RAPPORT NM I SKISKYTING 6. - 11. APRIL 2010 Arr.: Simostranda IL
2
Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING... 4 2. HOVEDKOMITÉ... 4 3. AVTALER MED NSSF... 5 4. RAPPORT... 5 4.1 LEDERGRUPPEN... 5 4.1.2 Beredskapsplan... 6 4.1.3 Førstehjelpstjenesten... 7 4.2 SEKRETÆRFUNKSJONEN... 7 4.3 RENN... 8 4.3.1 Rennledelse... 8 4.3.2 Løyper... 10 4.3.3 Arena... 11 4.3.4 Standplass... 13 4.3.5 Tidtaking... 14 4.3.6 Rennkontor... 16 5. ARENAPRODUKSJON... 19 6. SERVERING... 21 7. SPONSOR... 23 8. SEREMONI... 24 9. OVERNATTING... 26 10. PARKERING/VAKTHOLD/TRANSPORT/SMØREBODER... 27 11. VIP... 29 12. ØKONOMI... 30 13. INFORMASJONSKOMITEEN... 32 14. VEDLEGG... 35 ORGANISASJONSKART... 35 PROGRAM FOR H.M. KONG HARALD'S DELTAKSELSE... 39 NM LØYPER ETTER DISTANSE... 41 LØYPER... 42 ARENAKART... 44 INVITASJONER... 45 FORDELING SPONSORER... 49 KJØREPLAN SEREMONI... 50 KJØREPLAN ÅPNING... 52 KJØREPLAN BANKETT... 53 AKKREDITERINGSKORT... 55 REGNSKAP NM 2010... 63 AVTALE SMØREBODER... 65 VARSLINGSRAPPORT TIL STATENS VEGVESEN... 67 TD-RAPPORT... 72 OVERSIKT INVITERTE SKOLER... 76 NEDRIVNINGSPLAN... 78 BILLETTER... 79 3
1. Innledning NM 2010 har gått over i historien med sterke, gode og fine minner. Arrangementet ble større og bedre enn forventet. Dyktige medarbeidere i alle ledd var delaktig i at deltakere, trener, ledere, sponsorer, publikum og media kunne forlate Simostranda med en god og positiv opplevelse. Mye ros og skryt har fulgt i kjølvannet, noe som har gjort meg stolt av å ha fått være delaktig i arrangementet. Det fine været og de særdeles flotte løypene ga optimal ramme rundt et vellykket Norges Mesterskap. Men det vil alltid være noe som kan gjøres bedre eller annerledes, og derfor er det viktig at vi gjennom denne dokumentasjon har et verktøy for å videreutvikle Simostranda IL som arrangør. En stor takk til alle som har bidratt. Leder Organisasjonskomiteen NM2010 Arve Røste 2. Hovedkomité Leder Arve Røste tlf: 9055 2232 E-Post: arve@nm2010.no Nestleder Gjermund Bakken tlf: 90895928 E-Post: gjermund@nm2010.no Kvalitetssikring Dag Bjørndalen E-Post: dag@nm2010.no Rennleder Jan Skinnes E-Post: jan@nm2010.no Ass.rennleder Jens Schjerven E-Post: jens@nm2010.no Kasserer Rune Møien E-Post: rune@nm2010.no Sekretær Solveig Holm E-Post: solveig@nm2010.no Sekretær Heidi Solum E-Post: heidi@nm2010.no Sponsor og marked Fred Harald Kristiansen E-Post: fred.harald@nm2010.no Vakthold og smøreboder Bjørnar Johannessen E-Post: bjornar@nm2010.no Informasjon - Web/Presse Eli Reistad tlf: 9151 1245 E-Post: eli@nm2010.no Presse Per Skøien E-Post: per@nm2010.no Transport og parkering Bjørn Roar Vee E-Post: bjorn.roar@nm2010.no Innkvartering Ingun Olstad Fossli E-Post: ingun@nm2010.no 4
Sermoni Runolv Stegane E-Post: runolv@nm2010.no Premier/Sermoni Lisbeth Bakken E-Post: lisbeth@nm2010.no Salg/Kjøkken Randi Berntsberg E-Post: randi@nm2010.no VIP-ansvarlig Hege G. Eizenberger tlf: 913 39 115 3. Avtaler med NSSF Se vedlegg 4. Rapport 4.1 Ledergruppen Kommentarer til bemanning: Arve Røste leder, Gjermund Bakken nestleder, Rune Møien økonomiansvarlig, Dag Bjørndalen kvalitetsansvarlig, Hege Eizenberger VIP-ansvarlig. Organisasjon Planleggingsfasen (frem til 6. april) Gruppens oppgaver: - Planlegge organisasjonsmøter. - Tildele gruppene arbeidsoppgaver. - Funksjonær-ansvar. - Organiseringen av de forskjellige gruppene. - Ansvar for oppgaver uten gruppetilhørighet. - Styre gruppene mot et fellesmål. - Planlegge krisehåndtering. - Overvåke tidsplan. Hva fungerte bra? - Det meste fungerte meget bra, noe arrangementet beviste. - Dag Bjørndalen sin oppgave som bestod i å kvalitetssikre det vi jobbet med var av stor betydning. - VIP-ansvarlig ble en nøkkelrolle i oppfølgingen av alle sponsorene. Hva fungerte dårlig? - Alle møter kunne vært mer effektive, men hvert møte innholdt mange problemstillinger og krevde bred gjennomgang for å få belyst sakene. Forslag til forbedringer for nye arrangement - Tettere tidsintervall på møtene, og med færre deltakere. Men da det er ren dugnad må møteintensiteten begrenses av hensyn til de involverte. 5
Gjennomføringsfasen (6. 14. april) Hva fungerte bra? - Planen for nedrigging fungerte meget bra, og allerede mandag 12. april var vi stort sett ferdig. Hva fungerte dårlig? Forslag til forbedringer for nye arrangement - NSSF sin rolle må i fremtidig NM endres. Forbundet må bli en større medspiller, være mer aktiv i å bidra slik at også flere klubber kan få muligheten som arrangør. Dagens ordning er ikke inkluderende, og det er kun noen få som kan gjennomføre et mesterskap som er skiskytingen verdi. Skal vi i fremtiden bli mediainteressante må kvaliteten på arrangementene løftes betydelig. Tidspunktet for mesterskapet er et viktig punkt, økonomisk støtte/startkapital, bransje eksklusivitet, osv.. er også meget viktige momenter for utviklingen av NM som institusjon. Da vil også direktesendinger på TV bli en realitet og inntektspotensialet nye dimensjoner. Anlegg / Utstyr Anlegg Forslag til forbedringer som ikke er tatt med i Foreløpig rapport til Idrettsetaten Er det løsninger vi valgte i vår rigging / forberedelse som bør gjøres på annen måte senere? Utstyr Er det spesialutstyr som bør/ må fremskaffes til 2011 - NSSF sin rolle i forhold til utstyr, tenker spesielt på tidtaking og storskjerm, må forbedres. Usikkerhet og dårlig informasjon må ryddes av veien. Avtaler og utstyr vedr disse sakene må være på plass i god tid, slik at arrangøren ikke kommer i en uheldig situasjon. Andre forhold Navn: Arve Røste Dato: 28.06.2010 4.1.2 Beredskapsplan Se vedlegg 6
4.1.3 Førstehjelpstjenesten Ansvarlig: Ester Nes Ramstad. Stevneleger: Hege Ness. Vegar Rosenlund. Første hjelp: Modum Røde Kors med 2 personer hver renndag. Frivillig ambulansepersonell m/hjertestarter. Forbrukt materiell: Beredskap: KO: Isposer og tape. AMK-sentralen var informert om arrangementet. Område for helikopter var avmerket. Røde Kors var stasjonert i målbod i servicebygg. Konklusjon: Førstehjelpstjenesten fungerte meget bra, og behandlet kun små skader. Et par overtråkk, ett kutt og mistanke om en lett hjernerystelse, alle blant publikum. 4.2 Sekretærfunksjonen Vi var to personer som delte sekretærfunksjonen. Hovedoppgaven var å skrive referater etter møter i organisasjonskomiteen. Hovedkomiteen besto av mange medlemmer, dette førte til at det ble mange som også hadde noe de gjerne skulle sagt. Det ble mye hopping fra et emne til et annet og det var til tider vanskelig å holde tråden i referatene. Her kunne vi ha ønsket oss litt mer struktur og at den enkelte gruppeleder på forhånd hadde forberedt seg bedre på hva den ønsket å videre formidle. En agenda for hvert møte hadde vært ønskelig. Sekretærene var også tilgjengelige for undergruppene, men ble ikke benyttet. Av andre arbeidsoppgaver var å forfatte invitasjon til kongehuset og sende ut funksjonærforespørsler. Under arrangementet var begge sekretærene organisert under rennkontoret og fungerte også som rennsekretær. Før hvert lagledermøte ble den enkelte gruppeleder innkalt for å planlegge hva det skulle informeres om under lagledermøtene. Vi valgte å ta utgangspunkt i referatene fra Lillehammer og justerte dette i forhold til våre behov for informasjon. På denne måten hadde gruppelederne et dokument ("manus") å gå ut fra under møtene. Dette førte til effektive møter og mindre jobb i forhold til referatskriving under selve møtet. Ved bruk av bærbar PC kunne kun få justeringer gjøres på stedet og referatet var raskt klart til å sendes ut på nettsiden. Sekretærene utarbeidet også en PowerPoint presentasjon som ble benyttet under lagledermøtene. Det var da behov for en person som kunne styre presentasjonen og en som håndterte referatet. Sekretærer for NM2010 Solveig Holm og Heidi Solum 7
4.3 Renn 4.3.1 Rennledelse Bemanning Bemanning 2010 Behov sett i ettertid Totalt Søn Man Tirs Ons Tors Fre Lør Søn 130 130 130 130 130 130 130 130 Kommentarer til bemanning: Alle underseksjonslederne var flinke til og informere funksjonærene både i forkant og underveis av mesterskapet. Dette ga en trygghet for funksjonærene slik at de var sikre på sine arbeidsoppgaver. Skytebane og tidtaking utarbeidet også et skriv med detaljerte oppgaver til funksjonærene. Organisasjon Planleggingsfasen (frem til 6. april) Hva fungerte bra? - Fremdriftsplanen - Org møtene var informative - Samarbeidet med TD ene - Snøproduksjonen - Salt til løyper - Skytebanen, vi fulgte WC oppsett fra kollen - Rennkontoret - Arena - Kiosk - Vi fikk gjennomført 5 møter i rennkomiteen og en læretur til NM på Lillehammer. Den siste planleggingen ble gjort innenfor hver gruppe. Hva fungerte dårlig? - Stafettpåmeldingen i invitasjonen måtte endres da systemet som skulle brukes ikke fungerte. - Oppsatt rennleder fikk for mye og gjøre inn mot mesterskapet da han også var skytebanesjef og koordinator for dugnaden i WC kollen 14 dager før. Ass rennleder og rennleder byttet derfor roller 1. mars. Forslag til forbedringer for nye arrangement Gjennomføringsfasen (6. 14. april) Hva fungerte bra? - Tidsskjemaet. Premieutdeling på sprinten fredag ble dog 15 min forsinket pga stor deltagelse og litt stramt på lørdag grunnet kongebesøket. - Nok utsalgssteder 8
