Innkalling til styremøte i Sykehusbygg HF

Transkript

1 Innkalling til styremøte i Sykehusbygg HF Sted: Radisson Blu Airport Hotel Gardemoen Møterom 4 Møtetidspunkt: Torsdag 12. mars 2015 kl. 08:00-14:00 Styremedlemmer: Fra administrasjonen: Steinar Frydenlund, leder Jan Eirik Thoresen Ivar Eriksen Hilde Rolandsen Rigmor Helene Hansen Kristin Gustavsen Bjørn Remen, kst adm.direktør Berit Valstad-Aalmo, sekretær Styremøtet er åpent for publikum og presse SAKSLISTE: Med forbehold om endringer i rekkefølgen på agendaen. Saksnr Beslutning/ Orientering Sak SB 13/15 B Godkjenning av innkalling til møtet og 1 signering av protokoll fra styremøtet SB 14/15 O Protokoll foretaksmøtet og 8 oppdragsdokument 2015 SB 15/15 O Status etablering av Sykehusbygg HF Muntlig SB 16/15 O Status virksomhetsoverdragelser 21 SB 17/15 B Oppdragsdokument 2015, oppgaver og rekruttering 32 SB 18/15 B Forsikringer, garantier og ansvar 59 SB 19/15 B Oppdragsavtaler i prosjekt Vedlegg 1: u.off 23 Møtet lukkes etter Helseforetaks-loven 26a punkt 2 SB 20/15 B Revidert budsjett SB 21/15 B Finansieringsplan 2015 (inkl. driftskapital 2. kvartal) 83 SB 22/15 B Evaluering KS-ordningene for utviklingsplan og konseptfase 90 SB 23/15 Eventuelt Side 65 Trondheim 5. mars 2015 Steinar Frydenlund, styreleder Arkiv.: Saksnr.: 15/00019 Side 1 av 1

2 Side 2 av 126 Org.nr Foreløpig protokoll styremøte Sykehusbygg HF Sted: Helsebygg Midt-Norges lokaler i Trondheim Møtetidspunkt: 22. januar kl. 11:30-17:00 Saksnr.: SB 01/15 SB 12/15 Arkivsaksnr.: 15/00003 Møtende styremedlemmer: Steinar Frydenlund, leder Jan Eirik Thoresen, nestleder Ivar Eriksen Hilde Rolandsen Rigmor Helene Hansen Kristin Gustavsen Forfall: Fra administrasjonen: Bjørn Remen, prosjektleder Berit Valstad-Aalmo, sekretær Merknader: Sakspapirer ble sendt per epost Offentlige sakspapirer ble publisert på Sykehusbyggs nettside Ingen dokumenter ble omdelt i møtet. Sak SB 01/2015 Godkjenning av møteinnkalling datert og protokoll fra styremøtet VEDTAK: Innkalling og protokoll fra ble godkjent. SB-SAK 02/2015 Bakgrunn for valg av IT-leverandør VEDTAK: Styret for Sykehusbygg HF tar saken til orientering.

3 Side 3 av 126 Org.nr SB-SAK 03/2015 IKT-plan fase 2 (Oppfølging av sak 10/2014) U.off. 23 Behandlet i lukket møte i hht Helseforetaksloven 26a punkt 5 VEDTAK: Styret i Sykehusbygg HF godkjenner anbefalingene for IKT-plan fase 2 som beskrevet saksframstillingen. Styret legger til grunn at avrop blir gjort i henhold til inngåtte rammeavtaler. SB-SAK 04/2015 Status etablering av Sykehusbygg HF VEDTAK: Styret i Sykehusbygg HF tar saken til orientering. SB-SAK 05/2015 Oppsummering etter foretaksmøtet VEDTAK: Styret i Sykehusbygg HF tar saken til orientering. SB-SAK 06/2015 Oppgaver og organisering i Sykehusbygg HF 2015 VEDTAK: 1. Sykehusbygg HF organiseres slik som angitt i saksframlegg. 2. Styret legger til grunn at administrasjonen sammen med kunden prioriterer aktiviteter innenfor virksomhetsområdene som er angitt i saken. Herunder evt. nye aktiviteter som vil framkomme i Oppdragsdokumentet for Sykehusbygg HF i Foretaksmøte Nye aktiviteter utover dette, må avklares gjennom drøfting i Kundeforum før beslutning i styret. 3. De aktuelle prosjektfinansierte oppgaver framlegges for styret etter at en dialog og avklaring med de ulike RHF/HF er gjennomført. Dvs ift. forståelsen av Statsrådens Foretaksprotokoll fra Styret ber administrasjonen komme tilbake med en sak høsten 2015 om Sykehusbygg HF sin deltakelse i forskning og utvikling.

4 Side 4 av 126 Org.nr SB-SAK 07/2015 Rekrutteringsplan (oppfølging av SB-sak 15/2014) VEDTAK: 1. Styret gir administrerende direktør (konst.) fullmakt til å ansette personell innenfor gjeldende budsjett for Lederstillinger kunngjøres eksternt. Administrasjonen kan be om bistand fra RHFene i tilsettingsprosessen. Innstillingen legges fram for styret. SB-SAK 08/2015 Virksomhetsoverdragelser (oppfølging av SB-sak 14/2014) U.off 25 Behandlet i lukket møte i hht Helseforetaksloven 26a, punkt 2 VEDTAK: 1. Styret for Sykehusbygg HF gir sin tilslutning til at det blir gjennomført virksomhetsoverdragelser mellom Helse Midt-Norge og Sykehusbygg og mellom Helse Sør-Øst og Sykehusbygg innen 1. april Styret gir styrets leder fullmakt til å fullføre forhandlingene med Helse Midt-Norge RHF og Helse Sør-Øst RHF og hensynta merknader gitt i møtet. Blant annet avklaring om at prosjektporteføljen til Helse Midt-Norge følger med som oppdrag. Videre forutsettes detaljering av virksomheten som overføres. Foreliggende forslag til avtale skal kvalitetssikres av juridisk kompetanse. 3. Styret gir sin tilslutning til virksomhetsoverdragelse fra Helse Sør-Øst av oppgaver og personell (4 fast ansatte) innenfor kulturminnevern, BIM, kvalitetssystemer og avhending av eiendommer. Administrasjonen bes om å vurdere forhold rundt engasjementstillinger skissert i brev fra Helse Sør-Øst. Virksomhetsoverdragelse av prosjektpersonell fra Østfold-sykehuset avklares på et senere tidspunkt. SB-SAK 09/2015 Lønnspolitikk i Sykehusbygg HF VEDTAK: Styret for Sykehusbygg HF ber om at det utarbeides et styringsdokument for lønns- og personalpolitikken og en personalhåndbok for Sykehusbygg HF. Personalhåndboken forutsettes forelagt styret for godkjenning. Styret gir styreleder fullmakt til å fastsette lønns- og arbeidsvilkår for stillinger som adm. direktør Sykehusbygg HF og for prosjektdirektør for Tønsbergprosjektet, samt øvrige 5 mellomledere som er skissert i egen sak om rekruttering.

5 Side 5 av 126 Org.nr Styret gir fungerende adm. direktør fullmakt til å fastsette lønns- og arbeidsvilkår for øvrige stillinger som lyses ut, og innenfor de lønnsnivå som er skissert i styremøte Lønns- og arbeidsvilkår forutsettes å være konkurransedyktige, uten å være lønnsledende. Lønnsfastsettelse for alle stillinger i Sykehusbygg HF skal være innenfor gjeldende reglement for helseforetakene. SB-SAK 10/2015 Leie av lokaler regionkontor Sør-øst (utsatt SB-sak 16/2014) VEDTAK: Styret i Sykehusbygg HF ber administrasjonen forespørre om det er mulig å få til et samarbeid med Helse Sør-Øst om leie av lokalene benevnt som alternativ 3 i saksdokumentene. Styret begrunner vedtaket med omfang for pågående og planlagte prosjekter i Helse Sør-Øst, samt nærheten til Helse Sør-Øst RHF. SB-SAK 11/2015 Mandat bestillerforum/kundeforum VEDTAK: Styret for Sykehusbygg HF gir sin tilslutning til det mandat som er foreslått for kundeforum med de kommentarer som fremkom i møtet. Mandatet legges fram for de 4 regionale foretakene for godkjenning. Ordningen og mandatet evalueres i SB-SAK 12/2015 Eventuelt VEDTAK: 1. Styreseminar onsdag 11. mars 2015 kl. 17:30-20:00 (Gardemoen) 2. Styremøtet utgår. Neste styremøte er kl. 08:00-14:00 (Gardemoen). 3. Inforeiser til RHF/HF i februar

6 Side 6 av 126 Org.nr Protokollsignatur: Styremøte Sykehusbygg HF, Trondheim Steinar Frydenlund styreleder Jan Eirik Thoresen Hilde Rolandsen Ivar Eriksen Rigmor Helene Hansen Kristin Gustavsen

7 Side 7 av 126 SB-SAK 14/2015 Protokoll foretaksmøtet OPPSUMMERING Mandag 23. februar 2015 ble det avholdt foretaksmøte i Sykehusbygg HF. Styreleder og konst. adm.dir var til stede under møtet sammen med representanter fra de 4 regionale helseforetakene. Protokoll fra møtet og oppdragsdokument for 2015 følger vedlagt. Innholdet i oppdragsdokumentet omtales i styresak 17/2015. FORSLAG TIL VEDTAK Styret i Sykehusbygg HF tar saken til orientering. TRYKTE VEDLEGG: 1. Protokoll fra foretaksmøtet Oppdragsdokument 2015

8 Side 8 av 126

9 Side 9 av 126

10 Side 10 av 126 OPPDRAGSDOKUMENT 2015 TIL SYKEHUSBYGG HF Foretaksmøte 23. februar 2015

11 Side 11 av 126 INNHOLD 1. INNLEDNING OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR KRAV TIL AKTIVITET I FINANSIERING EIERNES BEVILGNING FOR RAPPORTERING TIL EIERNE... 11

12 Side 12 av INNLEDNING Sykehusbygg HF skal være en internleverandør for de regionale helseforetakene og landets helseforetak, og skal legge til rette for og bidra til standardisering, erfaringsoverføring, god ressursutnyttelse og ressurstilgang innen prosjektering og bygging av sykehus, og sørge for at erfaring fra forvaltning og drift av sykehuseiendom tas hensyn til i nye prosjekter og kommer foretakenes eiendomsforvaltning til nytte. Byggeoppdrag eller bidrag til byggeoppdrag skal bare kunne leveres til de 4 RHFene og deres underliggende HF samt parter som inngår i et sameie med disse. Sykehusbygg HF er organisert som en del av spesialisthelsetjenesten, og de overordnede politiske mål for helsetjenesten skal gjelde for virksomheten. Sykehusbygg HF skal utføre sine oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og mål som er gitt og de ressurser som blir stilt til rådighet. Det avholdes ordinært to foretaksmøter årlig i Sykehusbygg HF. Eiernes oppdragsdokument behandles i foretaksmøte i februar. Foretakets årsberetning, regnskap og årlig melding behandles i foretaksmøte innen utgangen av juni. 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP Dette dokumentet sammenstiller de regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Sykehusbygg HF for 2015 med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og omsorgsplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. Dette danner også grunnlaget for virksomheten i Sykehusbygg HF. Det forutsettes at Sykehusbygg HF setter seg inn i kravene Helse- og omsorgsdepartementet har gitt til de fire regionale helseforetakene i oppdragsdokumenter for 2015 og i foretaksmøte 7. januar 2015 og innretter seg etter disse så langt mulig. Helseforetaket skal ha en desentralisert organisasjonsmodell med hovedkontor i Trondheim. Grunnlaget for helseforetakets virksomhet er konkretisert i helseforetakets stiftelsesdokumenter, herunder vedtekter og foretaksavtale. I henhold til vedtektene skal Sykehusbygg HF bidra til fremtidsrettet utvikling av sykehusbyggingen i Norge gjennom læring, innovasjon, erfarings- og kompetanseoverføring, og skal være en ressursleverandør for sykehuseiere og sektoren forøvrig. Sykehusbygg HF skal utføre tjenester knyttet til utvikling, planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter, og tjenester innen eiendomsområdet som det er gevinster ved å utføre felles for sektoren, herunder;

13 Side 13 av 126 utvikling og forvaltning av kunnskap, metoder og verktøy for bygg- og eiendomsrelatert sykehusplanlegging, samt gi tilgang på personell med spisskompetanse vedrørende alle faser i livsløpet til en sykehuseiendom, prosjektledelse og rådgivning til byggeprosjekter prosjekt og prosessledelse vedrørende tidligfaseplanlegging øvrige tjenester som naturlig hører inn under Sykehusbygg HFs formål Sykehusbygg HF skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Styret må være bevisst sitt ansvar for å sikre bærekraftig utvikling og godt omdømme. Styret har ansvar for at en bredt anlagt forståelse av samfunnsansvar blir ivaretatt. 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2015 Dette kapitlet omhandler overordnede styringsbudskap fra de regionale helseforetakene som ikke omfattes av tjenesteavtaler inngått mellom Sykehusbygg HF og de regionale helseforetakene eller et regionalt helseforetak eller helseforetak eid av dette. a) Internkontroll og risikostryring Styret for Sykehusbygg HFs ansvar og oppgaver er forankret i Helseforetaksloven kapittel 7. Styret har det overordnede ansvar for helseforetakets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølging av helseforetakets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at driften skjer innenfor rammen av vedtektene, foretaksavtalen, helseforetaksloven og annen lovgivning Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensninger som følger av helseforetaksloven 37, 3. ledd. Styret skal sikre at Sykehusbygg HF har god internkontroll og systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesforankring i organisasjonen. Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for kunder og brukere i

