Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 28. januar 2014 TID: STED: Fylkets hus, møterom Kvenna A103, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/14 Referatsaker 002/14 Orientering fra fylkesrådet - Sikkerhetssenteret 003/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kulturminneforvaltning - Prosjektplan 004/14 Kontroll og tilsyn Detaljbudsjett /14 Kontrollutvalgets årsrapport /14 Besøk ved Museet Midt IKS m.m. - Planlegging Steinkjer, 21. januar 2014 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf: / mob: e-post: liv.tronstad@komsek.no

2 SAK 001/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 001/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 NTFK Saksprotokoll FT-sak 70/13 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering 2 NTFK Årsoppgjøret KomRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutning for KomRev Trøndelag IKS Oppstartsbrev forvaltningsrevisjonsprosjekt kulturminneforvaltning 5 Kmd (kommunal og moderniseringsdepartementet) Ekspertutvalg skal se på oppgaveløsningen i kommunene 6 NTFK Møte med Stortingsbenken 3. februar SAK 002/14 ORIENTERING FRA FYLKESRÅDET SIKKERHETSSENTERET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 002/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Forespørsel om orientering, sendt fylkesrådet 21. november 2013 Kontrollutvalgets sak 024/13

3 Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets møte den 24. april 2013, sak 024/13 der kontrollutvalget gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget gjør rapport fra revisor Undersøkelse varsling SSR offentlig 2. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 3. Kontrollutvalget har ikke funnet vesentlige saksbehandlingsfeil og finner ikke grunn til å gå videre med saken 4. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra fylkesrådet vedrørende selskapet, når den rettede emisjonen er gjennomført. En er nå blitt kjent med at den rettede emisjonen er gjennomført. På vegne av kontrollutvalget har en bedt fylkesrådet om å møte og gi en orientering om selskapet og prosessen. Det er avsatt inntil 20 minutter til orientering, i tillegg vil kontrollutvalget kunne stille spørsmål. Vurdering Kontrollutvalget har ihht tidligere vedtak ønsket å bli orientert om saken, og det er derfor bedt om en orientering fra fylkesrådet. SAK 003/14 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT KULTURMINNEFORVALTNING - PROSJEKTPLAN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 003/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet kulturminneforvaltning. Vedlegg 1. Utkast til Prosjektplan kulturminneforvaltning. Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 052/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt igangsetting av nytt prosjekt 2. Fylkestingets sak 51/12 Plan for forvaltningsrevisjon Saksopplysninger På bakgrunn av kontrollutvalgets sak 052/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - igangsetting av nytt prosjekt har revisjonen utarbeidet et forslag til prosjektplan.

4 Prosjektplanen beskriver 4 problemstillinger, bakgrunnen for prosjektet, kilder til revisjonskriterier og hvordan prosjektet er avgrenset, her bl.a. til nyere tids kulturminner (yngre enn 1537). Prosjektplanen redegjør videre for habilitet, metode for datainnsamling, kritiske faktorer og tidsplan. Prosjektet har et estimert timeforbruk på 300 timer. Rapporten forventes levert kontrollutvalget våren 2014, slik at den kan behandles i fylkestinget i juni. Vurdering Et vellykket forvaltningsrevisjonsprosjekt betinger bl.a. at problemstillingene er så konkrete og avgrenset som mulig slik at de er mulig å besvare for revisjonen. Prosjektplanen vil bli gjennomgått av revisor i møtet, og kontrollutvalget har mulighet til å komme med innspill og forslag til endinger i prosjektplanen. Dersom utvalget er av den oppfatning at prosjektplanen er dekkende, anbefales det utvalget å slutte seg til denne.

5 Vedlegg sak 003/14

6

7 SAK 004/14 KONTROLL OG TILSYN - DETALJBUDSJETT 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 004/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2014: Konto Konto(T) Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser Trekkpliktig reisegodtgjøring 2 000, Fast godtgjøring heldags folkevalgte , Fast årlig godtgjøring folkevalgte , Møtegodtgjørelse ombud , Erstatning tapt arbeidsfortjeneste ombud , Annen trekkpliktig godtgjøring/erstatning ombud 7 000, Gruppelivsforsikring arbeidstaker Ulykkesforsikring arbeidstaker Arbeidsgiveravgift , Aviser/faglitteratur 6 000, Servering v/møter, etc 5 000, Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer og tjenester , Fordelte utgifter internt Hotell, diett etter regning osv , Representasjon 3 000, Opplæring/kurs ansatte (ikke oppgavepliktig) , Utgifter og godtgjørelser for reiser, diett, bil mv folkevalgte/ombud , Andre oppgavepliktige godtgjørelser , Møte/reiseutgifter - transport , Yrkesskadeforsikring OU-trekk Kjøp av fagpersonell-,konsulent-,rådgivertjeneste , Kjøpte tjenester (bedrifter) , Kjøp fra IKS der kommunen/fylkeskommunen selv er deltager , Kontroll og tilsyn ,00