- Ryddig arena - God kontroll på rennkontoret - Rennteknisk gjennomføring Hva fungerte dårlig? - Litt uheldig med tidtakingen første konkurransedag, men det var forhold som var umulig og forutse. Medførte at vi ikke fikk vinneren skikkelig annonsert til mål i herreklassen på normalen. - Lagt inn for dårlig tid i forbindelse med premieutdeling av Kongen på lørdag, resultatlistene ble ikke klare tidsnok. Forslag til forbedringer for nye arrangement Anlegg / Utstyr Anlegg Forslag til forbedringer som ikke er tatt med i Foreløpig rapport til Idrettsetaten Området mellom standplass og skiver er for dypt fra skive 18-30. Bør planeres bedre eller bygges opp med snø. Terrenget ved løperområdet bak start bør planeres slik det ble bygd opp med snø. Fungerte veldig bra. Bør settes opp en bru eller kulvert for adkomst til skytebanen. Er det løsninger vi valgte i vår rigging / forberedelse som bør gjøres på annen måte senere? Utstyr Er det spesialutstyr som bør/ må fremskaffes til 2011 - Både anlegg og utstyr fungerte nærmest optimalt under mesterskapet. Andre forhold Vi savner fortsatt TD rapporten. Navn Jens Schjerven og Jan Skinnes Dato 7. juli 2010. 9
4.3.2 Løyper Bemanning Bemanning 2010 Behov sett i ettertid Totalt Søn Man Tirs Ons Tors Fre Lør Søn 20 4 5 5 11 4 19 10 9 12 4 5 5 11 4 11 10 9 Kommentarer til bemanning: Det var bra nok bemanning under så flott vær. Vanskelig å si hvis vi hadde hatt skikkelig snøvær. Mye av bemanningen ble brukt til løypevakt og kontroll under renndagene. Organisasjon Planleggingsfasen (frem til 6. april) Hva fungerte bra? Snøproduksjonen gikk strålende i kaldt vær. 80 cm kunstsnø i hele traseen. Kommunen kjørte løypa hele vinteren. God kontakt med Terje Mørkved for planlegging av salting. Hva fungerte dårlig? Ingenting Forslag til forbedringer for nye arrangement Ingenting Gjennomføringsfasen (6. 14. april) Hva fungerte bra? Flott samarbeid og hjelp til salting og preparering med Terje Mørkved. Ble saltet og preparert hver kveld fra 5. Hva fungerte dårlig? Ingenting Forslag til forbedringer for nye arrangement Anlegg / Utstyr Anlegg Forslag til forbedringer som ikke er tatt med i Foreløpig rapport til Idrettsetaten Er det løsninger vi valgte i vår rigging / forberedelse som bør gjøres på annen måte senere? Utstyr Er det spesialutstyr som bør/ må fremskaffes til 2011 Eventuelt eget saltsprederutstyr. Andre forhold Brukte ca.5 tonn salt under de rådene forhold Navn: Gjermund Holm Dato: 30.06.10 Vedlegg: Løypekart 10
4.3.3 Arena Bemanning Bemanning 2010 Behov sett i ettertid Totalt Søn Man Tirs Ons Tors Fre Lør Søn 15 20 15 34 15 34 34 35 15 34 15 34 34 35 Kommentarer til bemanning: Søndag og mandag: Personell brukt til å sluttføre rigg av arena. Totalt ca 60 personer i sving for alle gruppene disse dagene. I tillegg brukt mange dagsverk gjennom påsken. Det var tilstekkelig med personell til å erstatte også hvis en eller to hadde sykdomsforfall. Oppgaver tillagt Arena Start 4 personer Våpen- og 6 personer avtrekkskontroll Brikker til tidtaking 5 personer Serierspall m/flaggheis 3 personer Sanitær / vask 9 personer Veksling stafetter 7 personer Saft/startnummer ved innkomst 6 personer Rydding / vakter i arena 13 personer Organisasjon Planleggingsfasen (frem til 6. april) Hva fungerte bra? God planlegging i alle ledd. Ble brukt en del tid på å få rett person på riktig sted, dvs erfaring med arbeidsoppgavene fra tidligere renn. Ca 20 møter avholdt hvor arena har deltatt. Gjelder også møter hvor alle forhold rundt besøk av HMK Harald ble klarert. Hva fungerte dårlig? Viktig med informasjon internt om frister som vi må holde i forhold til eksterne leverandører. Ønskelig med bedre info fra enkelte leverandører på behov til deres utstyr. Behov for skilt særskilt til NM i arena kunne vært klarlagt tidligere. Forslag til forbedringer for nye arrangement Testrenn gjennomført i februar med fellesstart og stafett gav oss nytting erfaring. Gjennomføringsfasen (6. 14. april) Hva fungerte bra? Positive og blide funksjonærer. Holdt en ryddig arena. Særlig fokus på sanitærforhold med renhold, både faste og innleide installasjoner. Alt utstyr var testet i forkant av løpsdagene. Hva fungerte dårlig? Forslag til forbedringer for nye arrangement 11
Anlegg / Utstyr Anlegg Forslag til forbedringer som ikke er tatt med i Foreløpig rapport til Idrettsetaten Er det løsninger vi valgte i vår rigging / forberedelse som bør gjøres på annen måte senere? Utstyr Er det spesialutstyr som bør/ må fremskaffes til 2011 Innleiet utstyr til arena : Serveringstelt, ca 275 plasser = 270 m2 Telt til utegriller 3x4 m, telt til våpenkontroll/brikker 6x4 meter, 2 stk telt til omkledning 6x4 m, tribuner 2 stk à 150 plasser, 1 stk à 300 plasser, WC-container tilkoblet vann / avløp 5 WC + 2 pissoar (i tillegg 5+1 faste WC i servicebygg til publikum) (løpere hadde eget WC på klubbhuset). Dette var tilstekkelig til ca 4000 publikum på lørdag. Scene 6x4 meter til seremonier og 5 stk flaggstenger. Brakke til dopingtest/førstehjelp (tilkoblet vann/avløp), 5 stk brakker til presse. Stålgjerder: ca 360 meter. Ca 170 m tregjerder til avsperring/reklameplass. I tillegg et stort antall meter med alpingjerder og sperrebånd. Fordi NM var så sent på året at snøsmelting hadde begynt ble det på gangveier/i skråninger og lignende lagt ut bark /flis for å holde anlegget renslig. Ca 300 m3 totalt utlagt. I forbindelse med besøk av HMK Harald ble det bygget eget opphold-/ spiserom og tribune med tak. Planlegging av behov og løsninger startet et drøyt år i forveien. Bestilling av innleiet utstyr startet ca 6 mnd før NM Navn: Magne Olav Tandberg Dato: 18/5-10 Bjørn Tore Aasand Vedlegg: Arenakart 12
4.3.4 Standplass Bemanning Bemanning 2010 Behov sett i ettertid Totalt Søn Man Tirs Ons Tors Fre Lør Søn 170 7 38 7 38 40 40 170 7 38 7 38 40 40 Kommentarer til bemanning: Jeg mener vi hadde riktig bemanning. Organisasjon Planleggingsfasen (frem til 6. april) Hva fungerte bra? Det har vært planlagt over lang tid slik at vi har hatt god tid til og planlegge/tilrettelegge mesterskapet Hva fungerte dårlig? Har ingen ting Forslag til forbedringer for nye arrangement Gjennomføringsfasen (6. 14. april) Hva fungerte bra? Det meste fungerte meget bra Hva fungerte dårlig? Vi hadde noen skoleelever som var middels interessert og fulgte lit dårlig med Forslag til forbedringer for nye arrangement: Viktig at de som er på standplass er frivillige og har lyst til og gjøre en jobb. Anlegg / Utstyr Anlegg Forslag til forbedringer som ikke er tatt med i Foreløpig rapport til Idrettsetaten Er det løsninger vi valgte i vår rigging / forberedelse som bør gjøres på annen måte senere? Utstyr Er det spesialutstyr som bør/ må fremskaffes til 2011) Alt tekniske og utstyrsmessige ting har fungert meget bra gjennom hele mesterskapet. Andre forhold Navn Nils Anders Lien Dato 19.mai 2010 13
4.3.5 Tidtaking Bemanning Bemanning 2010 Behov sett i ettertid Totalt Søn Man Tirs Ons Tors Fre Lør Søn 3 2 3 17 3 25 25 25 3 2 3 19 3 25 25 25 Kommentarer til bemanning: Ekstra kontroll av mellomtider innført etter normalen, pga svikt i brikker/brikkeleser Organisasjon Planleggingsfasen (frem til 6. april) Hva fungerte bra? Funksjonærmøte i mars med gjennomgang av arbeidsoppgaver var meget nyttig. Hva fungerte dårlig? Noe forvirring rundt stafettpåmelding. Forslag til forbedringer for nye arrangement Det bør informeres i invitasjonen om kriteriene for antall stafettlag pr krets. Disse var i 2010: 1 lag pr krets, deretter tildeles kretsene lag etter hvor mange deltagere de stiller med under sprinten i NM. Får man under 30 lag åpnes det for mixlag. Påmeldingsfrist for lagene settes til ettermiddagen etter sprinten. Gjennomføringsfasen (6. 14. april) Hva fungerte bra? Stor fordel med rennkontor og tidtakerrom i samme bygg. Hva fungerte dårlig? Brikker og brikkelesere fungerte ikke godt nok. 2,4 % av tidene ble ikke registrert av brikkesystemet. Forslag til forbedringer for nye arrangement Presisjon på brikker og brikkelesere må bli bedre. Løpernes egene brikker blir eldre og eldre. Vedlikeholsrutinene er for dårlige. I store arr bør det brukes nye leiebrikker for å unngå problemer. Kvalitet/presisjon på Emit sine brikkelesere (ECB/ETS) og e-skiskyting software må forbedres. Anlegg / Utstyr Anlegg Forslag til forbedringer som ikke er tatt med i Foreløpig rapport til Idrettsetaten Er det løsninger vi valgte i vår rigging / forberedelse som bør gjøres på annen måte senere? system Programvare sisteversjon av etiming. Server og 2 stk PC i LAN nettverk. 1 stk nettverksskriver. RTR 1 med manuell målknapp 14
RTR 2 med manuell målknapp tilsluttet server RAC boks og 2 stk RKP for registrering av skyteresultater tilsluttet RTR 2 2 stk videokamera Utstyr Er det spesialutstyr som bør/ må fremskaffes til 2011 Tidtakningen ble utført med følgende utstyr: Hovedsystem: Programvare sisteversjon av etiming. Server og 5 stk PC i LAN nettverk. 2 stk nettverksskrivere. Hovedklokke ECB 1 med to mål looper 10 stk EKP 2 for registrering av skyteresultater koblet til ECB 1. ESD 2 med en loop i start og startgrind koblet mot ECB 1 ETS 1 for registrering av mellomtider koblet til Moxa ETS 1 for registrering av strafferunder koblet til Moxa 2 stk videokamera av målgang, streemet med skjermer i jurirom 1 stk videokamera av strafferunden, streemet med skjerm i jurirommet Radiokomunikasjon med løypekontroller Back up som til sammen dekker hele standplass. Navn: Thor-Erik Varsla Dato: 21.06.2010 Vedlegg: Bemanning/Timeplan 15
