Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: 14/106 Møtedato/tid: 30.09.2014, kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Sivert Arne Selvli, leder Astrid Skretting, nestleder Arne Nordgård Per Arne Brevik Johan Arne Selven Forfall: Andre møtende: Kopi: 1. varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 020/14 021/14 022/14 023/14 024/14 025/14 026/14 027/14 028/14 029/14 Godkjenning av protokoll fra møte den 11.06.2014 Orientering til kontrollutvalget vedr. kommunale samarbeid Orientering til kontrollutvalget vedr. fremmedspråklige elever Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune Plan for selskapskontroll 2015-2016 Selskapskontroll med bomveiselskaper Budsjettkontroll pr. 15.09.2014 Forslag til økonomiplan 2015-2018 med budsjett for 2015 for kontrollutvalget Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim 22.09.2014 Sivert Arne Selvli (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

Godkjenning av protokoll fra møte den 11.06.2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 30.09.2014 Saksnr 020/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/106-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.06.2014 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.06.2014 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

Orientering til kontrollutvalget vedr. kommunale samarbeid Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 30.09.2014 Saksnr 021/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/193-16 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. kommunale samarbeid Saksutredning På kontrollutvalgets møte 11.06.2014 ble det under sak 15/2014 Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. kommunale samarbeid. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen om hvilke kommunale samarbeid, herunder avtaler om kjøp av tjenester, som Agdenes kommune har inngått. Orienteringen gis på utvalgets møte i september. Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Agdenes kommune (datert 30.06.2014), og bedt om en orientering fra rådmannen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 3

Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 11/193-15 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 30.06.2014 Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Orientering til kontrollutvalget vedr. kommunale samarbeid På kontrollutvalgets møte 11.06.2014 ble det under sak 15/2014 Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. kommunale samarbeid. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen om hvilke kommunale samarbeid, herunder avtaler om kjøp av tjenester, som Agdenes kommune har inngått. Orienteringen gis på utvalgets møte i september. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til tirsdag 30.09.2014 kl. 09:00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet hvis ønskelig. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 15/2014, ber vi herved om at rådmannen i Agdenes kommune orienterer på kontrollutvalgets møte 30.09.2014. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 4 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

Orientering til kontrollutvalget vedr. fremmedspråklige elever Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 30.09.2014 Saksnr 022/14 Eva J. Bekkavik 12/38-20 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. fremmedspråklige elever Saksutredning På kontrollutvalgets møte 11.06.2014 ble det under sak 19/2014 Eventuelt, vedtatt å be administrasjonen om en orientering vedr. tilpasset opplæring til fremedspråklige elever. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen om følgende: Hvordan ivaretar Agdenes kommune tilpasset opplæring når det gjelder fremmedspråklige elever? Orienteringen gis på kontrollutvalgets møte 30.09.2014. Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Agdenes kommune (datert 17.06.2014), og bedt om en orientering fra rådmannen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 5

Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 12/38-19 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 17.06.2014 Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Orientering til kontrollutvalget vedr. fremmedspråklige elever På kontrollutvalgets møte 11.06.2014 ble det under sak 19/2014 Eventuelt, vedtatt å be administrasjonen om en orientering vedr. tilpasset opplæring til fremedspråklige elever. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Fremmedspråklige elever Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen om følgende: Hvordan ivaretar Agdenes kommune tilpasset opplæring når det gjelder fremmedspråklige elever? Orienteringen gis på kontrollutvalgets møte 30.09.2014. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til tirsdag 30.09.2014 kl. 09:00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet hvis ønskelig. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 19/2014, ber vi herved om at rådmannen i Agdenes kommune orienterer på kontrollutvalgets møte 30.09.2014. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 6 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 30.09.2014 Saksnr 023/14 Eva J. Bekkavik 033 13/51-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Agdenes kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik det fremgår av dokumentet Saker for videre oppfølging. Vedlegg Saker for videre oppfølging Kommunestyret 03.09.2014 Kommunestyret 18.06.2014 Formannskapet 10.09.2014 Formannskapet 20.08.2014 Formannskapet 25.06.2014 Formannskapet 04.06.2014 Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune, legger kontrollutvalgets sekretariat frem kopi av sakslistene fra møtene i kommunestyret og formannskapet som er avholdt etter kontrollutvalgets møte 11.06.2014. Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Kommunestyrets sak 35/14 er satt opp som ny sak i kontrollutvalgets oppfølgingsliste etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som er satt til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 7

SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden 05. juni 2014 29. september 2014, foreslår kontrollutvalget at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Agdenes kommune saker til oppfølging pr. 29.09.2014: Sak Tittel FS 16/12 Vannskade/utbedringstiltak boligeiendommen GNR.89, BNR.61, klage Kommentar Til oppfølging Kontrollutvalgets møte 22.10.2013 Kontrollutvalget ønsker en orientering vedr. status i saken. Orientering kontrollutvalgets møte 3. des. 2013 Vedtak i formannskapet 17.04.2012: HNDs vedtak i sak nr. 2/12 den 19.03.2012 vedrørende et pålegg om stikkledning under avkjørsel til eiendommen gnr. 89 bnr. 61, stadfestes. Klagen har etter dette ikke ført fram. Ny frist for gjennomføring av pålegget settes til den 1.10.12. Kommunen sørger for forskriftsmessig veigrøft langs eiendommen. Dette vedtaket er endelig og kan ikke påklages videre i forvaltningen, jfr. forvaltningslovens 28 Kontrollutvalgets møte 03.12.2013 Advokatfirmaet Krogstad har på vegne av eier av boligeiendommen sendt brev (09.04.2013) til Agdenes kommune vedr. prosessvarsel. Agdenes kommune har i brev av 29.04.2013 gitt tilsvar på brevet fra Advokatfirmaet Krogstad. Agdenes kommune har ikke hørt noe etter dette og går ut fra at motparten har valgt å gå bort fra planen om en rettslig løsning. Kommunen vil nå purre på gjennomføring av pålegget. Ny orientering Kontrollutvalgets møte 18.03.2014 Leder informerte om at Agdenes kommune er blitt stevnet i saken. Kontrollutvalget ønsker en ny orientering fra rådmannen vedr. status i saken. KS 22/14 Kontrollutvalgets møte 06.05.2014 Bertil Meland, kommuneleder næring og drift, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget vil fortsatt ha saken på sin oppfølgingsliste. 1. Kommunestyret tar rapport fra Rapport fra selskapskontroll selskapskontroll i Trønderenergi AS til i Trønderenergi AS orientering. 2. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode. 3. Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av 8 Følges opp

Kontrollutvalget i Agdenes kommune saker til oppfølging pr. 29.09.2014: Sak Fylkesmannen i Sør-Trøndelag KS 35/14 Tittel Tilsynsrapport Agdenes kommune som barnehagemyndighet Kommentar selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. Fylkesmannen har gitt pålegg om retting pga. at lovstridig praksis er avdekket, pålegget innebærer at: 1. Kommunen må legge opp tilsynet av barnehagene slik at de tar stilling til barnehagenes virksomhet og lovligheten i den. Kommunen må vurdere og konkludere på lovlig/ikke lovlig i tilsynet. 2. Kommunen må formidle vurderinger og konklusjoner i tilsynet skriftlig til tilsynsobjektet. Til oppfølging Følges opp Kontrollutvalgets møte 06.05.2014 Geir Ove Storstein, ass. rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Alle avvik er ikke rettet enda, Agdenes kommune har som mål å få rettet avvikene i Følges opp løpet av høsten 2014. Det er sendt brev til Fylkesmannen om å få utsatt frist for retting av avvik. Forvaltningsrevisjonsrapport 1. Kommunestyret tar Dimensjonering og forvaltningsrevisjonsrapport tilrettelegging innen pleie og «Dimensjonering og tilrettelegging omsorg innen pleie og omsorg» til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Januar 2015 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av januar 2015 9

Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: 03.09.2014 Tid: 11:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 34/14 14/476 35/14 13/148 36/14 14/348 37/14 14/475 38/14 14/339 39/14 14/469 Referatsaker FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - DIMENSJONERING OG TILRETTELEGGING INNEN PLEIE OG OMSORG KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2015 - ANTALL VALGDAGER DELEGERING AV MYNDIGHET ETTER LOV OM BARNEHAGER AV 17. JUNI 2005 TILSTANDSRAPPORT FOR GRUNNSKOLEN I AGDENES 2013/2014 BOLIGTOMTER/BOLIGFELT - KOMMUNALE STRATEGIER/FØRINGER EVENTUELT Lensvik, 27.08.14 Oddvar Indergård ordfører 10

Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: 18.06.2014 Tid: 11:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 28/14 14/344 29/14 14/3 30/14 14/319 31/14 14/341 32/14 14/342 33/14 14/345 Referatsaker IUA SØR-TRØNDELAG- NY SAMARBEIDSAVTALE BETALINGSSATSER FOR SKOLEFRITIDSORDNINGEN (SFO) TERTIALRAPPORT REGNSKAP - 1.TERTIAL RAPPORTER FINANSFORVALTNING 2014-1.TERTIAL VANNVERK - FINANSIERING OG GODKJENNING AV LÅNEOPPTAK EVENTUELT Lensvik, 11.06.14 John Ola Selbekk e.f. 11

Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: 10.09.2014 Tid: 10:30 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 40/14 14/494 41/14 14/434 42/14 14/337 43/14 14/352 Referatsaker TILBUD OM KJØPAV BOLIGTOMTER I SYNNAVIKA BOLIGFELT SØKNAD OM REGULERINGSENDRING - TILLEGGSPARSELL TIL HYTTETOMT FRA GNR 19/1 KLAGE PÅ VEDTAK ANG. OMSØKT TILLEGGSAREAL TIL HYTTETOMT GNR. 108/20 AAREMSANDEN EVENTUELT Lensvik, 04.09.14 John Ola Selbekk e.f. 12

Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: 20.08.2014 Tid: 09:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 32/14 14/451 33/14 14/434 34/14 14/153 35/14 14/315 36/14 14/394 37/14 14/404 38/14 14/137 39/14 14/405 Referatsaker TILBUD OM KJØPAV BOLIGTOMTER I SYNNAVIKA BOLIGFELT SØKNAD OM DISPENSASJON FRAARALDELEN - FRADELING AV BOLIGTOMT PÅ GNR. 108/1 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLANENS AREALDEL FOR FRADELING AV BOLIGTOMT FRA GNR 86/4 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA REGULERINGSBESTEMMELSENE VED OPPFØRING AV HYTTE - GNR 1/18 ENDRING I HØRINGSDOKUMENTER- REGULERINGSPLAN FOR ØRLAND HOVEDFLYSTASJON INDUSTRITOMT I LENSVIK KYSTTRAINEE - MEDLEMSAVTALE EVENTUELT Lensvik, 14.08.14 John Ola Selbekk e.f. 13

Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: 25.06.2014 Tid: 10:30 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 26/14 14/354 27/14 14/114 28/14 14/153 29/14 14/295 30/14 14/109 Referatsaker SØKNAD OM DISPENSASJON FRA REGULERINGSBESTEMMELENE ANG. UTNYTTELSE - TILBYGG TIL HYTTE GNR 1/17 KLAGE PÅ VEDTAK OM Å GI DISPENSASJON FOR FRADELING AV BOLIGTOMT FRA GNR.108 BNR.1 FORSLAG TIL PLANPROGRAM FOR VALSET MARINA ANG. FORESPØRSEL OM REGULERINGSPLAN FOR DELAV RISHAUGEN, GNR 15/1 EVENTUELT Lensvik, 18.06.14 John Ola Selbekk e.f. 14

Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: 04.06.2014 Tid: 09:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 23/14 14/310 24/14 14/136 25/14 14/146 Referatsaker SØKNAD OM DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLANENS AREALDEL FRADELING OG OPPFØRING AV HYTTE GNR 95/11 FRAMTIDAS OMSORG - PROSJEKTPLAN FOR UTREDNINGEN EVENTUELT Lensvik, 28.05.14 John Ola Selbekk e.f. 15

Plan for selskapskontroll 2015-2016 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 30.09.2014 Saksnr 024/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/193-17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar utkast til plan for selskapskontroll og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for 2015-2016, med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Bomveiselskaper 2. Hamos IKS 3. System og praksis for eierstyring 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedlegg Plan for selskapskontroll 2015-2016 Saksutredning Selskapskontroll er i følge kommuneloven 77-5 en pålagt oppgave som ligger til kontrollutvalget. Dette formuleres i forskrift om kontrollutvalg, kap 6 slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalgssekretariatet har lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Vedlagt ligger forslag til plan for selskapskontroll basert på en risiko- og vesentlighetsanalyse av kommunens eierskap. I planen er det tre prioriterte prosjekter. Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Den årlige rammen for denne type kontroll er satt til ca 141 timer. Sekretariatet anbefaler at kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å bruke tilgjengelige ressurser best mulig. Det er viktig at kontrollutvalget har denne muligheten for å kunne koordinere kontrollinnsatsen mellom kontrollutvalget i Agdenes kommune og kontrollutvalg i andre kommuner som er eiere i samme selskap. 16

Kontrollutvalget har gjennom sak 15/2014 den 11.06.2014 foretatt vesentlighets- og risikovurderinger knyttet til kommunens eierskap, og gitt signaler i forhold til prioriteringer. KonSek oppdaterer sin database med opplysninger om ulike selskaper jevnlig med informasjon som kan være viktig grunnlag for prioriteringer. Kontrollutvalget må selv, ut fra egen kjennskap til ulike eierskap, vurdere foreslåtte prioriteringer i planen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Selskapskontroll er en viktig oppgave som det er utført lite av i forrige valgperiode. Som det fremgår av sekretariatets innstilling legges det opp til at kontrollutvalget får stort spillerom i forhold til prioritering mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det samme gjelder hvilke selskaper som skal omfattes av kontrollen, herunder når det skal samarbeides med andre kontrollutvalg. 17

UTKAST TIL PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2015-2016 Agdenes kommune Vedtatt av kommunestyret i sak xx/201x, xx.xx.201x 18

1 Om selskapskontroll I følge kommuneloven 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 er dette videre definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre eierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven 77 nr. 4: kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap, deriblant interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27, stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll I følge forskriftens 13, første ledd skal det også minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan for selskapskontroll, mens det er kommunestyret eller fylkestinget som vedtar planen. For selskapskontroll stiller forskriften krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet. 19

1.2.1 Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. 1.2.2 Innsyn Kommuneloven 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov. 1.2.3 Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. 20

Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere. 1.2.4 Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 21

2 Eierskap og eierstyring i Agdenes kommune Eierskapsmelding Kommunalt eierskap - Generelle strategier og rapporteringsinstrukser for selskaper med Agdenes kommune som medeier.. og Eierskapsstrategier for HAMOS Forvaltning IKS ble vedtatt på kommunestyremøte den 13.10.2010 i sak 44/2010 2.1 Tidligere gjennomført selskapskontroll Det har blitt gjennomført en runde med selskapskontroll tidligere i selskaper der Agdenes kommune er medeier. I 2007 ble det gjennomført en såkalt begrenset selskapskontroll med Bomveiselskapet E39 Øysand Thamshavn AS, Fylkets Fellesvaskeri, Hamos IKS og Trønderenergi AS. Her ble det gjort en svært begrenset kontroll med økonomiske nøkkeltall, og det ble konkludert med at kommunen hadde manglende rutiner for oppfølging av sine eierinteresser. Agdenes kommune deltok i en felles selskapskontroll av TrønderEnergi AS i 2013/2014. Rapport fra selskapskontrollen ble behandlet i kommunestyret i april 2014. Følgende anbefalinger ble gitt fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierstyringen kan bli mer profesjonell, særlig hva gjelder valg til styret. Kompetanse, ikke tilknytning til eierkommuner bør legges til grunn. Det er viktig at eierne utarbeider eierskapsmeldinger eller andre dokumenter som angir klare målsettinger med eierskapet. Når eiermøtene i praksis er en viktig arena for eierstyring bør det vurderes å dokumentere disse bedre. At bedriftsforsamlingen benyttes som eierorgan er ikke i tråd med god kommunal eierstyring. Av habilitetsårsaker bør ikke ordførere sitte i dette som er et bedriftsorgan. Kommunestyret fattet følgende vedtak i sak 32/2014: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode. 3. Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen I forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. 22

3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden Prioritering 1. Prosjekt Bomvegselskaper Involverte selskaper1 Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS Fosenvegene Ei Tim Te By N AS Hitra Frøya fastlandssamband AS (avviklet) Trøndelag bomveiselskap AS Ny Rv 714 AS. 2. Hamos IKS Hamos IKS m/datterselskaper 3. System og praksis for eierstyring Involverte kommuner2 Agdenes, Snillfjord, Melhus, Skaun, Orkdal, Meldal, Hemne, Roan, Osen, Mosvik, Åfjord, Ørland, Leksvik, Rissa, Bjugn, NTFK, STFK, Malvik, Stjørdal, Trondheim Snillfjord, Agdenes, Rindal, Rennebu, Hitra, Hemne, Meldal, Frøya, Skaun, Orkdal Agdenes kommune 3.1 Utdyping av de enkelte prosjektene Gjennomgående for alle prosjektene som går på konkrete selskaper vil vurdering av selskapenes økonomi og forutsetninger for drift, i tillegg til etterlevelse av lovverk (offentlighet, anskaffelser, likestilling) være aktuelle problemstillinger. Det vil også i de fleste tilfeller være nærliggende å gjøre en vurdering av eiernes rolle. I tillegg kommer problemstillinger spesifikke for de enkelte selskap. I hvert tilfelle vil det være nødvendig med en ytterligere utvelging og spissing av problemstillinger før bestilling av prosjekter. 3.1.1 Bomvegselskaper Kommunen er medeier i ett av flere bomvegselskaper i fylket. Disse administrerer svært høye beløp i offentlige avgifter fra bomvegprosjekter. Flere store bompengeprosjekter i fylket er avsluttet, mens et nytt nettopp er startet og flere er under planlegging. I tillegg foregår det et arbeid rettet mot en mulig fusjon av bompengeselskapene. En helhetlig gjennomgang av styring av disse selskapene kan samle nyttige erfaringer for videre bompengedrift i fylket. Tilsvarende som for de to foregående vil også dette antagelig bare være aktuelt å sette i gang dersom en stor andel av de øvrige eierne også prioriterer det. 3.1.2 Hamos IKS Hamos IKS har ansvar for omfattende offentlige oppgaver innenfor renovasjon for eierkommunene. I tillegg driver selskapet innenfor sin konsernstruktur en hel rekke andre oppgaver innenfor tilgrensende virksomhet, slik som kommersiell innsamling av næringsavfall, resirkulering og innkrevingsvirksomhet. En problemstilling som har kommet frem i analysearbeidet har vært hvorvidt disse virksomhetene er tilstrekkelig adskilt, hvorvidt den kommersielle virksomheten bidrar positivt til primærvirksomheten og hvorvidt all virksomheten er innenfor selskapets formål og eiernes intensjoner. Dette er også et prosjekt det antagelig bare vil være aktuelt å sette i gang dersom en stor andel av de øvrige eierne også prioriterer det. 1 2 Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven 80. Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 23