14 Side 14 av 126 helseforetakene. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Sykehusbygg HF har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn. Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Det vises for øvrig til Helse- og omsorgsdepartementet veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene 1. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Den inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. Det legges til grunn at styret for Sykehusbygg HF følger opp denne veilederen. b) Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta internrevisjon av virksomheten i Sykehusbygg HF. Sykehusbygg HF skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner, regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Internrevisjonen/konsernrevisjonen i de regionale helseforetakene kan, etter nærmere avtale, bistå styret og ledelsen med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og intern kontroll. Dette kan også bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring av helseforetakets interne styrings- og kontrollsystemer. Sykehusbygg HF skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker, og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. c) Overordnede krav til utviklingen av Sykehusbygg HF Det vises til protokoll fra felles foretaksmøte i de regionale helseforetakene 7. januar De regionale helseforetakene vil følge opp de oppdrag som er gitt og ber Sykehusbygg HF legge følgende til grunn for sin virksomhet: De regionale helseforetakene trapper opp virksomheten i Sykehusbygg HF. Sykehusbygg HF skal benyttes i alle byggeprosjekter over 500 mill. kroner. Dette gjelder også for prosjekter som allerede er under gjennomføring. Sykehusbygg HF skal sikre større grad av standardisering av nye sykehusbygg ved erfaringsoverføring og gjenbruk av planleggingsgrunnlag fra tidligere prosjekter. Sykehusbygg HF skal ivareta nasjonal database for sykehusarealer og utarbeide en samlet oversikt over klassifiserte sykehusarealer i løpet

15 Side 15 av 126 Sykehusbygg HF skal videreutvikle og vedlikeholde metodikk for framskrivninger, veiledere og evaluering av sykehusprosjekter og etablere nødvendig verktøy som viser tilstandsgrad ved norske sykehus. Sykehusbygg HF skal gjennomføre tilpasninger av landingsplasser ved sykehus til nye redningshelikoptre. Justis- og beredskapsdepartementet vil sende et eget brev om oppdraget. De regionale helseforetakene skal evaluere ordningen med ekstern kvalitetssikring av sykehusprosjekter slik den har virket i prøveperioden. Resultater av evalueringen skal legges fram for departementet. Eventuelle endringer i ordningen må innarbeides i Veileder for tidligfaseplanlegging for sykehusbygging. Sykehusbygg HF skal ivareta dette på vegne av de regionale helseforetakene. Det ble innført en fireårig prøveordning med ekstern kvalitetssikring av sykehusprosjekter fra Ordningen gjøres permanent. De regionale helseforetakene skal inngå nye avtaler med eksterne kvalitetssikringsleverandører. Sykehusbygg HF skal ivareta dette på vegne av de regionale helseforetakene. d) Overføring av Kompetansenettverkets oppgaver Helsedirektoratet har i 2014 sluttført sitt arbeid med tilknytning til Kompetansenettverket for sykehusplanlegging. Videre forvaltning og eierskap av byggveiledere, planleggingsverktøy og nettsteder overføres til Sykehusbygg HF. Det vises til Helsedirektoratets brev datert som beskriver omfang og detaljer knyttet til overføringen. Det legges til grunn at Sykehusbygg HF ivaretar de oppgaver som er beskrevet. e) Reduksjon av tidstyver Det vises til regjeringens arbeid med å redusere tidstyver. Det skal særlig legges vekt på tiltak som bidrar til å realisere pasientens helsetjeneste. Sykehusbygg HF bør løpende vurdere forenklinger av egne rutiner. Eventuelle rapporteringskrav fra departementet og andre myndigheter som oppfattes som uhensiktsmessige kan meldes til de regionale helseforetakene. f) Oppfølging av regjeringens eierskapspolitikk Sykehusbygg HF skal forholde seg til krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk (jf. Meld. St. 27 ( ) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap). Sykehusbygg HF skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk som også bidrar til å sikre tilgang på helsepersonell i framtiden og forsikre seg om at ansatte hos leverandører, også i andre land, har forsvarlige vilkår. g) Tiltak for produktivitetsvekst Regjeringen forutsetter at alle statlige virksomheter årlig gjennomfører tiltak for å øke produktiviteten. Det legges til grunn at Sykehusbygg HF følger opp dette innenfor gitte budsjettrammer. For å gi incentiver til mer effektiv statlig drift og skape handlingsrom for prioriteringer er det innført en avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform der de regionale helseforetakene stilles overfor et effektiviseringskrav på 0,5 pst. av virksomhetenes driftsutgifter. De regionale helseforetakene vil i 2015 vurdere hvordan dette skal gjøre gjeldende for de felleseide selskapene.

16 Side 16 av 126 h) Innføring av nøytral merverdiavgift Det innføres nøytral merverdiavgift for ordinære statlige forvaltningsorganer fra 3. januar De felleseide selskapene omfattes ikke nå, men det vil bli sendt på høring et forslag med sikte på innføring fra 3. januar Det legges til grunn at Sykehusbygg HF ikke gjør tilpasninger som vil være i strid med intensjonene med innføring av nøytral merverdiavgift. i) Miljø- og klimaarbeid Det vises til rapporten Miljøledelse i spesialisthelsetjenesten, statusrapport De regionale helseforetakene skal videreføre arbeidet i 2015 i tråd med anbefalingene og med helhetlig og samordnet tilnærming til de nasjonale miljømålene. Sykehusbygg HF skal sikre at det blir satt relevante miljøkrav i anskaffelser og at det blir gjort målinger/registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav. De regionale helseforetakene skal arbeide videre med å utvikle konkrete miljøindikatorer som er egnet for resultatmåling. Sykehusbygg HF skal ved behov kunne gi bidrag til dette arbeidet. j) Bierverv og avtaler med private Sykehusbygg HF skal ha retningslinjer og systemer for rapportering og kontroll av ansattes bierverv. Det forutsettes at eventuelle brudd på retningslinjer, orienteringsplikt, habilitetsregler m.v., blir fulgt opp av Sykehusbygg HF som arbeidsgiver. k) Oppfølging av arbeidsmiljøloven Sykehusbygg HF skal etablere gode rutiner for å unngå mulige brudd på arbeidsmiljøloven generelt og arbeidstidsbestemmelsene spesielt. Sykehusbygg HF skal samarbeide med de regionale helseforetakene om dette. l) Mangfold og likestilling I Meld. St. 13 ( ) Aktivt eierskap - norsk statlig eierskap i en global økonomi omtales mangfold og likestilling som en del av samfunnsansvaret. Sykehusbygg HF skal være kjent med kravene til samfunnsansvar, også på områdene mangfold og likestilling, og fremmer samfunnsansvarlig adferd i hele organisasjonen. m) Samordning på tvers av regionene Det er et mål for regjeringen å effektivisere spesialisthelsetjenesten gjennom mer standardisering, bedre samordning og organisering på tvers av regionene der det er hensiktsmessig. De regionale helseforetakene skal gjennomgå styringsmodellen for de felles eide selskapene med sikte på mer enhetlig styring, herunder sørge for at det foreligger strategier og planer for det enkelte selskap slik at potensialet ved felles organisering og eierskap utnyttes optimalt. Sykehusbygg HF skal bidra i dette arbeidet etter nærmere anvisning fra de regionale helseforetakene.

17 Side 17 av 126 n) Beredskap og sikkerhet Sykehusbygg HF er omfattet av Lov om helsemessig og sosial beredskap. Sykehusbygg HF skal ha oppdaterte beredskapsplaner som omfatter systemer for å forebygge, oppdage og varsle hendelser, og systemer for effektiv, koordinert ressursdisponering ved kriser. Planene og systemene skal være koordinert mellom berørte parter og skal øves regelmessig. o) Innføring av felles krisestøttesystem De regionale helseforetakene og helseforetakene har etablert elektronisk krisestøttesystem. Dette som en del av et samordnet avtaleopplegg for de fire regionale helseforetakene i regi av Helsedirektoratet og anbefalt av Helse- og omsorgsdepartementet. Systemet er et verktøy for håndtering av ledelsesinformasjon og benyttes primært til varsling, loggføring og rapportering av beredskapshendelser. Det bes om at Sykehusbygg HF anskaffer krisestøttesystemet og slutter seg til de regionale helseforetakenes samordning på dette området. p) Brukermedvirkning Brukermedvirkning i felleseide selskaper er basert på helseforetaksloven 35 Pasienters og andre brukeres innflytelse (annet ledd): Regionalt helseforetak skal sørge for at virksomheter som yter spesialisthelsetjenester og andre tjenester som hører naturlig sammen med dette, etablerer systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. Det legges til grunn at Sykehusbygg HF vurderer og etablerer hensiktsmessige systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. q) Kvalitet i anskaffelsesprosessene Sykehusbygg HFs anskaffelser er omfattende og har stor samfunnsbetydning. Det legges til grunn at Sykehusbygg HF har god internkontroll og etterlever regelverket for offentlige anskaffelser og tiltak for å styrke kompetansen på området. Tilsvarende gjelder for krav knyttet til miljø- og samfunnsansvar og krav om oppfølging av ILO-konvensjon nr. 94 for å sikre like arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet. Det går fram av lov om offentlig anskaffelser, at leverandører skal pålegges å sikre lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Det legges til grunn at Sykehusbygg HF kontinuerlig lærer av erfaringer ved gjennomføring av anskaffelser av tjenester, for å hindre uheldige konsekvenser ved fremtidige anskaffelser. Det legges til grunn at Sykehusbygg HF - Følger opp anbefalingene fra de regionale helseforetakenes fellesprosjekt knyttet til miljø og samfunnsansvar, delprosjekt innkjøp. - Ved gjennomføring av anskaffelser av tjenester sikrer en tilfredsstillende geografisk tilgjengelighet til tjenester for befolkningen. - Gjennomfører eksterne evalueringer av sine anskaffelser av helsetjenester. Evalueringer må omfatte hele anskaffelsesprosessen. Evalueringer skal bl.a. omfatte konsekvenser for pasienttilbudet mht. kontinuitet, geografisk tilgjengelighet, bredde og mangfold, og evne til fornyelse og utvikling. I tillegg bør evalueringer se på anskaffelsen fra et

18 Side 18 av 126 leverandørperspektiv mht. forutsigbarhet, ryddighet og profesjonalitet, samt anskaffelsenes konsekvenser for fremtidig konkurransesituasjon. - Ved konkurranseutsetting av ikke-medisinske funksjoner sikre at de ansattes lønns-, pensjons- og arbeidsforhold ikke svekkes. r) Miljø- og klimatiltak Det vises til arbeidet med det nasjonale miljø- og klimaprosjektet i helseforetakene og til sluttrapport om miljø og klimatiltak i spesialisthelsetjenesten. Det vises videre til krav om oppfølging av nasjonal klimapolitikk og at sektoren gjennom energiøkonomisering og klimavennlig oppvarming må bidra til å realisere de nasjonale klimaforpliktelsene. - Sykehusbygg HF bes om å etablere miljøledelse og miljøstyringssystem med påfølgende sertifisering av styringssystemet i henhold til ISO standarden. Dette arbeidet skal ta sikte på å innføre slike systemer innen utgangen av Sykehusbygg HF bes om å følge opp og iverksette de øvrige målene med anbefalte tiltak som er omhandlet i sluttrapporten på områdene innkjøp, bygg/eiendom og transport. s) Digital kommunikasjon Sykehusbygg HF skal bidra til samordning av nettinformasjon på samme plattform som t) Økonomisk langtidsplan Sykehusbygg HF skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Helseforetaket skal, som en del av årlig melding for 2015, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. u) Utarbeidelse av foreløpig regnskap Sykehusbygg HF skal levere foreløpig regnskap for 2015 sammen med årlig melding for 2015 innen 1. februar Det bes om at selskapet benytter regnskapshåndbok for regionale helseforetak 2 så langt det passer. v) Finansieringsmodell De fire regionale helseforetakene utreder finansieringsmodellen for selskapet og vil komme nærmere tilbake til dette i løpet av 1. halvår

19 Side 19 av KRAV TIL AKTIVITET I 2015 Aktivitetskrav for 2015 er fastsatt i helseforetakets budsjett og i tjenesteavtaler mellom Sykehusbygg HF og de regionale helseforetakene og underliggende helseforetak. 5. FINANSIERING EIERNES BEVILGNING FOR 2015 Sykehusbygg HFs virksomhet vil omfatte to hovedkategorier av oppgaver; fellesoppgaver og prosjektoppgaver. Fellesoppgaver er oppgaver som det nye helseforetaket løpende skal ivareta for de fire helseregionene, mens prosjektoppgaver leveres etter bestilling fra ett eller flere RHF/HF. Fellesoppgavene vil bestå av faglige fellesoppgaver og administrative fellesoppgaver. Helseforetaket vil ha løpende driftskostnader basert på oppgavene det skal ivareta. De mest vesentlige kostnadene vil være lønn m.v. til helseforetakets ansatte samt kostnader forbundet med innleie av ressurser. I 2015 forutsettes det at fellesoppgavene rammefinansieres. Kontraktsfestede prosjektoppdrag finansieres av helseforetakene særskilt. Sykehusbygg HF er i en etableringsfase og det vil medgå ressurser til etableringen av helseforetaket. I 2015 avsettes til dekning av: Etableringskostnader: 6,4 mill. Drift område fellesoppgaver og administrasjon: 32,6 mill. kr Kostnader for fellesoppgaver og administrasjon dekkes etter gjeldende retningslinjer i felleseide selskaper. Sykehusbygg HF sine tjenester er ikke omfattet av unntak i merverdiavgiftsloven 3-2 første ledd bokstav a, og omsetningen er følgelig merverdiavgiftsplikt ved fakturering av kunder. Det forutsettes at virksomheten gir et resultat i balanse. Ved positivt resultat vil eierne kunne vurdere rammetilskuddets størrelse. Negativt resultat innebærer en ekstraordinær situasjon og forutsettes forelagt eierne til beslutning. Det forutsettes at vesentlige endringer i kostnadsnivå (drift, investering, finansiering) forelegges foretaksmøtet på forhånd. Det vises for øvrig AD-møtesak Sykehusbygg HF - forslag til prosjektfinansiering og fordeling av kostnader mellom RHF-ene, oppfølging av AD-møtesak Det fremgår at et revidert budsjettforslag vil bli forelagt styret i Sykehusbygg HF i februar/mars Her vil det bli tatt høyde for de føringer som er beskrevet i protokoll fra foretaksmøte i de regionale helseforetakene 07. januar ADmøtet trakk følgende konklusjon: 1. AD-møtet godkjenner foreløpig budsjett for Sykehusbygg HF for AD-møtet ber om å få seg forelagt revidert budsjettforslag etter at det er behandlet av styret i Sykehusbygg HF.

