Saksframlegg SAMORDNET OPPTAK TIL BARNEHAGEPLASS I TRONDHEIMSBARNEHAGENE Arkivsaksnr.: 03/26600 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar samordnet opptak til barnehageplass for Trondheimsbarnehagene fra hovedopptaket 2005 som beskrevet i denne sak. 2. Bystyret vedtar at bedriftsbarnehager kan definere egen opptakskrets i sine vedtekter. 3. Bystyret vedtar at barnehager med åpent opptak, både kommunale og private, vedtektsfester Barn bosatt i som sin opptakskrets. 4. Bystyret vedtar følgende opptakskriterier gjeldende for alle barnehager i Trondheim: 1. Barn med funksjonshemminger; jf Lov om barnehager 9 2. Barn som skal sikres barnehageplass som virkemiddel i forebyggende barnevern; jf Lov om barnevernstjenester 4-4 5. Bystyret vedtar følgende tilleggskriterier for de kommunale barnehagene: 3. Alle 5-åringer uten ordinær barnehageplass, skal tilbys barnehageplass. (Ordinær barnehage er alle godkjente barnehager med unntak av åpen barnehage og familiebarnehage). 4. Barn fra familier hvor begge foreldrene er minoritetsspråklige (med unntak av svensk, dansk og engelsk) 5. Barn fra familier med store belastninger på grunn av sykdom og/eller andre forhold 6. Søsken til barn i samme enhet 6. Bystyret vedtar at private barnehager kan vedtektsfeste egne tilleggskriterier. 7. Bystyret vedtar loddtrekning som prinsipp for tildeling av ledige plasser i kommunale barnehager etter at opptakskriteriene er fulgt fra hovedopptaket 2006. 8. Bystyret vedtar et forpliktende samarbeid om opptak til barnehageplass for barnehager med åpent opptak. 9. Bystyret vedtar felles klagesaksbehandling for Trondheimsbarnehagene. 10. Bystyret vedtar at tilbyr alle private barnehager å knytte seg til kommunens IT-baserte opptakssystem. 11. Bystyret vedtar felles søknadsskjema for Trondheimsbarnehagene. Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 1
1. INNLEDNING Endringer i Lov om barnehager av juli 2003 forplikter kommunene å legge til rette for samordnet opptak til barnehageplass for kommunale og private barnehager. I sak 03/0307, 14. oktober 2003, vedtok formannskapet følgende: Å ta rådmannens melding om samordnet opptak til etterretning. I tråd med intensjonene om samordnet opptak, må prosjektet legge stor vekt på foreldrenes egne ønsker slik at valgmuligheten styrkes i utviklingen mot full behovsdekning. I sak 03/0170, 27. november 2003, vedtok bystyret følgende: Å ta sak om barnehageopptaket i til etterretning Videre vedtok bystyret i samme sak følgende endringer av pkt. 3 i Vedtekter for kommunale barnehager: Pkt. 3 Opptak oppsigelse Opptak av barn til ledige plasser skjer etter søknad, med søknadsfrist 1. mars 3.2 Opptaket foretaes av barnehagens styrer og plassene fordeles til barn bosatt i Trondheim kommune. 3.3 Barnehageplass tildeles etter følgende opptakskriterier i prioritert rekkefølge: 1. Barn med funksjonshemminger; jf. Lov om barnehager 9 2. Barn som skal sikres barnehageplass som virkemiddel i forebyggende barnevern: jf. Lov om barnevernstjenester 4-4 3. Barn fra familier hvor begge foreldrene er minoritetsspråklige (med unntak av svensk/dansk) 4. Barn fra familier med store belastninger på grunn av sykdom og/eller andre forhold 5. Søsken til barn i samme enhet Alle 5-åringer,uten barnehageplass, skal tilbys plass. Ved hovedopptaket 2004 vil ledige plasser tildeles etter søkeransiennitet etter at opptakskriteriene er fulgt. Fra hovedopptaket 2005 vil 50 % av de ledige plassene tildeles etter ansiennitet og 50 % ved loddtrekning etter at opptakskriteriene er fulgt. 3.4 Oppsigelse av plassen må skje skriftlig med en måneds varsel, regnet fra den første eller femtende i måneden. Unntak: I perioden 1.april til 1.juni er oppsigelsestiden 2 måneder. 3.5 Oppsigelse kan gies av kommunen ved manglende betaling. Begrepet private barnehager benyttes i denne saken om alle barnehager som ikke eies av kommunen, dvs foreldreeide barnehager, bedriftsbarnehager, barnehager eid av Helseforetak Midt-Norge, Studentsamskipnaden, private familiebarnehager og barnehager eid av ideelle og pedagogiske organisasjoner. Senere i saken er begrepet bedriftsbarnehager benyttet som beskrivelse for ordinære bedriftsbarnehager, Studentsamskipnadens barnehager og Helseforetak Midt-Norges barnehager. Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 2
