MØTEINNKALLING Formannskapet Dato: 28.08.2013 kl. 14:00 Sted: Kommunehuset Arkivsak: 12/00623 Arkivkode: 033 Evt. forfall meldes snarest til møtesekretær tlf 32068300 eller postmottak@nesbu.kommune.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale VALGSTYRET INNKALLES SAMTIDIG TIL MØTE DER DET VIL BLI ORIENTERT OM VALGSTYRETS OPPGAVER I FORBINDELSE MED STORTINGSVALGET 2013 SAKSKART Side Møteinnkalling 48/13 13/00201-29 Saker til behandling Økonomirapporter 2013 2 49/13 13/00899-1 Halvårsrapport 1. halvår 2013, enhet Fellestjenester 4 50/13 13/00978-1 TV-aksjon 2013 7 51/13 13/00789-3 78/9, Trytetjern - makeskifte 8 52/13 13/00972-2 Sani Blomster AS - Søknad om tilskudd fra kommunalt næringsfond 11 53/13 13/00995-1 Organisering av enhetene helse og pleie / omsorg 13 Nesbyen, 20.08.2013 Tor Magnussen ordfører
Saker til behandling 48/13 Økonomirapporter 2013 Arkivsak-dokument: 13/00201-29 Arkivkode: --- Saksbehandler: Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 28.08.2013 48/13 Saken avgjøres av: Formannskapet Saksopplysninger: Økonomirapport Fellestjenestene for juli 2013 viser: Fellestjenestene Avvik angjeldende måned Budsjett hittil i år Regnskap i år Avvik i NOK Årsbudsjett Prognose Regnskap Brukerbetaling 0-2 -3-1 -4-5 -3 Andre salgs- og leieinntekter 347-8 019-7 204 815-13 831-13 016-8 723 Overføringer med krav til motytelse 64-3 835-2 398 1 437-7 428-5 991-2 847 Andre direkte og inndirekte skatter 0 0 0 0-2 225-2 225 0 Sum inntekter 411-11 856-9 605 2 251-23 488-21 237-11 573 Lønnsutgifter 71 5 291 5 022-269 9 718 9 449 4 867 Sosiale utgifter -17 1 528 1 402-127 4 816 4 689 1 361 Kjøp av vare og tjenester som inngår i tj.produksjon -527 6 888 7 408 520 12 237 12 756 7 891 Kjøp avtjenester som erstatter tj.produksjon -2 143 8 283 5 555-2 728 11 055 8 327 4 514 Overføringer -337 4 969 4 906-63 8 285 8 221 5 260 Avskrivinger 0 0 0 0 956 956 0 Renteinntekter og utbytte 3-23 0 23-40 -17 0 Avdrag på lån 0 0 0 0 0 0 0 Utlån 0 0 0 0 0 0 200 Sum utgifter -2 950 26 936 24 293-2 644 47 027 44 381 24 093 ALLE -2 538 15 080 14 687-393 23 538 23 144 12 519 Fravær for fellestjenestene er på 4,8 % ved utgangen av juli 2013.
Vurdering: På foreliggende rapport er ikke inntekter for juli måned for salg av kraft bokført. Dette vil bli fakturert fra Hallingkraft i august og vil bli inntektsført på den måneden Det er først når avregning for 2013 foreligger i månedskiftet januar/februar 2014 at alle inntekter på salg av kraft vil være ajjour. Det vil i perioden juni 2013 og ut året være større utgifter til lønn på budsjettområdet enn det som var lagt til grunn ved budsjettvedtaket i sak 12/02085. Dette vil medføre fare for et større avvik på dette området dersom en ikke legger opp til budsjettregulering på området. Dette vil administrasjonen komme tilbake til i forbindelse med fremleggelse av halvårsrapport for Nes kommune for 2013. Rådmannens innstilling: Økonomirapporten for fellestjenestene for juli 2013 tas til orientering.
