Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms eller til e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rygge, Johnny Trandem (s) Leder Side1

2 Kontrollutvalget Rygges møte Sakliste PS 13/6 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2012 for Rygge kommune 3 PS 13/7 Referater og meldinger 13 PS 13/8 Eventuelt 52 Side2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/89 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 33207/2013 Klassering: 186 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /6 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2012 for Rygge kommune Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2012 for Rygge kommune som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2012 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet Fredrikstad, Vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2012 for Rygge kommune. 2. Revisjonsberetning for 2012 Rygge kommune, datert 10. mai Revisors beretning datert Tilbakekalling av revisjonsberetning datert Årsregnskapet for Rygge kommune for (Eget vedlegg) 6. Kommunens årsrapport (Eget vedlegg) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge kommunelovens 48 skal kommunen for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet , skal årsregnskapet inneholde driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. I rådmannens årsrapport skal det blant annet skal gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme foretakets stilling og resultat. Gjeldende tidsfrister for regnskapsavleggelsen, årsrapport og revisjonsberetning er: Side3

4 kommunens årsregnskap skal være avlagt innen 15. februar etter regnskapsåret kommunens årsrapport (årsberetning)utarbeides innen 31. mars revisors beretning skal avgis innen 15. april I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004, 6 - skal kontrollutvalget påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Forskriftens 7 sier videre at når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas i kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret og kopi av uttalelsen sendes formannskapet. Vurdering Årsregnskapet og revisjonsberetning er ikke avlagt innen gjeldende tidsfrister. På grunn av at regnskapet ikke er avlagt innen gjeldende tidsfrist har revisor har den 15. april 2013 avlagt negativ revisjonsberetning for kommunens årsregnskap Denne er tilbakekalt 10. mai og blitt erstattet med ny revisjonsberetning datert 10. mai Revisor har avlagt revisjonsberetning med fire forbehold og en presisering. Følgende er omtalt i revisjonsberetningen: Forbehold. Innhentede utskrifter fra eiendomsregister viser en del eiendommer som ikke er registrert i kommunens balanse. Det er også en del eiendommer som er registrert i kommunens balanse, hvor kommunen ikke er registrert som hjemmelshaver. I KRS nr 3 Foreløpig standard (F) Lån Opptak, avdrag og refinansiering i pkt. 3.1 fremkommer at regnskapsføring av låneopptak i kommunens balanseregnskap skal skje på transaksjonstidspunktet, det vil si på det tidspunkt det oppstår en gjeldsforpliktelse for kommunen overfor kreditor. Dette vil som hovedregel være på tidspunktet for likviditetsoverføringen. Kommunen har fått utbetalt lån den 8. januar 2013 for investeringer som gjelder regnskapsåret Men låneopptaket på kr er bokført i regnskapet for Forskrift om årsregnskap og årsberetning 5 angir hvilke noter som skal være med i årsregnskapet. Regnskapet for 2012 har mangler i note 5. Finansielle anleggsmidler aksjer og andeler. Det foreligger i noten ingen spesifisering av aksjer og andeler per selskap. Opprinnelig investeringsbudsjett vedtatt av kommunestyret samt budsjettreguleringer foretatt politisk, er kun delvis lagt inn i kommunens regnskapssystem. Dette er forklart i årsberetningen under avsnitt»ressursutnyttelse og styring». Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi, med unntak av forholdet beskrevet i avsnittet ovenfor, at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, men beløpene i årsregnskapet stemmer ikke med regulert investeringsbudsjett. Presisering Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3 angir at drifts- og investeringsregnskapet skal stilles opp med regnskapsskjema 1B (Til fordeling drift) og 2B (Til investering i anleggsmidler). Regnskapet for 2012 mangler de to regnskapsskjemaene satt opp slik forskriften tilsier. Årsregnskapet 2012 er avsluttet med et positivt netto driftsresultat på kr og med et regnskapsmessig resultat på kr. 0,-. Netto driftsresultat utgjør + 0,1 % av driftsinntekter i Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskifte 2012/13. Side4

5 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi uttalelse til årsregnskapet 2012 for Rygge kommune som vist i vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2012 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Side5

