Kuratering av UiT Open Research Data

Transkript

1 Kuratering av UiT Open Research Data Innhald 1 Hjelp og rettleiing Målgruppe og bruksområde Brukaradministrasjon UiT Open Research Data (hovuddataverset) Subdatavers for UiT-brukarar Subdatavers av typen TROLLing Leggja til brukar i subdatavers Oppretting av brukarkonto på vegner av ny brukar Oppretting av brukarkonto i TEST-basen på vegner av ny TESTbrukar Kuratering av datasett Metadata Filer Lisens («TERMS») Senda datasett tilbake til forfattar Publisering av datasett Ny versjon av publisert datasett Flytting og endring av tilgang til datasett Flytting av datasett Lesetilgang til upubliserte datasett Redigeringstilgang Redigeringstilgang til publiserte datasett Redigeringstilgang til upubliserte datasett Versjon: Side 1 av 17

2 1 Hjelp og rettleiing Viss du treng hjelp med eller har spørsmål kring kuratering, ta kontakt med oss på 2 Målgruppe og bruksområde Hovudmålgruppa for UiT Open Research Data er personar med tilknyting til UiT. I første rekkje er det tilsette og studentar ved UiT. Men det kan òg vera personar som ikkje har tilsett- eller studentstatus, men som er knytte til UiT på annan måte, t.d. som gjesteforskar, pensjonert UiT-tilsett. Denne gruppa av folk med tilknyting til UiT, er heretter omtalt som UiT-brukarar. UiT-brukarar opprettar datasetta sine i hovuddataverset, UiT Open Research Data. I enkelte tilfelle kan det vera aktuelt å oppretta eit eige subdatavers der ein kan samla fleire datasett under ein paraply. UB kan føreslå ei slik løysing for større forskingsprosjekt eller forskingsgrupper. Dersom fagmiljøet ønskjer det, kan vi òg oppretta fleire tematiske subdatavers av typen TROLLing. Tematiske subdatavers kan òg vera ope for UiT-eksterne brukarar, som t.d. i TROLLing. Det er UiT Open Research Data-administratorane (Leif, Philipp, Stein) som tek seg av oppretting og konfigurering av subdatavers. Hovuddataverset og dei ulike subdataversa vil i utgangspunktet krevja same typen kuratering av datasett (sjå 4 nedanfor). Derimot skil dei to dataverstypane seg når det gjeld brukaradministrasjon (sjå 3 nedanfor). 3 Brukaradministrasjon Ein brukar i Dataverse er alltid registrert som brukar i hovuddataverset. Ein kan altså ikkje vera brukar av eit subdatavers utan å vera brukar av hovuddataverset. Per i dag er UiT Open Research Data (hovuddataverset) konfigurert, slik at ein brukar automatisk får tildelt rolla «Dataset Creator» og dermed kan oppretta datasett på rot. Det gjeld også UiT-eksterne brukarar som eigenleg berre skal bruka eit bestemt subdatavers. Her er det viktig å sørgja for at dei opprettar datasetta sine i rett subdatavers. 3.1 UiT Open Research Data (hovuddataverset) Som nemnt ovanfor er det i utgangspunktet berre UiT-brukarar som skal kunna arkivera forskingsdataa sine i UiT Open Research Data. UiT-brukarar med UiT-FEIDE-brukarkonto, loggar inn via FEIDE og kan då oppretta datasett. Ingen brukaradministrasjon er nødvendig. UiT-brukarar utan UiT-FEIDE-brukarkonto må først få oppretta ein brukarkonto. Det er laga eit registreringsskjema i Google. Send denne lenkja til brukaren, og be han/ho om å fylla ut skjemaet. Når skjemaet er fylt ut, får kuratorane ein e-post med brukardetaljane og kan då oppretta ein brukarkonto på vegner av den Versjon: Side 2 av 17