20 Side 20 av AD-møtet slutter seg til prinsippene for kostnadsfordeling mellom RHF-ene, slik det framgår i saken. Styret i Sykehusbygg HF får fullmakt til å gå gjennom de fire virksomhetsområdene i HF-et for å avklare hva som ligger i punkt 1 til 4 i saksfremlegget og fordelingen mellom RHF-ene. Dersom det er dissens i saken, legges dette frem for AD-møtet. 4. Med bakgrunn i protokoll fra foretaksmøte av 07JAN2015 ber AD-møtet om at RHF-ene avtaler møte med Sykehusbygg HF for en presentasjon av HF-et og gjennomgang av alle byggeprosjekter over 500 mill kroner m. m. I disse møtene skal det avklares hvordan Sykehusbygg HF og RHF-ene gjensidig kan bidra med kompetanse og læringsoverføring fra avsluttede/påbegynte byggeprosjekter. 6. RAPPORTERING TIL EIERNE Sykehusbygg HF skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2015 i årlig melding innen 1. februar Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametere skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent.

21 Side 21 av 126 SB-SAK 16/2015 Status virksomhetsoverdragelser Oppfølging sak 08/2015 OPPSUMMERING Virksomhetsoverdragelse av Helsebygg Midt-Norge vil bli effektuert fra Det gjenstår noen forberedelser før oppgaver og ressurser overføres fra Helse Sør- Øst RHF. FORSLAG TIL VEDTAK Styret i Sykehusbygg HF tar saken til orientering. TRYKTE VEDLEGG: 1. Avtale om overføring av virksomhet fra Helse Midt-Norge RHF til Sykehusbygg HF 2. Informasjonsbrev til ansatte i om virksomhetsoverdragelse og overføring av ansettelsesforhold 3. Liste over berørte ansatte

22 Side 22 av 126 BAKGRUNN: Sykehusbygg HF gjorde følgende vedtak i sak 08/2015: 1. Styret for Sykehusbygg HF gir sin tilslutning til at det blir gjennomført virksomhetsoverdragelser mellom Helse Midt-Norge og Sykehusbygg og mellom Helse Sør-Øst og Sykehusbygg innen 1. april Styret gir styrets leder fullmakt til å fullføre forhandlingene med Helse Midt-Norge RHF og Helse Sør-Øst RHF og hensynta merknader gitt i møtet. Blant annet avklaring om at prosjektporteføljen til Helse Midt- Norge følger med som oppdrag. Videre forutsettes detaljering av virksomheten som overføres. Foreliggende forslag til avtale skal kvalitetssikres av juridisk kompetanse. 3. Styret gir sin tilslutning til virksomhetsoverdragelse fra Helse Sør-Øst av oppgaver og personell (4 fast ansatte) innenfor kulturminnevern, BIM, kvalitetssystemer og avhending av eiendommer. Administrasjonen bes om å vurdere forhold rundt engasjementstillinger skissert i brev fra Helse Sør- Øst. Virksomhetsoverdragelse av prosjektpersonell fra Østfold-sykehuset avklares på et senere tidspunkt. Helse Midt-Norge RHF Avtale om overføring av avdeling Helsebygg Midt-Norge fra Helse Midt-Norge RHF til Sykehusbygg HF er utarbeidet, men ikke signert per Arbeidsmiljølovens bestemmelser i kapittel 16 om arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse er lagt til grunn i drøftinger med tillitsvalgte og ansatte har mottatt informasjonsbrev om hva overdragelsen innebærer. Svarfrist for å reservere seg fra overdragelsen er Det er ukjent per dags dato hvor mange dette vil gjelde. Omfanget er 17 faste ansatte og 4 midlertidige ansatte. Se vedlegg 3. Sykehusbygg HF må, som ny arbeidsgiver, innen 3 uker etter overdragelsen ta stilling til om Sykehusbygg HF fortsatt skal være bundet av de særavtalene Helsebygg Midt- Norge er bundet av. Jf. Arbeidsmiljøloven 16-2, avsnitt (2). I drøftinger med tillitsvalgte og i informasjonsbrev til ansatte fra Helse Midt-Norge RHF, er det enighet om at gjeldende særavtaler og overenskomster blir videreført inntil Sykehusbygg HF har inngått egne overenskomster. Administrasjonen anbefaler at dette prinsippet følges etter overdragelsen og inntil overenskomst er etablert for alle ansatte i Sykehusbygg HF.

23 Side 23 av 126 For nytilsatte i Sykehusbygg HF følges retningslinjene fra Hovedtariffavtalen i Staten. Vi foreslår at dette gjelder fram til at Sykehusbygg har etablert egne retningslinjer vedr. dette. Avtale om overføring av virksomhet, liste med berørt personell og informasjonsbrev til ansatte vedlagt. Helse Sør-Øst RHF Det pågår forberedende arbeid for overdragelse av oppgaver og stillinger fra Helse Sør-Øst RHF. Intern HR er koblet inn i saken og det er foretatt samtaler med de involverte. Det vil bli etablert egne kontorlokaler i Oslo for denne gruppen. Det er ikke inngått avtale om overføring av virksomhet fra Helse Sør-Øst RHF til Sykehusbygg HF per dags dato. Virksomhetsoverdragelsen vil ikke være effektuert per jf. første del av vedtaket i sak 08/2015. Forsinkelsen anses ikke som kritisk da oppgavene ivaretas fortløpende. Egnede kontorlokaler er under oppføring i Oslo og skal utstyres med nødvendig teknisk infrastruktur i løpet av våren. Sykehusbygg ønsker å inkludere ansatte i faglige personalsamlinger fremover, uavhengig av dato for endelig overføring. Det settes som mål at virksomhetsoverdragelsen er gjennomført før sommeren.

24 Side 24 av 126 AVTALE OM OVERFØRING AV VIRKSOMHET fra Helse Midt-Norge RHF org.nr til Sykehusbygg HF Org.nr Styret for Helse Midt-Norge RHF har i sak 84/13 og 15/15 besluttet at virksomheten i Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt-Norge, skal skilles ut og overføres til nytt foretak, Sykehusbygg HF. Styret i Sykehusbygg HF har i sak 08/2015 gitt sin tilslutning til dette forutsatt avklaringer om blant annet at prosjektporteføljen følger med. Overføringen av avdeling Helsebygg Midt-Norge til Sykehusbygg HF vil skje i henhold til denne avtale. 1. På bakgrunn av vedtak i sak 15/2015 i styret for Helse Midt-Norge RHF og sak 08/2015 i styret for Sykehusbygg HF inngår Helse Midt-Norge RHF (overdragende virksomhet) og Sykehusbygg HF (overtakende virksomhet) denne avtale om overføring av virksomhet til Sykehusbygg HF, samt å nærmere regulere prosessen frem mot slik overføring. 2. Det er forutsatt at Sykehusbygg HF skal få overført virksomheten Helsebygg Midt-Norge pr Sammenslåingen gjennomføres ved at kontrakter, avtaler, rettigheter, herunder offentlige tillatelser og forpliktelser knyttet til utbyggingen av St. Olavs Hospital forblir i Helse Midt-Norge. Øvrige avtaler knyttet til administrasjon og drift av Helsebygg.Midt-Norge overføres Sykehusbygg HF i tråd med helseforetaksloven 50 om omdanning. Alle eiendeler overføres Sykehusbygg HF med unntak av kontorlokaler som godskrives St. Olav-prosjektet i tråd med utbyggingsavtalen. 4. Balanse per , herunder beskrivelse av hver enkelt konto i balansen, foreligger som grunnlag for overføringen av virksomhet. Balanseposter knyttet til ferdigstillelse av St.Olav-prosjektet holdes utenfor, jf første avsnitt punkt Virksomhetene overføres med regnskapsmessig kontinuitet, jf. helseforetaksloven 50.

25 Side 25 av 126 Foretakene er i henhold til helseforetaksloven 43 regnskapspliktig etter regnskapsloven slik at den overtatte virksomheten med tilhørende eiendeler, rettigheter og forpliktelser må regnskapsføres i det overtakende foretaket etter reglene i regnskapsloven. Sammenslåingen gjennomføres med regnskapsmessig virkning per Sammenslåingen innebærer en virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljølovens forstand for de ansatte ved Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt- Norge. Det innebærer at reglene om de ansattes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse, jf. arbeidsmiljøloven kap. 16 får anvendelse. Eksisterende rettigheter og forpliktelser for de ansatte i det overdragende foretaket skal videreføres i det overtakende foretak. Sammenslåingen i seg selv er ikke oppsigelsesgrunn for de ansatte. Daglig leder ved foretakene gjennomfører prosessen i henhold til arbeidsmiljøloven 16 snarest mulig. De ansatte ved Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt-Norge, vil bli overført til Sykehusbygg HF med pensjonsordningene de har i det overdragende foretaket. Pensjonsforpliktelser for tidligere ansatte som sluttet før forblir i Helse Midt-Norge RHF. Sykehusbygg HF blir i utgangspunktet bundet av de overenskomstene som Helsebygg Midt-Norge er bundet av, men kan reservere seg mot denne bindingen. De overførte har likevel rett til å beholde de individuelle arbeidsvilkår som følger av overenskomsten som tidligere arbeidsgiver var bundet av. 7. Sammenslåingen innebærer at det overdragende foretaks forpliktelser knyttet til avdeling Helsebygg Midt-Norge overføres til Sykehusbygg HF med befriende virkning for det overdragende foretaket, jf. helseforetaksloven 50 annet og femte ledd, med unntak av pensjonsforpliktelser for tidligere ansatte og forhold nevnt i punkt 3. De involverte helseforetakene skal samarbeide om å orientere sentrale avtalemotparter og forretningsforbindelser om sammenslåingen og eventuelt skifte av avtalemotpart. Vedlegg: 1. Regnskap og balanse per Oversikt over prosjekter som Helsebygg Midt-Norge utfører for Helse Midt- Norge RHF og som skal overdras til Sykehusbygg HF

26 Side 26 av 126 Sted / dato Helse Midt-Norge RHF Sted / dato Sykehusbygg HF Med forbehold om at dette er endelig versjon. Avtalen er ikke signert og styreleder i Sykehusbygg HF hadde ikke per hatt møte med Helse Midt-Norge RHF om innholdet i avtalen.

27 Side 27 av 126 Til ansatte i Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt-Norge Informasjon om virksomhetsoverdragelse og overføring av ansettelsesforhold Bakgrunn Styret for Helse Midt-Norge RHF har i sak 84/13 og 15/15 besluttet at virksomheten i Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt-Norge, skal skilles ut og overføres til nytt foretak, Sykehusbygg HF. Tidspunkt for virksomhetsoverdragelse Ditt ansettelsesforhold blir overført fra Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt- Norge til Sykehusbygg HF med virkning fra Alle ansatte, dvs. faste og midlertidige ansatte/timebetalte som på overføringstidspunktet er i arbeid, har permisjon, er sykemeldte eller er i oppsigelsestid, vil opprettholde sine lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende arbeidsavtale på overføringstidspunktet. Rettigheter og plikter Arbeidsmiljølovens bestemmelser i kapittel 16 om arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse legges til grunn Lønns- og arbeidsvilkår (1) Tidligere arbeidsgivers rettigheter og plikter som følger av arbeidsavtale eller arbeidsforhold som foreligger på det tidspunkt overdragelsen finner sted, overføres til den nye arbeidsgiver. Krav etter første punktum kan fortsatt gjøres gjeldende overfor den tidligere arbeidsgiver. (2) Ny arbeidsgiver blir bundet av tariffavtale som tidligere arbeidsgiver var bundet av. Dette gjelder ikke hvis ny arbeidsgiver senest innen tre uker etter overdragelsestidspunktet skriftlig erklærer overfor fagforeningen at ny arbeidsgiver ikke ønsker å bli bundet. De overførte arbeidstakerne har likevel rett til å beholde de individuelle arbeidsvilkår som følger av tariffavtale som den tidligere arbeidsgiver var bundet av. Dette gjelder inntil denne tariffavtalen utløper eller til det inngås ny tariffavtale som er bindende for den nye arbeidsgiver og de overførte arbeidstakere. (3) Arbeidstakernes rett til videre opptjening av alders-, etterlatte- og uførepensjon i henhold til kollektiv tjenestepensjon, overføres til ny arbeidsgiver etter reglene i første og andre ledd. ( ) Gjeldende særavtaler og overenskomster blir videreført for alle ansatte som overføres til Sykehusbygg HF inntil Sykehusbygg HF har inngått egne overenskomster. Pensjon er ivaretatt gjennom videreføring av pensjonsordninger i KLP. Ved overføring beholder de ansatte opparbeidet tjenesteansiennitet. Lønn blir utbetalt fra Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge til og med Refusjon av reiser og mertid/overtid påløpt første kvartal blir utbetalt fra Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge i april Sykehusbygg HF tar over ansvaret for utbetaling av fastlønn, timelønn, og variable tillegg som påløper for utbetaling fra og med Sykehusbygg HF vil overta ansvaret for utbetaling av opparbeidede feriepenger for 2015 på vanlig måte.