6 Kommunestyret i Rygge Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2013/ /2013-AKFP Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2012 I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, avgir kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret før det vedtas i kommunestyremøte. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse er sendt formannskapet. Kontrollutvalget har i møte 21. mai 2013 behandlet årsregnskapet for Rygge kommune for 2012 og avgir følgende uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for 2012 for Rygge kommune. Sammen med årsregnskapet forelå rådmannens årsrapport og revisjonsberetningen for Årsregnskap og årsberetningen er ikke avlagt etter gjeldende tidsfrist og revisjonsberetningen er på grunn av dette avlagt etter gjeldene tidsfrist. Kommunens driftsregnskap for 2012 er avsluttet med positivt netto driftsresultat på kr ,- og et regnskapsmessig resultat på kr. 0,-. Revisor har avlagt revisjonsberetning uten med følgende tre forbehold og en presisering: Forbehold: Innhentede utskrifter fra eiendomsregister viser en del eiendommer som ikke er registrert i kommunens balanse. Det er også en del eiendommer som er registrert i kommunens balanse, hvor kommunen ikke er registrert som hjemmelshaver. I KRS nr 3 Foreløpig standard (F) Lån Opptak, avdrag og refinansiering i pkt. 3.1 fremkommer at regnskapsføring av låneopptak i kommunens balanseregnskap skal skje på transaksjonstidspunktet, det vil si på det tidspunkt det oppstår en gjeldsforpliktelse for kommunen overfor kreditor. Dette vil som hovedregel være på tidspunktet for likviditetsoverføringen. Kommunen har fått utbetalt lån den 8. januar 2013 for investeringer som gjelder regnskapsåret Men låneopptaket på kr er bokført i regnskapet for Forskrift om årsregnskap og årsberetning 5 angir hvilke noter som skal være med i årsregnskapet. Regnskapet for 2012 har mangler i note 5. Finansielle anleggsmidler aksjer og andeler. Det foreligger i noten ingen spesifisering av aksjer og andeler per selskap. Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) Besøksadresse: Glemmengaten 55, 1608 Fredrikstad Postadresse: Postboks 69, 1601 Fredrikstad E-postadresse: akfp@fredrikstad.kommune.no Webadresse: Telefon: Telefaks: Tlf. saksbeh.: Bankkonto: Side6

7 Saksnummer 2013/ /2013 Opprinnelig investeringsbudsjett vedtatt av kommunestyret samt budsjettreguleringer foretatt politisk, er kun delvis lagt inn i kommunens regnskapssystem. Dette er forklart i årsberetningen under avsnitt»ressursutnyttelse og styring». Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi, med unntak av forholdet beskrevet i avsnittet ovenfor, at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, men beløpene i årsregnskapet stemmer ikke med regulert investeringsbudsjett. Presisering Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3 angir at drifts- og investeringsregnskapet skal stilles opp med regnskapsskjema 1B (Til fordeling drift) og 2B (Til investering i anleggsmidler). Regnskapet for 2012 mangler de to regnskapsskjemaene satt opp slik forskriften tilsier. Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskifte 2012/13. Kontrollutvalget har merket seg kommunens netto driftsresultat utgjør + 0,1 % av driftsinntekter i Fylkesmannen har anbefalt et netto driftsresultat på minimum + 3 %, dette for å opprettholde kommunens formue. Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til regnskapet for Rygge kommune for 2012 og slutter seg til revisors beretning av 10. mai Johnny Trandem Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet Side7

8 Side8

9 Side9

10 Side10

11 Side11

12 Side12

13 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/93 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 71615/2013 Klassering: 191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /7 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte Årsrapport for 2012 skatteoppkreveren i Rygge kommune 3. Kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Rygge kommune 4. Kommunestyrets behandling av kontrollutvalgets årsmelding for Revisors beretning 2012 Rygge overformynderi 6. Nyvalg til kontrollutvalget Prosjektplan forvaltningsrevisjon MOVAR (godkjent av representantskapet) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) ingen Saksopplysninger Ang. kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 5-6 juni: Vigdis Marie Holm er påmeldt (ref. den prosessen utvalget har hatt på det tidligere). Etter det vi har fått opplyst er det per i dag fortsatt noen ledige plasser igjen. Kontrollutvalget har budsjett til at to kan dra. Hvis det er interesse kan det gjøres vedtak om at en til drar. Dette kan vi protokollføre under «Eventuelt». Vi må selvsagt ta forbehold om fortsatt ledige plasser. Vurdering Referater og meldinger tas til orientering Side13

