Gamvik kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Samfunnshuset, restauranten Møtedato: 23.08.2007 Tid: Kl 09:00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 78496300 Varamedlemmer innkalles særskilt ved forfall. MØTEINNKALLING Tillegg SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0035/07 07/00604 NYE LOKALER TIL UTESEKSJONEN - PRINSIPPER 0036/07 06/00346 NAV-REFORMEN 0037/07 06/00853 SØKNAD OM KJØP AV TOMT OG KAI - AKER SEAFOODS ASA SALG AV TILLEGGSAREAL 0038/07 07/00617 SØKNAD OM TOMT FOR OPPFØRING AV LAGERBYGG PÅ INDUSTRIOMRÅDET PÅ SKJÅNES 0039/07 07/00475 SØKNAD OM Å BENYTTE GAMVIK KOMMUNES KOMMUNEVÅPEN I FORBINDLESE MED PRODUKSJON OG SALG AV GLASS Mehamn, 23. august 2007 Roger Hansen (sign.) Ordfører
Sak 0035/07 NYE LOKALER TIL UTESEKSJONEN - PRINSIPPER Saksbehandler: Svein Tønnessen Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 07/00604 Saksnr.: Utvalg Møtedato 0035/07 Formannskapet 23.08.2007 Rådmannens innstilling : Saksopplysninger: Bakgrunn for saken: Det vises til tidligere behandling(er) av lokalitetsspørsmålet til kommunalteknisk driftsavdeling(uteseksjonen). Saken har vært oppe både i formannskap og kommunestyre, og nedsatt arbeidsgruppe for vurdering av mannskaps- og materiellsituasjonen for teknisk etat har tidligere laget sine vurderinger av situasjonen. Som kjent hviler det et pålegg fra Arbeidstilsynet om utbedring av nåværende lokaliteter med bakgrunn i hygieneforskriften for personell som arbeider med vann og avløp. Kommunestyret avsatte i budsjett for 2006 50.000,- til et forprosjekt for ombygging av Polaranlegget til formålet. Arbeidet med vurderingen ble satt bort til Finnmark Teknikk AS. Det ble i opprinnelig budsjett for 2007 satt av 1.500.000,- i form av låneopptak til anskaffelse av nye lokaler til uteseksjonen. Hensikten var at det i tillegg til personalfasiliteter også skulle legges til rette for lager og verkstedslokaliteter ettersom dagens ordning både er skjemmende i sentrumsbilde ved at utstyr og materiell er lagret utendørs midt i sentrum og det meste av tyngre vedlikehold og tilsyn foregår bokstavelig talt på fortauet. Ettersom budsjettet ikke ble godkjent med et slikt låneopptak, ble tiltaket slettet i revidert budsjett og erstattet med en avsetning på ca 250.000,- til en mindre oppgradering av personalfasilitetene slik at Arbeidstilsynets krav kunne imøtekommes. Det har i løpet av de to foregående år vært en del usikkerhet rundt uteseksjonen. Dette har gått både på bemanningen og arbeidsoppgaver. Ikke minst har usikkerheten rundt forlengelse av Avinor avtalen ført til at man har nølt litt med organisering og planlegging. Nå er Avinoravtalen nylig reforhandlet og kommunen har fått en ny avtale gjeldende i 3 år med virkning fra oktober 2007. Det ligger også mulighet for ytterligere forlenging i 2 år dersom partene er enige om det. Med dette er et av de største usikkerhetsmomentene knyttet til uteseksjonens framtidige dimensjonering og organisering avklart, iallfall i inneværende økonomiplanperiode. Alternative lokaliteter: Side 2 av 11
