Kvalitetskontroll
Kursinnhold God regnskapsføringsskikk inneholder krav både til overordnet intern kontroll på oppdragsnivå, samt kontroll av medarbeideres oppdragsutførelse. Det stilles krav både til innhold i kontrollene, frekvens og omfang, samt krav til retting av feil og mangler og ikke minst dokumentasjon av kontrollene. I dette kurset ser vi på hvilke krav som stilles til kontrollene, og hvordan oppdragsansvarlig bør tenke for å sikre at oppdragene utføres etter gjeldende regler.
Oppdragsansvar Med autorisert regnskapsfører menes person som har autorisasjon som regnskapsfører. Autorisert regnskapsfører uten oppdragsansvar har et selvstendig ansvar for at eget arbeid utføres på en ordentlig måte, i tråd med oppdragsavtalen og bestemmelser gitt i eller i medhold av lov. Med oppdragsansvarlig regnskapsfører menes en autorisert regnskapsfører som i henhold til oppdragsavtalen er utpekt som ansvarlig for regnskapsføreroppdraget.
Kontrolloppgaver Oppdragsansvarlig har to typer lovpålagte kontrolloppgaver Overordnet kontroll på oppdragsnivå Kontroll av formalia og de overordnede sidene ved et oppdrag Medarbeideres oppdragsutførelse Kontroll av at det arbeidet som utføres av andre enn oppdragsansvarlig blir utført på en tilstrekkelig god måte Totalt skal kontrollene sikre at alle deler av oppdraget er i henhold til GRFS, og at kunden får det produktet som kan forventes. Det igjen gjør at oppdragsansvarlig overfor kontrollører (RN/FT) kan stå inne for det arbeidet som gjøres på oppdraget.
Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå
GRFS 7.1 Oppdragsansvarlig eller en annen autorisert regnskapsfører skal minst en gang årlig kontrollere at oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov etterleves for hver oppdragsgiver. Husk at oppdragsansvarlig er juridisk ansvarlig for oppdraget dersom en annen en OA tar kontrollen, skal det være på oppdrag fra OA
GRFS 7.1 forts. Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå skal minst omfatte at: oppdragsavtalen er à jour fullmakter er skriftlig dokumentert og à jour oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale er à jour vurdering av oppdragsgivers interne rutiner er gjennomført og dokumentert avstemminger utføres og dokumenteres tilfredsstillende handlinger i forbindelse med årsoppgjør er gjennomført, jf. punkt 5.9.4 rapportering gjennomføres i henhold til oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov fremdriftsoversikt er à jour oppdragsdokumentasjon er à jour Hva betyr det egentlig å kontrollere at dette er på plass?
Oppdragsavtalen er à jour 3.4: Regnskapsførervirksomheten skal løpende påse at oppdragsavtalen er dekkende for oppdraget. Ved endringer i krav gitt i eller i medhold av lov skal regnskapsførervirksomheten sørge for nødvendige endringer i oppdragsavtalen. 3.2: Oppdragsavtalen skal angi hvilke av oppdragsgivers plikter etter regnskaps- og/eller bokføringslovgivningen som regnskapsfører har påtatt seg å utføre, samt hvilke oppgaver og opplysninger som skal utarbeides på vegne av oppdragsgiver. Andre oppdrag enn regnskapsføreroppdrag skal også nedfelles i oppdragsavtale. Dette gjelder enhver selvstendig oppgave som regnskapsførervirksomheten forplikter seg til å utføre mot betaling i kombinasjon med regnskapsføreroppdrag.
