Instruks for oppmenn Oppgaver, ansvar og rutiner. Innhold 1. Oppmannens oppgaver... 1 2. Rutiner ved hjemmekamp... 2 3. Arbeidsoppgaver sekretariat... 4 4. Innkjøp av varer til hjemmekamper... 6 5. Laste ned kamprapport og rapportere resultat... 7 6. Rutiner for reiser til kamp og turneringer... 8 7. Spillere med innvandrerbakgrunn... 11 8. Registrering i Min Idrett... 12 Versjon 1. desember 2015.
1. Oppmannens oppgaver 1. Sende ut skriv til foreldrene etter høstmøtet med styret. Dette bør inneholde informasjon om treningsavgift, lisens, 2.juledagskomite og at det vil bli satt opp lister til kafé, sekretariat og kjøring når terminliste er klar. 2. Informere foresatte om registering av spillere på Min Idrett. Dette gjelder nye spillere som ikke er registrert tidligere. Se egen instruks for hvordan dette gjøres. 3. Alle spillere som har lisenskrav må betale dette før første kamp. Lisens må betales fra de året spilleren fyller 13 år. Spillere med lisenskrav som ikke har betalt, har ikke lov til å spille. Brudd på dette medfører bot for klubben. De som har betalt lisens tidligere og er registrert med mailadresse på Min Idrett vil få mail om lisensinnbetaling. Er du ikke registrert med mailadresse finnes betalingsinfo på Min Idrett. For spillere som ikke har betalt lisens tidligere må det opprettes et lisenskrav. Dette gjøres av klubben/regionen. Mer info om lisens finnes på handball.no (søk på «lisens og forsikring»). 4. Avholde «foreldremøte» før sesongstart og ellers ved behov. Her gis det informasjon fra trener og oppmann og foresatt får anledning til spørsmål/avklaringer. 5. Informere foresatte og spillere om kamptidspunkter (terminliste ligger på handball.no) og turneringer. Styret avgjør hvilke turneringer klubben skal delta på. Informasjon om dette kommer ved sesongstart. 6. Bidra til utarbeidelse av terminliste. Kampansvarlig i styret koordinerer info mellom laget og håndballregionen ved utarbeidelse av terminlister, men oppmenn må bidra med informasjon til kampansvarlig. Dersom omberamming av oppsatte kamper blir nødvendig skal kampansvarlig i styret kontaktes. Omberamming kan føre til gebyr for klubben. 7. Lage arbeidslister til foresatt over kafé, sekretariat og kjøring til bortekamper. Egne instrukser beskriver hva disse oppgavene innebærer. 8. Oppdatere lagets Facebookgruppe. Alle lag har egne, lukkede grupper på Facebook som brukes for å lette kommunikasjon mellom oppmann, trener, foresatte/spillerne. Før hver sesong må gruppemedlemmer oppdateres. Det skal ikke være et krav om at foresatt må ha facebook profil for å få informasjon de som ikke har tilgang til Facebook må informeres på annet vis. 9. Lage liste med oversikt over spillernes med navn, fødselsdato, adresse, (eventuelt telefonnr), foresattes navn, telefonnr og mailadresse. Listene meldes inn til styret og brukes av oppmannen bl.a. ved reiser. 10. Hvert lag får utdelt draktbag med drakter og førstehjelpsutstyr ved sesongstart. Oppmann har ansvar for denne. Dersom det mangler førstehjelpsutstyr (isposer, tape osv) kontaktes klubbens materialforvalter. Draktene skal ikke deles ut til hver enkelt, men samles inn etter hver kamp. Vask av drakter kan fordeles mellom foresatt eller det gjøres av oppmann selv. 11. Skaffe foresatte til dugnadsarbeid for klubben. 2.juledagsfesten er fast hvert år. Her stiller handball med 3 personer pr lag. Viktig å få dette på plass tidlig. Noen lag velger å kjøre egne dugnader (flaskeinnsamlinger, loddsalg) for å skaffe inntekter til laget som kan brukes til reiser/egenandeler/mat. Dett avklares i så fall mellom oppmannen og foresatte. 12. Gjør deg kjent handball.no/region nord. Her finnes info om terminlister, lisens m.m. 13. Dra gjerne innom på noen treninger og gjør dere kjent med spillerne og hallen. Dere har påtatt dere et verv som gir utrolig mye moro og dere vil bli kjent med ungene/ungdommene på en helt unik måte. 1
