Møteinnkalling KLÆBU KOMMUNE

Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Klæbu kommune Møtedato/tid : Onsdag 21. oktober 2009 kl 16.00 Møtested/lokaler : Klæbu rådhus, formannskapssalen Arkivsak : 335/2009 Deltagere : Jomar Aftret, leder Ivar Skei, nestleder Ove Lysklett Bjørn Lervold Ingeborg Grendstad Forfall : KLÆBU KOMMUNE Kopi Møteansvarlig : Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS : Jomar Aftret Klæbu/Trondheim 14.10.2009 Sakliste: Sak 28/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den 09.09.2009...2 Sak 29/2009 Referatsaker...3 Sak 30/2009 Den finansielle revisjonen i Klæbu kommune - Orientering fra revisor... 11 Sak 31/2009 Offentlige anskaffelser Regelverk og rutiner i Klæbu kommune Orientering fra Rådmannen... 12 Sak 32/2009 Kontrollutvalgets oppfølging av selskaper hvor Klæbu kommune har eierinteresser.... 20 Sak 33/2009 Forvaltningsrevisjon Økonomisk styring og rapportering - Tilbakemelding... 24 Sak 34/2009 Eventuelt... 30 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Jomar Aftret leder (sign) Eva J. Bekkavik Konsulent Side 1

KLÆBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 28/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den 09.09.2009 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.10.2009 28/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møteboka fra kontrollutvalgets møte 09.09.2009 godkjennes. SAKSDOKUMENTER: 1. Møtebok fra kontrollutvalgets møte 09.09.2009 (utsendt tidligere) SAKSFREMLEGG: Godkjenning av møtebok. Side 2

KLÆBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 29/2009 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.10.2009 29/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. SAKSDOKUMENTER Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. einfo 09/19 fra NKRF, Kontrollutvalgets rolle ved valg av revisjonsordning og valg av revisor lovlighetskontroll. 2. einfo 09/18 fra NKRF, Ny oppgave for kommunene: Beredskapsplikt. 3. Klagenemnda for offentlige anskaffelser 07.09.2009: Straffegebyr som skal fremme økt kompetanse. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. Side 3

Vedlegg 1 einfo 09/19 Kontrollutvalgets rolle ved valg av revisjonsordning og valg av revisor - lovlighetskontroll I Bergen kommune har det i noen tid versert en sak om kommunens revisjon. Saken har ført til lovlighetskontrollbehandling hos fylkesmannen og refereres her da den kaster lys over betydningen av kravet om kontrollutvalgets aktive medvirkning for at kommunestyrets valg av revisjonsform og revisor skal være gyldige, jf. kommuneloven 78 nr. 3 og 4. Saksbehandlinga Den 15. desember 2008 gjorde kommunestyret i sak 246-08 et vedtak i ni punkter om organiseringa av kommunens revisjon og kontrollutvalgssekretariat. Vedtaket innebar en vesentlig nedbemanning av revisjonen og overgang til å kjøpe tjenester eksternt. Saksbehandlingsprosessen er omfattende beskrevet i notater fra kommuneadvokat Helge Strand, datert 27. mars, 5. mai og 11. mai 2009. Den startet med at det sentrale samarbeidsutvalget i kommunen 4. september 2008 behandlet en sak om arbeidsmiljø- og samarbeidsproblemer i kommunerevisjonen. Der ble det vedtatt å igangsette en prosess for å kartlegge arbeidsforholdene ved kommunerevisjonen med fokus på samarbeid, ledelse, kommunikasjon og arbeidsmiljø. Etter drøftelser i møter med folkevalgte og administrative ledere (ordfører, finansbyråd, kontrollutvalgets leder, bystyredirektør, HR-direktør) ble det nedsatt en arbeidsgruppe og en styringsgruppe for å følge opp arbeidet med en arbeidsmiljøkartlegging hos kommunerevisjonen. Arbeidsgruppa detaljerte selv mandatet og utvidet det til foruten arbeidsmiljøspørsmål også å Utarbeide forslag til videre gjennomgang og vurdering av fremtidig revisjons- og sekretariatsordning i Bergen kommune. Gjennom sistnevnte mandatpunkt ble saken utvidet fra å være en ren arbeidsmiljøsak til også og omfatte organiseringa av kommunens revisjons- og kontrollordninger. Kommuneadvokaten framholder at utgreiinga av sistnevnte punkt skulle vært styrt fra kontrollutvalget. Som ledd i arbeidet ble det private firmaet Optimas Organisasjonspsykologene AS gitt i oppdrag å utarbeide en arbeidsmiljøkartlegging av forholdene ved kommunerevisjonen. Optimas overleverte sin rapport 6. november 2008. Ordføreren orienterte kontrollutvalget om prosessen i dets møte 11. november 2008. Saken sto ikke oppført på saklista og er ikke omtalt i referatet fra møtet. Den 13. november orienterte ordføreren kommunens forretningsutvalg, som fungerer som et slags redusert formannskap i denne parlamentarisk styrte kommunen. Forretningsutvalget vedtok omforent (betyr vel enstemmig) å gi bystyredirektøren i oppdrag å utarbeide en bystyresak om fremtidig oppgavestruktur og organisasjon for kommunerevisjon og sekretariat. Side 4