Sak 0035/07 Det eksisterer i prinsippet 4 ulike alternativer - benytte brannstasjonen med lettere ombygging - ombygging av andre aktuelle kommunale lokaler - bygge helt nye lokaler som også tar hensyn til verkstedlokaliteter og lager - leie lokaler Vurdering av alternativene: Det første alternativet kan beskrives som et alternativ 0, det vil si beholde det bestående men gjøre de aller mest nødvendige tiltak slik at Arbeidstilsynets krav blir oppfylt. Dette løser imidlertid ikke lager og verkstedsfunksjonen da bygget har for liten grunnflate samt at takhøyden er for liten til dette formålet. Alternativ 2 ombygging av kommunale lokaler. Dette vil i praksis si ombygging av Polar, noe som også har vært det mest ønskelige alternativet fra teknisk etats side. Både ansatte og teknisk sjef ser på dette som det alternativ som har størst potensiale i seg da bygningsmassen er stor nok til både personalfasiliteter, lager og verksted. Kommunestyret var i budsjettbehandlingen noe mer forbeholden i forhold til bruk av Polar til formålet. Man ønsket nye lokaler til uteseksjonen men ville ikke binde seg til Polar. Alternativ 3 vil selvfølgelig være et godt alternativ. Man ville kunne fått et nytt, tidsmessig bygg tilpasset det behovet som etaten har. Tomter til et slikt bygg har kommunen tilgang til, blant annet på leira bak Karlstad Maskin AS. Et slikt tiltak ville imidlertid ha en investeringsramme som tilsier et betydelig låneopptak. Det vil dermed være utopi at kommunen i løpet av det kommende året ville kunne realisere et slikt prosjekt. Kommunen har mottatt en forespørsel fra Mehamn Fiskeribase AS om det kan være interessant å inngå leiekontrakt på lokaler i bygningsmassen som tidligere var hovedanlegget til Nordkyn Products AS. Oddvar Jenssen har vært i kontakt med teknisk sjef og lagt fram noen skisser til hva slags tilpasninger som kunne gjøres. Rådmannen har også tidligere signalisert overfor Oddvar Jenssen at kommunen kunne være interessert i å se nærmere på dette som et alternativ til å bygge nytt, evt ombygge Polar. Rådmannen mottok 07.08 en henvendelse fra Nordkyn Havneutvikling AS (NHU) som det kan være grunnlag for å se nærmere på. Dette tar også utgangspunkt i inngåelse av en langsiktig leieavtale med NHU. Leieobjektet vil være det kommunalt eide Polaranlegget som da selges til NHU for renovering og tilbakeleie til Gamvik kommune gjennom en langsiktig kontrakt. Når det gjelder Polaranlegget vs Fiskeribasen så vil rådmannen anta at begge disse vil kunne settes i stand til teknisk etats formål gjennom ombygginger. Kostnader til ombygging vil da gjenspeiles i de årlige husleier i leieperioden. Rådmannen har på dette stadiet i prosessen ingen overslag fra noen av tilbyderne på hva dette nivået vil bli. Side 3 av 11
Sak 0035/07 KONSEKVENSER FOR KOMMUNEN SOM ORGANISASJON OG LOKALSAMFUNNET VED VALG AV ALTERNATIV. Rådmannen vil innledningsvis slå fast at kommunestyret ved flere anledninger det siste året har tatt til orde for en mer effektiv bruk av kommunal bygningsmasse gjennom avhending av bygg man ikke trenger og mer bevisst bruk av de bygg man vil beholde. Sett i lys av dette så er det rimelig åpenbart at kommunens forhold til Polaranlegget bør være gjenstand for kritisk vurdering. Inntil dag brukes anlegget kun som en halvoffentlig lagerplass og bygget har stått uten nevneverdig vedlikehold siden kommunen overtok den delvis saneringsmodne bygningsmassen gjennom makeskiftet med Jørgensen Holding i 1998/1999. Dette perspektivet mener rådmannen bør være med i vurderingen. Ikke nødvendigvis i forhold til teknisk etats lokalitetsbehov, men ut fra det opplagte forhold at Gamvik kommune må forholde seg til problemet Polar uansett hva man velger av løsning for teknisk base. Dersom Polar skal beholdes i kommunalt eie må det uansett brukes betydelig med midler for å ruste det opp. Alternativet vil være å sanere hele anlegget eller å selge det. Slik det framstår i dag utgjør anlegget en stor visuell forurensning i havna. For Gamvik kommune vil det i løpet av det