4.3.6 Rennkontor ARBEIDSOPPGAVER OG VAKTLISTE UNDER NM UKA Åpningstider kl. 08.00-17.00 (renndagene) Kl. 09.00 16.00 (treningsdagene) Navn Telefon Mailadresser Arbeidsoppgaver Mette Wigdel Rennaktiviteter Leder rennkontoret 90 19 37 70 Mette.wigdel@hotmail.com eller Mette.wigdel@gjensidige.no Hovedkontakt mot Rennleder/Jury/TD/Speaker etteranmeldinger - strykninger oppfølging knyttet til utførte kontroller kontaktledd/rennkontor for radiosamband før, under og etter rennene distribusjon av foreløpige og endelige start- og resultat lister mottak av påmelding (deltakerliste) til stafett arkivering av start og resultatlister mottak av protester og legeerklæringer pakking av startnummer og lign delta på lagledermøte dele ut krets/lagposer mot kvittering - Wenche Hoffart 41 40 44 16 krhoffa@online.no Samme som Mette unntatt lagledermøte Solveig Holm 97 78 96 22 Gjermund.holm@fastlane.no Administrasjon av utleie og salg/utlevering av matriell Utleie av Emit-brikker inkl. oppdatering mot tidtakning/resultatservice salg av Engangslisenser salg av Bankettbilletter og NM-effekter (matbilletter funksjonærer) utdeling av uavhentede kretsposer - diverse pakke startnummer Sekretær på Lagledermøte Utarbeidelse av generell informasjon til Lagledermøte sammen med Rennleder Møtereferat skal skrives og legges på NM sine nettsider i løpet av kvelden Hege Bendiksby 95 81 74 78 Hege.bendiksby@gmail.com Samme som Solveig unntatt lagerledermøter Heidi Solum 99 59 65 54 Ah.solum@frisurf.no Bemanning av skranke Generell informasjon akkreditering (funksjonærantrekk) VIP kontroll av innleverte startnummer/lagledervester - distribusjon av foreløpige og endelig resultatlister (Ordonans) diverse arbeid Sekretær på lagledermøter - se Solveig Bente Holm 90 96 98 00 bente@holmplast.no Pakke lag/kretsposer + Skranke Renate Hvila Rosthaug Videregående Skole Karin Korvald Rosthaug Videregående Skole 97 78 06 28 Renate_hvila@hotmail.com Ordonans (distribusjon av foreløpige og endelig start- og resultat-lister) Bemanning av skranke (se Heidi) 90 11 32 38 karinpusah@hotmail.com Ordonans (se Renate) Ellen Alvin Oslo 97 00 96 46 e-alvin@frisurf.no Samme som Solveig Hege setter opp vaktlister Cathrine Kullebund Oslo 90 85 36 84 Cathrine.kullebund@oracle.com Samme som Heidi setter opp vaktlister 16
Vaktliste Navn Lørdag 3. april Tilrettelegge Pakking Søndag 4. april Pakking Mandag 5. april Oppdatere alt Ok? Tirsdag 6. april Trening Laglederm. Onsdag 7. april Normal Torsdag 8. april Trening Laglederm. Fredag 9. april Sprint Lørdag 10. april Fellesstart Søndag 11. april Stafett Mette 10-16 09-17 09-20 07.30 20 07.00-20.00 08.00-20.00 07.00-20.00 07.00-20.00 07.00-17.00 Wenche 10-16 09-17 09-20 07.30-17 07.00-17.00 08.00-16.00 07.00-17.00 07.00-17.00 07.00-17.00 Solveig 10-16 09-17 09-16 07.30-18.00 13.00-20.00 13.00-18.00 07.00-13.00 13.00-20.00 07.00-13.00 Hege 09.00-13.00 08.00-13.00 13.00-20.00 Heidi 09-17 09-20 09.00-13.00-08.00-13.00-20.00 20.00 18.00 20.00 Bente 09-17 09-16 07.30-08.00-14.00 14.00 Renate 08.00-08.00-15.00 15.00 Karin 08.00-08.00-15.00 15.00 Ellen 07.00-13.00 Catrine 07.00-07.00-15.00 13.00 07.00-13.00 07.00-13.00 12.00-17.00 12.00-17.00 07.00-17.00 13.00-20.00 13.00-20.00 07.00-13.00 07.00-13.00 Som dere ser av bemanning så var vi stort sett 5 stk. hele tiden og det var akkurat passe enkelte ganger litt hektisk men samtidig en utrolig artig og spennende jobb som kan anbefales. Vi erfarte at det var veldig greit med vaktordning. Så da fikk vi anledning til å se på noen av renna også. Vi hadde 2 Rennkontormøter hvor vi gikk gjennom fordeling av arbeidsoppgaver og gjennomgang av Håndboka med rutinebeskrivelser egen perm (denne var også sendt ut til alle i god tid før første møtet så alle var veldig godt forberett). Denne er utarbeidet i samarbeid med fjorårs - NM-rennkontor og redigert til vårt formål. Denne skal jeg sende over til Leif Kjetil Gamst neste års NM ansvarlig (leifgamst@online.no). Vi lagde maler for alle mulige ting under NM sånn som Engangslisenser Utleie av Emit brikker Betalt med kort eller kontanter osv osv se håndboka. ORGANISASJON Vi savnet referat fra organisasjonskomiteen - da hadde vi vært mer forberedt på alt som skjer i forbindelse med arrangementet alle spørsmål kommer gjerne via rennkontoret. Så et forslag til neste års arrangør enten ha med en fra rennkontoret i organisasjonskomiteen eller sørge for at leder av rennkontoret får alle referat så de blir sendt alle medlemmene av rennkontoret. 17
UTSTYR Rennkontoret hadde egen skriver med kopimaskin 1 PC til ansvarlig for avmelding/påmelding og en Utøver/trener PC til påmelding direkte for stafettlag og lignende. Vi kjøpte også egen Lamineringsmaskin denne gikk jevnt og trutt hele tiden. Rennkontoret opplevde kun BLIDE/POSITIVE LØPERE, LEDERE, VIP OG FUNKSJONÆRER! Mette Wigdel Leder av Rennkontoret NM 2010 Simostranda Håndboka kan fås ved behov. 18
5. Arenaproduksjon Bemanning Bemanning 2010 Behov sett i ettertid Totalt Søn Man Tirs Ons Tors Fre Lør Søn 5 0 2 2 5 2 5 5 5 5 0 2 2 5 2 5 5 5 Kommentarer til bemanning: Arenaprodusent, hovedspeaker, reporter, speakerassistent og lydteknikker Organisasjon Planleggingsfasen (frem til 6. april) Hva fungerte bra? Planleggingen bestod ikke av stort annet enn å utarbeide kjøreplaner og få på plass det som trengtes av utstyr, mannskap og forhåndsprodusering av ting. Der gikk alt fint. Hva fungerte dårlig? Forslag til forbedringer for nye arrangement Gjennomføringsfasen (6. 14. april) Hva fungerte bra? Kommunikasjonen mellom oss internt. Musikken, lydavviklingen og det innleide trådløse systemet. Hva fungerte dårlig? Første konkurransedag fikk vi ikke flyten og med en teknisk feil ble dagen tung, og produktet ble ikke det beste, men det rettet seg til fredag! Forsterkeren klarte ikke å drive de høyttalerne som trengtes for arrangementet, dette førte til dropouts på arena av lyden. Forslag til forbedringer for nye arrangement Lydteknikker kan fungere som programleder og ta seg av å introdusere musikk og annet som ikke er direkte sportslig så hovedspeaker får fult fokus mot konkurransene. Anlegg / Utstyr Anlegg Forslag til forbedringer som ikke er tatt med i Foreløpig rapport til Idrettsetaten Forsterkeren bør oppgraderes da den ikke tålte belastningen over lang tid. Er det løsninger vi valgte i vår rigging / forberedelse som bør gjøres på annen måte senere? Egentlig ikke 19
Utstyr Er det spesialutstyr som bør/ må fremskaffes til 2011 (eksempel her er brede river til skytebanen) Fast trådløs bøyle til speaker og trådløse mikrofoner til bruk ute så vi slipper å leie. Andre forhold Navn Christian Gedde-Dahl Dato 1. Juni 2010 20
6. Servering Bemanning Bemanning 2010 Behov sett i ettertid Totalt Søn Man Tirs Ons Tors Fre Lør Søn 69 2 3 10 6 8 21 19 Kommentarer til bemanning: Behovet i ettertid er vanskelig å spå om. Det beror på hva slags renn som blir arrangert. Organisasjon Planleggingsfasen (frem til 6. april) Hva fungerte bra? Nesten hele planleggingsfasen jobbet jeg alene etter eget ønske. Da hadde jeg den hele og fulle oversikt over hva som trengtes av utstyr og varer. God insats av sponsorgruppa som skaffet kaffe og lomper. Merete Støvern og jeg hadde et par møter om synsing ang hvor mye vi kunne vente og få solgt. Vi foretok en kvalifisert gjetting ut fra tidligere løp, selv om de ikke kunne sammenlignes med NM. Godt samarbeid og god innsats av Anne-Karin Bøhn i forbindelse med kontakt og gode avtaler med Gilde, Tine og Sigdal Bakeri. Orienteringsmøtet i forkant av NM sammen med å bruke NM-funksjonærer på siste renn var suksess. De som var tilstede ble litt kjent og hadde fått med seg hva som skulle gjøres under rennet og gjorde en suveren jobb. Hva fungerte dårlig? Det var litt vanskelig/dårlig med kommunikasjonen mellom de forskjellige avdelingene. Ikke all informasjon som kom fram. Litt for mye trodde at du visste. Organisasjonsmøtene hadde en tendens til å dra ut i langdrag. Frammøte på funksjonærmøtet i forkant av arrangementet kunne vært bedre. Forslag til forbedringer for nye arrangement: Bedre kommunikasjon mellom avdelingene. Bedre informasjonsflyt. Bedre struktur på møtene. Obligatoriske funksjonærmøter i forkant for de som skal være med under arrangementet. Gjennomføringsfasen (6. 14. april) Hva fungerte bra? Jeg er kjempefornøyd med rigging av telt og grillplass. Er også veldig fornøyd med kjølevognen som ble framskaffet. Funksjonærebula fungerte også veldig bra. Det var litt trangt ved kaffeplassen, ellers var alt bra. Flinke og blide funksjonærer. Vi hadde nok funksjonærer på lørdag og søndag. Kjempegodt salg både på grillplassen og i teltet. Suveren innsats av de funksjonærene som tilberedte Gourmet tallerken til VIP på lørdag. Gode forberedelser og flott avvikling av Kongelunchen. Kjempebra avvikling av VIP serveringen på lørdag og søndag. Matforberedelsene gikk veldig bra, men for et så stort arrangement var det veldig trange arbeidsforhold. 21
Hva fungerte dårlig? For få funksjonærer på onsdag og fredag. Det resulterte i dårlig oversikt og manglende kontroll noe jeg fant meget frustrerende og stressende. En del ikke funksjonærer steppet vellmenende inn, men dette gjorde at det ble mer kaos enn hjelp. Manglende deltagelse fra Rosthaugelevene. De møtte ikke og jeg fikk ikke kontakt verken på telefon eller mail. Kommunikasjon og avvikling av VIP serveringen på onsdag og fredag fungerte ikke. Kiosksalget oppe på Eikvang fungerte, men denne delen av kiosken lå for langt fra resten av arrangementet og gjorde det hele både tungvindt og ressurskrevende. Funksjonærene ville gjerne være der ting skjedde. Oppbevaringsplassen for tørrvarer til et så stort arrangement var veldig dårlig både på Eikvang og i det nye servicebygget. Forslag til forbedringer for nye arrangement: Klar og tydelig informasjon til funksjonærene om hvilke regler som gjelder, hva som er forventet av dem og hvilke oppgaver de skal gjøre. Anlegg / Utstyr Anlegg Forslag til forbedringer som ikke er tatt med i Foreløpig rapport til Idrettsetaten Er det løsninger vi valgte i vår rigging / forberedelse som bør gjøres på annen måte senere? Utstyr Er det spesialutstyr som bør/ må fremskaffes til 2011 Andre forhold Navn: Randi W. Berntsberg Dato: 01.06.10 22
