Gran kommune Kontrollutvalgets PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Behandlet i kontrollutvalget: 21. september 2012. Vedtatt av kommunestyret:
INNHOLD 1. INNLEDNING...3 2. PLANPROSESSEN...3 3. FORVALTNINGSREVISJON...4 3.1 HVA ER FORVALTNINGSREVISJON?...4 3.2 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PRIORITERINGER...5 4. SELSKAPSKONTROLL...9 4.1 HVA ER SELSKAPSKONTROLL?...9 4.2 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - PRIORITERINGER...10 Kontrollutvalget Side 2
1. INNLEDNING Kontrollutvalget utfører på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen, herunder påser at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalgets oppgaver kan i hovedsak deles i tre områder: Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll I forskrift om kontrollutvalg går det frem at kontrollutvalget skal lage en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planene skal vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Selv om forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er to ulike kontrolloppgaver har kontrollutvalget valgt å samle de to planene i samme dokument. 2. PLANPROSESSEN I forskrift om kontrollutvalg går det frem at plan for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. I tillegg til å legge vekt på risiko- og vesentlighet i sitt arbeid med prioritering av områder/tema for kontroll, har kontrollutvalget også lagt vekt på følgende: Prosjektets potensielle bidrag til å skape forbedringer i forvaltningen Politisk aktualitet og interesse Betydningen de offentlige tjenestene har for brukerne/innbyggerne Gjennomførbarhet (praktisk og økonomisk) Erfaringer fra andre kommuner Utfordringen med den overordnede analysen er å sikre at analysen er tilstrekkelig overordnet, slik at man får et oversiktsbilde av hele den kommunale virksomheten, samtidig som den går tilstrekkelig dypt til å danne et meningsfullt grunnlag for prioritering av konkrete områder. Ved valg av metode og opplegg for overordnet analyse er disse hensynene balansert opp mot kontrollutvalgets budsjettmidler. Kontrollutvalget Side 3
Den overordnede analysen ble gjennomført som en prosess i kontrollutvalget. Som grunnlag for risiko- vesentlighetsvurderingen er det innhentet kunnskap fra en rekke kilder, bl.a.: Kommunale planer og rapporter (handlingsplan, økonomiplan, årsrapporter mv.) Tilgjengelig statistikk (i hovedsak kostra-tall) Gjennomførte revisjonsprosjekter/evalueringer i andre kommuner Avisomtale Foranalyse av utvalgte områder. Det er også gjennomført samtaler med ordfører og rådmann for å få synspunkter på utvalgets arbeid med ny plan. 3. FORVALTNINGSREVISJON 3.1 HVA ER FORVALTNINGSREVISJON? Kommuneloven 77 nr 4 beskriver forvaltningsrevisjon slik: systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. I en forvaltningsrevisjon kan man ha flere forskjellige perspektiver. Hvilket perspektiv man legger hovedvekten på avhenger av intensjon med undersøkelsen. Mulige perspektiver Brukerperspektiv Resultatperspektiv Vedtaksperspektiv Produktivitets- og effektivitetsperspektiv Ledelsesperspektiv Økonomisk perspektiv Forvaltningsrevisjon Organisasjonsperspektiv Styringsperspektiv Regeletterlevelse Systemperspektiv På grunn av at tema og vurderingstype kan spenne vidt, stilles det store krav til både metode- og fagkunnskap hos den som skal gjennomføre revisjonen. Kontrollutvalget Side 4
