Protokoll fra møtene i partssammensatt utvalg for Asker kirkelige fellesnemnd og Asker kirkelige fellesnemnd Møtedato: Tirsdag 24.04.2018 Tid: Kl. 16.30 19:30 Sted Teglen Spikkestad kirke og kultursenter C. A. Johansens plass 1, Spikkestad Til: Tilstede: Forfall: Medlemmer av Asker kirkelige fellesnemnd og partssammensatt utvalg(psu) Asker: Nils Inge Haus, Annemor Onarheim, John Grimsby, Maud Kari Berntsen, Elisabeth Brøndal (tillitsvalgt) Hurum: Elin Drijfhout, Ole Morten Furua Rødby, Tove Sveva, Unni Fadum (tillitsvalgt) Røyken: Geir Ådnanes, Øyvor Sekkelsten (referent) Gunnar Volden, Merete Fossli (tillitsvalgt) Hovedverneombud: Janneke Riskild Fra Biskopene: Marita Bjørke Ådland Morten Sandnes, Berit Øksnes Administrasjonen har foreslått felles saksliste for AKFN og PSU for AKFN i sakene 16-21/2018. Mat ble servert fra kl. 16:00. Åpning ved kirkesjef John Grimsby. Saksliste Sak 16/18 Godkjenning av innkalling Innkalling godkjent. Sak 17/18 Protokoller AKFN 30.3.2018 og PSU 16.01.2018 Protokoll fra AKFN ble tatt til orientering Protokoll fra PSU til AKFN ble godkjent Seinere protokoller fra PSU til AKFN sendes også ut på tilsvarende måte som protokollene fra AKFN. Sak 18/18 Nytt fra fellesrådene Fellesrådene orienterte Tatt til orientering. \\tsclient\john\onedrive\dokumenter\akf\akfn\2018 04 24 AKFN Saksframlegg\2018 04 24 AKFN Protokoll.docx
- 2 - Sak 19/18 Tidsplan for sammenslåingen Kirkesjefen orienterte om rammene for planen, hva som er gjennomført og om planene framover. Tidsplanen vil bli ytterligere brutt ned når vi kommer til høsten og har gjort et arbeid med å se på alt som har kommet inn av rapporter fra prosjektgruppene og en del annet arbeid med sammenslåingsprosessen. De ulike budsjettprosessene mot de tre kommunene ble også skissert her og arbeidet med dette vil også komme inn som en del av tidsplanen. Se for øvrig sak 24/18 Fellesnemnda og PSU ber administrasjonene legge fram mer detaljert tidsplan i møte 29.8. Nemda og PSU ber administrasjonene i samme møte legge fram plan for inngåelse av samarbeidsavtale med nye Asker kommune og forberedelser av felles budsjett for det det nye fellesrådet. Fellesnemnda ber administrasjonene orientere om arbeidet med tidsplan i nemndas møte 19.6. Sak 20/18 Orienteringssaker a. Status prosjektgruppene b. Status rekruttering av ledergrupper i stab c. Saker fra tilsettingsutvalget Fellesnemnda og PSU tar sakene til etterretning PSU fratrådte (de tillitsvalgte) og AKFN fortsatte møtet.
- 3 - Sak 21/18 Møteplan og -struktur fellesnemnd, fellesråd og arbeidsutvalg høsten 2018 Forslag fra arbeidsutvalget Høstens møteplan er krevende for nemndas medlemmer og de som forbereder sakene i arbeidsutvalgene og administrasjonene. Fellesnemdas arbeidsutvalg foreslår derfor av hensyn til ressurser at fellesmøtene for fellesrådene og fellesnemndas møter til høsten blir lagt på samme dag. Møtedagene vil på denne måten bli færre, selv om de kan bli noe lenger. Arbeidsutvalgets forslag til revidert møteplan kun samme datoer som allerede er innkalt til: Ny dato 1630/1830 AU Fellesnemnd og AU fellesråd 21.8. 1630/1800 Fellesnemnd/PSU og felles fellesråd Spikkestad kirke- og kultursenter 29.8 1630/1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd AKF Adm Asker 11.9 16301800 Fellesnemnd og felles fellesrådsmøte Slemmestad kirke og kirkestue 18.9. 1630/1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd Teglen Spikkestad 2.10 1630 Fellesnemnd og felles fellesråd Holmen 23.10 1630/1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd AKF Adm Asker/Askertun? 7.11. 1630/1800 Fellesnemnd/PSU og felles fellesråd Vardåsen 21.11. 1630/1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd Teglen Spikkestad 26.11. 1630/1800 Fellesnemnd/PSU og felles fellesråd Teglen Spikkestad 4.12. Til disposisjon ved behov AKF Adm Asker/Askertun? Hvert fellesråd har sitt AU, men kan ha nytte av å være samlet på samme sted til samme tid, for å forberede felles fellesråd og koordinere med nemndas AU. Arbeidsutvalgets forslag til møteavvikling : Kl. 1600 Servering Kl. 1630 Møte i nemnda (og PSU) Kl. 1800 Fellesmøte for fellesrådene Kl. 1900 Enkeltvise møter for fellesrådene Nemndas medlemmer kan i særskilte tilfeller tre sammen for avluttende møte ved behov. Fellesnemnd gir sin tilsutning til arbeidsutvalgets forslag om felles dag og sted for møter i fellesnemnd og felles fellesråd med virkning fra høsten 2018. Fellesnemnda anmoder fellesrådene om å gi sin tilslutning til redusert antall møtedager og samordne møtene i fellesnemndas AU med de tre fellesrådenes AU-møter.