Oppdragsavtalen er à jour 3.2 forts. Oppdragsavtalen skal angi: Tidsfrister for innlevering av dokumentasjon, oppdragsutførelse og rapportering Oppdragsansvarlig regnskapsfører Hvem hos oppdragsgiver som skal gis informasjon Oppdragsansvarlig må altså gjøre en kontroll av om de oppgavene som faktisk utføres er de som (skriftlig) er avtalt at skal gjøres, og med de fristene som er avtalt Man må altså se på hva oppdragsavtalen sier, og vurdere det opp mot hva som gjøres. Har det blitt gjort endringer i kontaktpersoner eller oppdragsansvarlig, og er det skriftlig nedfelt i oppdragsavtalen (gjerne som vedlegg)? Ingen endringer? Husk å loggføre at avtalen er gjennomgått
Fullmakter er à jour 3.6 Når regnskapsførervirksomheten skal opptre overfor tredjepart på oppdragsgivers vegne, skal det foreligge skriftlig fullmakt fra oppdragsgiver I den overordnede kontrollen må man kontrollere hvorvidt man har nødvendige fullmakter, og at de er oppdatere. Eksempler på fullmakter: Altinn (elektronisk oppgavelevering), bank (er den oppdatert med korrekte bankkontoer), forsikringsselskap (f.eks. ved innmelding i forsikringsordninger og OTP), etc. For å begrense nødvendigheten av stadig å oppdatere fullmaktene ved saksbehandlerbytte, kan det være hensiktsmessig å la fullmaktene lyde på rolle (for eksempel oppdragsansvarlig) med rett til å delegere videre, fremfor å la de lyde på navn. Husk at tilbakekalling av fullmakt som ikke lenger er gjeldende også er en del av å a à jour-førte fullmakter.
Oversikt over mottak og utlevering 4.3: Regnskapsførervirksomheten skal føre oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale. Ved løpende mottak av regnskapsmateriale skal oversikten minst angi det tidspunkt hvor regnskapsfører stenger regnskapsperioden for bokføring som grunnlag for rapportering. Blir dette løpende loggført? Fort gjort å glemme ved løpende levering av bilag. Kontroller loggføringen, og sikre at den blir løpende oppdatert.
Oppdragsgivers interne rutiner 5.2: Regnskapsfører skal vurdere de av oppdragsgivers interne rutiner som er vesentlige for forsvarlig oppdragsutførelse i samsvar med oppdragsavtale og krav gitt i [ ] lov. Vurderingen skal dokumenteres som en del av oppdragsdokumentasjonen. Kan velge å enten ha jevnlige aktiviteter for å følge opp rutinene, eller om oppfølging skjer løpende etter hvert som endringene avdekkes gjennom oppdragsutførelsen for øvrig. Det er et krav om man minimum én gang per år noterer ned om det har vært endringer eller ikke Oppdragsansvarlig må sikre at denne gjennomgangen er foretatt minst årlig, og skriftlig dokumentert.
Avstemming og dokumentasjon 5.8.3.1 Avstemminger skal sikre at bokførte saldoer er i samsvar med underliggende dokumentasjon, og underbygge at bokførte saldoer fremstår som rimelige og sannsynlige. 5.8.3.2 Resultat- og balansekontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre regnskapsrapporteringens kvalitet. For hver periode med pliktig regnskapsrapportering skal minimum følgende kontoer i balansen avstemmes: kundefordringer og leverandørgjeld, kasse- og bankbeholdninger, skyldig skattetrekk og arbeidsgiveravgift og skyldig merverdiavgift 5.8.3.4 Avstemminger skal dokumenteres slik at de kan etterprøves. Dokumentasjonen skal i tillegg til selve avstemmingen inneholde underliggende dokumentasjon og forklaring på eventuelle avvik.