2. Rutiner ved hjemmekamp Før kampdagen 1. Onsdag før kamphelg bestilles det varer fra Prix. Se egen instruks. 2. Sjekk at foresatte som er satt opp til kafé og sekretariat er informert om dette. Det skal være 2 personer for drift av kafé og to i sekretariat. Dersom det er flere kamper samme dag har hvert lag ansvar for sin kamp. De som er satt opp til kafé skal ha med seg minst 2 liter vaffelrøre hver. 3. Ta kontakt med kasserer i styret for å få kasse med vekslepenger. Ved flere kamper er første spillende lag ansvarlig for dette. 4. Sette opp plakater om kamp på Prix, RIMI og REMA. 5. Undersøke med dommeransvarlig i styret at det er satt opp dommere til kampen, eventuelt sjekk i terminlista på handball.no 6. Skriv ut kamprapporter og ta den med til kampen. Se egen instruks. 7. Det er ikke alltid vaktmester på i helgene, så dette må sjekkes slik at man ikke møter låst hall kampdagen. Dersom det ikke er vaktmester på ligger det nøkkel i pengeskrinet. 8. Samarbeid med andre oppmenn som har kamp denne dagen er viktig. Dette letter arbeidet På kampdag 1. Møt opp 1 time før kamp (eller eventuelt tidligere dersom det ikke er vaktmester på). Dette gjelder for første lag, ved flere kamper kan man møte litt senere. 2. Første lag har ansvaret for å merke garderobene til hjemme og bortelagene før lagene kommer, samt sjekke at garderobene er ok. 3. Ønsk gjestende lag velkommen, vis dem gjerne litt rundt i hallen/garderobe. 4. Sørge for at kamprapportene blir ferdig ført før kampen starter og levert/rapportert ved kampslutt. Se egen instruks. 5. Hjertestarteren oppbevares i gangen utenfor vaktmesterkontoret. Gjør deg kjent hvor dette er. Oppmannsoppgaver ifm kafésalg 1. Hent varer på Prix. Første spillende lag er ansvarlig for dette. Se egen instruks. 2. Vaffeljernet og en hvit stor plastboks med diverse utstyr til kafeen, merket Sørreisa Handball, finner dere på lagerrommet til SIL handball i hallen. 3. Spander kaffe og vafler til sekretariatet i pausen, og til dommerne mellom kampene om de dømmer flere kamper. 4. Hvis flere kamper, sjekk søppelboksene tribunen og eventuelt bytt pose hvis de er full. 5. Når kampene er slutt skal alt settes tilbake på plass. Utstyret fra den hvite plastboksen vaskes opp (ikke oppvaskmaskin), slik at den til enhver tid er komplett til neste gangs bruk. NB alt som hører til boksen er merket med handball. Kjøkken, garderober og tribune ryddes. Vaffeljernet og den hvite boksen settes på plass på lageret. Siste spillende lag er ansvarlig for dette 6. Gjør opp kassen og levere denne tilbake til kasserer umiddelbart etter kampen. Ved flere kamper er siste lag ansvarlig for dette 7. Levere tilbake varer som ikke blir solgt på Prix. Se egen instruks. 2
Oppmannsoppgaver ifm sekretariat 1. Finne fram den blå boksen med materiell til sekretariatet som ligger på lagerrommet til SILhåndball. 2. I boksen ligger diverse lover/regler, dommerregninger, skrivemateriell, timeout kort ol. Noe av dette skal ligge på sekretariatsbordet. 3. Få dommerne til å fylle ut dommerregning. Mange dommere har ferdige utfylt med seg. Dommerregningen utbetales ikke kontant fra kasse, men regningen legges i kassen som leveres til kasserer. Kasserer sørger for utbetaling pr bank til dommerne første påfølgende hverdag 4. NB! For gutter og jenter 16, SKAL beløp fra dommerregning føres på kamprapport. 3
3. Arbeidsoppgaver sekretariat Sekretariatet skal bemannes av 2 personer, en sekretær og en tidtaker. De har følgende oppgaver: Før kampen 1. Klargjøring av banen, sette frem innbytterbenker, fjerne stoler, bager og div som kan være i veien. 2. Få tak i kampball (hjemmelaget stiller med det). 3. Finn frem og klargjør kamprapport husk å være nøye med utfylling av denne 4. Stille inn og klargjøre kamp uret/måltavla. 5. Finne fram manuelt tids ur, time out kort som ligger i utstyrsboksen 6. Få kamprapport fra oppmann sørge for at den blir fylt ut og signert av laglederne før kampen. 