Fysisk institutt Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Notat Til Styret ved Fysisk Institutt Dato: 20. mars 2018 Sak IS 12/18 Mulig utvidelse av bemanningen i studieseksjonen Instituttledelsen har over tid sett at vår studieadministrasjon er for tynt bemannet, og vil nedenfor argumentere for at staben utvides med ett fast årsverk. Vi har ved Fysisk institutt vært stolte av å ha en liten, men meget effektiv, administrativ stab. Men baksiden av medaljen er at arbeidsbelastningen på administrasjonen da lett blir urovekkende høy, og at den blir svært sårbar ved permisjoner og sykdom. Det er vanskelig å sammenligne direkte med de andre MN-instituttene hva angår bemanning i studieseksjonen, da det er flere parametre som påvirker bemanningen, for eksempel antall studenter, antall vitenskapelig ansatte, antall emner, antall studieprogrammer man er ansvarlig for, om man har mange emner med spesielle oppfølgingsbehov etc.. Men det totale bildet er at bemanningen varierer mellom ca 3,3 og 5,5 årsverk (da er ITA og IFI holdt utenfor da disse hver på sin måte er «avvik» hva angår størrelse). Det er dog verdt å merke seg at kontorsjefen ved Farmasøytisk institutt har laget en statistikk som viser at FI, Geofag og Farmasi ligger dårligst an (eller best an om man velger å se slik på det) på MN når man ser på antall årsverk pr adm. årsverk (adm. årsverk totalt, dvs. ikke skilt ut studieadm.). I tillegg har FAI og FI det høyeste antallet produserte studiepoeng pr adm. årsverk (unntatt tørre fag som IFI og MI) ved MN. En slik statistikk skal leses med varsomhet, men den indikerer i hvert fall poenget ovenfor, nemlig at Fysisk institutt har en liten adm. stab totalt sett. Det er også verdt å merke seg at både IBV og Farmasi nylig har vedtatt å utvide den studieadministrative staben med ett årsverk på Farmasi og 0,5 årsverk på IBV (i utgangspunktet midlertidig). Dette illustrerer et viktig poeng; til tross for at våre oppdragsgivere i departementet forventer effektivisering i tråd med økt digitalisering, så ser vi på instituttnivå- nederst i «næringskjeden»- en økende mengde administrative oppgaver, og særlig innenfor studieadm. Mer om dette nedenfor. Vår studieadm. består av tre faste årsverk pluss at ekspedisjonskontoret også gjør en del oppgaver av studieadm. karakter, i hovedsak knyttet til doktorgradsdisputaser. I praksis har allikevel antallet årsverk vært noe høyere over en ganske lang periode. I 2016-17 hadde vi en studiekonsulent fra ITA inne i en 30 % stilling, dog betalt av ITA. Katrine Langvad jobbet 30 % i perioden 1.3.17
2 28.2.18 (70 % permisjon fra sin faste stilling). Vi har også leid inn ekstrahjelp på timelønn, så i praksis har vi over ganske lang tid ligget på rundt 3,5 årsverk inkludert den andel av stillingen på ekspedisjonskontoret som går til studieadm. oppgaver. Vi ser en økende oppmerksomhet rundt undervisning (jf. InterAct), studentoppfølging og internasjonalisering, og den generelle trenden er at undervisning/utdanning er blitt en enda viktigere del (også i økonomisk henseende) for universitetene, som gjør at studieadministrasjonen de siste få årene har blitt en enda viktigere del av vår bemanning enn tidligere. Vi kan muligens klare å dekke noen av toppene i arbeidsbelastning ved innleid ekstrahjelp, men det er en tidkrevende prosess stadig å skulle finne noen som kan ta en ekstrajobb ved siden av studiet, og man er også prisgitt at de riktige kandidatene er tilgjengelige, og man er da egentlig avhengig av ren og skjær flaks. Slike kandidater vil også kreve mye