Kommuneadvokaten framholder at verken forretningsutvalget eller bystyredirektøren hadde den nødvendige kompetanse (altså myndighet eller fullmakt) til å gjøre slikt vedtak. Ved brev av 14. november til kommunerevisjonen meddelte ordføreren bl.a. at ordføreren (har) besluttet at kommunerevisor XX og rådgiver YY (vår anonymisering), i tråd med egne ønsker, fristilles fra sine oppgaver ved Kommunerevisjonen fra og med 13.11.08 og frem til det foreligger en endelig avklaring av fremtidig revisjonsordning. Kommuneadvokaten framholder at ordføreren ikke hadde kompetanse til dette. (For øvrig er det, juridisk sett, ikke noe som heter fristille. Aktuelle tiltak kunne være permisjon eller suspensjon. I følge kontrollutvalgsforskriften 17 avgir kontrollutvalget innstilling til kommunestyret om bl.a. suspensjon). Før saken gikk fra bystyredirektøren til bystyret ble den behandlet i kontrollutvalget, finanskomiteen og forretningsutvalget. Kommuneadvokaten karakteriserer kontrollutvalgets medvirkning som en form for høring, som ikke tilfredsstiller lovens krav om at kommunestyrets valg av revisjonsordning og revisor skal bygge på innstilling fra kontrollutvalget. Og sjøl om kontrollutvalget avgir innstilling, er lovens krav ikke oppfylt om ikke utvalget har hatt kontroll med saksutgreiinga, som vanligvis da vil være utført av kontrollutvalgets sekretariat. Kontrollutvalgets handtering av saken Slik kommuneadvokaten beskriver prosessen i denne saken, synes det på sin plass å kommentere kontrollutvalgets holdning og handtering av saken. Som det vil ha gått fram, har dels kontrollutvalget i plenum og dels utvalgets leder vært inne i prosessen på forskjellige stadier. Kontrollutvalgets leder var med i styringsgruppa. Kontrollutvalget i plenum ble orientert muntlig av ordføreren i november uten at dette ble protokollert, men behandlet først saken 9. desember på grunnlag av en saksutredning som ikke var skrevet av kontrollutvalgets sekretariat. Det ser ikke ut til at kontrollutvalget har motsatt seg behandlingsformen eller de forskjellige avgjørelsene som er tatt. Dette har ventelig sammenheng med at saken fra begynnelsen av ble oppfattet som en ren arbeidsmiljøsak, og så har utvalgets flertall holdt fast ved dette utgangspunktet til tross for at saken utviklet seg til en sak om organisering av kommunens system for revisjon og tilsyn. Dette kom bl.a. til uttrykk da utvalgets medlem Hans Ebbing (SV) krevde innsyn i arbeidsmiljørapporten fra Optimas, som tydeligvis har vært unntatt fra offentlighet. Utvalgets flertall gikk mot dette, med den grunngiing at arbeidsmiljøspørsmål ikke hører under utvalgets oppgaveområde. Det er et spørsmål om dette er en korrekt oppfatning av kontrollutvalgets rolle. Ifølge kontrollutvalgsforskriften 4, første ledd har kontrollutvalget et tilsynsansvar for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Hvis det foreligger et arbeidsmiljøproblem ved revisjonen som går ut over revisjonsordningen, følger det av dette tilsynsansvaret, at kontrollutvalget også har ansvar for at nødvendige grep gjøres for å rydde opp i situasjonen. Når en arbeidsmiljøkonflikt danner utgangpunkt for at man vil endre en revisjonsordning, bør kontrollutvalget også ha god kjennskap til konfliktens innhold, slik at utvalget har et tilstrekkelig faktagrunnlag til å vurdere hvilke tiltak eller organisasjonsmessige endringer som bør gjøres for å rette på forholdet. Lovlighetskontroll I brev datert 30. desember 2008 og innregistrert hos fylkesmannen i Hordaland 5. januar 2009 krevde tre medlemmer av kommunestyret lovlighetskontroll med det nevnte vedtak av Side 5

kommunestyret 15. desember 2008. Dette kravet ble behandlet i kommunestyret 25. mai 2009 med følgende utfall: Bystyret opprettholder sitt vedtak i B.sak 246-08. Resultatet av lovlighetskontrollen foreligger i fylkesmannens brev av 8. september 2009 til kommunen. Fylkesmannen drøfter inngående de forskjellige momenter og anførsler og oppsummerer: Fylkesmannen stiller seg i det vesentlige bak de vurderinger og konklusjoner som fremgår av kommuneadvokatens notat datert 27.03.2009 til bystyrets kontor. Uten å ta stilling til det innholdsmessige i saken, mener fylkesmannen i likhet med kommuneadvokaten at det foreligger så vidt mange feil ved vedtakets tilblivelse at det er grunnlag for å konstatere ugyldighet på formelt grunnlag. Det er etter fylkesmannens syn ikke tilstrekkelig for å oppfylle lovens krav om kontrollutvalgets eksplisitte innstillingsrett og -plikt at saken var innom kontrollutvalgets møte den 09.12.2008. Initiativet og det alt vesentlige i forarbeidet og forberedelsen til endring av revisjonsarbeidet ble ikke foretatt av Kontrollutvalget, og utvalgets behandling har klart preg av å være en høringsuttalelse. Etter dette opphever fylkesmannen vedtakets punkter 2-9 og forutsetter at det fremmes ny sak om kommunerevisjonen etter innstilling og saksforberedelse av kontrollutvalget. Sakens interne dokumenter er tilgjengelige her: http://www3.bergen.kommune.no/bksak/ under bystyresak 106/09: Krav om lovlighetskontroll i B-sak 246-08 "Fremtidig revisjonsordning og sekretariat for kontrollutvalget - anbefalt løsning". Sakens øvrige dokumenter er tilgjengelige på NKRFs nettsider (http://www.nkrf.no/nyheter_cms/2009/september/ugyldig_vedtak_om_revisjonsordning_i_b ergen_kommune/690). Fylkesmannens lovlighetskontrollavgjørelse bekrefter på en juridisk avgjørende måte den oppfatning som NKRF har hatt om forståelsen av den aktuelle bestemmelsen i kommuneloven 78, hvor vi for øvrig mener at ordlyden er ganske klar. Vi peker på at uttrykket innstilling brukes i kommuneloven i bare to forbindelser, nemlig når det gjelder formannskapets myndighet i budsjettsaker og kontrollutvalgets myndighet ved valg av revisjonsordning og valg av revisor. Uttrykket nyttes for å presisere at denne formen for saksframstilling har en spesiell status. Det innebærer at kommunestyret har plikt til å ta vedkommende sak opp til behandling og til å legge innstillingen til grunn for behandlingen, mens det ikke kan behandle en slik sak uten at det foreligger en slik innstilling. Det er derfor av avgjørende betydning at kontrollutvalgene er seg dette sitt ansvar bevisst. Andre instanser kan/bør høres undervegs. De kan nok også rette henvendelser direkte til kommunestyret, men dette står fritt i hvordan det vil behandle slike. Oslo, 22. september 2009 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Side 6

