Roller og styring 2015 Innhold: 1. Arbeid i styret 2. Tillitsvalgte 2015 3. Arbeidsprogram 2014-2015 4. Veiledning tillitsvalgte 5. Statutter i Samlaget 6. Forfallister og oppgavefordeling / tiltak 2015 1
Arbeid i styret 2015 Strukturere arbeidet i styret og andre tillitsvalgte Styret velges på ombudsmøtet som avholden første uken i desember. Valgordningen sikrer at det alltid er kontinuitet i styrets sammensetning. Retningslinjer for tillitsvalgtes arbeid er i tillegg til denne redegjørelse regulert i instruksen for den enkelte tillitsvalgte, den 2-årige handlingsplanen og samlagets forfallsliste. Forhold til ungdomsutvalget Ungdomsutvalget er underordnet Samlagsstyret og leder rapporterer på hvert styremøte. Konstituering Etter ombudsmøtet gjennomføres konstituering av styret og andre tillitsvalgte innen 10 dager. Møtedag og sted legges inn i forfallslisten. Alle tillitsvalgte fra ombudsmøtet innkalles og har «møteplikt». Faste saker på møtet: Konstituering gjennomgang av referat fra ombudsmøtet Gjennomgang av instruksene for alle tillitsvalgte Gjennomgang av handlingsplanen som ble vedtatt på ombudsmøtet og drøfte hvilke konsekvenser denne har for styrets arbeid fram mot neste ombudsmøte, herunder: o Fordele eventuelle oppgaver til enkeltpersoner og sette behandlingsmåte og tidsfrist for disse o Nedsette eventuelle arbeidsutvalg som skal arbeide med spesielle saker Gjennomgang av forfallslisten Fastsette møteplan for året: styret, ungdomsutvalget og evt. andre Styremøter Innkalling bør skje en uke før møtet i h t møteplan. Forslag til sakliste skal følge innkallingen. Innmelding av saker bør skje senest 3 dager før møtet. Faste saker på styremøtene Godkjenning av referat fra siste styremøte Forfallslisten Rapport fra ungdomsutvalget Økonomi Dagsaktuelle saker Normalt sendes det ikke ut sakspapirer til styremøtene. Det skrives referat fra styremøtene som innen 14 dager legges ut på samlagets nettsider. Referatet underskrives av sekretæren og mailes styremedlemmene for gjennomlesning før det legges ut på samlagets nettside. Referatet godkjennes av styret på neste styremøte. 2
Tillitsvalgte 2015 (etter ombudsmøtet 2014) På valg Leder: Bjarne Dahle 15 Styremedlem: Rune Halås Rangnes 16 Styremedlem: Svein Sæterøy 16 Styremedlem: Ove Robin Lund 16 Styremedlem: Reidar Ahdell 15 Styremedlem: Øystein Solbakken 15 Ungdomsleder: Ludvik André Sagstad Tolaas 15 Utdanningskontakt og nestleder: Johnny G Vågen 16 Kasserer: Ola Rakvåg Første vara Lene Karlsen 16 Andre vara Torleiv Sagstad 15 Tredje vara Erlend Overaa 15 Revisor: Atle Moen 15 Revisor: Finn A Høstmark 15 IT-kontakt: Reidar Mittet 15 Web-redaktør: Hilde Lovise Lund Banekontakt og instruktør: Frode Standal 15 Instruktør: Dick Brevik 16 Skifelt- og skogsløpskontakt: Finn A Høstmark 15 Cupkomite: Samlagsstyret Uttakingskomite - leder (samlagsleder) Bjarne Dahle Medlem (ungdomsleder) Ludvik André Sagstad Tolaas Medlem (valgt) Jan Erik Frilund 16 Valgkomite leder: Odd Magne Lystad 15 Medlem: Ole Ståle Sandnes 16 Medlem: Hans Nygård 17 Ungdomsutvalget: Leder i ungdomsutvalg: Ludvik André Sagstad Tolaas 16 Medlem: Kato Sætre 15 Medlem: Palmar Haugen 15 Medlem: Erlend Overaa 16 Vara: Gayle Vestnes 16 Vara: Jørn Ole Skiri 15 Leder representerer på Skyttertinget med Nestleder som vara. 3
Arbeidsprogram Romsdal skyttersamlag 2014 2015 Bakgrunn DFS går ikke på skinner. Vi sliter med rekruttering til skytesporten generelt og til tillitsverv, og vi er lite synlig i samfunnet. Økonomien er også anstrengt på flere områder. Vi har lenge konkludert med at vi skal gjøre noe med det. I Romsdal er vi 30 skytterlag oppdelt i 5 kretser. Bare 12 14 lag er aktive i regionen, 8-10 lag er aktive lokalt og 8-10 lag er lite aktive. Noen veldige bra anlegg. 