Hva har du gjort de siste 12 årene?

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Hva har du gjort de siste 12 årene?"

Gisle Økland
9 år siden
Visninger:

1 Fjorden Baby! Foto: promo Hva har du gjort de siste 12 årene? Norsk Arkivråd Region Øst Frokostmøte 9. mars 2011 Anne Mette Dørum, Riksarkivet 1

2 Har du sjekka arkivlokalene dine? Plassering, dimensjonering og drift? Vern mot vann og fukt? Vern mot brann og skadelig varme? Vern mot klima og miljø? Vern mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang? For nå er tiden snart ute! 2

3 Hva er et arkivlokale ( 4-1)? Alle rom der det oppbevares arkivmateriale overlengre tid, er å regne som arkivlokale Arkivlokalet kan være vanlig kontorrom eller spesialrom for arkiv Arkivlokalene skal gi arkivmaterialet vern mot: Vann og fukt Brann og skadelig varme Skadelig påvirkning fra klima og miljø Skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang 3

Arkivlokalet kan være vanlig kontorrom eller spesialrom for arkiv Arkivlokalene skal

4 Plassering av ulike typer arkiv ( 4-2) Eldre og avsluttet arkiv skal plasseres i spesialrom for arkiv Eldre arkiv = arkiv som er mer enn år gammelt Avsluttet arkiv = arkiv etter organ som er nedlagt eller har avsluttet virksomheten sin Bortsettingsarkiv (= arkiv som er tatt ut av aktivt arkiv og satt bort et annet sted) skal så langt råd er plasseres i spesialrom for arkiv, men kan også være i vanlige kontorrom hvis det er i hyppig bruk Dagligarkiv (= aktivt arkiv) kan plasseres i vanlige kontorrom Begrepet vanlige kontorrom er ugreit ettersom det stilles strenge krav her også. 4

arkiv og satt bort et annet sted) skal så langt råd er plasseres i spesialrom for arkiv, men kan også være i vanlige kontorrom hvis det er i hyppig

5 Plassering og utforming alle arkivlokaler ( 4-3 og 4-4) Plassering Arkivlokalene skal plasseres slik i bygningen at arkivmaterialet er godt beskyttet mot indre og ytre trusler Kapasitet I forbindelse med flytting, omorganisering, nybygg e.l. skal det tas hensyn til behovet for arkivlokaler i årene fremover. Dagligarkiv for papir dimensjoneres for to arkivperioder ( 8 10 år). Bortsettingsarkivet må romme materiale for tiden fram til det skal avleveres til arkivdepot, dvs 30 års tilvekst. Bæreevne Det skal være tilstrekkelig bæreevne i golv og reoler til å tåle vekten av arkivmaterialet. Hyller som skal bære dokumenter i A4-format, bør tåle 60 kg/hyllemeter. 5

Dagligarkiv for papir dimensjoneres for to arkivperioder ( 8 10 år).

6 Utforming spesialrom for arkiv I spesialrom for arkiv skal reoler være av ikke brennbart materiale I spesialrom for arkiv skal det ikke lagres andre ting som reduserer sikkerheten til arkivene. I spesialrom for arkiv skal arkivmaterialet ikke stå tett inntil vegg og tak eller rett på golvet. 6

andre ting som reduserer sikkerheten til arkivene.

7 Drift alle arkivlokaler ( 4-5) Arbeidsplass for arkivpersonalet Både i dagligarkiv og bortsettingsarkiv bør personalet enkelt og rasjonelt kunne utføre sine oppgaver. Det skal være tilstrekkelig gulvplass til å kunne hente og transportere arkivmateriale. Lokalet ha godt arbeidslys og være utstyrt med arbeidsbord i passende høyde. Tilsyn og renhold Alle arkivlokaler skal ha fast tilsyn og renhold. Bør være tilsyn minst en gang i uka og renhold minst en gang i måneden. Dersom det går vannrør gjennom arkivlokalet, bør tilsynet være hyppigere enn en gang pr uke. Formålet med tilsyn er at det raskt kan bli oppdaget eventuelle skader på arkivmaterialet. Oppdages skader, skal tiltak settes i verk snarest 7

Tilsyn og renhold Alle arkivlokaler skal ha fast tilsyn og renhold. Bør være tilsyn minst en gang i uka og renhold minst en gang i måneden.

