Sentralstyret Sakspapir

Sentralstyret Sakspapir Møtedato 03.09.2018 Ansvarlig Arbeidsutvalget Saksnummer SST1 02.02-18/19 Gjelder Bruk av strategiske midler 1 2 Vedlegg til saken: 1. Uttalelse fra kontrollkomiteen 3 BRUK AV STRATEGISKE MIDLER 4 5 FORMÅL Avklare arbeidsutvalgets handlingsrom ved bruk av budsjettpost 14 strategiske midler. 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 SAKSPRESENTASJON Bakgrunnen for denne saken er et ønske om å avklare arbeidsutvalgets grad av handlingsrom når det gjeler bruk av strategiske midler. Arbeidsutvalget har drøftet problemstillingen med kontrollkomiteen. Fordi kontrollkomiteen ikke deler arbeidsutvalgets syn på arbeidsutvalgets grad av handlingsrom, ønsker arbeidsutvalget en avklaring i sentralstyret. Opprettelsen av strategiske midler Budsjettposten ble første gang løftet på sentralstyremøte 4 i 2017. Der det ble foreslått å innføre en ny ramme i budsjettet, post 14 strategiske midler på kr 100 000. I sakspapiret til landsmøtet 2017 står følgende: Sentralstyret har opprettet en ny post i rammebudsjettet på kr 100 000 til strategiske midler. Denne er tenkt brukt til dagsaktuelle saker, politisk initiativ eller pilotprosjekter. Posten skal gjøre det mulig for sentralleddet å gjøre strategiske omprioriteringer dersom det skulle oppstå saker som det trengs eller ønskes ekstra ressurser til å gjennomføre. Under landsmøtet i 2017 (LM7) ble denne posten økt til kr 300 000. Økningen ble dekket inn ved kutt i post 7 - reise og representasjon kr 100 000, post 9 - landsmøte kr 50 000 og post 11 konferanser kr 50 000. Arbeidsutvalgets tolkning Arbeidsutvalget (AU) har siden vedtak om spesifisert budsjett for 2018 vært av den oppfatning at de 300 000 var til disposisjon for strategiske formål. AU har ved flere anledninger vurdert å bruke midlene, men foreløpig har midlene ikke blitt benyttet. Landsmøtet eller sentralstyret har ikke vedtatt noen reguleringer angående denne posten i sine budsjettbehandlinger eller andre vedtak. Derfor har vi lagt vedtektene og økonomireglementet til grunn for vår tolkning. Landsmøtet vedtar rammebudsjett og følgende dokumenter vedtas av sentralstyret. Fra 3.2 - Sentralstyret vedtar følgende dokumenter: 31 Økonomireglement for organisasjonen SST1 02.02-18/19 Bruk av strategiske midler 3 sider

32 33 34 Spesifisert budsjett Mandat for komiteer i NSO Politiske dokumenter 35 36 Sentralstyrets oppgaver er videre definert i 5.3 Sentralstyret skal behandle dokumenter som beskrevet i 3.2 37 38 39 40 41 42 Sentralstyret skal vedta statsbudsjett- og valgprioriteringer, og kan vedta andre politiske strategier. Sentralstyret kan vedta uttalelser og resolusjoner Rutiner og retningslinjer Valg av studentrepresentanter til fagstrategiske enheter i Universitets- og høgskolerådet Valg av vedtektskomite 43 44 45 46 47 Videre er organisasjonens økonomidrift regulert av økonomireglementet. Arbeidsutvalgets fullmakter reguleres av 1.1 AU er Norsk studentorganisasjons (NSO) utøvende organ. AU, utøvende ved leder, innehar ansvaret for at organisasjonens økonomi forvaltes og disponeres på en forsvarlig måte og innenfor de rammer gitt av sentralstyret (SST) og landsmøtet (LM). AU er ansvarlig for: 48 49 50 51 52 53 å effektuere alle vedtak av økonomisk karakter, organisasjonens regnskapsføring og budsjettkontroll. at organisasjonen har en god og effektiv økonomiforvaltning. å utarbeide regnskapsrapporter, kostnadsprognoser/-analyser og forslag til budsjetter. at sentralstyret holdes à jour med organisasjonens økonomiske tilstand og utvikling. å vedta underbudsjetter for arrangement og større prosjekter. 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 VURDERING For at de avsatte midlene skal kunne brukes til strategiske formål, for eksempel i situasjoner hvor det oppstår uforutsette ting som krever ressurser, er det nødvendig for arbeidsutvalget å bruke av midlene uten at denne bruken skal kreve vedtak i sentralstyret. Arbeidsutvalget er organisasjonens daglige ledelse, og foretar fortløpende vurderinger om hvordan postene i spesifisert budsjett skal disponeres strategisk for å oppnå målene som landsmøtet og sentralstyret har satt. Økonomireglementets punkt 1.1 spesifiserer også at arbeidsutvalget er ansvarlig for «å vedta underbudsjetter for arrangement og større prosjekter». Vedtektene spesifiserer at sentralstyret utøver sin økonomiske myndighet gjennom spesifisert budsjett, som det er arbeidsutvalgets oppgave å effektuere. Sentralstyret har naturligvis mulighet til å bruke post 14, men arbeidsutvalget mener at et eventuelt krav om at enhver bruk av midlene må vedtas i sentralstyret begrenser organisasjonens fleksibilitet og reelle mulighet til å handle strategisk. SST1 02.02-18/19 Bruk av strategiske midler side 2