6-7 utbygde utendørs elektronikkbaner og 6-7 gode innendørsanlegg. Tre lag har fast tilrettelagte feltarenaer; Kleive, Aureosen og Rakvåg. Vår formålsparagraf er sentral: DFS mål er å fremme praktisk skyteferdighet innen det norske folk og dyktiggjøre det for landets forsvar. Romsdal skyttersamlag vil utvikle seg i henhold til formålsparagrafen og etter 3 satsningsområder; Aktivitet, Bredde og Miljø Hensikt Hensikten med arbeidsprogrammet er å trekke opp retningslinjer for hvilke satsningsområder samlaget skal prioritere i perioden. Arbeidsprogrammet skal fremme formålene slik de er formulert i lovene til DFS, og de skal ivareta skytternes og skytterlagenes interesser. Behandling Styret legger fram arbeidsprogrammet for ombudsmøtet som vedtar programmet for to år. Programmet legges fram / rulleres hvert år. Programområdene Programområdene skal synliggjøre der samlaget skal ha spesiell fokus for å justere status innen lag og samlag. Hvilke områder trenger spesiell oppmerksomhet for å heve samlagets arbeid i forhold til formålsparagrafene. Programområdene skal vise samlagets interne og eksterne fokusområder i en 2-års periode. Programområde Tid Ansvarlig og involverte Samlagsstyrets arbeid: Bjarne Strukturere styrearbeidet med arbeidsdeling og Johnny G. forfallsoversikter. Lage handlingsplan for samlagets arbeid Rekruttering / Ungdomsarbeid: Påvirke lagene til å markedsføre DFS og skytesporten lokalt ifm. festivaler, martnaer og andre arrangementer med kreative skyterelaterte aktiviteter. Nettsider Øke kvaliteten på nettsidene til samlaget slik at sidene blir en aktuell informasjonskanal, herunder resultatservice og premieregnskap. Ajourhold av informasjon på tillitsnett Baner vedlikehold og sikkerhet Øke fokus på formalisering av vedlikehold av elektroniske skiver og banesikkerhet både inne og ute Johnny G. Ludvik Johnny G. Hilde Reidar Frode Merknad Understreket navn er leder av arbeidsgruppen. Godkjent Ombudsmøtet 6. desember 2012 4
Statutter for samlagets skytinger Oppdaterte statutter for samlagsstevner, lagskytinger etc. finnes på samlagets nettside. Instrukser for tillitsverv i samlaget Oppdaterte instrukser er vedlagt slik: Rolle 1. Leder 2. Nestleder 3. Styremedlemmer 4. Ungdomsleder 5. Utdanningskontakt 6. Banekontakt 7. Kasserer 8. Sekretær Hvert enkelt styremedlem er ansvarlig for å følge opp sin instruks, slik at den er mest mulig korrekt. Det er ikke tenkt at instruksen skal være totalt utfyllende, men den bør nevne områdene hvor det pålegges ansvar. 5
Verv: Samlagsleder Navn: Bjarne Dahle Skytterlag: Holmemstranda Lede den daglige aktiviteten i samlaget Være samlagets administrative kontakt mot Skytterkontoret og Skytterstyret, landsdels- og kretsstyre. Forberede og lede styremøter og andre møter i samlagets regi Forberede og innlede ombudsmøter Representere samlaget i Mørekretsen, Midt-Norge landsdel og på Skyttertinget Økonomi og budsjettansvarlig for Samlaget Attestasjon av inngående fakturaer og reiseregninger Sammen med kasserer, sekretær og utvalgsledere påse at samlagets krav mot andre blir fakturert og innfordret Informasjon til valgkomite og utvalg i samlaget informasjon til lag og tillitsvalgte Utarbeide grunnlag for terminliste Samlagets pressekontakt Utarbeide forslag til handlingsplan og mål for samlaget Nyvalgt samlagsleder deltar snarest mulig på DFS kurs for nye tillitsvalgte 6
Verv: Nestleder Navn: Johnny Gammelsæter Vågen Skytterlag: Nesjestranda & Skaala Føre protokoll på styremøter Sørge for utsending av møtereferat, rundskriv etc. - o også til publisering på samlagets nettside Registrere vinnere av samlagets medaljer og stjerner Registrere vinnere av vandretrofeer i samlaget Sørge for gravering og evt. innkjøp av vandretrofeer - OBS: samlaget har nye pokaler på lager Kontroll av lagenes årsmelding Lage samlagets sammendrag av årsmeldinger Registrere og kontrollere resultatlister Overtar samlagsleders funksjon om nødvendig 7
Verv: Styremedlem Navn: Rune Halås Rangnes Skytterlag: Molde Delta i styremøter i samlaget Være samlagets kontaktperson mot laga i Utensundske krets Delta på årsmøter og evt. andre møter hos lag i Utensundske krets Følge opp, og delta i halvårlige kretsvise møter Utføre oppgaver pålagt av samlag 8