3.1.3 System og praksis for eierstyring Agdenes kommune må få på plass sin eierstrategi og rapporteringsrutiner i aktuelle selskaper før en eierskapskontroll knyttet til praktiseringen av kommunens eierstyring kan gjennomføres. Eierskapskontroll kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. 24

4 Vedlegg 1: Oversikt over kommunens eierskap Selskapstype Eierandel3 Off.heleid4 Orgnr Selskapsnavn 981556607 Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS 3,45% Ja 988669342 Fosenvegene Ei Tim'Te 'By'N AS AS 3,68% Nei 975936333 Hamos forvaltning IKS IKS 3,60% Ja 971375965 Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,25% Ja 988799475 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 1,60% Ja 911750961 Norske Skogindustrier ASA ASA 0,00 % Nei 983409652 Næringshagen i Orkdalsregionen AS AS 0,97% Nei 977036283 Revisjon Midt-Norge IKS IKS 1,60% Ja 915484425 Rosenvik AS AS 0,90% Nei 916819927 Torghatten ASA ASA 0,00% Nei 980417824 TrønderEnergi AS AS 1,18% Ja 3 Foretak oppført med 0 % er enten foretak med svært liten eierandel, ukjent eierandel eller foretak uten eiere der eierandel ikke er estimert. Vekten av fylkeskommunens interesse i foretaket er estimert for enkelte stiftelser og foreninger ut fra andel av årlig tilskudd eller stiftelseskapital. 4 Hvorvidt selskapet i sin helhet er eid av kommuner og fylkeskommuner og dermed faller inn under bestemmelsen om innsynsrett i kommuneloven 80. 25

Selskapskontroll med bomveiselskaper Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 30.09.2014 Saksnr 025/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/193-15 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget i Agdenes kommune stiller seg positiv til deltakelse i et samarbeidsprosjekt med selskapskontroll av bomvegselskaper. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å avklare forutsetningene for samarbeidet, spesielt med tanke på ressursbehovet og ressursfordeling med de andre eierne. 3. Endelig vedtak om deltakelse i samarbeidsprosjektet gjøres når ressursfordelingen mellom eierne er avklart. Vedlegg Invitasjon til samarbeid om selskapskontroll med bomvegselskaper Møtebok Bestilling av selskapskontroll - bomvegselskaper Saksutredning Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune har i brev av 26.06.2014 invitert Agdenes kommune m.fl. til samarbeid om selskapskontroll med bomvegselskaper. Om selskapene Agdenes har eierandeler i to selskap med innkrevningsmyndighet for bompenger i Sør-Trøndelag fylke. Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS Dette selskapet ble opprettet i år 2000 for å drive bompengeinnkreving i forbindelse med bygging av E39 mellom Orkanger og Trondheim, som ble gjennomført som et offentlig-privat samarbeid (OPS). Selskapet har ingen egne ansatte, men leier administrativ bistand fra Skaun kommune. Selskapet er eid av kommunene Agdenes, Snillfjord, Hemne, Orkdal, Meldal, Skaun, og Melhus. Bompengeinnkrevingen ivaretas av BT Signaal AS. Fosenvegene ei tim te by n AS Selskapet ble opprettet i 2005 for å få gjennomført en pakke med vegutbygginger på Fosen, og har stått for planlegging av disse prosjektene. Selskapet har fra innkrevingsstart i 2012 også vært bompengeselskap for Fosenvegene-prosjektet. Selskapet har én ansatt, som i dag leies ut til Sør-Trøndelag fylkeskommune for å delta i fylkeskommunens ledelse av veiutbyggingen. Selskapet er samlokalisert med Fosen regionråd i Åfjord kommune. Bompengeinnkrevingen forestås av selskapet Vegamot AS. Sør-Trøndelag fylkeskommune er største eier i selskapet med 36,76 % av aksjene. Øvrige eiere er Nord-Trøndelag fylkeskommune samt kommunene Agdenes, Osen, Roan, Mosvik, Åfjord, Ørland, Leksvik, Bjugn og Rissa. Fellesforbundet avd 576 eier de siste 0,74 % av aksjene. Selskapet er derfor ikke heleid av kommuner og fylkeskommuner, og ikke omfattet av kommuneloven 26