7. Sponsor Bemanning Bemanning 2010 Behov sett i ettertid Totalt Søn Man Tirs Ons Tors Fre Lør Søn 6 6 Kommentarer til bemanning: Fred Harald Kristiansen, Olav Ruud, Anstein Solum, Per Arne Fossli, Tor Erling Mathisen, Gjermund Rønning og (Bjørnar Johannessen frem til Mars 09) Organisasjon Planleggingsfasen Hva fungerte bra? Skaffe sponsorer gikk over all forventning til tross for finanskrisa. NM. Lotteri: Utøvere veldig flinke til å selge lodd. Det var også veldig bra at Hege tok seg av kontakten med sponsorene når det nærmet seg NM. Hva fungerte dårlig? Forslag til forbedringer for nye arrangement Gjennomføringsfasen Hva fungerte bra? Hva fungerte dårlig? Forslag til forbedringer for nye arrangement: Anlegg / Utstyr Anlegg Forslag til forbedringer som ikke er tatt med i Foreløpig rapport til Idrettsetaten Er det løsninger vi valgte i vår rigging / forberedelse som bør gjøres på annen måte senere? Vi bør lage en bedre plan for hvilke reklamer hvor. Vi måtte flytte en del reklamer etter at de var satt opp p.g.a. forbundet som ikke var fornøyd med plasseringen av sine sponsorer. (Litt kniving om hvor det var viktig og ha forbundssponsorer kontra våre egne sponsorer) Utstyr Er det spesialutstyr som bør/ må fremskaffes til 2011 Navn: Fred Harald Kristiansen Dato: 01.06.10 23
8. Seremoni Bemanning Bemanning 2010 Behov sett i ettertid Totalt Søn Man Tirs Ons Tors Fre Lør Søn 12 12 12 12 Kommentarer til bemanning: 3 fra seremonikomite, 3 medaljejenter, 3 blomsterjenter, 3 pr. utdelere. I tillegg: ca. 20 jenter/gutter i espalier. Vår vurdering er at dette er en minimumsbemanning. Vi burde hatt to ordonnanser (kontakt rennkontor) Organisasjon Planleggingsfasen (frem til 6. april) Hva fungerte bra? Vi var tidlig i gang med planlegging og møter, helt fra Lillehammer NM 2009. Vi valgte enkle løsninger. Oversikt over arbeidsoppgaver med utsjekking for hvert møte, i stedet for omfattende møtereferater. Hva fungerte dårlig? Vi følte at vi i begynnelsen hadde noe problemer i forhold til HK med å vinne fram om hvor viktig seremoni var for arrangementet og å sikre tilstrekkelig areal. Dårlig (og for sein) påmelding til bankett. Forslag til forbedringer for nye arrangement: Bankett: Det må arbeides aktivt fra forbund for å få de aktive til å stille på bankett og å melde seg på i god tid. Gjennomgføringsfasen (6. 14. april) Hva fungerte bra? Premieutdeling for veteraner på stadion, i stedet for på bankett. Det var god hjelp å få ved flytting av sponsorvegg og annet utstyr (seierspall m.m.) ved premieutdelinga. Bankett: Alt fungerte bra mht. oppsatt kjøreplan. Hva fungerte dårlig? Lørdag ble premieutdelinga forstyrra av uklare meldinger og inngrep fra skiskytterpresidenten. Av hensyn til Kongen ble løperne kalt fram til medaljeutdeling før protestfristen var ute. Det ble derfor ikke medaljeutdeling, kun blomsterutdeling på stadion. Dette var ikke bra! Bankett: For mange av de som skulle ha premie (spesielt jenter) var fraværende. Utdeling av militære premier fungerte ikke bra når en hovedperson ikke var der. Forslag til forbedringer for nye arrangement: Radioforbindelse til rennkontor (rennleder) + ordonnanser. Vinner av militær premie (HV) må få beskjed slik at vedkommende er til stede ved utdeling. Premier Vi begynte å tenke premier etter NM på Lillehammer. Det første møte hadde vi i begynnelsen av mai. Da var vi 3 stk. i gruppa. Vi pratet tidlig om den "røde trå" i arrangementet. Ettervært kom det fram at vi ville bruke det vi hadde i nærområdet og satse lokalt, slik at det gikk igjen når vi skulle bestemme oss for premier. 24
Vi bestemte oss for tinn fra Askvold Brug, glass fra Kongsfoss Kunstnersenter, blått glass på banketten på Blaafarveværket. Hadde tidlig i prosessen kontakt med sponsorgruppa, for å samarbeide om premier. Det kom lite ut av samarbeidet, fordi dem skulle ha de store sponsorene på plass først. Vi hadde satsa på sponsa premier til en dag, det som kom ut av samarbeidet var Odlo trøyer som ble sponset av Nygård Sport og Bjørn Myhre. Til gjengjeld fikk dem reklame på standplass. I begynnelsen av mars fikk jeg inn gavepremier av ymse slag fra Sigdal, Åmot og Vikersund. Det var overraskende positiv velvilje. Til sammen ble det premier for ca. kr.20 000,- Vi fikk tidlig budsjett på premier, og bestemte oss for 1.pl.skulle ha en verdi på 1500,- 2.pl.kr.1000,- 3.pl kr 750,-4.pl.300,-.Vi valgte å gi lik premie fra 4.pl og ut. Vi søkte Modum, Sigdal og Krødsherad kommune om støtte til premier, vi fikk inn kr.11000,- Spørsmålet var hvor mye premier skulle handles inn. Vi tok utgangspunkt i NM året før, og økte med 10 % på antall påmeldte. Øvelsene var normal, sprint, fellesstart og stafett. 1/3 skulle premieres, vi fikk forhandlet oss fram til gode priser. De 3 første på pallen fikk blomster, i alt 39 buketter. Blomstene ble sponset av Åmot Blomster. Ut på høsten ble vi 2 som fortsatte med premier, og samarbeidet gikk bra. Det ble tidlig bestemt at vi skulle ha fortløpende blomsterseremoni og premieutdeling på stadion alle dager unntatt lørdag. Da ble det blomsterseremoni på stadion og kongepokalen ble delt ut. Premiene ble da delt ut på banketten om kvelden. Anlegg / Utstyr Anlegg Forslag til forbedringer som ikke er tatt med i Foreløpig rapport til Idrettsetaten Er det løsninger vi valgte i vår rigging / forberedelse som bør gjøres på annen måte senere? Utstyr Er det spesialutstyr som bør/ må fremskaffes til 2011 (eksempel her er brede river til skytebanen) Andre forhold Navn: Runolv Stegane (seremoni/bankett) og Lisbeth Bakken (premie) Dato: 01.06.2010 25
9. Overnatting Bemanning Bemanning 2010 Behov sett i ettertid Totalt Søn Man Tirs Ons Tors Fre Lør Søn Kommentarer til bemanning: 1 person holder. Organisasjon Planleggingsfasen (frem til 6. april) Arbeidet startet i januar 2009. Laget oversikt over overnattingsstedene i området. Ringte rundt til alle og laget avtaler. Avtalenes innhold: Priser, fasiliteter, smøremuligheter. Overnattingsstedene med avtaler og ca avstand til arena ble lagt ut på Simostrandas NM sider april 2009. Tok ny kontakt med alle overnattingsstedene i februar 2010, dette var bare for å høre hvordan trykket var. Hver enkelt deltager/krets bestiller for seg selv. Simostranda som arrangør har ikke noe med det. Gjennomføringsfasen (6. 14. april) Arbeidet med overnatting er ferdig før selve arrangementet. Hvis det oppstår problemer må disse tas der og da. Anlegg / Utstyr Anlegg Forslag til forbedringer som ikke er tatt med i Foreløpig rapport til Idrettsetaten Er det løsninger vi valgte i vår rigging / forberedelse som bør gjøres på annen måte senere? Utstyr Er det spesialutstyr som bør/ må fremskaffes til 2011 (eksempel her er brede river til skytebanen) Andre forhold Overnatting trenger ikke ha eget område. Dette kan legges under en av de andre seksjonene. Navn: Ingun S.Olstad Fossli Dato: 6.5.2010 26
10. Parkering/vakthold/transport/smøreboder Bemanning Bemanning 2010 Behov sett i ettertid Totalt Søn Man Tirs Ons Tors Fre Lør Søn 103 0 1 1 25 1 25 25 25 118 0 1 1 20 1 20 50 25 Kommentarer til bemanning: Ekstra behov for bemanning på lørdag grunnet kongebesøk. Organisasjon: Bjørn Roar Vee og Bjørnar Johannessen. Planleggingsfasen (frem til 6. april) Avholdt 7 møter Innhentet tillatelser til parkering på veier og skilting av veier. Innhentet tillatelse fra Blaafarveverket til bruk av parkeringsplasser. Innhentet tilbud og foretatt bestillinger på busstransport, brakker og smøreboder. Oppsetting av vaktlister med navn og telefonnummer for hver enkelt dag samt nattevakter. Hva fungerte bra? Alt fungerte bra. Grunnet liten organisasjon med bare 2 personer ble samarbeid og arbeidsfordeling veldig enkelt og greit. Hva fungerte dårlig? Ingen ting egentlig, men det ble mye frem og tilbake med mannskapslistene slik at det ble vanskelig å sette opp vaktlister før det var helt innpå mesterskapet. Dette førte igjen til at det ble vanskelig å gi personellet informasjon om arbeidsoppgavene i forkant av mesterskapet. Forslag til forbedringer for nye arrangement. Definere mannskapsbehov og skaffe bemanning i rimelig tid slik at personell kan få nødvendig informasjon litt i forkant av mesterskapet. Gjennomføringsfasen (6. 14. april) Hva fungerte bra? Alt fungerte bra. Spesielt gode tilbakemeldinger fra de som leide smøreboder/plass samt fra innleid busselskap om at de satte veldig stor pris på å ha en person å forholde seg til under hele mesterskapet, og at denne personen opprettholdt jevnlig kontakt. Hva fungerte dårlig? Ingen ting egentlig, men ved kongebesøk må man ta høyde for at det er et stort mannskapsbehov ved kongens ankomst og avreise. 27
Forslag til forbedringer for nye arrangement. Etter at mesterskapet er slutt ser vi helt klart at vi har bommet kraftig i våre anslag når det gjelder tilskuermengde. Etter å ha sett på tilskuermengden på de siste senior NM er det nok ganske klart og entydig at et slikt mesterskap arrangert i april måned ikke har den helt store tiltrekningskraften på publikum. Navn Bjørn Roar Vee og Bjørnar Johannessen Dato 31.5.2010 28
