Referat fra forbundsstyremøte

Referat fra forbundsstyremøte Fredag 15.08.08 kl. 09.00 18.00 Thon Hotell Arena Lillestrøm Tilstede fra styret: Forfall fra styret: Stig Nilssen Ole Ivar Folstad Veslemøy Viervoll Morten Bråten Ragnhild Mauseth Eva Sunde Hilde Thorstensen Rosvold Tilstede fra administrasjonen: Øistein Leren Torill Aas Sundby på sak 15, 16, 17, 18 og 20/08-10 Tilstede fra komiteene: Tilstede fra kretsene: Ingen Leif Smaaland, Linda Mikalsen og Lise Mandal på sak 15/08-10 Lise Mandal på sak 26/08-10 I forkant av møtet ble det gjennomført en omvisning på Norges Varemesse og en liten rundtur i Lillestrømområdet. Dette med bakgrunn i sak 20, søknad om WG-2015. Alle de tilstedeværende fra styret, administrasjonen og kretsene deltok på omvisningen. Godkjent pr. 26.08.08

Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Orienteringssaker O-sak 05/08-10 Regnskap pr. 30.06.08 O-sak 06/08-10 Aktivitetsrapport administrasjonen 28.05. 14.08. O-sak 07/08-10 Aktivitetsrapport styret 28.05. 14.08. O-sak 09/08-10 VM Sportsdrill 2010 Styresaker Sak 15/08-10 Plan og innhold, kretsleder- og strategiseminar 2008 Sak 16/08-10 Evaluering av forbundstinget 2008, utsatt sak 02/08-10 Sak 17/08-10 Tildeling av forbundstinget 2010 Sak 18/08-10 Prosedyre for søknadsbehandling LT-2013 Sak 19/08-10 Internasjonal strategi Sak 20/08-10 Søknad om WG-2015 Sak 21/08-10 Prosedyre for oppnevning av nye komiteer 2009 2011 Sak 22/08-10 Verdiarbeid i NGTF Sak 23/08-10 Infostrategi angående Basishallen Sak 24/08-10 Overgangsmidlene 2009 Sak 25/08-10 Regulativ for godtgjørelser NGTF Sak 26/08-10 Frisk Forsikring

Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Det ble ikke meldt inn noen saker under eventuelt. Orienteringssaker O-sak 05/08-10 Regnskap pr. 30.06.08 IDRETT-240104-V1-FS_M02-0810_REFERAT_150808.DOC Tatt til etterretning. O-sak 06/08-10 Aktivitetsrapport administrasjonen 28.05. 14.08. Tatt til etterretning. O-sak 07/08-10 Aktivitetsrapport styret 28.05. 14.08. Det framkom noen små korrigeringer som ble tilført aktivitetsrapporten. Tatt til etterretning. O-sak 09/08-10 VM Sportsdrill 2010 Presidenten redegjorde for prosessen fram mot framleggingen av søknaden og avgjørelsen under WBTFs kongress i Limerick i Irland om at VM i 2010 arrangeres i Bergen. Tatt til etterretning. Generalsekretær følger opp videre i ft. avtaler med hoteller, hall m.m. Styresaker Sak 15/08-10 Plan og innhold, kretsleder- og strategiseminar 2008 Forbundsstyret og redaksjonskomiteen for kretsledermøtet diskuterte både innhold og form på det forestående møtet. Det var enighet om at det er svært viktig at vi nå klarer å arbeide sammen både i forhold til framtidige møter i organisasjonen, men også sett i forhold til de internasjonale oppgaver som forbundet søker på. Det endelige programmet for strategiseminaret settes sammen når redaksjonskomiteen og arbeidsgruppen har sluttført sitt arbeid. Strategiseminaret gjennomføres på oppsatte datoer. Tidsplanen justeres når redaksjonskomiteen for kretsledermøtet og arbeidsgruppen for strategiseminaret har sluttført sitt arbeid. Sak 16/08-10 Evaluering av forbundstinget 2008, utsatt sak 02/08-10 Forbundsstyret diskuterte de ulike sidene som var satt opp til evaluering. Dette var både ulike sider ved forretningsorden, organiseringen av tingsalen, presentasjoner av årsberetninger og saker, forarbeid sammen med dirigentene, innhold og form på åpent forum og eventuelt tingshow, samt håndtering av forslag fra salen. Forretningsorden revideres og den må gjennomgås grundig av dirigentene under åpningen av tinget. Revidert dagsorden legges fram til vedtak i neste møte. Delegatene plasseres kretsvis under neste forbundsting slik at lagene lettere kan få samråd seg med sine respektive kretsledere og ledere i lag i egen krets.

