KPS kontaktdatase Driftsveiledning Dettte dokumentet er beregnet for IT/driftsansvarlige, og inneholder ikke brukerveiledning for KPS kontaktdatabase. Brukerveiledning finnes på denne adressen http://www.eilert.no/kps/bruksanvisning.html Det forutsettes at FileMaker Server 9.0 er installert etter produsentens anvisninger. FileMaker, FileMaker Pro and FileMaker Server are registered trademarks of FileMaker Inc. Eilert Sundt Systemdesign www.eilert.no Side 1
Innholdsfortegnelse 1 Server-drift...3 1.1 Åpning av «Server Admin Console»...3 1.2 Start og stopp av FileMaker Server-tjeneste...4 1.3 Åpning og lukking av filer...5 1.4 Opplasting av filer...6 1.5 Fjerning av filer fra FileMaker Server...8 1.6 Backup-rutiner...8 1.7 Vedlikeholdsrutiner...13 1.8 Oppdatering av KPS kontaktdatabase...18 2 Klienter...19 2.1 Oppsett av klient-maskiner...19 2.2 Start av KPS kontaktdatabase...19 Side 2
1 Server-drift 1.1 Åpning av «Server Admin Console» FileMaker Server (FMS) kan administreres selve server-maskinen eller fra en hvilken som helst arbeidsstasjon i det lokale nettverket, via en Java-applikasjon. Du trenger å vite IPadressen til maskinen som kjører FMS. Første gangs åpning av Server Admin Console Anta at serverens IP-adresse er f.eks. 192.168.1.100, og at serverens navn er «KPS server». Åpne en nettleser og skriv inn adressen: <http://192.168.1.100:16000/> Denne siden åpnes: Klikk på knappen [Start Admin Console]. Du kan få spørsmål om å godkjenne den digitale signaturen til programmet. Svar ja, og oppgi brukernavn og passor for administering av FileMaker Server. Senere åpning av Server Admin Console Ved første gangs åpning av Server Admin Console lagres et program på skrivebordet, med navnet «FMS9-KPS server». Klikk på dette programmet for å starte Server Admin Console. Oppgi brukernavn og passord for administrering av FileMaker Server Side 3
All administrering av FileMaker Server skjer fra denne adminstrasjonskonsollen. 1.2 Start og stopp av FileMaker Server-tjeneste FileMaker Server startes ved å klikke på den grønne knappen øverst til venstre i adminstrasjonskonsollen: og stoppes ved å klikke på den røde knappen øverst til venstre i adminstrasjonskonsollen: NB! Lukk alltid alle filer (se neste avsnitt) før du stopper FMS-tjenesten. Side 4
1.3 Åpning og lukking av filer Klikk på Administration Databases i hovedmenyen til venstre i konsollen. Åpning og lukking av filer som er tilgjengelige for brukere gjøres fra vinduet «Databases»: Velg Actions: Open all og klikk på [Perform Action] for å åpne alle filer. Velg Actions: Close all og klikk på [Perform Action] for å lukke alle filer. Side 5
1.4 Opplasting av filer Filer som skal være tilgjengelige for brukere må først lastes opp på serveren. For opplasting må filene finnes tilgjengelige lokalt på maskinen som brukes til administrering av FileMaker Server. Klikk på Administration Databases i hovedmenyen til venstre i konsollen. Klikk så på «Upload a database» under «Related Tasks». Dette starter en assistent for opplasting av database-filer: Her er det opprettet en undermappe (Subfolder) som heter TIPS til alle filene som hører til kontaktbasen. Marker mappen der filene skal lagres og klikk på [Add Database]. Side 6
Velg alle filene som hører til KPS kontaktdatabase og klikk på [Select]: Klikk på [Next >] i opplastnings-assistenten. Kryss av for «Automatically open» hvis du ønsker å starte FMS-tjenestn umiddelbart. Klikk på [Next >]. Filene lastes nå opp. Klikk på [Finish] når opplastningen er ferdig. Side 7
1.5 Fjerning av filer fra FileMaker Server Klikk på Administration Databases i hovedmenyen til venstre i konsollen. Velg Actions: Close all og klikk på [Perform Action] for å lukke alle filer. Marker alle filene, velg Actions:Remove og klikk på [Perform Action] for å fjerne alle filer fra FileMaker Server. 1.6 Backup-rutiner FileMaker Server har innebygde backup-funksjoner som gjør det mulig å lagre kopier av databasefilene automatisk etter valgte kriterier. Anbefalte backup-rutiner Backup-kopier skal sikre mot både teknisk svikt og alvorlige brukerfeil, såsom sletting av et stort antall poster i vanvare. Anbefalt backup-regime er å la en rutine som kjøres kort etter midnatt lagre en kopi pr. ukedag, slik at hver kopi overskrives og erstattes av ny kopi en gang i uka. I tillegg til dette bør det kjøres en eller to rutiner i løpet av dagen, og disse kan overskrives hver dag. Dette sikrer at nyeste tilgjengelige backup-kopi aldri er mer enn en halv dag gammel, slik at man maksimalt kan miste en halv dags arbeid. I tilfelle av alvorlig brukerfeil finnes det syv generasjoner av filene, slik at man i praksis har en uke på seg til å oppdage alvorlige brukerfeil. Side 8
