Fellesrådets styringsdokument 2015 A. Lovpålagte oppgaver Fellesrådet skal legge forholdene til rette for : betjening av mennesker ved dåp, konfirmasjon, vielse og dødsfall. bemanning i kirkene i henhold til kirkeloven. vedlikehold og utvikling av kirker, krematorium og gravplasser. diakoni og besøkstjeneste i hjem og institusjon. konfirmasjonsundervisning og nødvendig materiell. kirkemusikalske hendelser og kulturproduksjon. administrativ hjelp for kirkepolitisk valgte medlemmer. oppfølging av frivillige medsarbeidere og rekruttering av nye. ivaretagelse og utvikling av ansatte gjennom arbeidsgiveransvar. Vedlikeholdte kirkebygg og service til besøkende. dialog med lokale tros- og livssynsorganisasjoner. Fellesrådets hovedutfordringer I tett samarbeid med menighetsrådene, utarbeide ideer og planer for rekruttering, koordinering og oppfølging av frivillige. Med fellesrådets ressurser bistå menighetrådene i å utvikle planer og tydeliggjøre fokus på prioriterte aktiviter og hendelser. Med nye medarbeidere styrke kompetansen for økt administrativ hjelp til offentlig oppgaver for folkevalgte kirkepolitikere til råd og utvalg. Søke fullfinansiering for nytt orgel i domkirken. B. Mål for 2015 (vedtatt 22. januar 2015) 1. Fellesrådet skal opprettholde framdrift og fullføre renoveringen av kirkegårdsmuren i Vang gjennom 2015-2016. 2. Fellesrådet skal prioritere investerings- og vedlikeholdstiltak på domkirken til 150 års jubileet i 2016. 3. Fellesrådet skal bidra til utvikling av planer for trosopplæring, diakoni og kirkemusikk og å styrke samhandling mellom ansatte, råd og utvalg. 4. Fellesrådet skal fortsette arbeidet med å søke finansiering av nytt orgel i domkirken. 5. Fellesrådet skal påbegynne arbeidet med ny oppmåling av kirkegårdene. - 1 -
Kirkemøtet har utviklet følgende felles visjon for Den Norske kirke: «I Kristus, nær livet en bekjennende, misjonerende, tjenende og åpen folkekirke» bekjennende, ved at vi stadig fornyes i troen på den treenige Gud misjonerende, ved at vi lokalt og globalt vitner om forsoningen i Jesus Kristus tjenende, ved at vi viser omsorg for medmennesker og arbeider for fred, rettferdighet og vern om skaperverket åpen, ved at vi bygger fellesskap med respekt for ulikheter. Utdrag fra håndbok for menighetsråd og kirkelig fellesråd: Menighetsrådene må i samvirke med kirkelig fellesråd vurdere hvilke områder som skal prioriteres, utarbeide planer for hvordan disse skal utformes og når de skal iverksettes. Som en vesentlig del av alt som har med menighetsarbeid å gjøre, må en legge vekt på at dette arbeidet ikke skal utføres av menighetsrådet alene, men i et samspill med kirkens ansatte og frivillige medarbeidere. Rekruttering og utrustning av frivillige medarbeidere står derfor sentralt når menighetsrådet skal bygge menighet. C. Kirkepolitisk ledelse i Hamar og Vang 1. Menighetsrådet Hamar menighetsråd Ledere: Solveig Seem (leder), Jan Otto Langmoen (nestleder). Faste medlemmer: Terje Gloppen, Tove Betzy Konterud, Martha Sofie Mengshoel, Knut Fangberget, Hans Christian Johnson, Harald B. Pettersen, Arild S. Stana, Erik Brøntveit, Per-Erik S. Engdal (sogneprest). Antall rådsmøter: 9 møter pr år. Sekretær: Eli Brekne, menighetsleder (Janna Brenden, opplæringsperiode gjennom 