28 Side 28 av 126 Reservasjons- og fortrinnsrett Reservasjonsrett mv. (1) Arbeidstaker kan motsette seg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver. (2) Arbeidstaker som motsetter seg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver, må skriftlig underrette tidligere arbeidsgiver om dette innen den frist denne har fastsatt. Fristen kan ikke være kortere enn 14 dager etter at informasjon etter 16-6 er gitt. (3) Arbeidstaker som har vært ansatt i virksomheten i til sammen minst 12 måneder de siste to år før overdragelsestidspunktet, og som gjør gjeldende reservasjonsrett etter denne paragraf, har fortrinnsrett til ny ansettelse hos tidligere arbeidsgiver i ett år fra overdragelsestidspunktet, med mindre det gjelder en stilling arbeidstaker ikke er kvalifisert for. Fortrinnsretten faller bort dersom arbeidstaker ikke har akseptert et tilbud om ansettelse i en passende stilling senest 14 dager etter at tilbudet ble mottatt. Fortrinnsrett etter 10-2 fjerde ledd, 14-2 og 14-3 går foran fortrinnsrett etter paragrafen her. Du kan reservere deg mot virksomhetsoverdragelsen, jf. Arbeidsmiljølovens Dersom du benytter deg av reservasjonsretten, vil det medføre at ditt ansettelsesforhold ved Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge opphører etter 3 måneders oppsigelsestid fra overføringstidspunktet Du fraskriver deg da retten til ansettelse ved Sykehusbygg HF. Vedlagt følger et eget skjema med utfyllende informasjon om reservasjonsretten og konsekvensene av denne. Svarslipp skal kun benyttes dersom du ønsker å reservere deg. Skjemaet må være levert til direktør Bjørn Remen innen fredag 20. mars Vern mot oppsigelse (1) Overdragelse av virksomhet til annen arbeidsgiver er ikke i seg selv grunn for oppsigelse eller avskjed fra tidligere eller ny arbeidsgiver. (2) Dersom arbeidsavtale eller arbeidsforhold opphører fordi skifte av arbeidsgiver medfører vesentlige endringer i arbeidsvilkårene til skade for arbeidstaker, anses opphøret som en følge av arbeidsgivers forhold. (3) Ved tvister etter denne paragraf gjelder bestemmelsene i og tilsvarende, med unntak av første ledd siste punktum. Bestemmelsene i kapittel 17 gjelder tilsvarende så langt de passer Informasjon og drøfting med tillitsvalgte (1) Tidligere og ny arbeidsgiver skal så tidlig som mulig gi informasjon om og drøfte overdragelsen med arbeidstakernes tillitsvalgte. Tillitsvalgte har vært løpende informert og involvert i prosessen med virksomhetsoverdragelsen. Praktiske forhold før overdragelsen Regnskapet for Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge skal avstemmes per Personalutgifter påløpt i 2015 før overdragelsen skal belastes Helse Midt- Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge. Dette får noen praktiske konsekvenser for innlevering av bilag før

29 Side 29 av 126 Mertid/minustid Dersom du ved overdragelsen har mertid/minustid, skal dette nullstilles fra Mertid skal enten avvikles i form av avspasering eller utbetales etter gjeldende retningslinjer. Dette betyr at inntil 45 timer enten avspaseres time for time, eller utbetales time for time. Mertid over 45 timer får følgende regnestykke: Antall timer fratrukket 14 timer (55 x 1/4 (dvs 3 mndr)) utbetales med 40% overtidstillegg fra Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge i april. Minustid trekkes i lønn/faktureres. Opptjent, ikke avviklet ferie fra 2013 (overførte feriedager fra 2014 til 2015) Dersom det ikke er mulig å ta ut overførte feriedager innen utgangen av mars, vil feriedagene komme til utbetaling fra Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge i april 2015 (dette gjelder 9 personer som har søkt om overføring av ferie fra 2014 til 2015). Ordinær opptjent ferie i 2014 som du skal benytte i år, overføres med alle rettigheter til Sykehusbygg HF. Ferielønn utbetales som vanlig i juni. Refusjonskrav og andre utgifter påløpt før Alle utestående utlegg med reiser og lignende utført de første 3 månedene i 2015 skal være innrapportert innen torsdag og utbetales fra Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge på siste mulige lønnskjøring som er Evt. spørsmål angående virksomhetsoverdragelsen kan rettes til direktør Bjørn Remen eller Trond Håvard Eidet i Helse Midt-Norge RHF. Takk for fantastisk innsats i Helsebygg Midt-Norge! Med vennlig hilsen Daniel Haga Adm.dir. Helse Midt-Norge RHF Vedlegg: Skjema for utøvelse av reservasjonsrett

30 Side 30 av 126 SKJEMA FOR UTØVELSE AV RESERVASJONSRETT Ansatte ved Helsebygg Midt-Norge har etter Lov om Arbeidsmiljø, 16-3 rett til å reservere seg mot at ansettelsesforholdet blir overført til Sykehusbygg HF ved virksomhetsoverdragelsen. Retten til å reservere seg må utøves overfor nåværende arbeidsgiver. Dette skjemaet må sendes til direktør Bjørn Remen innen Følgene av å benytte reservasjonsretten er at ansettelsesforholdet og lønn ved Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt-Norge opphører etter 3 måneders oppsigelsestid med virkning fra Siden Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge opphører som arbeidsgiver fra , vil ingen ansatte som utøver retten til reservasjon kunne gjøre gjeldende fortrinnsrett til ny ansettelse ved Sykehusbygg HF. Jeg bekrefter med dette å ha mottatt informasjonsbrev om virksomhetsoverdragelsen og informasjon om retter og plikter ved overføring av mitt ansettelsesforhold i Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge til Sykehusbygg HF. I samsvar med AML 16-3, vil jeg med dette meddele at jeg reserverer meg mot overføring av ansettelsesforholdet mitt til Sykehusbygg HF. Jeg er klar over at dette samtidig vil medføre at ansettelsesforhold og lønn ved Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt- Norge opphører med virkning fra , etter 3 måneders oppsigelse. Denne svarslippen skal kun benyttes dersom du ønsker å reservere deg. SVARFRIST: (Bruk blokkbokstaver unntatt ved signatur) Navn: Adresse: Postnummer og sted: Telefon: E-post: Sted og dato: Signatur:

31 Side 31 av 126 Berørte ansatte i Helsebygg Midt-Norge som overføres til Sykehusbygg HF (med forbehold om at reservasjonsretten ikke benyttes) 17 personer med fast ansettelse i Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt-Norge 2 personer med kontrakter i fbm drift av midlertidige kontorlokaler 2 personer med kontrakter i fbm ferdigstillelse av Universitetssykehuset St. Olavs hospital Etternavn Fornavn Stillingstittel Kommentar Abrahamsen Lars Utbyggingssjef/ prosjektleder Aslaksen Ragnhild Sjefsarkitekt Permisjon til Auset Bente Prosjektkoordinator Bakken Bjørn Prosjektleder Egseth Jan Petter Prosjektleder Feragen Kjell IT-konsulent Gran Grete Prosjektsekretær/ konsulent Haugen Liv Medisinsk sjef/ sykehusplanlegger Ingdal Pål Sykehusplanlegger Laugen Bjørn Prosjektleder Lyngsmo Kjell Olav Utstyrssjef Moen Gudmund Spesialrådgiver/ prosjektleder Pedersen Jan-Hermann Prosjektleder Remen Bjørn Direktør Slåtsve Lillian Spesialrådgiver/kontraktansvarlig Valstad-Aalmo Berit Elisabeth Administrasjonssjef Wiggen Svein Inge Utbyggingssjef/ prosjektleder ANDRE: Yseteng Eli Kantine- og renholdsmedarbeider Trolig kun frem til nye lokaler Ulvang Hans Margido Driftsleder (timebetalt) Frem til nye lokaler Melbø Olaf Leder prosjektstyret byggefase 2 St.Olav Kun styrehonorar Myrstad Ingun Kunstkonsulent (timebetalt) Innleid 1930-bygget

32 Side 32 av 126 SB-SAK 17/2015 Oppdragsdokument 2015, oppgaver og rekruttering OPPSUMMERING Med bakgrunn i Oppdragsdokumentet 2015 for Sykehusbygg HF (se sak 14/2015), er det gitt klare føringer for bruk av Sykehusbygg HF i alle nasjonale sykehusprosjekter. Administrasjonen vil med bakgrunn i disse føringene, anbefale at Sykehusbygg får en bestilling fra RHF/HF-ene på alle prosjekt som p.t. er eller skal i gang med idefasen eller konseptfasen. I alle andre prosjekt skal også Sykehusbygg HF benyttes, og det foreslås her at dette skjer gjennom enkeltoppdrag/delavtaler slik som skissert i saksframlegget. Rekruttering av personell må skje ut fra de forventninger som ligger i Oppdragsdokumentet. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret tar den framlagte orientering om organisering av fellesoppgavene til orientering. Styret ber administrasjonen ta initiativ mot eiendomsdirektørene i RHF-ene, om de ønsker å delta med personell i noen av de angitte prosjektgrupper som vedrører fellesoppgaver. 2. Styret gir sin tilslutning til de forslag om involvering av Sykehusbygg i de ulike sykehusprosjekt slik det er angitt i saksframlegget. Styret ber om at saken framlegges for AD-møtet, med formål om å avklare disse forholdene innen de enkelte RHF/HF. Deretter legges det til grunn at bestillinger av Sykehusbygg sine tjenester fra RHF/HF-ene foreligger så snart som mulig, og slik at Sykehusbygg kan gjennomføre en nødvendig rekruttering. TRYKTE VEDLEGG: 1. Oversikt over prosjekter, basert på en oversikt fra HOD pr. des Notat om fellesoppgaver per Presentasjon knyttet til forståelsen av Foretaksprotokoll/Oppdragsdokument 4. Saksframlegg sak 06/2015

33 Side 33 av 126 BAKGRUNN: Bakgrunn for saken beskrives gjennom 4 delpunkter: 1. Administrative oppgaver 2. Interne prosjektoppgaver/fellesoppgaver 3. Eksterne prosjektoppgaver 4. Rekruttering 1. Administrative oppgaver Det er fortsatt betydelige oppgaver som gjenstår for å få det nye foretaket i full drift. I tillegg ligger det mange deloppgaver i mottatt Oppdragsdokument for 2015, herunder også forberedelser til møte med eierstyringsgruppa 24. april. (Tema for styreseminar ). Styret i Sykehusbygg ble forelagt disse arbeidsoppgavene i sak 06/2015 i møtet 22. januar. Det etableres nødvendige arbeidsgrupper med de tilgjengelige ressursene som Sykehusbygg har pt, men dette arbeidet må også tilpasses framdriften med ansettelser framover. 2. Interne prosjektoppgaver/fellesoppgaver Styresak 06/2015 som også omhandlet fellesoppgaver og mottatt Oppdragsdokument, gir betydelige oppgaver som skal gjennomføres i Sykehusbygg har startet et arbeid med å konkretisere og organisere opp dette virksomhetsområdet. Se vedlagte arbeidsnotat datert , som viser en prosjektoversikt og en foreløpig skisse til et slikt prosjektarbeid. Notatet vil også bli drøftet i Kundeforum Innholdet og opplegget som skisseres i notatet, er et foreløpig utkast. Men kan være et viktig innspill for hvordan det kan inviteres personell fra foretakene inn i arbeidet. I noen tilfeller vil det også være hensiktsmessig å invitere eksterne inn i arbeidsgrupper. Det er foreløpig skissert 18 prosjekter/oppgaver. Oppgaver som har sin bakgrunn i mottatt Oppdragsdokument for 2015, vil bli prioritert. 3. Eksterne prosjektoppgaver Styret ble i forrige møte orientert om at styreleder og konst. AD ville besøke alle RHF og HF-ene i løpet av februar/mars. Slike møter er gjennomført, men det gjenstår å besøke noen HF innen HSØ.