3 nye brukaren. Ei rettleiing på dette finn du i nedanfor. Den nye brukaren vil få tilsendt ei automatisk melding når brukarkontoen er oppretta. UiT-brukarar utan FEIDE må bruka «intern» innlogging, ikkje FEIDE-innlogging. 3.2 Subdatavers for UiT-brukarar I tillegg til å ha ein brukarkonto, må ein i subdatavers først få tildelt tilgangsrettigheiter før ein kan oppretta datasett. UiT-brukarar som har logga inn i UiT Open Research Data og dermed fått oppretta ein brukarkonto, og som no vil bli medlem av eit subdatavers, må ta kontakt med UB. Dersom brukar oppfyller krava for medlemskap, legg kurator for subdataverset vedkomande til i rettigheitsgruppa «Dataset Creator» i rett subdatavers. Ei rettleiing på korleis ein gjer det finn du i nedanfor. 3.3 Subdatavers av typen TROLLing Subdatavers av typen TROLLing er opne også for UiT-eksterne brukarar. UiT-eksterne brukarar må først få oppretta ein brukarkonto. I TROLLing-arkivet er det lagt ut ei lenkje til eit eksternt brukarregistreringsskjema. TROLLing-kurator vil få ein e-post når ein ny brukar har registrert seg, og kurator skal då oppretta ein brukarkonto på vegner av den nye brukaren. Ei rettleiing på korleis ein gjer det, finn du i nedanfor. I tillegg må kurator også leggja til den nye brukaren i rettigheitsgruppa «Dataset Creator» i TROLLing-subdataverset (sjå nedanfor). Brukaren vil få tilsendt ei automatisk stadfestingsmelding. NB! Dersom ein UiT-brukar har registrert seg som ny TROLLing-brukar, så bør du først sjekka om han/ho allereie har ein brukarkonto. Det gjer du ved å leggja til brukaren i rettigheitsgruppa «Dataset Creator» i TROLLing-subdataverset (sjå nedanfor). Dersom brukaren dukkar opp når du skriv inn namnet, så legg du han/ho berre til. Dersom brukaren ikkje dukkar opp, så må du be han/ho om å logga inn i UiT Open Research Data via FEIDE-innlogging. På den måten blir det oppretta ein brukarkonto. Når han/ho har gjort det, legg du den nye brukaren til i rettigheitsgruppa «Dataset Creator» i TROLLing-subdataverset (sjå nedanfor) Leggja til brukar i subdatavers 1. Gå til rett subdatavers. 2. Klikk på «Edit» og «Groups»: Versjon: Side 3 av 17

4 3. Klikk på «Edit» i gruppa «[namn på subdataverset] Dataset Creator»: 4. Skriv inn brukarnamn (ev. vanleg personnamn) i feltet «Group Members). Du får då opp forslag med gul bakgrunn. Vel rett brukar: 5. NB! Scroll ned heilt til botnen av lista, og klikk på «Save Changes». Versjon: Side 4 av 17

5 Brukaren får no automatisk tilsendt beskjed om at han/ho har fått tildelt rettigheiter til å oppretta datasett i det aktuelle subdataverset. UiT-eksterne som ønskjer å bli medlem av eit subdatavers, søkjer om å få oppretta brukarkonto via eit registreringsskjema i Google. (På sikt skal det vera mogleg å registrera seg for eit spesifikt subdatavers via «Sign Up»-knappen i Dataverse.) Når Google-skjemaet er fylt ut og sendt inn, får den nye brukaren automatisk tilsendt ei stadfesting på e-post med den informasjonen han/ho har registrert. Subdataverskuratorane får ein kopi av denne e-posten. Kurator opprettar brukarkonto på vegner av ny brukar: Versjon: Side 5 av 17

6 3.3.2 Oppretting av brukarkonto på vegner av ny brukar 1. Logg ut av UiT Open Research Data. 2. Gå til «Sign Up» i UiT Open Research Data ved å klikka på denne direktelenkja: xhtml. 3. Fyll ut skjemaet på vegner av den nye brukaren: 4. Når kontoen er oppretta, er du automatisk innlogga som den nye brukaren. Logg ut. 5. Dersom den nye brukaren skal ha tilgang til ei subdatavers: Logg inn som kurator/deg sjølv, og legg den nye brukaren til i rettigheitsgruppa «Dataset Creator» i rett subdatavers; sjå ovanfor. 6. Send ei melding til research-data@support.uit.no om at du har lagt til den nye brukaren, slik at dei andre kuratorane er oppdaterte [<-- Dette siste punktet kan sløyfast når vi har gått over til RT.] Versjon: Side 6 av 17