3.2 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PRIORITERINGER Prioriteringene er delt inn i prioriterte områder og andre aktuelle områder. De prioriterte områdene vil med stor sannsynlighet bli fulgt opp i løpet av valgperioden, mens de andre områdene vil bli vurdert, men er noe mer usikre mht. oppfølging. Prioriterte områder/tema Kommentarer Samhandlingsreformen Betydelig reform med store konsekvenser for flere tjenesteområder i kommunen. Stor politisk interesse. Kommunens risikovurderinger/risikohåndteringer i tilknytning til reformen. Oppfølging av kommunestyrevedtak i tilknyting til reformen. På kort sikt: Økonomirutiner På lengre sikt: Måloppnåelse, oppfølging av inngåtte avtaler med Sykehuset innlandet, økonomi/finansiering Kommentar: Evt. kontroller må koordineres/samordnes med evt. andre aktører som evaluerer ordingen. Interkommunalt samarbeid Generell risiko/utfordringer knyttet til styring og kontroll med interkommunale samarbeid Politisk interesse Styring og kontroll Evaluering av måloppnåelse, effekter, resultater Oppfølging av inngåtte avtaler og styringssignaler Får kommunen det man har betalt for? Sykefravær Relativt høyt sykefravær i kommunen. Kan få store konsekvenser for kvaliteten på tjenestene. Kontrollutvalget Side 5
Sammenligning ( benchmarking ) med kommuner som lykkes med sitt arbeid med sykefravær (vurdering av egen kommune opp mot best practice ). Gjennomgang av detaljert sykefraværsstatistikk i Gran kommune. Oppfølging av IA-avtalen Evaluering av tiltak Kommunens arbeid med langtidsfravær. Oppfølging av politiske vedtak Vesentlig oppgave for rådmannen å sørge for at alle politiske vedtak iverksettes, jf. kommunelovens 23. Stor politisk interesse. Etterlevelse av kommunelovens 23 nr. 2 (rådmannens ansvar) Fokus på rådmannens system Stikkprøver/test av utvalgte vedtak mht. iverksetting/gjennomføring og rapportering. Forsvarlig saksbehandling Kommunelovens krav til forsvarlig saksbehandling kan være utfordrende (tolkningsspørsmål når en saksbehandling er forsvarlig, og når den ikke er det) Krevende saker stiller store krav til både kompetanse og kapasitet hos rådmannen/administrasjonen. Overholdelse av kommunelovens 23 (rådmannens ansvar for forsvarlig saksbehandling) Drøfting av forsvarlighetsbegrepet i ulike type saker (mål/nytte: bevisstgjøring) Kontraktsoppfølging Kommunen er en stor innkjøper av varer og tjenester, og svak oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter kan få store konsekvenser. I hvilken grad følger kommunen opp inngåtte Kontrollutvalget Side 6
avtaler om kjøp av varer eller tjenester fra private? Etterlevelse av 7 i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (oppfølging av tidligere vedtak i kontrollutvalget, jf. sak 32/11) Andre aktuelle områder/tema - til observasjon Innkjøp Kommentarer Komplekst regelverk (høy iboende risiko for feil) Feil i f.m. anskaffelser kan medføre betydelige økonomisk tap og omdømmetap. Felles innkjøpsfunksjon samarbeid med Lunner kommune Etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser Kartlegging av kommunens bruk av rammeavtaler Vurdering av kommunens nytteverdi av deltakelse i innkjøpssamarbeidet for Hadeland. Kontraktsoppfølging (se eget tema) Etikk Stort fokus på området og også innarbeidet i formålsparagrafen i kommuneloven (2011). Tidligere medarbeiderundersøkelser viser at en relativt stor andel av de ansatte som ikke vet om overordnet ledelse er opptatt av etikk i kommuneorganisasjonen. Brudd på kommuneloven i f.m. krav om omtale av etikk i årsrapporten for 2011 Hvordan jobber kommunen med forankring av etiske holdninger hos ansatte og politikere? Fokus både på overordnet nivå (ordfører/rådmann) og på mellomledernivå i organisasjonen. Arbeidsgiverrollen Viktig mål for kommunen å være en attraktiv arbeidsgiver Kompetanse svært viktig mht. kvalitet Kontrollutvalget Side 7
