SOGNDAL KOMMUNE Retningsliner for intern varsling Vedteke i administrasjonsutvalet den 24.09.08 Revidert i administrasjonsutvalet den 21.12.12, sak 2/12. 1
Rutinar for intern varsling i Sogndal kommune A. Informasjon om ordninga B. Kommunale retningsliner for intern varsling 1. Bakgrunn Nytt krav i Arbeidsmiljølova som trådde i kraft 01.01.07 lovfestar retten til å varsle om kritikkverdige tilhøve i verksemda, og gir arbeidstakaren vern mot gjengjelding. Det er Arbeidsmiljølova sine 2-4, 2-5 og 3-6 som ligg til grunn for kommunen sine retningsliner, Arbeidsgjevar er pålagt å leggje tilhøve til rette for intern varsling. Kommunane er oppmoda om å utarbeide skriftlege rutinar og prosedyrar for når det skal varslast, kven det skal varslast til og korleis varslinga skal følgjast opp som ein del av det systematiske HMT arbeidet i kommunen. Det vart i samband med ovannemnde oppretta ei arbeidsgruppe som skulle leggje fram forslag til politisk handsaming. I gruppa var: Inger Pedersen, Maj Britt Solberg, Eli Hjelmhaug og Bente Bakke. Dei kommunale retningslinene for varsling skal: Sikre at varsling skjer på ein forsvarleg måte Sikre den som varslar Sikre den som det vert varsla om. Retningslinene vert innarbeidd i kommunen sitt arbeidsreglement, etiske retningsliner og retningsliner for introduksjon av nytilsette. 2. Mål og prinsipp for intern varsling av kritikkverdige tilhøve i kommunen 1. Kommunen har som mål å sikre openheit og dialog som arbeidsform i alle ledd i kommunen. 2. Medarbeidarane i kommunen vert oppfordra til offentlegheit ved å bidra med sin kunnskap innanfor sine arbeidsfelt. 3. Tilsette vert òg oppfordra til å varsle internt om kritikkverdige tilhøve. 4. Kommunen legg vekt på at all intern varsling skal følgjast opp. Ingen er forplikta til å varsle i samsvar med vedteken rutine for varsling. Dersom ein ønskjer å ta opp tilhøve på ein annan måte, står ein fritt til å gjere det. Det einaste kravet til arbeidstakaren, er at varslinga er forsvarleg. Det vil alltid vere forsvarleg å varsle i tråd med retningslinene. Dersom nokon har grunn til å tru at det finst kritikkverdige tilhøve, spelar det ingen rolle om det i ettertid syner seg at mistanken er ugrunna. Men rein sjikane, ærekrenkingar eller påstandar sett fram mot betre vitande, vil kunne gje grunnlag for disiplinære eller arbeidsrettslege reaksjonar. Varslinga må heller ikkje føre til brot på lovbestemt teieplikt. Varsling skal ikkje erstatte melding om avvik (uønska hending) som er ein del av kvalitetssikringsarbeidet vårt. Varsling skal heller ikkje erstatte etablerte ordningar i kommunen for å ta opp ting ein ønskjer å endre på eller ikkje er nøgd med som vernerunde, plan for helse, miljø og tryggleik, medarbeidarundersøking og medarbeidarsamtale. 2
Både den som vurderer å varsle etter desse retningslinene og den som tek imot eit varsel, må vurdere om dette er kritikkverdige tilhøve etter Arbeidsmiljølova eller avvik/uønska hending eller ei sak som burde ha vore teke opp i vernerunde, medarbeidarsamtale eller på annan måte. Fagleg eller politisk usemje vert ikkje vurdert som kritikkverdige tilhøve etter Arbeidsmiljølova. 3. Retten til å varsle Eit hovudføremål med lovendringa er å signalisere at varsling både er lovleg og ønskjeleg. Dette gjeld òg dersom varslinga kan kome i konflikt med eller skade arbeidsgjevar sine interesser. Men arbeidstakar må ha sakleg grunn for sin kritikk. Kritikkverdige tilhøve er tilhøve som er brot på lov, interne reglar/retningsliner eller allment aksepterte etiske normer. Kritikkverdige tilhøve omfattar og diskriminering og trakassering. Framgangsmåten ved varsling skal vere forsvarleg det vil mellom anna seie at Det vert varsla til ein ansvarleg person i verksemda Det som det vert varsla om, må vere haldbart med omsyn til dei faktiske tilhøva Det vil her