49/13 Halvårsrapport 1. halvår 2013, enhet Fellestjenester Arkivsak-dokument: 13/00899-1 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 28.08.2013 49/13 Saken avgjøres av: Formannskapet Saksopplysninger: Tjenestebeskrivelse og organisering Fellestjenestene omfatter det sentrale politiske styringsapparat med formannskap, kommunestyre, administrasjonsutvalg og arbeidsmiljøutvalg, samt rådmannskontor, økonomiavdeling og revisjon. Videre inngår servicetorg/sentralbord/informasjonstjeneste, samordning av innkjøp, beredskap, EDB-drift, personalforvaltning, sekretariatsfunksjoner/politisk sekretariat, sentralarkiv,, samt samordning av sysselsettingstiltak, intern attføring og lærlingeordningen. Kirkebudsjettet ligger også under dette planområdet, samt eldrerådet, overformynderiet, skolefaglig ansvarlig, kraftomsetning og næringsstøtte/tiltaksarbeid. For øvrig berører store deler av kommunens drift ansvarsområdet under fellestjenestene, jfr. koordinering av det samarbeid som foregår mellom kommunens enheter og avdelinger. Overordna mål Fellestjenestene skal samordne og drive støttefunksjoner. Kommuneplanen slår fast at Nes skal ha et godt tjenestetilbud som er tilpasset brukerne og deres behov. Brukeren skal være i sentrum. De ansatte er kommunens viktigste ressurs, og en god personalpolitikk er viktig for å kunne få utnyttet denne ressursen optimalt. Hovedmålsettingen med fellestjenestenes drift er at de innenfor tilgjengelige rammer, økonomisk, bemanningsmessig og kompetansemessig, skal gi enhetene best mulig støtte slik at disse kan drive løpende tjenesteyting på kort og lang sikt. I forhold til de satte mål for fellestjenestene, går disse stort sett som planlagt: Opprettholde dagens tjenestetilbud, utvikling IA, forbedre interne samarbeidsrelasjoner og forbedring av informasjonsrutiner.
Styringsmål Styringsmål Status Nes v/forrige måling Landet (årets måling) Mål 2013 Resultat 2013 Sykefravær 6,0 <3.7 4,1 Medarbeidertilfredshet (skala fra 1 6) 5.0 4.4 >5.0 4,9 Sykefraværet har hatt en positiv utvikling i første halvår 2013. Den positive utviklingen kommer i sin helhet blant langtidssykemeldte. Økonomi Regnskap Periodisert Avvik i Budsjett Prognose Avvik for Regnskap Halvårsrapport 2013 2013 budsjett NOK 2013 2013 året 2012 Brukerbetaling -3-2 -1-4 -5-1 -2 Andre salgs- og leieinntekter -6 405-6 873 468-13 831-13 363 468-8 052 Overføringer med krav til motytelse -2 315-3 714 1 399-7 428-6 029 1 399-2 578 Andre direkte og inndirekte skatter 0 0 0-2 225-2 225 0 0 Inntekter -8 723-10 589 1 866-23 488-21 622 1 866-10 632 Lønnsutgifter 4 064 4 405-340 9 718 9 378-340 3 594 Sosiale utgifter 1 164 1 273-109 4 816 4 706-109 1 096 Kjøp av vare og tjenester som inngår 6 915 i tj.produksjon 5 908 1 006 12 237 13 243 1 006 7 118 Kjøp avtjenester som erstatter tj.produksjon 4 857 5 444-587 11 055 10 467-587 3 080 Overføringer 4 671 4 408 263 8 289 8 552 263 4 843 Avskrivinger 0 0 0 956 956 0 0 Renteinntekter og utbytte 0-20 20-40 -20 20 0 Utlån 0 0 0 0 0 0 200 Utgifter 21 671 21 418 253 47 031 47 282 253 19 931 Resultat 1. halvår 12 947 10 829 2 119 23 542 25 660 2 119 9 298 Tabellen viser et netto forbruk på 55 % for første halvår.