nærmeste året være umulig å lånefinansiere bygging av nye lokaler til uteseksjonen, det samme gjelder evt. kommunal ombygging av Polar. Det vises i den sammenheng til fylkesmannens behandling av kommunes budsjett for 2007. Slik rådmannen ser det vil den eneste realistiske muligheten til å få en fullverdig base for teknisk etat være å gå inn i et leieforhold. Det skal dog sies at det det heller ikke foreligger noe estimat for kostnader knyttet til et slikt leieforhold og det vil være umulig å inngå noen form for bindende kontrakter før dette er klarlagt. Med henvisning til det som er anført over, er rådmannen av den formening at det ut fra en helhetstankegang kan være fornuftig å avhende Polaranlegget og så leie deler av det tilbake når bygget er satt i stand til teknisk etats formål. Kommunen vil kunne oppnå følgende:? tilfredsstillende personalfasiliteter, lager og verksted for teknisk etat? en oppgradering av Polaranlegget slik at det ikke lenger framstår som skjemmende i havna? unngå større kostnader til sanering Nordkyn Havneutvikling AS har bydd 1,- for anlegget. Dette er selvsagt en symbolsk sum. Markedsverdien på anlegget slik det står i dag kan sikkert diskuteres. Det viktigste i saken vil etter rådmannens mening være hva som totalt oppnås for lokalsamfunnet og kommunen gjennom valg av denne løsningen. Det er imidlertid fortsatt mange usikkerhetsmomenter når det gjelder kostnader knyttet til en avtale. Det vil det være helt til det foreligger en kostnadskalkyle på ombygging som gir grunnlag for beregning av leiekostnader. Rådmannen vil antyde at det kan være mulig å inngå en intensjonsavtale med NHU om at selskapet overtar anlegget under forutsetning av at anlegget settes i stand til teknisk etats behov. Da vil man Side 4 av 11
Sak 0035/07 kunne vente med endelig avtaleinngåelse inntil de økonomiske rammer er mer klarlagt. Da er man heller ikke låst og kan finne andre alternativer dersom leiekostnaden skulle bli uakseptabelt høy. Side 5 av 11
Sak 0036/07 NAV-REFORMEN Saksbehandler: Bengt Ole Ekrem Arkiv: 024 &20 Arkivsaksnr.: 06/00346 Saksnr.: Utvalg Møtedato 0036/07 Formannskapet 23.08.2007 Rådmannens innstilling : Gamvik formannskap godkjenner det fremlagte utkastet til prosjektavtale med følgende momenter - Sosialkontoret i Gamvik kommune samlokaliseres i sin helhet med NAV. Dette omfatter 3 årsverk innen sosial og barnevern. Det gjennomføres nødvendige drøftinger med de ansatte vedrørende alle forhold rundt denne samlokaliseringen, og disse godkjennes i administrasjonsutvalget. - Det etableres en felles ledelse av NAV-kontorene på Nordkyn i form av en 100% stilling. Denne stillingen lyses ut eksternt. Formannskapet påpeker at finansieringen av denne stillingen må sees i sammenheng med funksjon, slik at fordelingen av kostnadene står i forhold til stillingens innhold. - Prosjektavtale mellom NAV Finnmark og Gamvik kommune aksepteres. Saksopplysninger: Det vises til tidligere orienteringer om prosjektet etablering av NAV-kontor på Nordkyn. Det foreligger nå utkast til prosjektavtale mellom NAV-Finnmark og Gamvik kommune. Før denne kan underskrives er det en del momenter som krever politisk godkjenning. Avtaleutkastet ligger vedlagt. Prosjektet omfatter følgende i denne fasen: - Aksept av prosjektavtale - Enighet om felles ledelsesstilling - Organisatorisk vedtak om flyting av hele sosialkontoret - Organisatorisk vedtak om at deler av sosialtjenesten innarbeides i NAV som en helhet - Aksept av kostnader forbundet med disse punktene Prosjektavtalen anbefales godkjent med fokus på følgende momenter: Den felles ledelsesstillingen er foreslått finansiert med følgende - NAV 50% - Gamvik kommune 25% - Lebesby kommune 25% Det er et moment at denne stillingen ikke utelukkende er administrasjon og ledelse, men at vedkommede også skal ha faglige arbeidsoppgaver. Dersom den som ansettes er en som allerede er Side 6 av 11