Form og innhold på presentasjoner av årsmelding og saker videreføres. Møte mellom forbundsstyret og dirigenter gjennomføres i god tid før tinget slik at sakene er godt forberedt og et godt grunnlag for god debatt legges. Tingshow ønskes videreført, men innhold og form, samt deltagere på showet må vurderes både ut ifra at det er ønskelig å vise alle aktiviteter og grener samtidig som kostnadssiden må vurderes. Konsekvenser av økonomisk og annen ressursmessig karakter må vurderes og informeres om før avgjørelser fattes. Sak 17/08-10 Tildeling av forbundstinget 2010 Det kom inn en søknad om å arrangere tinget i 2010. Den var fra Troms Gymnastikk- og Turnkrets som ville arrangere det i Tromsø. Den opprinnelige prisen var ganske høy, slik at parallelt med at den ble justert ned, ble det også innhentet pristilbud på gjennomføring av tinget i Østlandsområdet. Troms Gymnastikk- og Turnkrets tildeles forbundstinget 2010. Avgjørelsen er foretatt mot èn stemme. Sak 18/08-10 Prosedyre for søknadsbehandling LT-2013 Det har kommet inn fire søknader om å få arrangere LT-2013. Dette er Asker Turnforening, Tønsberg Turnforening, Drammen Turnforening og Hedmark Gymnastikk og Turnkrets i samarbeid med Hamar Turnforening og Elverum Turnforening. En gruppe bestående av: Ole Ivar Folstad, Hege Hovland Skauby, Hermod Buttedahl og Torill Aas Sundby får i oppgave å vurdere de fire søkealternativene til Landsturnstevnet 2013. Gruppen ledes av Torill Aas Sundby. Innstilling leveres forbundsstyret til deres møte 14. november. Sak 19/08-10 Internasjonal strategi Forbundsstyret diskuterte begrunnelser for sitt internasjonale engasjement, samt hvilken retning man ser for seg å jobbe i den nærmeste tiden. I forhold til konkurranser må minimum de nordiske konkurransene ivaretas på en god måte. Det har vært tre ulike nordiske konkurranser i 2008, mens det i 2009 ikke er noen. I 2010 er det to nordiske konkurranser. I 2009 vil det være en landskamp innen turn som muligens utvides til å gjelde tre nasjoner. I 2010 har NGTF blitt tildelt VM i Sportsdrill som da skal gå i Bergen i juli/august 2010. Internasjonale invitasjonskonkurranser har blitt arrangert i Norge i ulike sammenhenger, men uten vesentlig innsats fra forbundsnivået. Dette bør det gjøres en vurdering på hvorvidt det er gunstig og ønskelig med et mer aktivt forbundsnivå, det være seg fra komité eller styrenivå. I forhold til internasjonale møter var vi vertskap for Nordisk Gymnastikkmøte i 2008, mens vi er tildelt FIG Council i 2009. Innenfor breddeaktiviteter og stevner er det første stevnet som kan søkes på World Gymnaestrada 2015. Dette til tross for at Gym Challenge skal gå i 2013. Tiden fra tildeling til gjennomføring av Gym Challenge er mye kortere enn for World Gymnaestrada. Når det gjelder personer som skal innstilles til internasjonale verv, er det viktig at dette er personer som på en eller annen måte har opparbeidet en synlighet og anseelse internasjonalt gjennom det han/hun har deltatt på. Dette kan være både innenfor