Rådmannens innstilling: Halvårsrapporten 2013 tas til orientering 6
50/13 TV-aksjon 2013 Arkivsak-dokument: 13/00978-1 Arkivkode: 223 Saksbehandler: Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 28.08.2013 50/13 Saken avgjøres av: Formannskapet Saksopplysninger: I år går innsamlingsmidlene fra TV-aksjonen til Nasjonalforeningen for Folkehelse og deres arbeid for å bedre livskvaliteten til dem som er rammet av demens og deres nærmeste. De bevilger også penger til å forske på hvorfor noen får demens. Dette kan bidra til å utvikle medisiner mot sykdommen. I dag finnes det ingen behandling eller medisiner som kan stoppe utviklingen av demens. Rådmannens innstilling: Det bevilges kr. 7.000,- som bidrag til TV-aksjonen 2013 Beløpet dekkes over konto 14700 100 1805. 7
51/13 78/9, Trytetjern - makeskifte Arkivsak-dokument: 13/00789-3 Arkivkode: 78/9 Saksbehandler: Svein Magne Bråten Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 28.08.2013 51/13 2 Kommunestyret Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Underskrevet Intensjonsavtale av 14.06.2013 mellom Stein Erik Livgård og Nes kommune. Dokument i saka: Intensjonsavtale Saksopplysninger: Nes kommune har i lengre tid jobbet med å erverve Trytetjernområdet slik at kommunen kan styre utviklingen i området, til glede for kommunens innbyggere. Dette arbeidet ble aktualisert da Statskog solgte eiendommen ved Trytetjern i 2012. Kommunen har forhandlet med ny eier, Stein Erik Livgård, om erverv av området og kommet fram til en avtale som innebærer at Nes kommune overtar ca. 720 dekar ved Trytetjern, inkludert festekontrakter med skytebanene og hytte, men ikke rettighetene til å bruke vannet til isbanekjøring. Stein Erik Livgård overtar Nes kommunes eiendom i Sevrelia, ca. 4800 dekar skog og utmark, med to hytter og betaler et mellomlegg på kr. 1,5 mill. Kommunen holder tilbake fallrettigheter i Sevrelia. Det er opp til Kommunestyret å godkjenne avtalen. Forhold til overordna plan: Begge områdene ligger som LNF-områder i kommuneplanen. Miljøkonsekvenser: Ingen vesentlige 8
Økonomiske konsekvenser: En makeskifteavtale skal i utgangspunktet være nøytral økonomisk sett. I og med at det er ulik størrelse og inntektsmulighet på eiendommene innebærer avtalen at kommunen realiserer en del av sin faste eiendom og mottar et kontantbeløp. Vurdering: Trytetjernområdet er et av de viktigste friluftsområdene i Nes. Kommunen og lokale lag og foreninger ønsker å bruke området aktivt og det er derfor viktig at man har den nødvendige råderett over arealet slik at dette kan gjennomføres. Det vurderes derfor som fornuftig at kommunen erverver området. Selv om kommunen må avstå et større skogsområde i Sevrelia vil området rundt Trytetjern ha større interesse for kommunen ved at det området er et viktigere frilufts- og aktivitetsområde for kommunens innbyggere. I forbindelse med forhandlingene ble arealet ved Trytetjern korrigert noe fra kommunens opprinnelig avgrensning på ca. 780 dekar. Det er enighet om et areal på ca. 720 dekar. Endelig areal vil bli fastlagt ved oppmålingsforretning. Når det gjelder de økonomiske vurderingene rundt avtalen kan verdiene av områdene grovt sett vurderes som i tabellen under: Verdi Trytetjern Verdi Sevrelia Skog/tømmer 640.000 2.190.000 Jakt 60.000 480.000 Fiske 100.000 0 Festeinntekter 320.000 0 Hytter 480.000 430.000 Total verdi 1.600.000 3.100.000 Stein Erik Livgård betaler kr. 1,5 mill i mellomlegg. Handelen skal dermed representere relativt like verdier. Avtalen innebærer overdragelse av konsesjonspliktige eiendommer, samt deling av landbrukseiendom. Avtalen vil derfor ikke være endelig før deling av eiendommene og konsesjonssøknader er godkjent. Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner intensjonsavtalen av 14.06.2013 mellom Stein Erik Livgård og Nes kommune om erverv av Trytetjernområdet og salg av eiendommen Sevrelia. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre avtalen. 9
