INNKALLING TIL STYREMØTE nr 3/18 i 4H Hordaland Dato: 20. mars 2018 Klokka: 16.00 Stad: Lokala til UngVest i Bergen Desse blir kalla inn til styremøte: Jens Håkon Birkeland, Mona Feste, Ingrid Otnes, Janniche Næss Bergås, Andreas Ølvestveit, Torstein Lunde, Steinar Holmberg Vikane, Jakob-Johan Birkeland Solberg, Linda Kleppe (H.A.N.S.A.-observatør), Turid Sandstad Herland og Synnøve Jørgensen. RAPPORT FRÅ STYREMØTE nr 3/18 i 4H Hordaland Møtestart: 16.00 Til stades: Ingrid Otnes, Mona Feste, Torstein Lunde, Steinar Holmberg Vikane, Jakob- Johan Birkeland Solberg og Turid Sandstad Herland. SAK 42/18 SAK 42/18 SAK 43/18 SAK 44/18 SAK 45/18 SAK 46/18 SAK 47/18 SAK 48/18 SAK 49/18 SAK 50/18 SAK 51/18 SAK 52/18 SAK 53/18 SAK 54/18 Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av referat frå sist styremøte H.A.N.S.A. oppdatering Saker til landsmøtet Verving 4H-gensarar Økonomioppdatering Budsjett synleggjeringsgruppa Fråsegner frå årsmøtet Arbeidsplanar Vedtektsendringar Ymse Saker til neste styremøte Merknadar til innkalling og saksliste: - Leiaren må bruke malen som har blitt brukt tidlegare - Betre saksliste med meir detaljar - Betre oversikt over kven som vert kalla inn til møtet - Feil dato på innkallinga 1
2 - Styret vart einige om at møtet skulle byrje klokka 15.00, men på innkallinga var det endra til 16.00 Forslag til vedtak: Innkalling og sakliste blir godkjent med merknadar Vedtak: Innkalling og saksliste blir godkjent med merknadar. SAK 43/18 Godkjenning av referat frå sist styremøte Vedlegg: Referat fylkesstyremøte 24.02.2018 Merknadar til referatet: - Torgeir frå landsstyret må få referatet neste gong - Mona og Janniche skal ha distriktsmøtet i Nordhordland, medan Steinar og Andreas skal ha i Sunnhordland Forslag til vedtak: Referatet blir godkjent med merknadar Vedtak: Referatet frå sist styremøte blir godkjent med merknadar. SAK 44/18 H.A.N.S.A. oppdatering Observatør frå H.A.N.S.A. møter ikkje på fylkesstyremøta før alumnløftet er signert. Fylkesstyret har fått referat frå H.A.N.S.A. sitt styremøte, samt årsplan for 2019 tilsendt på mail, og tek dette til orientering. SAK 45/18 Saker til landsmøtet Saker frå fylkesstyret: - 4H Hordaland lurer på kva som skjer med regionsinndelingane når fylka på Vestlandet no blir slått saman på tvers av regionane Forslag til vedtak: Jens Håkon Birkeland, som fylkesutsending, i samarbeid med Åshild Irene Lie og Helene Stråtveit, som årsmøteutsendingar, formulerer og sender inn saker til landsmøtet innan 20.05.2018 Vedtak: Jens Håkon Birkeland, som fylkesutsending, i samarbeid med Åshild Irene Lie og Helene Stråtveit, som årsmøteutsendingar, formulerer og sender inn saker til landsmøtet innan 20.05.2018. SAK 46/18 Verving Torstein og Janniche har hatt møte angåande verving. Dei meiner utfordringa er å få både alumnar og medlemmar med på arrangement. Fylkesstyret har ikkje fått høyre kva tiltak som kjem nasjonalt. Jens Håkon tar derfor kontakt med landsstyret før neste styremøte. Tiltak til verving: - Lage budsjett for promotering - Lage ein god og kort forklaring på kva 4H er - Arrangere vervearrangement i Os for å få medlemmar til Den Fantastiske 4H - Synleggjeringsgruppa kan lage video som promoterer 4H
