ORGANISASJONSPLAN KM helg Telemark og Vestfold skikrets Storås, Stokke

Transkript

1 ORGANISASJONSPLAN KM helg Telemark og Vestfold skikrets Storås, Stokke Klubbene Stokke og Oseberg arrangerer KM helg (kretsmesterskap) i Stokke Skianlegg, Storås. Det blir 2 dager med langrenns-fest som vi håper at du har lyst til å delta på! Lørdag 11 februar: KM sprintstafett, fristil, klassevis fellesstart Søndag 12 februar: KM langdistanse, fristil, individuell start Første start kl 11:00 begge dager. Løypene stenger fra kl 10:30 for all oppvarming/skitest, etc. Dette er viktigste dugnadsinnsats denne sesongen. Vi håper derfor at alle som er satt opp på oppgaver vil stille opp og bidra til et godt og vellykket renn. Dersom du ikke står på lista og ønsker å bidra, ta kontakt med rennleder! Alle poster er med hensikt godt bemannet slik at alle skal få anledning til å følge opp egne barn når de er i aksjon! Det er hyggelig om flest mulige stiller opp denne dagen, og ikke minst - heier på våre utøvere! For øvrig vil det være behov for mange kakebakere!! (gi et hint til kioskansvarlig, Astrid Haukvik) Ansvarlig for hver oppgave avklarer når dere må møte på renndagene. Vi ønsker oss stor renndeltagelse fra våre egne utøvere på årets KM helg for Stokke og Oseberg! Alle oppgave ansvarlige må sørge for å skaffe det utstyr som er nødvendig for eget ansvarsområde. De må ta kontakt med og organisere mannskapet sitt. Alle som er satt opp som mannskap, må ta kontakt med sin leder og bekrefte at de stiller, eventuelt melde fra at de ikke har anledning. Hvis du ikke har anledning til å stille håper vi du selv kan jobbe for å finne en erstatter. Rennleder: Christian Ekeberg (lørdag) chrieke@online.no Jens Møystad (søndag) jens.moystad@icloud.no Ass. Rennleder: Jens (lørdag) og Christian (søndag) TD: Lørdag: Johhny Polsrød, Gulset IF Ski Søndag: Hege Christin Melbye, Svarstad IL Rennjurie: TD (leder), rennledere, og løypesjef Måldommer: Karl Tangen 1. Løypegjeng Horntvedt Tom Stokke Ansvarlig Harm Yngvar Stokke Sørby Per Stokke Fjeld Anders Stokke Opstad Jon Arne Tidligere Løypevakt Stokke Løypesjefen tar tidlig kontakt med leder Edvard Gundersen og Tom Horntvedt i Stokke IL for å avklare og avtale oppkjøring av løyper. Løypesjef planlegger løyper i samarbeid med sportslig leder og tegner og henger opp løypekart i forkant av rennstart. Det er ikke reserve arena. 1

