Høyring overordna administrativ organisering Nye Øygarden kommune 1. Rådmennene sitt framlegg til overordna administrativ organisering Nye Øygarden Rådmann Organisasjon og digitalisering Økonomi Oppvekst Helse og velferd Kultur og samfunn Rådmennene tilrår at Nye Øygarden kommune vert organisert med to organisasjons- og fullmaktsnivå (to-nivå modell ). Fullmaktsnivå 1: Rådmannen og 5 kommunalsjefar som utgjer rådmannen si leiargruppe jf. modell over. Rådmennene ser at talet på kommunalsjefar må sjåast i høve til kva som vert organisert i eventuelle kommunale selskap, samt talet på tenestestader/ einingar som den enkelte kommunalsjef skal følgje opp. Det kan vere aktuelt på sikt å auke talet på kommunalsjefar, men rådmennene vurderer det er lettare å eventuelt «bygge ut» enn å «bygge ned» leiingsstrukturen. Ut i frå ein vurdering av Nye Øygarden sine behov meiner rådmennene at ovannemnde tal på overordna leiarar i Nye Øygarden er dekkande. Fullmaktsnivå 2: Leiarar av tenestestad / eining. Høyring overordna administrativ organisering Nye Øygarden kommune Side 1
Modellen føreset følgjande: Direkte delegering av ansvar og mynde frå fullmaktsnivå 1 (rådmannsnivå) til fullmaktsnivå 2 (tenestad/ eining) Leiarane av tenestestad/ eining styrer og kontrollerer sin verksemd etter delegert mynde frå rådmannen, og rapporterer til rådmannsnivået på resultat og avvik Forholdet mellom nivåspenn og kontrollspenn må vurderast i høve leiardialog og leiaroppfølging frå rådmannsnivået (samhandling mellom fullmaktsnivå 1 og 2). Dette blir ivareteke i vidare arbeid med organisasjonsmodellen knytt til fullmaktsnivå 2. Tenestestadene/ einingane på nivå 2 må ha sterke fagmiljø med redusert sårbarheit, som byggjer på prinsippet om myndiggjorte medarbeidarar og at avgjerd vert teke nærast mogleg brukar Stab og støttefunksjonar vert samla i større fagmiljø og skal gje råd og støtte til både fullmaktsnivå 1 og 2 Styrkje tverrfagleg samarbeid og mellomromskompetanse for å sikre samhandling på tvers i organisasjonen, og slik unngå «gråsoner» 1.1 Innhald Nivå Rådmann Organisasjon og digitalisering Økonomi Oppgåver Overordna administrativ leiar, jf. kommunelova Innovasjon og forsking Organisasjonsutvikling Digitalisering Prosjektleiing Informasjon IKT HR og HMS Overordna internkontroll Servicetorg Politisk sekretariat Dokumentsenter/ arkiv Ulike forvaltningsoppgåver Økonomi Finans Budsjett, økonomiplan og rekneskap Skattoppkrevjar Høyring overordna administrativ organisering Nye Øygarden kommune Side 2
Eigedomsskatt Kommuneadvokat Innkjøp Løn Pensjon og forsikringar Oppvekst Skular og vaksenopplæring Barnehagar Hjelpetenester til barn og unge er allereie eige prosjekt med ekstern finansiering frå DIFI der optimal organisering vert avklart: o PPT, helsestasjon, jordmor, barnevern, støttetiltak utviklingshemma barn, kommunepsykologar o.l. Helse og velferd Legevakt, Legeteneste Tannhelse Heimeteneste, Rus og psykiatri Bu- og behandlingssenter Lokal medisinsk senter (LMS) Nav Bustadkontor Fysio- og ergoterapitenester Frivilligheit innafor helse og velferd Støttetiltak utviklingshemma vaksne Kultur og samfunn Samfunnstryggleik og beredskap Kultur Bibliotek Frivilligsentral Kulturskule (kan bli lagt under oppvekst vert avklart i prosjekt organisering av fullmaktsnivå 2) Miljø, klima og landbruk By og stadutvikling Samfunnsplanlegging Folkehelse Plan- og byggesaker Oppmåling Eigedom Næring Samferdsle (avhengig av selskapsorganisering; VAR tenester, eigedom, brann og redning) Høyring overordna administrativ organisering Nye Øygarden kommune Side 3
