Protokoll frå møte i Kyrkjeleg fellesnemnd for Ullensvang, Jondal og Odda

Protokoll frå møte i Kyrkjeleg fellesnemnd for Ullensvang, Jondal og Odda Dato og tid: Saker: Arkiv: Møtestad: 29.11.18 kl. 11:30 13:30 020/18 029/18 Tyssedal kirke Til stades: May Søfteland (leiar), Berit Tuvin, Magne Hus, Steinar Tokheim, Marianne Eide, Lars Måkestad, Arild Hellesøy (geistleg representant), Olav B. Hus (kommunal representant). Kyrkjeverjene Laila Bergsagel og Gerd R. Bu. Prosjektleiar Liv Eirill Evensen. Forfall: Hans-Sigvard Galtung, vara Berit Tuvin møtte. Meldingar: * Referat frå møte 3 med dei tillitsvalde. * Referat frå møte 4 med dei tillitsvalde. * Statusrapportar frå arbeidsgruppe 1, 2, 3 og 5. * Diakonstillinga. Sak handsama i Odda kyrkjelege fellesråd 12.09.18. Saker: 020/18 Godkjenning av møtebok og innkalling. 021/18 Val av målform, nytt fellesråd. 022/18 Formell oppretting av nytt fellesråd organisasjonsnummer. 023/18 Overordna organisasjonsstruktur, nytt fellesråd. (PSU) 024/18 Kriterie for kyrkjeverjestillinga. Krav til kvalifikasjonar m.m. (PSU) (Saka er førebudd av dei folkevalde. Kyrkjeverjene fråtrer.) 025/18 Fastsetjing av økonomireglement og delegasjonsreglement. (PSU) 026/18 Kontorstruktur i nytt fellesrådsområde. (PSU) 027/18 Løysing for kyrkjeblad i nytt fellesrådsområde. (PSU) 028/18 Kyrkjegardsvedtekter, gravfondforskrift og festeavgifter. 029/18 Møteplan 2019. (PSU) 1

020/18 Godkjenning av møtebok og innkalling Saksbakgrunn: Godkjenning av møtebok frå møte i Kyrkjeleg fellesnemnd 28.08.18. Godkjenning av innkalling og sakskart. Framlegg til vedtak: Møteboka vert godkjend. Innkallinga og sakskartet vert godkjende. Handsaming: - Vedtak: Møteboka vart godkjend. Innkallinga og sakskartet vart godkjende. 2

021/18 Val av målform, nytt fellesråd Saksbakgrunn: I det tidlege intensjonsdokumentet for kommunesamanslåinga, Ullensvang kommune, vart det bestemt at «målføret til den nye kommunen vert nynorsk» (intensjonsdokumentet, punkt 4). Saka var lite problematisert i Odda, sjølv om Odda kommune har hatt valfri målform i mange år, og Tyssedal er ei klar bokmålsbygd. For kyrkja vil det vera naturleg å fylgja kommunen. Dei to fellesrådsområda Jondal og Ullensvang nyttar nynorsk i dag, medan Odda nyttar både målformar. Overgangen til ei målform vert difor størst for Odda. Tyssedal menighet vert det einaste soknet i det nye fellesrådet som nyttar bokmål. Eit vedtak i fellesnemnda skal ikkje påverka bokmålsbruken i Tyssedal. I 49 i utkast til ny kyrkjeordning, som er ute på høyring no, står dette om målform: «Bokmål og nynorsk er likeverdige målformer og skal være likestilte skriftspråk i kirkelige organer». PL har spurt KA om dette inneberer at vi ikkje kan vedta ei målform. KA svarte i korte trekk at målformene er likestilte om det kyrkjelege organet ikkje har eit vedtak om målform. Det skal dermed vera mogeleg å gjera slikt vedtak. Framlegg til vedtak: Målforma til Ullensvang kyrkjelege fellesråd vert nynorsk. Handsaming: - Vedtak: Målforma til Ullensvang kyrkjelege fellesråd vert nynorsk. 3