8 Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Fylkestinget sak 75/13 Årsbudsjett 2014 og økonomiplan Kontrollutvalgets sak 043/13 - Kontroll og tilsyn, forslag til Budsjett 2014 Økonomiplan Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2014 den 4/ under sak 043/13, med en ramme på kr Budsjettrammen for Kontroll og tilsyn samler budsjettet for kontrollutvalget, kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester, og var fordelt slik: Budsjett for kontroll og tilsyn ble vedtatt i fylkestinget 4. desember sak 75/13 med en ramme på kr , som var kr lavere enn kontrollutvalgets eget forslag i sak 043/13. Iht. fylkestingets vedtak i sak 75/13, pkt 7 heter det bl.a.: «Fylkesrådet og kontrollutvalget skal innen utgangen av 2013 fordele fylkestingets bevilgninger for 2014 innenfor eget ansvarsområde i samsvar med budsjettreglementet. ( )» Iht. vedtaket skulle kontrollutvalget innen utgangen av 2013 fordelt bevilgningen innenfor eget ansvarsområde. Vurdering Kontrollutvalget har ikke hatt møte mellom fylkestinget den 3. desember og 31. desember, der kontrollutvalget kunne fordele sin bevilgning. Kontrollutvalget må derfor vedta sin fordeling nå. Kontrollutvalgets budsjett for 2013 er fordelt iht. til budsjettforslaget som lå til grunn for kontrollutvalgets sak 043/13, redusert med kr Reduksjonen er gjort på post kjøp av fagpersonell-, konsulenter-, rådgivertjeneste. Kontrollutvalget har ikke hatt behov for å benytte seg at slike tjenester på flere år, og det forslås derfor at denne posten reduseres for å balansere budsjettet. Ut over dette er det ikke forslag til endringer ifh til forslaget som lå til grunn for rammen. På bakgrunn av dette tilrås at kontrollutvalget slutter seg til følgende fordeling for kontroll og tilsyns samlede budsjett for 2014:

9 Konto Konto(T) Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser Trekkpliktig reisegodtgjøring 2 000, Fast godtgjøring heldags folkevalgte , Fast årlig godtgjøring folkevalgte , Møtegodtgjørelse ombud , Erstatning tapt arbeidsfortjeneste ombud , Annen trekkpliktig godtgjøring/erstatning ombud 7 000, Gruppelivsforsikring arbeidstaker Ulykkesforsikring arbeidstaker Arbeidsgiveravgift , Aviser/faglitteratur 6 000, Servering v/møter, etc 5 000, Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer og tjenester , Fordelte utgifter internt Hotell, diett etter regning osv , Representasjon 3 000, Opplæring/kurs ansatte (ikke oppgavepliktig) , Utgifter og godtgjørelser for reiser, diett, bil mv folkevalgte/ombud , Andre oppgavepliktige godtgjørelser , Møte/reiseutgifter - transport , Yrkesskadeforsikring OU-trekk Kjøp av fagpersonell-,konsulent-,rådgivertjeneste , Kjøpte tjenester (bedrifter) , Kjøp fra IKS der kommunen/fylkeskommunen selv er deltager , Kontroll og tilsyn ,00 SAK 005/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 005/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte utkast til kontrollutvalgets årsrapport for 2013, fastsettes som Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 og oversendes fylkestinget til endelig behandling. 2. Kontrollutvalget innstiller på at Fylkestinget gjør slikt vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport 2013 tas til orientering.

10 Vedlegg Utkast til Kontrollutvalgets årsrapport 2013 Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets virksomhetsplan (årsplan) 2013 Saksopplysninger Ifølge kommunelovens 76 har fylkestinget det øverste tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning. Til å forestå det løpende tilsynet på sine vegne, velger fylkestinget et kontrollutvalg, jf. kommuneloven 77. Kontrollutvalgets arbeid og rapportering er nærmere regulert i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Det følger av departementets merknader til denne at kontrollutvalget ikke er underlagt annen instruksjonsmyndighet enn fylkestingets, og at all rapportering tilbake skal skje direkte til fylkestinget. Kontrollutvalget vurderer fortløpende hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere for fylkestinget. Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til fylkestinget, jf. 4 i forskriften. Utvalget rapporterer til fylkestinget når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalgets årlige rapport vil derfor være en oppsummering av kontrollutvalgets arbeid i løpet av året og vil derfor være viktig informasjon til fylkestinget om det tilsyn kontrollutvalget utøver på fylkestingets vegne. Alle møteinnkallinger med saksdokumenter er sendt fylkesordfører, fylkesrådet og administrasjonssjefen. Dette fungerer som en fortløpende informasjon til fylkeskommunen og det politiske nivået. Fylkesordfører har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Vurdering Ut fra tidligere praksis er det også for 2013 utarbeidet en årsrapport til fylkestinget der det er redegjort for sentrale deler av kontrollutvalgets virksomhet og aktivitet i En anbefaler kontrollutvalget at årsrapporten oversendes fylkestinget med forslag om at fylkestinget tar kontrollutvalgets årsrapport 2013 til orientering.

11 Kontrollutvalgets årsrapport 2013 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING VALG OG SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER BEHANDLING AV FYLKESKOMMUNENS REGNSKAPER FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL ANDRE OPPGAVER GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS PROTOKOLLER BESTILLING FRA FYLKESTINGET ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE HØRING BESØK / BEFARING HENVENDELSER TIL KONTROLLUTVALGET TILSYN MED REVISJONEN HØRINGSUTTALELSE STUDIETUR KURS OG KONFERANSER AVSLUTNING VEDLEGG Oversikt over saker behandlet i kontrollutvalget i Organisasjonskart Reglement for kontrollutvalget... 22