7 Den nye brukaren får då melding om at han/ho er blitt tildelt rettigheit til å oppretta datasett. Brukar bør endra passord etter første innlogging Oppretting av brukarkonto i TEST-basen på vegner av ny TESTbrukar Dersom du skal bruka TEST-versjonen av UiT Open Research Data til opplæring og har behov for å oppretta brukarkonto for testbrukar, så kan du gjera det her. Du bør hugsa og informera testbrukaren om brukarnamn og passord. Det enklaste er å bruka Feide-brukarnamn som brukarnamn og same passordet for alle deltakarar, t.d. «test9037». Du kan også bruka testbrukarane som ligg der frå før: test01, test02, test10 + passordet test9037 (for alle). Versjon: Side 7 av 17

8 4 Kuratering av datasett Når ein brukar har oppretta eit datasett og sendt det til vurdering («Review»), så får kuratorane for det gjeldande (sub)dataverset automatisk beskjed om det på e-post. Kuratoren loggar då inn på UiT Open Research Data og klikkar på brukarnamnet sitt øvst til høgre og så på «Notifications»: I «Notifications»-fana leitar kurator opp rett melding, dvs. meldinga om at det aktuelle datasettet er blitt sendt inn til vurdering («Review»), og klikkar på datasettlenkja: Kurator kjem då til framsida («landing page») av sjølve datasettet og skal no kuratera det. Det første du bør sjekka, er om datasettet er oppretta i rett samling (= (sub)datavers). For ein «vanleg» UiTforskar vil det vera UiT Open Research Data. Men for ein språkforskar vil det vera TROLLing. Dersom datasettet er oppretta i feil samling, så kuraterer du det på vanleg måte (sjå nedanfor), men etter at det er blitt publisert, så gjev du beskjed til Obi om kor datasettet bør flyttast (sjå 5.1 nedanfor om flytting av datasett). Elles går kuratering av eit datasett går ut på å sjekka om datasettet er oppretta etter beste praksis. Det er fire område som skal sjekkast: filer, metadata, lisens og versjonar. Du kjem til dei fire områda ved å klikka på fanene «Files», «Metadata», «Terms» og «Versions»: Versjon: Side 8 av 17

9 Når ein får beskjed om at eit nytt datasett er sendt inn til vurdering, så står det per i dag dessverre ikkje om det er eit nytt datasett eller ein versjon av eit tidlegare publisert datasett. Derfor er det lurt å byrja med å kika på versjonane først, for då ser ein om det er snakk om eit heilt nytt datasett, eller berre ein ny versjon av eit tidlegare publisert datasett. I det siste tilfellet vil du sjå kva som er blitt endra, og då treng du berre å kuratera endringane. Sjå meir om versjonering i 4.6 nedanfor. Er det snakk om eit nytt datasett, er kanskje det enklaste å byrja å sjå på metadataa, for då får ein ei oversikt over kva datasettet handlar om. 4.1 Metadata Sjekkliste for kuratering av metadata: Er felta fylte ut korrekt? Til dømes: o Korrekt namnformat (Etternamn, Førenamn; det gjeld fleire felt: «Author», «Contact»,...) og datoformat (ÅÅÅÅ-MM-DD)? o Fornuftige nøkkelord («keyword terms»)? Dersom det finst eit synonymt nøkkelord som er meir utbreidd og som allereie er i bruk i (sub)dataverset, bør du gjera brukaren merksam på det. o Er det brukt eitt felt per nøkkelord? o Er det lagt inn rett «Producer»? I UiT Open Research Data er dette felte førehandsutfylt med «UiT The Arctic University of Norway», ettersom det i utgangspunktet berre er UiT-brukarar som skal arkivera datasett her. Men i samlingar av typen TROLLing bør du sjekka om UiT-forskarar har skrive inn «UiT The Arctic University of Norway» (ev. annan finansiør??) i dette feltet, og at UiT-eksterne brukarar har skrive inn namnet på sin institusjon ev. annan finansiør der. o For datasett som handlar om språk (t.d. TROLLing og Arctic Language Technology): Feltet «Language» handlar om analysespråket, ikkje objektsspråket. På eit datasett om franske substantiv som er beskrive på engelsk, skal det altså ikkje stå «French» i dette feltet, men «English» eller ingenting. Er det lagt inn tilstrekkeleg med informasjon for at dataa kan gjenfinnast? Er metadataa lagde inn på engelsk eller eit anna vanleg kommunikasjonsspråk på det aktuelle fagområdet? Dersom det er snakk om eit datasett som er grunnlag for ein publikasjon: o Er referansen til publikasjonen lagt inn i feltet «Related publication»? o Er «Replication data for:» lagt til tittelen på datasettet? Versjon: Side 9 av 17