022/18 Formell oppretting av nytt fellesråd organisasjonsnummer Vedlegg: «Organisasjonsnummer ved sammenslåing av fellesråd. KA, juli 2018». Saksbakgrunn: Sjå vedlegg frå KA i saka. KA konkluderer her med at den einskilde fellesnemnda må drøfta saka og ta eit sjølvstendig val, men innan KA kjem til denne konklusjonen, har viktige argument for å oppretta nytt organisasjonsnummer vore tekne opp: - Det prinsipielle elementet: eit nytt fellesråd vert oppretta eit nytt organisasjonsnummer gjev eit tydeleg skilje mellom før og etter. - Det arbeidsrettslege elementet: det er snakk om ei verksemdsoverdraging eit nytt organisasjonsnummer synleggjer dette. I tillegg til desse sentrale punkta har vi ein annan faktor å ta omsyn til: nytt fellesråd får det same namnet som eit «gamalt» fellesråd. For å unngå forveksling og setja tydeleg(are) strek, også rekneskapsmessig, bør det opprettast eit nytt organisasjonsnummer. Når skal det nye organisasjonsnummeret vera oppretta? Organisasjonsnummeret bør vera klart i god tid før samanslåinga. Einingsregisteret seier at det er fullt ut mogeleg å få registrert nytt organisasjonsnummer før 2020. Føresetnaden er at det ligg føre eit vedtak om oppretting av nytt fellesråd. Kyrkjeleg fellesnemnd har tidlegare vedteke mandat og prinsippdokument for samanslåing, men for ordens skuld vert det lagt inn eit tydeleg vedtakspunkt i denne saka mellom anna med tanke på vidare kontakt med Einingsregisteret. Framlegg til vedtak: 1. Kyrkjeleg fellesnemnd for Ullensvang stadfestar at nytt fellesråd skal opprettast, Ullensvang kyrkjelege fellesråd, som erstattar dei tre fellesrådsområda Jondal, Odda og Ullensvang frå 01.01.2020. 2. Kyrkjeleg fellesnemnd for Ullensvang vel å oppretta eit nytt organisasjonsnummer for det nye kyrkjelege fellesrådet. 3. Prosjektleiar får fullmakt til å starta prosessen med registrering av nytt organisasjonsnummer i Einingsregisteret i god tid før 01.01.20. 4

Handsaming: - Vedtak: 1. Kyrkjeleg fellesnemnd for Ullensvang stadfestar at nytt fellesråd skal opprettast, Ullensvang kyrkjelege fellesråd, som erstattar dei tre fellesrådsområda Jondal, Odda og Ullensvang frå 01.01.2020. 2. Kyrkjeleg fellesnemnd for Ullensvang vel å oppretta eit nytt organisasjonsnummer for det nye kyrkjelege fellesrådet. 3. Prosjektleiar får fullmakt til å starta prosessen med registrering av nytt organisasjonsnummer i Einingsregisteret i god tid før 01.01.20. 5

023/18 Overordna organisasjonsstruktur, nytt fellesråd 2 vedlegg: Organisasjonskart i dag og framlegg til overordna organisasjonsstruktur frå 2020. Saksbakgrunn: Prosjektleiar har kontakta arbeidsgruppe 1 og bedt om å få eit kart over overordna, føreslegen organisasjonsstruktur i framtidig fellesråd. Bakgrunnen for dette er at det vil vera naudsynt å få den overordna strukturen på plass før tilsettekabalen kan leggjast på detaljnivå. Ved å handsama overordna struktur fyrst, vert arbeidet til arbeidsgruppe 1 letta, og sakskomplekset om kontorstruktur og organisasjonskart, som etter planen skal opp i PSU og fellesnemnd i november, får nokre nyttige føringar frå nemnda på førehand. I relativt små organisasjonar, som også nye Ullensvang kyrkjelege fellesråd vil verta, vil det fort gje store ekstrakostnader om ein vel å setja inn til dømes mellomleiarar for ulike faggrupper. I vedlagte organisasjonskart er det ikkje lagt inn mellomleiarar. Slik skissa syner, vert kyrkjeverja næraste administrative leiar for alle dei tilsette i fellesrådet. Sidan arbeidsmengda for kyrkjeverja i den nye organisasjonen vil verta nokså omfattande, og langt overgå ei 100 % stilling, er det foreslått å operera med ei assisterande kyrkjeverje i ein ikkje fastsett stillingsprosent. Dette vil føra til om ikkje auka kostnader oppretthald av kostnader til meir enn ei 100 % kyrkjeverjestilling. Med arbeidsmengda som vil oppstå, bør dette kunne forsvarast. Ei assisterande kyrkjeverje vil avlasta kyrkjeverja og gje større tryggleik i organisasjonen ved til dømes fråvær. Sjå også eksisterande organisasjonskart med stillingsressursar i dag (vedlegg 2 til saka). Framlegg til vedtak: Overordna organisasjonskart for (nye) Ullensvang kyrkjelege fellesråd vert vedteke. Uttale i partsamansett utval: Ikkje sett. Handsaming: - Vedtak: Overordna organisasjonskart for (nye) Ullensvang kyrkjelege fellesråd vart vedteke. 6

024/18 Kriterie for kyrkjeverjestillinga. Krav til kvalifikasjonar m.m. Saka vart førebudd av dei folkevalde. Saksbakgrunn: Sjå sak 018/18. Framlegg til vedtak: Framlegg frå leiar May Søfteland: Stillingslysing Kyrkjeverje 100 % stilling. Handsaming i partsamansett utval: Kyrkjeverjene gjekk ut. Drøfting av framlegget til kriterie for kyrkjeverjestillinga. Uttale i partsamansett utval: PSU ynskjer sak om tilsetjing i januar. Uttaleforslag frå Anne Karin Stormyr: Endra punkt 2 i lysingsteksten til: Relevant universitets-/ høgskuleutdanning gjerne innan kyrkjefag, økonomi og leiing (tillegget er understreka). Forslaget vart referert av A. H. Trå. Forslaget fell med 4 mot 7 stemmer. Teksten i May Søfteland sitt framlegg vert dermed ståande. Handsaming: - Vedtak: Framlegg frå leiar May Søfteland: Stillingslysing Kyrkjeverje 100 % stilling vart vedteke. Det vert sak om tilsetjing i januar. 7