2 Løypemannskapet har ansvar for at løypene er i best mulig stand og skal sørge for tydelig merking og sikring av utsatte partier. Startfelt skal merkes. Mannskapet skal også sørge for vakthold slik at løperne ikke blir hindret eller forstyrret i sine løp. Det er viktig at alle løpere får så like forhold som mulig, vær derfor på plass ute i løypene mens rennet pågår! NB! Løperne er selv ansvarlig for å gå riktig. Det er derfor svært viktig at løypa er tydelig og godt merket. Løpere som eventuelt går feil eller passerer eller hindrer andre løpere på ureglementert måte skal rapporteres til rennkontoret og TD. Lagoppsett forutsetter 9 spor for stafett fellestart lørdag. Løypegjeng gir beskjed til rennkontor ved reduskjon i antall løyper. 2. Plass, klargjøre arena, parkering Elverum Lars larse2@vfk.no Stokke Ansvarlig Moen Erik Riis Stokke Moen Larsen Ruben Stokke Hangerhagen Lars Stokke Thokle Øyvind Johansen Arne Rolf Tidligere Parkering/Program Stokke Bogstad Aksel Tidligere Parkering/Program Stokke Revetal Viggo Tidligere Parkering/Program Stokke Alsteberg Johnny Tidligere Parkering/Program Stokke Hidle Thomas Tidligere Parkering/Program Stokke Sørby Per Tidligere Parkering/Program Stokke Skaug Jarle Tidligere Parkering/Program Stokke Ankersen Vidar Oseberg Plassjef planlegger for tilstrekkelig antall parkeringsplasser og avtaler eventuell brøyting. Plassmannskapet har ansvar for tilrigging ute utenom løypene (rekkverk etc). De sørger for nødvendig merking og anvisning til parkeringsplasser. De skal også kreve inn parkeringsavgift (kr. 60,-) og sette opp stativer/tavler der pkt 7 Rennkontor kan sette opp start- og resultatlister. Plassmannskapet kan også benyttes til andre oppgaver. Husk vekslepenger og veske. Avtales med kasserer. 3. Start Borg Fredrik Sørli fredriksorliborg@gmail.com Stokke Ansvarlig Fredriksen Simen Stokke Bjørnstad Tore Stokke Thokle Jan Eirik Stokke Skadal Thomas t skada@online.no Oseberg Har ansvar for tilrigging og nedrigging av startområdet. Sørge for å holde skjema og start i henhold til programmet. Mannskapet må organisere seg med opproper og starter(e). Må holde kontakt med rennkontoret. Startsjef og målsjef justerer og igangsetter tidtaking. Startklokke og startpistol. 2

3 4. Mål (ta inn startnummer og brikker) Tangen Karl Oseberg Ansvarlig Hertel Jens Kristoffer Oseberg Dahl Carl Erik Oseberg Lindhagen Henrik Oseberg Skadal Thomas Oseberg Askjer Harald Oseberg Moen Kjetil Oseberg Kjølner Eivind Stokke Seeberg Jan Thomas Oseberg Kjærås Lars Jørgen Oseberg Har ansvar for opprigging og nedrigging av målområdet. Sørger for at tidtakerutstyr/klokker er på plass. Er ansvarlige for riktig tidtaking og fortløpende rekkefølge ved målpassering. Fullstendige tidtakerlister med utregnede tider og måldommerlister leveres på rennkontoret snarest mulig for hver aldersklasse. Alle lister må nummereres. Startsjef og målsjef justerer og igangsetter klokker/tidtaking. Husk å lage måldommerlister på forhånd. Videofilming av målgang. Denne oppgaven bør koordineres godt med pkt 5 Tidtaking og resultatservice, pkt 7 Rennkontor, og pkt 9 Drikke ved målpassering. 5. Tidtaking og resultatservice Holm Otto otto.holm@online.no Stokke Ansvarlig Solberg Kjetil kjetil@oseberg.biz Oseberg Ansvarlig Flaatten Patrick flaatten p@hotmail.com Oseberg Korsane Sigbjørn skorsane@online.no Stokke Berg Christian Christian.Berg@ssn.no Oseberg Gundersen Edvard Stokke Smitt Ronny ronny@smitt.no Stokke Sprintstafett: Ikke brikker. Excel ark fra Oseberg. For målvideo pkt 4 Mål. 6. Speaker Pedersen Frank frank.pedersen@triathlon.no Oseberg Ansvarlig søndag Ekeberg Christian chrieke@online.no Oseberg Ansvarlig lørdag Hertel Jens Kristoffer jkhertel@gmail.com Oseberg lørdag Audun Semb audunsemb@gmail.com Oseberg lørdag Ansvarlig for speakertjeneste med informasjon, resultatservice og musikk. Samarbeider tett med rennkontoret og målsjef. 7. Rennkontor (program, startlister og startnummer) 3