80. Kontrollutvalget må derfor be styret og/eller generalforsamlingen om innsyn i selskapet. Dette har tidligere ikke vært et problem i selskaper med dominerende offentlig eierskap. Risiko og vesentlighetsmomenter Bompengeselskapene er stort sett kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper som forvalter svært store offentlige midler, og krever inn avgifter direkte fra innbyggerne. Dette alene gjør selskapene vesentlige i en eierskapssammenheng. Med en stor omsetning kan selv små effektivitetstap få store utslag. Bompengeinnkrevingen er også en aktivitet med høy oppmerksomhet fra innbyggere og media, noe som fordrer at kommunene og fylkeskommunen også har tydelig styring og kontroll med virksomheten. Trøndelag bomvegselskap har drevet innkreving av bompenger i lang tid, og under stabile driftsvilkår. I forbindelse med anbudskonkurranse om innkrevingen opplevde selskapet en god del utfordringer. Dette var gjort i fellesskap med E 39. Det påstås likevel at innkrevingen er effektiv sammenlignet med andre aktører i bransjen. Bomvegselskapet har nå også satt i gang innkreving i et nytt prosjekt, fylkesveg 714, samt åpning av nye bomsnitt i Miljøpakken. Fosenvegene kan fortsatt sies å være i en oppstartsfase hva angår bompengeinnkrevingen, og har hatt flere utfordringer med oppstarten og opplevd vesentlig mediestøy rundt bompengeprosjektet. Selskapet rapporterer i sin årsmelding for 2013 fortsatt om en del utfordringer med bompengeinnkrevingen. Fosenvegene har også et styre med innslag av sentrale politikere. Det er da et ytterligere risikomoment hvorvidt habilitetsreglene ivaretas på en god måte. Tidligere gjennomført selskapskontroll Revisjon Midt-Norge gjennomførte en enkel eierskapskontroll med Bomvegselskapet E39 på oppdrag fra de eierne som er Konsek-kommuner i 2006/2007. Denne hadde som hovedkonklusjon at eierne burde etablere rutiner for oppfølging av eierskap. Komrev Trøndelag gjennomførte en felles eierskapskontroll med Trøndelag bomveiselskap AS, Fosenvegene ei tim te by n AS, Vegamot AS og Fosenvegene AS i 20131. Dette var også en forholdsvis enkel og overfladisk kontroll med fylkeskommunens eierskapsutøvelse som i liten grad gjorde vurderinger av selskapene. Blant revisjonens funn var at det var en uheldig praksis med at styremedlemmer representerte fylkeskommunen i generalforsamling, samt at det ikke var helt samsvar mellom vedtektsfestet formål og drift av Fosenvegene. Riksrevisjonen la i 2012 frem en rapport om bompengeforvaltninga i Norge1. Riksrevisjonens funn var blant annet at målet om at innkrevinga skal skje med lavest mulig kostnad ikke var realisert, at det var et potensial for å øke inntektene uten å øke prisene og at det var vesentlige mangler knyttet til konkurranseutsettinga ved kjøp av driftstjenester. 1 Riksrevisjonens dokument 3:5 (2012-2013): Riksrevisjonens undersøking av bompengeforvaltninga https://stortinget.no/global/pdf/dokumentserien/20122013/dokumentbase_3_5_2012_2013.pdf 27

Mulig innretning på prosjekt Kontroll med eierstyringen bør være et vesentlig moment ved all selskapskontroll. Det er derfor naturlig at et slikt prosjekt ser på hvordan Agdenes kommune ivaretar sin rolle som eier. Her kan det særlig være aktuelt for dette prosjektet å vurdere hvordan habiliteten ivaretas der det sitter politikere i styret. Videre kan det være aktuelt på se på aspekter ved drift av selve prosjektene. Bomvegselskapene har til sammen erfaring med drift av prosjekter både i oppstartsfase og i mer modne prosjekter, samt med to ulike operatører. Selskapene har også erfaring med gjennomføring av anbudsprosesser om operatørtjenester, der det fra selskapenes side selv har vært påpekt utfordringer. Riksrevisjonen viser også til dette som et område med utfordringer. I den sammenhengen kan det være interessant både å se på gjennomføringen av selve anbudsprosessene, og hvilken lærdom eierne bør trekkes av disse, men også hvorvidt det er forskjeller i kostnader, effektivitet eller andre forhold mellom selskaper, prosjekter eller operatører. Statens vegvesen driver også tilsyn og oppfølging av bomvegselskapene. I statsrådens tilsvar til riksrevisjonens rapport henvises det til at denne oppfølgingen er styrket i 2013. Som tidligere omtalt har også Riksrevisjonen hatt en gjennomgang av bompengeforvaltningen. Av hensyn til en effektiv samlet utnyttelse av ressurser til offentlig tilsyn kan det være hensiktsmessig med en dialog med både Statens vegvesen og Riksrevisjonen i forbindelse med oppstart av prosjektet. Ressurser til selskapskontroll Kontrollutvalget disponerer i henhold til avtale med Revisjon Midt-Norge IKS en ressurs på ca. 141 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll pr. år. Kontrollutvalget har brukt sine forvaltningsrevisjonstimer for 2014 på en forvaltningsrevisjon med fokus pleie og omsorg. Rapporten ble behandlet på kommunestyrets møte 3. september 2014. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Agdenes kommune har brukt alle sine timeressurser for 2014. Kontrollutvalgets sekretariat vil allikevel anbefale kontrollutvalget om å vedta at man er positiv til å delta i et samarbeid om selskapskontroll med bomvegselskaper. Dette fordi selskapskontrollen, mest sannsynlig, først vil bli satt i gang i begynnelsen av 2015. Endelig vedtak om bestilling vil først bli fattet når det har blitt avklart hvem som ønsker å delta, hvilke timeressurser det er snakk om, samt at et konkret forslag til bestilling foreligger. 28