8 Vern mot vann og fukt alle arkivlokaler ( 4-6) Vern mot lekkasjer Arkivlokaler skal være godt sikret slik at vann og fuktighet ikke trenger inn. Det må ikke tas i bruk arkivlokaler som kan være truet av flom eller oversvømmelse. Tas det i bruk arkivlokaler som ligger under bakkenivå, bør man forsikre seg om at vann og fuktighet ikke kan trenge gjennom ytterveggene, og at det bygningstekniske vedlikeholdet også omfatter drenering og ytre tetting av mur. Er det fare for vannlekkasjer fra overliggende lokaler, bør det legges en vanntett membran på oversiden av taket i arkivlokalet. Bruk av vann i lokalet Nødvendig bruk av vann i lokalet må ikke skade arkivmaterialet. Renhold må ikke utføres slik at arkivdokumentene blir direkte utsatt for vann eller 8

Tas det i bruk arkivlokaler som ligger under bakkenivå, bør man forsikre seg om at vann og fuktighet ikke kan trenge gjennom ytterveggene, og at det bygningstekniske vedlikeholdet også

9 Vern mot vann og fukt spesialrom for arkiv I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør. Dette gjelder som et ufravikelig krav i nybygg. Innebærer at oppvarming ikke skal skje ved direkte vannbåren varme, f.eks. varmtvannsradiatorer. Om vannrør i eksisterende bygg med spesialrom er det urimelig kostbart å endre røropplegget, kan det brukes løsninger som effektivt hindrer at arkivmaterialet blir skadd av vann fra rørene, f. eks. fuktfølere på gulvet, tilkoplet stengeventil og/eller alarm. Alarmen som utløses må fanges opp umiddelbart, slik at nødvendige tiltak kan settes inn straks. Kombinert med dette kan det legges et platetak (eller vannrenne) under vannrørene med fall mot vegg. Slike løsninger bør kombineres med hyppige inspeksjoner av lokalene. 9

Om vannrør i eksisterende bygg med spesialrom er det urimelig kostbart å endre røropplegget, kan det brukes løsninger som effektivt hindrer at arkivmaterialet blir skadd av vann fra rørene, f.

10 Vern mot at det oppstår brann alle arkivlokaler ( 4-7 nr. 1) Røyking og anna brannfarleg verksemd er forbode i arkivlokale. Det skal ikkje vere anna elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for verksemda i arkivlokala. Det elektriske anlegget skal utførast i samsvar med forskriftene for slike anlegg i branntrygge lokale. El-sentral med straummålarar, sikringar o.l. skal ikkje vere plassert i arkivlokala. 10

Det skal ikkje vere anna elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for verksemda i arkivlokala.

11 Vern mot at det oppstår brann - spesialrom Vern mot branntilløp i arkivlokalet Spesialrom for arkiv skal varmes opp med varmekabler i gulv eller i egne varmekonstruksjoner, eventuelt med varmluftsanlegg eller andre varmekilder som ikke medfører fare for brann, eller på annen måte kan skade arkivmaterialet. Varmekabler eller varmluft er å foretrekke, det gir ingen direkte eksponering av strålevarme i arkivlokalet. Hvis elektriske ovner skal oppfylle kravene, må de være veggmontert, ha lav overflatevarme og være plassert slik at arkivmaterialet ikke kan ta fyr eller bli skadet ved overoppheting av ovnene. Spesialrom skal kun være utstyrt med elektriske apparater som er nødvendig for arkivarbeidet. Strømmen til disse apparatene må være slått av når det ikke utføres arbeid i lokalet. 11

Varmekabler eller varmluft er å foretrekke, det gir ingen direkte eksponering av strålevarme i arkivlokalet.

