Brukerveiledning EPD Sjekkpunkt

Brukerveiledning EPD Sjekkpunkt Mai 2007

Innholdsfortegnelse GENERELT...2 MÅ VÅRE PRODUKTER SENDES TIL ESP?...2 HVORDAN HOLDER ESP OVERSIKT OVER HVA SOM SKAL MÅLES?...2 HVILKE FELT KONTROLLERES?...2 UNNTAK FRA KONTROLLMÅLING...3 ØVRIG INFORMASJON...3 VARIABEL VEKT...3 DISPLAYER...3 ENDRING AV FELT SOM ER KONTROLLMÅLT...3 HÅNDTERING AV STANDARDKARTONGER...4 F-PAK...5 D-PAK...5 SAMLEKARTONG...5 PALL...5 PAKKEMØNSTER...5 MÅLEREGLER FOR ESP...6 1. MÅLING AV F-PAK...6 1.1 Definisjon av F-pak...6 1.2 Avgjøre hva som er produktets front...6 1.3 Definering av høyde, bredde og dybde...7 1.4 Produkter som henger...8 1.5 Spesielle former for emballasje...9 2. MÅLING AV D-PAK...13 2.1 Definisjon av D-pak...13 2.2 Definisjon av produktets base...13 2.3 Definering av høyde, bredde og dybde...13 3. DISPLAYER...14 4. MÅLING AV PALL...15 1

Generelt I prinsippet skal alle produkter som lanseres hos en av de fire dagligvaregrupperingene, enten over dagligvare eller storhusholdning, leveres EPD Sjekkpunkt (heretter kalt ESP) for kontrollmåling av registrerte grunndata og fotografering av space-bilder. Levering til ESP skjer fortrinnsvis 6 uker før lansering i butikk. Dersom dette ikke er mulig, pga. senere ferdigstillelse/ankomst Norge, skal produktet leveres minimum 2 uker før lansering. Må våre produkter sendes til ESP? Alle produkter som går over grossisten Asko Øst AS på Vestby, trenger ikke å leveres separat til ESP. Disse produktene låner ESP fra grossisten for utføring av kontrollmåling/fotografering. Alle øvrige produkter altså, produkter som ikke går over grossistlageret Asko Øst AS på Vestby, må leveres til: EPD Sjekkpunkt c/o Asko Øst AS Delitoppen 4 1540 Vestby Port 35 36 (vennligst benytt ringeklokken ved levering). Hvordan holder ESP oversikt over hva som skal måles? ESP mottar ukentlig oversikt fra de fire dagligvaregrupperingene over produkter som skal lanseres. Dette gjør ESP i stand til å følge opp at produktene leveres for kontroll. Det er leverandørens ansvar å sende produktene uoppfordret til EPS. Hvilke felt kontrolleres? Følgende felt kontrolleres av ESP: D-pakens bredde D-pakens dybde D-pakens høyde D-pakens bruttovekt Antall underliggende pakninger i D-pak Antall F-pak i bredde i D-pak Antall F-pak i dybde i D-pak Antall F-pak i høyde i D-pak F-pakens bredde F-pakens dybde F-pakens høyde F-pakens bruttovekt (dersom utfylt). 2

