REFERAT FRA MØTE I NLMs HOVEDSTYRE Dato: 17.-18.4. Sted: Oslo Til stede Lars Gaute Jøssang Terje Eggebø Håvard Måseide Thor Fremmegård Gunnar Indrebø Svenning Bjørke Roald Gulbrandsen (fra fredag kl. 12) Fravær: Reidar Bøe NLM ung Gunnar Loland var ikke til stede. Fra administrasjonen ifølge grunnreglene Øyvind Åsland Fra administrasjonen for øvrig Espen Ottosen. De øvrige avdelingslederne og regionledere NLM Utland deltok under de sakene som faller inn under deres ansvarsområde. Espen Ottosen åpnet med andakt og bønn. Sak 24 HOVEDSTYRETS PROTOKOLL Protokoll fra hovedstyrets møte 6.-7.2.. Hovedstyrets protokoll fra møtet 6.-7.2. ble godkjent. Sak 25 ORIENTERINGER Orientering ved generalsekretæren Generalsekretær Øyvind Åsland orienterte om deltakelse på misjonærkonferanse i Elfenbenskysten og om reise til Kenya. Han fortalte om interessante samtaler med kirkepresidentene fra både Mekane Yesus-kirken i Etiopia og den lutherske kirken i Tanzania. Åsland informerte også om foreløpige planer for markering av NLMs 125-årsjubilieum i 2016. 1
Orientering ved hovedstyremedlem Gunnar Indrebø orienterte om situasjonen for Lunde Forlag etter fusjonen med Luther Forlag. Det er en utfordring at Fast Grunn går med underskudd, og forlaget ønsker dialog med NLM om fremtiden for tidsskriftet. Sak 26 NLMs MISJONSSTRATEGI MOT 2020 Muntlig orientering ved leder for NLM Utland, Hjalmar Bø. Sak 27 ETIOPIA MISJONÆRKONFERANSEN 2014 Referat fra misjonærkonferansen i Etiopia 25.-30.1.. Hovedstyret har følgende merknader til referatet: Sak 2 og 3: Rapporter fra arbeidet Hovedstyret takker for de fyldige og informative rapportene fra de ulike arbeidsgrenene på feltet. Hovedstyret ser stort på misjonærenes engasjement og betydningen for videre evangelisering, opplæring og diakoni i landet. Sak 4: Sammenslåing av NLM Etiopia og NLM Øst-Afrika til en region Hovedstyret kommer tilbake til saken på sitt junimøte, når referat fra NLM Øst-Afrikaregionen skal behandles. Sak 5: NLMs bistandsarbeid frem mot 2020 Hovedstyret ser viktigheten av bistandsarbeidet i Etiopia, og er glad for at feltet arbeider grundig med strategiske valg for fremtidens bistandsarbeid. Sak 6: Fremtidig skolemodell for misjonærbarn i Etiopia Hovedstyret ser viktigheten av et godt skoletilbud for barna til NLMs utsendinger i Etiopia, og takker for en fyldig rapport angående aktuelle skolemodeller. Hovedstyret ber administrasjonen fortsatt ha dialog med feltet for å finne gode og tjenlige løsninger i fremtiden. Sak 7: Regnskap 2014 Hovedstyret viser til sin behandling av regnskapet for 2014. 2
Sak 8: Oppfølging av NLM Etiopia strategi for 2014-2018 Hovedstyret takker for at feltet følger opp strategien som er vedtatt, og at feltet har et sterkt fokus på å nå de minst nådde folkeslagene i Etiopia. Andre saker: Handlingsplan for NLM Etiopia angående retningslinjer for håndtering av seksuelle krenkelser Hovedstyret takker for at en følger opp med årlige handlingsplaner for feltet. Med disse merknader godkjennes referatet. Sak 28 KINAREGIONEN - ÅRSKONFERANSEN Referat fra årsmøtet i Kinaregionen, Chiang Mai, Thailand, 18. februar. Hovedstyret har følgende merknader til referatet: Sak 2: Sak 3: Rapporter fra utsendingene Hovedstyret takker for gode og fyldige rapporter som gir et godt innblikk i oppgaver samt aktuelle muligheter og utfordringer. Eventuell sammenslåing av felt På bakgrunn av grundig behandling og vedtak i årsmøtet gjøres følgende vedtak i hovedstyret: Hovedstyret takker for utredningen av spørsmålet om sammenslåing av KF-Kina og Kinaregionen, og vedtar at disse to feltene slås sammen. Hovedstyret ber administrasjonen arbeide videre med de formelle sidene vedrørende sammenslåing fra 2016. Sak 4: Regnskap 2014 Hovedstyret viser til sin behandling av regnskapet for 2014. Sak 6: Tilbakemelding på arbeidsmiljøundersøkelsen Hovedstyret er glad for at utsendingene drøftet spørsmål relatert til arbeidsmiljøet. Med disse merknader godkjennes referatet. 3
