Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon Rekneskapskontroll Intern kontroll Rådgjeving og oppdrag Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Odda kommune Kvam herad Eidfjord kommune Ullensvang herad Granvin herad Jondal kommune Ulvik herad Hardangerrådet IKS Forslag til prosjektplan Oppdrag for kontrollutvalgene
1. Bakgrunn Indre Hordaland Revisjonsdistrikt har med utgangspunkt i bestilling fra kontrollutvalget i sak 41/14, 10. oktober 2014 utarbeidet en prosjektplan for selskapskontroll av Hardangerrådet IKS. Ved gjennomføring av selskapskontroll i selskap med flere eiere er det i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13 anbefalt at alle eierne får mulighet til å delta. Odda kommune har sendt invitasjon til alle eierkommunene. Prosjektet vil bli utført i samsvar med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon og NKRF sin praktiske veileder for gjennomføring av selskapskontroll. 2. Formål med prosjektet Formålet med prosjektet er å vurder om Hardangerrådet IKS oppfyller intensjonen i selskapsavtalen, og om virksomheten har oppnådd resultater på vegne av eierkommunene. 3. Problemstillinger - Bestilling fra kontrollutvalgene Revisor blir bedt om å svare på følgende problemstillinger/moment: 1. Formålet med Hardangerrådet. Bidrar rådet til økt bosetting, næringsutvikling, sette Hardanger på kartet? 2. Oppfyller Hardangerrådet sine politiske målsettinger? 3. Hvordan fungerer Hardangerrådet som samarbeidsorgan en kommune- en stemme 4. Håndtering av kryssende interesser (samferdsel, kommunesammenslåing) 5. Har Hardangerrådet bidratt til økt samarbeid mellom kommunene i Hardanger? 6. kommunesammenslåingsprosessen i regi av Hardangerrådet 7. Hva har den enkelte kommune igjen for å delta i Hardangerrådet bidrar rådet til å sette fokus på områder som er viktige for kommunen? 8. Står den enkelte kommunes kostnader til Hardangerrådet i forhold til hva kommunen får igjen. (se kostnadsfordeling i dagens modell) Kvam Herad har i saksprotokoll datert 20.10.2014 følgende tillegg: 9. Utgjør Hardangerrådet ein framtidsretta plattform for samarbeid mellom Kvam herad og andre kommunar? Eidfjord kommune har i saksprotokoll datert 13.11.2014 følgende tillegg: 10. Evaluering av ordning med kunstnarbustad i Berlin, statuttar og praksis. Ulvik herad har i saksprotokoll datert 03.12.2014 følgende tillegg: 11. Har Hardangerrådet IKS ressursar pr. i dag til å spele ei overordna rolle og få synergieffektar av tiltak i einskildskommunane? 12. I kva grad er vedtak i Hardangerrådet forpliktande for medlemskommunane? 4. Konkretisering og avgrensing Konkretisering av problemstillinger Ifølge Standard for forvaltningsrevisjon RSK001 må revisor operasjonalisere problemstillingene til kontrollutvalget slik at de blir tilstrekkelig konkretisert og avgrenset til å kunne bli svart på. Med utgangspunkt i kontrollutvalgenes problemstillinger foreslår revisjonen følgende: 1 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 1
Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon 1) Kontroll av forvaltningen av kommunenes eierinteresser a) Samsvarer aktiviteten i Hardangerrådet IKS med vedtekter og selskapsavtale? b) Hvilke rapporteringsrutiner foreligger i forhold til drift av selskapet? c) Hvordan fordeler inntekter seg i forhold til aktivitet i selskapet? d) Vurdering av kostnadsfordelingsmodellen e) Har Hardangerrådet IKS tilstrekkelig med ressurser til å være en pådriver og gjennomføringskraft for eierkommunene for fremtiden? 2) Resultat av aktiviteten i Hardangerrådet IKS: a) Økt næringsaktivitet? b) Økt bosetting? c) Økt kulturaktivitet, herunder evaluering av kunstnerbustad i Berlin? 