arrangementer og i egenskap av dommer / utøver. Forbundsstyret mener det er viktig å se dette på en bred basis, slik at dette ikke bare gjelder satsningsgrenen turn menn. Forbundsstyret ønsker å følge opp personer som har potensiale til å kunne fortsette å være eller som vil kunne bli nye internasjonale representanter for Norges Gymnastikk- og Turnforbund. NGTF søker ikke flere internasjonale kongresser foreløpig, men en ny vurdering vil bli tatt etter at en avgjørelse i forhold til WG-2015 er tatt. NGTFs administrasjon må søke å forberede og legge til rette for et optimalt FIG Council i 2009. NGTF vil vurdere søknad om eventuelle EM i etterkant av en avgjørelse i forhold til WG-2015. NGTF ønsker å delta på internasjonale stevner. Forbundsnivåets rolle i forhold til internasjonale invitasjonskonkurranser tas opp til diskusjon under den kommende strategikonferansen. Sak 20/08-10 Søknad om WG-2015 Generalsekretær og administrasjonskonsulenten har foretatt en del forberedende undersøkelser, og gjennomført møte med ordfører og administrasjonen i Skedsmo kommune. Det er også gjennomført møte med daglig leder i Lillestrøm Sportsklubb, samt møter og samtaler med representanter fra Norges Varemesse på Lillestrøm. Oslo Spektrum eies av Norges Varemesse, og det er gjort forhåndsbooking både av Norges varemesse og Oslo Spektrum med sikte på å søke WG-2015. Ullevål stadion er på det aktuelle tidspunktet stor nok til å kunne ta imot åpnings- og avslutningsseremonien. Det er tilstrekkelige fasiliteter tilgjengelig i området rundt Norges Varemesse. Det er også tilstrekkelig med skoler i området til at vi kan ta imot det forventede antall deltagere, samt at hotellkapasiteten er tilstrekkelig. En beslutning om å søke WG-2015 vil være en strategisk beslutning som vil kunne få stor betydning for forbundet. Det vil slik forbundsstyret ser det kunne medføre en stor grad av markedsføring og økt synlighet, en heving av nivået innen alle aktiviteter, samt en stor mulighet for en vesentlig styrking av forbundets økonomi. Arbeidet med å undersøke sentrale elementer i arrangementet, som transport, støtte fra sentrale myndigheter etc. startes. Styret tar stilling til å fremme en søknda når alle undersøkelser og svar foreligger. Beslutning om å sende søknad må tas senest innen utgangen av mars 2009. Forbundsstyret holdes løpende orientert og det vurderes kontinuerlig behovet for frikjøp av ressurser og opprettelse av arbeidsgruppe. Sak 21/08-10 Prosedyre for oppnevning av nye komiteer 2009 2011 Den foreslåtte prosedyren er i hovedtrekk lik tidligere års prosedyrer. Unntaket er at det skal gjøres en intern vurderingsrunde i Gymnastikk-komiteen og hos respektive konsulenter før man beslutter struktur på denne komiteen. Utstyr- og anleggskomitéen bes også komme med en tilbakemelding på kompetansebehov og størrelse før man inviterer organisasjonen til å fremme forslag på aktuelle kandidater.