Ekstern arkivering I tillegg til backup-kopier som lagres lokalt på FMS-serveren, bør filer alltid kopieres regelmessig til et eksternt medium. Arkivering må aldri utføres på åpne FileMaker-filer. dvs. filene i Database-mappen til FileMaker Server. Kopiering av åpne filer medfører stor og betydelig risiko for datatap og ødelagte filer. Ved bruk av FileMaker Servers innebygde backup-rutiner blir filene forsvarlig lukket og kan arkiveres uten risiko for datatap. Ekstern arkivering bør foretas minst én gang pr. uke. Dette kan vanligvis gjøres som en del av organisasjonens normale backup-rutiner. En av backup-mappene som kopieres daglig bør inngå i backup-rutinen til eksternnt medium. Oppsett av backup-rutiner Klikk på Administration Schedules i hovedmenyen til venstre i konsollen. Herfra kan du administrere backup-rutiner og vedlikeholds-rutiner. Det vises en liste over oppsatte rutiner, og en lokalmeny med handlingsalternativer for rutiner. Side 9
Opprette en ny backup-rutine Velg Create a Schedule og klikk på [Perform Action]. Dette åpner en assistent for nye rutiner. Velg «Back Up Databases» og klikk på [Next >] Velg «Daily» og likk på [Next >] Side 10
Velg hvilke database-filer det skal tas backup av normalt alle: «All Databases». Klikk på [Next >] Skriv inn filbanen til mappen der du ønsker å lagre backup-kopiene, og klikk på [Validate]. Hvis mappen ikke allerede eksisterer, vil den bli opprettet automatisk. Klikk på [Next >] Side 11
Angi når rutinen skal kjøres. I eksempelet over er det angitt at rutinen skal kjøre hver fredag kl. 01:30. Klikk på [Next >] Angi navn på backup-rutinen. Klikk på [Next >]. Side 12
Velg om noen skal motta e-post med beskjed om status for backup-rutinen. Klikk på [Next >]. Se gjennom oppsummeringen av innstillingene for backup-rutinen og klikk på [Finish] 1.7 Vedlikeholdsrutiner KPS kontaktdatabase har funksjoner som f.eks. visning av aktuelle seminarer, som baserer seg på beregninger ut fra dagens dato. Denne informasjonen oppdateres hver natt ved kjøring av en vedlikeholdsrutine. Side 13
Oppsett av vedlikeholdsrutine Klikk på Administration Schedules i hovedmenyen til venstre i konsollen. Velg Create a Schedule og klikk på [Perform Action]. Dette åpner en assistent for nye rutiner. Velg «Run Script» og klikk på [Next >] Velg «ScriptMaker Script» og klikk på [Next >] Side 14
Velg Database: SYSTM_KPS.fp7 Account Name and Password Account Name: 5-Server Password: XLYR200 Klikk på [Next >] Velg «Daily_Maintenance» i mappen Server scripts. Klikk på [Next >] Side 15
Angi når rutinen skal kjøres. Vedlikeholdsrutinen må kjøres etter midnatt og før brukerne logger seg inn. Den bør ikke gå samtidig med noen backup-rutine. Her er den satt til å kjøres kl. 03:00 hver dag. Klikk på [Next >] Angi navn på vedlikeholdsrutinen. Klikk på [Next >]. Side 16
Velg om noen skal motta e-post med beskjed om status for vedlikeholds-rutinen. Klikk på [Next >]. Se gjennom oppsummeringen av innstillingene for backup-rutinen og klikk på [Finish] Side 17
1.8 Oppdatering av KPS kontaktdatabase Ved tillegg og endringer av funksjoner i KPS kontatkdatabase må databasefilene oppdaters slik at data fra den gamle versjonen kan overføres til den nye versjonen. FileMaker Server må da stanses, og filene sendes til Eilert Sundt Systemdesign for oppdatering. i. Stans FileMaker server-tjenesten Lukk alle filer. (Se s. 5) Stans FileMaker Server. (Se s. 4) ii. Send filene til Eilert Sundt Systemdesign Filene finnes på serveren, på denne plasseringen: \Program Files\FileMaker\FileMaker Server\Data\Databases\ Send filene som zip-arkiv til post@eilert.no Oppdaterte filer returneres fra Eilert Sundt Systemdesign iii. Fjern eksisterende filer fra server Se s. 8 iv. Last opp oppdaterte filer Se s. 6 Side 18
2 Klienter Brukere av KPS kontaktdatabase aksesserer filene gjennom klienter arbeidsstasjoner som kjører FileMaker Pro klient-programvare. 2.1 Oppsett av klient-maskiner Installer FileMaker Pro 9.0 etter produsentens anvisninger. I tillegg må det installeres en «plug-in» som gir tilleggsfunksjonalitet til FileMaker Pro. Filen «Troi_Dialog.fmx» må plasseres i mappen \Program Files\FileMaker\FileMaker Pro 9\Extensions\ 2.2 Start av KPS kontaktdatabase KPS kontaktbase har 5 forskjellige startfiler, som korresponderer til de 5 forskjellige tilgangsnivåene i systemet, og brukeren starter kontaktbasen ved å åpne en startfil som svarer til hans eller hennes tilgangsnivå. Startfilene kan åpnes på to måter. Enten via FileMaker Pros «Open Remote» menyvalg, eller via en internett-url. Start via FileMaker Pro Start programmet FileMaker Pro 9.0 Velg File Open Remote fra menylinjen Marker ønsket server i listen til venstre, og ønsket startfil i listen til høyre. Klikk på [Open]. Side 19
Start via URL Anta at serverens IP-adresse er f.eks. 192.168.1.100. Startfilene kan da åpnes via følgende URL-er: fmp7://192.168.1.100/kps_0-programmerer fmp7://192.168.1.100/kps_1-systemansvarlig fmp7://192.168.1.100/kps_2-administrasjon fmp7://192.168.1.100/kps_3-powerbruker fmp7://192.168.1.100/kps_4-bruker Disse URL-ene kan f.eks. legges på en intranett-side, som internett-snarveier på skrivebordet eller som favoritter i nettleser. Side 20