Evaluering av måloppnåelse Evaluering av planer og tiltak for å rekruttere og beholde kompetent arbeidskraft Etterlevelse av tilsettingsrutiner Kartlegging av kommunens bruk av fagpersoner (fokus på andel administrativ tid mv.) Fokus på faglighet, tilstrekkelig fagkompetanse Intern kontroll Vesentlig oppgave for rådmannen, jf. krav om betryggende kontroll i kommunelovens 23. I hvilken grad har kommunen lykkes med å integrere risikostyring og avvikshåndtering i sitt overordnede internkontrollsystem? Beredskapsplaner/- øvelser Vesentlig område for kommunen. Aktualisert etter 22. juli 2011. Gjennomføres rullering av beredskapsplan og risiko- og sårbarhetsanalyser som forutsatt? (beredskapsplanen skal følge kommuneplanenperioden, mens tiltak/rosanalyse vurderes årlig) Samfunnssikkerhet. Kommentar: Evt. kontroller må koordineres/samordnes med fylkesmannes tilsynsrolle. Offentlighetsloven Grunnleggende lovverk for hele den kommunale forvaltningen. Et stort antall ansatte forvalter loven på vegne av kommunen. Hvordan sikrer kommunen at alle saksbehandlere innehar tilstrekkelig kompetanse på lovverket? Hvordan behandles e-post? Benyttes korrekt hjemmel når dokumenter unntas fra offentlighetsloven? (stikkprøver) Kontrollutvalget Side 8
Forvaltningsloven Grunnleggende lovverk for hele den kommunale forvaltningen. Et stort antall ansatte forvalter loven på vegne av kommunen. Hvordan sikrer kommunen at alle saksbehandlere innehar tilstrekkelig kompetanse på lovverket? Kontroll av utvalgte saker/administrative vedtak mht. etterlevelse av regelverket (stikkprøver). Kommentar: Kontrollutvalget vil igangsette nødvendige undersøkelser på eget initiativ dersom det i planperioden oppstår behov på andre områder enn de som er nevnt over. Kommunestyret vil bli orientert om kontrollutvalgets prioriteringer gjennom egne forvaltningsrevisjonsrapporter, og/eller gjennom kontrollutvalgets årsrapport. Før igangsetting/bestilling av et revisjonsprosjekt vil kontrollutvalget vurdere å foreta en foranalyse som endelig beslutningsgrunnlag for gjennomføring. 4. SELSKAPSKONTROLL 4.1 HVA ER SELSKAPSKONTROLL? Selskapskontroll er en ny oppgave for kontrollutvalget, som ble inntatt ved lov- og forskriftsendring 01.07.04. Kommuneloven 77 nr 5 sier følgende: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Forskrift om kontrollutvalg 14 beskriver selskapskontroll slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Kontrollutvalget Side 9
Ovenstående beskriver selskapskontrollens obligatoriske del. Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon (frivillig). Oppgavene kan illustreres slik: Kommunestyret Utøver av kommunens eierinteresse Kontrollutvalget Eierskapskontroll Generalforsamling/ representantskapsmøte Revisor Forvaltningsrevisjon Styre Fristilt virksomhet organisert som AS eller IKS Bestemmelsene om selskapskontroll må ses i sammenheng med kontrollutvalgets rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet, jf. kommuneloven 80. Disse bestemmelsene er gitt med tanke på interkommunale selskaper og aksjeselskaper. 4.2 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - PRIORITERINGER Kontrollutvalget prioriterer følgende i sitt arbeid med selskapskontroll: Område/selskap Eierstyring i Gran kommune Kommentar Generelle utfordringer/risiko knyttet til styring av fristilte selskaper. Politisk interesse Aktuelle fokusområder: Etterlevelse av kommunens vedtatte eierskapspolitikk. HRA AS (Hadeland Renovasjons- og avfallsselskap AS) Hovedbegrunnelse for valg av temaet: Selskapet utøver lovpålagte oppgaver på vegne av kommunen. Store endringer i rammevilkårene i avfallssektoren. Politisk interesse Aktuelle fokusområder: Etterlevelse av selvkostbestemmelsene. Kontrollutvalget Side 10
Kommentar: Kontrollutvalget vil igangsette nødvendige undersøkelser på eget initiativ dersom det i planperioden oppstår behov på andre områder enn de som er nevnt over. Kommunestyret vil bli orientert om kontrollutvalgets prioriteringer gjennom egne forvaltningsrevisjonsrapporter, og/eller gjennom kontrollutvalgets årsrapport. Før igangsetting/bestilling av en selskapskontroll vil kontrollutvalget vurdere å foreta en foranalyse som endelig beslutningsgrunnlag for gjennomføring. Ved kontroll av selskaper som kommunen eier i samarbeid med andre kommuner vil kontrollutvalget søke å koordinere/samordne sine kontroller med kontrollutvalgene i de øvrige deltakerkommunene. Jaren, 21. september 2012. Morten Hagen leder av kontrollutvalget Kontrollutvalget Side 11