oppfølging/opplæring, og er sånn sett mye mindre effektive enn personer som er del av den faste staben. Vi skal nå administrere det nye studieprogrammet CS (som administrativt sett er mye mer komplisert enn de øvrige studieprogrammene), vi skal få på plass nye tilbud om internasjonalisering (gjennom utvekslingsavtaler), og samtidig blir det mer fokus på studenttilbakemeldinger og nyordninger i forbindelse med InterAct (inkludert et etterslep på behandling av nye emnebeskrivelser). I dette bildet mener vi at vi må innse at vi klarer ikke alt dette på en god nok måte med dagens bemanning. Her følger en utførlig beskrivelse av viktige arbeidsområder hvor vi mener at dagens bemanning er en sterk begrensning på hva som faktisk er mulig å få til: 1. Utveksling Å øke andelen av studenter som reiser på utveksling har vært et ønske på alle nivåer ved UiO, og har for våre studenters del blitt understreket med innføring av utviklingssemester på bachelorprogrammene. For at studentene skal kunne reise ut og føle seg trygge på at de får et faglig utbytte av utveksling, må det være tilstrekkelige ressurser for å sikre flere forhold: 1) God nok veiledning av studentene lokalt på instituttet. 2) Kapasitet til å utføre den nødvendige forhåndsgodkjenningen og vurdering av emner i etterkant. Dette er viktig for fysikkstudentene ettersom de har mange obligatoriske emner, og de trenger å få godkjent emner tatt i utlandet i sin grad ved UiO. 3) Kapasitet til å sikre det faglige innholdet i utvekslingsavtaler. Det er et ønske å ha «pakkeløsninger» for noen utenlandske læresteder, der det finnes emnepakker som studentene våre kan velge. Det er viktig at vi sikrer god kommunikasjon med partnere når det gjelder kurstilbud og godkjenning av emner. 4) Kapasitet til å drive aktiv rekruttering/reklamere for tilbudene som finnes for fysikkstudenter.
3 Det er antydet en målsetting om at (minst) 20 % av studentene våre skal reise ut i utviklingssemesteret på bachelor, noe som åpenbart vil medføre økt behov for studieadm. kapasitet. 2. Digitalisering Digitalisering i utdanningen er som ellers i offentlig sektor i fokus, med føringer fra departementet, og både på UiO sentralt og på fakultetsnivå er det satt inn ressurser for å implementere nye løsninger. Det pekes her på tre hovedområder: Innføring av Inspera (digital eksamen), innføring av Canvas (nytt «learning management system») og streaming/podcast av undervisning. Dersom instituttet skal holde tritt må det settes av ressurser også på instituttnivå. Både Inspera og Canvas krever mer tid fra studieadministrasjonen enn hva hhv. papireksamen og Fronter har gjort. For Inspera er det antydet en arbeidsmengde på opp til 40 % av et administrativt årsverk. På sikt forventes innføring av Inspera å være noe arbeidsbesparende for faglærerne på store emner fordi selve sensurarbeidet blir mer effektivt og oversiktlig (på små emner er det tvilsomt om det vil utgjøre noen tidsmessig besparelse), men rent administrativt forventes altså innføring av Inspera totalt sett å medføre økt ressursbruk. Både Inspera og Canvas forutsetter i langt større grad integrasjon med FS (Felles Studentsystem), og dette arbeidet må (enn så lenge) gjøres manuelt. For å kunne tilby de vitenskapelig ansatte/emneansvarlige støtte, må studieadm. få større kompetanse når det gjelder de nye systemene, og dette krever tid. Canvas er per dato et frivillig system som kan brukes av de emneansvarlige som ønsker det, mens digital eksamen skal rulles ut for majoriteten av emner ved UiO, så her kommer det et stort «trøkk» fremover. MN utreder også hva som kreves av utstyr med tanke på digitale overføringer av undervisning til studentene, og det er rimelig å anta at undervisere vil ha noe behov for støtte til software og bruk av utstyr når dette prosjektet utvides. 