11. VIP Bemanning Bemanning 2010 Behov sett i ettertid Totalt Søn Man Tirs Ons Tors Fre Lør Søn 6 0 0 1 6 0 5 6 6 6 0 0 1 5 0 5 6 6 Kommentarer til bemanning: Organisasjon Planleggingsfasen (frem til 6. april) Hva fungerte bra? Alt fungerte bra. Vi var enige om hvordan vi ville gjøre dette. Hva fungerte dårlig? Ingenting Forslag til forbedringer for nye arrangement Gjennomgføringsfasen (6. 14. april) Hva fungerte bra? Alt fungerte bra. Vi fikk veldig positiv tilbakemelding fra de VIP ene som var tilstede hver dag. Den største utfordringen var lunsjen på lørdag, med full VIP tribune. Positive og flinke funksjonærer var med på å gjøre dette til en positiv opplevelse for VIP ene. Hva fungerte dårlig? Ingenting Forslag til forbedringer for nye arrangement Anlegg / Utstyr Anlegg Forslag til forbedringer som ikke er tatt med i Foreløpig rapport til Idrettsetaten Er det løsninger vi valgte i vår rigging / forberedelse som bør gjøres på annen måte senere? Utstyr Er det spesialutstyr som bør/ må fremskaffes til 2011 Andre forhold Navn: Hege G. Eizenberger Dato: 30.06.2010 29
12. Økonomi Bemanning Bemanning 2010 Behov sett i ettertid Totalt Søn Man Tirs Ons Tors Fre Lør Søn 1 0,5 0,5 1 1 1 1 1 2 1 1 2 1 2 2-3 2 Kommentarer til bemanning: Gjennom planleggingsperioden er det nok med 1 person til økonomifunksjonen. Det er også viktig at vedkommende er en del av ledergruppen. Når vi kommer til renndagene bør det være to. Det viste seg at det å holde styr på kontanter, vekslepenger etc. var en utfordring når man var alene. I tillegg skal penger telles og da er det viktig at man ikke er alene. Organisasjon Planleggingsfasen (frem til 6. april) Hva fungerte bra? Oppsettet med grupper fungerte bra. Møte hyppigheten kan vurderes. Dialogen med gruppen i f.m. budsjettprosessen var bra. Hva fungerte dårlig? Møtene trakk noe ut i tid. Mer bevisst på bruk av tid i forhold til de sakene som var viktige på aktuelt møtetidspunkt. Bankkonto til bruk for NM2010, her ble det etablert kun en konto. Av oppgaver som burde ha egen konto kan nevnes: Bankett, Startlisens, Loddsalg etc. Problem at det ikke er et eget regnskapsprogram for NM 2010. Bilagsmengden er betydelig større enn det som var forventet. Dette skyldes bl.a. loddsalg og startlisenser. Bilag vedr NM2010 må formidles raskere til den som sitter med økonomiansvaret. Veien fra mottaker av bankbilag til kasserer er her en flaskehals i å få regnskapet ferdigstilt. Forslag til forbedringer for nye arrangement Faktureringen av Startlisenser var basert på den enkelte gren. Dette medførte at et lag fikk en faktura per gren. For noen representerer dette inntil 5 fakturaer. I tillegg ble det laget egen faktura for de som representerte NTG. Når betaling så finner sted fra klubbene slår noen fakturaene sammen mens noen betaler enkeltvis. Fra mitt ståsted burde det kun vært en faktura per lag som så spesifiserte hvilke grener de var med på og med hvem. Dette hadde medført lettere kontroll av betalte fakturaer. Gjennomføringsfasen (6. 14. april) Hva fungerte bra? Tilgang til nattsafe i banken var meget viktig. Fikk levert alt av kontanter hver kveld. Viktig med bankterminal. Ble lite brukt, men viktig å ha allikevel, selv om kostnaden var ganske stor. Hva fungerte dårlig? Burde være minst en til på de dagene da det var flest folk. Utfordring å hente penger fra inngang, samtidig som man skulle ut med vekslepenger til kiosk. Bar på store summer alene, det er ikke bra. 30
Forslag til forbedringer for nye arrangement Viktig med et eget sted hvor man kan oppbevare kontanter samt telle disse. Kasser av en viss størrelse til kontanter og vekslepenger. En avtale for hver bankterminal. Anlegg / Utstyr Anlegg Forslag til forbedringer som ikke er tatt med i Foreløpig rapport til Idrettsetaten Er det løsninger vi valgte i vår rigging / forberedelse som bør gjøres på annen måte senere? Utstyr Er det spesialutstyr som bør/ må fremskaffes til 2011 (eksempel her er brede river til skytebanen) Vurdere om det er behov for safe for oppbevaring av kontanter etc. Andre forhold Navn: Rune Møien Dato: 13. juni 2010 31
13. Informasjonskomiteen Komiteen: Eli Reistad (leder), Per Skøien, Mari Landerud og Hakon Christiansen Nettside: Hovedkomiteen etablerte tidlig ei nettside www.nm2010.no. Christian Gedde-Dahl laget sidene. Informasjonskomiteen overtok det redaksjonelle ansvaret høsten 2009. Nettsidene blei brukt aktivt som informasjonskanal overfor løpere, publikum og media inn mot arrangementet. Til intern informasjon til mannskap etc. blei www.simostranda.no brukt. Komiteen laget en plan for jevnlig publisering av nettnyheter for de siste 2 månedene før arrangementet, og skrev disse selv. Under arrangementet blei nettsidene i hovedsak brukt til å legge ut resultatlister. Det var også en løsning der man kunne høre speaker og få fortløpende resultatservice underveis i løpet. Elever ved Rosthaug vgs laget videoinnslag som blei lagt ut. Det var til sammen 22 000 besøk på sidene under NM. Det blei også opprettet en egen side på Facebook for arrangementet. Den siden blei oppdatert med nyheter fra www.nm2010.no. Internett-tilgang Det var i ikke Internett-tilgang i anlegget. Dette viste seg å være vanskelig å få til med den nødvendige kapasiteten. Resultatet blei ei avtale med MidtNett Buskerud som leverandør av fiberkabel, sponsoravtale med MidtKraft Buskerud for å finansiere de betydelige anleggskostnadene (ca 100 000 kr) og sponsoravtale med RingNett som operatør. Avtalen var minimum 10 Mb hastighet for opp- og nedlasting. Den reelle kapasiteten under NM var betydelig høgere. Informasjon til publikum Komiteen satset i hovedsak på å oppnå redaksjonell omtale, først og fremst i lokale media. Kongebesøk høynet arrangementets status og antakeligvis publikumsinteressen. Nettsidene blei brukt aktivt, samt Facebook. Disse sidene blei vurdert som viktig for å nå det skiskytterinteresserte publikum også utenfor nærområdet. En løpeseddel med program blei lagt i postkassene i Modum, Eiker, Sigdal og Krødsherad via selskapet som distribuerer aviser i distriktet. Vi hadde kun ett innrykk av annonse med program i Bygdeposten og DT. Komiteens vurdering var at kostnaden ikke sto i forhold til nytten ved mer annonsering. Løpeseddel med program blei distribuert på Buskerud Storsenter og i postkasser, på bensinstasjoner og butikker via enkelte ildsjeler i laget. Det blei ikke laget egen NM-avis. Det var ikke inntektsmessig grunnlag for det. Media Bygdeposten var svært aktive før, og selvsagt under, arrangementet med mange og store NMreportasjer. NRK Buskerud/Østafjells hadde utegående reporter på morgensendinga onsdag og etablerte studio på kongetribunen med direktesendt formiddagssending onsdag. Det blei mye god radio den dagen. Det var en del redaksjonell omtale også i øvrige lokale media før og under arrangementet. Komiteen hadde et nøkternt forhold til hva det var mulig å få til av medieomtale på forhånd, tidspunktet for arrangementet tatt i betraktning. Vesentlig omtale i riksdekkende kanaler blei ikke ansett som realistisk mål, bortsett fra NRK Sport sine innslag. Kongebesøket var viktig for medieomtale. To saker under arrangementet bidro til betydelig ekstra oppmerksomhet: Ole Einars sjukeforfall og tyveriet av premier. Sølv på hjemmebane var også viktig for lokal mediedekning. 32
Pressekontor Pressekontoret var i egen brakkerigg. 1 kontor til komiteen og 2 kontor til NRK sport var bra. 1 kontor til øvrig presse blei til dels noe trangt og det blei avklart at pressen også kunne sitte på Eikvang fordi det var få løpere som benyttet seg av rommet. Gode tilbakemeldinger fra pressen på service og tilrettelegging. 33
34
14. Vedlegg Organisasjonskart 35
Avtale med NSSF 36
Reservearena 37
Dag til dag program Tirsdag 6. april 08.00-15:00 Offisiell trening 15:00 - Lagledermøte på Eikvang Onsdag 7. april 08.00-08.45 Innskyting Kvinner 08.45-09.00 Åpningsseremoni 09.00 Start Kvinner Normal 15 km 10.30 Blomsterseremoni og premieutdeling 10.30-11.15 Innskyting Menn 11.30 Start Menn Normal 20 km 13.30 Blomsterseremoni og premieutdeling Torsdag 8. april 09.00-14.00 Offisiell trening 14.00 Lagledermøte Fredag 9. april 09.00-09.45 Innskyting Kvinner 10.00 Start Kvinner Sprint 7,5 km 11.30 Blomsterseremoni og premieutdeling 11.30-12.15 Innskyting Menn 12.30 Start Menn Sprint 10 km 14.40 Blomsterseremoni og Premieutdeling Lørdag 10. april 10.00-10.45 Innskyting Kvinner 10.45 H.M Kong Harald ankommer 11.00 Start Kvinner Fellesstart 12,5 km 12.00 Blomsterseremoni 12.00-12.45 Innskyting Menn 13.00 Start Menn Fellesstart 15 km 14.00 Blomsterseremoni 14.00-14.45 Innskyting Veteran Menn/Kvinner 15.00 Fellesstart Veteran Menn 7,5 km / Kvinner 5 km 19.00 Søndag 11. april 09.00-09.45 Innskyting Kvinner Bankett på Modum Blaafarveverk med premieutdeling Fellesstart 10.00 Start Stafett Kvinner 3 x 6 km 11.30 Blomsterseremoni og Premieutdeling 11.30-12.15 Innskyting Menn 12.30 Start Menn Stafett 4 x 7,5 km 14.15 Blomsterseremoni og Premieutdeling 38