13 1. INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning på vegne av fylkestinget, jf. kommuneloven med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved fylkeskommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av fylkeskommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. VALG OG SAMMENSETNING Valg til kontrollutvalg ble gjort av fylkestinget i møte den 18. oktober sak 11/77. Senere endringer er gjort i møte den 25. april sak 24/12, i møte den 25. april sak 31/13, i møte den 1. oktober - sak 64/13 og sak 66/13. Kontrollutvalget har etter siste endring denne sammensetningen: Fast medlem Vara i rekkefølge Leder: Ola Morten Teigen (Frp) 1. Bjørg Tingstad (SP) Nestleder: Bjørn Arild Gram (Sp) 2. Åge Husby (Frp) 3. Trond Martin Sæterhaug (SV) 4. Håkon Alstadheim (V) Medlem Anne Berit Sæther (Ap) 1. May B. Sørmo Ervik (AP) Medlem (Camilla Hansen Skjelstad permisjon (Ap)) 2. Britt H. Buvarp (AP) Torfinn Aas (Ap) 3. Knut Berger (AP) 4. Maria De`Moon (AP) Medlem Nina Bakken Bye (H) 1. Pål Sæther Eiden (H) 2. Heidi Fuglesang (H) Alle kontrollutvalgets faste medlemmer er medlemmer av fylkestinget. Alle kontrollutvalgets varamedlemmer er vara til Fylkestinget. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2013 Sekretariatstjenesten til kontrollutvalget utføres av KomSek Trøndelag IKS. Revisjonsoppdraget (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) utføres av KomRev Trøndelag IKS. 2.1 MØTER Kontrollutvalget har i 2013 holdt 11 møter, og behandlet 55 saker, se vedlegg 1. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2012, 11 møter og 60 saker. Alle møter i utvalget er holdt for åpne dører, med unntak av saker som er undergitt lovbestemt taushetsplikt.

14 Fylkeskommunens ordfører og fylkeskommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Fylkeskommunens revisor benytter seg regelmessig av dette. 2.2 BEHANDLING AV FYLKESKOMMUNENS REGNSKAPER Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetning fra revisor, skal utvalget uttale seg om årsregnskapet før det vedtas av fylkestinget. Uttalelsen går til fylkestinget, men kopi av uttalelsen skal være fylkesrådet i hende tidsnok til at fylkesrådet kan ta hensyn til uttalelsen før dette organ avgir sin innstilling til fylkestinget, jf. kontrollutvalgsforskriften 7. I møte den 8. april 2013, sak 022/13 ga kontrollutvalget uttalelse til fylkestinget om Fylkeskassens årsregnskap, årsberetning og årsmelding for 2012 med revisjonsberetning. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON I plan for forvaltningsrevisjon , vedtatt av fylkestinget 14. juni 2012, sak 51/12 er følgende prioritering gjort for perioden: 1. Kvalitet saksbehandling nye forvaltningsoppgaver 2. Innkjøp Investering del 2. Steinkjer videregående skole 3. Oppfølgingstjenesten og overgangen mellom ungdomsskole og videregående skole 4. Gjennomgang av utvalgte virksomheter økonomi 5. KOSTRA sammenligningsanalyse og kvalitet i rapportering 6. RUP - Næringslivsperspektivet 7. Opplæringstilbudet til minoritetsspråklige 8. Kulturminneforvaltning 9. Folkehelse 10. Samferdsel - administrasjon Fylkestinget har gitt kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. Kontrollutvalget har behandlet to forvaltningsrevisjonsrapporter i 2013 Forvaltningsrevisjonsrapport Akvakulturforvaltning, Kvalitet i saksbehandlingen Dette prosjektet ble vedtatt igangsatt av kontrollutvalget i Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget den 12. februar, sak 011/13 og av fylkestinget i møte den 25. april sak 14/13. Fylkestinget gjorde slikt vedtak: Fylkestinget tar rapporten til orientering Forvaltningsrevisjon - Nye Steinkjer videregående skole del II Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfasen Dette prosjektet ble vedtatt igangsatt av kontrollutvalget i Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget den 25.mai sak 029/13 og av fylkestinget i møte den 13. juni, sak 51/13. Fylkestinget gjorde slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering 2. Fylkestinget ber om særskilt rapportering under vegs ved større byggeprosjekter, og for byggeprosjekter med vesentlige endringer under vegs

15 Kontrollutvalget vedtok også igangsettelse av to nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2013: Oppfølgingstjenesten i NTFK. (jf. sak 046/13) Kulturminneforvaltning (jf. sak 052/13) Rapportene ifm. disse to forvaltningsrevisjonene forventes behandlet i SELSKAPSKONTROLL I plan for selskapskontroll , vedtatt av fylkestinget den 14. juni, sak 50/12 er følgende prioritert: 1. Arbeidsmarkedsbedriftene Reko AS og Fides AS 2. Bomvegselskapene (selskaper innenfor samferdsel) 3. NTE Holding AS 4. Museet Midt IKS Det er videre delegert til kontrollutvalget å gjøre endringer i - eller rullere planen i planperioden. Selskapskontroll Bomvegselskapene Rapport ble behandlet av kontrollutvalget den 4. september, sak 038/13 og av fylkestinget i møte den 2.okotber, sak 55/13. Fylkestinget gjorde slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering 2. Fylkestinget har merket seg revisors konklusjoner, og ber fylkesrådet følge opp disse. 2.5 ANDRE OPPGAVER GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS PROTOKOLLER Kontrollutvalget har rutinemessig gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering til fylkestinget med fokus på følgende deltemaer: 1. Gjennomgang og vurdering av om fylkesrådets anvendelse av fylkestingets enekompetanse (jf. hastefullmakt iht. kommunelovens 13) er innenfor rammen av lovens krav (hastefullmaktsoppfølgning) 2. Gjennomgang og vurdering av om øvrige vedtak i fylkesrådet siden forrige fylkestingssamling er lovlige og ligger innenfor delegert vedtaksmyndighet fra fykestinget (lovlighetsoppfølgning) 3. Gjennomgang og vurdering av fylkesrådets viderebehandling av forslag som er blitt oversendt fra fylkestinget (forslagsoppfølgning) Gjennomgangen av fylkesrådets protokoller er rapportert til fylkestinget fortløpende i henhold til reglement for kontrollutvalget punkt 7, jf kontrollutvalgets sak 030/13 og 053/13 og fylkestingets sak 52/13 og 70/13 (juni og desember). Det har ikke vært merknader til saker og vedtak til fylkestinget i henhold til fylkesrådets egen rapportering.