Vedlegg 2 einfo 09/18 Ny oppgave for kommunene: beredskapsplikt Ved en endring som trer i kraft 1. januar 2010 av lov 17. juli 1953 nr. 9 har kommunene fått en ny oppgave, som beskrives slik i ny 15a første ledd: Kommunene plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de iså fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes ogsammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Dette følges opp slik i ny 15b første ledd: Med utgangspunkt i risiko- og sårbarhetsanalysen etter 15a skal kommunen utarbeide en beredskapsplan. Etter ny 15c første ledd fører fylkesmannen tilsyn med lovligheten av kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i 15a og 15b. Lovens tittel er også endret, slik at den skal lyde: Lov 17. juli 1953 nr. 9 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvaret. Lovendringa bygger på Ot.prp. nr. 61, og Innst. O. nr. 80 for 2008-2009, og endringsloven er datert 19. juni 2009 nr. 83. Saken har sin bakgrunn i NOU 2000:24 Et sårbart samfunn og stortingsmeldingene nr. 17 (2001-2002) og 22 (2007-2008). I sistnevnte melding sies følgende om hva den nye plikten innebærer: Den kommunale beredskapsplikten skal både inneholde plikt til sektorovergripende risiko- og sårbarhetsanalyse for lokalsamfunnet og en plikt til å utarbeide en generell beredskapsplan som angir tiltak for håndtering av ulike typer kriser. Som ledd i detteskal det angis minimumskrav til kommunens krisehåndteringsevne, som blant annet krav om plan for kriseledelse, varsling, evakuering og informasjon til publikum ogpresse. Det er en målsetting at kommunene selv tar ansvar for et systematisk, kontinuerlig og kvalitetsmessig godt arbeid med beredskap. Denne beredskapsplikten skal ikke erstatte, men komplettere beredskapsplikter som følger av sektorregelverket, og arbeidet skal ikke gå på bekostning av allerede fastlagte beredskapsplikter, som beredskap mot akutt forurensning og helsemessig og sosial beredskap. Side 7

Om de økonomiske og administrative konsekvensene sier departementet i proposisjonen: Lovfesting av kommunal beredskapsplikt innebærer systematisering av oppgaver som allerede tilligger kommunene gjennom ulovfestede prinsipper for sikkerhet og beredskap på lokalt nivå. Beredskapsarbeidet forutsettes ivaretatt av de ordinære beslutningsprosesser i kommunene. Det legges til grunn at kommunene har kompetanse til å utarbeide overordnede risiko- og sårbarhetsanalyser. Undersøkelser viser for øvrig at nær sagt alle kommuner har planer for kriseledelse og informasjon. De økonomiske konsekvensene av lovbestemt beredskapsplikt antas derfor å være minimale, men vil variere ut fra kommunens størrelse, risikoforhold i den enkelte kommune og eksisterende status for beredskapsarbeid i kommunen. Oslo, 2. september 2009 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Side 8

Vedlegg 3 Straffegebyr som skal fremme økt kompetanse Publisert 7. September 2009 09:00 KOFA oppfordrer i en gebyrsak oppdragsgivere til å øke kompetansen, og at det lages rutiner for å sikre bedre etterlevelse av regelverket. Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har vedtatt å ilegge Troms fylkeskommune et overtredelsesgebyr på 70 000 kroner fordi et kjøp på over en million kroner ikke var kunngjort. Således er det en ulovlig direkteanskaffelse. Anskaffelsen bærer, heter det, preg av at oppdragsgiveren ikke har hatt kunnskap om grunnleggende regler i regelverket. KOFA-sak 2009/8 handlet om kjøp av løypeprepareringsmaskin og sporfres til en verdi på noe over en million kroner. Utstyret ble anskaffet av Troms fylkeskommune og skulle benyttes ved en videregående skole. En leverandør av slikt utstyr ble oppmerksom på at kontrakten var tildelt, og klaget saken inn for klagenemnda. Oppdragsgiveren har erkjent at anskaffelsen ikke ble kunngjort, men henviste til at kontrakten ble sluttet med en leverandør som ble utvalgt to år tidligere. Den gang ble det sendt ut forespørsel om tilbud til tre aktuelle leverandører, men noe kjøp ble ikke gjennomført den gangen. Heller ikke i 2006 ble imidlertid konkurransen kunngjort. Imidlertid, fremholder nemnda, er den valgte fremgangsmåten for kontrakttildeling dokumentert. Samtidig peker KOFA på at det var gått så lang tid mellom den påståtte kontakten med leverandørene til kontrakt ble inngått, at markedet kunne ha endret seg i mellomtiden. Grov uaktsomhet Klagenemnda poengterer også at det ikke fremgår at oppdragsgiveren verken i 2006 eller 2008 vurderte å kunngjøre anskaffelsen. Således er ikke regelverket fulgt selv om det ikke kan ha vært tvil om hvilke regler som gjaldt, og oppdragsgiveren har derfor i det minste utvist grov uaktsomhet ved å unnlate å kunngjøre anskaffelsen. Preventive hensyn i denne saken talte derfor, ifølge nemndas vurderinger, for at gebyret måtte settes forholdsvis høyt. Oppdragsgiveren har heller ikke vist til at det ble foretatt vurderinger av om regelverket skulle benyttes. Og: Side 9