3) Opprettede møteplasser for samhandling og politisk samarbeid a) Hvordan fungerer Hardangerrådet IKS som samarbeidsorgan? b) Har organisering av Hardangerrådet IKS bidratt til økt samarbeid mellom kommunene? c) Hvordan fungerer vedtaksprosessene i de ulike rådene? d) Hvordan blir kryssende interesser (interessekonflikter) mellom Hardangerrådet og kommunen håndtert? e) I hvilken grad er vedtak i Hardangerrådsmøte forpliktende for medlemskommunene? f) Hva er Hardangerrådet sin rolle i kommunesammenslåingen? g) Er organiseringen av møteplasser og samarbeid hensiktsmessig i forhold til kommunenes fremtidige behov? Avgrensing Denne revisjonen er avgrenset til selskapskontroll med forvaltningsrevisjon. Det er ikke planlagt eierskapskontroll, dvs. kontroll av kommunenes forvaltning av eierskapet sitt. Revisjonen ønsker å avgrense bruk av historiske tall/data/organisering til inneværende kommunestyreperiode (2011-2015). Revisjonen gjennomgår ikke hvordan kommunene har fulgt opp innstillinger /vedtak fra samarbeidsorganene i regi av Hardangerrådet IKS. Svar på mottatt problemstilling fra kontrollutvalgene nr. 2 og nr. 7 og siste del av nr. 1, blir gjort synlig i våre vurderinger og konklusjoner, og inngår som en naturlig del av overstående forslag til problemstillinger. Det er ikke utarbeidet egne problemstillinger på disse innspillene. 5. Premisser for prosjektarbeidet Kontrollutvalgets vedtak blir lagt til grunn for revisjonens videre arbeid med prosjektet. Dersom revisor ser behov for å endre prosjektets problemstilling (er) eller annet underveis i en slik grad at det har vesentlig betydning i forhold til bestillingen skal dette avklares med kontrollutvalget. Rapporten blir sendt kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 2 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 2
6. Revisjonskriterium Revisjonskriterium blir normalt fastsatt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunen sine egne retningsliner, anerkjent teori på området og /eller andre sammenlignbare virksomheters og resultat kan danne basis for revisjonskriterium. For dette prosjektet vil revisjonskriterier bli utledet fra: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992. Lov om interkommunale selskap LOV-1999-01-29-6 med tilhørende forskrifter Selskapets vedtekter og selskapsavtale Andre avtaler, intensjonsavtaler, samarbeidsavtaler osv. Listen er ikke uttømmende. 7. Metodisk tilnærming og gjennomføring For å få løst oppgaven vil intervju og samtaler med nøkkelpersoner bli en vesentlig del av datainnsamlingen. Vi vurderer også å ta i bruk spørreundersøkelser og/eller skriftelige svar på deler av oppdraget. Innsamling av data og informasjon/dokumentasjon skal sikre riktighet av innhold i rapporten. All muntlig informasjon vil være verifisert av intervjuobjektet, via referat eller ved gjennomlesing av del av rapport hvor vedkommende har bidratt med informasjon. 8. Prosjektorganisering og ressursbehov Prosjektansvarlig Elin Bye Prosjektleder Arne Gilbakken/Elin Bye Prosjektperiode Juni 2015 februar 2016 Datainnsamling og administrasjon 300 timer Kvalitetssikring 70 timer Rapport 130 timer Presentasjon i sju kontrollutvalg 60 timer Til sammen 560 timer Timepris Kostnadsfordeling pr kommune legger til grunn lik andel for hver deltakende kommune. Estimert kostnad pr kommune Kr. 925,- 1/7 Kr. 74.000,- eks mva Vedtaksorgan Kontrollutvalget i Odda kommune Kontrollutvalget i Ullensvang herad Kontrollutvalget i Eidfjord kommune Kontrollutvalget i Ulvik herad Kontrollutvalget i Granvin herad Kontrollutvalget i Kvam herad Kontrollutvalget i Jondal kommune 9. Milepælsplan Milepæl Ferdig Prosjektplan utarbeidd 15.01.2015 3 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 3
Prosjektplan godkjent i kontrollutvalget 01.04.2015 Rapport sendt kontrollutvalgets sekretariat Februar 2016 4 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 4