Utvalg: FORMANNSKAP Møtested: Salangfisk AS, Salangsverket : 19.11.2018 Tid: kl: 09.00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 17 20 03 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Oppmøte Salangsfisk AS, Salangsverket. Orientering/omvisning. MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 100/18 18/68 GODKJENNING AV PROTOKOLL 101/18 18/202 ORIENTERINGSSAKER 2018 102/18 18/534 ORIENTERING JORDSKIFTESAK ELVENES 103/18 18/605 BRANNVERN ELVENES 104/18 18/490 BUDSJETT 2019 Salangen, 12.11.2018 Sigrun W. Prestbakmo ordfører
Sak 100/18 GODKJENNING AV PROTOKOLL (FSK) Saksbehandler: Grethe Davidsen Kleppe Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 18/68 1/18 Formannskap 31.01.2018 14/18 Formannskap 14.03.2018 31/18 Formannskap 02.05.2018 41/18 Formannskap 16.05.2018 47/18 Formannskap 30.05.2018 69/18 Formannskap 27.06.2018 72/18 Formannskap 05.09.2018 86/18 Formannskap 01.10.2018 91/18 Formannskap 17.10.2018 100/18 Formannskap 19.11.2018 eldste først. Protokoll fra møte i formannskapet 17.10.18 og protokoll fra møte i kommunestyret 29.10.18 til godkjenning. Protokoll fra møte i formannskapet 17.10.18 og protokoll fra møte i kommunestyret 29.10.18 godkjennes. Side 2 av 7
Sak 101/18 ORIENTERINGSSAKER 2018 (FSK) Saksbehandler: Frode Skuggedal Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 18/202 26/18 Formannskap 14.03.2018 27/18 Formannskap 14.03.2018 28/18 Formannskap 14.03.2018 87/18 Formannskap 01.10.2018 94/18 Formannskap 17.10.2018 101/18 Formannskap 19.11.2018 Orientering: -Interkommunale samarbeid -Hendelse Salangsverket Tas til orientering Side 3 av 7
Sak 102/18 ORIENTERING JORDSKIFTESAK ELVENES Saksbehandler: Ingrid Helene Frantzen Arkiv: Q65 &58 Arkivsaksnr.: 18/534 102/18 Formannskap 19.11.2018 eldste først. Ofoten-. og Sør-Troms Jordskifterett: Forslag til jordskifteavgjørelse sak 16-169147REN-JHAR Elvenes, gnr. 23 Orientering v/kommune- og samfunnsplanlegger Ingrid H. Frantzen. Tas til orientering. Side 4 av 7
Sak 103/18 BRANNVERN ELVENES Saksbehandler: Heidi Sund Aasen Arkiv: M70 Arkivsaksnr.: 18/605 103/18 Formannskap 19.11.2018 Brev fra Fylkesmannen den 01.08.18 -Varsel om tilsyn med kommunal beredskapsplikt. Brev til Astafjord Utvikling den 02.10.18 ang forespørsel om ledig kapasitet på Elevens mottaksdrift /beredskap Mottatt brev fra UDI den 26.10.18 utløsning av opsjonsplasser. Svar fra Astafjord Utvikling datert 29.10.18 Fylkesmannen har gjennomført tilsyn hos kommunen ut fra kommunal beredskapsplikt. Dialogen med fylkesmannens beredskapsansvarlig har gitt kommunen en forståelse av at det er behov for å ha et mer fleksibelt evakueringssystem med flere alternativer for evakuering. Gjeldene beredskapsplan tar utgangspunkt i at innbyggerne skal evakueres til gymsalen. Den totale beredskapssituasjonen tilsier at det er et behov for et alternativt sted for evakuering. Dette henger blant annet sammen med strømforsyning og antall personer som har behov for evakuering. Nå det gjelder mottaksdrift har det kommet flere henvendelser fra UDI om justering av kontraktene som kommunene har for drift av asylmottak. Kommunen har fått henvendelser både om reduksjon av gjeldene kontrakter samt innløsning av opsjonsplasser. Med