10 o Dersom det er snakk om eit manuskript som er sendt inn til vurdering («submitted»), men som ikkje er blitt akseptert eller publisert (enno), så SKAL IKKJE namnet på tidsskriftet vera nemnt nokon stad i datasettet. Ein bør då heller berre skriva «Submitted for review» eller liknande. 4.2 Filer Sjekkliste for kuratering av filer: Sjekk om filene lèt seg opna. Er det brukt konsistente og forståelege filnamn? Er dataa i tillegg til originalformatet også lasta opp i eit arkivverdig/persistent filformat? Har alle filene ei filutviding, t.d..txt,.pdf? Er datafilene dokumenterte i ei ReadMe-fil? Detaljert informasjon om val av filnamn og persistent filformat og dokumentasjon av data finn du i UiT Open Research Dataset Essentials. Der finn du òg ei detaljert rettleiing på korleis ein lagrar/konvertert ulike typar dokument til persistent filformat. Dersom du har spørsmål rundt dette, ta kontakt med Helene, Leif eller Philipp. Det er beste praksis å lagra tabelldata som i Unicode utf-8-tekstformat utan såkalla BOM («Byte Order Mark»). Dersom det ikkje er mogleg å lagra tabellen/reknearket som utf-8 utan BOM, kan ein gjera det i Notepad++ på følgjande måte: 1. Opne tekstfila (.txt) i Notepad Klikk på Teiknkoding («Character Encoding») i toppmenyen, og vel «Gjer om til UTF-8 utan BOM» (eller tilsvarande på bokmål eller engelsk): 1 Notepad++ er basert på open kjeldekode og kan lastast ned på Spør Orakelet om å få det installert på din stasjonære datamaskin. Versjon: Side 10 av 17

11 3. Lagre fila. Statistikkdata (t.d. R og SPSS) Ei nyttig oversikt over filformat som er nytta i diverse statistikkprogram, finn ein her. Når det gjeld R, konkluderer dei med: «In conclusion, if you are working with R you should provide a.csv* file which includes your data and separate.r- or.rmd-files which include your syntax to ensure long-term availability. Additionally, you may add Rdata-files for easier access to the same information.» (* Vi tilrår tabulatorseparert Unicode UTF-8.txt.) Om eg har skjøna det rett, så ligg skriptet i.r-filene..r er rein tekst (ein kunne også ha brukt ekstensjonen.txt)..rmd «.Rmd RMarkdown files are a great way to combine data documentation, data visualization and data analysis in one single file» Med andre ord vil vi ha dette: - Grunndata i tabulatordelt Unicode UTF-8 (.txt) = persistent format - R-koden i Unicode UTF-8 (.R) = persistent format -.rda = ikkje-persistent format, men fungerer i R, som er open og dokumentert programvare - Eventuelt.rmd 4.3 Lisens («TERMS») Sjekk om forfattaren IKKJE har endra på på «Terms of Use» = CC0 i «Terms»-fana. Dersom han/ho har gjort endringar der, bør vi diskutera det i gruppa. (Når ein kryssar av på at ein ikkje aksepterer CC0, så får ein opp lenkje til ein «Sample Data Usage Agreement».) 4.4 Senda datasett tilbake til forfattar Dersom datasettet ikkje er strukturert og beskrive som det skal, så sender kurator datasettet tilbake til forfattaren: Versjon: Side 11 av 17