Program for H.M. Kong Harald's deltakselse Fylkesmannen i Buskerud PROGRAM FOR H.M. KONG HARALD's DELTAKELSE VED NORGESMESTERSKAPET I SKISKYTING PÅ SIMOSTRANDA SKISKYTTERSTADION I MODUM KOMMUNE LØRDAG 10. APRIL 2010. Program godkjent av Slottet pr. 7. april 2010 Klokken Sted 10:30 Simostranda skiskytterstadion Hendelse Deltakerne til mottakelsesseremonien må være på plass i skiskytterstadion senest kl. 10:30. 10:45 Kortesjen med Politiets bil, Kongens bil og Eskortens bil ankommer skiskytterstadion. 10:46 Fylkesmann Kirsti Kolle Grøndahl, politimester Georg Isdahl, ordfører Terje Bråthen og fylkesordfører Roger Ryberg tar imot H.M. Kong Harald. ( H.M. Kong Harald stiger ut av bilen på høyre side ). H.M. Kong Harald overrekkes blomster av: Silje johannessen,?? år. H.M. Kong Harald overrekkes gave (Team Bjørndalen genser) av: Even Grønhovd 10:48 Fylkesmann Kirsti Kolle Grøndahl, politimester Georg Isdahlm, ordfører Terje Bråthen og fylkesordfører Roger Ryberg presenterer President i Norges Idrettsforbund Tove Paule, Norges Skiskytterforbunds president Tore Bøygard og arrangementsjef Arve Røste. Pressen har "fotospot" ved ankomststedet. 10:50 President i Norges Idrettsforbund Tove Paule, president i Norges Skiskytterforbund Tore Bøygard og arrangementsjef Arve Røste ledsager H.M. Kong Harald fram til Servicebygget hvor de skal oppholde seg på terrassen under gjennomføring av konkurransene. President i Norges Idrettsforbund Tove Paule, president i Norges Skiskytterforbund Tore Bøygard og arrangementsjef Arve Røste går på hver sin side av H.M. Kong Harald, fylkesmann Kirsti Kolle Grøndahl, politimester Georg Isdahl, ordfører Terje Bråthen og fylkesordfører Roger Ryberg går bak sammen med representanter fra Den kongelige Eskorten og adjutant Odd Roar Kaspersen. Deler av arrangementskomiteen presenteres for H.M. Kong Harald utenfor servicebygget. (10-12 personer). 10:55 Servicebygget Kongetribunen Arrangementsjef Arve Røste ønsker H.M. Kong Harald velkommen til Norgesmesterskap i skiskyting 2010 og erklærer rennene for åpnet. (Over høyttaleranlegget). Kongesangen avspilles over høyttaleranlegget. 11:00 Damenes fellesstart. 12,5 km, 4 skytinger. 12:00 Blomsterseremoni for damer på scenen på standplass. Det serveres forfriskninger på Kongetribunen. ( Det er for øvrig vertinner tilstede hele tiden som sørger for servering). Randi Berntberg (ansvarlig for serveringen) Garderobe (inne i servicebygget). 12:15 Bespisning 39
Det serveres lunsj for H.M. Kong Harald og de øvrige gjestene på Kongetribunen. 13:00 Herrenes fellesstart. 15 km. 4 skytinger. 14:00 Blomsterseremoni for herrer på scenen på standplass. 14:05 H.M. Kong Harald, president i Norges Idrettsforbund Tove Paule, president i Norges Skiskytterforbund Tore Bøygard og arrangementsjef Arve Røste går ned til scenen på standplass for overrekkelse av kongepokal til begge klassene (damer og herrer). 14:15 Scenen på standplass Utdeling av kongepokaler. H.M. Kong Harald går inn gjennom servicebygget og ut hovedinngangen og rundt ned trappen til scenen på standplass. (Det er ca. 50-60 meter å gå). H.M. Kong Harald orienteres om virksomheten i de enkelte rommene i servicebygget på veien ut av bygget. President i Norges Idrettsforbund Tove Paule, president i Norges Skiskytterforbund Tore Bøygard og arrangementsjef Arve Røste går på hver sin side av H.M. Kong Harald, fylkesmann Kirsti Kolle Grøndahl, politimester Georg Isdahl, ordfører Terje Bråthen og fylkesordfører Roger Ryberg går bak sammen med representanter fra Den kongelige Eskorten og adjutant Odd Roar Kaspersen. Pressen har "fotospot" ved utdeling av Kongepokalen. Avreise fra skiskytterstadion. 14:25 President i Norges Idrettsforbund, president i Norges Skiskytterforbund Tore Bøygard og arrangementsjef Terje Lund ledsager H.M. Kong Harald fram mot Kortesjen og tar avskjed med Kongen. President i Norges Idrettsforbund, president i Norges Skiskytterforbund Tore Bøygard og arrangementsjef Arve Røste går på hver sin side av H.M. Kong Harald, fylkesmann Kirsti Kolle Grøndahl, politimester Georg Isdahl, ordfører Terje Bråthen og fylkesordfører Roger Ryberg går bak sammen med representanter fra Den kongelige Eskorten og adjutant Odd Roar Kaspersen. 14:27 Ordføreren, fylkesordføreren, politimesteren og fylkesmannen følger H.M. Kong Harald til Kortesjen og tar avskjed med H.M. Kong Harald. 14:30 H.M. Kong Harald setter seg inn i bilen og Kortesjen forlater skiskytterstadion. Pressen har "fotospot" ved avreisen. 40
NM løyper etter distanse Onsdag 7. april: Kvinner Normal 15 km: Menn Normal 20 km: Fredag 9. april: Kvinner Sprint 7,5 km Menn Sprint 10 km: Gul ligg gul stå gul ligg gul stå gul Brun ligg brun stå brun ligg brun stå brun Grønn ligg grønn stå - grønn Blå ligg blå stå blå Lørdag 10. april: Kvinner Fellesstart 12,5 km Grønn ligg grønn ligg grønn stå grønn stå -grønn Menn Fellesstart 15 km: Gul ligg gul ligg gul stå gul stå gul Veteranklasser: Kvinner Fellesstart 5 km Svart ligg svart ligg svart stå svart stå - svart Herrer Fellesstart 6-7,5 km Ikke avklart Søndag 11. april: Kvinner Stafett 3x6 km Menn Stafett 4x7,5 km Rød ligg rød stå - rød Grønn ligg grønn stå - grønn 41
Løyper 42
43
Arenakart 44
Invitasjoner H.M. Kongen Henrik Ibsensgt. 1 0010 OSLO INVITASJON TIL SKISKYTTERFEST Simostranda IL har gleden av å invitere H.M. Kongen og/eller medlemmer av Kongehuset til Norsk mesterskap i skiskyting i 2010. Mesterskapet arrangeres i skiskytterbygda Simostranda, på Ole Einar Bjørndalens hjemmearena, i tidsrommet 6. - 11. april 2010. Programmet er som følger: Onsdag 7. april. 15 km damer og 20 km herrer. Fredag 9. april Sprint damer og sprint herrer. Lørdag 10. april Fellesstart damer og fellesstart herrer. Søndag 11. april Stafett damer og stafett herrer. Kongepokalen skal deles ut i forbindelse med fellesstartene på lørdag og det hadde vært hyggelig om denne kunne deles ut av H.M. Kongen. Banketten vil bli avhold på Blaafarveværket, lørdag 10. april kl. 19:00. Simostranda ble stifta 8.7.1945 og har pr. i dag om lag 500 medlemmer. I de seinere åra har vi blitt mest kjent for vårt aktive skiskyttermiljø. Skiskytterne kommer fra Simostranda, fra andre steder i kommunen og fra nabokommuner. Vi har svært mange unge skiskyttere. Aktiviteten holdes oppe av en betydelig frivillig innsats fra foreldre og andre ildsjeler. Lagets mest kjente profiler er brødrene Ole Einar og Dag Bjørndalen. Simostranda Idrettslag driver ikke bare med skiskyting. Helt sentralt er arbeidet i Barne- og ungdomsgruppa. Allidretten for de minste, samt andre tiltak, samler mange til leik og idrettsglede hele året. På vegne av Simostranda IL håper vi at H.M. Kongen vil finne tid til å nyte arrangementet med oss på vår nye arena på Simostranda. Vennlig hilsen. Arve Røste Leder av arrangementkomiteen Simostranda IL NM Skiskyting 2010 Internett: www.nm2010.no E-Post: post@nm2010.no 45
Flesberg kommune v/ragnhild Kallestad INVITASJON TIL NM2010 PÅ SIMOSTRANDA. Som du sikkert vet skal Simostranda IL arrangere NM Skiskyting for seniorer i 2010. I den anledningen ønsker vi å invitere alle skolene i kommunen til arrangmentet onsdag 7. april 2010. Det skal avvikles 15 km for damer og 20 km for herrer denne dagen. Tidsskjemaet er ikke helt på plass ennå, men damene starter først på morgenen sannsynligvis kl.09:00. Elever fra og med 4. trinn og ansvarlige vil alle få gratis adgang til arrangementet. Vi ønsker også, for får litt pedagogisk innehold, at elevene kunne delta med litt underholdning. Dette er noe som vi må komme tilbake til. Håper dere har lyst å oppleve skiskyting på høyt nivå med hele Norges eliten på plass. Er lett å treffe på mail: post@gummi-industri.no eller mob.90 55 22 32. Simostranda 13.08.2009 Med vennlig hilsen Arve Røste Leder, Org.komiteen for NM2010 46
Sigdal kommune v/ skolesjef Kari Anita Brendskag 3350 Prestfoss Henviser til hyggelig telefonsamtale mandag 10.august d.å. vedrørende invitasjon til NM i skiskyting for seniorer på Simostranda i tidsrommet 7. til 11.april 2010. Som tradisjon inviteres alle skolene til åpningsrennet som vil være onsdag 7.april. Starttidspunktet er ikke fastsatt ennå, men vi håper å få aksept for å start kl 10:00 med damene, og fortsetter med herrene kl.13:00. Hele Norges eliten er på plass med Ole Einar Bjørndalen i spissen. Hvilke klassetrinn som skal delta må bli en avgjørelse dere tar. Når det gjelder transporten vil vi så snart vi vet hvor mange det bli, innlede forhandlinger med Nettbuss om priser. I og med Nettbuss også er transportør for Modumskolene vil dette bli sett under ett, og involvere Buskerud fylket om støtt til dette foretaket. Vi holder kontakten. Åmot 10.08.09 Med vennlig hilsen Arve Røste Leder, Org.komiteen NM2010 Mob.: 90 55 22 32 E-post: post@gummi-industri.no 47
Modum Undervisningskontor v/jan Samuelsen 3370 Vikersund INVITASJON TIL NM2010 PÅ SIMOSTRANDA. Som du sikkert vet skal Simostranda IL arrangere NM Skiskyting for seniorer i 2010. I den anledningen ønsker vi å invitere alle skolene i kommunen til arrangmentet onsdag 7. april 2010. Det skal avvikles 15 km for damer og 20 km for herrer denne dagen. Tidsskjemaet er ikke klart, men damene starter først på formiddagen. Elever og ansvarlige vil alle få gratis adgang til rennet. Utfordringen vil være transportkostnadene og hvem som skal bære disse. Vi har ingen formening om hva dette vil koste, så det ville vært av intresse å få en kostnadsoversikt. Så skal vi se på hva vi kan få til. Håper dere har lyst å oppleve skiskyting på høyt nivå med hele Norges eliten på plass. Er lett å treffe på mail: post@gummi-industri.no eller mob.90 55 22 32. Simostranda 5.6.2009 Med vennlig hilsen Arve Røste Leder, Org.komiteen for NM2010 48
Fordeling Sponsorer Hovedsponsor Kia Skiguard Sparebank 1 Atello Sponsorpakker Nordek AS divisjon XL-BYGG Buskerud fylkeskommune Vital Ring Nett AS Nygård Sport Bjørn Myhre Sport BDO Noraudit DA Buskerud Trevare Isachsen Entreprenør AS Midt Kraft Simostranda Stav & Laft AS Åmotsenteret AS Expert Sigdal kjøkken Bilspiten Gummiindustri AS Holmenkol Gym 2000 Modum Yrkesklær Madshus Kiwi Nortelmo AS Nordic Fitness Treningspartner Bardøla Hotel AASS Draka Norsk Kabel Swix Sport Krødsherad kommune Stegane Sport Sportsreiser Aulie Lompebakeri Ali kaffe Rottefella AS Norsk Radiokommunikasjon AS 49