34 Side 34 av 126 Følgende samlinger er gjennomført: Helse Nord -Tromsø 4. februar, med RHF og alle HF. Helse Vest - Bergen 16. februar, med RHF og alle HF. Vestfold, sykehuset i Tønsberg, 11. februar Helse Midt Stjørdal, 13. februar, med RHF og alle HF. Gjenstår: Helse Innlandet, Gardermoen 11. mars. Helse Sørlandet Kristiansand? OUS Oslo? Kort oppsummert fra disse samlingene så langt: - Det var en meget nyttig gjennomgang. Samlingene var 2-delte, med infodel om Sykehusbygg og infodel om prosjektene i de ulike HF. Dette ga totalt mye informasjon om de prosjektene som vil komme og som er i gang. Og ikke minst veldig viktig å få en god dialog med Sykehusbyggs framtidige kunder og bestillere. Dvs menneskene som vil være nære samarbeidspartnere på ulike måter. - Stemningen i møtene var positive. Det virket som om det var positiv vilje til å benytte Sykehusbygg i prosjekter videre. Dog er det mye spørsmål omkring formaliteter og ansvar. Hvilke roller, ansvar og myndighet skulle/kunne Sykehusbygg ha i prosjektene som egentlig det enkelte RHF eller HF hadde det formelle ansvar for? Her er det fortsatt behov for at ledelsene i RHF/HFene i enda sterkere grad tydeliggjør hvordan dette skal gjennomføres. - Oppsummeringene om prosjekter rundt omkring i landet, er at det er veldig mange prosjekter på gang. I etterkant av disse samlingene, har administrasjonen hittil kun mottatt 2-3 henvendelser om mulig bistand fra Sykehusbygg. Disse vil Sykehusbygg besvare innen medio mars. For øvrig har Sykehusbygg mottatt en bestilling på utredninger, og deretter ombygging av div. helikopterlandingsplasser. Nedenfor vil det redegjøres litt mer om aktuelle prosjekter for Sykehusbygg HF. Vi viser til vedlegg 3, som redegjør for en mulig forståelse av Statsrådens forventninger til Sykehusbygg, og hvordan Sykehusbygg skal benyttes fra 2015.

35 Side 35 av 126 Primærmodellen: Sykehusbygg overtar ansvaret/byggherrefunksjonen på vegne av bestiller/byggherre, for alle prosjekt som skal/er i tidligfasen, dvs. i idefase eller i konseptfasen. Dette bør innebære at eksisterende ansatte i prosjektorganisasjonen, helt eller delvis, må inngå i Sykehusbygg sin prosjektorganisasjon. Sekundærmodellen: For de øvrige prosjekt som enten er i prosjekteringsfasen eller i utbyggingsfasen, skal Sykehusbygg benyttes gjennom deloppgaver under ledelse av eksisterende prosjektorganisasjon. Disse deloppgavene kan være utleie av enkeltpersoner inn i deler av et prosjekt, eller utføre deloppgaver etter bestilling. Primærmodellen aktuelle prosjekt? Med bakgrunn i de samlinger administrasjonen har hatt med RHF/HF-ene, vil man her foreslå aktuelle prosjekt som gjennomføres hvor Sykehusbygg HF bør ha en posisjon med byggherrefunksjon. Denne oversikten er ikke komplett, da det ennå ikke har vært samlinger med alle foretak innen HSØ: Helse Nord: Helgelandssykehuset (oppstart ide/konseptfasen) UNN-Tromsø, psykiatri Åsgård, (idefasen) PET-Tromsø (KSK er i gang) Protonsenter UNN UNN Narvik, rus-psykiatri-somatikk,(ksk er i gang) Sykehuset i Hammerfest (oppstart idefase aug.15) Helse Midt: Her inngår alle de prosjekt som inngår i prosjektporteføljen ved virksomhetsoverdragelsen av Helsebygg. Se vedlegg til sak 16/15. De største prosjektene her er: Nytt akuttsykehus i Nordmøre og Romsdal (konseptfasen), psykiatribygg Østmarka/Trondheim (entreprise er kunngjort), psykiatribygg Levanger (forprosjekt), tilbygg Namdal sykehus (idefasen), syklotron St.Olav (konseptfasen).

36 Side 36 av 126 Helse Vest: Stavanger universitetssykehus (konseptfasen) Haugesund sykehus (konseptfasen) Førde sentralsjukehus, ombygging (konseptfasen) Haukeland sykehus, partikkelanlegg (konseptfasen) Helse Sør-Øst: Vestre Viken (konseptfasen) Sykehuset Innlandet (idefasen?) Sykehuset Sørlandet? 4. Rekruttering Det vil bli virksomhetsoverført 18 personer fra Helsebygg til Sykehusbygg HF pr. 1. april I løpet av våren påregnes ytterligere 5 personer fra HSØ. Det er ansatt 2 personer i Sykehusbygg, hvorav 1 person har tiltrådt, mens den andre begynner 1. juni. Sykehusbygg har annonsert etter sykehusplanleggere, og etter en lang intervjurunde, er det gitt tilbud til 7 personer. Hittil har 6 av akseptert tilbudet, mens det forventes svar fra den siste 9. mars. Sykehusbygg har nå i tillegg en rekke stillinger utlyst med søknadsfrist 8. mars. Det er stor oppmerksomhet omkring disse. Dette vil det bli redegjort for nærmere i styremøtet 12. mars. Sykehusbygg anslår ca. 10 tilsettinger etter denne søknadsrunden. Med bakgrunn i den uklare situasjon rundt oppdragsmengde/oppdragstype i 2015, ønsker administrasjonen en diskusjon om dette i styremøtet.

37 Side 37 av 126 Samlet prosjektoversikt med bakgrunn i en oversikt fra Helsedepartementet desember 2014 HELSE SØR-ØST, PROSJEKTOVERSIKT Nr Prosjekt Status 1 Sykehuset Østfold HF Prosjekt nytt Østfoldsykehus ble godkjent i desember 2010 med en ramme på millioner kroner(prisnivå februar 2010), som tilsvarer P50-estimatet fra gjennomført usikkerhetsanalyse i forprosjektfasen. Byggearbeidene startet i september 2011, og gjennomføres i regi av Helse Sør-Øst RHF. Det er forutsatt gradvis ibruktakelse fra mai 2015 til full drift fra november Pr er ca.bygget ca. 80 % ferdigstilt, og framdriften er i henhold til godkjente planer. Total ramme inkl. byggelånsrenter på 380 millioner kroner etter budsjettrevisjon nr. 8 2 Vestre Viken HF Styret i Vestre Viken HF vedtok , i sak 024/2014, idéfase for nytt sykehus i Vestre Viken HF, Drammen. Denne saken, med forslag til mandat for konseptfasen, legges fram for styret i Helse Sør-Øst RHF, parallelt med behandlingen av økonomisk langtidsplan , jf. sak Sykehuset i Vestfold HF Opptrapping psykiatri Prosjektene knyttet til fullføring av opptrappingsplanen for psykisk helse i foretaket, på hhv. Lindeog Granli, forventes sluttført i Ny sengefløy og akuttpsykiatri Konseptet, for å sluttføre sykehusutbyggingen i Tønsberg ble behandlet i foretakets styre , i sak 023/2014. Denne saken innebærer en beslutning om prioritering, og legges fram for behandling i styret i Helse Sør-Øst RHF parallelt med behandlingen av økonomisk langtidsplan , jf. sak Sunnaas sykehus HF Sunnaas sykehus HF startet bygging av ny sykehusfløy på Nesodden i februar Bygget som er planlagt ferdigstilt ved utgangen av 2015 har en totalramme på 260 millioner kroner. Prosjektet finansieres med regionalt lån på inntil 130 millioner kroner, salgsmidler på 73 millioner kroner og foretakets egne oppsparte midler på 57 millioner kroner. 5 Oslo universitetssykehus HF Omstilling fase 1 I fase 1 i investeringsprogrammet for omstilling av Oslo universitetssykehus HF, primært knyttet til flytting av funksjoner fra Aker og samlokalisering av lands- og regionfunksjoner, er det hittil bevilget millioner kroner hvorav 845 millioner kroner er lån fra Helse- og omsorgsdepartementet. Total investeringsramme er om lag millioner kroner. Øvrig investeringspådrag i prosjektet finansieres ved egne midler i foretaket samt gavemidler. Disse arbeidene forventes sluttført i Det største enkeltprosjektet i denne fasen er utvidelse av akuttfunksjonene på Ullevål, hvor byggearbeidene ble igangsatt i november 2010, og tatt i bruk i januar I tillegg til ordinære løpende ordinære investeringer i foretaket er det etablert et investeringsprogram knyttet til lukking av tilsynsavvik innefor brann og arbeidsmiljø. Idefase Foretaket har i 2013 igangsatt samlet idéfase for somatikk, psykisk helse og avhengighet i foretaket. Denne forutsettes fullført medio Det ble i felles foretaksmøte i de regionale helseforetakene startet opp en felles idéfase for sentre for partikkelterapi (protonstråling) for kreftbehandling for alle regioner i Norge. I Helse Sør-Øst RHF vil senteret legges til Oslo universitetssykehus HF. Fristen for den felles idéfasen er 1. desember Den nasjonale prosessen ledes av Helse Vest RHF. 6 Sørlandet Sykehus HF Ombygging operasjonsstuer Sørlandet sykehus HF har hatt et pågående prosjekt med ombyggingen av operasjon og intensiv i Kristiansand, som ble startet opp i Prosjektets omfang har økt i forhold til innledende planer, og forventes ikke sluttført før i Prosjektets fremdrift avhenger av foretakets tilgjengelige likviditet. Akuttpsykiatri Kristiansand Sørlandet sykehus HF har igangsatt et arbeid med utviklingsplan, som er planlagt ferdigstilt i løpet av 1. tertial Foretaket arbeider parallelt med konseptfase for nytt psykiatribygg i Kristiansand. Dette konseptet avstemmes med utviklingsplanen, men er varslet å bli behandlet i foretakets styre før utviklingsplanen er sluttført. 7 Akershus universitetssykehus HF Akershus universitetssykehus HF har i gjennomført en idéfase for nybygg på Nordbyhagen. Nybygget skal benyttes til deler av sykehuspsykiatrien som i dag drives i lokaler eiet av Oslo universitetssykehus HF, siden dette foretaket vil kunne ha behov for disse lokalene i forbindelse med samlokaliseringen. Antatt brutto prosjektkostnad er cirka 600 millioner kroner. 8 Sykehuset Telemark HF Sykehuset Telemark HF vedtok , i styresak , en utviklingsplan for foretaket, jf. sak for styret i Helse Sør-Øst RHF. Foretaket har parallelt utarbeidet planer for ny sengefløy ved Sykehuset Telemark på idéfasenivå. 9 Sykehuset Innlandet HF Styret i Sykehuset Innlandet HF vedtok , i sak , utviklingsplanen basert på sin tidligere behandlede plan Strategisk fokus Utviklingsplanen, med forslag til mandat for idéfasen, vil så danne grunnlaget for søknad fra Sykehuset Innlandet HF til Helse Sør-Øst RHF om oppstart av idéfase.

38 Side 38 av 126 HELSE VEST, PROSJEKTOVERSIKT Nr Prosjekt Status 1 Helse Stavanger PET-senter Det er i budsjettet lagt inn til saman kr 58,8 mill. til PET-senter samt palliativ eining. Det er usikkert kor raskt Helse Stavanger klarer å gjennomføre prosjekta, men dei vil strekkje seg ut i Sykehusutbygging i Helse Stavanger Planlagt start på sjukehusutbygginga er i 2016/2017. Dette kan synast å vere noko optimistisk. I finansieringsgrunnlaget har Helse Stavanger lagt inn ein føresetnad om 70 % lånefinansiering frå staten. I tillegg er det lagt inn ein føresetnad om lån på kr 500 mill. frå Helse Vest i perioden 2020 til Helse Stavanger meiner at under dagens finansieringsregime kan dei handtere ein samla utbygging på omlag kr 8 mrd., som er det som ligg i investeringsplanen. 3 Helse Fonna Helse Fonna har utarbeida ein utviklingsplan som har synleggjort eit behov for utvida areal samt rehabilitering av eksisterande bygg. Behova er særleg store ved Haugesund sjukehus. Føretaket er no i gang med idefasen som er planlagt styrebehandla i Helse Fonna hausten Førebels framdriftsplan seier at dei skal gå i gang med prosjektet i 2018 med ei auke i investeringane til kr 620 mill. i 2018 og 2019 for å realisere nybygg i Haugesund. 4 Helse Bergen Barne- og ungd.psyk. Trinn 1 og 2 Mottaksklinikk inkl. ambulansehall Poliklinikkavd. Og andre andringer Sentralblokka Sengebygg Sør fase 1 Utvikling Nordås Nevrosenter Mintre investeringer bygg 5 Helse Bergen Dei største prosjekta som no er i gang er nytt barne- og ungdomssenter (BUSP fase I), Sengebygg Sør og Mottaksklinikk. Helse Bergen arbeider vidare med BUSP fase II som vil utgjere ein betydeleg del av investeringsplanen i slutten av perioden og fleire år fram i tid.