4 Ellen Rivenes Oseberg Ansvarlig Elisabeth Aune Oseberg Nina Skovly Oseberg Charlotte Riis Stokke Rød Gro Anita Stokke Audun Semb Oseberg Rennkontoret er ansvarlig for å bistå ved påmelding, mottak av etteranmeldelser, klargjøring og utdeling av startnummer, produksjon av startlister og kontroll av startlisenser. Rennkontoret er ansvarlig for at korrekte resultatlister henges opp så snart som mulig. Resultatlister produseres fortløpende i tidtakerbua. Rennkontoret skal også sørge for endelige resultatlister og at klubbene og presseansvarlig får kopi. Husk å ta med kopipapir og kontormateriell. Benytt Min-ski appen for lisens. NSF forenkler rutinene for engangslisens. Det trykkes ikke opp program. Rennkontor skriver ut startlister som: 1) Legges ut digitalt på: eq timing, TVSK, OsebergSkilag.com??? 2) og henviser til resultatlister i pkt 1 overfor 3) Henges opp på tavler laget av pkt 2 Plass, klargjøre arena, parkering Lagoppsett forutsetter 9 spor for stafett fellestart lørdag. Løypegjeng gir beskjed til rennkontor ved reduskjon i antall løyper. 8. Publisering av data og kontakt med media Berg Christian christian.berg@ssn.no Oseberg Ansvarlig Otto Holm otto.holm@online.no Stokke Sørensen Erik erik.sorensen@hit.no Oseberg Publisering av resultater (mottatt fra rennkontoret) og bilder på og innsending av de samme til Kontakte TønsbergsBlad i forkant av stevnet. Sørge for publisering i TB og Ta bilder under rennet. Ansvarlig fra Stokke legger inn samme informasjon på 9. Drikke ved målpassering Pardeep Kodial pkk73@online.no Oseberg Ansvarlig Lørdag Lars Georg Gjertsen Stokke Sigbjørn Korsane Stokke Grete Lie Friis Oseberg Søndag Hans Petter Johannessen Oseberg Pardeep Kodial pkk73@online.no Oseberg 4

5 Skal sørge for at løperne får varm drikke etter målpassering, samle inn startnummerne og ordne disse i riktig rekkefølge. Kiosk anskaffer kopper og saft som hentes i kiosk. Denne oppgaven bør koordineres godt med pkt 4 Mål 10. Kiosk og kjøkken Astrid Løvik Haukvik astridlhaukvik@gmail.com Oseberg Lørdag kl OPPMØTE KL , GJØRE ISTAND KIOSKEN Annette Ustad ouandersen@gmail.com Eva Grethe Randby hans.randby@sf nett.no Astrid Haukvik astridlhaukvik@gmail.com Ann Kristin Fet Støtvig eiler_r_s@hotmail.com Marianne Gjelsås Ansvarli g Lørdag kl 13 slutt Kristian Lunde kristian.lunde@gmail.com Janne Foyn janne.foyn@scandicamerican.co m Linn Westeng Jeppsson lwesteng@gmail.com Eva Linn Høyte henninghoyte@gmail.com Eva Stokke Ski Søndag kl OPPMØTE KL , GJØRE ISTAND KIOSKEN Anne Holm anne.holm.moen@siv.no Ellen Aas Svindland ellen_aas@hotmail.com Eva Bergh Pedersen eva.bergh.pedersen@siv.no Camilla Løvik cclovik@hotmail.com Grete Hangerhagen Søndag kl 13 slutt RYDDE OG VASKE KIOSK SØNDAG ETTER SLUTT Kathrine G. Ekeberg Kaeke76@gmail.com Frank Monrad Boge frank.boge@gmail.com Anette Fischer tom krib@online.no Marit Skiaker marit.skiaker@gmail.com Grete Hangerhagen Ansvarlig for å rigge til kafeteria og kiosksalg. Må være klart i god tid før rennet starter. Ordner alle innkjøp, også drikke til løpere. Etter rennet må det ryddes, vaskes og settes på plass på kjøkken og i kafeterian. Telling og levering av penger til kasserer. Husk vekslepenger. Med hensikt er det satt på mange personer i denne gruppen, og det bør derfor settes opp to skift, samt en fordeling av ryddeansvar etter avalutning Viktig at en rutinert tidligere kiosk funksjonær fra Stokke deltar Kiosk skaffer kopper og saft til pkt 9 Drikke ved målpassering. 5