16 2.5.2 BESTILLING FRA FYLKESTINGET Det er ikke gjort særskilte bestillinger fra fylkestinget til kontrollutvalget i ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Følgende har møtt og orientert kontrollutvalget: Fylkesrådets leder og fylkesråd for regional utvikling og kultur møtte under sak 008/13. Det ble orientert vedr. fylkeskommunalt fellesarrangement med politisk parti Administrasjonssjefen, økonomisjef og teamleder økonomidriftsteam deltok via lynk (videokonferanse) i møtet 8. april - sak 022/13. De orienterte om fylkeskassens årsregnskap, årsberetning og årsmelding HØRING Det er ikke gjennomført kontrollhøring(er) i regi av kontrollutvalget i BESØK / BEFARING Som et ledd i kontrollutvalget ansvar for å føre tilsyn med hele den fylkekommunale forvaltning har kontrollutvalget en årlig tradisjon for å besøke ulike fylkeskommunale virksomheter. Den 13. mars 2013 var kontrollutvalget på besøk ved Statens vegvesen, avdeling Steinkjer. Den 6. november 2013 var kontrollutvalget på besøk ved Inderøy videregående skole. Kontrollutvalget har blitt godt mottatt og fått gode orienteringer under sine besøk HENVENDELSER TIL KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget skal iht. eget reglement ta standpunkt til, og etter egen vurdering eventuelt iverksette uavhengig utredning eller granskning, når anmodning om dette kommer fra en eller flere av følgende instanser: Tre eller flere av fylkestingets medlemmer En fylkestingskomite Et parti representert i fylkestinget Fylkesrådet Fylkesordfører Kontrollutvalget har mottatt og behandlet henvendelse fra Sp, jf. sak 016/13 Henvendelse til kontrollutvalget - Anmodning om gjennomgang av praksis for tilleggsbestillinger og investeringer til samferdselsformål.

17 Kontrollutvalget har også mottatt og behandlet henvendelse fra «publikum» jf. sak 024/13 Orientering fra revisor - Oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget TILSYN MED REVISJONEN Utvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier, og orienteringer med statusrapport fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. I tillegg har sekretariatet i avtalefestede møter med revisjonen mottatt muntlig rapportering om fremdriften i revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget er orientert om dette i møte 12. februar, sak 009/13. Oppdragsansvarlig revisor for både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jf. forskrift om revisjon 15. Disse ble forelagt kontrollutvalget i møtet den 4. september 2013, sak 039/ HØRINGSUTTALELSE Kontrollutvalget har i sak 041/13 gitt innspill til fylkestinget ifm justeringer av reglement for kontrollutvalget. Kontrollutvalget har i sak 004/13 gitt innspill til fylkestingets høringsuttalelse til kommunal og regionaldepartementet ifm endringer i kommuneloven og offentleglova STUDIETUR Kontrollutvalget var i 2013 på studietur til Brussel, der bl.a. kontrollutvalgslederne i de 7 største kommunene i Nord-Trøndelag var invitert med og deltok. Trøndelags Europakontor bistod i tilretteleggelse av studieturen. Kontrollutvalget med følge fikk orienteringer fra: 1. Trøndelags Europakontors funksjon i Brussel v/trøndelags Europakontor 2. Aktuelle saker i konkurranse, støtte og anskaffelser v/norges delegasjon til EU 3. Handlingsrommet i EØS for norske kommuner v/ks Brusselkontor 4. Innovasjon for vekst - EUs innovasjonspolitikk v/europakommisjonen 5. NHOs arbeid i Brussel og offentlige anskaffelser v/nho Brussel 6. ESA Europas vakthund v/esa 7. Europaparlamentets arbeid i Europaparlamentet 8. European Anti-Fraud Office (OLAF) Kontrollutvalget har gjennom studieturen fått bedre innsikt i Norges forhold til EU og hvordan EU påvirker hverdagen i kommune Norge. I tillegg var dette også sosialt og nyttig for samarbeidet kontrollutvalgene i mellom.

