Skole/virksomhet: Dokumentnr.: 15 Aktivitet: Rutiner ved fravær Utarbeidet av: Gro Madla Godkjent av: Rektor og tillitsvalgt i møte 24.11.09 Gjelder fra: 25.10.2010 Mål: Flest mulig elever skal gjennomføre skoletilbudet best mulig. Tiltak Tid Ansvarlig Inntakslistene påføres Før skolestart OT markeringer på elever som en vil at /faglærer skal følge opp ekstra Elevene orienteres om skolestart ordensregelment og fraværsføring Fravær føres på arena Daglig, hele året Alle lærere/assistenter Egenmelding skrives for de Første oppmøtedag etter elev første tre fraværsdager Sykemelding leveres og arkiveres i elevmappe Utsendelse av varsel etter gjeldene rutiner Referat skrives og legges i elevmappe for alle tiltak og møter dersom ovennevnte brytes/eller det er fare for slutt Til hvert klasselærerråd kjører ut fraværsoversikt for klassen, og enkeltelever diskuteres og følges opp ved behov fravær Så fort det lar seg gjøre, senest første oppmøtedag etter sykdom Så fort at forhold kan rettes på Umiddelbart hele året Hele året Elev og og faglærere, Vedlegg 1) Detaljert fremgangsmåte ved stort fravær/fare for slutting Vedlegg 2) Administrative rutiner ved slutt i enkeltfag eller full slutt Vedlegg 3) Ferdige brev Vedlegg 4) Skolens samarbeid med hybelteamet 1
Vedlegg 1 Detaljerte rutiner for håndtering av stort fravær OPPGAVE TIDSPUNKT/ FORKLARING 2 Ved fravær gis Så tidlig som mulig beskjed via sms, e-post, telefon samme dag eller Skolearena. 3a Dokumentasjon av fraværet: a) Eleven leverer egenmelding for de tre første dagene b) Eleven leverer legeattest for fravær utover 3 dager Hvis dette ikke leveres, regnes fraværet som udokumentert. 4 Ved mer enn en dags fravær uten varsel til skolen, kontaktes elev/foresatte [1]. 5 Ved udokumentert fravær/evt. uten varsling, avholdes det samtale med eleven. 6 Ved fortsatt fravær blir eleven (og eventuelt foresatte) skriftlig innkalt. sender møteinnkalling via kontoret, med kopi til avdelingsleder Brev nummer en. Hensikten med møtet er å forhindre mer fravær. På et slikt møte bør man komme fram til en avtale om tiltak for å hindre ytterligere fravær. Avtalen bør evalueres etter to-tre uker - oppfølgingsmøte OT informeres. Ved første oppmøte på skolen etter fravær. Innen utgangen av andre fraværsdag. Etter tre dagers udokumentert fravær. Fraværet trenger ikke være sammenhengende. Etter fem dagers udokumentert fravær, eller hvis eleven etter punkt 5 ikke viser bedring. Fraværet trenger ikke være sammenhengende. ANSVARLIG Elev/foresatte Elev [2] /avdelingsleder Karriereveileder, sospedrådgiver ved behov 7a 7b Elevvarsel leveres kontoret til oppfølging. Sendes i posten til foresatte for elever under 18 år. Husk kvitteringsslipp fra eleven til Så tidlig at det er mulig å rette på forhold og faglærer 7c 7d Fraværet kontrolleres hver 14 dag for elev som har fått varsel Hvis ikke bedring Møte brev 2a)der karriereveieleder eller sospedrådgiver skal være med Ved fortsatt fravær skal noen fra elevtjenesten inn Ved ny sjanse, nytt møte etter 14 dager med evaluering NB. Karriereveileder skal være med på sluttmøte, unntaksvis OT 2
8a 8b 8c 8d Oppfølgingsmøte. Problematikk foreløpig løst. Eleven følges likevel tett opp med tanke på fravær. Eleven møter ikke til oppfølgingsmøte. Nytt tidspunkt avtales/ny innkalling sendes brev 3 Eleven møter ikke til samtale(kan utvises inntil fem dager). Brev nummer 2b) Ingen bedring/respons: eleven innkalles til sluttmøte. 9 Eleven møter ikke til sluttmøte. Brev nummer tre a eller b. OT skal delta. 10a Eleven har sluttet. OT kaller inn rettselev. 10b Sluttføring av saksbehandling. Brev nummer fire sendes fylkesutdanningssjefen Etter endt prøveperiode. Straks etter avtalt møte. Straks etter avtalt møte. Innen en uke etter at brev nummer to er sendt ut. Samme dag som møtet er berammet. Umiddelbart etter sluttmelding er sendt. Innen ti dager etter brev nummer tre er utsendt. /avdelingsleder /avdelingsleder /avdelingsleder Sosialpedagogisk veileder. Kopi av referat sendes OT. / avdelingsleder/ot /avdelingsleder/ sospedveil.eder/ot OT /NAV Studieleder/sos.ped.veil. [1] Fra og med dette punktet i prosedyren skal alt dokumenteres skriftlig. Og legges i elevmappe [2] Elevtjenesten som er sospedrådgiver, karriereveileder, spespedrådgiver og PPT, brukes som avlastning/ressursperson for når som helst i prosessen Vedlegg 2 Administrative rutiner Delkurselev. Skjema settes i perm på kontoret med kopi til som videreformidler til faglærer. Ansvarlig: Ann-Mari Registrering i IST Ansvarlig: Kontoret Fritak for tidligere beståtte fag. Skjema settes i perm på