Forslag til vedtak: Torstein og Janniche avtalar møte angåande vervearrangementet i Os. Dei sender info til resten av fylkesstyret etter møtet. Jens Håkon tar kontakt med landsstyret for å høyre kva tiltak som kjem nasjonalt. Vedtak: Torstein og Janniche avtalar møte angåande vervearrangement i Os. Dei sender info til resten av fylkesstyret etter møtet. Jens Håkon ringer landsstyret for å høyre kva tiltak som kjem nasjonalt. SAK 47/18 4H-gensarar Forslag til vedtak: Fylkesstyret ønsker å ha genserane ferdig til landsleiren. Torstein undersøker leverandørar og prisar så fort som mogeleg, og sender deretter oversikt til resten av fylkesstyret. Vedtak: Torstein sender oversikt over leverandørar og prisar til resten av fylkesstyret så fort som mogeleg. SAK 48/18 Økonomioppdatering - Ingen rapportar foreløpig - Ønske/mål om rapportar den 15. i kvar månad - Ingrid har planar om å lage malar som tar utgangspunkt i arrangementa saman med Steinar og Thomas Frotjold Valdersnes - For alle arrangement i 2019; alle arrangørklubbar sender budsjett slik at det kan vera med på årsmøtet Forslag til vedtak: Ingrid, Steinar og Thomas lagar malar til dei ulike arrangementa. Arrangørklubbane i 2019 skal sende budsjett til fylkesstyret slik at det kjem med på årsmøtet Vedtak: Ingrid, Steinar og Thomas lagar malar til dei ulike arrangementa. Arrangørklubbane i 2019 skal sende budsjett til fylkesstyret slik at det kjem med på årsmøtet. SAK 49/18 Budsjett synleggjeringsgruppa - Er det post i budsjettet? - Torstein har tenkt å bruke det meste av sitt eige utstyr då dette er billig Forslag til vedtak: Synleggjeringsgruppa må setje opp eit budsjett over kva midlar dei treng og sender deretter dette til økonomiansvarleg Vedtak: Synleggjeringsgruppa må setje opp eit budsjett over kva midlar dei treng og sender deretter dette til økonomiansvarleg. SAK 50/18 Uttalar frå årsmøtet: Fråsegner frå årsmøtet - Det er vanskeleg å finne fram på nettsidene og i medlemsregisteret. - 4H Hordaland ønskjer eige 4H-tog til landsleiren i Bodø. - Korleis blir regioninndelinga for 4H når fylka Hordaland og Sogn og Fjordane blir slått saman? Kva skjer med dei tilsette? - Forbetre 4H-appane. - Oppdater prosjekta. Fleire interesseprosjekt som «Vegen til førarkortet», «Konfirmasjonen min», «Fotball» mm. - Oppfordring til klubbane om å verve fleire medlemmar. 1200 medlemmar i 2018. 3
4 Fylkesstyret får mandat til å lage uttalar til 4H Norge. Landsstyret arbeidar allereie med nettsidene, appane, regioninndelingane og oppdaterte prosjekthefter. Forslag til vedtak: Fylkesstyret tar saken om 4H-tog til Bodø og verving vidare til 4H Noreg. Torstein, saman med synleggjeringsgruppa, lagar bilete til promotering for å klare å få 1200 medlemmar i 2018. Mona utarbeidar uttalane frå årsmøtet Vedtak: Fylkesstyret tar saken om 4H-tog til Bodø og verving vidare til 4H Noreg. Torstein, saman med synleggjeringsgruppa, lagar bilete til promotering for å klare å få 1200 medlemmar i 2018. Mona utarbeidar uttalane frå årsmøtet. SAK 51/18 Arbeidsplanar Fylkesstyret går gjennom arbeidsplanen. Tips til klubbrådgivarsamlinga: Himmeljegerene. Det må bookast lokale til senior- og alumnsprell. Arrangementet blir flytta til første helga i oktober på grunn av haustkurs for alumnar. Turid informerer om at me har fått ein vertsfamilie i Hordaland. Fylkesstyret må begynne å tenke på juniorsprell 2019. Forslag til aktivitet på juniorsprellet: Fisk og marinert tema. Ingrid tar ansvar for juniorsprellet. Forslag vedtak: Førland 4H-gard tar kontakt med Turid dersom det er noko, fordi Steinar er inhabil. 