2015) Sekretærens rolle: Bistå arbeidsutvalg og menighetsråd med utarbeidelse av saksdokumenter og protokoll. Vang menighetsråd Ledere: Ole Jacob Tomter (leder), Berit Hansen (nestleder). Faste medlemmer: Arild Berg, Trine Helen Kristiansen, Finn Haugom, Inger Marie S. Fæster, Tore Kartomten. Antall rådsmøter: 9 møter pr år. Sekretær: Solveig B. Flenvold, menighetsforvalter. Sekretærens rolle: Bistå arbeidsutvalg og menighetsråd med utarbeidelse av saksdokumenter og protokoll. Formål med MR: Ansvarlig styre med ansvar i hht Kirkelovens 9 (utdrag): Menighetsrådet skal ha sin oppmerksomhet henvendt på alt som kan gjøres for å vekke og nære det kristelige liv i soknet. Menighetsrådet har ansvar for at kirkelig undervisning, kirkemusikk og diakoni innarbeides og utvikles i soknet. Menighetsrådet innbyr minst en gang i året de tilsatte i soknet til å ta del i rådets drøftinger om menighetsforholdene og de oppgaver som foreligger. (Se KL 9 for fullstendig lovtekst). - 2 -
2. Rådsmedlemmer: Finn Haugom (leder), Arild S. Stana (nestleder), Terje Gloppen (styremedlem), Arild Berg (styremedlem), Leif Jørn Hvidsten (repr. Biskop), Gry Veronica Engli (repr. Komm.), Daniel Flugstad. Formål: Ansvarlig styre med ansvar i hht Kirkelovens 14. skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen. Fellesrådets har totalansvar for forvaltning av bygg og anlegg og er arbeidsgiver for fellesrådets ansatte. Antall møter: 5 Saksforbereder og sekretær: Daniel Flugstad, kirkeverge. Kirkevergens rolle: Kirkevergen frembringer og forbereder saker som ligger til kirkelovens 14. Kirkevergen utarbeider saksframlegg og foretar innstilling i alle saker. Kirkevergen sørger for å følge opp alle vedtak på en tilfredsstillende måte og innenfor tidsfrister som er gitt av fellesrådet. 3. Administrasjonsutvalg Ledere: Arild Berg (Vang MR og leder), Terje Gloppen (Hamar MR og nestleder), Medlemmer: Åsta Austlid (2 arbeidstakerrepr.), Trond Våge (2 arbeidstakerrepr.), Leif Jørn Hvidsten (Arbeidsgiverrepr.). Formål: Partssammensatt utvalg i hht kirkeloven 35 med delegert ansvar for å behandle saker mellom menighetsråd/fellesråd som arbeidsgiver og de ansatte. Arbeidsgiver skal være representert med flertall av stemmeberettigede medlemmer. Antall møter: 4 ordinære møter hvorav 2 møter utvides til «Arbeidsmiljøutvalg» med saker som direkte berører arbeidsmiljøet. Saksbehandler og sekretær: Kirkevergen frembringer og forbereder saker som ligger til kirkelovens 35. Kirkevergen utarbeider saksframlegg og foretar innstilling i alle saker. 4. Arbeidsutvalg Utvalg nedsatt av kirkelig fellesråd for leder, nestleder og kirkeverge. Formål: Drøfte og forberede saker for fellesråd, samt oppfølging av saker på delegering gjennom fellesrådsvedtak. Antall møter: 6 Sekretær: kirkeverge 5. Felles trosopplæringsutvalg Hamar og Vang menigheter har etablert felles utvalg for trosopplæringsarbeidet på bakgrunn av ny trosopplæringsreform. Medlemmer: Hans Christian Johnson, Hamar MR (leder), Toril Berg Vang MR, Inger Marie S. Fæster Vang MR, Mari Stende Zani (prest). Ansatte trosopplærere: Guro Ødegaard Lundby (plan- og koordineringsansvar, sekretær), Oddvar Karvainen. Øieren (48 % stilling), Iver Mosvold (kateket). Antall møter: 5 Sekretær: Guro Ødegaard Lundby - 3 -