kontoret med kopi til som videreformidler til faglærer. Ansvarlig: Ann-Mari Registrering i IST Ansvarlig: Kontoret Kontoret melder fra til lånekassen Kontoret sørger for kopi på av sluttmelding til: *IT-avdelinga * OT *karriereveileder *AVGO *Elevmappe * registrering IST Når kontoret får sluttmelding, sendes det umiddelbart ut regning for manglende PC/bøker dersom det er aktuelt. Det skal også informeres om konsekvensene ved manglende betaling. Ved fritak i fag eller overgang til delkurselev må utlånte lærebøker for fag som ikke skal tas, leveres inn og kvittering gis for mottatte bøker. Ansvarlig: Hvis delkurselever som tar enkeltfag slutter i faget, melder faglærer til avd.leder som følger opp. Når en elev har sluttet, følger OT opp denne etter gjeldende regler for OT VEDLEGG 3, diverse brev: 3
Brev 1 Til Elev, foresatte, der elev er under 18 år eller har gitt samtykke til kontakt med foreldrene Du kalles med dette inn til møte for å diskutere din skolesituasjon Dato: Tid: Sted: Dersom tidspunktet ikke skulle passe, ber vi deg si fra om dette snarest mulig slik at nytt tidspunkt kan avtales. Kopi på e-post til avdelingsleder Sosped karriereveileder 4
Brev 1 alternativ nr to Til Elev, foresatte, der elev er under 18 år eller har gitt samtykke til kontakt med foreldrene INNKALLING TIL MØTE Du har i dag mer enn fem dager fravær. Skolen ser svært alvorlig på slikt fravær og ønsker derfor å drøfte situasjonen med deg/dere. Møte avholdes på den.. kl.. På møterom. Formålet med møte er å finne frem til tiltak slik at det blir mulig å gjennomføre det påbegynte skoleåret Dersom tidspunktet ikke skulle passe, ber vi deg si fra om dette snarest mulig slik at nytt tidspunkt kan avtales. Kopi på e-post til avdelingsleder Sosped karriereveileder 5
Brev 2 Til Elev, foresatte, der elev er under 18 år eller har gitt samtykke til kontakt med foreldrene INNKALLING TIL MØTE Vi viser til møte den. Der vi avtalte ulike tiltak for at du skulle komme gjennom dette skoleåret på best mulig måte. Vi er ikke fornøyd med utviklingen i oppfølging av skolearbeidet og kaller med dette inn til nytt møte. På den. Kl.. på møterom Formålet med møte er å avklare elevstatus. Kopi på e-post til Avdelingsleder Sospedrådgiver Karriereveieleder OT 6
Til Elev, foresatte, der elev er under 18 år eller har gitt samtykke til kontakt med foreldrene Brev 2, alternativ to Det vises til innkalling til møte med skolen den. Du møtte ikke til møte og har heller ikke oppgitt noen grunn for dette. Dersom du snarest ikke tar kontakt med skolen antar vi at du har valgt å slutte og ber om at du kommer til skolen for å skrive sluttmelding og for å levere eventuelle lærebøker, PC med videre som er skolens eiendom. Dersom du ikke tar en slik kontakt innen (14 dager fra i dag), vil du motta ett nytt brev fra skolen med sluttmelding som vi ber deg om å returnere, samt regning for eventuelt lånt utstyr. Kopi på e-post Avdelingsleder Karriereveileder Sospedrådgiver OT 7
Brev 3 til Elev, foresatte, der elev er under 18 år eller har gitt samtykke til kontakt med foreldrene Det vises til brev av.. Skolen har ikke hørt fra deg siden, og sender derfor sluttmeldingsskjema for underskrift. Vennligst skriv under skjema og returner dette til skolen i vedlagte frankerte konvolutt. Returner underskrevet sluttmelding innen 10 dager fra dette brevets dato. Eller du kan ta kontakt med skolen for å drøfte din skolesituasjon umiddelbart. Hører vi ikke noe fra deg oversendes saken din til Fylkeskommunen der fylkesutdanningssjefen vil foreta videre behandling. rektor Kopi på e-post Avdelingsleder Sosped. Karriereveileder OT 8
Brev 4 til Nord-Trøndelag fylkeskommune AVGO Seilmakergata 7735 STEINKJER Avbrudd i undervisningen skoleåret, ikke underskrevet sluttmelding Vedlagt oversendes nødvendige sakspapirer i forbindelse med (navn) (fødselsnummer) som er elev ved Skolen har pr. i dag ikke mottatt underskrevet sluttmelding og ber nå Fylkesutdanningssjefen om å sluttføre saksbehandlingen. Rektor Vedlegg: Kopi av alle møtereferat vedrørende elev Kopi av korrespondanse med elev Annen dokumentasjon 9
Vedlegg 4 Skolens samarbeid med hybelteamet Elevene er skolens ansvar har ansvar for oppfølging av eleven Hybelteamet er kommunens samarbeidsorgan for skolen og den enkelte til beste for hybelboeren Fraværsproblematikk kan ikke overlates til hybelteamet Alle tiltak som gjelder den enkelte elev, skal dokumenteres og arkiveres i elevmappa Dersom /hybelkontakt bestiller bistand til eleven fra fra eksterne for eksempel kommunens helsetilbud, noteres dette som utført i elevens mappe. 10