2. BAKGRUNN På bakgrunn av barnehageavtalen som ble inngått på Stortinget fremmet departementet for høring et forslag om å lovfeste et krav om at kommunene skal legge til rette for en samordnet opptaksprosess mellom kommunale og private barnehager. Det følger av barnehageavtalen at bedriftsbarnehager ikke skal omfattes av samordnet opptak, med unntak av ledige plasser. Departementet presiserte derfor i høringsnotatet at det er opp til den enkelte kommune å avklare forholdet til bedriftsbarnehager gjennom avtaler mellom kommunen og barnehagene. Departementet anbefalte allikevel i høringen at bedriftsbarnehagene skulle inkluderes slik at samordningen blir reell. Høringsnotatet som ble sendt til landets kommuner drøftet ulike former for formalisert samarbeid omkring opptak. Departementet skisserte i notatet tre mål for samordningen: Samordning skal bidra til at barnehageplasser blir fordelt etter brukernes ønsker og behov Samordning skal sikre likebehandling av barn og likebehandling av kommunale og private barnehager Samordning skal være et redskap for kommunen til å kunne oppfylle plikten til å sørge for at det finnes et tilstrekkelig antall plasser. Etter høringsrunde med kommuner og ulike interesseorganisasjoner opprettholdt departementet sitt forslag slik det ble fremmet i høringsnotatet. Endringene i Lov om barnehager av juli 2003 innebærer derfor en ny bestemmelse som sier at alle godkjente barnehager i kommunen skal samarbeide om opptak av barn til barnehageplass. Vedtaket pålegger kommunene å legge til rette for et samordnet opptak for kommunale og private barnehager. Lov om barnehager 7a: Samordnet opptaksprosess i kommunen Alle godkjente barnehager i kommunen skal samarbeide om opptak av barn. Kommunen skal legge til rette for en samordnet opptaksprosess, der det tas hensyn til barnehagenes mangfold og egenart. Brukernes ønsker og behov skal tillegges stor vekt ved selve opptaket. Ved en samordnet opptaksprosess skal likebehandling av barn og likebehandling av kommunale og private barnehager sikres. Lovteksten gir rammene for samordningen, men regulerer ikke i detalj hvordan samordningen skal foregå i den enkelte kommune. Kommunen skal ha ansvaret, men velger selv hvor omfattende og detaljregulert en samordnet opptaksprosess for kommunale og private barnehager skal være. Lovteksten pålegger private barnehageeiere en plikt til samarbeid omkring opptak av barn til barnehageplass. I lovteksten er ikke bedriftsbarnehagene fritatt i forhold til deltakelse omkring samordnet opptak. Lovteksten betinger et tett samarbeid mellom kommunen og private barnehager slik at de private barnehagene integreres som en likeverdig del av kommunens samlede barnehagetilbud. I forbindelse med lovendringen satte rådmannen ned en prosjektgruppe med representanter fra barnehager med ulik eierstruktur, arbeidstakerorganisasjoner, Private Barnehageeieres Landsforbund(PBL) lokalt, interne tjenester og fagstab. Prosjektgruppen har hatt som mandat å lede arbeidet fram mot innføringen av et samordnet opptak for alle barnehager i Trondheim fra hovedopptaket 2005. I forbindelse med dette prosjektet har rådmannen også igangsatt et underprosjekt kalt Barnehagesøknader på nett. Hittil har søkere til kommunale barnehager benyttet seg av Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 3