Verv: Styremedlem Navn: Svein Sæterøy Skytterlag: Holmemstranda Delta i styremøter i samlaget Være samlagets kontaktperson mot laga i Indre krets Delta på årsmøter og evt. andre møter hos lag i Indre krets Følge opp, og delta i halvårlige kretsvise møter Utføre oppgaver pålagt av samlag Skal være Samlagets stevneansvarlig på Samlagsstevner på Feltskyting og følge opp i henhold til instruks. 9
Verv: Styremedlem Navn: Ove Robin Lund Skytterlag: Tjelle og Ranvik Delta i styremøter i samlaget Være samlagets kontaktperson mot laga i Indre Langfjord krets Delta på årsmøter og evt. andre møter hos lag i Indre Langfjord krets Følge opp, og delta i halvårlige kretsvise møter Utføre oppgaver pålagt av samlaget 10
Verv: Styremedlem Navn: Reidar Ahdell Skytterlag: Nesjestranda og Skaala Delta i styremøter i samlaget Være samlagets kontaktperson mot laga i Midtre krets Delta på årsmøter og evt. andre møter hos lag i Midtre krets Følge opp, og delta i halvårlige kretsvise møter I samarbeid med banekontakten gjennomføre kontroll av minst fem av skytebanene i samlaget hvert år Utføre andre oppgaver pålagt av samlaget Skal være Samlagets stevneansvarlig på Samlagsstevner Baneskyting og følge opp i henhold til instruks. 11
Verv: Styremedlem Navn: Øystein Solbakken Skytterlag: Vestnes Delta i styremøter i samlaget Være samlagets kontaktperson mot laga i Søndre krets Delta på årsmøter og evt. andre møter hos lag i Søndre krets Følge opp, og delta i halvårlige kretsvise møter Utføre oppgaver pålagt av samlaget Skal være Samlagets stevneansvarlig på Samlagsstevner 15 meter og følge opp i henhold til instruks. 12
Verv: Ungdomsleder og fast styremedlem Navn: Ludvik André Sagstad Tolaas Skytterlag: Nesjestranda & Skaala Delta i styremøter i samlaget Lede ungdomsarbeidet i samlaget Være lagenes kontaktperson i ungdomsarbeid Forberede og lede møter i ungdomsutvalget Utarbeide aktivitetsplan for ungdomsarbeidet i samlaget Bidra til gjennomføring av samlinger og kurs vedr. ungdoms- og rekrutteringsarbeid Sørge for innbydelse til lagene vedr. deltakelse på samlinger, Samt evt. ta ut deltakere Sørge for gjennomføring av vedtatte lagskytinger innen Samlaget I samarbeid med uttakingskomite sørge for uttak av samlagets representasjonsskyttere Sørge for rapportering av merkeoppnåelse, samt dele ut ferdighetsmerker Delta i samlagets budsjettarbeid Delta i samlagets utdanningsutvalg Representere samlaget i utvalgsmøter i Mørekretsen og landsdelen Rapportere til samlagsstyret Innhente politiattester for samlagets tillitsvalgte ved behov Nyvalgt ungdomsleder deltar snarest mulig på DFS s kurs for nye tillitsvalgte 13
Verv: Utdanningskontakt og fast styremedlem Navn: Johnny G Vågen Skytterlag: Nesjestranda og Skaala Delta i styremøter i samlaget Lede og koordinere samlagets utdanningsvirksomhet: - Kontaktperson mot Skytterkontorets utdanningsavdeling - Lede utdanningsutvalget* - Samordne utdanningsaktiviteter med ungdomsutvalg, samlagsinstruktører, IT-kontakt etc. - Organisere, kvalitetssikre og følge opp gjennomføring av vedtatte kurs og samlinger Ansvarlig for å utarbeide terminliste for kurs og utdanning i samarbeid med utdanningsutvalget* Ansvarlig for kurs og utdanning på samlagets nettside Delta i Mørekretsens årsmøte, og andre møter/samlinger/kurs etter behov Rapportere gjennomførte kurs til skytterkontoret og påse at samlaget mottar rettmessige kursbidrag (OBS: fortløpende rapportering kreves) Rapportere til samlagsstyret og ombudsmøtet Nyvalgt utdanningskontakt deltar snarest mulig på DFS kurs for nye tillitsvalgte *: Utdanningsutvalget består av utdanningskontakten, ungdomslederen og samlagsinstruktørene. 14