bakgrunn i disse to forholdene sendte kommunen henvendelse til Astafjord Utvikling AS den 02.10.18 om hvilke muligheter som finnes på Elvenes i forhold til å skaffe alternativer for å kunne evakuere/innlosjere personer ut fra beredskapsmessige hensyn samt å skaffe midlertidige mottaksplasser. Den 26.10.18 fikk kommunen henvendelse fra UDI om innløsning av 30 opsjonsplasser innenfor ordinært mottak. Plassene skal være på plass fra 01.12.18 i tråd med gjeldene kontrakt. Salangen kommune har mottatt svar fra Astafjord Utvikling AS den 29.10.18 på henvendelsen som ble sendt. Administrasjonen har satt i gang et arbeid for å kartlegge alternativer for evakuering ifm beredskapsplanen til kommunen samt midlertidige mottaksplasser. I denne sammenhengen ble det Side 5 av 7
Sak 103/18 sent brev til Astafjord Utvikling for å kartlegge mulighetene for å benytte lokaler på Elvenes til evakuering og midlertidig mottaksdrift. Astafjord utvikling har svart at de har en total kapasitet på til sammen 58 personer. Ved ekstraordinært behov kan kapasiteten økes til 116 personer (dobbelt belegg på alle rom). Byggene som kan benyttes til overnatting er: Riggen: Her er det 8 rom som deler på 6 dusjer og 7 toalett. I Tillegg er det felles oppholdsrom/kjøkken Bygget er klar til å kunne benyttes og er godkjent iht branntekniske krav. Dette bygget bør søkes å unngå brukt til mottaksdrift både fordi det benyttes til annen utleievirksomhet, men også fordi bygget i liten grad har preg av å være bolig. Befalsmessa: Her er det 4 rom som deler på 2 dusjer og tre toalett. I tillegg er det felles oppholdsrom/kjøkken. Kontorbygget: Her er det 8 rom som deler på 6 dusjer og 7 toalett. I Tillegg er det felles oppholdsrom/kjøkken. For byggene «Kontorbygget» og «Befalsmessa» må det gjøres tilpasninger for at byggene skal være godkjent for overnatting og for at de skal kunne driftes hensiktsmessig. Det må skiftes vindu i alle rom som skal benyttes til overnatting slik at disse er godkjent som rømningsvei. Videre må det monteres klasse to brannvarslingsanlegg. Utgiftene til nødvendige påkostninger er beregnet til kr 389.000,- inkl. mva. Utgiften vurderes til å klassifiseres som investering da påkostningen øker bruksområdet til byggene. Administrasjonssjefen vurderer dette som et godt alternativ for å legge til rette for en mer fleksibel evakueringsplan samt dekke behovet for midlertidige mottaksplasser. På grunn av den korte tidsfristen fra UDI finner administrasjonssjefen det nødvendig å anbefale bruk av kommunelovens 13. 1. Investering i brannvarslingsanlegg klasse 2 og utskifting av vinduer i kontorbygget og Befalsmessa på Elevenes iverksettes innenfor en ramme på 389.000,-. 2. Investeringen finansieres av driftsfond 3. Investeringen innarbeides i budsjett og økonomiplan 4. Kommunelovens 13 benyttes ift å kunne overholde kontrakten med UDI Frode Skuggesal administrasjonssjef Heidi S. Aasen økonomisjef Side 6 av 7
Sak 104/18 BUDSJETT 2019 Saksbehandler: Heidi Sund Aasen Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 18/490 84/18 Formannskap 05.09.2018 58/18 Kommunestyre 17.09.2018 90/18 Formannskap 01.10.2018 99/18 Formannskap 17.10.2018 104/18 Formannskap 19.11.2018 Legges fram på møtet. Side 7 av 7