Sak 29 KF-KINA - ÅRSMØTET Saken føres i hovedstyrets internprotokoll. Sak 30 NY STEDLIG REPRESENTANT I VEST-AFRIKA FRA 1.1.2016 Til stillingen som ny stedlig representant i Vest-Afrika er Venke Haga innstilt. Venke Haga har arbeidet i Elfenbenskysten i 9 år og har dermed lang erfaring fra arbeidet i dette landet. I de tilfeller der anliggende om særskilt lære- og hyrdeansvar kommer til anvendelse, vil funksjonen løftes opp i linjen til regionleder. (Jf. «Sammen i tjeneste. En praktisk veiledning om menn og kvinners tjeneste i NLM.») Hovedstyret tilsetter Venke Haga som stedlig representant i Vest-Afrika fra 1. januar 2016. Sak 31 DIAKONIDOKUMENT «Tro virksom i kjærlighet Utkast til prinsippdokument om diakoni for NLM.» Hovedstyret stiller seg bak fremlagte prinsippdokument og ber administrasjonen om å gjøre dette kjent i organisasjonen. Sak 32 NLM NORGE - STRATEGI MOT 2020 Muntlig orientering ved leder NLM Norge, Øystein Engås. Sak 33 GF - FORELEGG 1. Treårsmelding og sakliste Hovedstyret ber administrasjonen om å ferdigstille treårsmeldingen i samsvar med innspill fra samtalen. Fremlagte sakliste ble godkjent. 4
2. Trossamfunn Vedtekter for NLM trossamfunn utkast Retningslinjer for landsstyret i NLM Trossamfunn utkast Konsekvenser av opprettelsen av NLM Trossamfunn Opprettelse av trossamfunn i regi av NLM notat av 17.02. Hovedstyret anbefaler overfor generalforsamlingen at det opprettes et trossamfunn i regi av NLM. Hovedstyret ber om at administrasjonen ferdigstiller de fremlagte dokumentene ut fra innspill som ble gitt i samtalen. 3. NLMs grunnregler Forslag til revisjon. Hovedstyret stiller seg bak fremlagte forslag til revisjon av grunnreglene med de endringene som fremkom i møtet. Sak 34 RESSURSDOKUMENT Sluttrapport Arbeidsgruppe for forkynnelse. Ressursdokument for forkynnelsesutvikling og rekruttering av forkynnere i NLM (jf. HS-sak 7/). Hovedstyret takker for et grundig og relevant dokument om forkynnelsesutvikling og rekruttering av forkynnere i NLM. Hovedstyret vil være opptatt av at anbefalingene i dokumentet følges opp. Sak 35 NORMALLOVER FOR MISJONSFORSAMLINGER MED ELDSTERÅD Hovedstyret vil gjøre endelig vedtak på neste møte, og ber administrasjonen om å justere normallovene ut fra momenter som fremkom i møtet. Sak 36 NLM UNG: STRATEGI MOT 2018 Muntlig orientering ved leder NLM ung, Hans Kristian Skaar. Sak 37 NLM PERSONAL Muntlig orientering ved personalleder Kari Margrethe Solvang. 5
Sak 38 NY UTSENDING Søknad om å bli antatt som utsending til Kina føres i hovedstyrets internprotokoll Sak 39 BIRGIT OG KNUT HÅKON BJØRNDAL NORDBØ Søknad om å bli antatt. Birgit og Knut Håkon Bjørndal Nordbø antas som utsendinger for NLM for en periode på tre år med plassering i Øst-Afrikaregionen. Dette under forutsetning av godkjente helse- og politiattester. Sak 40 REGION SØRVEST Søknad av 18.3. om godkjenning av ungdomsarbeider. Hovedstyret godkjenner at John Olav Selstø ansettes i en 50 % stilling i Region Sørvest fra 1.8., for tiden plassert som ungdomsarbeider i Ebeneser Misjonsforsamling, samt en 50 % stilling i Region Sørvest som ungdomsarbeider med hovedfokus på lederutvikling fra samme dato. Sak 41 REGION NORDVEST - ANSETTELSER Brev av 18.3. fra Region Nordvest vedr. ansettelser i Region Nordvest Brev av 31.3. vedr. områdearbeider på Nordmøre 1. Barne- og familiearbeider i NLM Ålesund Misjonsforsamling Hovedstyret godkjenner ansettelsen av Silje Tunheim i 50 % stilling som barne- og familiearbeider i NLM Ålesund Misjonsforsamling i Region Nordvest fra 1. august. 2. Barne- og ungdomsarbeider i Region Nordvest Hovedstyret godkjenner ansettelsen av Katrine Numme i 80 % stilling som barne- og ungdomsarbeider i Region Nordvest fra 1. august. 3. Fellesskapsutvikler region Nordvest Hovedstyret godkjenner ansettelsen av Steffen Stensland i 20 prosent stilling som fellesskapsutvikler i en prosjektperiode for to år. 6