14 Side14

15 Side15

16 Side16

17 Side17

18 Side18

19 Side19

20 Side20

21 Side21

22 Side22

23 Side23

24 Side24

25 Side25

26 Side26

27 Side27

28 Side28

29 Side29

30 Side30

31 Side31

32 Side32

33 Side33

34 Side34

35 Side35

36 Side36

37 Side37

38 Side38

39 Side39

40 Side40

41 Side41

42 MOVAR IKS Moss, Rygge, Råde, Våler og Vestby kommune Prosjektplan Rolvsøy 17. april 2013 Side42

43 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og å foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Bystyret i Moss vedtok 27. februar 2012 at det skal gjennomføres selskapskontroll i MOVAR IKS med vekt på analyse/ utvikling av selskapet de siste tre årene. En slik undersøkelse går utover den ordinære eierskapskontrollen og bærer mer preg av å være forvaltningsrevisjon. I tillegg er det også alminnelig kjent at kommunestyret i Våler ønsker en gjennomgang av gebyrgrunnlagene og selvkostregnskapene i selskapet. Dette faller også inn under forvaltningsrevisjonsbegrepet. I samme periode dukket det opp mediaoppslag om selskapet som indikerer at internkontrollsystemet også bør underkastes nærmere undersøkelser. I kontrollutvalgsmøte i Moss 26. november 2012 ble utvalget enig om et vedtak og innstilling til bystyret i tre punkter: 1. Bystyret ber kontrollutvalget om å gjennomføre forvaltningsrevisjon i MOVAR IKS med følgende tema: a. økonomisk analyse/ utvikling de siste tre årene b. gjennomgang av gebyrgrunnlagene og selvkostregnskapene c. gjennomgang av internkontrollsystemene 2. Bystyret ber Moss kommunes representanter i MOVAR om å be om ekstraordinært møte for å foreslå for representantskapet at kostander knyttet til forvaltningsrevisjonen skal belastes selskapet. 3. MOVARs eiere underrettes om bystyrets vedtak. Saken ble behandlet i bystyret i Moss 10. desember Innstillingen fra kontrollutvalget ble vedtatt, med følgende tillegg under punkt 1 i bestillingen: «Gjennomgang av MOVARs bidrag til eierkommunens vedtak om måloppnåelse vedrørende klima» I representantskapsmøte i MOVAR IKS den 7. februar 2013 ble bestillingen fra bystyret i Moss behandlet. Representanskapet fattet følgende vedtak: 1. Det gjennomføres forvaltningsrevisjon i MOVAR IKS med følgende tema: a. Økonomisk analyse/ utvikling de siste 3 årene b. Gjennomgang av gebyrgrunnlaget og selvkostregnskapene c. Gjennomgang av internkontrollsystemet d. Gjennomgang av MOVARs bidrag til eierkommunens vedtak om måloppnåelse vedrørende klima 2. MOVAR IKS dekker kostnadene til forvaltningsrevisjonen. Saken ble behandlet på nytt i kontrollutvalget i Moss den 12. februar 2013, hvor utvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisjonen om å utarbeide en prosjektplan for forvaltningsrevisjon i henhold til oppdraget/ temabeskrivelse gitt av bystyret og representantskapsmøte i MOVAR Revisjonen må avklare oppdragets omfang med oppdragsgiverne (ordføreren i Moss og leder for representantskapet i MOVAR) i forhold til mandat som gis i eventuelle andre undersøkelser som MOVAR selv vil foreta. 3. Kontrollutvalget ber videre revisjonen, etter avklaringen med oppdragsgiverne, på bakgrunn av offentlige eller andre opplysninger revisjonen sitter med, peke på temaer/ emner som etter revisjonens mening bør underlegges forvaltningsrevisjon i MOVAR, og som ikke allerede er dekket inn av de øvrige undersøkelsene som må planlegges. 4. Prosjektplanen skal behandles i kontrollutvalget østfold kommunerevisjon iks 2 Side43

44 Vedtaket fra bystyret i Moss har også vært behandlet i kontrollutvalgene i Råde og Rygge, hvor disse har hatt anledning til å komme med innspill på ytterligere områder for undersøkelser. Den 22. februar 2013 hadde Østfold kommunerevisjon IKS møte med Ordfører i Moss og leder av representantskapet i MOVAR. Formålet med møtet var å avklare innholdet i bestillingen fra representantskapet, avklare eventuelle andre undersøkelser som MOVAR selv har iverksatt, drøfte tidsplan for prosjektet, samt avklare hvilke rammer kommunerevisjonen har tilgjengelig for sitt oppdrag. Resultatet av møtet var som følger: Andre undersøkelser: Styret i MOVAR har bestilt to undersøkelser som skal gjennomføres våren Den ene gjelder selskapets engasjement i Mosseporten Miljøenergi og den andre retter seg mot Mosseregionens Interkommunale Brannselskaps praksis med rapporter fra branntilsyn. Revisjonen skal få kopi av oppdragsbeskrivelsen, samt kopi av sluttrapporter når disse foreligger. Tidsplan: Vedtaksmyndighet: Tolking av vedtak: Selskapet har ansatt ny daglig leder. I tilegg legger arbeidet med årsregnskapet, samt gjennomføring av overnevnte undersøkelser, beslag på en del ressurser internt. Fra representantskapet er det således ønskelig at revisjonen igangsetter sitt arbeid sommeren 2013 med ferdigstillelse høsten Da kan også revisjonen benytte resultatetene av undersøkelsene i sitt arbeide med forvaltningsrevisjonen. Leder av representantskapet ba om at plan for gjennomføring av prosjektet ble behandlet av representantskapet i MOVAR og ikke av kontrollutvalget i Moss. Det er selskapet som bestiller revisjonen og som skal dekke kostnadene for arbeidet, da er det naturlig at det er selskapet som skal vedta rammene for gjennomføringen. Det ble derfor enighet om at revisjonen utarbeider plan for gjennomføring av prosjektet og oversender denne til Jon Terry Tveter, økonomi- og administrasjonssjef i MOVAR, til behandling i represtantskapets møte 26. april Revisjonen skal delta i møtet for å besvare eventuelle spørsmål. Prosjektplanen sendes Østfold kontrollutvalgssekretariat parallelt med oversendelse til MOVAR. Sekretariatet besørger oversendelse til kontrollutvalgene i Råde, Rygge, Moss, Våler og Vestby. Nærmere angivelse av hva som skal belyses under hver enkelt problemstilling, femgår nedenfor under pkt. 3. Problemstilling og avgresninger. 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Representantskapets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Det gis mulighet til å endre problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Rapporten oversendes representantskapet ved ferdigstillelse, med kopi til Østfold kontrollutvalgssekretariat. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Forvaltningsrevisjonen skal belyse følgende temaer: Økonomisk analyse for selskapet siste 3 år. Analysen vil gjennomføres i form av en standard nøkkeltallsanalyse: inntekter, utgifter, disponering av overskudd/ underskudd og utvikling av egenkapital og investeringstakt. østfold kommunerevisjon iks 3 Side44