vere avgjerande om arbeidstakar har vore i god tru. Varsling i samsvar med varslingsplikt. Det vil seie at lova pålegg ei plikt til å gje opplysningar om nærare definerte tilhøve til andre offentlege styresmakter t.d. arbeidsmiljølova, helsepersonellova, straffelova og barnevernslova. Gjengjelding mot ein arbeidstakar er forbode dersom varslinga er forsvarleg. Dersom det syner seg at det ikkje var kritikkverdige tilhøve, er varslar verna mot gjengjelding dersom vedkomande var i god tru. Men ein tilsett som tek opp kritikkverdige tilhøve, må tåle å møte motargument, dersom kollegaer og leiinga er usamde i kritikken. Dersom framgangsmåten ved varsling ikkje har vore forsvarleg, er den tilsette ikkje verna av forbodet mot gjengjelding. Men arbeidsgjevar sin reaksjon må likevel stå i forhold til brotet på forsvarleg varsling. Det er arbeidsgjevar som må bevise at varslinga har skjedd i strid med lova. 3
4. Varslingskanalar Generelt Den som vil varsle, skal sjølv kunne velje på kva måte han eller ho vil varsle i høve til retningslinene. Varsling kan skje ved personleg oppmøte, via telefon, e-post eller ordinær post. Det vert utarbeidd eit eige Skjema for intern varsling av kritikkverdige tilhøve. Kommunen vil rå til at dette skjemaet vert nytta ved varsling pr. post eller e-post, og det kan òg nyttast som ei rettleiing dersom varslaren nyttar telefon. Varsling i lina Dersom ein arbeidstakar kjenner til tilhøve som han eller ho meiner bør undersøkjast nærare, eller som krev tiltak, bør dette som ein hovudregel takast opp på vedkomande sin arbeidsplass. Dersom tilhøva ligg til rette for det, vil ei open drøfting mellom alle kollegaene på arbeidsplassen vere den beste måten å handtere slike saker på. Men dersom opplysningane gjeld ein annan kollega, bør tilhøvet takast opp med næraste leiar på tomannshand. Dersom dette ikkje skulle vere ønskjeleg, til dømes av di det er hjå næraste leiar problemet ligg, eller at denne leiaren ikkje gjer noko med saka, har den tilsette høve til å gå til vedkomande sin leiar eller til rådmannen. Det er eit leiaransvar å oppmuntre tilsette til å seie i frå om kritikkverdige tilhøve på arbeidsplassen. Det er òg eit leiaransvar å legge til rette for at varsling av kritikkverdige tilhøve ikkje vert opplevd som risikofylt for dei tilsette. Rådmannen vil vurdere å ta med spørsmål om dette i medarbeidarundersøkinga. Tenesteleiarane vil få opplæring i interne varslingsrutinar. Varsling til andre Dersom varslaren vurderer varsling i lina som utilstrekkeleg, eller han eller ho ikkje ønskjer å ta opp tilhøva på eigen arbeidsplass, kan han eller ho vende seg til andre instansar i kommunen som verneombod, tillitsvald, fagleiar personal eller rådmann for assistanse. Dersom det vert avdekka grove kritikkverdige tilhøve, kritikkverdige tilhøve som ikkje vert tekne alvorleg av den øvste administrative leiinga i kommunen eller vert utført av denne, kan det vere aktuelt å varsle til ordførar eller kontrollutvalet Varsling til varslingssekretariat Som eit supplement til dei eksisterande informasjonskanalane i organisasjonen vert det oppretta eit eige varslingssekretariat. Sekretariatet skal vere uavhengig og objektiv. Rolla til sekretariatet skal vere å koordinere, systematisere, vurdere og arkivere varsel som kjem inn, slik at alle førespurnader vert handtert på ein profesjonell og tillitsvekkande måte. Før sekretariatet vert kontakta, føreset vi at varsling via dei ordinære kanalane anten har vore forsøkt utan tilfredsstillande resultat eller har vore vurdert som uegna eller uønska av den som varslar. Det vil her vere viktig å streke under at varslingssekretariatet ikkje skal erstatte varsling til leiar, tillitsvald, verneombod eller rådmann, men vere eit tillegg til dette. I motsett fall vil oppretting av ei slikt sekretariat motarbeide målet om openheit og dialog som arbeidsform, som nettopp skulle førebyggje kritikkverdige tilhøve. Målet er at dei tilsette i 4