7. Samarbeid med dommere om å arrangere innløp på banen og presentere spillere, lagledere og dommere. Målscorere, gule kort og 2 min utvisninger ropes opp under kampen. En skal IKKE kommentere kampen underveis!! Oppgaver for tidtaker Innbytte: Tidtaker skal følge med på om lagene foretar rett innbytte. Spilleren som er ute på banen, må gå av banen før ny spiller kommer inn. Dette SKAL skje mellom midtstreken og innbytterstreken. NB! Innbytte kan kun skje når eget lag har ballen Ved feil innbytte skal det blåses i fløyta og dommeren kommer til sekretariatet. Fortell hva som har skjedd og hvilken spiller som gjorde feilen. Denne spilleren vil få 2 min utvisning av dommeren. 2 min: Dommeren stopper tiden. Skriv ned tiden når klokken stoppes og pluss på 2 min, da vet du når spilleren skal ut igjen. Kan være lurt å ha et eget ark til dette. Time Out: Hvert lag kan ta time out en gang i hver omgang. Dette kan bare gjøres når laget har ballen og gjøres ved at det grønne kortet leveres til sekretariatet. Blås i fløyta når lappen leveres, og vis kortet til dommeren. Stopp klokka på signal fra dommeren. Time out varer i 1 min, blås i fløyta når tiden er ute. Pause: Ta tiden på pausen, signal når tiden er ute. Oppgaver for Sekretær Se over kamprapport, det SKAL skrives fullt navn og fødselsdato på alle spillerne. Lagledere skal skrive under FØR kampen begynner Straffesanksjoner: Adv sett kryss i denne ruten hvis en spiller får gult kort 2` sett kryss i første kolonne hvis en spiller får 2 min utvisning Time out, pause og bemerkninger. 4
Husk å skrive tidspunkt for time out og pauseresultat på protokollen. Skader, protester eller andre merknader føres i feltet Event bemerkninger. Når kampen er ferdig 1. Skriv sluttresultatet 2. Summer målene til hver spiller og sjekk at antall spillemål er det samme som sluttresultatet 3. Dommere sjekker og godkjenner resultatet og skriver under på kamprapporten 4. Resultatet skal meldes inn og kamprapporten sendes regionkontoret (dette ordner oppmann for laget som har spilt kamp). 5. Dommerregning leveres også til oppmann som ordner den videre. 6. Kostnadene for dommere på J/G 16 SKAL føres på kamprapporten. 5
4. Innkjøp av varer til hjemmekamper Oppmann til første spillende lag sender mail til Prix onsdag før helgens kamp(er). I mailen må det opplyses om at det er kamp og hvor mange kamper. Mailadressen er: sorreisa.prix@coop.no Varer blir da klargjort av Prix og satt på kjølerommet klar til avhenting. Varene skal IKKE registreres i kassa. Dersom man glemmer å sende mail til Prix må det plukkes varer selv. Varene som står på kjølerommet må da suppleres ihht innkjøpsliste under. NB! De varene som står på kjølerommet til Prix er Sørreisa Håndball sine og skal ikke registreres på nytt i kassa. Kun nyplukk fra hyllene skal gjennom kassa. Etter kamp skal siste spillende lag levere eske med retur tilbake til Prix. Disse varene skal inn på kjølerommet til Prix og det skal ikke registreres retur. Tomgods pantes og pantelapp legges i postkassa ved panteautomaten. 1 kamp 2 kamper 3 kamper 4 kamper 5 kamper 6 kamper Brunost min 1 min 1 min 2 min 2 min 2 min 2 x tra jordbærsyltetøy 1 boks 1 boks 2 bokser 2 bokser 2 bokser 2 bokser Brus 1 kasse 3 kasser 4 kasser 5 kasser 5 kasser 6 kasser Rømme 1 1 1 1 1 1 Vafffelmix 2 3 4 5 5 5 Flytende margarin 1 1 1 1 1 1 Kvikk Lund 6 pk 4 5 6 7 8 9 Kopper 100 100 150 150 200 200 X tra servietter 100 100 200 200 200 300 Kaffe 1/2 kg 1 kg 1,5 kg 2 kg 2 kg 2,5 kg Stratos 20 30 40 50 60 70 6
5. Laste ned kamprapport og rapportere resultat Gjøres fra handball.no velg kamper, velg Region Nord og klikk på riktig serie. Klikk på neste kamper og du får opp: Ved å klikke på kampnummeret til din kamp vil du få opp en blank kamprapport. Tidligere sto resultatpin for å ringe inn resultatet ferdig utfyllt på kamprapporten. Men denne står nå i lista under TlfID ved siden av kampnummer. Resultat kan registreres ved å ringe 815 68 333 og taste TlfID i stedet for resultatpin som før. Ferdig utfyllt kamprapport skal scannes og mailes til nhf.rnn@handball.no som før. Alternativ resultatregistrering: Bruk den nye Appen Min Handball som finnes til Apple og Android. Denne er gratis og kan lastes ned i appstore eller google play. I Min Handball kan man søke opp sine lag og gå inn på kampen det gjelder. Klikk på kampen Klikk på registrere resultat Legg inn pausestilling og sluttstilling Trykk registrer resultat. NB rapporten må fortsatt scannes og sendes. Slik ser det ut i Min Handball: 7