39 Side 39 av 126 HELSE MIDT-NORGE, PROSJEKTOVERSIKT Nr Prosjekt Status 1 Nye St Olavs Hospital HF Fase 2 Ferdigsstillelse 1930-bygget, infrastruktur 2 Nytt sjukehus i Helse Møre og Romsdal Tidligere utredninger vedrørende nytt sykehus i Nordmøre og Romsdal av 2010 anslår investeringsbehovet i et nytt sykehus til erstatning for sykehusene i Molde, Kristiansund og på Hjelset til å være 3985 mill. kr. Dette inkluderer nødvendige tiltak på eksisterende sykehus i Nordmøre og Romsdal (jf. sak 91/10 Nytt sykehus Nordmøre og Romsdal). Inntil resultat av pågående idefase legges frem er tallmaterialet fra utredningen i 2010 eksempelvis lagt inn i fremlagte langtidsbudsjett. Det er i eksemplet lagt til grunn en låneandel på 50 % i tråd med det regelverk som var gjeldende i Nåværende regelverk gir rom for en låneandel på 70 % for prosjekter over 500 mill kr. Andel lånefinansiering må basere seg på vurderinger knyttet til mulighet for egenfinansiering og at helseforetaket skal ha en økonomisk bærekraft for 3 Ny dagkirurgi ved Ålesund sjukehus k it lk t d tt t i t i f di tilt 4 Akuttbygg Østmarka, St. Olavs Hospital HF Styret for Helse Midt-Norge RHF har gitt sin tilslutning til at planlegging og bygging av ny akuttavdeling, midlertidig plassert i bygg for spesialposter/langtidspleie på Østmarka, gis prioritet. Kostnadene forbundet med nevnte bygg er tidligere anslått til 238 mill kr. Konseptrapport med kostnadsoverslag vil foreligge høsten Mulig ferdigstillelse i Realisering av prosjektet forutsetter at St. Olavs Hospital HF klarer å skaffe tilveie en vesentlig andel i form av egenfinansiering. I foreliggende forslag til langtidsbudsjett er det lagt til grunn et likviditetslån fra foretaksgruppen til St. Olavs Hospital HF tilsvarende 100 mill kr. Av hensyn til øvrige prioriterte investeringer og prosjekter forutsettes det at St. Olavs Hospital HF betaler tilbake lånet over en kort periode etter ferdigstillelse. St. Olavs Hospital HF legger forprosjekt frem for sitt styre ultimo Administrasjonen vilkomme tilbake til denne saken i forbindelse med investeringsbudsjett Øvrig bygningsmessie investeringer I langtidsperioden vil det være behov for mindre investeringer i alle foretak som kan gjennomføres parallelt med bygging av nytt sykehus. Blant annet har Helse Nord-Trøndelag HF prioritert nytt bygg knyttet til psykisk helsevern ved Sykehuset Levanger for å få til en driftsøkonomisk samlokalisering for rusbehandling og regionalt kompetansesenter for spiseforstyrrelser. Til øvrige bygningsmessige investeringer er det generelt lagt inn 100 mill kr i 2015 med en økning til 150 mill kr i 2017, herunder mindre bygningsmessige investeringer, HMStiltak og Enøk-midler. I dette ligger midler til lovpålagte utbedringer ved Lundavang på mill kr.

40 Side 40 av 126 HELSE NORD, PROSJEKTOVERSIKT Nr Prosjekt Status 1 UNN 2 A fløy Tromsø Prosjektet har en investeringsramme på 1,425 milliarder kroner inkl. byggelånsrenter og prisstigning i byggeperioden (p85) og 1,285 mrd kroner (p50). 3 Pasienthotell Tromsø Prosjektet har en investeringsramme på 403 millioner kroner pluss IKT-senter til 16,3 millioner kroner. Vardesenter og lærings- og mestringssenter til 15 millioner kroner, håndteres innenfor rammen til styrets disposisjon (p50). Total ramme for prosjektet er 436 millioner kroner (p85). 4 Utvikling psykiatri behandling/unn Tromsø, Åsgård Det pågår bygningsmessig renovering/ombygging ved Psykiatrisk senter for Tromsø og omegn (akutt-teamet, akuttpost og alderspsykiatrisk avdeling). Investeringsrammen for 2014 ble økt med 50 millioner kroner til formålet, mens UNN har avsatt 14 millioner kroner av styrets ramme til prosjektet. 5 Pet Senter Tromsø Investeringsrammen til PET-senter er ikke fastlagt ennå, men i konseptrapportbehandlingen i februar 2014 ble styret i Helse Nord RHF presentert en ramme for prosjektet på 407 millioner kroner (p85) og 364 millioner kroner (p50). Endelig ramme settes når forprosjektet er ferdig utredet ved årsskiftet 2014/15. I planen er det tatt høyde for en investering på inntil 400 millioner kroner. Det foreslås fremskynding av etablering av PET-senteret, slik at senteret kan ferdigstilles i UNN Narvik Planleggingen av nytt sykehus i Narvik er gjennomført til og med konseptrapport. Prosjektet ligger i investeringsplanen med oppstart i Finnmarkssykehuset Kirkenes Finnmarkssykehuset Kirkenes har en investeringsramme på 1,44 milliarder kroner inkl.byggelånsrenter og prisstigning i byggeperioden (p85) og 1,31 mrd kroner (p50). Målet er at foretaket arbeider for at p85 kommer ned mot 1,4 milliarder kroner. De øvrige utviklingstiltakene for Finnmarkssykehuset vil inngå i utviklingsplanen som er ferdig i Et ledd i dette er utredningen om Alta/Vest- Finnmark og grunnlaget for videre arbeid med ombygging eller nybygg av Finnmarkssykehuset Hammerfest som tas opp høsten MTU Alta Investeringsrammen til anskaffelse av medisinteknisk utstyr i blant annet Alta utvides med 20 millioner kroner i Nordlandssykehuset Bodø Nordlandssykehuset Bodø, somatikk er i full utbygging og har en ramme på 3,614 milliarder kroner (p85). Prosjektet har pågått siden 2007 og er ferdig i slutten av Det har på grunn av lang byggetid blitt gjennomført flere endringer i planene for å imøtekomme endringer i pasientbehandling, teknologi og andre forutsetninger, for eksempel samhandlingsreformen. Vesterålen Nytt Nordlandssykehuset Vesterålen er i avslutningsfasen. Pasientbehandling i det nye sykehuset ble startet opp i mai Prosjektet har en ramme på 1,07 milliarder kroner (p85). Kliniske kontorplasser Bodø Prosjektet ble i desember 2013 godkjent videreført til siste beslutningspunkt med en brutto arealramme på m2 og en foreløpig total kostnadskalkyle på 121 millioner kroner (p ), inklusiv prisstigning og byggelånsrenter i perioden. Netto ny bevilgning er på 71,6 millioner kroner inkludert arealer til Sykehusapotek Nord. I tillegg kommer kostnader til arealer for fjernlager for datasenter innenfor en ramme på inntil 13 millioner kroner. I planen er det tatt høyde for økte investeringer på inntil 85 millioner kroner. Detaljprosjekt med gjennomgang av en del forutsetninger oppfylt, vil bli forelagt styret i Helse Nord RHF etter at styret for Nordlandssykehuset har styrebehandlet foretakets økonomi og sannsynliggjort at foretaket både har likviditet til dette og vil kunne finansiere de økte kostnader som det totale investeringsprogrammet medfører. 9 Helgelandssykehuset Helgelandssykehuset har igangsatt utredning av fremtidig sykehusstruktur. En utviklingsplan for foretaket utredes i tre alternativer Fremskrive nåværende modell Utrede en modell med tre klinikker lokalisert til nåværende sykehus og et nytt «sengesykehus» Utrede en modell hvor man legger ned all somatisk aktivitet i nåværende sykehuslokaler og bygger et nytt sykehus

41 Side 41 av 126 NOTAT VEDR. ORGANISERING OG GJENNOMFØRING AV FELLESOPPGAVER I mars 2015 v/ konst. AD Bjørn Remen Grunnlag for dette notat, er styresak i Sykehusbygg HF vedr. oppgaver i 2015, og Oppdragsdokument mottatt Innledning. Vi tilstreber å gjennomføre de enkelte oppgaver som delprosjekter i Sykehusbygg i Det vil bli satt en prosjektansvarlig for hver deloppgave. Vedkommende må snarest: - Foreslå sammensetning av ei lita arbeidsgruppe. - Utarbeide et arbeidsopplegg, mandat og framdrift for oppgaven. AD må snarest ta initiativ til et møte med sekretariatet vedr. Nasjonal Sykehusplan v/ Stein Våler, for å avklare oppgaven knyttet til framskrivninger. Dette for å avklare grensesnitt/unngå dobbeltarbeid vedr. dette tema. Oppgaver med bakgrunn i bestilling gjennom Oppdragsdokument vil bli prioritert! 1. Sikre standardisering av nye sykehusbygg hva og hvordan? Prosjektnummer: Prosjektnavn: Utvikling av standarder Denne oppgaven er sammensatt og krever brei kompetanse: Avgrense innholdet i standardiseringsbegrepet Standardisering av krav til datagrunnlag og metoder/verktøy for tidligfaseplanlegging Standardisering av programkrav til funksjoner og rom Standardisering av bruk av verktøy og prosess/organisering for styring og gjennomføring Standardisering av krav til bygg, teknikk Standardisering av sykehusbygg? Standardisering av rom og romløsninger. Det er kanskje lurt med en todeling av oppgaven: 1. Tidligfaseplanlegging med tilhørende krav til datagrunnlag, metoder, prosesser, organisering mv 2. Prosjektering og bygging med tilhørende krav til verktøy, BIM, kontrahering, entreprisemodeller, løsninger mv

42 Side 42 av 126 PL = Areidsgruppe: Brei sammensetning planlegging, prosjektering, bygg. Økonomi, teknisk fag, IKT-kompetanse. Kundeforums deltakelse? Involvering av flere HF/RHF? 2. Erfaringsoverføring og gjenbruk av løsninger. Prosjektnummer: Prosjektnavn: Utvikling av modell for erfaringsoverføring og type løsninger. Delvis samme problemstilling som for pkt 1 med behov for en brei faglig tilnærming hvor både planlegging, prosjektering og bygg må være involvert PL =.. Arbeidsgruppe: Brei sammensetning med planlegging, prosjektering, bygg. Økonom, IKTkompetanse. Kundeforums deltakelse? Involvering av flere HF/RHF? 3. Videreutvikle metodikk for evaluering av sykehusprosjekter. Prosjektnummer: Prosjektnavn: Utvikling av metodikk for evaluering av sykehusprosjekter Delvis samme problemstilling som for pkt 1 med behov for en brei faglig tilnærming hvor både planlegging, prosjektering og bygg må være involvert PL =.. Arbeidsgruppe: Brei sammensetning med planlegging, prosjektering, bygg. Spesialkompetanse/NTNU, samfunnsøkonom? 4. Videreutvikle metodikk for framskrivninger, veileder Prosjektnummer: Prosjektnavn: Videreutvikling og drift av fremskrivingsmodellen I dette punktet bør det også inngå et opplegg for utvikling, drift og vedlikehold av datagrunnlag, erfaringsreferanser, trendanalyser, endringsfaktorer og beregningsmodeller. Oppdatert beskrivelse av fremskrivingsmodellen er klar. Mangler veileder for bruk og en plan for drift og vedlikehold. Flere punkter er knyttet til dette: Må sees i sammenheng med pkt 1 og 2.

43 Side 43 av 126 PL = Asmund Myrbostad. Kan delta i en oppstart men det bør være en fast ansatt som er Sykehusplanlegger, samfunnsøkonom el. Arbeidsgruppe: Faglig bredde: Planlegger, klinikk, statistikk/samfunnsøkonomi, byggfag/prosjektledelse, prosessledelse. 5. Nasjonal database for sykehusareal. Samlet oversikt over klassifiserte sykehusareal i løpet av Prosjektnummer: Prosjektnavn: Driftsmodell for klassifikasjonssystem for sykehusbygg PL = Pål Ingdal. Arbeidsgruppe: Ole Kr. Kvarsvik, NOSYKO. Thor Åsmund Evjen. Marte Lauvsnes. Repr. fra Multiconsult. Verdien av klassifikasjonssystemet er bl.a. knyttet til muligheten til å koble virksomhet/produksjon, organisasjon, lokalisering og byggkapasitet og kvalitet. Det er et sentralt verktøy for tidligfaseplanlegging fra Utviklingsplan til forprosjekt og gir bl.a. et grunnlag for å tallfeste sammenhenger mellom virksomhet/aktivitet og kapasitet/krav til bygget. Det er også et viktig styringsverktøy for HF, RHF og opp til et politisk nivå/beslutningstakere. Dette bør reflekteres i oppbyggingen av prosjektgruppa. 6. Revisjon av tidligfaseveilederen (og veiledere for HFP og HPU). Prosjektnummer: Prosjektnavn: Revisjon av veiledere for tidligfaseplanlegging Arbeidet igangsatt, utkast til endringsforslag er utarbeidet. Revisjon av veiledere for HFP og HPU (punkt 13) bør inngå i dette punktet. PL = Asmund Myrbostad. Kan delta i en oppstart men det bør være en fast ansatt som er Sykehusplanlegger, samfunnsøkonom el. Arbeidsgruppe: En fra hvert RHF. Bør NTNU trekkes inn?

44 Side 44 av Utarbeide veileder for overordnet teknisk program ( OTP ). Prosjektnummer: Prosjektnavn: Utvikling av veileder for overordnet teknisk program (OTP) Viktig at OTP samordnes med den øvrige tidligfaseplanleggingen og ift forprosjekt. OTP bør bidra til å begrense arbeidsmengden i konseptfasen slik at man ikke begynner å spise av forprosjektarbeidet. Bør være en PL fra teknisk fagområde men med deltakelse fra programmering/planlegging. PL = Teknisk kompetanse Arbeidsgruppe: Planlegger/kunnskap om tidligfaseplanlegging, utstyrsplanlegging, tekniske fag 8. Etablere veileder for brukermedvirkning. Prosjektnummer: Prosjektnavn: Utvikling av veileder for brukermedvirkning i sykehusprosjekter Dette er veldig prosjektavhengig og bør avgrenses til en veileder som beskriver hav som er gode brukerprosesser. Viktig med god sykehusfaglig kompetanse og erfaring fra sykehus. PL = Sykehuserfaring, kompetanse på brukerprosesser. Arbeidsgruppe: Prosessledelse er viktig. Også viktig å ha med noen som kobler dette punktet til pkt 1 og standardisering og pkt 4 Videreutvikling metodikk mv. 9. Evaluere ordningen med ekstern kvalitetssikring. Framlegges Dep. Ny anskaffelse av kvalitetssikringsleverandør (KSK). Innhente erfaringer. Prosjektnummer: Prosjektnavn: Evaluering av KSK utlysning av ny rammeavtale Kan vi slå sammen disse, det er vel samme punktet. Utkast til rapport inkl forslag til kravspesifikasjon for ny utlysning er utarbeidet. Utlysning av rammeavtale kan skje så snart HOD har sett på det. PL = Asmund Myrbostad Arbeidsgruppe: Birger Stamsø.