Unntak fra kontrollmåling Følgende varegrupper er unntatt fra kontrollmåling Aviser / Blader Blomster Ferske bakevarer Frisk frukt og grønt Pengespill Post-tjenester Ring-kontantkort SL-kort Vin- og spritprodukter Øvrig informasjon I tillegg til unntakene, finnes det en rekke produkter som håndteres spesielt av ESP. Dette gjelder pr. i dag produkter med variabel vekt og displayer. Variabel vekt D-pakens ytre mål kontrolleres. I tillegg vil pakkemønster/antall bli vektlagt, men avvik mellom registrert informasjon i EPD-basen og reell verdi kan aksepteres. Produktet blir fotografert. Displayer Displayer som er ¼-, ⅓- og ½-paller blir ikke fysisk kontrollert og skal derfor ikke oversendes til ESP. Derimot må det sendes ett eksemplar av hver F-pak som inngår i displayet til kontroll, dersom disse ikke tidligere er kontrollmålt av ESP. Ut i fra kontroll av F-pakene, og de grunndata som er registrert i EPD-basen om pakkemønster og D-pak, gjøres det en manuell beregning for å sammenligne øvrige grunndata. Displayer som ikke er ¼-, ⅓- og ½-paller, skal oversendes ESP. Disse blir fysisk kontrollert og fotografert. Endring av felt som er kontrollmålt Det er ikke mulig i ettertid, å endre et felt som ESP har målt til annen verdi enn opprinnelig registrert. Hvilke felt og hvilke verdier ESP har funnet oversendes vareeier, fortrinnsvis pr. e-post. Det er viktig at vareeier oppdaterer egne systemer/databaser med de nye måleverdiene. Dersom ett målt produkt overføres til EPD-basen, etter kontrollmåling og med avvikende verdi i mål, avvises produktet i importen. Dersom det er nødvendig å endre måleverdiene, i forhold til resultatet fra ESP, må EPD-basen kontaktes på e-post epd@tradesolution.no. 3

Håndtering av standardkartonger For å forhindre at standard kartonger blir oppdatert med forskjellige verdier i EPD-basen, anbefales det å lage en oversikt til ESP som informerer om denne type produkter. Da vil ESP oppdatere alle kartonger, innenfor samme serie med samme målverdier. I prinsippet vil standardkartonger gi samme resultat ved kontrollmåling hver gang de kontrollmåles, men i enkelte tilfeller kan selv denne type pakninger ha små avvik i mål/vekt. Dette vil forhindre at pakninger, som i prinsippet oppfattes som identiske, blir oppdatert med ulike målverdier i EPD-basen. Listen bør inneholde: GTIN til øvrige kartonger i samme serie, bredde og dybde for standardkartongen Eventuelt pakkemønster og bruttovekt dersom også disse er like Listen oversendes til e-postadressen epd-sjekkpunkt@tradesolution.no i forkant av at produktene sendes. Håndteringsflyt ESP Liste fra kjedene over produkter som skal måles Finnes ikke på lager Finnes på lager Foto av D-pak D-pak kontrolleres og åpnes Lånt av lager Produkt legges tilbake på riktig lokasjon Avtale med leverandør for levering Produkt hentes lager Foto av F-pak F-pak kontrolleres Levert av leverandør Avtale med leverandør for henting Produkt leveres av sjåfør Varen pakkes Varen destrueres eller gis til veldedig org. Sjåfør kvitterer for varen ESP kvitterer for varen Grunndata oppdateres i EPD-basen 4

Toleransegrenser ESP rapporterer og oppdaterer de måleverdier de finner ved kontroll av produktet. Det er de reelle verdiene som sendes i retur til innmelder av grunndataene, og det er disse som oppdateres i EPDbasen. Toleransegrensene benyttes i statistikksammenheng for å avdekke antall produkter som registreres med for stort avvik i måleverdiene. Verdier som faller utenfor toleransegrensene anses som for store avvik. Toleransegrensene for F-paken baseres på ulike grenser, avhengig av emballasjetype. For D-pak, samlekartonger og paller er grensene mer generelle. F-pak Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 Gruppe 4 Hardhetsnivå på Hard Medium Myk Unntak emballasjen Oversikt over Glass, hard Hard kartong eller Fleksible emballasjemateriale plastikk, bokser, mykt materiale som materialer slik som pr. gruppe metall. vanskelig lar seg deformere. plastikk og papir. Maksimalt ± 2 mm. ± 3 mm. ± 6 mm. Artikler akseptert større enn 50 cm. toleranseavvik = ± 5 %. Eksempler på produkter Flasker/bokser med mineralvann, vinflasker, hermetikk, o.l. Melkekartonger, bokser med vaskepulver, kartonger med lakris Tillatt toleranse i bruttovekt = +/- 4% (dersom verdi er utfylt). D-pak Tillatt toleranse i høyde, bredde og dybde = +/- 2%. Tillatt toleranse i bruttovekt = +/- 4%. Samlekartong Tillatt toleranse i høyde, bredde og dybde = +/- 2%. Tillatt toleranse i bruttovekt = +/- 4%. Poser med chips, poser med lakris/drops o.l. Alle artikler som ikke er dekket av gruppe 1, 2 eller 3. Baseres på interne avtaler mellom leverandør og kjede. Manuelt pakkede produkter. Pall I de tilfeller hvor pall blir kontrollert skal antall underliggende pakninger pr. lag, og antall lag på pall stemme med registreringen. Her aksepteres ingen avvik. Pakkemønster Antall F-pak i bredde i D-pak, antall F-pak i dybde i D-pak og antall F-pak i høyde i D-pak har tillatt toleranse på +/- 20%. 5