Anskaffelsen bærer således preg av at innklagede ikke har hatt kunnskap om grunnleggende regler i anskaffelsesregelverket, og det er således viktig at gebyrets størrelse fører til at oppdragsgivere oppfordres til å øke kompetansen, og at det lages rutiner for å sikre bedre etterlevelse av regelverket, skriver KOFA. Intet formildende Også det faktum at oppdragsgiveren ikke har dokumentert at det lå en konkurranse til grunn for tildelingen, var med på å føre til et prosentvis forholdsvis høyt gebyr. Normalt er det en formildende omstendighet i slike saker at oppdragsgiveren har kunnet vise til at det har ligget en eller annen form for konkurranse i bunnen, tross alt. I denne saken finner imidlertid ikke klagenemnda noen formildende omstendigheter. Ved på å fastsette overtredelsesgebyret til 6, 5 prosent av anskaffelsens verdi. Sammenliknet med tidligere saker der gebyr er ilagt, tyder dette på større beløp og preg av bevisst omgåelse av regelverket, og av bevisst å ta risiko for at unntaksbestemmelser gjør at konkurransekravet kan omgås, er en verre forseelse. Det gjelder også hvis oppdragsgiver overhodet ikke har vurdert om reglene skal benyttes og helt holde anskaffelsen utenfor konkurranse. Side 10

KLÆBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 30/2009 Den finansielle revisjonen i Klæbu kommune - Orientering fra revisor Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.10.2009 30/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING I henhold til kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert i forskrift om kontrollutvalg (15.06.2004, no. 905) som i 6 utdyper kontrollutvalgets tilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir 6 i sin helhet: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert om revisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert oppdragsansvarlig revisor for Klæbu kommune til kontrollutvalgets møte for å orientere om resultatene fra årsrevisjonen 2008, planleggingen av revisjonsarbeidet for 2009 og den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måte og gi innspill til revisor i videre arbeid. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. Side 11

KLÆBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 31/2009 Offentlige anskaffelser Regelverk og rutiner i Klæbu kommune Orientering fra Rådmannen Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.10.2009 31/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216&58 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. SAKSDOKUMENTER: Vedlegg: 1. Kontrollutvalgets sak 23/2009 Offentlige anskaffelser - Regelverk og rutiner i Klæbu kommune. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KST-10/2008: Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket, behandlet av Klæbu kommunestyre 13.03.2008. 2. Sak KU-33/2008: Forvaltningsrevisjon Innkjøp i Klæbu kommune Tilbakemelding. SAKSUTREDNING Bakgrunn Kontrollutvalget hadde i sitt møte den 9. september en grundig diskusjon i saken om forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser, og rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget på anbefalingene revisor hadde gitt kommunen i rapporten, samt takarbeider ved Klæbu sykehjem. Før kontrollutvalget bestemmer videre saksgang i saken så ønsker kontrollutvalget en orientering fra rådmannen om prosessen knyttet til kjøp av takarbeider ved Klæbu sykehjem. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert rådmannen til kontrollutvalgets møte den 21. oktober for å orientere om rådmannens tilbakemelding på anbefalingene revisor hadde Side 12

gitt kommunen i rapporten Offentlige anskaffelser, samt prosessen knyttet til kjøp av takarbeider ved Klæbu sykehjem. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som er blitt gjort i etterkant av forvaltningsrevisjonen, samt få informasjon om anbefalingene fra revisor etterleves. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering, samt at kontrollutvalget diskuterer en eventuell videre behandling av saken. Side 13

Vedlegg 1 KLÆBU KOMMUNE Kontrollutvalget Særutskrift Sak 23/2009 Offentlige anskaffelser Regelverk og rutiner i Klæbu kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 09.09.2009 23/2009 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 216&58 Arkivsaknr: Behandling i kontrollutvalgets møte 09.09.2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til etterretning. Med bakgrunn i den gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser i Klæbu kommune, kommunestyrets vedtak i sak KST-10/2008 og prosessen knyttet til kjøp av takarbeider ved Klæbu sykehjem, ber kontrollutvalget om at rådmannen fortsatt holder fokus på oppfølging av regelverk og egne rutiner for offentlige anskaffelser, dokumentasjon og arkivering av relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen, samt opplæring og intern kvalitetssikring av innkjøpsarbeidet i kommunen. Protokoll Per Johansen, KonSek Midt-Norge IKS, ga en kort orientering i saken og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget hadde etter dette en grundig diskusjon før videre saksgang ble bestemt. Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering i saken på sitt møte i oktober. Kontrollutvalget ønsker at ordfører deltar på dette møtet. Omforent forslag til vedtak: Kontollutvalget viser til den gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser i Klæbu kommune, kommunestyrets vedtak i sak KST-10/2008 og prosessen knyttet til kjøp av takarbeider ved Klæbu sykehjem. Utvalget ber om at rådmannen holder sterkere fokus på oppfølging av regelverk og egne rutiner for offentlige anskaffelser, dokumentasjon og arkivering av relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen, samt opplæring og intern kvalitetssikring av innkjøpsarbeidet i kommunen. Dette må gjenspeiles i det daglige arbeid. Side 14

Vedtak Kontollutvalget viser til den gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser i Klæbu kommune, kommunestyrets vedtak i sak KST-10/2008 og prosessen knyttet til kjøp av takarbeider ved Klæbu sykehjem. Utvalget ber om at rådmannen holder sterkere fokus på oppfølging av regelverk og egne rutiner for offentlige anskaffelser, dokumentasjon og arkivering av relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen, samt opplæring og intern kvalitetssikring av innkjøpsarbeidet i kommunen. Dette må gjenspeiles i det daglige arbeid. SAKSUTREDNING: VEDLEGG Utrykte vedlegg i saksmappen: 3. Sak KST-10/2008: Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket, behandlet av Klæbu kommunestyre 13.03.2008. 4. Sak KU-33/2008: Forvaltningsrevisjon Innkjøp i Klæbu kommune Tilbakemelding. SAKSUTREDNING Kommunestyret behandlet i møte den 13. mars 2008 en forvaltningsrevisjonsrapport som satte fokus på offentlige anskaffelser i Klæbu kommune. I tråd med kontrollutvalgets innstilling fattet kommunestyret følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 12.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2008. Side 15

Anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten som kommunestyret viste til var som følger: 1. Kommunen bør utarbeide en mal for anskaffelsesprotokoll i samsvar med vedlegg 3 og 4 i forskrift for offentlige anskaffelser. Malen bør benyttes for alle anskaffelser som overstiger terskelverdiene, og denne protokollen bør journalføres i kommunens saksbehandlingssystem som en del av anskaffelsesprosessen. 2. Kommunen bør utarbeide skriftlige rutiner for gjennomføring av en anskaffelse. Rutinen bør være tilgjengelig for alle resultatenhetsledere som skal ha innkjøpsfullmakt. 3. Kommunen bør definere hvilke dokumenter som skal framgå av postjournal knyttet til den enkelte sak, beskrivelse i journaltittel og vedlagte dokumenter. 4. Gjennomføre opplæring av resultatenhetsledere i innkjøpsregelverket, samt kravene til dokumentasjon og journalføring. 5. Når kontraktsformen rammeavtaler skal benyttes må kommunen som oppdragsgiver sikre seg at anskaffelsesregelverket følges. Rådmannen har i brev av 27.10.2008 gitt tilbakemelding til kontrollutvalget på blant annet oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak KST-10/2008 vedrørende forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser. Rådmannen redegjør blant annet for følgende: 1. Klæbu kommune har utarbeidet maler for offentlige anskaffelsesprotokoll i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. 2. Klæbu kommune har utarbeidet et første utkast til skriftlige rutiner for offentlige anskaffelser. Alle innkjøp kvalitetssikres av innkjøpsleder. 3. I forhold til journalføring av dokumenter og opplysninger i postjournal, skal dette ifølge rådmannen være innarbeidet i forslag til rutinebeskrivelser. 4. Klæbu kommune har intern opplæring i dokumentasjon og journalføring og gir informasjon til de aktuelle enhetsledere i hvert enkelt innkjøpstilfelle. 5. Når det gjelder forholdet til rammeavtalene vil innkjøpssjefen i Klæbu kommune informere aktuelle enhetsledere løpende. Kontrollutvalget tok rådmannens redegjørelse til orientering. Side 16

Takarbeider Klæbu sykehjem Kontrollutvalgets leder fikk sommeren 2009 en henvendelse vedrørende utlysning av en konkurranse om takarbeider ved Klæbu sykehjem. I henhold til kunngjøringen datert 25.03.2009 gjaldt arbeidet en takflate på 1.780 m2, ca 200 m gesimskasser, tak-/ nedløpsrenner og beslag. Anskaffelsesprosedyren var åpen anbudskonkurranse og kontraktsverdien ble anslått å ha en estimert verdi på 500 800.000 kroner. Etter befaringer fra aktuelle interessenter viste det seg at takflaten var på 1.450 m2. Med bakgrunn i en del uklarheter knyttet til hvordan et redusert areal skulle behandles i forhold til innkomne anbud og en klage fra en av tilbyderne, foretok kontrollutvalgets sekretariat en del undersøkelser i saken, og rådmannen ble forespurt om videre håndtering. Klæbu kommune valgte i samråd med sin advokat å avlyse konkurransen og en ny anbudskonkurranse ble kunngjort i Doffin-basen den 03.07.2009. Denne gangen med korrigert areal. Anskaffelsesprosedyren denne gangen var konkurranse med forhandling, som åpner for å kunne forhandle på utvalgte deler av tilbudene etter anbudsåpning. Etter det kontrollutvalgets sekretariat forstår fikk Klæbu kommune gjennomført den nye anbudskonkurransen uten problemer og tilbyder er antatt. Saken viser imidlertid at offentlige anskaffelser er et komplisert område og det er svært viktig å være nøyaktig i oppdragsbeskrivelsene og følge anskaffelsesprosedyrene som regelverket legger opp til. Vi viser også til bestemmelsene om arkiv, siden det er viktig å arkivere relevante dokumenter i kommunens arkivsystem. Med bakgrunn i de undersøkelsene som kontrollutvalgets sekretariat gjennomførte kan det se ut som om noen dokumenter mangler, et sentralt dokument er anbudsprotokollen som skal beskrive hele anbudsprosessen fra man bestemmer seg for å anskaffe en vare / tjeneste og til leverandør er valgt. Ut fra tilbakemeldinger vi har fått fra kommunen kan det også tyde på at slik protokoll ikke er skrevet. Regelverket om offentlige anskaffelser Innkjøp i kommunene reguleres av lov om offentlige anskaffelser (16.07.1999 nr 69) som gir rammene og forskrift om offentlige anskaffelser (07.04.2006 nr. 402) som gir en detaljert beskrivelse av prosedyrer som skal følges for ulike typer offentlige innkjøp. I tillegg finnes det en forskrift for anskaffelser innen forsyningssektorene, men vi velger å se bort fra denne her. Lov og forskrift om offentlig anskaffelser er implementering av EU s prinsipper om fri flyt av varer og tjenester gjennom EØS avtalen i norsk rett. Formålet med regelverket kan kort oppsummeres som følger: Bidra til økt verdiskaping i samfunnet Sikre effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser Skape forretningsmessighet ved offentlige anskaffelser Sørge for likebehandling mellom leverandørene Sikre at det offentlige opptrer med stor integritet Skape tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte Sørge for at anskaffelsen er basert på konkurranse Sikre forutberegnelighet i anskaffelsesprosessen Skape gjennomsiktighet i anskaffelsesprosessen Sikre etterprøvbarhet Side 17