kommunen skal kunne føle seg trygge på at dei kan ta opp kritikkverdige tilhøve i full openheit på eigen arbeidsplass. Sekretariatet består av 3 medlemar fagleiar personal, hovudverneombod og juridisk rådgjevar. Medlemane vert formelt oppnemnd av administrasjonsutvalet eller rådmannen. Fagleiar personal er leiar for sekretariatet. Sakshandsamingsreglar for varslingssekretariatet Det er utarbeidd eigen instruks for varslingssekretariatet sitt arbeid medrekna reglar om sakshandsamingstid, tilbakemelding til varslar, rapportering osb. Varslingssekretariatet skal ta imot og arkivere varsel og gjennomføre dei undersøkingar sekretariatet finn føremålstenleg for å kunne vurdere om saka skal leggjast vekk eller følgjast opp vidare. Sekretariatet legg så saka fram for rådmannen som avgjer om saka skal leggjast vekk eller delegerer oppfølging av saka til den instans som er best eigna til dette. Rådmannen skal orientere sekretariatet om si avgjerd og om korleis saka er tenkt følgt opp. Sekretariatet skal òg få melding om resultatet av saka når ho er ferdig handsama. Sekretariatet skal gje varslaren melding om saksgang og endeleg resultat. Sekretariatet utarbeidar rapport kvart halvår (eller kvart år) om arbeidet sitt. Sakshandsaming av motekne varsel skal skje i samsvar med forvaltningslova, offentlegheitslova, personopplysningslova og gjeldande arkivreglar. Rettstryggleiken til både den som varslar og den som det vert varsla om, skal ivaretakast. Varsling på nettet Retningsliner for varsling er tilgjengeleg på kommunen si nettside under «For tilsette» og i kommunen sitt elektroniske kvalitetssystem. Kommunen vil vurdere å legge til rette for varsling på nettet eventuelt som ein del av innføring av eit ikt basert kvalitetssikringssystem. Ei slik løysing vil gjere det mogleg å kommunisere med anonyme varslarar. Varslingssekretariatet vil kunne ha ansvaret for ei slik løysing. 5. Anonymitet Kommunen vil oppmode alle som vil varsle, om å gje opp namn. Men dersom nokon likevel skulle ønskje å varsle anonymt, skal det vere høve til det. Det kan ofte vere vanskeleg å undersøke anonyme tips, slik at det som oftast kan vere enklare å få gjort noko med ei sak dersom varslaren ikkje er anonym. Det å opne for anonyme tips inneber òg ein risiko for at varslingsordninga kan verte misbrukt til å sette fram grunnløyse eller sjikanøse skuldingar. Vidare kan det òg gje eit signal om at det kan vere grunn til å vegre seg mot å stå fram som varslar. Når vi likevel vel å ha ei ordning med anonym varsling, er dette først og fremst av omsyn til at det er viktig å få kritikkverdige tilhøve fram i dagen. Det er grunn til å tru at det alltid vil vere nokre arbeidstakarar som ikkje vil ønskje å varsle, med mindre dei kan gjere det anonymt. Det er heller ikkje mogleg å hindre at det kjem anonyme tips, og desse vil uansett måtte verte handsama seriøst. Men hovudregelen vil vere ei oppmoding om å gje opp namn i samband med varsling. Målet må vere at varsling i tråd med retningslinene er ei positiv handling. 5
Det er òg viktig å vere merksam på at dersom ein varslar om straffbare tilhøve og ber den som tek imot varslet, om å handsame saka konfidensielt, er det ikkje alltid mogleg å sikre full anonymitet. Den som tek imot varslet, kan til dømes verte innkalla som vitne i ei rettssak og verte pålagt å opplyse om namnet på varslaren. Av di Sogndal kommune er ei offentleg verksemd, vil òg den som det vert varsla om, ha krav på innsyn i saka etter reglane i forvaltningslova. Dette er òg tilhøve som gjer det vanskeleg å love den som varslar, anonymitet, dersom til dømes namnet går fram av dokumenta i saka. Men identiteten til varslaren vil verte handsama som fortruleg informasjon og ikkje formidla vidare til andre enn dei som av omsyn til oppklaring av saka, må kjenne til dette Dersom det som følgje av varsling oppstår vitneplikt i retten, vil vitneplikten gå føre eventuelt løfte om fortruleg anonymitet. B. Kommunale retningsliner for intern varsling 1. Føremål Føremålet med retningslinene er å gje ei rettleiing for tilsette som ønskjer å varsle om kritikkverdige tilhøve samt peike på at Sogndal kommune har som mål å sikre openheit og dialog som arbeidsform i alle ledd i kommunen. 