45 Side 45 av Digital kommunikasjon. Digitale tjenester for kommunikasjon med samarbeidspartnere (jfr. pkt. s. i Oppdragsdok.) PL = 11. Gjennomføre en kartlegging og analyse vedr. sykehusbyggenes tilgjengelighet, og strategi for å gjøre Norge universelt tilgjengelig innen PL = 12. Etablere kravdokument vedr. miljø og klimatiltak. Etablere miljøledelse og miljøstyringssystem ( jfr. Oppdragsdok. Pkt. r. ). PL = 13. Etablere verktøy som viser tilstandsgrad ved norske sykehus. Bør kanskje kobles mot klassifikasjonssystemet. Viktig for vurdering av 0-alternativet og ombygg og påbygg prosjekter. PL = Sigmund Stikbakke HSØ. Arbeidsgruppe: Thor Åsmund Evjen, 14. Fullføre prosjekt vedr. sammenligning av byggekostnader mellom Norge og Danmark. Arbeidet er igangsatt. Oppgaven bør gjennomføres som en helhet men inndeles i flere delprosjekter for å skille de ulike faktorene som påvirker kostnadene og som kan gi forskjeller. Dermed kan aktiviteter prioriteres iht krav til fremdrift. Hvordan skape sammenlignbarhet mellom prosjekter? o Skille nummer i bygningsdeltabellen som har bygget å gjøre og de som ikke er påvirket av den bygningsmessige løsningen. o?

46 Side 46 av 126 Programmering, driftskrav. Er det forskjeller som kan slå ut i ulikheter på kostnader (andel spesialrom/kostbare arealer, blanding/oppdeling av funksjoner i ulike deler av bygg oa) Programmering, tekniske krav. Har vi større krav til teknikk i Norge (ventilasjon, luftbehandling, IKT, sikkerhet oa) Planprosess: Fordeling av oppgaver/kostnader på byggherre og prosjekt, metoder, prosess oa) Pris på materialer og lønn, marked/konkurranse Gjennomføring. Marked, enterprisemodeller oa Brukerutstyr PL = : Teknisk kompetanse/prosjektlederkompetanse. Ansvar for gjennomføring av sammenligningen. Prosjektgjennomføring, marked, entreprisemodeller PL undergruppe 1: = Programmeringskompetanse/planlegging. Krav fra virksomhet til bygg, brukerutstyr. PL undergruppe 2: Teknisk kompetanse. Huskost etter bygningsdelstabellen, priser. Hvis gruppen startes opp med en gruppeleder for hele jobben samt 1 fra undergruppe 1 og 1-2 personer fra undergruppe 2 så kan man fort komme i inngrep med bl.a. SUS som gjerne vil delta. 15. «Sykehusbygg-skolen». Etablere en intern kompetanseenhet. PL : 16. Prosjektstyringsverktøy (og databaser?) Mulig samordning? Avklaring! PL : Nils Arne Bjordal. 17. Myndighetskontakt. Hva og hvordan? PL : 18. Kulturminnevern. Bør kobles mot klassifikasjonssystemet. Praktisk med en merking av hvilke arealer som har begrensninger for ombygging og påbygg. PL :

47 Side 47 av 126 FORETAKSPROTOKOLLEN FRA Hvordan skal denne forståes? trappe opp virksomheten i Sykehusbygg HF... benytte Sykehusbygg i alle byggeprosjekt over 500 mill. også for prosjekter som allerede er under gjennomføring. sikre større grad av standardisering.

48 Side 48 av 126 «TRAPPE OPP» - PRIMÆRT SKAL VI : Sykehusbygg skal ivareta ansvaret for gjennomføring av en bestilling på vegne av et RHF / HF (inkl. bemanning). Dvs ivareta byggherrefunksjon i alle faser, f.o.m. idefase, t.o.m. overlevering / idriftsettelse

49 Side 49 av 126 SEKUNDÆRT: Ved utleie av personell til enkeltfunksjoner i et RHF / HF `s prosjektorganisasjon Utføre deloppgaver i et prosjekt Delta med personell i styringsgrupper / styrer og prosjektgrupper

50 Side 50 av 126 «OGSÅ FOR PROSJEKTER SOM ALLEREDE ER UNDER GJENNOMFØRING» Hvordan bør dette praktiseres? RHF / HF bør normalt ha ledelse / ansvar for egne utviklingsplaner. Sykehusbygg bør bidra med personell / deloppgaver i dette planarbeidet.

51 Side 51 av 126 «OGSÅ FOR PROSJEKTER SOM ALLEREDE ER UNDER GJENNOMFØRING» Sykehusbygg bør primært overta ansvaret / byggherrefunksjonen for alle prosjekt som er i idefasen / konseptfasen (jft. tidligveilederen) Dette innebærer en snarlig og betydelig oppgave internt ved å: Etablere et tydelig avtaleverk Etablere nødvendig metodikk, struktur og systemer Avklare finansiering av slike tjenester Vurdere de juridiske forhold vedr. eierskap / rett til løsninger, og inngåtte kontrakter

52 Side 52 av 126 «OGSÅ FOR PROSJEKTER SOM ALLEREDE ER UNDER GJENNOMFØRING» Sykehusbygg bør ikke overta ansvaret / byggherrefunksjon i prosjekter som har igangsatt forprosjekt / detaljprosjekt eller bygging. Hvis dette likevel er ønskelig, må prosjektorganisasjonen, med tilhørende kontrakter, tiltransporteres Sykehusbygg. Dette må vurderes nøye, og avtaler med rettigheter / plikter må avklares i detalj. Sykehusbygg HF skal dog involveres også i slike prosjekt, og på en slik måte at en sikrer gjenbruk av løsninger, erfaringer og kompetanse.

53 Side 53 av 126 SIKRE STØRRE GRAD AV STANDARDISERING AV NYE SYKEHUSBYGG Sikre best praksis i nye prosjekt Innebærer?: Bør primært omfatte funksjoner løsninger ulike spesialrom etc. Etablere metode for evaluering av sykehusprosjekt. Alle prosjekt over (200 mill?) må inngå i en slik ordning, og resultatene inngå i en felles database Eierskap og juridisk rett til gjenbruk av tidligere løsninger må avklares. Etablere felles avtaleverk / bestemmelser for å sikre dette i nye prosjekt

54 Side 54 av 126 SB-SAK 06/2015 Oppgaver og organisering i Sykehusbygg HF 2015 (Oppfølging av sak 12/2014) OPPSUMMERING Med bakgrunn i Foretaksmøte 7.januar 2015, vil virksomheten i Sykehusbygg HF måtte trappes opp raskere enn det styret hadde lagt til grunn i desember Dette innebærer organisatoriske og rekrutteringsmessige utfordringer. På hvilken måte denne opptrappingen i praksis skal skje med hensyn til forutsetningene i Foretaksprotokollen, må avklares nærmere. Sykehusbygg HF vil legge til grunn at foretaket over tid, som hovedregel, må ivareta byggherrefunksjonen i prosjektene (prosjektansvarlig ift. eier/byggherre). VEDTAK 1. Sykehusbygg HF organiseres slik som angitt i saksframlegg. 2. Styret legger til grunn at administrasjonen sammen med kunden prioriterer aktiviteter innenfor virksomhetsområdene som er angitt i saken. Herunder evt. nye aktiviteter som vil framkomme i Oppdragsdokumentet for Sykehusbygg HF i Foretaksmøte Nye aktiviteter utover dette, må avklares gjennom drøfting i Kundeforum før beslutning i styret. 3. De aktuelle prosjektfinansierte oppgaver framlegges for styret etter at en dialog og avklaring med de ulike RHF/HF er gjennomført. Dvs ift. forståelsen av Statsrådens Foretaksprotokoll fra Styret ber administrasjonen komme tilbake med en sak høsten 2015 om Sykehusbygg HF sin deltakelse i forskning og utvikling. TRYKTE VEDLEGG: 1. Organisasjonskart for Sykehusbygg HF i Prosjektoversikt, med bakgrunn i en oversikt fra Helsedepartementet fra desember Oversikt over aktiviteter innenfor de ulike verdikjeder knyttet til faser i et prosjekt (planlegging prosjektering bygging). 4. Mail av fra Helse Nord vedr. aktuelle prosjekter. 5. Samlet oversikt over prosjekter i HMN som håndteres av Helsebygg Midt- Norge i 2015.

55 Side 55 av 126 BAKGRUNN: Styret for Sykehusbygg HF ble i møte forelagt en sak vedr. organisering og oppgaver for Sykehusbygg HF i Styret ba i møtet om en revidert organisasjonsplan for Sykehusbygg HF i Vedlagt følger et revidert forslag til organisasjonskart, og hvor det inntil videre er tatt ut etablering av regionkontorer i Dvs. at det vil være direkte linje mellom prosjektene og foretakets ledelse. For øvrig opprettholdes de 3 virksomhetsområdene som skal ivareta fellesoppgaver og utvikling i foretaket, slik at foretaket i størst mulig grad jobber på en enhetlig måte. Med bakgrunn i Foretaksmøtet 7. januar 2015, og tilhørende Foretaksprotokoll, bør styret vurdere selve organiseringen på nytt når konsekvensene av denne Foretaksprotokollen er avklart. Oppdragsdokument for Sykehusbygg HF, som vil bli framlagt i foretaksmøte , kan også påvirke organiseringen i foretaket. Styret ba også om en detaljert aktivitetsplan for 2015 hvor styret i møtet signaliserte at en burde vurdere i hvilke prosjekt Sykehusbygg HF burde engasjere seg i. Dette ut ifra at man ønsket en gradvis utvikling og opptrapping av det nye foretaket. Etter Foretaksmøte 7. januar anses situasjonen som vesentlig endret. Spørsmålet blir mere om på hvilken måte RHF/HFene skal benytte Sykehusbygg HF i prosjekter med prosjektkostnad over 500 mill., og hvordan Sykehusbygg HF skal håndtere disse utfordringene. Det må snarest avtales møter med alle RHF vedr. denne saken, og hvor aktuelle HF også involveres. Det er allerede avtalt slike møter med Helse Nord (5.02) og Helse Vest (16.02). Noen av disse prosjektene framgår av vedlagte oversikter, men denne oversikten er ikke er uttømmende for prosjekt som er i en tidligfase. I tillegg er det et betydelig antall prosjekt i området mellom mill kr. som RHF/HFene må vurdere om Sykehusbygg HF skal involveres i. Dette vil være naturlig hvis Statsrådens intensjon om mer standardisering og videreføring av kompetanse fra prosjekt til prosjekt skal kunne gjennomføres. Det er marginale forskjeller i kompetanse- og ressursbehov for prosjekter over og under 500 mill. Administrasjonen har forsøkt å sette opp en oversikt over aktuelle oppgaver i 2015: 1. Administrative oppgaver: Utarbeide en strategiplan og forretningsplan/virksomhetsplan for foretaket for de neste 3 år. Lønns- og personalarbeid, herunder personalreglement. Økonomistyring/prosjektstyring, rapportering og årsregnskap. Etablere systemer for dette. Utarbeide årsbudsjett og langtidsbudsjett for

56 Side 56 av 126 Utarbeide en finansieringsmodell for foretaket. Etablering av administrative styringssystemer og kvalitetssystemer. IKT etablering ved hovedkontor og prosjektkontorer. Lokaler, flytting og etablering av nytt hovedkontor. Anskaffelse av nødvendige rammeavtalepartnere. Miljøsertifisering av foretaket. Etablere risiko- og internkontrollrutiner, herunder egen beredskapsplan. Rekruttering og organisering av virksomheten, herunder gjennomføre virksomhetsoverdragelse(r). Utvikling av foretakets hjemmesider, herunder sikre en god overgang av hjemmesidene til Sykehusplan.no, til foretakets hjemmesider. 2. Fellesoppgaver Her vil noen oppgaver bli tildelt gjennom oppdragsdokument og tjenesteavtaler. Videre vil noen oppgaver bli avtalt undervegs i dialog med Kundeforum, og etter vedtak i styret. Her nevnes de oppgaver som har vært tema i prosessene hittil: Sikre standardisering av nye sykehusbygg ved erfaringsoverføring og gjenbruk av planleggingsgrunnlaget fra tidligere prosjekter. Sikre forankring av slike standardløsninger for sengeareal, poliklinikker, OP-areal mv i helseregionene, helsedirektorat, arbeidstilsyn mv. Ivareta nasjonal database for sykehusarealer og utarbeide en samlet oversikt over klassifiserte sykehusarealer i løpet av Videreutvikle og vedlikeholde metodikk for framskrivninger, veiledere og evaluering av sykehusprosjekter og etablere nødvendig verktøy som viser tilstandsgrad ved norske sykehus. Gjennomføre en ny anskaffelse av kvalitetssikringsleverandører (KSK). Det innhentes erfaringer fra gjennomførte anskaffelser før ny anskaffelse gjennomføres. Evaluere ordningen med ekstern kvalitetssikring av sykehusprosjekter slik den har virket i prøveperioden. Evalueringen skal legges fram for departementet. Revisjon av tidligfaseveilederen. Mulig revisjon av veileder for Hovedfunksjonsprogram (HFP) og Hovedfunksjonsprogram for utstyr (HPU). Utarbeide veileder for overordnet teknisk program (OTP). Videreutvikle metode for evaluering av sykehusprosjekter. Fullføre prosjekt vedr. sammenligning av byggekostnader mellom Norge og Danmark.