025/18 Fastsetjing av økonomireglement og delegasjonsreglement Saksbakgrunn: Forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd og menighetsråd i Den norske kirke seier dette om krav til økonomireglement ( 8): «Fellesrådene og menighetsrådene skal vedta bestemmelser om økonomiforvaltningen i eget økonomireglement. Dette skal minst inneholde bestemmelser om: - delegering av myndighet - utarbeidelse av budsjettforslag til kommunen - vedtak og endring av årsbudsjett - intern rapportering og budsjettoppfølging.» Arbeidsgruppe 5 har vurdert desse innleverte reglementa i saka: - Økonomireglement, Odda kyrkjelege fellesråd (2003) - Delegasjonsreglement, Odda kyrkjelege fellesråd (2003) - Delegasjonsreglement for kyrkjeverja, Ullensvang kyrkjelege fellesråd (inkl. pkt. 3, økonomi) (1998) - Instruks for kyrkjeverja, Ullensvang kyrkjelege fellesråd (1997) - Delegering av tilvisingsrett, Ullensvang kyrkjelege fellesråd (1998). I møte 20.09.18 vart medlemane i arbeidsgruppe 5 samde om å fremja dei to reglementa frå Odda som dei står, berre omsette til nynorsk. Desse dokumenta er reindyrka som reglement, kortfatta og greie å halda seg til, og samstundes dekkjande i høve til krava i forskrifta 8. Om det kjem til endringar i forskrifta eller i finansieringsordninga for Den norske kyrkja, vil det vera ei ukomplisert sak for fellesrådet å endra reglementa. Forslaget er: 8

ØKONOMIREGLEMENT FOR (NYE) ULLENSVANG KYRKJELEGE FELLESRÅD 1. Ullensvang kyrkjelege fellesråd vedtek budsjettet som rammebudsjett for fellesrådet sitt verksemdsområde. 2. Kyrkjeverja legg fram detaljert budsjettforslag. 3. Om føresetnaden for budsjettvedtaket brest skal kyrkjeverja orientera fellesrådet og foreslå dei budsjettendringane som ho ser som naudsynte. 4. Kyrkjeverja har fullmakt til å disponera fellesrådet sine bankkonti, dette kan delegerast, men ikkje subdelegerast. Delegasjon skal dokumenterast skriftleg. 5. Kyrkjeverja skal sjå til at fellesrådet sine midlar er plasserte til høgast mogeleg avkasting med størst mogeleg sikkerheit. Ullensvang kommune sin plassering av midlar er retningsgjevande. 6. Ved mottak av kontante innbetalingar som ikkje er dekning av tidlegare utsendt rekning skal det alltid følgje inn i rekneskapen ein kvittering underteikna av to av dei tilsette i fellesrådet. Kyrkjeverja bør ikkje vera ein av dei. 7. Kyrkjeverja har tilvisingsmynde på fellesrådet sin rekneskap og held slik underlagskontroll som ho meiner er naudsynt. Leiar av fellesrådet tilviser personlege ytingar til kyrkjeverja. 8. Kyrkjeverja avgjer sjølv om det skal etablerast kontantkasse og sikrar sjølv tilfredsstillande kontrollrutinar. 9. Anskaffingar til varig eige/ bruk, med ein økonomisk levetid på minst 3 tre år og med ein totalverdi på meir enn kr. 100 000 vert førte i investeringsrekneskapen. 10. Det skal leggjast fram økonomirapport minst ein gong kvart halvår. Handsaming i Ullensvang kyrkjelege fellesnemnd 14.11.18 9