2. Omfang Retningslinene gjeld for alle tilsette i Sogndal kommune. 3. Ansvar og mynde Rådmannen har det overordna ansvaret for mynde til å utarbeide interne rutinar og leggje tilhøva til rette for varsling. 4. Definisjonar Med varsling meiner ein her at arbeidstakar seier i frå om kritikkverdige tilhøve i kommunen anten til næraste leiar, verneombod, tillitsvald eller andre. Melding om tilhøve som er allment kjend, vert ikkje rekna som varsling. Med kritikkverdige tilhøve meiner ein her straffbare tilhøve og andre lovbrot, samt brot på kommunen sine etiske retningsliner (lenke) og allment aksepterte etiske normer. Kritikkverdige tilhøve omfattar og diskriminering og trakassering. Varsling skal ikkje erstatte melding om avvik (uønska hending) som er ein del av kvalitetssikringsarbeidet vårt. Varsling skal heller ikkje erstatte etablerte ordningar i kommunen for å ta opp ting ein ønskjer å endre på eller ikkje er nøgd med som vernerunde, plan for helse, miljø og tryggleik, medarbeidarundersøking eller medarbeidarsamtale. Fagleg eller politisk usemje vert ikkje vurdert som kritikkverdige tilhøve etter Arbeidsmiljølova. Døme på kritikkverdige tilhøve kan vere: Straffbare tilhøve som korrupsjon, bedrageri, underslag og anna økonomisk kriminalitet Brot på lov/forskrift om offentleg anskaffing Brot på grunnleggjande sakshandsamingsreglar i forvaltningslova, arkivlova m. v. 6
Psykososiale tilhøve som mobbing, trakassering, diskriminering m. v. Mangelfull oppfølging av skader, avvik og yrkessjukdom. Både den som vurderer å varsle etter desse retningslinene, og den som tek imot eit varsel, må vurdere om dette er kritikkverdige tilhøve etter Arbeidsmiljølova eller avvik/uønska hending eller eit problem som burde ha vore teke opp i vernerunde, medarbeidarsamtale eller på annan måte. 5. Omtale/framgangsmåte 5.1. Innleiing Følgjande prinsipp gjeld for kommunen si ordning med varsling: Det skal vere lett å varsle Det skal vere trygt å varsle Den som varslar, skal ivaretakast Den/dei som det vert varsla om, skal ivaretakast Vi vil leggje vekt på openheit og sannferdigheit Det skal vere mogleg å varsle anonymt Varsel skal takast på alvor Varsel skal registrerast og handsamast på ein systematisk og sikker måte Vi skal rydde opp i uønska tilhøve som vert avdekka Varslingsordninga er ikkje ein generell klage- eller ombodsordning Hovudregelen er at varsling skjer i lina. Sakshandsaminga skal skje i samsvar med forvaltningslova, offentlegheitslova, personopplysningslova og andre relevante lover/forskrifter. 5.2. Varsling i tenestelina I utgangspunktet skal kritikkverdige tilhøve på arbeidsplassen først takast opp med næraste leiar. Verneombod kan involverast der den som varslar, finn det føremålstenleg. Dersom problemet gjeld leiar eller at leiaren ikkje gjer noko med saka, bør vedkomande sin leiar varslast. I samband med kritikkverdige tilhøve som gjeld den øvste leiinga i kommunen, kan det vere aktuelt å varsle til ordførar eller kontrollutvalet. 5.3. Varsling til andre Dersom varsling i lina, slik det er omtalt i punkt. 5.2., ikkje vert oppfatta som tilstrekkeleg, eller ein ikkje ønskjer å ta opp tilhøva på eigen arbeidsplass, kan den som ønskjer å varsle, vende seg til andre instansar i kommunen som verneombod, tillitsvald, personalkonsulent eller rådmannen for assistanse. 5.4. Varsling til varslingssekretariat Det er etablert eit eige varslingssekretariat for å ivareta tilsette som vil varsle om kritikkverdige tilhøve på arbeidsplassen (lenke til rettleiing). Før sekretariatet vert kontakta, føreset kommunen at varsling i samsvar med punkt 5.2 eller 5.3 ovanfor anten har vore forsøkt utan tilfredsstillande resultat, eller vert vurdert som uegna eller uønska av den som varslar. 7