18 KURS OG KONFERANSER I februar deltok en av kontrollutvalgets medlemmer på kontrollutvalgskonferansen i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF), sted Gardermoen. I juni deltok en av kontrollutvalgets medlemmer på kontrollutvalgskonferansen i regi av Forum for kontroll og tilsyn (FKT), sted Gardermoen. Kun sekretær hadde denne gangen mulighet til å delta på Midtnorsk kontrollutvalgskonferanse i Orkanger i september. Målgruppen for konferansen er medlemmer fra kontrollutvalgene i Møre- og Romsdal fylkeskommune, Sør-Trøndelag fylkeskommune, Nord-Trøndelag fylkeskommune og Trondheim kommune samt ansvarlige sekretærer og revisorer. På slike konferanser bidrar både politikere, administrasjon, revisor og sekretær med faglige innlegg. Tre representanter fra administrasjonen i Nord-Trøndelag fylkeskommune bidro denne gangen med gode faglige innlegg. 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget har den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapport til fylkestinget. Kontrollutvalgets årlige rapport anses derfor som en viktig informasjon til fylkestinget om det tilsyn kontrollutvalget utøver på fylkestingets vegne. Det er kontrollutvalgets oppfatning at de saker som har blitt reist overfor fylkesrådet og administrasjonen i 2013 er besvart tilfredsstillende og innen rimelig tid. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra fylkestinget i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Steinkjer 28. januar 2014 Ola Morten Teigen leder Bjørn Arild Gram nestleder Torfinn Aas Anne Berit Sæther Nina Bakken Bye

19 4 VEDLEGG 4.1 Oversikt over saker behandlet i kontrollutvalget i SAK TITTEL Dato 16/1 001/13 Referatsaker 002/13 Kontrollutvalgets årsrapport /13 Kontroll og tilsyn - detaljbudsjett /13 Høringsuttalelse fra kontrollutvalget Forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova (innbyggerinitiativ, revisors taushetsplikt, utsatt offentlighet) 005/13 Studietur planlegging 006/13 Besøk ved Statens vegvesen avdeling Steinkjer Eventuelt 12/2 007/13 Referatsaker 008/13 Fylkeskommunalt fellesarrangement med politisk parti Prinsipielle forhold 009/13 Orientering fra sekretær Oppsummering etter møte med revisjonen 010/13 Selskapskontroll eierskapskontroll, Bomvegselskapene Innspill til prosjektplan 011/13 Forvaltningsrevisjonsrapport Akvakulturforvaltning, Kvalitet i saksbehandlingen 012/13 Orientering fra sekretær Studietur til Brussel- Status planlegging 013/13 Fylkesrådet orientering. Fylkeskommunalt fellesarrangement med politisk parti 13/3 014/13 Referatsaker 015/13 Besøk ved Statens vegvesen, avdeling Steinkjer - Oppsummering 016/13 Henvendelse til kontrollutvalget Anmodning om gjennomgang av praksis for tilleggsbestillinger og investeringer til samferdselsformål. 017/13 Selskapskontroll eierskapskontroll. Bomvegselskapene - Prosjektplan 018/13 Kontrollutvalgets informasjons- og kommunikasjonsstrategi 019/13 Orientering fra sekretær Midtnorsk konferanse i september - Planlegging 7/4- Studietur til Brussel 10/4 8/4 020/13 Referatsaker 021/13 Orientering fra revisor Brev nr 2 til kontrollutvalget 022/13 Nord-Trøndelag fylkeskommune fylkeskassen. Årsregnskap, årsberetning 2012 Kontrollutvalgets uttalelse. 24/4 023/13 Referatsaker 024/13 Orientering fra revisor Oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget 025/13 Orientering fra revisor

20 Vedrørende revisjon av fylkesvegene 026/13 Orientering fra revisor 027/13 Studietur til Brussel april - Oppsummering 29/5 028/13 Referatsaker 029/13 Forvaltningsrevisjon - Nye Steinkjer videregående skole del II Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfasen 030/13 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede. 031/13 Budsjettjustering på bakgrunn av regnskapsresultatet for /13 Orientering fra revisor 11/6 033/13 Referatsaker 034/13 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 035/13 Orientering fra revisor 4/9 036/13 Referatsaker 037/13 Forvaltningsrevisjon - igangsetting 038/13 Selskapskontroll - bomvegselskapene 039/13 Oppdragsansvarlig revisor Den årlige uavhengighetserklæring 040/13 Besøk ved videregående skole - Planlegging 041/13 Justering av reglement for kontrollutvalget 042/13 Kontroll og tilsyn - Budsjettjustering /13 Kontroll og tilsyn, forslag til Budsjett 2014 økonomiplan /10 044/13 Referatsaker 045/13 Orientering fra revisor Revisjonsstrategi /13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Oppfølgingstjenesten i NTFK - prosjektplan 6/11 047/13 Oppsummering - Besøk ved Inderøy videregående skole 048/13 Referatsaker 049/13 Orientering fra revisor 050/13 Innspill til virksomhetsplan med møteplan /12 051/13 Referatsaker 052/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - igangsetting av nytt prosjekt 053/13 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering til fylkestinget 054/13 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 055/13 Virksomhetsplan med møteplan 2014