DELEGERING TIL KYRKJEVERJA I (NYE) ULLENSANG KYRKJELEGE FELLESRÅD 1. Kyrkjeverja er leiar av fellesrådet sin administrasjon og for alle som har Ullensvang kyrkjelege fellesråd og sokneråda som arbeidsgjevar. 2. Kyrkjeverja har ansvar for at dei sakene som vert framlagte for Ullensvang kyrkjelege fellesråd er forsvarleg utreidde, at sakene vert fremma med forslag til vedtak eller innstilling, og at vedtak vert sette i verk. 3. Kyrkjeverja har møte- og talerett, personleg eller ved ein av medarbeidarane sine, i Ullensvang kyrkjelege fellesråd og utval oppnemnde av Ullensvang kyrkjelege fellesråd. 4. Kyrkjeverja har fullmakt til å gjera vedtak i alle einskilde saker og saker som ikkje har prinsipiell verknad. 5. Kyrkjeverja har mynde til å treffa avgjerd i personalsaker som etter lov, regelverk eller avtale ikkje skal handsamast av Ullensvang kyrkjelege fellesråd sjølv eller av administrasjonsutvalet sjølv. 6. Kyrkjeverja har mynde til å oppretta og leggja ned mellombelse stillingar med lengd inntil 6 seks månader. Ho har mynde til å gjera mellombelse tilsetjingar i inntil 6 seks månader. Kyrkjeverja kan setja inn vikarar i mellombels ledige stillingar, ved feriar og andre kortare fråvær. 7. Kyrkjeverja har fullmakt til å krevja offentleg påtale innanfor Ullensvang kyrkjelege fellesråd sitt ansvars- og myndeområde. Handsaming i Ullensvang kyrkjelege fellesnemnd 14.11.18 10

Framlegg til vedtak: Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek økonomireglement og delegasjonsreglement i tråd med tilrådinga frå arbeidsgruppe 5. Uttale i PSU: Ikkje sett. Handsaming: - Vedtak: Kyrkjeleg fellesnemnd vedtok økonomireglement og delegasjonsreglement i tråd med tilrådinga frå arbeidsgruppe 5. 11

026/18 Kontorstruktur i nytt fellesrådsområde Vedlegg i saka: Teljing i veke 36 Odda Teljing i veke 36 Ullensvang Teljing i veke 36 Jondal Informasjon om kontortilhøve Odda Informasjon og kontortilhøve Ullensvang Informasjon om kontortilhøve Jondal. Saksbakgrunn: Det skal vedtakast ein framtidig kontorstruktur i det nye fellesrådsområdet. I dag er det tre kyrkjekontor med ulik bemanning og ulike opningstider. Kontora er leigd (Odda, Ullensvang) eller eigd (Jondal, soknet er eigar). Det knyter seg ulike kostnader til kontorstrukturen slik han er i dag, sjå vedlegg i saka («Informasjon om kontortilhøve»). Kyrkjekontor i Røldal er ikkje i bruk i dag, og ny sokneprest i Røldal og Skare skal etter utlysingsteksten sitja i Odda. Som grunnlagsinformasjon i saka har det vore gjennomført ei teljing hjå alle tre kyrkjekontora i veke 36. Resultatet av teljinga er lagt ved innkallinga. I tillegg har prosjektleiar bedt om informasjon om økonomiske tilhøve og eigartilhøve ved kyrkjekontora. Gjennom denne saka vil me sjå nærare på spørsmålet om val av kontorstruktur under temapunkta: * Dei tilsette: Personell, bemanning, oppmøtestad, * Publikum/ sokna: Opningstider, kontortid, telefonsentral, postadresse, hovudkontor, * Økonomi: Kostnader, kjende og ukjende, ved ulike løysingar. Bruk av andre lokalitetar knytt til kyrkje, kyrkjegard eller diverse driftsbygg er ikkje drøfta i saka. Dei tilsette: Personell, bemanning, oppmøtestad Etter samanslåing vil arbeidsoppgåvene som ligg under kyrkjelege fellesråd etter alt å døma verta mykje dei same. Det er i dag ikkje signal om større endringar i kyrkja sin struktur (tal på sokn, gudstenester, andre kyrkjelege handlingar, gravplassforvalting) som vil gje Ullensvang kyrkjelege fellesråd mindre arbeid enn hjå dei tre fellesrådsområda samla i dag. Difor er det vanskeleg å sjå for seg at talet på tilsette vil verta mykje endra i framtida, om ikkje nye endringar kjem til, til dømes strukturelle endringar i kyrkja. Prosjektleiar tenkjer difor at behovet for kontorlokale neppe vil gå nemneverdig ned som resultat av samanslåinga. Ullensvang kyrkjelege fellesråd vil også etter samanslåinga ha behov for kontorlokale 12