Vedlegg til sak 10
52/13 Sani Blomster AS - Søknad om tilskudd fra kommunalt næringsfond Arkivsak-dokument: 13/00972-2 Arkivkode: 223 Saksbehandler: Anne Borchgrevink Alu Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 28.08.2013 52/13 2 Kommunestyret Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Søknad om tilskudd fra næringsfondet. Dokument i saka: Søknad om tilskudd fra næringsfondet. Saksopplysninger: Sani blomster AS er et nytt aksjeselskap som eies av Nesbyen Sanitetsforening. Sani blomster AS søker om tilskudd på kr 150.000,- fra næringsfondet i forbindelse med oppstart av blomsterforretning i Nesbyen. Økonomiske konsekvenser: Økonomiske konsekvenser for Nes kommune ut over selve tilskuddsbeløpet, vil være at tilskuddet på sikt vil kunne gi skatteinntekter for kommunen. Vurdering: Det vises til utdrag av 2 i «Vedtekter for bruk av næringsfond i Nes kommune»: «Det må vises varsomhet med å gi støtte til nyetablering av detaljhandel, tjenesteytende- og annen servicevirksomhet, dersom dette medfører konkurransevridning mellom bedrifter innen kommunen.» Per i dag er det i kommunen ett gartneri med blomsterutsalg sommerstid og blomsterutsalg i dagligvarebutikkene. Det er ingen blomsterforretning i kommunen, og etablering av blomsterforretning vil derfor i en viss utstrekning kunne påvirke eksisterende blomsterutsalg. I h.h.t. 9 i «Retningslinjer for bruk av Nes kommunes næringsfond» skal søknaden bl.a. inneholde: «Ved nye etableringer skal det foreligge driftsbudsjett og forretningsplan for virksomheten som er vurdert av Hallingdal Etablerersenter eller annen tilsvarende kompetanse.» Søknaden inneholder ikke driftsbudsjett, og det framkommer ikke av søknaden at forretningsplanen er vurdert av Hallingdal Etablerersenter eller annen tilsvarende kompetanse. Søknaden inneholder derimot et kostnadsoverslag for 11
investeringer, hvor noen av postene må være å betrakte som driftskostnader og ikke investering. Det er likevel satt opp investeringskostnader som er store nok til at søknadsbeløpet ikke utgjør over 50%. Finansieringsplanen inneholder eget arbeid til en verdi av kr. 245.000,-. Det er ikke spesifisert i søknaden hva dette består av, men ut fra de spesifiserte kostnadene i kostnadsoverslag ser det ut til at beløpet for eget arbeid er noe høyt. 10 i retningslinjene lyder: «Før det fremmes søknad om støtte fra Nes kommunes næringsfond skal andre finansierings- og støtteordninger være vurdert og eventuelt omsøkt.» Det fremkommer av søknaden at det ikke er søkt eller mottatt tilskudd fra andre offentlige instanser, men det fremkommer ikke om det er vurdert andre finansierings- og støtteordninger. Oppsummering: - Tilskudd til oppstart av blomsterforretning vil kunne påvirke eksisterende blomsterutsalg, jfr. 2 i vedtektene. - Driftsbudsjett er ikke vedlagt, jfr. 9 i retningslinjene. - Forretningsplan er ikke vurdert av kompetent miljø, jfr. 9 i retningslinjene. - Det fremkommer ikke om andre finansierings- og støtteordninger er vurdert, jfr. 10 i retningslinjene. - Søknadsbeløpet utgjør mindre enn 50 % av budsjetterte investeringskostnader. Rådmannens innstilling: Alternativ 1: Nes kommune innvilger Sani Blomster AS et tilskudd på inntil kr 150.000,- ett hundrede og femti tusen, begrenset oppad til 50% av investeringskostnadene. Tilskuddet dekkes av næringsfondet konto 14700.100.3252. Det må fremlegges en kort sluttrapport og revidert/attestert regnskap før tilskuddet kan utbetales, jfr. 14 17 i «Retningslinjer for bruk av Nes kommunes næringsfond.» Alternativ 2: Behandling av søknad om tilskudd til Sani Blomster AS utsettes i påvente av at det foreligger driftsbudsjett og opplysninger om andre finansierings- og støtteordninger er vurdert eller omsøkt. Vedlegg til sak 12