Sak 0036/07 ansatt i en av de statlige etatene, fører dette til at staten får dekket en del av sine lønnskostnader fra kommunene. Det anbefales derfor at finansieringen av stillingen kan forhandles etter at vedkommende er ansatt ut i fra hvilke faktiske arbeidsoppgaver vedkommende skal ha ut over sin ledelsesfunksjon. NAV reformen inneholder kun sammenslåing av utbetaling av sosialhjelp fra kommunens side. Dette vil i vårt tilfelle tilsi ca 1 årsverk. Det anses ikke som hensiktsmessig å dele opp det eksisterende fagmiljøet på sosialkontoret på denne måten. For å beholde dette samlet ønsker rådmannen å flytte hele sosialkontoret, og samlokalisere dette med NAV. Dette medfører en del økte kostnader, da leiekostnaden fordeles etter antall ansatte som skal inn i det nye kontorfellesskapet. Samtidig er det behov for å opprette elektronisk kommunikasjon fra NAV-lokalene til rådhuset for å sikre de kommunalt ansatte tilgang til kommunens systemer. Dette vil også medføre en del kostnader. Det formelle grepet med å innlemme utbetalingen av sosialhjelp i NAV-kontoret er en nødvendighet som følge av reformen. Kostnadene forbundet med denne reformen kan grovt anslås til: - Andel lederlønn 120.000 Årlig - Kontorleie 100.000 Årlig - Datainvestering 150.000 Engangs - Datadrift 30.000 Årlig Datainvestering dreier seg om at vi må ha et eget fagsystem til sosialsaker samt kommunikasjon til dette. Dette er et system som det har vært behov for lenge, men nå er det obligatorisk i sammenheng med NAV-etableringen. Vår IT-ansvarlige vurderer en tilsvarende løsning for dette som for barnevern, ref egen sak. Datadrift innebærer nødvendige linjeleier og drift av nødvendige systemer. Dette gjelder da både nødvendige fagsystemer og det faktum at de kommunalt ansatte fortsatt har behov for å nå våre ordinære systemer. Det presiseres at dette er grove overslag, basert på kjent informasjon pr dato. Side 7 av 11
Sak 0037/07 SØKNAD OM KJØP AV TOMT OG KAI - AKER SEAFOODS ASA SALG AV TILLEGGSAREAL Saksbehandler: Bengt Ole Ekrem Arkiv: 611 &55 Arkivsaksnr.: 06/00853 Saksnr.: Utvalg Møtedato 0040/06 Formannskapet 04.12.2006 0049/06 Kommunestyret 18.12.2006 0037/07 Formannskapet 23.08.2007 Rådmannens innstilling : Gamvik formannskap selger et arealet på ca 620 m² mellom sjøkanten og industrianleggets nordlige del, slik det fremgår av vedlagte kartskisse, til Aker Seafoods ASA. Prisen settes til kr 10,- pr m². Behandling/vedtak i Formannskapet den 04.12.2006 sak 0040/06 Behandling: Rådmannen orienterte om saken. Forslag fra Roger Hansen: Prisen settes til kr 300.000. Alle kostnader forbundet med salget og overdragelsen av eiendommen dekkes av kjøper. Saken oversendes kommunestyret for endelig behandling. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Behandling/vedtak i Kommunestyret den 18.12.2006 sak 0049/06 Behandling: Ordføreren orienterte om saken. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Gamvik kommune selger Metis-kaia og en fradelt parsell av bnr 420 på ca 300 m² til Aker Seafoods ASA. Prisen settes til kr 300.000. Alle kostnader forbundet med salget og overdragelsen av eiendommen dekkes av kjøper. Side 8 av 11