papirsøknadsskjema. Søknadsskjemaet er senere blitt registrert manuelt i kommunens opptakssystem. Prosjektet har vurdert løsninger hvor foreldre fra 01.01.05 kan søke barnehageplass fra egen PC og hvor søknaden automatisk blir registrert i kommunens opptakssystem. Status for barnehagevirksomheten: I har vi i dag 223 godkjente barnehager, hvorav 58 kommunale barnehager, 10 private barnehager med samarbeidsavtale, 59 barnehager som er bedrifts- og/eller foreldreeid og 96 private familiebarnehager. Av disse er 68 barnehager med i et samordnet opptak i dag. Dette gjelder kommunale barnehager og private barnehager med samarbeidsavtale. Barnehagedekningen ved utgangen av 2003 var på 71 %, beregnet ut i fra totalt 10.150 bosatte barn i alderen 1-5 år. Dekningen var på 47 prosent for barn mellom 1 og 2 år og 89 % for barn 3-5 år. Etter hovedopptaket 2004 står det ca 650 barn på venteliste til barnehageplass, av dette ca 450 barn under 3 år. Dette er basert på en kobling av ventelister til både kommunale og private barnehager. Det nærmer seg nå full dekning for de største barna, mens det fortsatt er et udekket behov for de minste barna. Utbyggingsplan for barnehager ble vedtatt i november 2003 samtidig som investeringsmidler ble stilt til disposisjon. Dette har medført en stor satsing på bygging av nye barnehager, både i kommunal og privat regi. Rådmannen opprettholder derfor sitt forslag om full barnehagedekning innen 2006. Måloppnåelse er avhengig av at staten følger opp den signaliserte satsingen og at den resterende utbyggingen fordeles mellom kommunale og private aktører. I forbindelse med Stortingets barnehageavtale fra juni 2003 ble det våren 2004 vedtatt forskrifter om likeverdig økonomisk behandling av barnehager og foreldrebetaling. Bystyret i Trondheim vedtok i august 2004 utformingen og nivået på det kommunale tilskuddet til private barnehager i Trondheim for 2004, basert på modell for kostnadsdekning. Både rådmannen og et samlet bystyre er enige om at denne modellen er en lite egnet tilskuddsmodell for de private barnehagene over tid. Både de private barnehagene og kommunen vil være best tjent med en objektiv og forutsigbar kommunal tilskuddsmodell som gir like driftsvilkår for private barnehager som for kommunale. Bystyret har derfor bedt rådmannen legge fram en sak som viser hvordan en tildelingsmodell, basert på enhetskostnader, kan bidra til effektiv drift og bedre likeverdig behandling av barnehagene. 3. BESKRIVELSE AV DAGENS OPPTAKSORDNING 3.1 Samordnet opptak skal være et redskap for kommunen til å sørge for at det finnes et tilstrekkelig antall plasser. Fra hovedopptaket 2004 har alle barnehager i Trondheim hver måned rapportert til hvilke barn som har plass i den enkelte barnehage. har derfor oppdaterte opplysninger over alle barn som har barnehageplass i en godkjent barnehage i kommunen. Dette gjør det mulig for kommunen å ha oversikt over hvor mange barn som reelt står på kommunens ventelister. 3.2 Informasjon Kommunens hjemmeside inneholder en oversikt over alle godkjente barnehager i Trondheim. Fra oversiktssiden er det mulig å gå inn på den enkelte barnehage for å få ytterligere informasjon om barnehagen. Private barnehager som har utarbeidet egen hjemmeside er lagt inn med en link fra denne siden. I tillegg til en oversikt over alle barnehager kan man på kommunens sider finne opplysninger om hvordan man søker barnehageplass, søknadsskjema for de kommunale og private barnehagene med samarbeidsavtale, vedtektene i de kommunale barnehagene og annen nyttig informasjon om livet i Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 4
barnehagen. Kommunen annonserer i dag hovedopptaket for de kommunale og private barnehagene med samarbeidsavtale i lokalpressen. Her framgår søknadsfrister og hvordan søknadsprosessen foregår. Private barnehager annonserer selv i pressen. 3.3 Opptak til kommunal barnehageplass Foreldre som ønsker plass i en kommunal barnehage eller barnehage med samarbeidsavtale fyller i dag ut et papirssøknadsskjema. Det kan søkes på inntil 4 barnehager. Foreldre kan krysse av på søknadsskjema om de er interessert i å få tilbud fra andre kommunale barnehager eller barnehager med samarbeidsavtale. Videre spørres det om de er interessert i at søknaden videreformidles til private barnehager som har ledig kapasitet. Foreldre kan søke om barnehageplass hele året. For å komme med i betraktning til opptak ved hovedopptaket må søknaden være postlagt innen 1.mars hvert år. Alle søknader registreres i kommunens datasystem, Extens. Foreldre som påberoper seg prioritet ved opptak må dokumentere dette som vedlegg til søknaden. Alle kommunale og private barnehager med samarbeidsavtale har tilgang til kommunens opptakssystem. Barnehagene kan ta ut søkerliste med barn som har søkt kommunal barnehageplass. Ved hovedopptaket samarbeider de kommunale barnehagene om opptaket. De har bydelsvise møter hvor de samordner og sikrer at barn med prioritet får tilbud om barnehageplass. 