Kjøreplan Seremoni Dag Tid Kjønn Blomsterutd Blomsterjenter Flaggbærer Espalier Med.utd. Medaljejenter Pr. utd. Ansv. oppst./pr ONSDAG 10.30 Kvinner Blomsterjenter Nina Støvern Runolv Stegane eg.liste Tore Bøygard Ida Hoffart Lillian Grønhovd Ingun O. Fossli 15 km Hanna-Sofie Nygård Jenny Røste Einar Holm Lisbeth Bakken Hedda Synnøve Tandberg Siri Kleiv ONSDAG 13.30 Menn Blomsterjenter Nina Støvern Runolv Stegane eg.liste Tore Bøygard Ida Hoffart Lillian Grønhovd Ingun O. Fossli 20 km Hanna-Sofie Nygård Jenny Røste Einar Holm Lisbeth Bakken Hedda Synnøve Tandberg Siri Kleiv FREDAG 11.30 Kvinner Blomsterjenter Maren Bendiksby Runolv Stegane eg.liste Tore Bøygard Ida Hoffart Synnøve Thoresen Ingun O. Fossli Sprint Hanna-Sofie Nygård Jenny Røste Einar Holm Lisbeth Bakken 7,5 km Hedda Synnøve Tandberg Siri Kleiv FREDAG 14.40 Menn Blomsterjenter Maren Bendiksby Runolv Stegane eg.liste Tore Bøygard Ida Hoffart Synnøve Thoresen Ingun O. Fossli Sprint Hanna-Sofie Nygård Jenny Røste Einar Holm Lisbeth Bakken 10 km Hedda Synnøve Tandberg Siri Kleiv LØRDAG 12.00 Kvinner Blomsterjenter Guro Bergan Runolv Stegane eg.liste Tore Bøygard Ida Hoffart Ingun O. Fossli Fellesst. Hanna-Sofie Nygård med. tas inn Jenny Røste Lisbeth Bakken 12,5 km Hedda Synnøve Tandberg til bankett Siri Kleiv LØRDAG 14.00 Menn Tore Bøygard Guro Bergan Runolv Stegane eg.liste Tore Bøygard Ida Hoffart Ingun O. Fossli Fellesst. Hanna-Sofie Nygård med. tas inn Jenny Røste Lisbeth Bakken 15 km Hedda Synnøve Tandberg til bankett Siri Kleiv KONGEPOKAL: Utdeler Følger Kongen inn LØRDAG 14.05 Kv./M H.M.Kongen Tove Paule deler ut pokal Tore Bøygard 50
Arve Røste LØRDAG 16.00 VETERAN Finn Holm Ingun O. Fossli Arne Holm Lisbeth Bakken Dag Tid Kjønn Blomsterutd Blomsterjenter Flaggbærer Espalier Med.utd. Medaljejenter Pr. utd. Ansv. oppst./pr LØRDAG 20.30 Kv./M Tore Bøygard Ida Hoffart Dag Bjørndalen Ingun O. Fossli Fellest. Jenny Røste Anne Hege Holm Lisbeth Bakken 12,5/15 km Siri Kleiv SØNDAG 11.30 Kvinner Blomsterjenter Guro Bergan Runolv Stegane eg.liste Tore Bøygard Ida Hoffart Synnøve Thoresen Ingun O. Fossli stafett Hanna-Sofie Nygård Jenny Røste H. F. Mikkelsplass Lisbeth Bakken 3x6 km Hedda Synnøve Tandberg Siri Kleiv SØNDAG 14.15 Menn Blomsterjenter Guro Bergan Runolv Stegane eg.liste Tore Bøygard Ida Hoffart Synnøve Thoresen Ingun O. Fossli 4x7,5 km Hanna-Sofie Nygård Jenny Røste H. F. Mikkelsplass Lisbeth Bakken Hedda Synnøve Tandberg Siri Kleiv 51
Kjøreplan Åpning (forslag) Tid Hva skjer Utfører Kl. 08.44 Speaker kunngjør åpning Ole Kr. Stoltenberg kl. 08.45 Simostrandasangen Ida Hoffart Gruppe m/sangere kl. 08.47 Velkommen til Modum Terje Bråthen kl. 08.49 Velkommen til Buskerud Roger Ryberg kl. 08.51 Velkommen til Simostranda Arve Røste Åpner kl. 08.53 NM fanfare Nils H. Wichmann Fanfare CD kl. 08.55 Ja vi elsker, to vers Nils H. Wichmann Gruppe m/sangere kl. 08.58 Speaker overtar Ole Kr. Stoltenberg 52
Kjøreplan Bankett BORDPL. Reservasjon bord (NSF, komite, invt.gjester) Meny: Hovedrett: Kyllingfilet med soppsaus og ris m/tilbehør Serveres to ganger Dessert: Heimelaga karamellpudding og kaffe Mineralvann settes ut på borda 18.30 Dørene åpnes Kontroll av billetter 3 personer Garderober 2 personer "Vise til bords" 2 personer Nils H. Wichmann med band (3-4 p) spiller fra 18.30, eget lydanlegg Nils H. Wichmann 19.00 Velkommen til Blaafarveværket (3-5 min.) Tone Sinding Steinsvik 19.05 Velkommen (3-5 min.) Arve Røste Konferansier Ole Kr. Stoltenberg Orientering meny Ole Kr. Stoltenberg 19.10 Hovedrett serveres 19.35 Tale ordfører i Modum kommune Terje Bråthen (3-5 min.) Terje Bråthen 19.40 Hovedrett 2. runde 20.10 Nils H. Wichmann + medhj.: Kulturinnslag (10 min.) 20.20 Dessert/kaffe, ikke rydding av bord 20.25 NM video v/rosthaug vgs. (8-10 min.) Alexander Lentze 20.35 Tale fylkesordfører Roger Ryberg (3-5 min.) Roger Ryberg 20.40 Premieutdeling fellesstart, kvinner og menn Ole Kr. Stoltenberg leder pr. utdeling Tore Bøygard deler ut alle medaljer 3 medhj. i bunad, medaljeputer Dag Bjørndalen, Anne Hege Holm NM fanfare CD 53
21.05 Nullerdiplom Tore Bøygard deler ut diplomer 21.15 Vital Cup Jakob Lund 21.25 Forsvarsjefens premie Trond Kjøll Generalinspektøren for Heimevernets premie Ole Håvard Olsen Forsvarsforeningens verneidr. medalje Terje Muggerud 21.35 Kjell Kr. Rikes minnepokal Marit Rosendal 21.40 Avslutningstaler Tore Bøygard/Arve Røste Stafettpinne overleveres arr. 2011, Bardufoss 54
Akkrediteringskort 55
56
Beredskapsplan Beredskapsplan NM 2010 Simostranda skiskyting Hvordan håndterer organisasjonen følgende scenarier? 57
En standplassfunksjonær blir truffet av et skudd under konkurranse. En tre år gammel jente skades hardt da hun kommer under beltet på en tråkkemaskin. 14 personer blir hardt skadet da en skyttelbuss kolliderer på vei inn til arenaen. Det oppstår en trusselsituasjon mot HMK Harald. Ved en akutt hendelse er det viktig at organisasjonskomiteen reagerer riktig, raskt og effektivt. De fire overnevnte scenariene kan inntreffe, og vi håndterer episodene på følgende måte: 58
1. Det etableres umiddelbart et kommandorom (KO) inne på Pressesenteret. 2. Leder i org. kom Arve Røste er sjefen i dette KO. Øvrige møter i KO. - nestleder Gjermund Bakken - pressesjef Eli Reistad - pressetalsmann Per Skøien 59
3. KO består av leder i organisasjonskomiteen Arve Røste og leder av pressenter Eli Reistad. a. Ute på arenaen er det nestleder i org. kom Gjermund Bakken som har totalansvaret, og som rapporterer inn til KO. b. Nestleder i org. kom har løpende dialog med følgende funksjoner: Rennleder Standplass-sjef Parkeringsansvarlig Transportansvarlig for skyttelbusser. Speakerteam. 4. Kontaktlinjer a. KO ringer nødetatene og holder kommunikasjon med disse. b. Nest leder org. kom sammen med arenasjef og ass.rennleder evakuerer tilskuere/utøvere fra standplass og arena. c. Vaktansvarlig Bjørnar Johannessen leder en beredskapsavdeling på 20 mann som er klare til å håndtere en mulig krise som kan bety forflytning av større folkemengder. d. KO har kontakt med skolenes representanter hvis noe skulle skje skoledagen. 60
5. Det er KO som fatter alle beslutninger ved en krise. Beslutningene kommuniseres gjennom nestleder i org.kom som tar dette operativt videre med personene under pkt. 3 b (se under). Rennleder Standplass-sjef Parkeringsansvarlig Transportansvarlig for skyttelbusser. Speakerteam. 6. Det innkalles til pressebriefing så raskt som mulig etter at man har etablert kontroll over en krisesituasjon. Leder i org.kom snakker på denne briefingen, assistert av pressetalsmannen. Inntil en slik pressebriefing er holdt, er det KUN pressetalsmannen som uttaler seg til media etter å ha konferert med leder i org.kom. 61
Utarbeidet av Per Skøien 15. mars 2010 7. Det er viktig at KO holder særskilt kontakt med speaker, slik at nødvendig og nøytral kommunikasjon til alle i arenaen kommer ut. 62
Regnskap NM 2010 Inntekter Balanse Adm 8 938 Bankett 24 900 Eiendeler Noter Gevinster - Utestående fordringer 1 38 570 Kiosksalg 207 182 Klær 226 081 Bankinnskudd 743 500 Leie brakke 43 125 Lodd 98 006 Sum eiendeler 782 070 Parkering 162 450 Rennledelse 40 338 Seremoni 400 Sponsor 1 249 125 Startlisens 81 670 Gjeld og Egenkapital Støtte buss 32 000 Kortsiktig gjeld 2 14 287 VIP 10 400 WEB - Egenkapital 767 783 Sum inntekter 2 184 615 Sum gjeld og egenkapital 782 070 Kostnader Adm 66 644 Bankett - Gevinster 16 000 EK avstemming 0 Kiosksalg 105 583 Klær 236 690 Note 1 Leie brakke - Utestående fordringer: Lodd 41 063 Manglende innbetaling av lisenser 8 570 Parkering 114 257 Manglende innbetaling av Leie brakke 5 000 Rennledelse 421 456 Manglende innbetaling fra Buskerud Fylkeskommune 25 000 63
Seremoni 180 441 Sum utestående fordringer 38 570 Sponsor 144 482 Startlisens - Støtte buss - Note 2 VIP - Kortsikig gjeld: WEB 90 217 Dugnadsfest, arrangert av Hovestyret. Deltakeravgift 17 168 Sum kostnader 1 416 832 Utelgg fra NM konto vedr dugnadsfest. 2 881 Resultat 767 783 Netto skyldig Hovedstyret 14 287-17 168,00-64
Avtale smøreboder Besillingsskjema for leie av smørebod/plass til smørebod under NM i Skiskyting 2010. Leverandør/Krets: Leie av bod(sett antall): fra dato til dato Leie av plass til bod(sett antall): fra dato til dato Faktura sendes til (Navn og adresse): pris Priser for leie av brakker/ plass til brakker eller vogner under NM: Type Grunnpris Pris per dag Maks. Leie av plass og strøm 0,- 500,- 2.500,- Leie av brakke inkl. strøm 2.500,- 500,- 5.000,- Utfylt skjema sendes til: NM2010 v/ Bjørnar Johannessen, Overnveien 3340 Åmot eller på e-post: bjornar@nm2010.no FRIST FOR BESTILLING: SØNDAG 14 MARS. 65
Leie av smøreboder, eller leie av plass til egne boder under NM 2010 Det blir anledning for kretsene å leie smørebod på arenaen under NM. Vi har 6 boder til disposisjon, og har mulighet til å skaffe flere ved behov. Bodene er av typen Konteinex fra Bautas, og er 2,5 x 6 meter. Det blir selvfølgelig også anledning for utstyrsleverandører og smøreprodusenter å leie plass til egne boder. Priser for leie av brakker/ plass til brakker eller vogner under NM: Type Grunnpris Pris per dag Maks. pris * Leie av plass og strøm 0,- 500,- 2.500,- Leie av brakke inkl. strøm 2.500,- 500,- 5.000,- * Maksimal pris oppnås etter 5 dager (for eks. onsdag - søndag). Prisende følger NSSF`s retningslinjer. Frist for bestilling av plass/bod: SØNDAG 14. MARS 2010 For bestilling av bod/plass, ta kontakt med, eller fyll ut vedlagt bestillingsskjema: Bjørnar Johannessen Tlf 90501212 bjornar@nm2010.no 66
Varslingsrapport til Statens vegvesen 67
68
69