3. Opptak til masterstudier Grete Stavik-Døvle er alene om masteropptak i dag, og slik sett er vi sårbare/ikke robuste. Arbeidet med masteropptak foregår i tre bolker, hvorav det største skjer parallelt med undervisningsplanlegging, og gjennomføring av emneeksamen og mastereksamen. Med opptak av engelskspråklige studenter til Elite-programmet er det til nå en tredobling av søkere som skal behandles i det internasjonale opptaket til master. Foreløpig er det for tidlig å si noe om eventuell økning i EU/EØS-runden og den nordiske runden, men det vil trolig også være en økning her. Opptak av studenter til det nye Computational Science-programmet vil ikke nødvendigvis medføre en stor endring i antall søkere totalt, men det organisatoriske rundt å håndtere flere studieretninger med flere institutter involvert vil utvilsomt kreve mer tid. Ved Fysisk institutt er det i hovedsak administrasjonen som står for opptaket til masterprogrammene. Dette for å sikre at de vitenskapelig ansatte bruker totalt mindre tid på
4 administrasjon enn om de selv må delta i opptakskomiteer. Blant annet fordi mange søkere har utdanning utenfor UiO, er opptaksarbeidet totalt sett en tidkrevende affære. 4. Rekruttering Vi får mange henvendelser i forkant av søknadsfristene til bachelor- og masterprogrammene. Spørsmålene dreier seg ofte om hva slags jobbmuligheter studiene våre gir. Selv om resultater fra Studiebarometeret og UiOs kandidatundersøkelser er nyttige, trenger vi også oppdaterte og mer finmaskede egne oversikter over hva våre uteksaminerte kandidater gjør. Mer samarbeid med Hilde Lynnebakken angående rekruttering og arrangementer har lenge vært ønsket. 5. Kapasitet i studieadministrasjonen Systemer: Systemene som brukes i forbindelse med undervisnings- og eksamensplanlegging i dag er mer komplekse og krever både ressurser i form av tid til å gjøre oppgavene nøyaktig og i form av kompetanse. Ett eksempel er timeplanlegging, der det pga. av rom deles med andre fakulteter etter gitte datoer ikke er gjort i en håndvending å tilpasse ønsker fra underviserne. Det er langt mindre fleksibilitet i systemet som brukes nå, og da må det være tilstrekkelig med tid til kvalitetssikring i forkant. Studentvolum: Volumet av studenter har økt, både på bachelor- og masternivå. Fysikkemnene har vokst, slik at vi har flere større emner. Det er økt pågang når det gjelder veiledning, spørsmål og tilrettelegging. Vi ser en endring i studentmassen her når det gjelder behovet for personlig veiledning, og studentene blir «lært opp» til at det skal være lavterskel å ta kontakt med en studieveileder. Rutiner og retningslinjer: For å redusere andel av ad hoc løsninger som studieadm. har i dag, er det behov for å utarbeide retningslinjer for f.eks. eksamen og oblig-innleveringer der vi hittil ikke har hatt noen særlig grad av retningslinjer. Det må bli lettere både for undervisere og studieadm. å håndtere spørsmål og situasjoner som oppstår. Å jobbe med rutiner og retningslinjer krever mer sammenhengende tid, noe som er stor mangelvare i dag. Arbeid med emneutvikling/emneopprettelse/emneevaluering InterAct prosessen har resultert i revisjoner av eksisterende emner og opprettelse av nye emner. Spesielt å opprette nye emner er svært tidkrevende pga. detaljerte prosedyrer med mange involverte.