3.4 Opptak til privat barnehageplass De private barnehagene har egne søknadsskjema. Foreldre som ønsker å søke flere barnehager må sende ett skjema til hver barnehage. Den enkelte barnehage har i barnehagens vedtekter nedfelt hvilke barn som skal gies prioritet ved opptak. Bedriftsbarnehagene har i sine vedtekter begrensninger i forhold til hvem som kan søke om barnehageplass. I dag er det ikke et organisert samarbeid om opptaket mellom de private barnehagene eller mellom kommunen og de private barnehagene. Ordningen innebærer at enkelte foreldre kan få tilbud om barnehageplass fra flere barnehager mens andre foreldre ikke får tilbud i det hele tatt. 4. RÅDMANNENS FORSLAG TIL FRAMTIDIG OPPTAKSORDNING FOR TRONDHEIMSBARNEHAGENE 4.1 Målsetting for samordnet opptak Rådmannen legger til grunn at samordning av opptak skal bidra til å sikre foreldre en enkel søknadsprosess og vil legge til rette for at foreldre har stor frihet til å søke den/de barnehagene de måtte ønske. Samtidig er det viktig for rådmannen å gi alle Trondheimsbarnehagene like muligheter til å profilere seg og på den måten bidra til at alle barnehager får en jevn tilgang på søkere. Rådmannen legger til grunn at en samordning av opptak til barnehageplass skal bidra til å sikre en god opptaksordning i kommunen. Samordning og en god opptaksordning innebærer; For søkere til barnehageplass: Vektlegging av brukernes ønsker og behov Felles informasjon om barnehagetilbudet i kommunen At det gies god og riktig informasjon om hva slags tilbud den enkelte barnehage kan gi Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 5
Informasjon om hvor det er ledig kapasitet En enklere, forutsigbar og mer oversiktlig søknads- og opptaksprosess Felles søknadsskjema, Web-basert eller på papir Felles opptakskriterier for Trondheimsbarnehagene At barn med spesielle behov vil ha større mulighet for barnehageplass i nærmiljøet. For barnehageeiere: At private barnehager får en jevn tilgang på søkere At beslutning om opptaket ligger hos den enkelte eier At barn med lovfestede rettigheter til barnehageplass gies prioritet ved opptak Frihet til å definere egen opptakskrets Ivaretakelse av barnehagens egenart. For som barnehagemyndighet: Oversikt over behov for barnehageplasser og derved grunnlag for videre utbygging av barnehageplasser mot full behovsdekning i 2006. Likebehandling av barn og likebehandling av barnehager Opprettholdelse av mangfoldet i sektoren En jevnere fordeling mellom kommunale og private barnehager i forhold til barn med særlige behov. Rådmannen foreslår følgende ordning for opptak til plass i Trondheimsbarnehagene fra hovedopptaket 2005: Bedriftsbarnehager kan definere egen opptakskrets Felles og valgfrie opptakskriterier Samarbeid om opptak Felles klagesaksbehandling Felles IT-basert opptakssystem Felles søknadsskjema, Web-basert eller papir 4.2 Definisjon av opptakskrets Departementet mener at et sentralt punkt i samordnet opptak er at den enkelte barnehage fortsatt kan gi første prioritet til barn i egen opptakskrets. Rådmannen foreslår derfor at barnehagens opptakskrets defineres av eiere av bedriftsbarnehager og nedfelles i den enkelte barnehages vedtekter. Barnehager med åpent opptak definerer Barn bosatt i som opptakskrets. Eksempel på opptakskrets kan være: Barnehageplass gies til studenter ved høgskole eller universitet eller til ansatte ved bedriften. Opptaket i den enkelte barnehage skal da foregå innenfor denne definisjonen. Dette innebærer at barnehager som har definert egen opptakskrets følger de vedtatte opptakskriteriene innenfor egen krets. Rådmannen er enig i departementets syn på bedriftsbarnehagenes deltakelse i en samordnet opptaksprosess. Så lenge den enkelte bedriftsbarnehage får adgang til å prioritere barn fra egen opptakskrets og har egne tilleggskriterier, vil det ikke være nødvendig å holde bedriftsbarnehagene utenfor et samordnet opptak. Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 6