4. Godkjenning områdearbeiderstilling på Nordmøre Hovedstyret godkjenner ansettelsen av Lars Petter Ødegård i 100 % stilling som områdearbeider på Nordmøre i Region Nordvest fra 1. august. Sak 42 REKTOR KVITSUND Protokoll fra styremøte for Kvitsund Gymnas 11.3. med vedlegg. Hovedstyret godkjenner ansettelse av Magnus Kvalbein som rektor ved Kvitsund Gymnas. Sak 43 INTERNKONTROLL/HMS Årsrapport HMS 2014 fra regionene i Norge Årsrapport HMS 2014 fra feltene Årsrapport HMS 2014 fra avdelinger ved hovedkontoret Årsrapport HMS 2014 fra arbeidsmiljøutvalget NLM Hovedstyret tar rapportene til etterretning. Sak 44 ØKONOMISK RAPPORTERING Muntlig orientering ved generalsekretær Øyvind Åsland. Følgende dokumenter forelå til orientering: Internrapport per februar NLMs likviditet og lån i Sparebanken Sør per 31.3. oversikt NLM HK - likviditetsbeholdning per 31.3. Sak 45 ÅRSREGNSKAP 2014 GODKJENNING Årsregnskap NLM Hovedkassen 2014 Konsernregnskap NLM 2014 Internrapport per 31.12.2014 Resultatrapport felt 2014, samlet og per felt Resultatrapport regioner 2014 NLM Konsern - institusjonsrapport resultat 2014 NLM Konsern - institusjonsrapport balanse 2014 NLM Konsern - bransjerapport resultat 2014 Protokollkomiteen og revisor Roar Winge deltok under presentasjonen av regnskapene. Økonomileder Øystein Frøysa innledet. 7
Hovedstyret godkjenner fremlagte regnskap. Regnskapet for NLM Hovedkassen viser et overskudd på 5,8 millioner kroner. Hovedstyret vil uttrykket stor takknemlighet for store gaver. Sak 46 TRYGGHEIM SKULAR Søknad av 17.03. om lån til byggetrinn II Notat fra administrasjonen Hovedstyret innvilger inntil 27 millioner kroner i lån til Tryggheim skular til byggetrinn II ved Tryggheim ungdomsskule. Hovedstyret ber administrasjonen sammen med ledelsen ved skolen om å avklare de mer praktiske sidene av dette, samt de generelle betingelsene. Sak 47 LUNDENESET VGS Søknad av 27.03. om eiendomskjøp og lån Notat fra administrasjonen Hovedstyret godkjenner søknaden fra Lundeneset vgs om kjøp av boligtomter på Øvre Lunde boligfelt for inntil 2 millioner kroner. Det innvilges til dette formålet et lån på 2 millioner kroner innenfor NLMs låneramme i Sparebanken Sør. Hovedstyret ber administrasjonen sammen med ledelsen ved skolen om å avklare de mer praktiske sidene av dette, samt de generelle betingelsene. Sak 48 LYNGMO UNGDOMSSENTER AS Brev av 23.3. vedr. låneopptak Notat fra administrasjonen Låneopptak i Lyngmo Ungdomssenter krever ifølge vedtekter av 22.11.2010 godkjenning i NLMs hovedstyre. Da NLMs eierandel i Lyngmo Ungdomssenter AS er for liten til å inngå i NLMs låneavregningssystem, godkjenner hovedstyret at Lyngmo søker låneopptak utenfor dette. NLM stiller ingen garanti for låneopptaket. Sak 49 HOVEDSTYRETS ROLLE VED ANSETTELSER Det er en tilbakevendende utfordring å få på plass gode rutiner og ryddig informasjon for hovedstyrets godkjenning av ansettelser i NLM. 8
Hovedstyret ser det som viktig at ansettelser skjer i henhold til vedtatte prosedyrer. Hovedstyret ber administrasjonen ha fokus på dette i dialogen med ulike styrer og enheter i NLM. Sak 50 ORIENTERINGER 1. BJØRG OG FRODE STEEN brev av 19.2., og foreløpig svar fra administrasjonen av 2.3. 2. STILLINGSENDRINGER/PERSONALENDRINGER 3. NLMs ARBEIDSMILJØUTVALG referat fra møte 2.3. 4. SAKER TIL INFORMASJON NLM Etiopia referat fra styremøter 24. og 30.1. NLM Japan referat fra styremøte 3.2. NLM KF Kina referat fra styremøte 18.2. NLM Mongolia referat fra styremøter 11.2. og 26.3. NLM Øst-Afrikaregionen referat fra styremøter 12.-13.1.; 9.3. og 14.3. 9