tillegg til varsling gjennom ordinær linje som er nevnt i prosedyren. - Tydeliggjøre prosedyren når det gjelder hvordan varsling på rådmannen skal håndteres. Kontrollutvalget ber om å få oversendt revidert utgave av prosedyren. 6
22/17 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 - Åmli kommune 1 Åmli kontrollutvalg 25.09.2017 22/17 Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2018 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Åmli kommune med en ramme på kr. 650 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Sekretær Alexander Etsy Jensen la frem budsjett for kontroll og tilsyn 2018 i Åmli kommune. Revisjonen utarbeider et notat til kommunestyret som beskriver endring i tilskuddsmodellen til revisjonen. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2018 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Åmli kommune med en ramme på kr. 650 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. 7
23/17 Overordnet revisjonsstrategi 2017 Åmli kommune 1 Åmli kontrollutvalg 25.09.2017 23/17 Overordnet revisjonsstrategi 2017 for Åmli kommune tas til orientering. Ass. daglig leder og ansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes orienterte om overordnet revisjonsstrategi 2017 for Åmli kommune og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Enstemmig for forslag til vedtak. Overordnet revisjonsstrategi 2017 for Åmli kommune tas til orientering. 8
24/17 Orientering fra revisjonen i møte 25.09.17 1 Åmli kontrollutvalg 25.09.2017 24/17 Saken tas til orientering. Aust-Agder revisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Ansvarlig regnskapsrevisor orienterte om løpende revisjon: - Ferdig med planlegging av revisjonsåret 2017 - Begynt med løpende revisjon. - Momskompensasjon - Helsedirektoratet sin avgjørelse knyttet til Grimstad kommune Mulig betydning for resten av Kommune-Norge Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 9
25/17 Referatsaker 25.09.17 1 Åmli kontrollutvalg 25.09.2017 25/17 Saken tas til orientering. 1. Referatsaker a. Status LEA prosjektet (skriftlig tilbakemelding fra Kristin Mood 06.09.17): LEA er nå planlagt avsluttet siste halvdel av oktober. Prosjektet skal presenteres for kommunestyret 21.9.17. Det går som planlagt, bortsett fra fremdriften. Sykdom, ferieavvikling og fulle kalendere gjør at vi er forsinka. I dag har vi en drøfting av mål i Drifts- og vedlikeholdsteamet. Det gjenstår en «en til en samtale» mellom prosjektleder og alle i driftsteamet og deretter får vi en sluttrapport. Ser for meg at jeg oversender sluttrapporten når den foreligger ref. deres sak 1/17 i møte 13.02.17 Prosjektet har bl.a. avdekket et behov for coaching av hver av de ansatte i Drifts- og vedlikeholdsteamet. Dette er det ikke budsjett for i denne omgangen. Det blir i disse dager gjort en henvendelse til KS om muligheter for OU-midler til denne coachingen. Lederutviklingen, som er en konsekvens av LEA, går som planlagt. Svarer gjerne på spørsmål om det er noe du lurer på. b. Status - Sivilombudsmannens vurdering av en tilsettingsprosess i Åmli kommune (skriftlig tilbakemelding fra Terje Beruldsen 06.09.17): Nei, det foreligger ingen vurdering fra Sivilombudsmannen enda. I foreløpig svar fra Sivilombudsmannen er det informert om at det er en ny saksbehandler som skal følge opp saken og at svar/vurdering vil foreligge innen utgangen av september måned. c. Status arbeidsmøter mellom administrasjonen og politikerne (ledermøter) Sekretariatet har fått bekreftet fra fungerende rådmann at praksisen med arbeidsmøter mellom administrasjonen og politikerne (ledermøter) er avviklet grunnet at det brøt med kommunelovens bestemmelser. d. Status ifbm. arbeidsmiljøet på rådhuset Ordfører Reidar Saga gav en kort status. Kontrollutvalget besluttet å lukke møtet under behandlingen av saken jf. Kommunelovens 31.3 jf. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13,1. 10
2. Innkommen post Ingen innkommen post. 3. Saker behandlet i kommunestyret: a. 22.06.17 sak PS 17/68 Rapport forvaltningsrevisjon - Barnevernstjenesten Øst i Agder 4. Neste møte 27.11.17 kl. 09:00-12:00 Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 11
26/17 Eventuelt 25.09.17 1 Åmli kontrollutvalg 25.09.2017 26/17 Klikk her for å skrive inn tekst. Ingen saker ble behandlet under eventuelt. 12