Avstemming og dokumentasjon Som oppdragsansvarlig må man sikre at: nødvendige kontoer er avstemt. Dersom noen kontoer ansees å være ubetydelige og derfor ikke avstemt, bør ubetydeligheten dokumenteres. avstemmingene er gjennomført på en slik måte at man uten å måtte gjøre videre undersøkelser forstår at innholdet på kontoen er korrekt underdokumentasjonen til avstemmingen er tilstrekkelig for å underbygge at avstemmingen er korrekt. Og stemmer avstemmingen med underdokumentasjonen (og ikke minst saldobalansen)? de tallene som presenteres er rimelige og sannsynlige
Handlinger i.f.m. årsoppgjør 5.9.4 Regnskapsfører skal, ved utarbeidelse av årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt opparbeide nødvendig forståelse av oppdragsgivers virksomhet til å kunne vurdere usikkerheter, estimater og andre spørsmål knyttet til årsregnskapet og/eller fastsettingsskjemaer skatt, og til å kunne utarbeide tilleggsopplysninger (noter) til årsregnskapet drøfte eventuelle usikkerheter, vurderinger, estimater og andre vesentlige spørsmål knyttet til årsregnskapet og/eller fastsettingsskjemaer skatt med oppdragsgiver, for å avgjøre korrekt regnskaps- og skattemessig behandling utarbeide dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag/bokføringsgrunnlag) i samsvar med punkt 5.8.2.2
Handlinger i.f.m. årsoppgjør 5.9.4 Regnskapsfører skal, ved utarbeidelse av årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt (forts.). utarbeide tilleggsopplysninger (noter) til årsregnskapet, med tydelige referanser til de poster i regnskapet som opplysningene gjelder etablere kontrollspor mellom saldobalanse og årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt informere oppdragsgiver om krav til underskrifter og innsending informere oppdragsgiver om krav til oppbevaring Regnskapsfører skal dokumentere gjennomføring av disse handlingene som en del av oppdragsdokumentasjonen.
Handlinger i.f.m. årsoppgjør Det vil ofte være hensiktsmessig å ha sjekklisteskjemaer for både utarbeidelse og kontroll av årsoppgjørsdokumentene, for å i størst mulig grad sikre at eventuelle feil og mangler blir avdekket. En slik sjekkliste vil være en god dokumentasjon på den overordnede kontrollen av oppdraget.
Rapportering 5.8.4.1 Periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgiver skal utarbeides med den frekvens som følger av oppdragsavtalen. 5.8.4.2 Periodiske regnskapsrapporter skal bygge på avstemte tall[ ] Regnskapsførervirksomhetens navn skal fremgå av den samlede rapporteringen. 5.8.4.3 Følgende skal kommenteres i forbindelse med periodisk regnskapsrapportering: forutsetninger regnskapet bygger på, og som regnskapsfører ikke kan forvente at oppdragsgiver selv er oppmerksom på eller ser betydningen av svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner som er gjentakende eller som ikke er avklart, jf. punkt 5.2 oppdragsgivers vesentlige eller gjentatte brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i eller i medhold av lov, jf. punkt 5.3 uklarheter og spørsmål for øvrig
Rapportering Oppdragsansvarlig må se frekvens og tidspunkt for rapporteringene gjennom året mot det som er avtalt i oppdragsavtalen. Ved avvik, er det behov for å oppdatere avtalen eller stramme inn på rutiner enten hos kunde eller regnskapsfører? Videre må naturligvis også innholdet i rapportene vurderes Er de rapportene som oversendes i henhold til avtale Vurderes de som hensiktsmessige, eller bør man gå i dialog med oppdragsgiver om hva som skal rapporteres? Er kommentarene tilstrekkelige?
