Vedtekter for Hafslundsøy musikkorps 1 FORMÅL Hafslundsøy Musikkorps, stiftet i 1935 er tilsluttet Norges Musikkorps Forbund, med tilhørighet NMF Viken. Hafslundsøy Musikkorps skal legge vekt på å utvikle musikalske ferdigheter og skape et godt miljø til beste for sine medlemmer, og fremme musikkinteressen i nærområdet. Vårt motto er «Musikk gir glede og samhold». 2 MEDLEMSKAP 2.1 Opptak av medlemmer Musikanter og andre interesserte kan opptas sommedlemmer i musikkorpset av korpsets styre. Ved innmelding i korpset blir en automatisk medlem i NMF. Styremedlemmer må være medlem i NMF. Faste dirigenter og faste instruktører skal registreres i NMFs database. Hafslundsøy musikkorps har følgende aldersbestemmelser: Musikanter fra skolekorps kan bli aspirant i HMK fra 1. august det året de fyller 15 år. Aspiranter skal prioritere og oppfylle sine forpliktelser i skolekorpset de er medlem av. Dersom korpset hvor aspiranten er medlem og HMK ikke er enige om organisering av medlemskapet, skal følgende regler følges: En kan være medlem i skolekorps til 31. juli det året en fyller 19 år. Medlem i skolekorps kan bli aspirant i HMK fra det året en fyller 15 år. Styret i HMK skal ha dialog med skolekorpsets styre hvis skolekorpset medlem ønsker å bli medlem i HMK før han / hun er 19 år. Aspiranten skal prioritere og oppfylle sine forpliktelser i skolekorpset. Medlemmer til HMK kan tas opp fra 1. august det året de fyller 16 år. Tvister i forbindelse med ovenstående punkter skal avgjøres av region-/kretsstyret. 2.2 Forutsetning for medlemskap a. Alle medlemmer plikter å følge musikkorpsets, NMF og regionens vedtekter, reglement og lovlige vedtak. b. Alle nye medlemmer skal levere inn medlemskapsopplysninger på gjeldende innmeldingsskjema. Ved endring av registrerte opplysninger skal medlemmene snarest mulig gi melding til musikkorpsets styre. Nevnte opplysninger gis videre på gjeldende skjema/medium for registrering i NMFs medlemsdatabase. Det gis ikke adgang til reservasjon mot registrering. c. Instrumenter, uniformer og utstyr eid av korpset skal holdes i god stand. Uforsiktig behandling kan medføre økonomisk ansvar. d. Medvirkning i andre musikkorps, eller bruk av korpsets eiendeler i andre musikkaktiviteter må godkjennes av styret. e. Aspiranter kan bruke HMK sin uniform på HMK sine oppdrag og konserter.
2.3 Rapporteringsplikt og kontingent a. Musikkorpsåret følger kalenderåret. b. De ordinære kontingentene og evet. purregebyr fastsettes av årsmøtet. Medlemmene er forpliktet til å betale kontingent innen 15. februar og 1. september hvert år. Ved for sen betaling påregnes et purregebyr. Skoleelever betaler ½ kontingent Medlemmer med permisjon betaler ½ kontingent Ikke-utøvende medlemmer betaler ½ kontingent Passive medlemmer betaler en kontingent fastsatt av årsmøtet c. Ut over ordinær kontingent kan styret og finanskomiteen føre oversikt og pålegge egenbetaling til erstatning for manglende oppmøte på dugnader. Størrelsen på beløpet fastsettes av medlemsmøtet. d. Styret har ansvar for å sende årsrapport og medlemsopplysninger til NMF på avtalt skjema/medium til en hver tids fastsatte frist (hvert år). Det gis ikke anledning til reservasjon mot registrering. e. Korpset skal betale kontingent til NMF innen 1. februar. Kontingenten regnes etter korpsets registrerte medlemstall per 31. desember 2.4 Permisjon og utmeldinger Ved fravær utover 5 uker, må det sykes permisjon skriftlig til styret. Permisjon kan søkes for maks 6 mnd. av gangen. Søknad om fornyet permisjon må være styret i hende senest 14 dager innen utløpet av forrige permisjon. Permisjonssøknader avgjøres av styret. Medlemmer som ønsker å melde seg ut må gi melding om dette til korpsets styre. Medlemmer meldes ut av NMF ved utmelding fra HMK. Betalt kontingent refunderes ikke ved utmelding. 