- 4 - Sak 22/18 Vurdering av habilitet for nemndas medlemmer Situasjon Et av nemndas medlemmer er ansatt i fast stilling i et av fellesrådene. Vurdering I kirkeloven 38 heter det at forvaltningslov og offentleg lov gjelder for lovpålagt kirkelig organ. Fellesnemnda er er et slik organ. Vedkommende blir ikke automatisk inhabil i alle saker, og kan av den grunn ha sete i nemnda. Vedkommende må være kjent med habilitetsreglene og til enhver tid vurdere om han/hun er habil eller ikke. Spørsmålet om han/hun er inhabil kan legges fram for nemnda, som avgjør spørsmålet om habilitet i hvert enkelt tilfelle. Nemndas leder bør orienteres på forhånd, slik at vararepresentant kan tre inn. Formålet med dette er at tilliten til nemndas saksbehandling ikke skal bli svekket. Administrasjonen har konsultert KA i vurderingen. Fellesnemnda tar administrasjonens saksframlegg til etterretning Sak 23/18 Innkalling av varamedlemmer Til saken Dersom et av nemndas medlemmer må melde forfall til møtet skal dette umiddelbart meldes til nemndas leder. For å spare tid og arbeid anmoder nemndas leder om at den som melder forfall selv varsler varamedlem. Se https://kirken.no/nb- NO/fellesrad/askerfellesrad/menigheter/Asker-kirkelige-fellesnemd/akf-nemda/hvem-sitter-inemda/ Fellesnemnda tar nemndleders anmodning til etterretning.
- 5 - Sak 24/18 Fellesrådenes budsjettprosesser 2019 og strategi for samarbeidsavtale og videre budsjettprosesser i Nye Asker kommune. Saksframlegg Paralellt med prosessene beskrivet i overordnet tidsplan i sak 19/2018 løper prosessene med forberedelse av nye avtaler med nye Asker kommune og forberedelse av felles budsjett for de tre eksisterende fellesrådene. Prosjektgruppe 1 (Ledelse og strategi) og fellesnemndas arbeidsutvalg arbeider med oversikt over eksisterende samarbeidsavtaler og budsjettprosesser med kommunene. I hovedsak er budsjettprosessen i Røyken basert på søknad til kommunen, i Hurum på dialogmøte og i Asker budsjettforslag og dialogmøte på grunnlag av samarbeidsavtale mellom Asker kommune og Asker kirkelige fellesråd (2016). Slike avtaler ligger ikke til grunn for budsjettprosessene i Røyken og Hurum. Med utgangspunkt i eksisterende avtale med Asker kommune, vil prosjektgruppen med utgangspunkt i denne arbeide med tre problemstillinger: a. Hva ønsker fellesnemnda å beholde i avtalen AKF har med Asker kommune (umistelig) og hva kan bli bedre. b. Hvilke tillegg eller endringer ønsker fellesnemnda i ny avtale, ikke minst med tanke på eventuelle problemstillinger i Hurum og Røyken som Askers eksisterende avtale ikke tar hensyn til c. Beskrive prosess og ta initiativ overfor ledelsen i nye Asker for å utvikle samarbeidsavtalen med det nye fellesrådet fra 1.1.2020 og hvordan vi organserer samarbeidet i budsjettprosessene for 2019 og 2020. Under møtet Kort redegjøring fra administrasjonen Samarbeidsavtalen til Asker legges ved protokollen. I hovedsak er dagens budsjettprosesser i Røyken basert på søknad til kommunen, i Hurum på dialogmøte og i Asker budsjettforslag og dialogmøte på grunnlag av samarbeidsavtale mellom Asker kommune og Asker kirkelige fellesråd (2016). Fellesnemnda tar orienteringen til etterretning. Nemnda ber administrasjonene orientere nærmere om arbeidet med samarbeidsavtale med kommunen og felles budsjett i nemndas møte 19.6. Eventuelt Ingen saker Teglen, Spikkestad 24.04.2018 Nils Inge Haus Leder Øyvor Sekkelsten Referent