6. Diakoniutvalg Menighetene har hvert sitt utvalg som arbeider med diakoni. Medlemmer i Hamar: Harald B. Pettersen (leder), Kristin Tepstad Eide, Thor Gunnar Haug, Ida Kristin Lie. Medlemmer i Vang: Irmelin Bonden, Karin Kristine Richardsen, Wenche Sandvold, Henriette Westgaard, Solveig B. Flenvold. Ansatt: Siv Leirvik-Engevik. Antall møter: 4 Sekretær: Siv Leirvik-Engevik, diakon. 7. Kirkemusikkutvalg For tiden har kun Vang menighet eget kirkemusikkutvalg. Medlemmer: Heidi Granlund, Tore Kartomten, Nils tore Enget, Ansatte: Trond Våge (domkantor domkirken), Nils Tore Enget (kantor Vang), Gudbrand Aasen (kantor Storhamar), Hege Torvik Nielsen (korleder barn). Antall møter: 4 Sekretær:? 8. Kirkeutvalg Til forskjell fra Vang menighet som har faglige utvalg, så er Hamar menighet organisert i kirkeutvalg. Hamar domkirke Medlemmer: Ida Kristin Lie (leder), Erik Brøntveit, Margit Husevåg, Knut Fangberget, Arne Bakken, domprost Leif Jørn Hvidsten, Kari Nes, domkantor Trond Våge. Storhamar kirke Medlemmer: Tove Betzy Konterud, Martha Mengshoel, Geir Bjørnar Smebye, Tordis S. Hansen, sogneprest Per-Erik Engdal, kantor Gudbrand Aasen. 9. Fellesråd og kommune Møte mellom kommunepolitisk og kirkepolitisk ledelse, mellom kommune- og kirkeadministrasjon: Det kan gjennomføres to årlige formelle møter mellom kirkelig fellesråd og kommune. Formål: I hht til Tjenesteytingsavtalen er møtet et ledd i Drøfte strategi og virksomhetsmål i hht til forvalteransvar. Relasjon mellom kommune og kirke. Drøfte framtidsplaner og behov, sammenstille kirkelige tiltak og tilgjengelige ressurser. Antall møter: 1 Sekretær: kirkeverge - 4 -
D. Daglig ledelse og møtesteder i virksomheten 10. Ledermøte Møte mellom ansvarlige ledere av den daglige driften av hele virksomheten i fellesrådsområdet: sokneprester i Hamar og Vang, domprost og kirkeverge. Kirkeverge har delegert ansvar til driftsleder (stedfortreder) og menighetsleder. Formål: Planlegge virksomhet og tilpasse aktiviteter og ressurser. Koordinere daglig styring av virksomheten mht til: gudstjenester, kirkelige handlinger, annen kirkelig virksomhet, administrasjon og vedlikeholdstiltak på bygg og anlegg. Ledere og ansatte kan melde inn virksomhetsrelaterte saker for drøfting og beslutning. Beslutningsmyndighet er delegert til driftsleder og menighetsleder i tillegg til sogneprester eller den de bemyndiger. Antall møter: Hver 14. dag Sekretær: Menighetsleder / etter rullering. 11. Stabsmøte Møte i lokal stab mellom prester og fellesrådsansatte i hvert sokn. Formål: Utveksling av informasjon og drøfting av ansvarsroller og oppgavefordeling for ukentlige oppgaver. Drøfte faglige og virksomhetsrelaterte problemstillinger. Kvalitetssikre hendelser og bemanning mht til gudstjenester, kirkelige handlinger og annen kirkelig virksomhet og administrative organisatoriske oppgaver. Tilrettelegging av aktiviteter i forhold til gjennomføring av vedlikeholdstiltak på bygg og anlegg Antall møter: Hver 14. dag Sekretær: Sekretær menighet og menighetsforvalter. 