4H-garden på Garnes skal ha open dag 29. april og ønsker hjelp frå fylkesstyret. Torstein kjem med oppdatering på plakettfesten til neste fylkesstyremøte. Mona, Jakob- Johan og Janniche bookar lokale til senior- og alumnsprell så fort som mogeleg. Ingrid tar ansvar for byrjinga av planlegginga for juniorsprell 2019. Vedtak: Førland 4H-gard tar kontakt med Turid dersom det er noko. Dei frå fylkesstyret som har moglegheit, hjelper til 29. april på open dag hjå 4H-garden på Garnes. Torstein kjem med oppdatering på plakettfesten til neste fylkesstyremøte. Mona, Jakob-Johan og Janniche bookar lokale til senior- og alumnsprell så fort som mogeleg. Ingrid tar ansvar for byrjinga av planlegginga for juniorsprell 2019. SAK 52/18 Vedtektsendringar Landstyret ønsker at me ikkje brukar ordet «økonomiansvarleg». Heile styret har ansvar for økonomien. Forslag til vedtak: Fylkesstyret foreslår å heller bruke tittelen «styremedlem med økonomioppfølging» Vedtak: Fylkesstyret ønsker å endre tittelen «økonomiansvarleg styremedlem» til «styremedlem med økonomioppfølging». SAK 53/18 Ymse 53.1 H.A.N.S.A. ønsker å ha leir-kickoff på nattvolleyballcupen Forslag til vedtak: Hovudleiar, i samarbeid med sine leiarar, arrangerer leir-kickoff på nattvolleyballcupen til H.A.N.S.A. Vedtak: Hovudleiar, i samarbeid med sine leiarar, arrangerer leir-kickoff på nattvolleyballcupen til H.A.N.S.A. 53.2 Fellesreise til landsleir
5 To bussar kjem på rundt 85 000 kroner. Forslag til vedtak: Alle leirdeltakarane frå Hordaland betaler 200 kroner som skal dekkje reise og leiarmøte for leirleiarane. Vedtak: Alle leirdeltakarane frå Hordaland betaler 200 kroner som skal dekkje reise og leiarmøte for leirleiarane til 4H Hordaland. 53.3 Tal fylkesstyremøter Forslag til vedtak: På grunn av mykje program dei to helgene det er styrevervsopplæring, treng me fleire fylkesstyremøter i år. Dette blir 19. juni og 6. november Vedtak: Det blir fylkesstyremøte 19. juni og 6. november. 53.4 Infoskriv til distriktsmøta Forslag til vedtak: Turid lagar infoskriv til distriktsmøta og sender til fylkesstyret Vedtak: Turid lagar infoskriv til distriktsmøta og sender til fylkesstyret. 53.5 Alumnløftet Fylkesstyret har vedtatt at Ingrid og Janniche skal ha møtet, saman med tilsette, med H.A.N.S.A. angåande alumnløftet. Fylkesstyret tar kontakt med regionsleiar slik at ho kan vera med på møtet med H.A.N.S.A. Forslag til vedtak: Ingrid og Janniche avtalar møte saman med H.A.N.S.A. for å diskutere alumnløftet. Fylkesstyret treng svar på kvifor H.A.N.S.A. i utganspunktet vil ha alumnløftet og kva for problem avtalen skal løyse Vedtak: Ingrid og Janniche avtalar møte saman med H.A.N.S.A. for å diskutere alumnløftet. Fylkesstyret treng svar på kvifor H.A.N.S.A. i utgangspunktet vil ha alumnløftet og kva for problem avtalen skal løyse. SAK 54/18 Saker til neste styremøte - Godkjenning av innkalling og saksliste - Godkjenning av referat frå sist styremøte - Økonomioppdatering - Referat frå årsmøtet til Hordaland bondelag - Referat frå årsmøtet til Hordaland bygdekvinnelag - Fordele kven som skriv kva til årsmeldinga - Distriktsmøteinfo - Saker til neste styremøte Møteslutt: 19.10