21 4.2 Organisasjonskart Organisasjonskart pr

22 4.3 Reglement for kontrollutvalget (Vedtatt av fylkestinget i sak 08/52, og sist endret i sak 61/13) 1. Lovgrunnlaget for fylkeskommunens kontrollfunksjon: Nord-Trøndelag fylkeskommunes samlede kontrollfunksjon utøves innenfor: Kommuneloven (KL) kapittel 12, ( 76-80): Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. Forskrifter om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (KF), 1-22, fastsatt av Kommunaldepartementet den 15. juni 2004 med hjemmel i KL 77 nr. 11, nå nr 10. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (RF), 1-23, fastsatt av Kommunaldepartementet den 15. juni 2004 med hjemmel i KL 78 og 79. Dette reglementet gir utfyllende bestemmelser utover ovennevnte lovverk. 2. Valg og sammensetning av kontrollutvalget: Fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning, (KL 77.1). Utvalget skal ha 5 medlemmer. Fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget,(jf. KL 77.1) Medlemmene velges blant fylkestingets faste medlemmer, og varamedlemmer velges blant fylkestingets varamedlemmer (jf. fylkestingets sak 08/13). Fylkestinget velger selv leder og nestleder, som velges blant kontrollutvalgets medlemmer. (jf. KL 77.1) Leder og nestleder av kontrollutvalget velges fra de partiene som ikke er representert i den politiske grupperingen bak fylkesrådet. Utelukket fra valg er fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av fylkesråd, medlem og varamedlem av fylkestingskomité etter 10 a (skråstilt gjeldende fra 1/ ) og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. Valg til kontrollutvalg skal skje på det konstituerende møtet etter valg av fylkesråd og valg av fylkesordfører og varafylkesordfører, jf KL 17 nr 2 Fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer (jf. KL 77,3) 3. Valg/ansettelse av revisor og kontrollutvalgets sekretariat: Fylkestinget velger/ansetter selv revisjonsordning og revisor, etter innstilling fra kontrollutvalget. (jf. KL 78.3 og 4). Det samme gjelder ved suspensjon/oppsigelse/avskjedigelse av ansatt revisor eller opphør av avtale med ekstern revisor. Kontrollutvalget ivaretar kontrollfaglige bestiller- og tilsynsfunksjoner overfor valgt revisor. Fylkestinget velger/ansetter selv eget sekretariat, etter innstilling fra kontrollutvalget. Det samme gjelder ved oppsigelse/opphør av avtale med sekretariatet.

23 Kontrollutvalgets sekretariat forestår saksbehandling og innstillinger overfor utvalget i ovennevnte saker. Lederen i kontrollutvalget forestår saksutredning og innstilling i saker hvor utvalgets sekretariat er inhabil. 4. Saksbehandling, saksutredninger, mv Fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov (jf. forskrift om kontrollutvalg 20). Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og at utvalgets vedtak blir iverksatt (jf. forskrift om kontrollutvalg 20). Den som utfører revisjonsoppgaver for fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget (jf. forskrift om kontrollutvalg 20). Regelverket for saksbehandling og behandling av kontrollsaker følger forøvrig av det generelle regelverket for offentlig saksbehandling, herunder i Kommuneloven, Forvaltningsloven, Offentleglova mv. 5. Kontrollutvalgets møter Den alminnelige bestemmelsen om møteoffentlighet i KL 31 gjelder nå også for kontrollutvalget. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Hvis møtelederen eller vedkommende organ krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte. Møtelederen skal etter anmodning gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet. 6. Overordnet idegrunnlag for fylkeskommunens kontrollfunksjon: Fylkeskommunens kontrollfunksjon skal ivareta lovgivers krav, samt oppfylle kontrollmessige behov hos fylkestinget, kontrollutvalget og øvrige legitime interessenter. Kontrollmessige vurderinger og prioriteringer skal være styrt ut ifra ovennevnte krav og brukerbehov. Fylkestinget, kontrollutvalget og dets sekretariat, samt revisjonen skal innenfor rammen av lovgivningen opptre og framstå som en samlet, koordinert, omforent og effektiv kontrollorganisasjon.

24 Kontrollorganene skal i fellesskap påse og aktivt bidra til at fylkeskommunen ivaretar alle sine oppgaver og forpliktelser på en effektiv måte, og derved oppnår allmenn samfunnsmessig tillit. Kontrollorganene forutsettes herunder å bidra aktivt i fylkeskommunens utviklings-, omstillings- og effektiviseringsprosesser, herunder avdekke svakheter og gi konstruktive innspill til forbedringer i administrativ organisering og driftsopplegg, plan- og rapporteringssystemer, internkontrollsystemer, m.v. 7. Kontrollorganenes arbeidsområder og oppgaver: Kontrollutvalgets lovbestemte arbeidsområde og oppgaver er i hovedsak regulert i Kommunelovens kapittel 12 - spesielt 77, samt Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget skal dertil i særlig grad ivareta de spesielle kontrollmessige utfordringer, krav og behov som følger av at Nord-Trøndelag har valgt en parlamentarisk styringsmodell. Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sin virksomhet til fylkestinget (jf.. KL 77.6 ). Kontrollutvalget skal på fylkestingets vegne forestå det løpende tilsynet med den fylkeskommunale forvaltningen (jf. KL 77.1). Videre skal kontrollutvalget påse (jf. KL 77.4): at fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger, ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger Kontrollutvalget skal påse (jf. KL 77.5): at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll) I tilknytning til sin spesielle parlamentariske rolle, skal kontrollutvalget til fylkestingets samlinger i hhv juni og desember og ellers når det er påkrevet framlegge regelmessige kontrollsaker basert på fylkesrådets rapportering, med følgende deltemaer: 1. Gjennomgang og vurdering av om fylkesrådets anvendelse av fylkestingets enekompetanse (jf. hastefullmakt iht. kommunelovens 13) er innenfor rammen av lovens krav (hastefullmaktsoppfølgning) 2. Gjennomgang og vurdering av om øvrige vedtak i fylkesrådet siden forrige fylkestingssamling er lovlige og ligger innenfor delegert vedtaksmyndighet fra fykestinget (lovlighetsoppfølgning) 3. Gjennomgang og vurdering av fylkesrådets viderebehandling av forslag som er blitt oversendt fra fylkestinget (forslagsoppfølgning)