53/13 Organisering av enhetene helse og pleie / omsorg Arkivsak-dokument: 13/00995-1 Arkivkode: 031 Saksbehandler: Hanne Brunborg Saksgang Møtedato Saknr 1 Helse- og sosialutvalget 29.08.2013 2 Formannskapet 28.08.2013 53/13 3 Kommunestyret 12.09.2013 Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: 1. Organisering enhetene Helse PLO historikk 2. Organisasjonskart enhet Helse 3. Organisasjonskart enhet Pleie og omsorg Dokument i saka: Organisering enhetene Helse PLO historikk Organisasjonskart enhet Helse Organisasjonskart enhet Pleie og omsorg Statusrapport pleie og omsorg. RO juni 2007 Saksopplysninger: Saken er skrevet på bakgrunn av formannskapsvedtak i sak 26/13, 24.04.2013, siste avsnitt: «Rådmannen bes videre om å vurdere nåværende organisasjonsform, med at Helse, Pleie & omsorg er organisert som to enheter med hver sin enhetsleder. Formannskapet ber om en vurdering av hensiktsmessigheten av en sammenslåing av enhetene under en kommunalsjef, som har hovedfokus på ledelse, samordning, effektivisering og økonomi-, budsjettstyring. Formannskapet ber om at fordeler og ulemper legges frem for formannskapsmøte i mai 2013.» Det er nødvendig å kjenne til historikk og begrunnelser for tidligere omorganiseringer av kommunen for å finne gode løsninger for framtidig organisering. Viser til vedlegg 1 som gir en bredere oppsummering av den organisatoriske utviklingen i enhetene for helse og pleie/omsorg, fra etatstruktur til flat struktur med 12 enheter, og nå en fortettet flat struktur med 7 enheter. I tillegg er det en stab. Enkelte fagområder har også skiftet plass i organisasjonen, inkl. regionale virksomheter og NAV. Nåværende organisering: Nes kommune har i dag 7 enheter: Pleie & omsorg, Helsetjenester, Teknisk, Kultur, Barnehage, Nes barneskole, Nes ungdomsskole. I tillegg er Fellestjenester 13
(økonomi, sekretariat, servicetorg) underlagt rådmannen, men med økonomisjef som mellomleder for sine ansatte og kommunalsjef personal/skolefaglig ansvarlig også som mellomleder for sekretariat og servicetorg. Den andre kommunalsjefen er kommunalsjef innen personal/økonomi. Forhold til overordna plan: Kommuneplanens samfunnsdel, del 4, peker på en del utfordringer, mål og strategier for kommunens organisasjon. Ett av målene er at «Nes kommune skal være en tidsmessig og effektiv organisasjon og ha tydelige mål for standard og kvalitet på kommunens tjenester.» En av strategiene er at «Nes kommune skal ha fokus på ledelse, arbeidsmiljø, kompetanseutvikling, og praktisere en bevisst og aktiv arbeidsgiverpolitikk.» Miljøkonsekvenser: Skriv inn vurdering her Helse-/miljø og beredskapsforhold: Skriv inn vurdering her Økonomiske konsekvenser: Rådmannens innstilling er at kostnader knyttet til prosessen belastes formannskapets disposisjonskonto med inntil 200.000 kr. Dette inkluderer bruk av ekstern konsulent etter begrenset anbud og eventuelle administrative kostnader. Inntil 200.000 kr innebærer at dette er å anse som en ramme, et mer detaljert budsjett vil bli utarbeidet administrativt når anbudsrunden er ferdig. Det er ikke budsjettert med en slik omorganisering i 2013/2014, dermed er det formannskapets egne midler som er disponible til slike tiltak. Saken sendes parallelt til HSU og formannskap, men siden den økonomiske rammen er utenfor formannskapets