Måleregler for ESP 1. MÅLING AV F-PAK 1.1 Definisjon av F-pak Med F-pak menes alle varianter av et produkt som selges i tradisjonelle butikker og som skal registreres i EPD-basen som F-pak. Dette er vanligvis den enheten vi som forbrukere kjøper i en butikk. 1.2 Avgjøre hva som er produktets front Produktets front må avgjøres før produktet kan måles. Fronten må ikke forveksles med den endelige posisjoneringen eller presentasjonen av et produkt i butikkhyllene. Man må derfor huske på at produktets front ikke nødvendigvis er den siden som vil bli presentert i en butikkhylle. Spesifisering av siden som er designet som front er avgjørende for spesifisering av høyde, bredde og dybde (lengde). Fronten er den siden med det største overflatearealet som benyttes av leverandøren til å selge produktet til konsumentene. Med andre ord, den siden med markering av slik som produktets navn. Hvis orienteringen av teksten på denne siden er slik at den kan presenteres både horisontalt og vertikalt (teksten er påtrykket både horisontalt og vertikalt, eller diagonalt), skal den lengste siden på produktets front defineres som høyden. Først må produktets front defineres Enkelte produkter har mer enn en mulig front med samme overflateareal. Denne typen produkter kan presenteres både vertikalt og horisontalt i hyllene. Hvis et produkt har mer enn en mulig front, skal siden med den høyeste siden defineres til å være fronten (se figur 1). 6

Figur 1. Definering av produktets front dersom produktet har mer enn en mulig front med samme overflate areal. 1.3 Definering av høyde, bredde og dybde Etter at fronten har blitt definert vil det være mulig å definere hva som er høyde, bredde og dybde på ett produkt: = fra det laveste punktet til det høyeste punktet = fra det ytterste venstre punkt til det ytterste høyre punkt Dybde (lengde) = fra produktets nærmeste punkt i fronten til det ytterste bakre punktet Dybde Etter at høyde, bredde og dybde er definert kan produktets dimensjoner måles. Alle måledata representeres i centimeter med to desimaler etter komma. Ved eventuelle avrunding av millimeter skal man runde oppover til nærmeste hele millimeter. For eksempel vil 1,837 cm kunne avrundes 1,84 cm. Målene skal alltid omfatte produktets maksimumsdistanse, inklusive utskudd, søyler, deksler og komplimenterende produkter. 7

Mål alltid maksimums distansen 1.4 Produkter som henger Med produkter som henger menes produkter som normalt presenteres på en henger i butikk. Hvis produktet har ett hull hvor formålet er at produktet skal kunne henges, skal produktet alltid måles som om det henger. Selv om det presenteres horisontalt eller stablet, skal definisjonene for målene avspeile at produktet henger. Kravet om å alltid måle maksimumsdistansene gjelder også for hengende produkter. 8