til prestar, trusopplærarar, administrativt personell, organistar med vidare. Det er også eit viktig punkt at prestane får gode kontortilhøve med den naudsynte nærleiken til kyrkjelyden, og naudsynt kyrkjepersonell på staden. Om det ikkje vert større kyrkjestrukturelle endringar, til dømes gjennom den nye kyrkjeordninga, treng vi etter alt å døma dei kontorlokala vi har, eller eit nokså tilsvarande tal på kontor, ved eventuell anna løysing enn å nytta dei kontora vi har i dag. Dei tilsette skal også i framtida drifta fellesrådet og serva sokna frå ein fornuftig oppmøtestad. Saka om kontorstruktur heng nært saman med saka som skal kome om detaljert organisasjonsstruktur med stillingar, som arbeidsgruppe 1 arbeider med grunnlaget til. Publikum/ sokna: Opningstider, kontortid, telefonsentral, postadresse, hovudkontor Om løysinga vi har i dag vert vidareført om lag slik ho er, har vi eit publikumsmottak i kvart av dei tre tidlegare fellesrådsområda. Dette vert i utgangspunktet ein desentralisert struktur. Ved å til dømes leiga eit felles lokale for alle tilsette som treng kontor, vil sentralisering fort verta resultatet. Kyrkja treng å halda på den naturlege nærleiken til kyrkjebygga, sokna og innbyggjarane våre og dei tilsette, med ulike oppmøte- og arbeidsstader (kyrkjer/ sokn). Vi bør ikkje leggja opp til sentraliseringstiltak som ikkje har ein klår ressurssparande effekt men som vil gje innbyggjarane våre eit vesentleg dårlegare tilbod. Prosjektleiar meiner at alle dei tre kontora i utgangspunktet bør vera bemanna men at ein lyt sjå på opningstider, noko rullering av kontorpersonell og bruk av ein felles telefonsentral som gjer det mogeleg å handtera og fordela publikumsmottaket i kontortida, sjølv når det fysiske kontoret eit eller fleire stader er stengt. (Arbeidstida for kontortilsette strekk seg lenger enn den aktuelle opningstida, og det er viktig å gje administrasjonen noko kontortid «med stengde dører» slik at alt arbeidet kan verta gjort.) Opningstider i dag (fysisk oppmøte og kontortelefontid): Jondal: tysdag og torsdag 10:00 14:00 (8 timer pr. veke) Odda: tysdag til fredag 10:00 14:00 (16 timer pr. veke) Ullensvang: måndag til torsdag 09:00 14:30 (22 timer pr. veke). Kva skal til for at eit kontor kan seiest å vera bemanna? Må kyrkjeverja vera til stades, eller held det med administrativt personell ein del av tida, og/ eller prest? Her tenkjer prosjektleiar at det viktigaste er at opningstidene og bemanninga er føreseieleg og klårt formidla, at det er administrativt tilsette og prest på plass i sjølve opningstida og at folk skal kunne få tak i nokon og få svar på det dei lurar på. Det vil vera naturleg at framtidig kyrkjeverje vert den som fastset opningstider og administrativ bemanning ved dei ulike kontora. Teljinga utført i veke 36 gjev mest eit augneblinksbilete over besøks- og telefontal ei tilfeldig veke i 2018, men den same veka hjå alle. Kyrkjekontora er generelt godt kjende med at pågangen frå publikum varierer sterkt og tilsynelatande tilfeldig frå veke til veke og frå dag til dag. Kor sterkt nemnda bør vekta teljinga kan diskuterast, men teljinga viser at det i veke 36 var størst pågang i Odda, og fleire ulike typar spørsmål som kom dit. Dette heng nok saman med folketalet i Odda, at Odda har regionsenterfunksjonar, storleiken på Berjaflot gravplass og at Odda kyrkjekontor driv utleige av lokale for Odda sokneråd. 13

Det er interessant å merka seg at i dei fellesrådsområda kor det ikkje er så vanleg å nytta gravferdsbyrå kjem ein del telefonar direkte frå pårørande på måndagar. Måndag er elles ein vanleg fridag for kyrkjetilsette som jobbar sundagar. Når det gjeld kommunal fellesnemnd vart det alt i intensjonsdokumentet sagt at administrasjonssenteret i den nye kommunen skal liggja i Odda. Dette betyr ikkje at det berre er i Odda det skal vera publikumsmottak, kontorstrukturen for kommunen er ikkje stadfesta enno. Uansett må Ullensvang kyrkjelege fellesråd ha ei felles forretningsadresse i einingsregisteret, og her må det berre gjerast eit val. Økonomi: Kostnader, kjende og ukjende, ved ulike løysingar Kostnader ved kontorløysinga vi har i dag er ulik frå stad til stad (sjå vedlegg i saka). Ein kan seia at ved å føra vidare kontorløysingar ein allereie har, vil kostnadene verta om lag som før. Merk at dette ikkje gjeld om eigedoms- eller leigetilhøve endrar seg vesentleg frå nosituasjonen. Om dei økonomiske tilhøva tilseier det, til dømes ved auka eller nye leigeutgifter i framtida, eller ved kyrkjestrukturelle endringar, må saka takast opp att i det nye fellesrådet. Dette vert også naudsynt om behovet for bemanning av ukjend grunn skulle gå ned i framtida. Ved ei løysing med å leiga felles lokale på den opne marknaden, ville antakeleg kostnadene verta vesentleg høgare, og vi misser nærleiken til sokna. Ut frå den informasjonen som er komen fram i prosjektleiarsamlingane (KA), er ikkje felles lokale for dei tilsette i nytt fellesråd eit særleg vanleg trekk å ta. Ein kostnad som kjem til ved den føreslegne kontorstrukturen, er ny telefonsentral og tilhøyrande apparat eller tilsvarande telefoniløysingar ut på kontora. Nye utgifter knytt til telefoni vil ein nok få uavhengig av valet av kontorløysing. Framlegg til vedtak: 1. Kyrkjeleg fellesnemnd opprettheld i utgangspunktet kyrkjekontor i Odda, Ullensvang og Jondal. 2. Kyrkjeleg administrasjonssentrum i den nye kommunen, registrert forretningsadresse, vert i Odda. Dei andre kontora vert filialar («kyrkjesenter»). 3. Nytt kyrkjeleg fellesråd får eitt hovudtelefonnummer og felles telefonsentral. Fellesnemnda ber arbeidsgruppe 4 gje framlegg til løysing for telefoni, kor desse to elementa er tekne med. Ved realisering skal innkjøpet følgja regelverk for offentlege innkjøp. 4. Ny kyrkjeverje har fullmakt til å tildela individuelle kontor og fastsetja opningstider og administrativ personalkabal innanfor stillingsressursane i den endelege organisasjonsstrukturen som arbeidsgruppe 1 skal foreslå. Kartleggingar utført i prosjektperioden vert nytta som reiskap i arbeidet. 5. Om økonomiske tilhøve tilseier det, eller behovet for kontor skulle endra seg i framtida, vert saka teken opp på nytt av nye Ullensvang kyrkjelege fellesråd. 14