45 Gjennomgang av gebyrgrunnlag og selvkostregnskapene Er Movars praksis riktig i henhold til regelverket om selvkosttjenester, med spesielt fokus på kryssubsidiering. Hvordan forvaltes selvkostfondene? Gjennomgangen vil omfatte siste 5 år. Gjennomgang av selskapets internkontrollsystem En generell gjennomgang av selskapets internkontrollsystem med fokus på styringslinjer, kontrollmiljø og oppfølging. Gjennomgang av MOVARs bidrag til eierkommunens vedtak om måloppnåelse vedrørende klima. Samtlige eierkommuner har vedtatt egne klimaplaner. Disse inneholder også mål og tiltak som ligger under MOVARs ansvarsområde. Hva har MOVAR gjort for å oppfylle disse? 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. Analyseskjemaet nedenfor redegjør for de kriterier som på nåværende tidspunkt ansees for å være aktuelle. 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 Økonomisk analyse Regnskapsteori Årsregnskap og årsberetninger for siste tre år, samt tilgang til selskapets regnskapssystem Problemstilling 2 Selvkostregnskaper Regnskapsteori, H-2140 «Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester», «Innspill til retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Problemstilling 3 Internkontroll COSO et rammeverk for internkontroll, som har vist seg å fungere godt i offentlige virksomheter Årsregnskap og årsberetninger for siste fem år, selvkostkalkyler, tilgang til selskapets regnskapssystem Interne styringsdokumenter, møteprotokoller, ulike rutiner med tilhørende prosedyrer etc. Problemstilling 4 Klima Kommunenes klimaplaner Årsrapporter og årsberetninger, andre dokumenter som belyser miljømessige tiltak som selskapet har gjennomført I hovedsak dokumentanalyse I hovedsak dokumentanalyse, men muligens også intervjuer Dokumentanalyse i kombinasjon med intervjuer Dokumentanalyse i kombinasjon med intervjuer østfold kommunerevisjon iks 4 Side45

46 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Jolanta Betker seksjonsleder regnskapsrevisjon Anders Svarholt seksjonsleder forvaltningsrevisjon Revisjonsteamet vil i tillegg inkludere en regnskapsrevisor. Prosjektperiode Juni 2013 oktober 2013 Antall timer 400 timer Honorar Kr 760,- per time eksl. mva Totalt kr ,- eksl. mva Vedtaksorgan Representantskapet i MOVAR IKS Fremdrift Ferdig Prosjektplan godkjennes 26. april 2013 Høringsmøte avholdes med selskapet Uke 41, 2013 Rapport sendes selskapet for uttalelse Uke 42, 2013 Rapport oversendes Uke 43/44, 2013 representantskapet østfold kommunerevisjon iks 5 Side46

47 Saksprotokoll Utvalg: Kommunestyret Møtedato: Sak: 15/13 Resultat: Forslag til vedtak vedtatt Arkivsak: 13/455 Tittel: Saksprotokoll: Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 Behandling: Votering Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Vedtak i Kommunestyret: Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 tas til orientering. Side47

48 Side48

49 Side49

50 Side50

51 Side51

52 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/94 Dokumentnr.: 19 Løpenr.: 71740/2013 Klassering: 192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /8 Eventuelt Side52