6. Rutiner for reiser til kamp og turneringer Retningslinjene gjelder for alle reiser i regi av Sørreisa I.L. Hensikten med retningslinjene: 1. Tydeliggjøring av ansvar. 2. Skape trygghet for at alle spillerne blir godt ivaretatt. 1. Roller Reiseleder: Ved fellesreiser til turneringer er styrets leder eller nestleder reiseleder med overordnet ansvar for reisen. Ansvaret kan delegeres til andre styremedlemmer eller oppmenn dersom leder/nestleder ikke er med på reisen. Ved reiser til kamper når ett eller flere lag deltar, er de respektive oppmenn reiseledere. Dersom noe skulle skje under reisen er reiseleder ansvarlig for koordinering av situasjonen sammen med berørte oppmenn. Reiseleder er kontaktperson ovenfor offentlige myndigheter og media. Oppmann: Oppmannens har det praktiske ansvaret og skal organisere reiser til kamp og turneringer. Dersom oppmannen ikke har anledning til å gjøre dette selv, kan det skaffes stedfortreder blant de foresatte. I noen tilfeller organiseres reiser etter samordning med styret. Vanligvis er dette busstransport og overnatting ifm. turneringer når flere lag deltar. Eventuell samordning med styret avklares i hvert enkelt tilfelle. Voksenansvarlig: Ved overnattinger skal alle spillerne ha en voksenansvarlig å forholde seg til. Sammen med oppmann har voksenansvarlige ansvaret for spillerne under selve reisen. Voksenansvarlige utpekes av oppmann blant de foresatte. Dette bør gå på rundgang blant de foresatte. Trener: Alt som har med det sportslige å gjøre, f.eks. laguttak og disponering av spillere, er trenerens ansvar. 2. Deltagerliste Turneringer: Komplett liste over spillerne som deltar på turnering utarbeides av turneringsansvarlig i styret før avreise, etter innmelding fra oppmenn. Oppmenn skal sørge for at deltagerlista inneholder opplysninger om spillernes navn, samt navn og telefonnummer til spillernes foresatte. 8
3. Transport Buss til kamper og turneringer: Buss brukes fortrinnsvis på lengre turer (lengre enn Tromsø, Harstad, Narvik) når flere lag reiser sammen, og avklares med kasserer i hvert enkelt tilfelle. Det er oppmannens ansvar å ta initiativ til avklaring om bruk av buss. Kasserer bestiller buss. Oppmenn skal før avreise oppdatere deltagerlista med hvilke spillere som sitter på med hvilken buss. På lista skal det også påføres navn på voksne som er med i bussen. Det skal også føres liste selv om det bare brukes en buss. Ferdig utfylt liste leveres til reiseleder før bussavgang, og til en person som ikke sitter i bussen (hvis mulig). Ved endringer på hjemreisen må lista oppdateres. Ved eventuelle hendelser skal deltagerlista leveres til skadestedsleder. Privatbiler til kamper og turneringer: Dersom det ikke er buss skal det avtales kjøring med privatbiler blant foresatte. Kjøring gjennom sesongen må helst rullere blant alle foresatte. Foresatte/biler som har tur skal først og fremst transportere spillere. Andre som ønsker å være med, f.eks. familiemedlemmer, må ordne transport selv. Dette kan fravikes etter avtale med oppmannen dersom det er flere enn de oppsatte foresatte som ønsker å kjøre. Oppmannen skal avtale passende kjøregodtgjørelse til de som er satt opp til å kjøre. Kjøregodtgjørelsen deles mellom spillerne som sitter på, og skal i utgangspunktet kun dekke drivstoffutgifter. 