Regelverket er relativt detaljert og stiller således krav til at innkjøpere i offentlig sektor har en viss innsikt i bestemmelsene. For de varene og tjenestene som reglene omfatter så er det et klart prinsipp at alle innkjøp i offentlig sektor skal være basert på forretningsmessighet og likebehandling. Dette gjelder uansett beløp og type anskaffelse. Reglene skiller imidlertid på anskaffelsens størrelse og vi kan gjengi følgende grove oversikt basert på anskaffelsens anslåtte verdi: Anslått verdi Under kr 100.000 Kr 100.000 500.000 Kr 500.000 1,65 mill kr Over 1,65 mill kroner (Over 41,5 mill kr for bygg- og anlegg). Krav Generelt krav til likebehandling og forretningsmessighet. Krav om likebehandling og forretningsmessighet. Krav om å føre en enkel anskaffelsesprotokoll som beskriver prosedyren. Flere leverandører skal inviteres til å gi tilbud. Krav om HMS-erklæring og skatteattest. Krav om likebehandling og forretningsmessighet. Krav om å føre anskaffelsesprotokoll som beskriver prosedyren. Krav om utlysning i Doffin-databasen (Norge). Tillatte prosedyrer: Åpen/begrenset anbudskonk., og konk. m/forhandling. Krav om HMS-erklæring og skatteattest. Kontrakt på laveste pris eller mest fordelaktige tilbud. Kriterier skal oppgis på forhånd. Krav om likebehandling og forretningsmessighet. Sterke krav til dokumentasjon av anskaffelsesprosedyren. Krav om utlysning i TED-databasen (EØS-området). Tillatte prosedyrer: Åpen/begrenset anbudskonkurranse (hovedregel). Krav om HMS-erklæring og skatteattest. Kontrakt på laveste pris eller mest fordelaktige tilbud. Kriterier og vekting skal oppgis på forhånd. Vi vil ikke gå inn på detaljer i regelverket her, men vi vil klart understreke at dokumentasjonskravene er sterke, og det som ikke er dokumentert er i de fleste tilfeller pr. definisjon ikke gjort. Kontrollutvalgets rolle Kontrollutvalget har ingen selvstendig rolle knyttet til offentlige innkjøp, men det ligger til utvalget å se til at kommunen følger regelverket. Retten til å gjøre innkjøp i en stor organisasjon utgjør en formidabel maktposisjon. Riktig og god forvaltning av innkjøpsfunksjonen har mye å si for utviklingen av et sunt og konkurransedyktig næringsliv i kommunen. Det er således viktig at Klæbu kommune som en stor aktør og innkjøper, gjennomfører sine anskaffelser på en etterrettelig og veldokumentert måte i henhold til regelverket, slik at næringslivet har tillit til at innkjøpsprosessen går riktig for seg. Kontrollutvalget har rett til å stille spørsmål for å sikre seg at innkjøpsprosessene går riktig for seg, det ligger til utvalgets mandat slik det er formulert i kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll. Utvalget er imidlertid ikke noe klageorgan. Klager knyttet til håndtering av anskaffelsesregelverket rettes enten til et eget klageorgan for offentlige anskaffelser (KOFA) og / eller at saken bringes direkte inn for ordinær domstolsbehandling. Side 18

Offentlige anskaffelser i Klæbu kommune Med unntak av forsinkelser i anskaffelsesprosessen fikk Klæbu kommune gjennomført anbudskonkurransen om takarbeider ved Klæbu sykehjem som forutsatt, noe som er positivt. Selv om konkurransen måtte avblåses og lyses ut på nytt, er det et mye bedre alternativ enn å gjennomføre en konkurranse der det er fare for regelbrudd. Denne anbudsutlysningen viser imidlertid behovet for at Klæbu kommune fortsatt holder fokus på følgende: Oppfølging av rutiner og regelverket for offentlige anskaffelser. Opplæring og kvalitetssikring av arbeidet med offentlige anskaffelser. Dokumentasjon, journalføring og arkivering av relevante dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser. Dette er forhold som ble tatt opp i forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser og er generelt sett svært sentrale punkter knyttet til arbeidet med innkjøp i kommunal sektor. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler således kontrollutvalget og Klæbu kommune å ha fokus på dette også fremover. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å ha fortsatt fokus på offentlige anskaffelser i Klæbu kommune. Med bakgrunn i den konkrete saken om anbudsutlysning av takarbeider ved Klæbu sykehjem kan kontrollutvalget med fordel presisere anbefalingene fra forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser i Klæbu kommune, med særlig vekt på oppfølging av regelverk og egne rutiner for offentlige anskaffelser, dokumentasjon og arkivering av relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen, samt opplæring og intern kvalitetssikring av arbeidet i anskaffelsesprosessen. Side 19

KLÆBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 32/2009 Kontrollutvalgets oppfølging av selskaper hvor Klæbu kommune har eierinteresser. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.10.2009 32/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: 1. I medhold av kommunelovens 80 ber kontrollutvalget om få rutinemessig tilsendt innkalling og protokoll fra styremøter og generalforsamlings-/representantskapsmøter i Klæbu Industrier AS 2. Kontrollutvalget avventer igangsetting av selskapskontroll i selskaper med flere offentlige eiere til gjennomføring av kontroll er vurdert av flere kontrollutvalg i løpet av 2.halvår 2009. Av ressursmessige grunner vil eventuell kontroll trolig skje først i revisjonsåret 2010. SAKSDOKUMENTER: Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Plan for selskapskontroll 2007-2011, vedtatt av kommunestyret i sak 24/08. 2. Sak KS-24/2008 Plan for selskapskontroll for valgperioden 2007 2011 behandlet av kommunestyret på møte 22. mai 2008. SAKSUTREDNING: Det kan i noen sammenhenger bli stilt spørsmål ved overføringen av midler til selskaper og sammenslutninger utenfor Klæbu kommune, hvordan disse pengene følges opp og hva kommunen får igjen for disse midlene. Kontrollutvalget har gjennom reglene om selskapskontroll mulighet til å følge opp kommunalt eide selskaper. Når det gjelder å følge opp bruken av kommunale tilskudd til øvrige selskaper og sammenslutninger, så må Klæbu kommune forbeholde seg en rett til innsyn, før kontrollutvalget kan forfølge overførte midler. Generelt om innsyn i selskaper der Klæbu kommune har eierandeler Kommunen har ingen ubetinget innsynsrett i selskaper som er selvstendige rettssubjekter. Kommunen vil utøve sin eiermakt gjennom generalforsamling eller representantskap. Styremedlemmene har rett til innsyn, men styrets rolle er i første rekke å ivareta selskapets interesser. Styret har således ingen plikt til å informere kommunen som eier på annen måte enn Side 20