12 NB! I tillegg sender kurator e-post til brukar med beskjed om kva som må gjerast med datasettet før det kan publiserast. Brukar bør visast til UiT Open Research Dataset Essentials. Informer også forfattar om at han/ho på nytt må klikka på «Submit for review» når han/ho har gjort dei nødvendige endringane. Du kan senda e-post på to måtar: 1. Når du er i det aktuelle datasettet, klikk på knappen med brevsymbolet, og skriv inn meldinga di i vindauget som kjem opp: 2. Når du er i det aktuelle datasettet, klikk på Edit > Metadata, og leit opp e-postadressa i feltet Contact > og send e-post via e-postprogrammet (t.d. Outlook). 4.5 Publisering av datasett Når alt er OK med datasettet, blir det publisert av kurator: Brukar får då tilsendt på e-post ei automatisk melding frå Dataverse om at datasettet er publisert. Versjon: Side 12 av 17

13 TROLLing Når det gjeld TROLLing, brukar vi i tillegg å leggja ut ei melding på TROLLing-Facebook-gruppa om at eit nytt datasett har blitt publisert. Dersom du ikkje har tilgang til TROLLing, kan du be Astrid og Helene om å gjera det. Vi brukar også å senda ein e-post til forfattaren av datasettet med følgjande beskjed: I have now published your dataset. Thanks for sharing your data! You can find an announcement of the upload on our Facebook page, and we encourage you to like this in order to get updates about the archive : Ny versjon av publisert datasett Når ein forfattar gjer endringar i eit datasett, blir det oppretta eit nytt utkast («DRAFT»), som så må sendast inn til vurdering før den nye versjonen kan bli publisert. Kurator får då melding om at eit nytt datasett ventar på kuratering. NB! Per i dag går det ikkje fram av denne meldinga om det dreiar seg om eit heilt nytt datasett eller ein ny versjon av eit tidlegare publisert datasett. Ofte kan det gå lang tid mellom nye versjonar, og då hugsar ein gjerne ikkje at datasettet er blitt publisert før. Det er derfor lurt å starta kvar kurateringsprosess ved å undersøkja om datasettet har versjonar. Klikk på fana «Versions»: Når du klikkar på «View Details», får du opp ei oversikt over endringar mellom dei to versjonane. Du bør etterpå sjå nærare på endringane som er gjorde i metadata og/eller filer, og då følgjer du oppskrifta ovanfor (jf. 4.1 til 4.5). Når du etter kurateringa publiserer den nye versjonen, får du spørsmål om versjonsnummer: Versjon: Side 13 av 17

14 Hovudregelen er at dersom endringane berre gjeld metadata, så er det ein «Minor Release». Dersom det er gjort endringar i filene, så er det ein «Major Release». Frå tid til anna bør vi sjekka om det ligg upubliserte datasett i arkivet som ikkje er blitt sende inn til vurdering («In Review»). Dersom eit datasett har hatt status «Unpublished» i meir enn tre månader, bør vi ta kontakt med forfattar og gjera han/ho merksam på at dei må klikka på «Submit for review» for at datasettet skal kunna publiserast. Versjon: Side 14 av 17

15 5 Flytting og endring av tilgang til datasett Inntil vidare er det Leif og Philipp som gjer dette, bortsett frå 5.2 Lesetilgang til upubliserte datasett. 5.1 Flytting av datasett Per i dag (30. september 2016) er det ikkje mogleg å flytta eit datasett frå hovuddataverset (UiT Open Research Data) til eit subdatavers (t.d. TROLLing), eller mellom subdatavers via brukargrensesnittet. Dersom t.d. ein TROLLing-brukar har oppretta eit datasett rett under hovuddataverset, så er per i dag den enklaste løysinga at datasettet blir kuratert og publisert i hovuddataverset, og kurator etter publisering gjev beskjed til Obi om kor datasettet skal flyttast. --- Denne oppskrifta er ikkje aktuell lenger, men kan stå her inntil vidare --- Oppskrift (til Leif og Philipp): - Kuratér først datasettet i det «gale» dataverset. Be forfattar om å gjera dei endringane som trengst. Når datasettet er korrekt, men FØR du publiserer det: - Logg inn som kurator. - Opprett datasettet på nytt i rett subdatavers. - Publisér det. - Legg til forfattar som «Contributor»: o Gå til datasettet o Klikk på Edit > Permissions > Dataset o Klikk på Assign Roles to Users/Groups o Leit opp forfattaren o Kryss av på «Contributor» o Klikk på Save Changes Lesetilgang til upubliserte datasett Scenario: Forfattar ønskjer å gje tilgang til datasettet sitt til samarbeidspartnar, fagfelle, tidsskriftsredaktør e.l. før det er blitt publisert. Oppskrift: - Log inn, og gå til det upubliserte datasettet. Versjon: Side 15 av 17