Bemanning tidtaking TFT Onsdag 7 April Tidspunkt Gjøremål Ansv Utført 06:30 Morgenkaffi med gjennomgang av dagsplan ETJ/HB/TEV 06:45 ReStart av servere og Pcer ETJ/HB/TEV 07:00 Sjekk av kamera og recordere, rengjøring justering etc KOK 07:00 laste base 07_NormalKvinner og 07_NormalMenn på Rennkontor PC1 og 2 HB Programmere,synkronisere og sette ut start klokke TEV Synkronisering av klokke på alle server og Pcer ETJ/HB 07:15 Sette ut tastaturer prog bod 1-10 TEV Sette ut startgrind TEV Sette ut ETS1 i mellomtid ETJ 07:30 Starte eskiskyting 07_NormalKvinner på hovedserver Hoved PC1 og Hoved PC2 ETJ Starte ECB1 sjekke looper TEV Starte klokke på ECB Hovedserver ETJ Starte klokke på ETS1 mellomtider Hoved PC1 ETJ 07:40 Testløper TEV bryter startgrind TEV Tast skyting testløper TEV Testløper passerer mellomtid TEV Testløper går i mål TEV Kontroll av starttid,skyteres og måltid. ETJ Starte eskiskyting testbase på back-up server og back-up PC1 HB 07:50 Starte RTR2 program 7 Klokke settes på 930 TEV 07:51 Starte RTR1 Klokke settes på 931 TEV Starte RAC synke tastaturer 2 kontroll TEV 07:55 Starte eskiskyting testbase på Back-up PC1 HB Starte Klokke RTR2 i eskiskyting HB Teste skyting på st. No 999 på RKP 1 og RKP 2 TEV Gi måltid på st no 999 på RTR" TEV Sjekk at skytinger og måltid kommer inn på scroll HB 08:00 Ta imot funksjonærer TEV Instruere funksjonærer i ETJ program, meldepost, og 3.kontroll ETJ Hjelpe rennkontoret med etteranmeldinger og strykninger Alle 08:40 Printe endelig startliste til starter ETJ Lukke etiming og kopiere database 07_NormalKvinner til back-up server HB 08:45 Dele ut radioer, samle 2 kontroll til prat og test av radio TEV/Kari/Sofus 09:00 START DAMER NORMAL Følge Hoved scroll, korrigere skyteres og tider ETJ Følge Back-up scroll korrigere skyteres og tider HB Sjekke start, tastere, 2 kontroll, 3. kontroll og back-up RTR2 TEV 10:10 Printe uoff. Resultatliste leveres Rennkontor TEV 10:25 Printe off. Resultatliste leveres Rennkontoret TEV Signere resultatlister TD1 og TD2 TEV 10:30 Blomstersermoni Matbit? Alle 10:30 Programmere,synkronisere og sette ut start klokke TEV 10:45 Laste base 07_NormalMenn på server, hovedpc1, hovedpc2 og speaker ETJ Starte klokke på ECB Hovedserver synke tid og slette minne ETJ Starte klokke på ETS1 mellomtider Hoved PC1 synke tid og slette minne ETJ 10:45 Starte RTR2 program 7 Klokke settes på 955 TEV 10:46 Starte RTR1 Klokke settes på 956 TEV Starte RAC synke tastaturer 2 kontroll TEV 10:50 Starte eskiskyting på Back-up PC1 og laste base 07_NormalMenn. HB Starte Klokke RTR2 i eskiskyting HB Teste skyting på st. No 999 på RKP 1 og RKP 2 TEV Gi måltid på st no 999 på RTR" TEV 70
Sjekk at skytinger og måltid kommer inn på scroll HB Hjelpe rennkontoret med etteranmeldinger og strykninger Alle 11:10 Printe endelig startliste til starter ETJ Lukke etiming og kopiere database 07_NormalMenn til back-up server HB 11:15 Dele ut radioer, samle 2 kontroll til prat og test av radio TEV/Kari/Sofus 11:30 START HERRER NORMAL Følge Hoved scroll, korrigere skyteres og tider ETJ Følge Back-up scroll korrigere skyteres og tider HB Sjekke start, tastere, 2 kontroll, 3. kontroll og back-up RTR2 TEV 13:10 Printe uoff. Resultatliste leveres Rennkontor ETJ 13:25 Printe off. Resultatliste leveres Rennkontoret ETJ Signere resultatlister TD1 og TD2 TEV 13:30 Blomstersermoni Printe TD rapport TEV 71
TD-rapport TD RAPPORT SKISKYTTERKONKURRANSE (Ett skjema pr arrangement) Rennets navn NM senior RENNOPPLYSNINGER Dato 6. 11.april År 2010 Sted Simostranda Krets Buskerud Rennkategori (kryss av) Norges mesterskap Landsdelsmesterskap Kretsrenn x Hovedlandsrenn Norges Cup Internasjonalt renn Rennprogram Normal Sprint Jaktstart Fellesstart Stafett x x x x Andre typer renn ARRANGØR Arrangør Simostranda idrettslag - skiskyting Kontaktperson Arve Røste Mobil 90 55 22 32 Adresse E-post arve@nm2010.no Postnr. / sted Internettside www.nm2010.no TEKNISK DELEGERT Navn Nils Heskestad Adresse Elgv. 28 Post nr. 4323 Sted Sandnes Mobil 91 88 47 55 E-post nils.heskestad@online.no Navn Georg Christiansen Adresse Post nr. 3850 Gol Sted Mobil 92838561 E-post torgbygg@start.no JURY TD TD Rennleder Valgt lagleder Valgt lagleder Nils Heskestad Georg Christiansen Jan Skinnes Ann Elen Skjelbreid, Hordaland Stein Østvik, Troms VÆR OG SNØFORHOLD Tekst / Renn: Normal Sprint Fellesstart Stafett 72
Temperatur 8-10 grader 8-10 grader 8-10 grader 8-10 grader Vér Sol - lettskya Sol - lettskya Sol - lettskya Sol - lettskya Snøforhold Bra Bra Bra Bra Vindforhold Ingen til litt vind (varierende) Ingen til litt vind (varierende) Ingen til litt vind (varierende) Ingen til litt vind (varierende) LØPERE Tekst / Renn: Normal Sprint Fellesstart Stafett (lag) Antal påmelde løpere 115 209 112 37 Antal startende løpere 87 189 99 36 Fordeling: Menn senior 78 144 60 22 Kvinner senior 37 65 52 15 Menn 20-21 Kvinner 20-21 Menn 19 Kvinner 19 Menn 18 Kvinner 18 Menn 17 Kvinner 17 Gutter Jenter 5 = beste karakter 1 = Svakeste karakter NB! Viktig å kommentere avvik! ORGANISASJON Funksjon 5 4 3 2 1 Merknader: Sekretariat X Innbydelse X Påmelding X Program X Startliste X Resultatservice X Premieutdeling X Speakertjeneste x Manglende info vedr. vinner herreklassen Info til X løpere/ledere/media Tidtaking X Lagledermøte X Mannskaps org. X Overnatting X Transport X Samband X Manglende internsamband TD / rennleder første dag STADION Funksjon 5 4 3 2 1 Merknader: Start område X Mål område X Stadion generelt X 73
Arenamerking Skilting Smøreplass Mannskaps org. X X X X LØYPER Funksjon 5 4 3 2 1 Merknader: Skilting/merking X Preparering X Fantastisk godt utført jobb!!! Ski test område x Holdt ikke helt NM-standard Vakthold X Løypetrasé X Løypeprofiler X Mannskaps org. x SKYTEBANE Funksjon 5 4 3 2 1 Merknader: Standplass prep. x Innskyting x Laglederbås x Strafferunde x Mannskaps org. x SKIVER Type Kurvinen Antall skiver 30 Standard Bra SERVICETILBUD PÅ ARRANGEMENTSSTEDET Funksjon 5 4 3 2 1 Merknader: Parkering x Garderobe/dusj X Bra løpende rengjøring. Varmestue X Servering X Mannskaps org. x FUNKSJONÆRER Riktig antall x For få For mange STARTLISENS Lisenskontroll Ja x Nei Merknad: Er det løst engangslisenser? Ja x Nei Antall: 1 RESULTATLISTE Krets x Klubb Team Presse x Internett x Ingen 74
SIKKERHETSBESTEMMELSER Ble sikkerhetsbestemmelsene for bruk og behandling av skiskyttervåpen fulgt? Ja x Nei Merknad: Arrangør hadde god kontroll, noe som medførte startnekt for 2 løpere på grunn av brudd på sikkerhetsbestemmelsene (kontroll etter innskyting). SAKER BEHANDLET AV JURYEN Ingen SPESIELLE FORHOLD Dette arrangementet må vel ha vært tilnærmet perfekt både som opplevelse for løpere og publikum. Et svært godt planlagt arrangement hvor også gjennomføringen gikk på skinner. At Speaker mistet vinner på herrer normal er selvsagt en skjønnhetsfeil, men ikke mer enn det. At arrangøren ikke lot seg vippe av pinnen når deler av premiene blir stjelt sier noe om hvor bunnsolid opplegget var. Vil også berømme den svært gode atmosfæren med glade og imøtekommende funksjonærer på alle plan. Det som må nevnes helt spesielt var det arbeidet som ble utført med preparering av løyper og stadion og som førte til at vi fikk fantastiske gode og like forhold for alle løperne og gjennom hele arrangementet. En fantasisk prestasjon og en standard og erfaring som må tilflyte andre arrangører for arrangement på vårføre. Vedlagt denne rapporten følger program, startliste, PM til løpere, resultatlister og eventuelle jury dokumenter. For kretsrenn sendes TD-rapporten til krets og arrangør. For Landsdelsmesterskap, Bendit Skiskytterfestival, Norgescup, NM og HL sendes TD rapporten til Norges Skiskytterforbund, 0840 OSLO, eller nssf@skiskyting.no. Kopi sendes skiskytterkrets og arrangør. RAPPORTEN SKAL VÆRE SENDT INNEN 1 UKE ETTER RENNET. Sted: Ganddal Dato: 26.06.2010 Nils Heskestad TD Georg Christiansen (sign) TD Tore Bøygard 2006 / 2009 75
Oversikt inviterte skoler OVERSIKT: INVITERTE SKOLER TIL NM2010 Ønsket Ønsket ANTALL ANTALL ANTALL ANTALL Tidspunkt Tidspunkt Kontakt/ansvarlig Elever Voksne Totalt Busser avreise hjemkomst person Mobil nr. MODUM Buskerud skole 165 20 185 08:05 13:30 Else Hostvedt 41 63 96 70 Enger skole 86 86 Stalsberg skole 130 8 138 Bente Tandberg SMU 219 219 5 08:00 13:00 E.Stillingen 99423230 Totalt 600 28 628 5 SIGDAL Eggedal skole 90 15 105 2 08:00 14.00 Jens Birger Bjercke 91740723 Prestfoss skole 55 55 1 08:30 13.30 Nerstad skole 95 12 107 2 08.30 13.00 Kari Aasen Ingebo 90660068 Avreise SIL Sigdal U.skole 132 17 149 3 08:30 13.50 Tom Lund Pedersen 41 76 22 19 Totalt 372 44 416 8 76
KRØDSHERAD Krøderen 27 2 29 1 Kl 08.30 14.00 Odd Henning Bentsen 45412101 3.500 Noresund 24 3 27 1 Kl 08.10 14.00 Erling Brekka 92010193 51 5 56 1 TOTALT 1100 77
Nedrivningsplan Nedrivingsplan. 1. Prioritet (søndag kveld) - Fjerning av standplass utstyr. Praktisk stabling av skytebukker, utstyr lånt fra NSSF samles for seg. Ansvarlig: Nils Anders, Jens. 10 personer (tastere) - Demontering av reklame. Nedskruing, merking, sammenrulling og lagring. Ansvarlig: Magne. 10 personer (2.kontroll) - Demontering og pakking av telter. Ansvarlig: Svein Vidar. 6 personer. - Innsamling av reklamebukker, legges på tilpassede paller, og metallgjerder samles på Eikvang for opplasting. Ansvarlig: Arve. 4 personer. - Riving og sammenrulling av alpingjerder. Ansvarlig: Bjørn Tore. 4 personer. - Rydde i Pressebrakker. Ansvarlig: Eli. 4 personer. - Rydde i smøreboder. Ansvarlig: Bjørnar. 4 personer. - Fjerne skilter og reklame langs veien. Ansvarlig: Bjørn Roar. 4 personer. - Rydde i brakke for doping kontroll og første hjelp. Ansvarlig: Gjermund B. 3 personer. - Innsamling av div. utstyr i løypene. Ansvarlig: Gjermund H. 4 personer. 78
Billetter 79