Til: Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget fylkeskommune Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget i i i i i i i i Agdenes kommune Bjugn kommune Hemne kommune Inderøy kommune Leksvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Nord-Trøndelag i i i i i i i i Orkdal kommune Osen kommune Rissa kommune Roan kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Ørland kommune Åfjord kommune Vår saksbehandler: Sverre B. Midthjell, tlf. 908 30 248 E-post: sverre.midthjell@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 14/97-3 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 26.06.2014 Invitasjon til samarbeid om selskapskontroll med bomvegselskaper Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune behandlet i sak 36/14 bestilling av selskapskontroll bomvegselskaper, og besluttet å bestille en selskapskontroll av selskapene Fosenvegene AS ei tim te by n og Trøndelag bomveiselskap AS. Utvalget ønsker å invitere kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner til å delta i et eventuelt samarbeid om dette. Utvalget vil også invitere kontrollutvalgene i eierkommunene i Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS til å innlemme også dette selskapet i kontrollen. Aktuelle eierkommuner er: Fosenvegene AS ei tim te by n Sør-Trøndelag fylkeskommune, NordTrøndelag fylkeskommune, Osen, Roan, Inderøy, Agdenes, Åfjord, Ørland, Leksvik, Bjugn, Rissa Trøndelag bomveiselskap AS Sør-Trøndelag fylkeskommune, NordTrøndelag fylkeskommune Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS Agdenes, Snillfjord, Meldal, Orkdal, Hemne, Skaun, Melhus Vi viser til vedlagte møtebok fra kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune for ytterligere informasjon. Oppstart av prosjektet er antydet til årsskiftet 2014/2015, og vi ber om tilbakemelding fra de utvalgene som måtte være interessert i et samarbeid i god tid før dette. Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Postadresse: Postboks 2300, Sluppen 7004 Trondheim Telefon: 468 51 950 Bank: 8601.13.04038 Telefaks: 73 86 60 34 Org.nr: 988 799 475 29

Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Sverre B. Midthjell rådgiver Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Vedlegg Møtebok: Bestilling av selskapskontroll - bomvegselskaper Side 2 of 2 30

Bestilling av selskapskontroll - bomvegselskaper Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 19.06.2014 Saksnr 036/14 Sverre B. Midthjell 037, &58 14/97-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag bomvegselskap AS. Utvalget ber sekretariatet invitere øvige eieres kontrollutvalg, samt eiere av Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS til å delta i samarbeid om selskapskontrollen. Utvalget ber Revisjon Midt-Norge om å starte en dialog med Statens vegvesen og Riksrevisjonen rundt eventuell samordning så tidlig som mulig. Utvalget vil komme tilbake til omfang og leveringsfrist for prosjektet når eventuelt samarbeid er avklart. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag bomvegselskap AS. Utvalget ber sekretariatet invitere øvige eieres kontrollutvalg, samt eiere av Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS til å delta i samarbeid om selskapskontrollen. Utvalget ber Revisjon Midt-Norge om å starte en dialog med Statens vegvesen og Riksrevisjonen rundt eventuell samordning så tidlig som mulig. Utvalget vil komme tilbake til omfang og leveringsfrist for prosjektet når eventuelt samarbeid er avklart. Saksutredning Kontrollutvalget vedtok 5.5.2014 innstilling til fylkestinget til Plan for selskapskontroll 2014-2015. Planen behandles i fylkestinget 17.-18. juni. I planen er følgende tre prosjekter prioritert: 1. Bomvegselskaper 2. Trøndelag Teater 3. Filmselskaper 31