5 Emneforslag kommer fra fagmiljøene og vurderes av Utdanningsutvalget. Kravene som MN stiller må være oppfylt før forslagene sendes videre til behandling på fakultetet. Før emnet blir godkjent av MN er det som oftest mye kommunikasjon fram og tilbake mellom de som foreslår emnet, UU og MN. Studieadministrasjonen koordinerer dette. Den første gruppen av nye emner er opprettet, men det står fortsatt en del igjen. Emner som skal gå for første gang høsten 2018 har blitt prioritert nå, men det kommer nye emner også for våren 2019 og videre. InterAct går også inn i en ny fase, der studiedekanen har varslet en økt forventing om kvalitetssikring av emnene. Robusthet: En del av de sentrale oppgavene i studieadm. ligger så å si parallelt i tid, slik at vi vil være veldig sårbare ved sykdom ol. Dette gjelder særlig perioden april juni, med blant annet masteropptak, undervisningsplanlegging, eksamensplanlegging for høstsemesteret, avvikling av emneeksamener, avvikling av mastereksamener, grovsortering i i tilknytning til utlyste av KD-stillinger og ansettelse av gruppelærere (primært masterstudenter). Det er også et par andre viktige områder som bør nevnes med tanke på forventninger om økt behov for å legge inn arbeidskraft fremover: InterAct: InterAct legger opp til mer samarbeid og koordinering av lærerkollegiet ved eget institutt, og her har studieadm. sekretærfunksjonen. Eksterne programråd for hvert studieprogram øker også belastningen. Det er dessuten behov for mer koordinering og harmonisering av studieadministrative rutiner mellom MN-institutter. Alt dette med hensikt å øke kvaliteten på utdanningen. Oppfølgning av master- og ph.d. studenter: Her initierer MNF mer fokus på karriereveiledning, karriereutvikling og generiske ferdigheter i utdanningen, og vi må forvente økt adm. ressursbruk. På masternivå er frafallet for stort, og instituttet burde antakelig investere i tiltak for å redusere dette, noe som i såfall også høyst sannsynlig vil kreve økt adm. ressursbruk. Innføring av "samtaleverktøyet" har vært nevnt i den forbindelse, noe som også gjelder ph.d. Økonomiske konsekvenser Dette er ikke en stilling som ligger inne i nåværende langtidsbudsjett, og som sånn sett ikke er tatt høyde for. Dog har instituttet strategiske midler som ikke er disponert, og som kan brukes til å dekke inn lønnskostnadene, i hvert fall i inneværende budsjettperiode (2018-22). Merk også at
6 instituttet har en stor portefølje av SiU og INTPART utvekslingsprosjekter. Alle disse prosjektene trenger administrativ støtte. Instituttledelsen vil fremover forutsette at vi kun gir administrativ støtte til prosjekter som er strategisk viktig for instituttet. SiU prosjekter gir mulighet til å benytte inntil 10 % av prosjektmidlene til administrativ støtte, og en målsetting vil være å «selge ut» inntil ½ adm. årsverk til SiU prosjekter. Merk at dette vil være adm. oppgaver som ikke bare ligger inn under studieadministrasjonen. Konklusjon og anbefaling: Det er ovenfor argumentert for at studieadministrasjonen bør utvides med ett fast årsverk, med utgangspunkt i det vi mener er et økende antall nye oppgaver, samt etterslep på oppgaver/arbeidsområder som det ikke er kapasitet til å gjøre nok på med dagens bemanning. Vi noterer at et par andre MN-institutter- IBV og FAI- har sett samme trend som oss, og nylig vedtatt å utvide staben. Digitalisering forventes å effektivisere (offentlig sektor) på sikt, men det er vanskelig å se at vi på kort sikt vil ha en snarlig effektiviseringsgevinst på instituttnivå hva angår studieadm. oppgaver. Tvert imot vil innføring av Inspera og Canvas ha motsatt effekt, dog med forventet innsparing på sikt når det gjelder arbeidstid som faglærerne bruker (gjelder Inspera). Studieadm. er i dag ekstremt sårbar for sykdom og annet fravær. Skulle en av dem få et lengre ikkeplanlagt fravær vil arbeidsbelastningen på den gjenværende staben kunne bli uhåndterlig. Kontinuerlig arbeidspress som ikke oppleves som positivt stress, kan selvsagt i seg selv trigge sykdom og helseplager. Dette legges frem for styret nå som en orientering, med sikte på å legge frem saken som en vedtakssak på neste styremøte, og da med forslag om vedtak om at studieadministrasjonen styrkes med ett fast årsverk. Vi har diskutert hvordan en ny slik stilling skal «designes», men uten å ha konkludert foreløpig. En mer overordnet stillingsbeskrivelse vil vi derfor be om at vi kan komme tilbake til på neste møte. Mvh. Lars Bernhardsen, Adm. leder
i Dette er en tjeneste som antakelig kun Fysisk institutt tilbyr, men som vi mener er svært verdifullt for de komiteene som skal vurdere søkerne til en utlyst (KD-)stipendiatstilling. Her er det til dels et stort antall søkere med utenlandsk utdanning, og grovsorteringen går ut på at studieadm. foretar en første vurdering av alle søkerne med tanke på formelle kvalifikasjonskrav. De «eliminerer» også søkere som ikke har sendt inn alle relevante dokumenter. Ved å gjøre dette får komiteen en langt enklere jobb og sparer etter alle solemerker mye tid. 7