Rådmannen vil ellers foreslå at private barnehager som får problemer med rekruttering av barn innenfor opptakskretsen Barn bosatt i, kan ta opp barn bosatt i annen kommune. vil imidlertid ikke utbetale kommunalt tilskudd til plasser for barn bosatt i annen kommune. Det må inngås avtale om tilskudd fra aktuelle kommune. 4.3 Opptakskriterier Alle barnehagene i Trondheim, både kommunale og private, skal ha felles kriterier for hvilke barn som skal ha fortrinn til barnehageplass. Rådmannen foreslår følgende kriterier for Trondheimsbarnehagene fra hovedopptaket 2005: 1. Barn med funksjonshemminger; jf. Lov om barnehager 9 2. Barn som skal sikres barnehageplass som virkemiddel i forebyggende barnevern: jf. Lov om barnevernstjenester 4-4 I tillegg til felles opptakskriterier kan den enkelte barnehageeier vedta tilleggskriterier. Disse nedfelles i barnehagens vedtekter. Rådmannen foreslår at de kommunale barnehagene skal ha følgende tilleggskriterier for opptak til sine barnehager: 3. Alle 5-åringer uten ordinær barnehageplass, skal tilbys en ordinær barnehageplass. ( Ordinær barnehage er alle godkjente barnehager med unntak av åpen barnehage og familiebarnehage) 4. Barn fra familier hvor begge foreldrene er minoritetsspråklige (med unntak av svensk, dansk og engelsk) 5. Barn fra familier med store belastninger på grunn av sykdom og/eller andre forhold 6. Søsken til barn i samme enhet Fra hovedopptaket 2005 vil ledige plasser i kommunale barnehager tildeles ved loddtrekning etter at opptakskriteriene er fulgt. 4.4 Begrunnelse for forslaget. Rådmannen vurderer at ved full behovsdekning i løpet av 2006, vil behovet for ulike kriterier ved opptak til barnehageplass reduseres. Alle som ønsker plass vil da få et tilbud. I denne saken foreslår rådmannen derfor et begrenset antall felles kriterier. Felles opptakskriterier for Trondheimsbarnehagene vil gjøre det forutsigbart og oversiktlig for foreldre som søker barnehageplass. Opptakskriteriene 1 og 2 er lovfestet. Det har vært diskusjoner i prosjektgruppen hvorvidt kommunale og private barnehager skulle ha flere felles opptakskriterier enn de to som er foreslått i innstillingen. De private barnehagene i prosjektgruppen og lokale representanter for PBL ytrer prinsippiell motstand mot dette. De ønsker ikke at kommunen skal pålegge private barnehager å vedtektsfeste kriterier for opptak utover de lovpålagte. Det er allikevel enighet i prosjektgruppen om at private og kommunale barnehager skal samarbeidet om å tilby alle 5- åringer et ordinært barnehagetilbud siste året før skolestart. Prosjektgruppa har også diskutert hvorvidt barnehagene skulle ha et felles ansvar for barn fra familier der begge foreldrene er minoritetsspråklige. De private barnehagene ønsker ikke dette, med mindre det kommer sterkere føringer fra staten. Rådmannen er kjent med at departementet har fremmet forslag for statsråden hvor det er foreslått å gi prioritet til minoritetsspråklige ved opptak til barnehageplass. Så lenge Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 7
ikke en eventuell lovfesting er avklart, vil ikke rådmannen i denne omgang fremme forslag om å pålegge de private barnehagene å prioritere denne gruppen. I Trondheim har ikke de private erfaring med vilkårsetting fra kommunens side da det ikke har vært tilskuddsordninger av særlig omfang. For å få til en smidig omstilling til nye og tettere samarbeidsformer, finner rådmannen å anbefale at det tas hensyn til de privates motstand mot så sterk regulering i denne omgang. Rådmannen foreslår at de kommunale tilleggkriteriene skal være identiske med de som ble vedtatt i november 2003, med unntak av prioritet 4 Barn fra familier hvor begge foreldrene er minoritetsspråklige (med unntak av svensk, dansk). Det foreslåes nå også med unntak av engelsk. Dette er departementets definisjon av begrepet minoritetsspråklig barn. I bystyrets vedtak om opptakskriterier for 2004, jf. sak 03/0170, 27.november 2003, vedtok