Med bakgrunn i dette legger sekretariatet frem sak om plan bestilling av selskapskontroll med selskapene Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag bomvegselskap AS. I tillegg kan det være aktuelt å ta intiativ til samarbeid med eierne av det tredje bompengeselskapet i Sør-Trøndelag, Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS for å få en helhetlig gjennomgang. I planen er prosjektet gitt følgende utdyping: Fylkeskommunen er medeier i flere bomvegselskaper i fylket. Disse administrerer svært høye beløp i offentlige avgifter fra bomvegprosjekter. Flere store bompengeprosjekter i fylket har vært i drift i flere år, og to nye bompengeprosjekter er igangsatt. I tillegg foregår det et arbeid rettet mot en opprettelse av et regional bomvegselskap. En helhetlig gjennomgang av styring av disse selskapene kan samle nyttige erfaringer for videre bompengedrift i fylket. Prosjektet vil være mest hensiktsmessig dersom også flere av eierne ønsker å prioritere det. Om selskapene Det er i dag tre selskaper med innkrevningsmyndighet for bompenger i fylket: Trøndelag bomvegselskap AS, Fosenvegene ei tim te by n AS og Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS. Trøndelag bomveiselskap AS Selskapet ble opprettet i 1983 med formål om å finansiere ny E6 mellom Trondheim og Stjørdal. Selskapet startet bompengeinnkreving i 1991. Trøndelag bomveiselskap har i dag innkrevingsmyndighet for følgende bomvegprosjekter: E6 Trondheim Stjørdal Miljøpakken Trondheim Fv 714 Laksevegen Selskapet har forretningsadresse i Trondheim, men har ingen egne ansatte, og selskapet kjøper nå sine driftstjenester fra BT Signaal AS i Bergen (tidligere Broog tunnelselskapet). Disse tjenestene ble tidligere kjøpt av Vegamot AS. Selskapet har tidligere vært eid av flere kommuner, men er nå kjøpt opp av Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag fylkeskommuner som eier 50 % av aksjene hver, som ledd i forberedelsene til å kunne omgjøre selskapet til et regionalt bomvegselskap. Selskapet er også inne i en prosess med å kjøpe driftsselskapet Vegamot AS med tanke på å drive innkreving i egenregi. Etter som selskapet er heleid av de to fylkeskommunene omfattes det av kontrollutvalgets innsynsrett etter kommuneloven 80. Trøndelag bomveiselskap er i en prosess med oppkjøp av Vegamot AS. Fosenvegene ei tim te by n AS Selskapet ble opprettet i 2005 for å få gjennomført en pakke med vegutbygginger på Fosen, og har stått for planlegging av disse prosjektene. Selskapet har fra innkrevingsstart i 2012 også vært bompengeselskap for Fosenvegene-prosjektet. 32

Selskapet har én ansatt, som i dag leies ut til Sør-Trøndelag fylkeskommune for å delta i fylkeskommunens ledelse av veiutbyggingen. Selskapet er samlokalisert med Fosen regionråd i Åfjord kommune. Bompengeinnkrevingen forestås av selskapet Vegamot AS. Sør-Trøndelag fylkeskommune er største eier i selskapet med 36,76 % av aksjene. Øvrige eiere er Nord-Trøndelag fylkeskommune samt kommunene Osen, Roan, Mosvik, Agdenes, Åfjord, Ørland, Leksvik, Bjugn og Rissa. Fellesforbundet avd 576 eier de siste 0,74 % av aksjene. Selskapet er derfor ikke heleid av kommuner og fylkeskommuner, og ikke omfattet av kommuneloven 80. Kontrollutvalget må derfor be styret og/eller generalforsamlingen om innsyn i selskapet. Dette har tidligere ikke vært et problem i selskaper med dominerende offentlig eierskap. Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS Dette selskapet ble opprettet i år 2000 for å drive bompengeinnkreving i forbindelse med bygging av E39 mellom Orkanger og Trondheim, som ble gjennomført som et offentlig-privat samarbeid (OPS). Selskapet har ingen egne ansatte, men leier administrativ bistand fra Skaun kommune. Bompengeinnkrevingen ivaretas av BT Signaal AS. Dette selskapet er eid av sør-trønderske kommuner, men fylkeskommunen er ikke medeier. Det kan likevel være aktuelt å gjøre en henvendelse til eiernes kontrollutvalg for å se på muligheten av å inkludere selskapet i et eventuelt samarbeidsprosjekt. Vegamot AS STFK er også medeier i Vegamot AS. I motsetning til de selskapene som er omtalt over er dette ikke et selskap med innkrevingsmyndighet, men et driftsselskap. Dette selskapet er derfor foreslått holdt utenfor selskapskontrollen som eget kontrollobjekt, men kan potensielt bli relevant i rollen som utfører på vegne av de selskapene som kontrolleres. Risiko og vesentlighetsmomenter Bompengeselskapene er stort sett kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper som forvalter svært store offentlige midler, og krever inn avgifter direkte fra innbyggerne. Dette alene gjør selskapene vesentlige i en eierskapssammenheng. Med en stor omsetning kan selv små effektivitetstap få store utslag. Bompengeinnkrevingen er også en aktivitet med høy oppmerksomhet fra innbyggere og media, noe som fordrer at kommunene og fylkeskommunen også har tydelig styring og kontroll med virksomheten. Trøndelag bomvegselskap har drevet innkreving av bompenger i lang tid, og under stabile driftsvilkår. I forbindelse med anbudskonkurranse om innkrevingen opplevde selskapet en god del utfordringer. Dette var gjort i fellesskap med E 39. Det påstås likevel at innkrevingen er effektiv sammenliget med andre aktører i bransjen. Bomvegselskapet har nå også satt i gang innkreving i et nytt prosjekt, fylkesveg 714, samt åpning av nye bomsnitt i Miljøpakken. Fosenvegene kan fortsatt sies å være i en oppstartsfase hva angår bompengeinnkrevingen, og har hatt flere utfordringer med oppstarten og opplevd vesentlig mediestøy rundt bompengeprosjektet. Selskapet rapporterer i 33