myndighet så sendes saken også til kommunestyret. Saken vil også bli sendt til Eldrerådet og RÅFU. Vurdering: Dette vedtaket forutsetter en videre prosess som krever bred involvering av ansatte, verneombud og tillitsvalgte i tråd med lov- og avtaleverk, jf. bl.a. arbeidsmiljøloven 4-2/8-2 og hovedavtalen del B 1-4/3-1. Organiseringen i disse to enhetene må også sees i sammenheng med kommunens øvrige organisasjon, slik at rådmannen har klare linjer for rapportering og fullmakter internt. Prosessen gjennomføres så snart som mulig, senest 1.kvartal 2014. Administrasjonen har begrenset kapasitet til å gjennomføre en slik prosess uten ekstern støtte (konsulentbistand), siden vi for tiden kun har konstituerte ledere både som rådmann, enhetsleder pleie & omsorg og i avdeling for tjenester til funksjonshemmede. Siden hovedformålet med organisasjonsvurderingen også berører fullmakter, ansvar og oppgaver til de som må gjennomføre deler av denne prosessen, så bør kommunen hente inn tilbud fra ekstern prosessveileder/konsulent. Ny rådmann vil sannsynligvis også ha noen meninger om organiseringen av kommunen, så det er mest ryddig om sluttprosess, vedtak og iverksetting beror til vedkommende er på plass. 14
Rapport fra konsulent og resultatet av denne prosessen bør også kunne danne et godt grunnlag for videre planarbeid innen helse og omsorg. Skisse til videre prosess August/september 2013: Politisk sak drøftes internt i ledergruppa og behandles i samarbeidsutvalget, HSU, formannskapet og kommunestyret. Arbeidet forankres i HSU, rådmannen er ansvarlig for gjennomføringen. Engasjere konsulentfirma etter begrenset anbudsrunde med 3-4 firma (f.eks. RO-senteret, Deloitte, Norconsult, KS Konsulent). Oppdrag: Foreta en organisasjonsvurdering av enhetene Helse og Pleie/omsorg (PLO). Oppdraget omfatter: Kartlegge politiske og administrative forventninger til tjenestene, både faglig og organisatorisk. En gjennomgang av økonomi, ressursbruk og organisering i enhetene helse og PLO. Vurdere dagens tjenester og organisering sett opp mot dagens og morgendagens behov. (Vi har p.t. ikke pleie- og omsorgsplan, demensplan eller rehabiliteringsplan. Tjenestene må sees opp mot arbeidet med Hallingdal lokalmedisinske tjenester.) Komme med anbefaling til ny tjenestestruktur og organisering. Involvere ledere, t.v. og vernetjeneste på alle nivåer. Involvere brukere og pårørende via Eldrerådet og Rådet for utviklingshemmede. Tidsramme: rapport/anbefaling ferdig 1.2.2014. Økonomisk ramme ut fra antatt tidsbruk har en ramme på kr 200.000. I dette inngår konsulentutgifter og nødvendige administrative utgifter. September 2013 januar 2014: Prosess pågår. Februar 2014: Rapport og anbefaling fra konsulentfirma sendes på høring internt og eksternt, frist 28.02.2014. Mars 2014: Saken drøftes og forberedes administrativt, rådmannen lager innstilling. April 2014: Saken vedtas politisk. En alternativ løsning er at prosessen kun gjennomføres administrativt. Konsekvensen av det vil være et perspektiv preget av administrasjonens forutsetninger og erfaringer, og prosessen vil ta lengre tid på grunn av begrenset kapasitet og tidsbruk på andre prioriterte oppgaver i tillegg til denne prosessen. Rådmannens innstilling: Formannskapet vedtar iverksetting av organisasjonsvurdering for enhetene Helse og Pleie og omsorg. Kommunen sender ut en begrenset anbudsforespørsel innen 20.september. Kostnader knyttet til prosessen belastes formannskapets disposisjonskonto med inntil 200.000 kr. Rapport og rådmannens innstilling skal være klar til politisk behandling senest 31.mars 2014. HSU OG formannskapet holdes løpende orientert under prosessen. 15
Vedlegg til sak 16