25 Kontrollutvalget skal i offentlige høringssaker som vedrører kontrollfunksjonen spesielt, avgi innstilling til fylkestinget, som selv avgir høringsuttalelse på vegne av fylkeskommunen. Dersom høringsfristen i slike kontrollrelaterte saker tilsier at fylkestinget selv ikke rekker å avgi høringsuttalelse i tide, kan kontrollutvalget avgi høringsuttalelse på vegne av fylkeskommunen. Kontrollutvalget skal for øvrig gjennomføre uavhengig utredninger eller granskninger som fylkestinget pålegger. Kontrollutvalgets leder eller en tredjedel av kontrollutvalgets medlemmer kan kreve at det blir iverksatt gransking (undersøkelse innenfor kontrollutvalgets vedtatt budsjett og økonomisk handlingsrom) og innhenting av informasjon i spesielle saker. Dette for å ivareta mindretallets (opposisjonens) rettigheter innenfor et parlamentarisk styringssystem. Kontrollutvalget skal ta standpunkt til, og etter egen vurdering eventuelt iverksette uavhengig utredning eller granskning, når anmodning om dette kommer fra en eller flere av følgende instanser: Tre eller flere av fylkestingets medlemmer En fylkestingskomite Et parti representert i fylkestinget Fylkesrådet Fylkesordfører For at kontrollorganene skal kunne ivareta en helhetlig og effektiv forvaltningskontroll med all fylkeskommunal virksomhet, gis kontrollutvalget eller den som utvalget bemyndiger, generell observatørstatus i alle fylkeskommunale organer, med unntak for fylkesrådets lukkede møter. 8. Overordnet eiertilsyn og selskapskontroll med fylkeskommunale selskaper mv.: Kontrollutvalget skal ivareta kontroll med forvaltningen av vesentlige fylkeskommunale interesser i selskaper mv., jf. KL Kravet til habilitet under kontrollutvalgets utøvelse av lovbestemt selskapskontroll, medfører at medlemmer av kontrollutvalget ikke bør være medlemmer av styringsorganer i selskaper som omfattes av slik selskapskontroll. (jf. fylkestingets vedtak i sak 08/13). I forbindelse med selskapskontrollen kan kontrollutvalget, eller den som utvalget bemyndiger, foreta alle de undersøkelser som kontrollutvalget finner nødvendig. Kommunelovens generelle kontrollbestemmelser samt dette reglementets idegrunnlag skal så langt de passer legges til grunn også for overnevnte selskapskontroll. Selskapskontrollen kan utøves både innenfor fylkeskommunen og innenfor det enkelte selskap, når formelle forhold tillater dette. Fylkeskommunens valgte representant(er) overfor/innenfor fylkeskommunale selskaper, skal så langt dette er mulig og lovlig, sørge for at fylkeskommunens kontrollinteresser blir ivaretatt og tilrettelagt innenfor det enkelte selskap. Det forutsettes at forholdene for øvrig legges til rette for at kontrollutvalget kan utøve selskapskontroll i nødvendig omfang.

26 Ved inngåelser av kontrakter og avtaler mellom fylkeskommunen og tredjepart, skal det etter kontrollutvalgets behov innarbeides klausuler betingelser om innsynsrett for og informasjonsplikt overfor fylkeskommunens kontrollorganer vedrørende forhold i tilknytning til vedkommende avtale. Kontrollutvalget kan på fylkestingets vegne og i nødvendig grad vedta ytterligere føringer og presiseringer vedr. selskapskontrollen, i den grad fylkestinget ikke selv har vedtatt - eller innen rimelig tid rekker å vedta slike føringer. 9. Overordnet planlegging og rapportering av kontrollvirksomheten: Kontrollutvalget forestår på fylkestingets vegne planlegging av og faglig tilsyn med all kontrollvirksomhet innenfor og i tilknytning til fylkeskommunen. Det skal årlig utarbeides hhv. Virksomhetsplan, økonomiplan/årsbudsjett samt årsrapport for den samlede kontrollvirksomheten. Virksomhetsplanen er fylkeskommunens operative plan for gjennomføring av kontrollvirksomheten, og skal inkludere både lovgivningens krav og de kontrollmessige behov som til enhver tid er prioriterte, herunder kontrollmessige føringer fra fylkestinget. Virksomhetsplanen vedtas årlig av kontrollutvalget på vegne av fylkestinget. Virksomhetsplanen justeres fortløpende gjennom året ved behov, og minimum etter første halvår. Fylkestinget skal dessuten vedta periodiske planer for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, som innarbeides i de årlige virksomhetsplanene (se forskrift om kontrollutvalg 10 forvaltningsrevisjon og 13 selskapskontroll). Økonomiplan og årsbudsjett for kontrollvirksomheten vedtas årlig av fylkestinget, etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets innstilling og premisser oversendes fylkestinget som særskilt vedlegg til årlig sak vedr. fylkeskassens økonomiplan og årsbudsjett (se forskrift om kontrollutvalg 18). Årsrapport for kontrollvirksomheten forelegges fylkestinget som egen sak, etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets rapportering for øvrig skjer innenfor rammen av gjeldende lov og forskrifter. 10. Fullmakter for kontrollsektoren. Kontrollutvalget utøver overordnet og løpende administrativt og økonomisk tilsyn med den samlede kontrollvirksomheten, på fylkestingets vegne. Kontrollutvalget gis alle beslutningsfullmakter vedr. den samlede kontrollvirksomheten, som ikke ved lov, vedtak eller på annen måte er tillagt andre organer, herunder: Kontrollutvalget delegeres bestillingsfullmakt, fordelingsfullmakt, attestasjonsfullmakt og anvisningsfullmakt for budsjettområdet Tilsyn og kontroll, i henhold til budsjettreglement vedtatt av fylkestinget.