Gruppen som skal forestå arbeidet med sammensetningen av komiteene består av visepresident Veslemøy Viervoll, generalsekretær Øistein Leren og aktuell konsulent. Følgende prosedyre følges i arbeidet med oppnevning av komiteer. Oppgave Ansvar Tidsfrist 2008 Styret, den enkelte tekniske komité, kretsstyrene, administrasjonen og Generalsekretær Sendes ut innen 22.08, svar innen 14.09 sentrale lag inviteres til å komme med forslag på personer som kan være aktuelle for plass i de ulike tekniske komiteene. Gymnastikk-komiteens medlemmer og aktuelle konsulenter bes uttale seg om inneværende periodes organisering, og eventuelle forslag til endringer. Utstyrs- og anleggskomiteen og aktuell konsulent bes uttale seg om framtidig kompetansebehov og ønske om sammensetning. Dokumentasjon på mandat og overordnede vedtak og føringer samles og klargjøres til utsending til aktuelle kandidater i de tekniske komiteene. Styret, kretsene, gymnastikk-komiteen, utstyrs- og anleggskomiteen og administrasjonen inviteres til å komme med forslag på personer som kan være aktuelle for plass i de ulike komiteene som styret har vedtatt skal opprettes i sitt møte 14.09. Dokumentasjon på mandat og overordnede vedtak og føringer samles og klargjøres til utsending til aktuelle kandidater i gymnastikk-komiteen og utstyrs- og anleggskomiteen. Arbeidet med leder prioriteres. Visepresident skal være tilstede. Aktuell leder tas med på råd ved sammensetning av den øvrige komiteen. Gjennomføre samtaler med aktuelle kandidater. Forslag til endelig sammensetning Generalsekretær Sendes ut til komiteer og konsulenter innen 22.08, svar innen 07.09, styret vedtar organisering i møtet 14.09. Generalsekretær og konsulenter Generalsekretær og konsulenter Sendes ut innen 20.09 Sendes ut 15.09, svarfrist innen 01.10 Sendes ut innen 02.10 Utvalgsgruppen 30.09. for de tekniske komiteene 07.10 for øvrige komiteer Utvalgsgruppen Innen 22.10 Utvalgsgruppen 07.11, utsending av styrepapirene til møtet 14.11 Komiteene oppnevnes Forbundsstyret Forbundsstyremøte14.11 Oppstart av nye komiteer, opplæring, overlevering av informasjon Forbundsstyret Innen15.12

Sak 22/08-10 Verdiarbeid i NGTF Forbundstinget 2008 vedtok ny langtidsplan hvor fire verdier er tatt med som våre grunnleggende verdier for vår aktivitet og drift. Dette er verdiene: - Visjonær - Inkluderende - Troverdig - Spennende I det videre arbeidet er det viktig at vi sørger for at disse preger det vi gjør, slik at vi blir gjenkjent på dem. Det er vesentlig at de brukes aktivt som grunnlag for de valg vi gjør. Vedtak i styresaker skal være i overenstemmelse med verdiene. Det må også gjøres konkrete tiltak i forhold til nettsider, presentasjonsmaler og andre synlig flater for å stadig minne om verdiene. I seminarer og møter skal det være oppmerksomhet rundt verdiene som preger Gym og Turn. Sak 23/08-10 Infostrategi angående Basishallen Saken ble utsatt i påvente av at Utstyr- og anleggskomiteen skal utarbeide denne i sitt neste møte. Sak 24/08-10 Overgangsmidlene 2009 Forbundsstyret hadde mottatt både forslaget til felles uttalelse fra alle særforbundene og forslag til uttalelse fra NGTF. Forbundsstyret ønsker å sende en egen uttalelse basert på det forslaget som forelå fra generalsekretær, men hvor presidentens innspill innarbeides. Forbundsstyret ønsket også at det ble gitt innspill på vinkling og innhold i det felles forslaget som er kommet fra særforbundene, og at det ble arbeidet for at dette også kunne bli støttet fra NGTF. En eventuell støtte til dette skrivet vil bli vurdert når det foreligger. Generalsekretær utarbeider endelig uttalelse fra