12. Fellessamling (storstab alle ansatte) Møte for alle prester og fellesrådsansatte (inkludert fagarbeidere kirkegårdsdrift). Formål: Inspirasjon og kunnskap. Valgt tema for samlingen som i størst mulig grad er av felles interesse. Utveksling av felles faglige/virksomhetsrelaterte problemstillinger. Fokus på pågående prosjekttiltak og oppdatering på vedlikehold av bygg og anlegg. Utveksling av annen nødvendig informasjon. Antall møter: En gang i måneden. sekretær: Sekretær menighet 13. Stabsplanlegging Samling for alle prester og fellesrådsansatte. Formål: Langtidsplanlegging (1/2 år) av virksomhet og tiltaksområder /eller felles samling omkring aktuelle tema. Samlingen kan benyttes til velferdstiltak og markeringer /erkjentlighetsforhold i organisasjonen. Antall møter: Et i halvåret. Sekretær: saksbehandler domprost. 14. Tverrfaglig koordineringsmøte - kirkefag Møte for prester, diakon, kateket, trosopplærer, kantorer. Formål: Kirkefaglig møte for ansatte med stillingsinnhold som er underlagt menighetsrådets virksomhetsansvar. Møtet skal bidra til å styrke samhandling og koordinere alle tiltak opp mot hverandre enten det er mellom fagområdene eller i lys av gudstjenesteplanleggingen. Fokus skal - 5 -
settes på faglig innhold og formidling gjennom i diakoni, kirkemusikk, trosopplæring og gudstjenesteliv. Møtet skal bidra til utarbeidelse av og oppfølging (utarbeidelse) av menighetens virksomhetsplaner og evaluere/revidere disse i samhandling med råd/utvalg. Antall møter: Tre møter i semesteret. Referatansvar: Møte velger sekretær. E. Relasjon mellom menighetsråd og ansatte hva gjelder virksomhetsansvar og fokusområder. Dette punktet gjelder ansvarsområdene trosopplæring, kirkemusikk, diakoni og gudstjenester. Menighetsrådene er virksomhetsansvarlige for fagområdene. Ansatte har virksomhetsområdene som sitt faglige ansvarsområde. Alle faglige utvalg for virksomhetsansvar skal oppnevnes av menighetsrådet. Utvalg og fagansvarlig ansatte: Trosopplæring(felles): Menighetspedagog Guro Ødegård Lundby, begge menigheter. (Konfirmantarbeidet): Mari Zani er ansvarlig i Hamar menighet. Irmelin bonden er ansvarlig i Vang menighet. Medarbeidere kateket Iver Mosvold og trosopplærer Oddvar Karvainen Øieren, begge menigheter. Kirkemusikk: Domkantor Trond Våge, Hamar menighet. Kantor Nils Tore Enget, Vang menighet. Medarbeider kantor Gudbrand Aasen (Storhamar kirke). Ubesatt organist stilling 80 %. Diakoni: Diakon Siv Leirvik- Engevik. Begge menigheter. Gudstjenester: Sogneprest Per Erik S. Engdal, Hamar menighet. Sogneprest Irmelin Bonden, Vang menighet. Retningslinjer for oppfølging av ulike forhold og tiltak som skal følges opp i stabsmøte: 1. ALLE AKTIVITETER skal være forankret i et organ; Råd, Utvalg eller Ledelse. (menighetsråd, fellesråd, diakoniutv., trosopplæringsutv.,kirkemusikkutv., ledermøte.) 2. Kirkevergen ber menighetsrådene å behandle og vedta planer og budsjett for virksomhetsområdene trosopplæring, kirkemusikk, diakoni på de midler som er tilgjengelige gjennom fellesrådet. Dette gjelder både kommunal og statlig bevilgning. Menighetsrådene må selv avgjøre om dette skal delegeres til utvalgene. 3. Alle nye /endrede tiltak skal meldes inn til Ledermøte (sogneprester, driftsleder og menighetsleder, prost og kirkeverge) for drøfting. Stikkord: Ressursbruk og gjennomførbarhet. 4. Ansvarlig fagansatt for diakoni, trosopplæring, kirkemusikk og gudstjenester, samt menighetsleder og driftsleder skal sørge for at alle tiltak og aktiviteter/hendelser drøftes og planlegges i lokalt stabsmøte, samt å jevnlig evaluere arbeidet. 5. Lokalt stabsmøte må definere og avklare hvem som har ansvar for praktiske forhold som tilrettelegging, opprydding, renhold etc. for alle aktiviteter, faste tiltak og hendelser. 6. Kirker og lokaler brukes av mange rådsmedlemmer og andre frivillige. Det må avklares hvilke forpliktelser som tilhører råd og utvalg, ad-hoc grupper for bruk av kirkelokaler. - 6 -