2.5 Suspensjon og eksklusjon a. Styret kan iverksette disiplinære tiltak overfor medlemmer som ikke retter seg etter gyldige vedtekter, regler og vedtak, eller er til skade for musikkorpsets aktivitet. b. Styret kan suspendere medlemmer for et bestemt tidsrom. c. I grovere tilfelle kan årsmøtet vedta eksklusjon. d. Musikkorpsets suspensjons- og eksklusjonsvedtak kan ankes inn for region-/kretsstyret. 3 ÅRSMØTET 3.1 Status Årsmøtet er korpsets høyeste myndighet. 3.2 Årsmøteperiode, innkalling, og saker til årsmøtet a. Ordinært årsmøte holdes hvert år, den siste fredagen i januar. b. Innkallingen til årsmøtet sendes ut i god tid, slik at innkomne forslag kan være styret i hende 14 dager før årsmøtet. c. Det innkalles til ekstraordinært årsmøte dersom styret i korpset eller 2/3 av korpsets medlemmer krever det. d. Medlemmer må fremme saker til behandling på årsmøtet gjennom musikkorpsets styre. Slike saker må være styret i hende senest 2 uker før årsmøtet avholdes. Styret plikter å legge saker som kommer inn i rett tid fram på årsmøtet.
3.3 Representasjon, rettigheter og voteringer a. På årsmøtet deltar musikkorpsets medlemmer (aktive og ikke-utøvende), aspiranter, passive medlemmer og evet. gjester invitert av styret. b. Følgende har tale-, forslags- og stemmerett: - Medlemmer (aktive og ikke-utøvende) i korpset - Styrets medlemmer i alle saker, dog ikke stemmerett under behandling av årsmelding og regnskap. c. Følgende har tale- og forslagsrett: - Passive medlemmer. d. Følgende har talerett: - Representanter fra NMF - Årsmøtet kan gi talerett til hvem det måtte ønske. e. Gyldig vedtak krever mer enn halvparten av de avgitte stemmene, dersom ikke annet er bestemt i vedtektene. 3.4 Årsmøtets dagsorden Årsmøtet skal behandle følgende saker: a. Konstituering, herunder åpning, godkjenning av innkalling og dagsorden, valg av møteledelse, valg av referenter, samt valg av protokollunderskrivere. b. Godkjenning av årsmelding og reviderte regnskap (inkl. evet. underkomiteer). c. Saker fremmet av musikkorpsets styre og medlemmer. d. Budsjett, herunder medlemskontingent. e. Valg i henhold til sammensetting beskrevet i 4. Valg skal være skriftlig dersom noen krever det. 4 STYRET 4.1 Sammensetting og konstituering Styrets medlemmer skal bekle følgende roller: Leder, nestleder, kasserer, sekretær, leder programkomite, leder finanskomite, PR-ansvarlig og representant til Hafslundsøy skoles musikkorps. Til styret velges også tre faste varamedlemmer. (8 + 3) a. Leder har korpsets ledelse, og leder møter, samt anviser utbetalinger. Vedkommende betaler ½ kontingent så lenge han/hun innehar vervet. b. Nestleder har oversikt over korpsets eiendeler. Fullstendig oversikt fremlegges på årsmøtet. c. Sekretær skriver referater, har ansvar for informasjon til medlemmene og fremlegger årsberetning på årsmøtet. Vedkommende betaler ½ kontingent så lenge han/hun innehar vervet. d. Kasserer forestår korpsets hovedregnskap. Revidert regnskap fremlegges på årsmøtet. e. PR-ansvarlig har ansvar for markedsføring og for oppfølging av de passive medlemmene. f. Representant til Hafslundsøy skoles musikkorps er ansvarlig for koordinering av informasjon og samarbeid mellom korpsene. g. Leder for hhv. programkomite og finanskomite er ansvarlig for å koordinere komiteenes arbeid med styret, i tillegg til å utføre de oppgaver som naturlig tilhører rollen. h. Det velges 2 revisorer og 2 arkivarer, samt to medlemmer til valgkomiteen