Sak 0037/07 Enstemmig vedtatt. Gamvik kommune selger Metis-kaia og en fradelt parsell av bnr 420 på ca 300 m² til Aker Seafoods ASA. Prisen settes til kr 300.000. Alle kostnader forbundet med salget og overdragelsen av eiendommen dekkes av kjøper. Saken oversendes kommunestyret for endelig behandling. Enstemmig vedtatt. Saksopplysninger: Det vises til tidligere behandlinger hvor Aker Seafoods ASA fikk kjøpe Metis-kaia og en fradelt parsell av g/bnr 3/420 på ca 300 m². Det viser seg nå i forbindelse med ISPS-godkjenning av industrikaia, at en del av arealet mellom industrianlegget og kaia stort sett blir brukt av Aker Seafoods ASA. For å oppnå en mest mulig hensiktsmessig avdeling av sikkert område, samt å dekke bedriftens behov for areal, er det fornuftig å selge et større område enn tidligere vedtatt. Det nye arealet er på ca 620 m², og det anbefales å selge dette til standard pris; kr 10,- pr m². Side 9 av 11
Sak 0038/07 SØKNAD OM TOMT FOR OPPFØRING AV LAGERBYGG PÅ INDUSTRIOMRÅDET PÅ SKJÅNES Saksbehandler: Bengt Ole Ekrem Arkiv: 611 &18 Arkivsaksnr.: 07/00617 Saksnr.: Utvalg Møtedato 0038/07 Formannskapet 23.08.2007 Rådmannens innstilling : Gamvik kommune ser positivt på økt aktivitet på Skjånes, og innvilger søknaden. Det opprettes festekontrakt for nødvendig areal etter gjeldende praksis. Saksopplysninger: Gamvik kommune mottok i juli søknad fra Skjånesbruket AS om tomt for oppføring av lagerbygg på industriområdet på Skjånes. Bygget skal brukes til tørrfisklager. I følge teknisk sjef ligger den omsøkte plasseringen på kommunens grunns om er regulert til industriformål. Han anbefaler at det inngås festeavtale. Han bemerker videre at hvis søknaden innvilges, må kommunen sørge for en opparbeiding av plasser til bilparkering, da dette området er i bruk til slikt formål i dag. For øvrig må det søkes om byggetillatelse før bygget kan påbegynnes. Side 10 av 11
Sak 0039/07 SØKNAD OM Å BENYTTE GAMVIK KOMMUNES KOMMUNEVÅPEN I FORBINDLESE MED PRODUKSJON OG SALG AV GLASS Saksbehandler: Bengt Ole Ekrem Arkiv: 005 Arkivsaksnr.: 07/00475 Saksnr.: Utvalg Møtedato 0039/07 Formannskapet 23.08.2007 Rådmannens innstilling : Søknaden om tillatelse til å benytte Gamvik kommunes våpen som dekorasjon avslås. Formannskapet ønsker å få utarbeidet en egen forskrift for bruk av kommunevåpenet slik at avgjørelse i tilsvarende saker kan delegeres til rådmannen. Inntil slik forskrift er vedtatt skal slik bruk ikke tillates. Saksopplysninger: Gamvik kommune mottok i juni en henvendelse som resulterte i en søknad fra Elbjørg Johansen, Skjånes om muligheten for å bruke vårt kommunevåpen som dekorasjon i forbindelse med produksjon og salg av glass. Det later ikke til at det tidligere er vedtatt faste regler for denne type bruk. Andre kommuner har utarbeidet egne forskrifter om bruk av kommunevåpenet. Under er gjengitt et avsnitt fra slik forskrift for Sør-Varanger kommune: Bruk av våpenet som suvernirer for salg er ikke tillatt. Formannskapet kan i spesielle tilfeller dispensere fra denne bestemmelse. Når slik dispensasjon søkes, skal formannskapet samtidig sette krav til suvenirgjenstandens kvalitet og våpenets gjengivelse. Som det fremgår av dette er ikke det vanlig å gi tillatelse til slikt bruk. Det må også bemerkes at det er innkommet en annen henvendelse om bruk av kommunevåpenet, denne gangen som dekorasjon på privat båt. Kommunevåpenet er et symbol som skal brukes til å identifisere kommunen som enhet, helhet og selvstendig myndighet, samt kommunens bygg og øvrige eiendeler. Det anbefales derfor at en slik bruk ikke tillates. Side 11 av 11