Fremdriftsoversikt 6.2.1 Dato for gjennomføring av sentrale oppgaver skal dokumenteres, herunder avstemminger, eventuelt kontroll av at nødvendige avstemminger er gjennomført av andre produksjon av oppgaver og rapporter kvalitetskontroll Ofte vil det være hensiktsmessig å ha en tidsplan med oversikt over alle oppgaver som skal utføres, og fristen for utførelse. Oppdragsansvarlig kan enkelt vurdere både hvorvidt de oppgavene som er planlagt (og dermed skal utføres) er i henhold til oppdragsavtalen, og om fristene er i henhold til oppdragsavtale. Dersom man i samme oversikt signerer ut oppgaveutførelsen med dato for utførelse, har man en enkel måte i samme skjema å både kontrollere om fremdriftsoversikten er à jour og om man følger de avtalene som er gjort med tanke på oppgaver og frister
Oppdragsdokumentasjon 6.2.2 Oppdragsdokumentasjonen skal minst inneholde risikobasert kundekontroll (identitetskontroll) uttalelse fra tidligere regnskapsfører, eventuelt begrunnelse for at slik uttalelse ikke er innhentet oppdragsavtale med eventuelle endringer, vedlegg mv. fullmakter og fullmaktsoversikt begrunnelser for avvik fra standardens obligatoriske krav fremdriftsoversikt oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale vurdering av oppdragsgivers interne rutiner
Oppdragsdokumentasjon 6.2.2 Oppdragsdokumentasjonen skal minst inneholde (forts.) undersøkelse og rapportering ved mistanke om at en transaksjon har tilknytning til forhold som omfattes av hvitvaskingsloven dokumentasjon av gjennomført kvalitetskontroll korrespondanse av vesentlig betydning for oppdragsutførelsen, herunder brev og annen korrespondanse med oppdragsgiver hvor regnskapsfører påpeker vesentlige eller gjentatte svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner, eller vesentlige eller gjentatte brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i eller i medhold av lov
Oppdragsdokumentasjon Mesteparten av krav om kontroll av oppdragsdokumentasjonen er behandlet i de spesifikke punktene, og det forutsettes da at alt arbeid som skal kontrolleres er skriftlig dokumentert. Gjenstående punkter: Oppfølging av hvitvaskingsforskriften Uttalelse fra tidligere regnskapsfører ved nye oppdrag Dokumentasjon av gjennomført kvalitetskontroll Vesentlig korrespondanse
Hvitvasking 2.3 Den som etablerer et oppdrag på vegne av regnskapsførervirksomheten skal sørge for at det foretas risikobasert kundekontroll [ ] av oppdragsgiver, kontaktperson og reelle rettighetshavere, herunder påse at den fremlagte dokumentasjonen er tilstrekkelig som legitimasjon. Regnskapsførervirksomheten skal løpende følge opp eksisterende kundeforhold, og oppdatere dokumentasjon og opplysninger [ ] 5.4 Regnskapsfører skal påse at transaksjoner som regnskapsfører blir kjent med er i samsvar med regnskapsførers kjennskap til oppdragsgiver og dennes virksomhet. Dersom regnskapsfører har mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling eller terrorfinansiering, skal det foretas nærmere undersøkelser for å få bekreftet eller avkreftet mistanken. Dersom undersøkelser ikke avkrefter mistanken, skal regnskapsfører oversende opplysninger til Økokrim [ ].
Uttalelse fra tidligere RF 2.2 Ved overtagelse av oppdrag fra en annen regnskapsfører skal ny regnskapsfører be om en uttalelse om oppdragsforholdet fra tidligere regnskapsfører. Oppdragsgiver skal orienteres om at en slik uttalelse innhentes. Slik uttalelse skal innhentes før ny regnskapsfører inngår oppdragsavtale med oppdragsgiver. Forespørsel til tidligere regnskapsfører skal likevel ikke skje før oppdragsgiveren har akseptert ny regnskapsførers tilbud om utførelse av regnskapsførertjenester. Ettersom det er litt sent å be om en slik uttalelse potensielt mange måneder etter at oppdraget er startet (når den overordnede kontrollen foretas), kan det være hensiktsmessig at oppdragsansvarlig har ansvaret for å kvalitetssikre at all dokumentasjon som mottas i forbindelse med oppstart er tilfredsstillende, herunder uttalelsen fra tidligere regnskapsfører.
Kvalitetskontroll 7.4 Gjennomført kvalitetskontroll skal dokumenteres som del av oppdragsdokumentasjonen, herunder avdekkete feil og mangler. Dokumenteringen av slik kontroll må være skriftlig Rutinene for kvalitetskontroll bør nedtegnes skriftlig. Det bør benyttes sjekklister ved gjennomføring av kvalitetskontrollen, for å sikre at alle relevante og vesentlige forhold vurderes.