Handlingsplan og økonomi for trosopplæring, kirkemusikk, diakoni og gudstjenester. Ansvarlig fagansatt skal bidra til at menighetsrådene / utvalg har en overordnet fagplan. Det skal utarbeide handlingsplan etter interne drøftelser som en gang pr år. Det kan være budsjettmidler både fra menighetsråd og fra fellesråd. F. Styringsmøter i råd og utvalg JANUAR Torsdag 22. jan kl 15 00 Administrasjonsutvalg Torsdag 22. jan kl 1330 FEBRUAR Tirsdag 10. febr kl 1430 Administrasjonsutvalg Torsdag 26. feb kl 1300 Torsdag 26. feb kl 15 00 MARS Tirsdag 10. mars kl 1430 APRIL Administrasjonsutvalg Torsdag 16. apr kl 0900 Tirsdag 14. apr kl 1430 Økonomireglement Årsplan Styringsdokument : Møteplan Stillinger : Stillinger HMS Årsrapport og regnskap Økonomiplan 2016-2019 : Stillingsendringer HMS Økonomiplan 2016-2019 - 7 -
Torsdag 30. april kl 1500 MAI Tirsdag 12. mai kl 1430 JUNI Administrasjons- og arbeidsmiljøutvalg Torsdag 28. mai kl 0900 Torsdag 11. juni kl 1500 Virksomhetsrapport Økonomiplan 2016-2019 : HMS - arbeidsmiljøtiltak Bemanning og stillinger Virksomhetsrapport og budsjettjustering Styringsdokument årsplanjusteringer Høsten AUGUST Administrasjons- og arbeidsmiljøutvalg Torsdag 20. AUG kl 0900 Tirsdag 1. sept kl 1430 SEPTEMBER Torsdag 10. sept kl 1500 OKTOBER Tirsdag 6.okt kl 1430 NOVEMBER Tirsdag 10. nov kl 1430 : HMS - arbeidsmiljøtiltak Bemanning og stillinger Økonomiplan 2016-2019 Budsjett - økonomiplan Styringsdokument årsplan justeringer Budsjett 2015-8 -
Torsdag 19.nov kl 15 00 Administrasjons- og arbeidsmiljøutvalg Torsdag 26. nov kl 0900 Virksomhetsrapport Budsjett drift og investering 2015 : Virksomhetsplaner og budsjett 2015 HMS og arbeidsmiljøtiltak G. smøter «Tillitsvalgtforum» Møte mellom tillitsvalgte og kirkeverge i hht tillitsvalgtordningen. Driftsleder og menighetsleder deltar i møtene. Formål: Drøfte aktuelle forhold i organisasjonen i hht Hovedavtalens 7 i den hensikt å vedlikeholde og utvikle relasjonen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og forebygge konflikter og vedlikeholde arbeidsmiljøet. Tillitsvalgforum Februar - uke 7 kl 0830 Tillitsvalgforum Mars - uke 11kl 0830 Tillitsvalgtforum April - uke 15 kl 0830. Tillitsvalgforum Mai - uke 21 kl 0830 Tillitsvalgtforum September - uke 35 kl 0830 Tillitsvalgtforum Oktober - uke 43 kl 0830 Tillitsvalgforum November - uke 47 kl 0830 Aktuelle forhold som berører virksomhet og ansatte Aktuelle forhold som berører virksomhet og ansatte Aktuelle forhold som berører virksomhet og ansatte Aktuelle saker som berører virksomhet og ansatte Aktuelle saker som berører virksomhet og ansatte Aktuelle saker som berører virksomhet og ansatte Aktuelle saker som berører virksomhet og ansatte Revidert Hamar, 1. oktober 2015 Daniel Flugstad Kirkeverge - 9 -