67 68 69 70 71 Arbeidsutvalget tolkning utfra vedtektene og økonomireglementet er at vi har mulighet til å disponere strategiske midler innenfor rammen som sentralstyret har bestemt i spesifisert budsjett. Arbeidsutvalget mener at dersom sentralstyret ønsker å regulere bruken av strategiske midler, vil da dette måtte gjøres gjennom økonomireglementet. I så fall foreslår arbeidsutvalget å ta opp økonomireglementet til behandling på SST2. 72 73 74 INNSTILLING Arbeidsutvalget disponerer postene i spesifisert budsjett jf. Økonomireglementets punkt 1.1. SST1 02.02-18/19 Bruk av strategiske midler side 3

SST1 02.02-18/19 Bruk av strategiske midler vedlegg 1 1 VEDLEGG 1: UTTALELSE FRA KONTROLLKOMITEEN 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 KONTROLLKOMITEENS VURDERINGER Jf. NSOs vedtekter 9, har Kontrollkomiteen som mandat å kontrollere at Arbeidsutvalget og Sentralstyret handler i samsvar med landsmøtets vedtak, påse at NSOs midler blir brukt i samsvar med disse vedtakene, og bistå i organisatoriske og økonomiske spørsmål: 9.1 Myndighet og oppgaver Kontrollkomiteen i Norsk studentorganisasjon skal kontrollere at arbeidsutvalget og sentralstyret handler i samsvar med landsmøtets vedtak, og i samsvar med Norsk studentorganisasjons vedtekter og retningslinjer. Kontrollkomiteen skal også kontrollere at Norsk studentorganisasjons midler blir brukt i samsvar med landsmøtets retningslinjer. Kontrollkomiteen foretar tolkninger av vedtektene på bakgrunn av relevante kilder. Kontrollkomiteens tolkninger kan overprøves av sentralstyret eller landsmøtet med alminnelig flertall. Kontrollkomiteen skal godkjenne arbeidsutvalgets økonomirutiner. (...) Kontrollkomiteen skal bistå arbeidsutvalget, sentralstyret og landsmøtet i organisatoriske og økonomiske spørsmål når det henstilles om det. (...) Spørsmålet som Kontrollkomiteen tar stilling til i denne uttalelsen er hvorvidt Arbeidsutvalget fritt kan benytte midlene i post 14, strategiske midler, uten å først forhøre seg med Sentralstyret. Denne posten i rammebudsjettet ble vedtatt av Landsmøtet i 2017 for første gang. Videre ble den stående uberørt, med samme begrunnelse som ble lagt til grunn i landsmøtet, da Sentralstyret vedtok spesifisert budsjett i desember 2017. Jf. vedtektene 6.1 er det Arbeidsutvalget som er utøvende organ mellom lands- og sentralstyremøter. Samt at de jf. økonomi- og miljøreglementet 1.1 skal forvalte organisasjonens økonomi innenfor de rammer vedtatt av Landsmøtet og Sentralstyret. Med bakgrunn i at Sentralstyret ikke valgte å spesifisere posten i spesifisert budsjett kan en derfor tolke det dit hen at Arbeidsutvalget kan disponere post 14 "Strategiske midler" inneværende år. Jf. 9 i vedtektene, andre avsnitt, skal Kontrollkomiteen foreta tolkninger av vedtektene på bakgrunn av relevante kilder. I denne saken mener Kontrollkomiteen det er viktig å ta hensyn til Sentralstyrets og Landsmøtets intensjon. Kontrollkomiteen ønsker å presisere at det å legge intensjonen for et vedtak til grunn har vært praksis i NSOs kontrollkomité tidligere, samt er i tråd med alminnelig juridisk metode. Da posten ble foreslått for første gang på SST4 (16/17) i februar 2017, ble det kun begrunnet muntlig i møtet. I innstillingen til rammebudsjettet til Landsmøtet stod det følgende: 14. Strategiske midler Sentralstyret har opprettet en ny post i rammebudsjettet på kr 100 000 til strategiske midler. Denne er tenkt brukt til dagsaktuelle saker, politisk initiativ eller pilotprosjekter. Posten skal gjøre det mulig for sentralleddet å gjøre strategiske omprioriteringer dersom det skulle oppstå saker som det trengs eller ønskes ekstra ressurser til å gjennomføre. 2 sider