Kontrollskjemaer Regnskap Norge, Finanstilsynet og Revisorforeningen benytter alle en form for kontrollskjema, enten de er online eller Excel-basert. Det kan være hensiktsmessig å ha kontrollskjemaer som er bygget opp på tilsvarende måte som kontrollinstansene benytter. Sjekklisten må fortsatt tilpasses det enkelte oppdrag, og det er også viktig at skjemaene gjenspeiler de rutiner som er nedfelt i regnskapsførervirksomheten
Eksempel på kontrollskjema fra RN
Kontrollskjema eksempel formalia
Feil og mangler 7.3 Feil og mangler avdekket under kvalitetskontroll skal korrigeres så raskt som mulig. Gjennomført korreksjon skal dokumenteres. Dokumentasjon av korrigering av avdekkede feil og mangler kan for eksempel inkluderes som en del av sjekklisten
Medarbeideres oppdragsutførelse
GRFS 7.2 Medarbeideres oppdragsutførelse Dersom arbeid utføres av andre enn oppdragsansvarlig regnskapsfører skal oppdragsansvarlig regnskapsfører utføre kvalitetskontroll av det utførte arbeidet, eventuelt påse at slik kontroll utføres av en eller flere andre autoriserte regnskapsførere. Kvalitetskontroll av medarbeideres oppdragsutførelse skal minst omfatte oppdragsutførelse, herunder gjennomført fakturering, lønnsregistrering, betaling, bokføring, avstemming, årsoppgjør mv. rapportering, herunder gjennomført pliktig regnskapsrapportering og rapportering til oppdragsgiver
GRFS 7.2 forts. Kvalitetskontrollens frekvens og omfang kan variere, basert på en dokumentert vurdering av medarbeiderens kompetanse, kapasitet og erfaring, samt oppdragsgivers rutiner og oppdragets kompleksitet. Det må gjennomføres kvalitetskontroll for hvert regnskapsår, og minimum i forbindelse med avslutning av regnskapsåret. For bokføringsoppdrag uten utarbeidelse av årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt innebærer dette at kvalitetskontrollen gjennomføres før endelig saldobalanse oversendes til den som skal utarbeide årsregnskap og/eller fastsettingsskjemaer skatt. For årsoppgjørsoppdrag innebærer dette at kvalitetskontrollen gjennomføres før innsending av årsregnskap og fastsettingsskjemaer skatt. Kontrollen kan bestå av stikkprøver.
GRFS 7.2 forts. Regnskapsførervirksomheten bør vurdere kvalitetskontroller rettet mot arbeid utført av oppdragsansvarlig regnskapsfører. Dette er særlig aktuelt på oppdrag hvor det ikke er en revisor som etterkontrollerer regnskapet. Dersom det ikke er andre i regnskapsførervirksomheten som kan utføre kvalitetskontroll av arbeid utført av oppdragsansvarlig regnskapsfører, bør det vurderes å benytte sjekklister. Dette er særlig aktuelt knyttet til årsoppgjøret, herunder ved utarbeidelse av årsregnskap og/eller fastsettingskjemaer skatt.
GRFS 7.2 forts. Merk GRFS 7.4, som omhandler dokumentasjon av kvalitetskontroll: Dokumentasjonen skal også inneholde vurderingen av frekvens og omfang av kontroll av medarbeideres oppdragsutførelse. Det skal altså nedfelles skriftlig hvor hyppig og hvor stort omfang det skal være på kvalitetskontroll av medarbeideres oppdragsutførelse.
GRFS 7.2 forts. Dersom regnskapsførervirksomheten har nedfelt rutiner rundt kvalitetssikring for eksempel av alle rapporter som sendes til kunde eller myndigheter, kan det være med på å redusere den formelle kontrollen av medarbeideres oppdragsutførelse. En slik kontroll kan for eksempel være en forenklet utgave av kontrollskjemaet for den overordnede kontrollen, der man har tatt ut formaliasiden av oppdraget og kun konsentrerer seg om utførelsen av selve oppdraget (avstemming, vurdering av kontering, periodisering, balanseføring, etc.)
Kvalitetskontroller Oppdragsansvarlig har mange krav til kontroll av oppdrag Hvor enkelt er det å utføre disse kontrollene uten å kjenne oppdraget godt? Er det mulig å være ansvarlig for et stort antall oppdrag der man som gjør lite av jobben, men bruker mye tid på kontrollvirksomhet?
Takk for oppmerksomheten! Kursholder: Torstein Heggen Amesto AccountHouse AS