bystyret at øvrige ledige plasser fra 2005 skulle fordeles 50% etter søkeransiennitet og 50% etter loddtrekning etter at opptakskriteriene var fulgt. Rådmannen vil ikke tilrå denne løsningen for hovedopptaket i 2005. Opptak i henhold til søkeransiennitet er nå innarbeidet både i barnehagene og blant søkerne og det er store forventninger blant de søkerne som ønsker plass fra høsten 2005 om at ansiennitetsprinsippet blir fulgt. Ved årets opptak er det registrert ca 800 søkere som ikke ønsket plass ved årets opptak, men som vil sikre seg ansiennitet. Søkere som kommer tilflyttende til byen synes imidlertid ordningen med ansiennitet er svært diskriminerende. Rådmannen ønsker at opptaket 2005 blir siste året kommunen praktiserer søkeransiennitet som tildelingsprinsipp. Fra hovedopptaket 2006 foreslår derfor rådmannen at kommunen foretar opptak ut fra loddtrekningsprinsippet. Rådmannen mener dette vil være det minst byråkratiske og den mest rettferdige måten å fordele de resterende barnehageplassene på etter at opptakskriteriene er fulgt. Loddtrekning er anerkjent som et fordelingskriterium innenfor forvaltningsretten. Ved en overgang til loddtrekning fra 2006 vil rådmennen benytte 2005 til grundig informasjon om endringen. Det er viktig at søkerne i god tid får vite hva slags opptaksprinsipper kommunen benytter seg av. Ved å fatte dette vedtaket allerede nå vil rådmannen anta at søkerne til hovedopptaket i 2005 er reelle søkere. 4.5 Samarbeid om opptak For å sikre at barn med prioritet til barnehageplass blir ivaretatt, vil rådmannen legge til rette for at barnehager i et gitt geografisk område samarbeider om opptak. Dette innebærer en videreføring av dagens praksis som utvides også til å omfatte de private barnehagene. 4.6 Klagerett og klagesaksbehandling For søkere til barnehageplass i kommunale barnehager og barnehager med samarbeidsavtale gjelder forvaltningslovens regler for saksbehandling. Opptak til barnehageplass defineres som et enkeltvedtak. Dette innebærer at foreldre som får avslag på barnehageplass i barnehager med kommunalt opptak kan klage på vedtaket. Private barnehager er i utgangspunktet ikke underlagt forvaltningslovens regler. Departementet anbefaler allikevel at kommunen legger til rette for at den kommunale klagesaksbehandlingen kan gjelde for alle barnehager i kommunen. De lokale representantene fra PBL i prosjektgruppen ønsker ikke en felles klagsaksbehandling. Dette begrunnes prinsippielt i forhold til at kommunen i minst mulig grad skal gripe inn i de private barnehagenes styringsrett. Med rådmannens relativt omfattende forslag til organisering av samordnet opptak i Trondheim, forslår Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 8
rådmannen allikevel en felles klagesaksbehandling for Trondheimsbarnehagene. Klagesaksbehandlingen skal bygge på forvaltningslovens regler for saksbehandling. Dette innebærer at søkere til private barnehager har rett til å påklage barnehagens vedtak om avslag til barnehageplass. Barnehagen plikter da å vurdere saken på nytt ut i fra om den har oppfylt sin plikt om riktig saksbehandling, jf. forvaltningslovens regler. Dersom barnehagen ikke omgjør sitt vedtak skal barnehagen sende foreldrenes klage til rådmannen som videresender klagen til formannskapet for endelig avgjørelse i saken. Rådmannen er av den oppfatning at like rutiner for søkere til kommunale og private barnehager vil bidra til likeverdig behandling av barnehager og søkere til barnehageplass. Rådmannen ønsker at foreldre som søker barnehageplass, enten det er kommunal eller privat, skal sikres en lik, ryddig og kvalitativt god saksbehandling. 4.7 IT-basert opptakssystem Rådmannen vil foreslå at alle som søker en barnehageplass i Trondheim blir registrert i kommunens opptakssystem, Extens. Alle barnehagene vil få tilgang til de opplysningene som er registrert om deres søkere, enten i form av direkte datatilknytning til systemet, eller i form av søkerlister som kjøres ut fra systemet og sendes den enkelte barnehage. Pr. dato er det kun kommunens barnehager og de private barnehagene med samarbeidsavtale som har datatilknytning til opptakssystemet. Kommunen vil tilby alle ordinære barnehager å knytte seg opp mot kommunens opptakssystem. De barnehagene som ikke ønsker en slik tilknytning vil få tilsendt oppdaterte søkerlister fra kommunen. 