27 Kontrollutvalget kan helt eller delvis videredelegere ovennevnte fullmakter til utvalgets leder og nestleder. Når det gjelder leders personlige forhold ligger anvisningsmyndigheten til fylkesordføreren. Bestillings- og attestasjonsfullmakt kan også gis til kontrollutvalgets sekretariat. Når det gjelder lederens sine personlige forhold, skal utvalgets nestleder/sekretariat forestå saksbehandling. Eventuell beslutning i saker som er av prinsipiell art ligger til fylkesordføreren. Når det gjelder øvrige utvalgsmedlemmer, skal lederen i utvalget forestå saksbehandling og eventuell beslutning i saker som er av prinsipiell art

28 SAK 006/14 BESØK VED MUSEET MIDT IKS M.M - PLANLEGGING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 006/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget slutter seg til vedlagte agenda, og ber sekretær tilrettelegge for besøk ved Museet Midt m.m. den 5. mars Vedlegg 1. Kontrollutvalgets agenda for besøk ved Museet Midt 2. Årsmelding for Museet Midt IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets årsplan Forskrift om fredning av Sør-Gjæslingan kulturmiljø, Vikna kommune, Nord- Trøndelag Saksopplysninger For å gjøre seg nærmere kjent med de ulike områdene innenfor den fylkeskommunale virksomhet har kontrollutvalget en praksis med å invitere seg ut på besøk hos noen av fylkeskommunens virksomheter hvert år. I forbindelse med behandlingen av årsplanen for 2014 uttrykte kontrollutvalget et ønske om å besøke Museet Midt IKS. I tillegg til å besøke Museet Midt IKS ønsket også kontrollutvalget samtidig orientering om Norveg og Sør Gjæslingan. Museet Midt IKS er et interkommunalt selskap der Nord-Trøndelag fylkeskommune, Namsos kommune, Vikna kommune har en eierandel på 25 % hver, og de siste 25 % er fordelt mellom kommunene Grong, Lierne, Namsskogan, Overhalla, Nærøy og Fosnes. Museet Midt IKS er det konsoliderte museet for Namdalen og består av: Kystmuseet i Nord-Trøndelag/Norveg Norsk Sagbruksmuseum Namdalsmuseet Kunstmuseet Nord-Trøndelag samt museene og bygdesamlingene i Grong, Lierne, Namsskogan, Overhalla, Nærøy og Fosnes. Fylkeskommunen har eieransvar i Museet Midt IKS, men ikke for Norveg og Sør Gjæslingan.

29 Fylkeskommunen har gitt betydelig tilskudd til både Norveg fylkets tusenårssted og Sør Gjæslingan. Fylkeskommunen har gjennom brev fra Riksantikvaren, datert , blitt gitt fullmakt til å utøve forvaltningsmyndighet innenfor det fredete kulturmiljøet, Sør- Gjæslingan. Her har fylkeskommune ansvar for forvaltning i henhold til fredningsforskriften, og kan gi dispensasjon for bl.a. byggesaker, fiskeoppdrettskonsesjoner, taretråling m.m. innenfor fredningsarealet. Fylkeskommunen administrerer også tilskudd fra Riksantikvaren og er rådgiver overfor kommune og eiere. Vurdering Kontrollutvalget har et ansvar for å følge opp at fylkeskommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper. I plan for selskapskontroll er en kontroll av Museet Midt IKS prioritert som 4. prosjekt og forventes igangsatt i Et besøk ved Museet Midt vil gi kontrollutvalget mer kunnskap om selskapet og det ansvar som er lagt til det. Denne kunnskapen vil være nyttig ifm fremtidig selskapskontroll, men antas også nyttig for den forvaltningsrevisjon vedrørende kulturminneforvaltning som nå er satt i gang. Kontrollutvalget skal på fylkestingets vegne forestå det løpende tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning. Gjennom å gjøre seg bedre kjent med det fredede kulturmiljøet Sør-Gjæslingan kan kontrollutvalget ev. senere be om informasjon om hvordan fylkeskommunen faktisk utøver sin forvaltningsmyndighet iht til Riksantikvarens delegasjon. Selv om kontrollutvalget ikke direkte har en rolle ifh til Kystmuseet i Nord-Trøndelag/Norveg vil informasjon om bygget og en omvisning i bygget innbefattet utstillingene være et interessant innslag. Utkast til agende for besøket er vedlagt saken. Kontrollutvalget gis med dette en mulighet til å komme med innspill til agenda i tillegg til å forberede ev. spørsmål som ønskes belyst ved besøket.

30 Kontrollutvalgets agenda for besøk ved Museet Midt IKS m.m. Tid Tema Ansvar Presentasjon av kontrollutvalget. Kontrollutvalgets plass og ansvar i forhold til Fylkestinget Presentasjon av Museet Midt IKS Med fokus på hovedoppgaver og mål Vedlegg 1sak 006/14 Leder av kontrollutvalget Ola Morten Teigen Alle presenterer seg Daglig leder, evt. andre ansatte Orientering om og omvisning på Norveg (Gjelder både bygget Norveg og utstillig(er)) Daglig leder Museet Midt, evt. andre ansatte Lunsj i Restaurant Norveg Daglig leder Museet Midt evt. andre ansatte Orientering om Sør Gjæslingan Daglig leder Museet Midt, evt. andre ansatte Oppsummering og avslutning Leder av kontrollutvalget