De som velges må ha gyldig medlemskap i NMF og ha sagt seg villige til å motta verv. Dette betyr at ikke-utøvende medlemmer kan være med i styret og komiteer, mens passive medlemmer ikke kan velges inn i styret. De kan imidlertid være med i komiteer og støttegrupper. 4.2 Funksjonstid Leders funksjonstid er ett år. Resterende styremedlemmer velges for to år, med følgende rullering: Et år velges nestleder, sekretær og PR-ansvarlig. Påfølgende år velges kasserer, leder i programkomite, leder i finanskomite og representant til skolekorpset. Styrets varamedlemmer er på valg hvert år. I konstituerende styremøte fordeles ansvar for faglige/praktiske ansvarsområder til styre- og varamedlemmer. 4.4 Fullmakter a. Styret skal lede musikkorpset etter de vedtak årsmøtet har fattet. b. Styret kan nedsette de utvalg og komiteer det er behov for. c. Styret kan revidere og utforme de regler og instrukser det er behov for å presisere, og regulere musikkorpsets ansvar og aktiviteter. d. Styreleder og/eller nestleder tegner korpset. 4.5 Innkalling til styremøter - beslutninger a. Styret innkalles når leder eller tre av styrets medlemmer finner det nødvendig. b. Styret er beslutningsdyktig når minst tre er til stede. I ikke fulltallige styremøter kan et styremedlem forlange saken forelagt fulltallig styre før gyldig vedtak kan fattes. c. Det føres referat fra styremøtene. Referatene sendes styrets medlemmer, varamedlemmer og revisor. Musikkorpsets medlemmer skal informeres om styrets arbeid på medlemsmøter. 4.6 Årsavslutning Styret skal utarbeide årsmelding og avslutte regnskapet for hver årsmøteperiode. Regnskapet skal revideres av revisorer valgt av årsmøtet. 4.7 Personalansvar Styret foretar engasjement, ansettelser og oppsigelser, og har fullmakt til å inngå lønns - og arbeidsavtaler. Styret er ansvarlig for å innhente politiattest på dem som har tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller utviklingshemmede. Styrets leder utøver daglig personalansvar. 4.8 Beredskapsplan for korps Styret plikter å forholde seg til beredskapsplan for korps når korpset drar på turer og deltar på arrangementer.
5 KOMITEER 5.1 Underkomiteer Programkomite Festkomite Finanskomite Støttegruppe 3 medlemmer + dirigenten 6 medlemmer 8 medlemmer 3 medlemmer (fortrinnsvis ikke-utøvende/passive medlemmer) Underkomiteene konstituerer seg selv, men velges på årsmøtet Øvrige komiteer kan dannes ved behov. 5.2 Revisjon Revisorene (2 stk.) velges av årsmøtet. Revisorene skal gjennomgå regnskapet for hver årsmøteperiode og legge fram beretning for årsmøtet. 5.3 Valgkomiteen To personer til valgkomiteen velges av årsmøtet. I tillegg tiltrer en representant fra styret (kan ikke selv være på valg). Valgkomiteen skal innstille valgbare kandidater til tillitsverv etter 4.1 og 4.2. 6 UENIGHETER OG TVISTER Uenighet og tvister om vedtektenes forståelse forelegges region-/kretsstyret med forbundsstyret som ankeinstans. 7 OPPLØSNING OG UTMELDING AV NORGES MUSIKKORPS FORBUND a. Vedtak om oppløsning av musikkorpset må foretas på to påfølgende ordinære årsmøter. Vedtakene krever 2/3 flertall. b. I tilfelle oppløsning skal HMKs midler plasseres i bank på sperret, rentebærende konto. I perioden fram til et nytt musikkorps er opprettet skal denne konto disponeres av NMF Viken. Denne bestemmelsen gjelder ikke ved sammenslåing med annet korps. c. Det siste ordinære årsmøtet kan bestemme at musikkorpsets midler og eiendom skal overføres til Hafslundsøy skoles musikkorps eller NMF dersom nytt musikkorps ikke er reorganisert innen..(antall) år. d. Dersom HMK ønsker å melde seg ut må sende skriftlig melding om dette til NMF senest 15. november, for at utmeldingen skal være gyldig fra 1. januar neste år. Ved utmelding tapes all rett til NMFs verdier. 8 VEDTEKTSENDRINGER Årsmøtet kan endre disse vedtektene med alminnelig flertall. IKRAFTTREDELSE Disse vedtektene trer i kraft fra og med 27. januar 2012.