4.8 Søknadsskjema Rådmannen foreslår felles søknadsskjema for alle barnehager fra hovedopptaket 2005. På det felles søknadsskjema kan foreldre søke inntil 4 barnehager, både kommunale og private. Foreldre som påberoper seg fortrinn ved opptak, må dokumentere dette med vedlegg. Alle søknadsskjemaene sendes og vil bli registrert i kommunens opptakssystem. Dagens ordning, der foreldre kan krysse av for at de vil bli vurdert til andre barnehager, videreføres. Søkere som søker plass i bedriftsbarnehager må fylle ut et eget vedlegg som utarbeides av barnehageeier. 4.9 Dexter Fra 01.01.05 vil tilby foreldre som ønsker å søke barnehageplass muligheten til å søke via Internett. Kommunen vil ta i bruk et Web-basert søknadssystem, Dexter, som er spesialtilpasset kommunens opptakssystem. Dataene i det Web-baserte søknadsskjemaet vil bli transportert elektronisk inn i Extens. Dette vil bety at kommunen slipper å registrere alle søknader om barnehageplass manuelt. Foreldre som velger en slik løsning vil også kunne gå inn på sin egen søknad å gjøre endringer i søknaden. Det vil alltid være den sist oppdaterte søknaden som ligger i databasen. 4.10 Kostnader Rådmannen legger opp til en gradvis tilkobling av de private barnehagene til kommunens opptakssystem. De private familiebarnehagene har, i mindre grad enn de ordinære barnehagene, PC-utstyr. Rådmannen vil derfor i første omgang knytte de ordinære barnehagene opp mot kommunens opptakssystem. De private familiebarnehagene vil få samme tilgang til barnehagesøknadene som de ordinære barnehagene, men vil få tjenesten i form av søkerlister som blir sendt til den enkelte barnehage. Kommunen tar sikte på å koble opp 60 ordinære private barnehager frem til hovedopptaket 2005. Dette vil påføre kommunen ca 83.000 kroner i årlige driftskostnader. Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 9
4.11 Informasjon til publikum Rådmannen vil legge til rette for utvikling av kommunens nettsider til, i større grad enn i dag, å ha riktig og oppdatert informasjon om både kommunale og private barnehager på kommunens Web-sider. Det skal være link fra hovedsiden og inn til den enkelte barnehages hjemmeside. Videre vil det bli utviklet rutiner for oppdatering av barnehagenes hjemmesider slik at de til enhver tid inneholder riktig informasjon. Rådmannen vil fra hovedopptaket 2005 legge til rette for felles utlysning av søknad til barnehageplass for Trondheimsbarnehagene. Informasjonen til publikum vil inneholde opplysninger både om kommunale og private barnehager i Trondheim. 5. INFORMASJONSARBEID OG SAMARBEID MED PRIVATE BARNEHAGER 5.1 Informasjonsarbeid har gjennomført en rekke tiltak for å informere om samordnet opptak, innhold og forutsetninger, og om kommunens arbeid med gjennomføring av reformen. Tiltakene har rettet seg mot foreldre med barn i barnehager, private barnehageeiere, styrere i private og kommunale barnehager. Rådmannens forslag i denne saken er sendt på høring til 152 private barnehageeiere. Ved fristens utløp kom det tilbakemeldinger fra 12 styrere/eiere av private barnehager. Disse representerte 19 barnehager. De tilbakemeldingene som kom var positive i forhold til deltakelse omkring samordning og samarbeid om opptak til barnehageplass. Barnehagene uttaler at de ser fordeler i at det samarbeides omkring opptak både for eiere og brukere. Samtlige høringsuttalelser kommenterer særegenheter i forhold til egen barnehage som vil kreve tilpasninger i forhold til kommunens foreslåtte ordninger. Rådmannen har forsøkt å ta høyde for dette i forslaget til ordningen med samordnet opptak for Trondheimsbarnehagene. Barnehagenes høringsuttaleleser ligger som utrykt vedlegg til denne saken. Rådmannens forslag, slik det er fremstilt i denne saken, er drøftet i egne møter med de kommunale barnehagelederne. 