Arrangementshåndbok For deg som ønsker å benytte offentlige plasser i Porsgrunn og Brevik til større eller mindre arrangementer. April 2009
Til deg som går med en arrangør i magen... Ideen bak å lage en arrangementshåndbok er å gi en samlet oversikt over hva man som arrangør plikter å ta hensyn til ved utendørsarrangementer på offentlige arealer i Porsgrunn. Dessuten ønsker vi å gi ideer og tips som kan være til praktisk hjelp og inspirasjon for deg som er arrangør. Porsgrunn har mange byrom som egner seg godt til ulike kulturarrangementer. Følgende arealer kan etter søknad stilles til disposisjon for aktiviteter/arrangementer: Rådhusplassen i Porsgrunn. Rådhusamfiet. Rådhusparken i Porsgrunn. Storgata (fra Meierigården til Rådhuset) Minneparken Offentlig del av Bratsberg brygge. Rådhusplassen i Brevik. Fisketorvet i Brevik Øvre torv i Brevik Lilletorvet i Brevik Her er plasser nok å ta av, velkommen til å ta byene i bruk! Rådhusplassen i Porsgrunn. Foto: Danny Twang
Kart over rådhuskvartalet og Bratsberg brygge i Porsgrunn. Områdene som kan leies til arrangementer er markert med blått. Kartproduksjon: Roald Larsen, Geodata.
Som arrangør ber vi deg merke deg følgende: Alle som ønsker å gjennomføre et arrangement på offentlig sted må søke om tillatelse. Søknadsskjemaer finner du på kommunens hjemmeside, www.porsgrunn.kommune.no/ arrangementshandbok, og du får dem også ved henvendelse til Servicesenteret. Unntatt er «frimarkedet» på Rådhusplassen i Porsgrunn på lørdager, her kan man stille opp uten søknad. Men man må vike dersom et større arrangement skal holdes på Rådhusplassen eller i Rådhusamfiet. Ta derfor kontakt med Servicesenteret for å høre om det er planlagt andre arrangementer på plassen. Hvilke krav vi stiller til en søknad avhenger av hvor stort og omfattende arrangementet er. Ved større arrangementer vil vi i tillegg til en søknad også kunne forvente en forhåndskonferanse for en total gjennomgang av arrangementet. For de aller fleste vil det imidlertid være nok å fylle ut søknadsskjemaet og få tillatelse til arrangementet innen kort tid. Servicesenteret håndterer søknader som kommer inn og vil også være behjelpelig med å innhente tillatelser fra politi eller andre instanser. Foto: Bratsberg Danny Twang brygge. Foto: Dag Jenssen
Kart over Brevik. Områdene som kan leies til arrangementer er markert med blått. Kartproduksjon: Roald Larsen, Geodata. Rådhusplassen og indre havn i Brevik.
Søknadsfristene varierer etter hva slags arrangement det søkes for. A. Små arrangementer, salg, stands og lignende. Ingen søknadsfrist. Tillatelse gis over disk ved Servicesenteret. B. Mindre arrangementer, for eksempel konserter i Rådhusamfiet og/eller arrangementer som krever avstengning av gater. Søknadsfrist 2 uker før arrangementet avholdes. C. Større arrangementer som krever omfattende avstenging av gater, omlegging av trafikk, og som forventes å samle mye publikum. Her vil det være krav om en forhåndskonferanse for gjennomgang av sentrale punkter som sikkerhet rundt arrangementet, sikring av grøntarealer og andre verdier, søppelhåndtering osv. Søknadsfrist 1 måned før arrangementet avholdes. Søknadsskjemaer finner du på kommunens hjemmeside, www.porsgrunn.kommune.no/arrangementshandbok og du får dem også ved henvendelse til Servicesenteret. Søknader fremmes til Servicesenteret, Storgata 153, eller servicesenteret@porsgrunn.kommune.no som vil formidle kontakt med arrangementskoordinator ved Kultur, Idrett & Fritid dersom søknaden er av kategori B og C. Rådhusparken. Foto: Per-Åge Eriksen
Alle arrangører må merke seg følgende: Alle nødvendige godkjenninger må på være på plass før arrangementet settes i gang. Det skal foreligge skriftlig godkjenning. Den som i søknad blir oppgitt som ansvarlig skal være tilstede under gjennomføring av arrangementet og skal kunne framvise tillatelse. Tillatelse gitt til en arrangør kan ikke fremleies eller overføres til andre. Arrangør må selv sørge for opprydding og håndtering av søppel. Skader påført området under arrangement som skyldes brudd på avtaler kan medføre erstatningsansvar. Det er ikke tillatt å lage hull i underlag med teltplugger eller annet. Ferdsel på fortau skal ikke hindres. Skal det serveres mat/drikke må nødvendig tillatelse innhentes fra næringsmiddeltilsynet. Skal det serveres alkohol skal det foreligger godkjent skjenkebevilling. Søknadkjema lastes ned fra kommunens nettsted og sendes postmottak@porsgrunn.kommune.no Krever arrangement avstengning av gater/omlegging av trafikk skal en godkjent skiltplan følge søknaden om tillatelse til arrangementet og en ansvarlig for skiltingen skal utpekes. Ved større arrangementer med mye publikum skal det utarbeides plan som ivaretar sikkerheten ved arrangementet, inkl. vakthold m.m. Politiet skal varsles ved mindre arrangementer, mens det ved større arrangementer kreves at politiet gir tillatelse til gjennomføringen. Skal arealer brukes til salg av varer ut over 3 dager, skal nødvendige attester fra Brønnøysundregisteret og skatteattest følge søknad. Søknad om tillatelse kan avslås når politi-, ordens-, trafikk-, eller hygienemessige hensyn tilsier det. Avslaget er ikke å anse som enkeltvedtak og er ikke gjenstand for klage.