5.4.1 Korleis varsle? Varslaren vel sjølv om varslinga skal skje ved personleg oppmøte, via telefon, e-post eller ordinær post. Ved skriftleg varsling om tilhøve på arbeidsplassen bør skjema for intern varsling om kritikkverdige tilhøve nyttast (lenke) Dersom det er fleire tilsette som er kjende med dei kritikkverdige tilhøva, vil vi rå til at ein går saman om å varsle om tilhøvet. Det vert oppfordra til å varsle med fullt namn. Den som varslar, vil verte ivareteken i samsvar med lovverket (lenke til aml. 2-5). Det er mogleg varsle anonymt. Ein kan velje å ikkje gje opp namn eller be om anonymitet ved handsaming av saka og verte sikra ein fortruleg handsaming av eigen identitet. Dersom det som følgje av varsling oppstår vitneplikt i retten, vil vitneplikten gå føre eventuelt løfte om fortruleg anonymitet. 5.4.2. Saksgang for varslingssekretariatet for oppfølging av saker (lenke). 6. Internkontroll/avvikhandsaming Varslingssekretariatet skal fortløpande evaluere at retningslinene for varsling ivaretek lovverket og behovet for å følgje opp slike saker. Tilbakemeldingar til arbeidsmiljøutvalet skal òg drøftast i varslingssekretariatet. 7. Referansar og vedlegg Arbeidsmiljølova Instruks for varslingssekretariatet Arbeidsreglement for Sogndal kommune Etiske retningsliner for Sogndal kommune 8
Rutinar for intern varsling og oppfølging i Sogndal kommune. INTERN VARSLING Det er utarbeidd eigne retningsliner for intern varsling i Sogndal kommune (lenke). Korleis varsle? Det er ønskjeleg at alle tilsette varslar om kritikkverdige tilhøve Med kritikkverdige tilhøve meiner ein her straffbare tilhøve og andre lovbrot, samt brot på kommunen sine etiske retningsliner og allment aksepterte etiske normer. Varsling skal ikkje erstatte melding om avvik/uønska hending, vernerunde, medarbeidarundersøking eller medarbeidarsamtale. Varslinga skal vere forsvarleg, jf. retningslinene Varslaren vel sjølv om varslinga skal skje ved personleg oppmøte, via intranettet, via telefon, e-post eller ordinær post. Ved skriftleg varsling om tilhøve på arbeidsplassen bør skjema for varsling om kritikkverdige tilhøve nyttast. Dersom det er fleire tilsette som er kjende med dei kritikkverdige tilhøva, vil vi rå til at ein går saman om å varsle om tilhøvet. Det vert oppfordra til å varsle med fullt namn. Då kan arbeidsgjevar innhente ytterlegare opplysningar frå den som varslar, og gje tilbakemelding om kva som vert gjort med saka. Den som varslar vil verte ivareteken i samsvar med lovverket jf. aml. 2-5. Det er mogleg varsle anonymt. Ein kan velje å ikkje gje opp namn eller be om anonymitet ved handsaming av saka og verte sikra ein fortruleg handsaming av eigen identitet. Dette varslet bør leverast til næraste leiar eller tillitsvald/verneombod Det er òg mogleg å levere varslet til varslingssekretariatet som er fagleiar personal, hovudverneombod og juridisk rådgjevar. Eg ønskjer å varsle om følgjande kritikkverdige tilhøve: Eg meiner følgjande bør gjerast: Varsla av. Dato.. Eg ønskjer å vere anonym 9
Rutinar for intern varsling og oppfølging i Sogndal kommune. INTERN OPPFØLGING Steg Oppfølging av tilhøvet Dato 1. Varslet er motteke av 2. Følgjande undersøkingar er gjennomført 3. Konklusjon 4. Tilbakemelding er gitt til varslar 5. Naudsynt informasjon er gjeve til den eller dei det er varsla om 6. Tiltak 7. Vidare oppfølging er planlagt 8. Vidare oppfølging er gjennomført 10