5.2 Samarbeid med private barnehager I forbindelse med endringer i Lov om barnehager angående samordnet opptak etablerte rådmannen en bredt sammensatt prosjektgruppe. Gruppen har i samarbeid med representanter fra rådmannen deltatt i kommunens arbeid med innføring av samordnet opptak. Underveis i arbeidet har rådmannen hatt møter med sentral og lokal ledelse i Private Barnehagers Landsforbund. Møtenes hensikt har vært informasjonsutveksling og diskusjon omkring forståelse og gjennomføring av samordnet opptak for Trondheimsbarnehagene. Siden prosjektets oppstart har rådmannen hatt flere møter med de private barnehageeierne og styrerne i de private barnehagene. Hensikten med møtene har vært å forberede barnehagene på den endringen som kommer. Samtidig har det vært viktig for rådmannen å få tilbakemeldinger underveis i arbeidet for å kunne legge til rette for en best mulig opptaksordning for Trondheimsbarnehagene. Utkast til bystyresak er sendt på høring til Utdanningsforbundet, UHF, KFO og fagforbundet. Disse har Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 10
muntlig gitt positiv tilbakemelding. 6. STATUS I ANDRE KOMMUNER Opptaket for barnehageåret 2004/2005 ble samordnet i 92 prosent av landets kommuner. En undersøkelse i regi av Barne- og familiedepartementet viser at mellom 85 og 95 prosent av kommunene vil inkludere alle barnehagene i kommunen i ordningen og at de har felles annonsering, felles opptakskriterier og felles søknadsskjema for private og kommunale barnehager. I undersøkelsen trekker kommunene frem bedre oversikt over tilbud og etterspørsel etter barnehageplass, lettere å planlegge tilbudet og fordel for brukerne som de mest positive erfaringene for kommunene. De private barnehagene nevner oftest godt samarbeid med kommunen, mer stabil tilgang på barn, arbeidsbesparende for barnehagen og god informasjon fra kommunen som de positive erfaringene. Undersøkelsen fra BFD refererer til få dårlige erfaringer med samordningen. Det som allikevel kommer fram som negativt fra enkelte private barnehager er at kommunen bruker lang tid, mangel på informasjon fra kommunen og at kommunen har prioritert sine barnehager framfor de private. For ytterligere opplysninger om erfaringene med samordnet opptak vises til Samordnet opptak i kommunale og private barnehager rapport fra undersøkelse blant kommunene og private barnehager (BFD 2003). Alle storbyene er nå i ferd med å innføre samordnet opptak. Innhold og omfang av samarbeid og samordning varierer noe fra by til by. Bergen har, i likhet med dette forslaget, gjennomført en omfattende ordning. 7. OPPSUMMERING Rådmannen har i denne saken gjort rede for: Endringer i Lov om barnehager av juli 2003 som forplikter kommunene til å legge til rette for et samordnet opptak til barnehageplass for kommunale og private barnehager Rådmannens forslag til opptaksordning for Trondheimsbarnehagene fra hovedopptaket 2005. Lov om barnehager 7a gir rammene for samordningen men regulerer ikke i detalj hvordan samordningen skal foregå i den enkelte kommune. Gjennom lovteksten pålegges alle private barnehager til å delta i samarbeid omkring opptak av barn til barnehageplass. Rådmannen foreslår følgende ordning for opptak til plass i Trondheimsbarnehagene fra hovedopptaket 2005: Bedriftsbarnehager kan definere egen opptakskrets Felles og valgfrie opptakskriterier Samarbeid om opptak Felles klagesaksbehandling Felles IT-basert opptakssystem Felles søknadsskjema, Web-basert eller papir Rådmannen mener med dette å ha lagt grunnlaget for å utøve kommunens nye oppgaver som barnehagemyndighet samtidig som det er tatt hensyn til at de private aktørene trenger tid til en så Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 11
omfattende tilpasning som dette innnebærer. Jeg mener også at det er lagt vekt på brukervennlighet i de nye opptaksordningene, slik bystyret har bedt om. Når full behovsdekning er oppnådd, vil opptaksordningen måtte innrettes på de nye forutsetningene. Rådmannen i Trondheim, 25.10.04 Jorid Midtlyng Kommunaldirektør Anne Behrens Rådgiver Utrykte vedlegg: 12 høringsuttalelser fra private barnehager Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 12