Verv: Banekontakt Navn: Frode Standal Skytterlag: Kleive Føre tilsyn med skytebanene Ajourholde samlagets kartotek over baneanleggene Gjennomføre befaringer Være bindeledd mellom lag og Skytterkontoret i banesaker Være lagenes rådgiver i banesaker Rapportere til samlaget om virksomheten Lage og revidere plan for banekontaktens aktivitet Nyvalgt banekontakt deltar snarest mulig i DFS sin opplæring for banekontakter 15
Verv: Kasserer Navn: Ola Rakvåg Skytterlag: Rakvåg Føre samlagets regnskap iht. DFS regnskapsregler Kontroll av inngående fakturaer Betaling av inngående fakturaer Forestå fakturering for samlaget Forestå innfordring av samlagets krav Utarbeide budsjett sammen med formann, ungdomsleder og utdanningskontakt Presentere regnskap for styret når ønsket Fremlegge regnskapet til revisjon i rimelig tid før ombudsmøtet Fordele og utbetale statsbidrag til lagene Nyvalgt kasserer deltar snarest mulig i DFS kurs for nye tillitsvalgte 16
Forfallsliste og oppgavefordeling / tiltak 2015 Primo = 01 10 / Medio = 11 20 / Ultimo = 21-31 TID GJØREMÅL UTFØRER MERKNAD Jan 4. Styremøte primo Bestille medaljer og premier Feb 19. Styremøte Frist tingsaker Rapportere feltskytingsbidrag Mar Apr 23. Rapport skoleskyting Styremøte Start terminlister for å skape best mulig samarbeid Mai Jun Laguttak samlagsskyting Midt-Norsk /LS /LMS Påmelding LS 18. Styremøte Jul Nominasjon Nordisk junior Etteranmelding LS Aug 27. Sep 24. Okt Nov 26. Styremøte Sette i gang valgkomiteen, slik at de blir ferdige med sitt arbeid til ombudsmøtet Styremøte - Planlegge ombudsmøtet Rapport dugleik / DN sktmed Styremøte Årsmelding skt.lag Rapport skogsløp m/ skt Stevneguiden Styremøte 17
Des - Ombudsmøtet - 2. Ombudsmøte 12. Konstituerende styremøte - Adresseendring lag og samlag - Endring mail-lister (tillitsvalgte) - Skyttertidende endring - Premier 2016 18
Romsdal Skyttersamlag www.dfs.no/romsdal / romsdal@samlag.no Oppgaver for Stevne-ansvarlig i forbindelse med Samlagsstevner De senere år har det skjedd flere ganger at Samlaget har stått uten representant ved premieutdelingen på Samlagsstevnene, dette kan selvsagt skje fra tid til annen, men for å minimere risikoen for dette og at vi skal sikre jevnere kvalitet på stevnene gjøres foretas noen enkle kontrollspørsmål / sjekker i forkant av alle stevnene. Følgende liste skal benyttes for kontroll av arrangør: Er skivene sjekket og logg utfylt og opphengt på standplass? Er det laget en tidsplan for stevnet, og tilsendt samlaget? Er det nok personell til gjennomføringen, personellplan skal sendes samlaget Har arrangøren kompetanse til å løse tekniske problemer underveis? Har arrangøren premiebord klart til utdeling? Resultatlister skal sendes ASAP ut til: o Deltakerlag (sendes på mail) o DFS resultatside (lastes opp på portalen) o Samlagets nettside (mail til samlaget) Følgende liste skal benyttes for kontroll av Samlagets plikter: Det skal forberedes medaljer, pokaler og stjerner alt av Mesterskapspremiering er Samlagets ansvar. Det som ikke kan deles ut med det samme merkes med navn på vinner og skal sendes av arrangøren. Det skal gjennomføres premieutdeling på alle samlagsstevner også 15 meter. Det er leder i samlaget som er ansvarlig for å representere samlaget ved stevner og stevneansvarlig er ansvarlig for å ta over denne oppgaven hvis samlagsleder ikke kan stille. Det er avgjørende for gjennomføringen av utdeling at korrekte lister fremskaffes i riktig tid og utforming for at korrekte skyttere skal utropes til vinnere. Samlagsleder / stevneansvarlig skal sørge for å ha oversikt over tidligere vinnere / stjerner som er utdelt. 1
Romsdal Skyttersamlag www.dfs.no/romsdal / romsdal@samlag.no Følgende lister må som minimum framskaffes før premiering: Mesterskapslister i alle klasser. Lagskytingslister, når slike skal arrangeres Antall medaljer / stjerner og pokaler skal være i henhold til skyteboka / statuttene for det aktuelle stevnet. Vedlegg: Mal for sjekkliste Mal for tidsplan for stevnet Mal for mannskapsplan For Styret i Romsdal Skyttersamlag Mannskapslister.doc x Vedlikeholdsprotokoll.pdf tidsplan.xlsx 2