1.2 Grunngjeving For at den overordna administrative organiseringa skal lukkast, legg rådmennene til grunn følgjande definisjonar av sentrale omgrep/ område i organisasjonen: Med strategisk utviklingsarbeid meinast utviklingsarbeid med føremål om å finne løysingar for framtidas oppgåveløysing i nye Øygarden kommune. Det er rådmannen og kommunalsjefane som har som hovudoppgåve å drive med strategisk utviklingsarbeid, men det skal vere klare linkar mellom strategisk utviklingsarbeid (nivå 1) og fagutvikling (nivå 2). Stabsfunksjonar vert sentralisert og omfattar personell med rådgjevings- og utviklingoppgåver. Desse skal arbeide både for fullmaktsnivå 1 og nivå 2. Sentraliserte støttefunksjoner er fellestenester som har i hovudoppgåve å gje støtte til einingar med tenesteproduksjon. Desse skal arbeide både for fullmaktsnivå 1 og nivå 2. Ei utfordring er å finne grensesnitt mellom kva tenestestadene/ einingane sjølv skal ta seg av og kva som er støtteeiningane sine oppgåver. Dette kan løysast med tydeleg delegeringsreglement og rutinar for samhandling og samarbeid. I intensjonsavtalen står det at den nye kommunen skal ha ein handlekraftig og effektiv kommunal organisasjon med god leiing, høg kompetanse og kvalitet i alle ledd. Prinsipp kring overordna administrativ organisering, stettar desse føringane. Etter leiarsamling 14. og 15. mai er rådmennene og deira leiarteam samde om hovudtrekka i ein to-nivå modell. Rådmennene legg til grunn ei leiargruppe som består av 5 kommunalsjefar og rådmann, m.a. grunna uavklarte spørsmål knytt til selskapsorganisering. Dersom det vert gjort val om at til dømes brann / redning, eigedom og VAR tenester vert i kommunal regi, kan det vere naturleg å supplere med ytterlegare ein kommunalsjefstilling. Rådmennene gjer merksam på at ansvarsområda som er lista opp under kvar kommunalsjef ikkje er avklart, men skal avklarast i neste runde når fullmaktsnivå 2 skal organiserast. Denne overordna organiseringa tek utgangspunkt i at ein del tenester ligg i eigne selskap, og det ligg føre ein rapport med forslag til ytterlegare selskapsorganiseringer. Høyringsframlegget legg til grunn at Nye Øygarden kommune skal ha ei overordna administrativ organisering med 5 kommunalsjefar og rådmann, som har tilstrekkeleg kapasitet og kraft til å ivareta krav til omstilling og strategisk grep i ein oppbyggingsfase. Høyring overordna administrativ organisering Nye Øygarden kommune Side 4
2. Høyring Rådmennene meiner at tilrådd modell for overordna administrativ organisering (nivå 1) vil gje ein handlekraftig og effektiv kommunal organisasjon med god leiing, høg kompetanse og kvalitet. Når det gjeld organisering av nivå 2 vert det eigen prosess med brei medverknad og eigne høyringsrundar. Prosess for høyring overordna administrativ organisering (nivå 1): Torsdag 24. mai: Utsending høyringsdokument - høyringsfrist t.o.m. 31.mai Måndag 4. juni kl. 9: Drøftingsmøte Skjenet Tysdag 12. juni: Partssamansett utval (PSU) Måndag 18. juni: Fellesnemnd Frå leiarsamlinga 14. og 15. mai ligg det føre eit alternativ der nivå 2 er teikna inn. Det vert gjort merksam på at dette arbeidet ikkje er starta opp, og høyringsinnspel som gjeld dette nivået skal det ikkje gjevast innspel til i denne høyringa. Leiarnivå under nivå 1 vert å kome attende til etter at tilsetting av kommunalsjefar er gjennomført i august månad. Lokalisering av tenester og oppgåver vil vi kome attende til seinare, der føringar i intensjonsavtalen om nærtenesteprinsippet vil bli teke omsyn til. Vi vil difor ikkje ha innspel knytt til lokalisering i denne høyringa. Høyringsinnspel skal sendast til: solvi.spilde@nyeoygarden.kommune.no innan 31. mai Skjenet 18.05.2018 Rune Lid Lillian Torsvik Siri Fahlvik Pettersen Prosjektrådmann Nye Øygarden/ konst. rådmann Fjell Rådmann Øygarden Rådmann Sund kommune Vedlegg: - Grunnlagsdokument for drøfting av overordna administrativ organisering Nye Øygarden kommune - Innspel frå leiarsamling 14. og 15. mai. Høyring overordna administrativ organisering Nye Øygarden kommune Side 5