16 - Klikk på «Edit»-knappen til høgre, og vel «Private URL»: - Kopier den private URL-en, og send lenkja til forfattaren ev. han/ho som skal ha tilgang til datasettet. 5.3 Redigeringstilgang Når ein brukar opprettar eit datasett i Dataverse, får han/ho sjølvsagt automatisk redigeringstilgang til det datasettet. Men i visse tilfelle kan det blir aktuelt å tildela redigeringstilgang manuelt. Moglege scenario: Scenario 1: Ein kurator har oppretta eit datasett på vegner av forskar F (jf. t.d. pilotprosjektet vårt i 2016). Forskaren vil no sjå over datasettet før det blir publisert. Scenario 2: Ein forskar har oppretta eit datasett og ønskjer at fleire i forskingsgruppa skal få redigera datasettet. Scenario 3: Ein forskar har oppretta eit eller fleire datasett i UiT Open Research Data, men ikkje fått publisert det enno. Forskaren sluttar på UiT og får ikkje logga på via Feide lenger. Vi må oppretta lokal brukarkonto for forskaren. Når denne kontoen er oppretta, må forskaren få tilgang til sine «gamle» datasett. Scenario 4: Ein forskar har oppretta eit datasett i feil (sub)datavers, jf. 5.1 ovanfor. Når ein skal tildela redigeringstilgang til eit datasett manuelt, må ein skilja mellom upubliserte datasett (status «DRAFT») og publiserte datasett Redigeringstilgang til publiserte datasett Oppskrift (til Leif og Philipp): - Den som skal få redigeringstilgang, må vera registrert brukar, jf. 3 ovanfor for informasjon om brukaradministrasjon. Versjon: Side 16 av 17

17 - Gå til det aktuelle datasettet. - Klikk på Edit > Permissions > Dataset. - Klikk på Assing roles to users/groups. - Kryss av på Contributor. - Leit opp brukar i søkjefeltet, og vel aktuell brukar. - Klikk på Save changes. - Han/ho som skal ha tilgang til datasettet, må få tilsendt ei oppskrift på korleis ein kjem til datasettet: o Logg inn (anten lokalt eller via Feide, det er avhengig av kva type brukar det er). o Klikk på brukarnamnet ditt øvst til høgre, og så på My Data Redigeringstilgang til upubliserte datasett Oppskrift (til Leif og Philipp): - Den som skal få redigeringstilgang, må vera registrert brukar, jf. 3 ovanfor for informasjon om brukaradministrasjon. - Gå til det aktuelle datasettet. - Klikk på Edit > Permissions > Dataset. - Klikk på Assing roles to users/groups. - Kryss av på Contributor OG på Viewer 2. - Leit opp brukar i søkjefeltet, og vel aktuell brukar. - Klikk på Save changes. - Han/ho som skal ha tilgang til datasettet, må få tilsendt ei oppskrift på korleis ein kjem til datasettet: o Logg inn (anten lokalt eller via Feide, det er avhengig av kva type brukar det er). o Klikk på brukarnamnet ditt øvst til høgre, og så på My Data. 2 Rolla «Viewer» inneheld berre rettigheita («permission») «View an unpublished dataset and its files». Denne rettigheita er også inkludert i rolla «Contributor», men av ein eller annan grunn får ein brukar som har fått tildelt rolla «Contributor» på eit datasett manuelt, ikkje tilgang til dette datasettet dersom det er upublisert. Han/ho må i tillegg få tildelt rolla «Viewer» (ein gong til). Det ser ut til å vera ein feil i Dataverse versjon 4.3. Det er meldt inn til Harvard. Versjon: Side 17 av 17