4. Opphold og overnatting Ved overnattinger skal alle spillerne ha en voksenansvarlig å forholde seg til. Hvor mange spillere hver voksenansvarlig har ansvar for vil variere alt etter spillernes alder, og skal avklares mellom oppmann og foresatte. Oppmannen er «leder» for de voksenansvarlige og koordinerer oppgaver og ansvarfordeling. Alle voksenansvarlige skal være kjent med programmet for reisen, dvs. hva som skal skje og til hvilken tid. Den voksenansvarlige er ansvarlig for at spillerne møter til rett tid og sted, herunder koordinere felles bespisning og transport mellom overnattingssted og arenaer om nødvendig. Den voksenansvarlige skal alltid vite hvor «sine» spillere befinner seg. Dette gjelder under hele reisen, også i «fritiden» (utenomsportslig tid). Dersom foresatte ønsker å ha egne aktiviteter utenom programmet med en eller flere spillere i «fritiden», skal dette alltid avtales med den voksenansvarlige. Husk at tilbud om «fritidsaktiviteter» ikke skal avhenge av hvorvidt spilleren har sine foresatte tilstede eller ikke alle spillerne på et lag bør få samme tilbud. De voksenansvarlige skal hjelpe spillerne med installering og pakking/rydding/vask på overnattingsstedet. Oppmann/voksenansvarlig eller andre voksne skal alltid overnatte med spillerne. Det skal normalt være 2 voksne som overnatter pr. lag. Dersom det er spesielle behov blant spillerne kan oppmann 9
øke antallet. Merk at på enkelte overnattingssteder kan det være begrensninger på antall voksne som kan overnatte. Alle som er utpekt til å ha ansvar under reisen skal få tilbud om overnatting og er fritatt for betaling av egenandel for reisen. Mat må betales på linje med spillerne dersom dette ikke inngår i egenandelen. Dersom foresatte uten ansvar ønsker å overnatte med laget kan de gjøre det dersom det er plass på overnattingsstedet. De må da påregne egenandel. Det skal være et klart skille mellom foresatte med voksenansvar og foresatte som er med som heiagjeng etter eget ønske. Dette gjelder både ansvar og dekning av kostander. Oppmann er ansvarlig for at overnattingssted forlates i samme stand som ved ankomst. Vi ønsker å ha et godt renommé, så det er viktig at det ryddes skikkelig (på enkelte overnattingssteder finnes det lister over klubber som ikke er ønsket). 10
7. Spillere med innvandrerbakgrunn Vi har etter hvert får flere unge spillere fra andre land som vil spille handball. Vi i Sørreisa handball ønsker å ta vare på disse spillerne best mulig. 1. Spillere som ikke forstår norsk trenger ekstra oppfølging fra trenere og oppmenn. 2. Bruk litt ekstra tid til informasjon for å sikre at de har forstått informasjon som blir gitt. 3. Flyktningetjenesten i Sørreisa kan bidra med oversetting og tolking. Dessuten kan de hjelpe til å skaffe utstyr til turneringer (sovepose, liggeunderlag osv.) om de blir kontakta i god tid. 4. Send SMS til foreldre, de kan få hjelp av andre til å oversette. 5. De som ikke har bil må få hjelp til skyss. Oppfordrer oppmenn til å bruke andre foreldre i gruppa som kontaktperson/fadder, for å hjelpe til med organisering av dette. 6. Viktig at foreldrene bidrar med det de kan, for eksempel kafe. Vi har god erfaring med å sette de opp på toppen sammen med noen som instruerer (vaffelsteiking og kaffekok) 7. Leni er kontaktperson i klubben om dere trenger mer informasjon, telefonnummer osv. Vi minner også om at vi har nulltoleranse for rasisme i Sørreisa handball. Det gjelder både på banen, tribunen, i bussen osv. Dette må alle spillere, lagledere og foreldre minnes på. 11
8. Registrering i Min Idrett Alle utøvere må inn å registrere seg i Min Idrett. De som er registrert må kontrollere opplysningene. Hvordan bekrefte medlemskapet i Sørreisa IL Handball Gå inn på minidrett.nif.no og klikk på ny bruker hvis du ikke allerede er bruker. Husk at det er barnets navn og fødselnr som skal registreres 1. Logg inn på din bruker du har opprettet (Noen har problemer med Google Chrome, bruk i så fall Explorer) 2. Klikk på «medlemsskap» og så «finn ny klubb» 3. Søk opp Sørreisa IL Handball Håndball og send søknad Dersom medlemmet som nå er registrert har søsken som også spiller håndball i klubben velger man «legg til familie» og følger instruksjonen. Skulle du oppleve problemer kan du kontakte helpdesk på tlf 03615 eller handball@sorreisa il.no 12