Hvis en fleksibel emballasje har ett hull for å kunne presenteres hengende, må det måles som om det henger. I så tilfelle skal begge de sveisede sømmene inkluderes i måleresultatene. 1.5 Spesielle former for emballasje Sylindriske produkter: I all hovedsak vil denne type produkters bredde være identisk med produktets dybde. og dybde er ofte like og dybde er ofte like 9

Flerpakninger: Flerpakninger måles som om det er en enhet. Siden med det minste antall av produkter skal defineres som produktets front. Hvis alle sidene i en flerpakning har samme antall produkter, skal fronten defineres ut i fra den siden som har produktets navn og angivelse av antall i flerpakningen. Dybde Deformasjon: Enkelte produkter, slik som melkekartonger, kan deformeres noe (bule) på grunn av kartongens innhold. Denne deformasjonen må inkluderes i måleresultatet. 10

Fleksibel emballasje: Fleksibel emballasje, slik som en pose chips, må måles som om produktet(står)[ ligger flatt] i butikkhyllene. De sveisede sømmene i enden av produktet skal ikke måles. Merk at som hovedregel skal F-pakens mål passe inn i yttermålene på D-pak. Det betyr at høyden på F-pak ikke må være større enn høyden på D-pak, og at summen av bredden på F-pak, ikke skal være større enn bredden på D-pak ( bredden måles som bredden av D-pak delt på antall F-pak i bredden i esken). Tilsvarende for dybde. Dette vil gi samme menge varer på samme plass uavhengig om produktene tas ut av eske eller ikke. Selv om man måler poser fra sveiskant til sveisekant, vil ofte høyden bli større enn høyden på D-pak, årsaken til det er at man også måler luft i posen, luft som trykkes sammen ved eksponering i hyllene. Med PEG, mål fra topp til bunn Uten PEG, mål fra sveise-kant til sveise-kant n måles fra sveise-kant til sveise-kant NB! Hvis et produkt med fleksibel emballasje har hull for å presentere hengende skal det måles som om det henger. I disse tilfellene skal begge de sveisede sømmene inkluderes i måldataene. 11

For artikler med klips settes høyden fra produktets bunn til toppen av klipsen Måles til toppen av klips 12

2. Måling av D-pak 2.1 Definisjon av D-pak Alle former for emballasje som fremstår som den bestillbare enheten for kjede/grossist og som registreres i EPD-basen som D-pak. Denne enheten inneholder som oftest et fast antall F-pak. 2.2 Definisjon av produktets base Først må D-pakens base defineres, før høyde, bredde og dybde kan defineres. I all hovedsak vil D-pakens base være produktets naturlige underside. 2.3 Definering av høyde, bredde og dybde F-pakens front vil avgjøre hva som er bredde på D-pak. Den siden hvor F-pakens front peker mot, skal angis som D-pakens front (bredde-siden). Dersom F-pakens front ikke kan defineres skal følgende regel legges til grunn: Dybde (lengde) : n som D-paken strekker seg fra basen. : Den korteste siden av basen på D-paken. : Den lengste siden av basen på D-paken D-paken skal ikke måles etter stabling på pall. Den skal være i god stand og ikke skadet av trykk, damp og lignende. D-pakens måldata skal alltid oppgis i hele centimeter med 2 desimaler etter komma. Også her skal eventuelle avrundinger av millimeter rundes opp til nærmeste hele millimeter. 13

3. Displayer Displayer med Tear-away Displayer med krympeplast Dybde 14

Brett Dybde 4. Måling av pall En pall skal alltid males ut fra ytterpunktene. En Europall vil dermed alltid ha en bredde = 80 cm og en dybde = 120 cm. Overheng aksepteres normalt ikke. Pallens høyde må angis inkl. lastebærer på 15 cm. Det skal tilstrebes en høyde på 120 cm for å sikre fleksibilitet og optimal utnyttelse av transport. På en pall skal det alltid være like mange D-pak / samlekartonger i hvert lag. Mer om krav til pall finnes i dokumentet Emballasje og logistikk i dagligvarebransjen og STAND-standardene (se http://www.dmf.no). 15