Uttale i PSU: Forslag om å ta vekk i utgangspunktet frå vedtakspunkt 1. Forslag: Å. Aarvik. Handsaming: Uttala frå PSU vart teken til etterretning. Vedtak: 1. Kyrkjeleg fellesnemnd opprettheld kyrkjekontor i Odda, Ullensvang og Jondal. 2. Kyrkjeleg administrasjonssentrum i den nye kommunen, registrert forretningsadresse, vert i Odda. Dei andre kontora vert filialar («kyrkjesenter»). 3. Nytt kyrkjeleg fellesråd får eitt hovudtelefonnummer og felles telefonsentral. Fellesnemnda ber arbeidsgruppe 4 gje framlegg til løysing for telefoni, kor desse to elementa er tekne med. Ved realisering skal innkjøpet følgja regelverk for offentlege innkjøp. 4. Ny kyrkjeverje har fullmakt til å tildela individuelle kontor og fastsetja opningstider og administrativ personalkabal innanfor stillingsressursane i den endelege organisasjonsstrukturen som arbeidsgruppe 1 skal foreslå. Kartleggingar utført i prosjektperioden vert nytta som reiskap i arbeidet. 5. Om økonomiske tilhøve tilseier det, eller behovet for kontor skulle endra seg i framtida, vert saka teken opp på nytt av nye Ullensvang kyrkjelege fellesråd. 15

027/18 Løysing for kyrkjeblad i nytt fellesrådsområde. Vedlegg: Innspel frå Helg i Hardanger (via Ullensvang kyrkjelege fellesråd) Innspel frå Helgahelsing. Saksbakgrunn: Helg i Hardanger (via Ullensvang kyrkjelege fellesråd) og Helgahelsing-redaksjonen har levert innspel til framtidig løysing for kyrkjeblad. Innspela ligg som vedlegg til innkallinga. Essensen i innspela er etter det prosjektleiar kan sjå, slik: - Helg i Hardanger har bedt nemnda vurdera kva type blad det er ønskjeleg å ha i framtida for dei tidlegare fellesrådsområda. Avklaringa er viktig m.a. då dei har tilsett redaktør. Dei skriv: «Bladet Helg i Hardanger er eit blad som får mykje positiv tilbakemelding. Det er stoff frå kyrkje, skule og har eit tilbakeblikk med gode historier om folk og hendingar i distriktet vårt. Svært mange les bladet og styret trur at den samansetninga av stoffet gjer til at bladet når ei større lesargruppa.» - Helgahelsing ynskjer at kyrkjeblada vert oppretthaldne slik dei er, eller at eit nytt blad med felles profil vert oppretta. Dei to blada har ulik historikk, ulik profil på innhaldet og representerer ulike finansieringsløysingar. Helg i Hardanger har m.a. kommunal støtte, medan Helgahelsing nyttar bladpengar, sal av annonseplass og noko tilskot frå sokna. Helg i Hardanger nyttar lønt redaktør, medan bladet Helgahelsing er drive av friviljuge og tilsette ved kyrkjekontoret. Jondal er i dag tilknytt kyrkjebladet for Kvam og Jondal, men har signalisert ei felles løysing innan nytt fellesråd i 2020. Eidfjord er tilknytt Helg i Hardanger fram til 01.01.2020. Helg i Hardanger har utspring i skule, kyrkje, kultur og samfunn, medan Helgahelsing er eit reint kyrkjeblad. Kyrkjebladet for Kvam og Jondal har om lag den same profilen som Helgahelsing. Det blada har til felles, er ei lang historie og eit genuint ynske om å vera eit godt og samlande andlet ut for kyrkja, og informera alle interesserte om aktivitetane i sokna og visa fram moglegheitene som ligg i den kyrkjelege fellesskapen. Kyrkjeblada når vidt ut til publikum, også til dei som ikkje går i kyrkja til vanleg, og som kanskje heller ikkje er medlem i DNK. Også difor har kyrkjeblada ei unik og viktig rolle i formidlinga av den kyrkjelege bodskapen. Her har nok Helg i Hardanger ein føremon: bladet viser (og beviser) at kyrkja er ein naturleg del av samfunnet. Avklaringa knytt til kyrkjeblad burde nok helst ha vakse fram gjennom ein lengre prosess med kontakt mellom redaksjonane. Dette signaliserer m.a. Helg i Hardanger at det ikkje er tid til, avgjerda bør koma no om vi skal sikra bladet si framtid. Målet bør uansett vera eit felles blad med ein profil som alle kan samla seg om. 16