12 Vern mot brannspreiing frå andre rom - alle arkivlokaler samt spesialrom ( 4-7 nr. 2) Alle arkivlokala skal klassifiserast etter dei tekniske forskriftene til plan- og bygningslova. Arkivlokala skal vere separate einingar eller brannceller. Arkivskap som blir nytta til bortsetjingsarkiv og eldre og avslutta arkiv skal ha brannmotstandsevne EI 90 eller høgare. I spesialrom skal bygningsdelane ha brannmotstandsevne REI 120 og utførast i ubrennbare materialar. Spesialrom for arkiv skal ha sjølvlukkande dør. Spesialrom skal normalt ikkje ha vindauge 12

Arkivlokala skal vere separate einingar eller brannceller.

13 Vern mot spreiing av brann i arkivlokalet - alle arkiv og spesialrom ( 4-7 nr. 3) Branncella kan delast opp i mindre arkivrom. Skiljevegger mellom arkivrom innanfor ei branncelle skal minst ha brannmotstandsevne EI 30 og utførast i materialar som er avgrensa brennbare. I arkivlokale skal ein bruke måling, golvbelegg o.a. som minst mogleg fremjar brannspreiing. Arkivlokale skal ha handsløkkingsapparat. Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm. 13

Skiljevegger mellom arkivrom innanfor ei branncelle skal minst ha brannmotstandsevne EI 30 og utførast i

14 Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø alle arkivlokaler ( 4-8) Med omsyn til temperatur, relativ luftfukt, elektriske installasjonar, forureiningar og andre miljøfaktorar skal arkivlokalet vere tilpassa det arkivmaterialet som blir oppbevart der. Det skal vere stabilt klima i arkivlokalet. Lokalet skal kunne varmast opp til vanleg romtemperatur heile året. I bygningsdelar og innreiing skal ein ikkje nytte materiale som kan skade arkivmaterialet ved avgassing, stråling eller på annan måte. Arkivsaker som kan påverke kvarandre negativt, bør ikkje oppbevarast i same arkivlokale. 14

Det skal vere stabilt klima i arkivlokalet. Lokalet skal kunne varmast opp til vanleg romtemperatur heile året.

15 Vern mot skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge - alle arkivlokaler og spesialrom ( 4-9) Bygningsdelar som avgrensar arkivlokalet, skal vere utforma slik at arkivmaterialet er fullgodt sikra mot innbrot og mot at uvedkomande elles kan sleppe inn. Offentlege organ skal ha reglar for kven som har tilgjenge til arkivlokale. Spesialrom for arkiv skal vere sikra med særskild innbrotsalarm. 15

sikra mot innbrot og mot at uvedkomande elles kan sleppe inn.

16 Når skulle dette være på plass da? = ! Hva bør statlige organ gjøre nå? Få på plass bevarings- og kassasjonsregler for fagsaker ( 3-21) Avlevere bevaringsverdige eldre og avslutta arkiv Sette øvrige lokaler i forskriftsmessig stand eller flytt ut av dem! Og kommunene? Bygningsfaglig tilstandsrapport i løpet av 2011 Har sjøl ansvaret for spesialrom for arkiv! Sett arkivlokaler i forskriftsmessig stand eller flytt ut av dem Gå inn i en interkommunal depotordning 16

øvrige lokaler i forskriftsmessig stand eller flytt ut av dem! Og kommunene?

17 Takk for meg! Kilde: Arkivverkets nettsider om arkivlokaler 17

Like dokumenter

Er det fare for slik skade? 4.1

Er det fare for slik skade? 4.1 SJEKKLISTE VED UTARBEIDELSE AV BYGNINGSFAGLIG RAPPORT Arkivforskriftens 4-3 Plassering av arkivlokale 4-3 Arkivlokala skal plasserast slik i bygningen at arkivmaterialet er godt verna. Ein skal særleg