NGTF. Forbundsstyret vurderer støtte til felles uttalelse når denne foreligger, men ønsker ikke å støtte den slik den forelå før møtet. Sak 25/08-10 Regulativ for godtgjørelser NGTF Det ble inngått ny særavtale for reiser innenlands mellom FAD og hovedsammenslutningene med virkning fra 01.05.2008 til 28.02.2010. Dette innebærer at det er behov for å justere noen punkter i NGTFs regulativ for godtgjørelser. I tillegg har det vist seg at den gjeldende satsen for dekning av tapt arbeidsfortjeneste for oppdrag i forbundsstyret har en øvre grense som er lav sett i forhold til et normalt inntektsnivå. NGTF har i de siste årene også hatt et økende behov for å benytte ressurspersoner i ulike arbeidsgrupper, og hvor det har blitt lagt møter på hverdager som har ført til at noen måttet søke permisjon uten lønn fra ordinært arbeid. Med virkning fra 01.09.2008 økes satsene for godtgjørelse for frivillige i NGTF slik: Kilometergodtgjørelse for bruk av egen bil: kr. 3,00 pr. km. Passasjertillegg : kr. 0,75 pr. km. Kostgodtgjørelse ved overnatting : Inntil kr. 530,- i ht legitimerte utgifter Tapt arbeidsfortjeneste ved oppdrag i

forbundsstyret. : Inntil kr. 2.000,- pr dag i henhold til legitimerte utgifter fra arbeidsgiver. Forbundsstyret kan også vedta at det kan gis kompensasjon for tapt arbeidsfortjeneste i henhold til denne regelen for arbeid i styreoppnevnte arbeidsgrupper. Endringene innarbeides i heftet Velkommen til NGTF, og distribueres til aktuelle personer. Sak 26/08-10 Frisk Forsikring Frisk Forsikring er navnet på de forsikringene som Sparebank 1 vil tilby gjennom idretten. Flerforbundsavtalen, hvor NGTF utgjør nær 38% av medlemsmassen, har en sponsoravtale og markedsmessig avtale med Sparebank 1 som innebærer at det vil bli gitt bestandsprovisjon på de forsikringer som tegnes av privatpersoner og som knyttes til lag i vårt forbund. Avtalen med Sparebank 1 er framforhandlet av BMC. BMC er det firmaet som Flerforbundsavtalen har brukt til å skaffe sponsoravtaler, og dette firmaet har også krav på sin andel av provisjonen i henhold til avtalen. Alle 15 særforbundene i Flerforbundsavtalen skal ha en sentral gruppe av personer som vil bistå lagene i arbeidet med å verve forsikringskunder til Frisk Forsikring. Forbundsstyret mener det er riktig å bruke en engangssum til de 20 første lagene som utbetales i to avdrag. Disse lagene forventes da å kunne være kontaktpunkter for de lag i sitt nærområde i forhold til å gi råd og tips om aktiviteter som har fungert til å verve nye forsikringskunder. Lagene skal drive aktiviteter som gjør at folk enten tegner forsikring gjennom Frisk Forsikrings nettside, eller at de har sagt seg villig til å bli kontaktet av Frisk Forsikring sine selgere. De 20 første lagene som går inn på å arbeide for å rekruttere kunder til Frisk Forsikring tilbys kr. 10.000,- i startstønad, fordelt på kr. 5.000,- ved avtaleinngåelse og kr. 5.000,- etter tre måneder forutsatt at det er kommet i gang aktivitet / rekruttert kunder i medlemsmassen (dvs. at det er registrert aktivitet tilhørende laget i SB1S sine registre). De må også forplikte seg til å bidra med råd og tips til øvrige lag om gode verveaktiviteter. Møtet avsluttet kl. 18.00 Øistein Leren (sign.) Referent NGTFs sentrale gruppe for arbeidet med innføringen av Frisk Forsikring i NGTFs lag består av følgende personer: Generalsekretær: Øistein Leren Forbundsstyret: Hilde Thorstensen Rosvold, Mosjøen IL Forbundsstyret: Eva Sunde, Asker Turnforening Lag/krets: Lise Mandal, Vestfold GTK, Tønsberg Turn Bestandsprovisjonen til lagene settes til 2,5% av nettobeløp etter fradrag av provisjonen til BMC.