Vi lyt passa på at gode støttespelarar får medverka vidare i det felles kyrkjebladet, og at det kyrkjelege innhaldet vert løfta fram. Framlegg til vedtak: 1. Kyrkjeleg fellesnemnd vel (nye) Helg i Hardanger som felles kyrkjeblad for dei tre fellesrådsområda frå og med nr. 01/20. 2. Redaksjonane i Helg i Hardanger og Helgahelsing samt kyrkjeverja i Jondal vert oppmoda til å møtast for å drøfta overgangen til eit felles blad, med spesielt fokus på: a) Profil, b) Løysing for praktisk drift inkl. produksjon av stoff, c) Økonomisk løysing (finansiering), d) Utgåveplan 2020. Redaksjonsgruppa vel eigen leiar. 3. Redaksjonsgruppa leverer innspel til pkt. 2.c) til prosjektleiar innan budsjetthandsaming 2020 etter nærare signal frå PL. Handsaming i partsamansett utval: Åsmund Aarvik tok opp habilitetsspørsmål og gjekk ut. PSU var einige om at han var ugild i saka som løna redaktør av Helg i Hardanger. Han kom inn att som tilhøyrar. Uttale i partsamansett utval: Ikkje sett. Ny saksinformasjon: Kyrkjeverja i Jondal opplyste om konklusjon i Jondal sokneråd: ynske om å gå inn i Helg i Hardanger. Handsaming i kyrkjeleg fellesnemnd: - 17

Vedtak: 1. Kyrkjeleg fellesnemnd vel (nye) Helg i Hardanger som felles kyrkjeblad for dei tre fellesrådsområda frå og med nr. 01/20. 2. Redaksjonane i Helg i Hardanger og Helgahelsing samt kyrkjeverja i Jondal vert oppmoda til å møtast for å drøfta overgangen til eit felles blad, med spesielt fokus på: a) Profil, b) Løysing for praktisk drift inkl. produksjon av stoff, c) Økonomisk løysing (finansiering), d) Utgåveplan 2020. Redaksjonsgruppa vel eigen leiar. 3. Redaksjonsgruppa leverer innspel til pkt. 2.c) til prosjektleiar innan budsjetthandsaming 2020 etter nærare signal frå PL. 18

028/ 18 Kyrkjegardsvedtekter, gravfondforskrift og festeavgifter Vedlegg: Framlegg til kyrkjegardsvedtekter Framlegg til gravfondforskrift Saksbakgrunn: Arbeidsgruppe 3, som har gravplassforvaltinga som arbeidsfelt, har levert framlegg til kyrkjegardsvedtekter, gravfondsforskrift og feste- og stellavgifter i det nye fellesrådet. Arbeidsgruppa har vurdert dei eksisterande vedtektene i arbeidet med saka. Framlegga er etter prosjektleiar si vurdering klare for handsaming i fellesnemnda. Arbeidsgruppa har også levert andre innspel til drift av gravplassane, noko som vil takast med i ein enkel gravplassplan som prosjektleiar vil setja saman på nyåret. Ein gravplassplan vil sikra at det vert teke naudsynt omsyn til t.d. plass ved forvaltinga av gravplassane. Kyrkjegardsvedtektene og gravfondforskrift ligg ved som vedlegg i saka, medan festeavgiftene og andre prisar vert refererte her: Framlegg til nye satsar for festeavgift gjeldande frå 01.01.2020 (desse skal kommunen vedta etter framlegg frå kyrkjeleg fellesnemd): - kr. 300 pr. grav/ år og kr. 600 pr. grav pr. år for graver eldre enn 60 år. Festebolk 5 år. Framlegg til kremasjonsavgift (kommunen skal gjera vedtak etter framlegg frå kyrkjeleg fellesnemd): - Ullensvang kommune (kyrkjeleg fellesråd) dekker kremasjonsavgift for sine innbyggjarar - Kremasjonsavgift for innbyggjarar frå andre kommunar kr 4.500 (dagens sats) Framlegg til fylgjande satsar/ tenester for avtale om gravstell/ gravfond (bør vera felles satsar grunna felles datasystem (Ecclesia) etter 2020: - Etablering/ oppstartskostnad inklusiv nedsetjing av sjølvvatningskasse kr. 1.250 (2018-pris) - Sommarstell (planting til 17. mai, planting til jonsok, tilsyn og vatning gjennom sommaren, dekka med vintergrønt om hausten) kr. 1.160 (2018-pris) - Planting av lyng i løpet av september (i staden for dekking med vintergrønt) kr. 210 (2018- pris) - Krans til jul kr. 300 (2018-pris). Endringar i kyrkjegardsvedtektene, til dømes i dei som gjeld Odda, vil gje nokre økonomiske utfordringar, då somme av inntektene vil gå ned. Dette punktet frå Odda-vedtektene er til dømes ikkje med i dei nye kyrkjegardsvedtektene for Ullensvang kyrkjelege fellesråd: Ved gravlegging i festegrav må festet forlengjast med minst så mange år at ny festetid er minst like lang som fredingstida for vedkomande grav. 19