Tips & Råd Hvor vellykket et arrangement blir, avhenger i stor grad av forberedelsene som gjøres i forkant. Det kan være hensiktsmessig å lage en egen sjekkliste for å sikre at man har tenkt på alle forhold som kan spille inn ved et arrangement. Planlegging og gjennomføring av større publikumsarrangementer krever oversikt både over de store linjer og de mange små detaljer, detaljer som kan utgjøre forskjellen på et vellykket og et mindre vellykket arrangement. Ta kontakt med profesjonelle leverandører av lyd og lys for gode råd, eller sørg for å knytte personer med slik kompetanse til arrangementet. Artisten eller innslagene fra scenen kan være flotte, men det hjelper lite hvis publikum verken ser eller hører Scene Porsgrunn kommune vil fra sommeren 2009 tilby det lokale kulturliv en mobil scene på 6 x 8 meter. Ta kontakt med arrangements-koordinator for mer informasjon! Barnas Dags utleieavdeling kan også tilby ulike sceneløsninger for større eller mindre arrangementer. Rådhusamfiet. Foto: Danny Twang
Foto: Eli L. Haugland Lys og lyd En rekke kommersielle aktører i regionen leverer sceneløsninger, lyd og lys til større og mindre arrangementer. Trenger du særskilt rådgivning kan vår arrangementskoordinator være behjelpelig med råd og kontakter. Skiltplan Ved arrangementer som krever avsperring av gater eller omlegging av kjøremønster, kreves det at det foreligger en godkjent skiltplan. Vi har utarbeidet en skiltplan for avstenging av området mellom Jernbanegata/Rådhusgata/Sverresgate/ Strandpromenaden. Denne kan lastes ned fra www.porsgrunn.kommune.no/arrangementshandbok. Dersom denne ikke dekker ditt behov, kan arrangementskoordinator gi deg råd om hvordan man får utarbeidet andre skiltplaner. Søppel Alle arrangementer små som store produserer søppel. Det er arrangørens plikt å sørge for at dette håndteres på en forsvarlig måte. Ved store og mellomstore arrangementer er det Foto: Danny Twang
Rådhusparken. Foto: Per-Åge Eriksen nødvendig å sørge for ekstra søppelkasser, samt å få kjørt bort søppelet i etterkant. Dette er kostnader arrangør selv må bekoste. Arrangementskoordinator kan være behjelpelig med råd og kontakter. Toaletter Det er begrenset antall offentlige toaletter i Porsgrunn. Det er derfor viktig at det ved større arrangementer leies inn toaletter eller at det gjøres avtaler om å bruke toaletter i området. Ved arrangementer hvor det selges billetter og/ eller det serveres alkohol, vil det bli stilt krav om at det settes opp mobile toalettløsninger. Arrangementskoordinator kan være behjelpelig med råd og kontakter. Strøm Det er stor variasjon i hvilke behov de ulike arrangementer har for strøm. Det er viktig at man i planleggingen av arrangement setter seg inn i hvilket behov man har og hvilken tilgang til strøm man har på det stedet man planlegger å gjennomføre arrangementet. Ta kontakt med Servicesenteret for informasjon om strøm på det enkelte arrangementsted. NB. Dersom du skal benytte strømskap på Rådhusplassen i Porsgrunn må du huske å hente nøkkel hos Servicesenteret før
dette stenger kl. 16.00 (kl. 15.00 på sommeren). Servicesenteret er ikke åpent på lørdag og søndag. «Porsgrunn min By» disponerer en rekke strømkabler/sneller som det er mulig å leie. Bord, stoler, telt og lignende Er det behov for bord og stoler til arrangementet kan dette leies av idrettsavdelingen i Porsgrunn kommune. Barnas Dag i Porsgrunn har også en egen utleieavdeling som i tillegg til bord og stoler, har en rekke telt av ulik størrelse for utleie. Støy I Porsgrunn har man en restriktiv holdning til fremføring av musikk utendørs. I de fleste tilfellene gis det ikke dispensasjon til å spille musikk utendørs etter kl. 23.00. Arrangementstilskudd Arrangører av kulturarrangementer i Porsgrunn kan søke kulturavdelingen om arrangementstilskudd. Det må søkes i forkant av arrangementet og ordningen fungerer som en garanti som utløses dersom arrangementet går med underskudd. I enkelte tilfeller kan det også gis et direkte tilskudd til arrangementer. Søknadsskjema fås på Servicesenteret eller lastes ned fra www.porsgrunn.kommune.no/arrangementstilskudd Fisketorvet i Brevik.Foto: Kjersti Berg
Porsgrunn kommune PB. 128 3901 PORSGRUNN www.porsgrunn.kommune.no Tlf. 35 54 70 00 Timbuktu-konsert i Rådhusamfiet Foto: Dag Jenssen