42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 Den første intensjonen vi tar stilling til i denne begrunnelsen er hvorfor posten ble opprettet. Kontrollkomiteen tolker det dit hen at man ønsket å gi organisasjonen mer fleksibilitet og handlingsrom enn det rammebudsjettet tillater. Posten skal benyttes av strategiske hensyn og kan bidra til å sikre nødvendig aktivitet. Kontrollkomiteen er oppmerksom på at det kan oppstå tilfeller der Arbeidsutvalget kan ha behov for strategiske midler raskere enn det som er normal saksgang i Sentralstyret, men vil da anse dette som ekstraordinært. Slike tilfeller vil kunne forekomme i en hvilken som helst organisasjon, og vil bli håndtert etter de retningslinjene NSO allerede har for økonomistyring. Post 14 er ikke ment for å gi organisasjonen dekning for ekstraordinære tilfeller, men for å muliggjøre strategiske omprioriteringer. Kontrollkomiteen mener derfor denne hensikten med opprettelsen av posten vil være ivaretatt ved at Sentralstyret bestemmer hvordan og evt på hva midlene skal brukes. Det kan argumenteres for at når Sentralstyret har vedtatt spesifisert budsjett uten å tydeliggjøre post 14, at Arbeidsutvalget står fritt til å benytte midlene etter de retningslinjene NSO allerede har for økonomistyring. Normalt sett er dette riktig, men Kontrollkomiteen mener en slik tolkning her ikke vil være i tråd med intensjonen for å opprette en slik post, da det ikke vil gi organisasjonen noe særlig mer fleksibilitet enn ved at midlene ligger innenfor de andre postene slik det har gjort tidligere. Videre mener Kontrollkomiteen at det aldri ble tatt stilling til konsekvensene av å la post 14 stå uspesifisert i det spesifiserte budsjettet. Dersom man tolker mangelen på spesifisering til å være et stille samtykke, vil man kunne risikere å tillegge vedtaket en intensjon det aldri har hatt. Derfor er det sentralt hvem som skal foreta disse strategiske omprioriteringene. I begrunnelsen som fremgår av innstilling til rammebudsjettet og deretter i innstillingen til spesifisert budsjett for 2018 henvises det til Sentralleddet. Dette er ikke et vanlig begrep i NSO som henviser til enten Arbeidsutvalget eller Sentralstyret og man kan derfor tolke det til å være Arbeidsutvalget, Sentralstyret eller begge. Ettersom det var Sentralstyret som utarbeidet formuleringen «sentralleddet» i første omgang, vil det være deres intensjon vi må legge til grunn. Arbeidsutvalget kan gå tilbake til Sentralstyret for å få oppklart hva intensjonen var gjennom et vedtak. Alternativt kan man basere seg på den intensjonen man husker at gjeldende organer hadde. På daværende tidspunkt var nåværende kontrollkomite representert på Landsmøtet som medlemmer av arbeidsutvalget, sentralstyret, en politisk komite og som delegat. Det er en unison kontrollkomité som mener at intensjonen bak formuleringen sentralleddet var Sentralstyret. Videre mener Kontrollkomiteen at denne intensjonen også vil være i tråd med vedtektene jf. 5.3 om at Sentralstyret kan vedta andre politiske strategier, da strategiske omprioriteringer kan ansees som en politisk strategi. På bakgrunn av overnevnte argumentasjon mener Kontrollkomiteen at det er Sentralstyret som skal bestemme hvordan midlene i post 14, strategiske midler, skal benyttes. Kontrollkomiteen påpeker også at Sentralstyret kan gi Arbeidsutvalget fullmakt til å disponere disse midlene slik de ser det hensiktsmessig, dersom Sentralstyret de ønsker det. Vedlegg 1 til sak SST1 02.02-18/19: Uttalelse fra kontrollkomiteen side 2