gjennom vedtak eller fremleggelse av saker for generalforsamling / representantskap. Ved å være representert i styret vil kommunen likevel kunne ivareta sine interesser. Kontrollutvalget Gjennom en endring i kommuneloven i 2004 fikk kontrollutvalget rett til å gå inn i selskaper hvor kommunen har eierandeler, men dette gjelder i første rekke selskaper som er 100 % kommunalt eid, enten gjennom Klæbu kommune alene, eller der Klæbu kommune eier selskapet sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner. Typiske eksempler på slike selskaper er Klæbu Industrier AS, Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS og Envina IKS. For slike selskaper kan kontrollutvalget gjennomføre selskapskontroll etter kommunelovens 80, og utvalget har fullt innsyn, alt i fra å be om informasjon fra selskapet til å gjennomføre større undersøkelser som har karakter av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget og revisjonen skal også varsles og har rett til å være tilstede på generalforsamlinger/representantskap for slike selskaper. Etter innstilling fra kontrollutvalget vedtok Klæbu kommunestyre på møte den 22. mai 2008 en plan for selskapskontroll i regi av Klæbu kommune som sak KS-24/2008. Planen gir kontrollutvalget vide fullmakter til å følge opp selskaper som er 100 % kommunalt eid. For selskaper der kommunen har eierinteresser sammen med private interessenter har kontrollutvalget begrensede muligheter for oppfølging. Her må kontrollutvalget gå via Klæbu kommune sine eierinteresser i selskapet. Hjemmelen fremgår av kommuneloven 77 nr 5: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Det vil si at kontrollutvalget må følge opp at Klæbu kommune følger opp sine eierinteresser. Kontrollutvalget har altså ikke noen selvstendig myndighet her. Hjemmelen er likevel ikke til hinder for at kommunen kan hente inn informasjon som kontrollutvalget senere får tilgang til. Oppfølging av selskaper der Klæbu kommune har eierandeler Utviklingen i de senere år viser at betydelige kommunale midler kanaliseres inn i virksomhet utenfor kommunen, dette gjelder både frittstående selskaper og prosjekter som kommunen er involvert i. Side 21

Med utgangspunkt i note 3 til regnskapet for Klæbu kommune for 2008 har vi satt opp en oversikt over selskaper som Klæbu kommune har eierandeler i og som samtidig er 100 % offentlig eid. Selskap Andel Pålydende verdi pr. 31.12.2008 Fylkets Fellesvaskeri 0,7 % 70 000 Klæbu Industrier AS 100 % 50 000 Trøndelag Brann- og redningstjeneste IKS 3,3 % 1 ENVINA IKS 33,3 % 1 Revisjon Midt-Norge IKS 4,8 % 71 000 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 4,8 % 24 000 Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS 1.87 % Sekretariatet mener følgende selskaper er mest aktuelle for oppfølging: Klæbu Industrier AS Envina IKS Aktuell type oppfølging her er innhenting av styreprotokoller, regnskap, årsberetning og generalforsamlingsprotokoller som kan danne grunnlag for en vurdering av selskapenes drift opp i mot kommunestyrets intensjoner med deltakelsen i selskapene. Videre kan det være aktuelt å invitere selskapene inn i kontrollutvalgets møte for å orientere om selskapets virksomhet. Eierstrategi Under kommunestyrets sak 26/07 Rapporter fra begrenset selskapskontroll ble følgende vedtak fattet: Kommunestyret tar rapportene til orientering. Rådmann og formannskap bes utarbeide rutiner for eierstrategi med basis i rapportenes anbefalinger, med rapportering for framlegging i kommunestyret første halvår 2008. Vedtaket ble gjort på bakgrunn av en begrenset eierskapskontroll for alle aktuelle selskaper som ble gjennomført etter bestilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sekretariat har hatt kontakt med rådmannen om status i saken, og har fått tilbakemelding om at dokumentet er sendt på høring medio september 2009. Kontrollutvalgets sekretariat ser at kommunestyret i sitt møte den 24.09.2009 i sak 43/09 gjorde følgende vedtak (kun siste avsnitt gjengis her): Følgende forslag oversendes Utvalg for næring, miljø og samferdsel: NMS-utvalget får i oppdrag å iverksette en utredning for å fremskaffe et faglig dokument for Side 22

diskusjon om kommunal organisering og eierskap som kan legge grunnlaget for utarbeidelse av kommunens eierskapsstrategier og en årlig eierskapsmelding. For kontrollutvalgets sekretariat så ser det ut som om utvalg for næring, miljø og samferdsel har fått et oppdrag som rådmannen allerede så å si er ferdig med. Men det har ikke lyktes sekretariatet å få en tilbakemelding fra rådmannen på om dette medfører riktighet innen fristen til å sende ut sakspapirene til kontrollutvalget. Rådmannen skal orientere kontrollutvalget i sak 31/2009 på kontrollutvalgets møte den 21. oktober, kontrollutvalget kan samtidig benytte anledningen til å be rådmannen om en orientering i saken om eierskapsmeldingen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger frem saken for videre drøftinger i kontrollutvalget. For eksterne selskaper som er med i oversikten foran kan det være aktuelt å be om å få rutinemessig tilsendt innkalling og protokoll fra styremøter og generalforsamlings- /representantskapsmøter. Orienteringer i kontrollutvalget direkte fra selskaper kan gjennomføres og bør gi muligheter til å få bedre innblikk i selskapene. For øvrige typer samarbeid og selskap med private eiere kan det være aktuelt å be om å få nærmere informasjon om samarbeidet gjennom orienteringer fra rådmannen eller representanter for selskaper/sammenslutninger, med sikte på en vurdering av kommunens engasjement i samarbeidet. Side 23

KLÆBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 33/2009 Forvaltningsrevisjon Økonomisk styring og rapportering - Tilbakemelding Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.10.2009 33/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216&58 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING 1. Kontrollutvalget tar FR-prosjekt økonomisk styring og rapportering, tilbakemelding fra rådmannen til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding når alle anbefalingene i rapporten er gjennomført. VEDLEGG 1. Brev fra Klæbu kommune, datert 31.08.2009, FR-prosjekt økonomisk styring og rapportering. Utrykte vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiplanlegging, rapportering og styring 2. Kontrollutvalgets sak 4/2009 Forvaltningsrevisjon - Økonomisk styring og rapportering i Klæbu kommune (kontrollutvalgets møte 19.02.2009). BAKGRUNN På kontrollutvalgets møte den 19.02.2009 i sak 4/2009 ble Forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomisk styring og rapportering i Klæbu kommune behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt. 8. I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen utgangen av august 2009. Side 24

SAKSUTREDNING Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten: Problemstilling for undersøkelsen har vært følgende: Hovedproblemstilling: Er kommunens planlegging, rapportering og oppfølging tilfredsstillende ut fra behovet for økonomisk styringsinformasjon? Delproblemstillinger: 1. Er kvaliteten i budsjettet i samsvar med kommunens behov for planleggingsog styringsinformasjon? 2. Har kommunen økonomi- og delegasjonsbestemmelser som sikrer en betryggende kontroll? 3. Er samspillet mellom kommunens ledelse på alle nivå tilfredsstillende for å sikre en god økonomirapportering og oppfølging i kommunen? 4. Er det tilstrekkelig kunnskap i kommunens ledelse om budsjettering og rapportering? Revisors konklusjoner i rapporten: Hovedproblemstilling: Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om kommunens planlegging, rapportering og oppfølging er tilfredsstillende ut fra behovet for økonomisk styringsinformasjon? Konklusjon Klæbu kommunes planlegging, rapportering og oppfølging av økonomisk styringsinformasjon er i hovedsak i samsvar med kommuneloven og forskrifter på området. Kommunen har et klart forbedringspotensiale i forhold til å formalisere rutiner på økonomiområdet, og klargjøre ansvars- og myndighetsforhold i et overordnet dokument for kommunen. Revisor vil særlig påpeke at ansvars- og myndighetsforholdene knyttet til drift og vedlikehold er for uklare. Kommunen har også et forbedringspotensiale med tanke på å skape en god dialog både i budsjetterings- og rapporteringsfasen. Den administrative rapporteringen kan ikke anses å være tilstrekkelig til å avdekke merforbruk på et tidlig nok tidspunkt. Side 25

Revisor anbefaler Klæbu kommune følgende: Utarbeide et overordnet dokument som avklarer organisasjonsmodellen, og tydeliggjør ansvars- og myndighetsforhold mellom ledelsesnivåene og enhetene Formalisere prosedyre for budsjetterings- og rapporteringsprosessen i et økonomireglement for kommunen. Prosedyren bør legges opp slik at den inkluderer alle ledelsesnivåer og skaper grunnlag for god dialog mellom de ulike aktørene Foreta en evaluering av om rutiner knyttet til framskriving av driftsutgiftene fungerer tilstrekkelig til at merforbruk avdekkes tidsnok Endre økonomirapporteringsrutinene slik at økonomirapportene også behandles i kommunestyret, i samsvar med budsjettforskriftens 10 Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 4/2009: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiplanlegging, rapportering og styring - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 8. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2009. Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 26.03.2009 i sak 9/2009 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiplanlegging, rapportering og styring - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 8. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2009. Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget I brev av 31.08.2009 har rådmannen gitt tilbakemelding på revisjonens anbefalinger i pkt. 8 i rapporten. Rådmannens tilbakemelding står i kursiv og uthevet skrift under kulepunktene. Utarbeide et overordnet dokument som avklarer organisasjonsmodellen, og tydeliggjør ansvars- og myndighetsforhold mellom ledelsesnivåene og enhetene Side 26

Formalisere prosedyre for budsjetterings- og rapporteringsprosessen i et økonomireglement for kommunen. Prosedyren bør legges opp slik at den inkluderer alle ledelsesnivåer og skaper grunnlag for god dialog mellom de ulike aktørene De to første kulepunktene er under utarbeidelse. Foreta en evaluering av om rutiner knyttet til framskriving av driftsutgiftene fungerer tilstrekkelig til at merforbruk avdekkes tidsnok Kommunen arbeider kontinuerlig med dette, bruker mer ressurser i 2009 enn tidligere på å lage gode økonomirapporter. Endre økonomirapporteringsrutinene slik at økonomirapportene også behandles i kommunestyret, i samsvar med budsjettforskriftens 10 Økonomirapportene for 2009 er lagt frem for kommunestyret for endelig vedtak.. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Forvaltningsrevisjonsrapporten ga en god oversikt over økonomiplanlegging, rapportering og styring i kommunen og signaliserte punkter kommunen måtte ha fokus på i det videre arbeidet. Kontrollutvalgssekretariatet anser tilbakemeldingen fra rådmannen i Klæbu kommune som en grei og oversiktlig tilbakemelding til kontrollutvalget, men kommunen er ikke kommet helt i mål med å gjennomføre revisjonens anbefalinger. Derfor vil kontrollutvalgets sekretariat anbefale kontrollutvalget å følge opp saken videre fremover. Side 27

Vedlegg 1 Side 28

Side 29

KLÆBU KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 34/2009 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.10.2009 34/2009 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til innstilling. SAKSDOKUMENTER: Ingen. Side 30