Odda kyrkjelege fellesråd har tidlegare fått klage frå fester på dette punktet, og har varsla arbeidsgruppe 3 om dette. I ein del høve får dette kravet eit uheldig utfall og det kan stri mot den ålmenne forståinga av kva som er rettvist. Ved å fjerna punktet kjem det eit betydeleg inntektstap rekna til om lag 160 000 kroner årleg. Dette og andre endringar må fellesnemnda ta omsyn til ved utarbeiding av budsjettet. Dei ulike gravplassane har ulike, naturgjevne tilhøve. På Berjaflot kan ein t.d. gravleggja i dobbel høgd. I Odda fellesrådsområde kostar det i ikkje ekstra å festa dobbel grav med tanke på attlevande ektefelle, medan det i Jondal må betalast festeavgift for grav ved sidan av. Her vil det falla bort nokre inntekter i Jondal med dei nye vedtektene. Det er foreslått 20 års fredingstid for kistegrav på Berjaflot, og 30 år dei andre stadene. Om det vert meir enn 20 års fredingstid på Berjaflot, vil dette påverka plassen på kyrkjegarden negativt. For urnegraver er det sett opp 20 års fredingstid alle stadene. Forvalting av gravplassane våre etter eit trygt og innarbeidd system er alfa og omega for ein god kvardag for administrasjonen, gravplassarbeidarane og innbyggjarane våre. Arbeidsgruppe 3 legg til grunn at kyrkjekontoret skal nytta Ecclesia som gravplassforvaltingsprogram i framtida, og prosjektleiar støttar dette. Framlegg til vedtak: 1. Framlegg til kyrkjegardsvedtekter vert vedteke. Prosjektleiar får i oppgåve å senda dokumentet vidare til handsaming i bispedømet. 2. Framlegg til gravfondforskrift vert vedteke. Prosjektleiar får i oppgåve å senda dokumentet vidare til handsaming i bispedømet. 3. Framlegga til satsar for festeavgift, kremasjonsavgift og tenester knytt til gravstell og gravfond vert vedtekne. Prosjektleiar får i oppgåve å senda vedtaket til kommunen (kommunal fellesnemnd) for vidare handsaming. 4. Ullensvang kyrkjelege fellesråd skal nytta Ecclesia som programvare for gravplassforvaltinga. Handsaming: Utsetjingsforslag vart fremma av representanten Magne Hus: «Saka vert utsett til februar.» Forslaget vart støtta av kyrkjeleg fellesnemnd. Vedtak: Saka vart utsett til februar. 20

029/18 Møteplan 2019 Saksbakgrunn: I 2018 har kyrkjeleg fellesnemnd hatt 4 møte, 2 vår og 2 haust. Det kan vera naudsynt med 5 ordinære møte i 2019 for å koma i mål med samanslåingsarbeidet. På slutten av året kjem ein spesiell periode med overgang frå fellesnemnd til nytt fellesråd. Kyrkjevalet i 2019 gjer at det vert fleire rådsprosessar som ein lyt halda tråden i samstundes. Forslag til møtedagar, PSU og kyrkjeleg fellesnemnd: * Tysdag 12. februar * Onsdag 3. april * Tysdag 4. juni * Onsdag 4. september * Tysdag 5. november. Forslag til klokkeslett, alle dagar: PSU kl. 10:00 ca. 11:30, kyrkjeleg fellesnemnd kl. 11:30 13:30. Det nye fellesrådet trer formelt i funksjon 1. desember 2019. Fellesnemnda vert då lagt ned. Framlegg til vedtak: Forslaget til møteplan for 2019 vert godkjent. Handsaming (i PSU): Ekstraordinært møte i januar kyrkjeverjestillinga. Vedtak: Møteplanen vart godkjent, med eit ekstraordinært møte i januar som tillegg. 21