6 Snakke med Joran Sørlie om å benytte kaldtlager som kiosk og oppholdsrom. Tom Horntvedt bruker dugnadsgjeng til å forberede kaldtlager. 11. Kasserer Haukvik Jarle Oseberg Ansvalig Skaug Jarle Stokke Ansvalig Skaffer vekslepenger til parkeringsvakter, kiosk og rennkontor. Tar med dokumentasjon på rennforsikring som skal forevises TD. Jarle Skaug oppretter en ny Vipps konto for KM helg 12. Premier Steinar Jensen Strand Oseberg???????????? Ansvarlig Organisere og foreta premieutdelingene. Skjer fortløpende etter hvert som de forskjellige klassene blir ferdige med sine renn. Speaker opplyser om dette. 300 stk glasstatue 32 kr/stk eks mva 500 stk langrennstatuett 14,50 kr/stk eks mva Olympia Sport kommer med tilbud trekkepremier/pallplassering), ref Terje Pedersen Steinar sjekker med krets vedr KM medaljer og diplom 13. Oppfølging av sponsorer Ekeberg Christian Oseberg Moystad Jens Stokke De som står oppført under oppfølging av sponsorer, tar kontakt med de sponsorene hvor vi har forpliktet oss til å reklamere for under Osebergrennet slik at bannere er hengt opp i god tid før rennstart. Sponsorer inviteres også til å over være arrangementet. 14. Påmelding Ekeberg Christian chrieke@online.no Oseberg Lørdag Moystad Jens jens.moystad@me.com Stokke Søndag Bjelland Stein stein.bjelland@sf nett.no Oseberg Laugerud Stein stein.laugerud@gmail.com Oseberg Camillo Wille Jon joncwille@yahoo.no Oseberg Foyn Sigurd Jon sigurd.foyn@hotmail.com Oseberg Sletten Stig advsos@online.no Oseberg 6

7 Friis Knut Erik Oseberg Bjørgum Terje Oseberg Danielsen Kristin Oseberg Brataas Svein Oseberg Mæland Andreas Oseberg Akerholt Ole Petter Oseberg Lanes Torgrim Oseberg Osnes Jørn Oseberg Klophmann Stein Oseberg Påmelding KM sprintstafett (lørdag 11 februar) Lagspåmelding er kun mulig gjennom klubbens administrasjonssystem SportsAdmin. Kontakt leder eller påmeldingsansvarlig i din klubb Løperbank sprint stafett lyst til å delta, men du vet ennå ikke hvem du skal gå sammen med? Meld deg på, så forsøker vi etter beste evne å sette sammen lag (utenfor KM konkuranse). Skulle vi ikke lykkes med å finne din partner, vil du få beskjed dagen før rennet. Samlet påmelding fra hver klubb innen onsdag 8. februar til epost: osebergskilag@gmail.com Internt Oseberg og Stokke: Utøvere trenger ikke finne stafett partner. Send navn, fødselsdato, klasse og klubb til osebergskilag@gmail.com innen TIRSDAG 7 februar KM langdistanse (søndag 12 januar) Ordninær påmelding (minidrett.no) Sende ut påminnelse til klubber med invitasjon, få TVSK til å dele Facebook innlegg Tom-Kristian kan bidra 15. Garderober, rengjøring og låsing Fredrik Borg fredriksorliborg@gmail.com Stokke Ansvarlig Terje Pedersen Oseberg Tom Kristian Berg Oseberg Jon Hagen Oseberg 16. Lege / førstehjelp Tafjord Hilde Hilde.Tafjord@gmail.com Oseberg LEGE Bemanning snøscoter: Jan Eirik Thokle Bistå de som eventuelt skader seg under arrangementet. Stokke har operasjonell snøscoter, hjertestarter og førstehjelpskoffert. Fredrik Borg organiserer sjåfør scoter. Ansvarlig innen hver gruppe er ansvarlig for at alt nødvendig utstyr og materiell er på plass og at alle funksjonærer kommer. 7

8 Møt opp i god tid. Dersom du ikke kan møte ta kontakt med ansvarlig for arbeidsoppgaven. Har du andre spørsmål, ta kontakt med Christian Ekeberg eller Jens Møystad. Vel møtt og lykke til! 8