57 Side 57 av 126 Starte arbeidet med å etablere «sykehusbygg-skolen». Dvs en intern kompetanseenhet for å sikre utvikling av egne medarbeidere. Utarbeide et enhetlig kravdokument med tilhørende sjekklister, for å sikre at miljø og klimatiltak blir ivaretatt i sykehusprosjektene. Gjennomføre en kartlegging og analyse av sykehusbyggenes tilgjengelighet, og utvikle en felles strategi slik at en kan oppnå målsettingen om å gjøre Norge universelt tilgjengelig innen Kulturminnearbeid (avklaring må gjennomføres). Etablering av felles databaser, så langt dette er mulig, innenfor tekniske områder. Eks. vedr. BIM. Myndighetskontakt. 3. Plan og utvikling. Prosjektering og bygging (Prosjektoppgaver) I denne saken gås det ikke konkret inn på de aktuelle prosjektene innenfor disse virksomhetsområdene, men henviser til vedleggene hvor mange prosjekt er angitt. Dette området må gjennomgås nærmere til styremøtet i mars 2015 for å kunne gi en nærmere oppgaveoversikt etter de planlagte dialogmøtene med RHFene. Videre vises til de innledende kommentarene om aktuelle aktiviteter i prosjektsammenheng, herunder også prosjektene under 500 mill. kr. Man har også gjort en nærmere studie for å prøve å beskrive de ulike aktiviteter som vil kunne inntre i de ulike faser i et prosjekt. Dette er beskrevet som verdikjeder innen virksomhetsområdene planlegging, prosjektering, og bygging. Som en ser av disse tabellene i vedleggene, vil det medføre et betydelig antall aktiviteter. Innen områdene prosjektering og bygging, er denne oversikten ikke fullendt. Denne må bearbeides videre, men slike oversikter kan være nyttige i videre strukturer innen Sykehusbygg sine systemer. Sykehusprosjekter er særdeles kompliserte, og Statsråden har i sin sykehustale understreket behovet for å bidra til at erfaringer overføres fra det ene byggeprosjektet til det andre. I sin tale ga han uttrykk for at «Vi har ikke råd til å la være med tanke på de store investeringene vi står ovenfor». I slike kompliserte prosjekt, vil det være behov for særdeles kompetanse innen spesielle områder i sykehusprosjektene. En nevner her blant annet innenfor smittevernforhold, isolater, bildediagnostiske arealer, strålevern, forsyning medisinsk gass, grensesnitt utstyr/bygg, etc. For øvrig vil mange av oppgavene nevnt under pkt. 2 ovenfor, naturligvis bli gjennomført og organisert i et samspill mellom virksomhetsområdene i foretaket.

58 Side 58 av 126 Noen oppgaver nevnes her, delvis ut fra Foretaksmøtet 7. januar: Gjennomføre tilpassinger av landingsplasser ved sykehus til nye redningshelikoptre (egen bestilling kommer). Utredning av protonsentre (jfr. Statsrådens sykehustale ). Delta i forskning og utvikling innen alle områder. Blant annet gjennom nasjonale og internasjonale nettverk, nasjonale kompetansesentra innen alle prosjektfasene, og især mot NTNU-miljøet og lignende kompetanseenheter.

59 Side 59 av 126 SB-SAK 18/2015 Forsikringer, garantier og ansvar OPPSUMMERING Sykehusbygg HF vil kunne være operativ aktør på vegne av et RHF/HF, men vil aldri være formell part mot rådgivere, leverandører eller entreprenører. Det vil være unaturlig at bestiller/prosjektene tilføres ekstra kostnader med forsikringsordninger som skal sikre bestiller ift. uaktsomhet hos Sykehusbygg HF. FORSLAG TIL VEDTAK Det legges til grunn at i de plan- og gjennomføringsprosesser som ledes av Sykehusbygg HF, vil det ikke bli etablert garanti/forsikringsordninger som skal gi trygghet for bestiller ved evt. uaktsomhet hos Sykehusbygg. TRYKTE VEDLEGG: 1. Notat fra advokatfirmaet Arntzen de Besche, datert

60 Side 60 av 126 BAKGRUNN: Se sak 19/15 vedr. standard avtaleforslag og eget pkt. 11 om ansvar og tvister, samt pkt. 12 om forsikringer. Det har vært reist spørsmål i ulike møter, om hva som skjer hvis Sykehusbygg gjør feil og opptrer uaktsomt i sine prosjektgjennomføringer. Dvs. vil en bestiller (RHF/HF), kunne kreve erstatning fra Sykehusbygg hvis det er grunnlag for dette? Sykehusbygg HF slik det nå er etablert, vil ikke være formell bestiller av et prosjekt. Dvs at det da heller ikke vil være naturlig at Sykehusbygg vil kunne bli erstatningsansvarlig. Dette er også et «politisk» spørsmål, og også et spørsmål om ekstrakostnader i et prosjekt. Normalt vil RHF/HF-ene ha slike forsikringsordninger som skal dekke ulike erstatninger til en rimeligere kostnad. Dvs vedr. krav som ikke kan fremmes mot rådgivere eller entreprenører. Det legges ikke inn kostnader i budsjett for Sykehusbygg HF vedr. forsikringsordninger knyttet opp mot grov uaktsomhet. Det vil være normalt og naturlig at bestiller har/etablerer Byggherreforsikringer (skade/erstatning på tredjemann). Forsikring av egne bygg vil også inngå hos bestiller, når det gjennomføres prosjekter innenfor eksisterende bygg. Rådgivere, leverandører og entreprenører må ta ansvar for de forsikringer som normalt er aktuell i et prosjekt, slik dette forutsettes i Norsk Standard. Dvs også forsikringer som dekker risiko for skade de kan påføre Sykehusbygg, byggherre, tredjepart mv.

61 Side 61 av 126 NOTAT Til: Sykehusbygg HF ved Bjørn Remen Trondheim, 27. februar 2015 Fra: Arntzen de Besche Advokatfirma Trondheim AS Advokat Jon Gresseth Ansvarlig advokat: Jon Reidar Gresseth E-post: Vår ref: BMF/bmf /60668 ARBEIDSNOTAT - FORSIKRINGER 1 INNLEDNING Vi er bedt om å gi en overordnet vurdering knyttet til regulering av risiko ved Sykehusbygg HF sin virksomhet gjennom forsikringsavtaler, og da særlig knyttet til rådgivning/prosjektledelse i byggeprosjekter. Forsikringsforhold knyttet til ansatte, herunder yrkesskadeforsikring mv behandles ikke. Det er også bedt om ev. merknader til utkast til standard prosjektkontrakt. Dette notatet er utarbeidet med bakgrunn i vår kjennskap til Helsebygg og nyetableringen av Sykehusbygg HF («SB»), herunder vår tidligere bistand i 2014 i forbindelse med utarbeidelse av standard prosjektoppdragskontrakt mellom Helsebygg og enkelt(e) helseforetak. 2 OPPSUMMERING SB kan vurdere å etablerer en egen forsikringspolicy etter mønster fra RHFene. RHFene synes å ha etablert egne kontaktpersoner med ansvar for forsikringer, som har inngått forsikringsavtaler iht. gjeldende innkjøpsregler. Tingsforsikring og ansvarsforsikring bør etableres for SB. Dersom løsningen blir at SB ikke vil være formell byggherre i kontrakt med utførende entreprenør, så vil risikoen for skader og ansvar ligge hos SB sin oppdragsgiver, som derfor også bør være den som tegner en byggherreforsikring for prosjektet. Dette synes å være i tråd med gjeldende forsikringspolicy hos RHFene. Dersom SB selv inngår kontrakter med rådgivere, som ledd i SBs prosjektoppdrag, bør det stilles krav om at disse tegner forsikringer som dekker eventuelt tap hos SB eller hos SB sin oppdragsgiver. Det må avklares om SB skal kunne bli erstatningsansvarlig overfor et RHF eller HF som er SB sin oppdragsgiver i et konkret byggeprosjekt. Dette er i hovedsak et politisk spørsmål, samt et spørsmål SB sine eiere må ha en mening om. Juridisk sett er flere løsninger mulig. SBs eventuelle erstatningsansvar som rådgiver/prosjektleder overfor oppdragsgiver er så langt vi har forstått, mulig å forsikre. Standardvilkår om «crossed liability» begrenser imidlertid forsikringsselskapets ansvar overfor byggherre (som deleier av SB), og må i så fall forhandles bort til en økt polisekostnad. Den løsning som velges for SBs mulige erstatningsansvar, bør presiseres på en klar måte i oppdragskontrakten mellom SB og oppdragsgiver.

62 Side 62 av BAKGRUNN OG FORUTSETNINGER SB ble opprettet 10. november 2014 og eies i fellesskap av de fire RHFene. Foretaket er under etablering. Formålet med foretaket er iht. stiftelsesdokumentet å legge til rette for og bidra til standardisering, erfaringsoverføring, god ressursutnyttelse og ressurstilgang innen prosjektering og bygging av sykehus, og sørge for at erfaring fra forvaltning og drift av sykehuseiendom tas hensyn til i nye prosjekter og kommer foretakenes eiendomsforvaltning til nytte. Byggeoppdrag eller bidrag til byggeoppdrag skal bare leveres til de fire RHFene og deres underliggende HF, samt parter som inngår i et samarbeid med disse. SB vil etter det vi forstår i mange tilfeller får et fullt ansvar for å gjennomføre byggeprosjekt på vegne av et RHF eller et HF. Vi forstår det likevel slik at SB ikke vil være direkte kontraktspart med utførende entreprenør(er) eller prosjekterende. Formell kontraktspart for entreprenører og rådgivere vil være det RHF eller HF som er SB sin oppdragsgiver. 4 RETTSLIG TEMA Det må foretas en konkret vurdering av SB sitt behov for forsikringsdekning. Ved en slik vurdering er det naturlig å foreta en risikovurdering av virksomheten og behovet for å inngå avtaler med private forsikringsselskap for å sikre risikoavlastning for skade/tap. I den forbindelse bør det vurderes hvilke krav man ønsker å forsikre seg mot, ev. også krav fra hvem. Behovet for forsikring antas å være forskjellig om det gjelder krav grunnet skade på tredjemann, økonomisk tap hos byggherre grunnet prosjektgjennomføring, eller skade på foretakets eiendom eller løsøre grunnet brann/naturskade/tyveri etc. Statlige virksomheter er i utgangspunktet selvassurandør for erstatningskrav i og utenfor kontrakt, samt skade og tap knyttet til virksomhetenes eiendeler. Dette gjelder med mindre annet er bestemt av Finansdepartementet 1. Helseforetakene er etablert og regulert gjennom lov om helseforetak. Foretakene er egne rettssubjekter med egen økonomi adskilt fra staten. Foretakene kan imidlertid ikke gå konkurs og staten kan etter foretaksmodellen kan holdes økonomisk ansvarlig for krav mot helseforetak. Vi er kjent med at Helse Midt Norge RHF («HMN») har etablert en egen forsikringspolicy, som angir strategi og retningslinjer som forankrer et felles grunnsyn for risikohåndtering og forsikringsdekning innen helseforetaksgruppen. Helse Vest RHF har også en overordnet forsikringspolicy, og vi antar at samtlige RHF har etablert en slik policy. Policydokumentene til HMN og Helse Vest, som vi har blitt kjent med via offentlige kilder, er udaterte og vi har pt. ikke kjennskap til om de fortsatt er gjeldende, eller om dokumentene har blitt revidert den senere tid. Til illustrasjon vedlegger vi likevel dokumentene: Bilag 1: Bilag 2: Forsikringspolicy Helse Midt-Norge Overordnet forsikringspolicy Helse Vest 5 VURDERING 5.1 Etablering av egen forsikringspolicy SB har etter det vi forstår ikke etablert en egen forsikringspolicy, og vi anbefaler at det iverksettes et slikt tiltak i forlengelsen av behandlingen av dette notatet i gruppeledermøte 2. mars Reglement for økonomistyring i staten 20.

63 Side 63 av 126 Allerede etablerte policy-dokumenter hos de fire RHFene kan tjene som et grunnlag for utarbeidelse av egen policy og strategi, og i dette arbeidet kan det være hensiktsmessig å etablere kontakt med RHFenes egne forsikringsansvarlig for råd og veiledning. I policyen for HMN er det bla. uttalt at kjøp av forsikringer skal begrenses til «overføring av risiko for skade/tap som vil kunne kreve store omprioriteringer og forstyrre virksomhetenes økonomiske stabilitet og handlefrihet i betydelig grad». Dokumentet angir hovedprinsipper og spesielle retningslinjer for vurderinger knyttet behov for risikooverføring (side 4). HMN har listet opp de områder hvor de skal ha forsikringsdekning (se side 3). Kjøp av forsikringer er forutsatt å skje i samsvar med gjeldende innkjøpsregler for virksomheten. Basert på samtale med Berit Valstad-Aalmo i HMN den 24. februar d.å. så har vi forstått det slik at HMN på noen områder har valgt å være selvassurandør. 5.2 Konkret vurdering av forsikringsbehov SB må vurdere eget behov for forsikringer og se dette i sammenheng med egen virksomhet og drift. I tillegg til forsikringer knyttet til ansatte, er det naturlig å vurdere: - Forsikring av bygninger, gitt at SB skal eie egne bygg mv. - Forsikring av inventar og løsøre, gitt at SB skal eie slikt utstyr ev. at leieavtaler forutsetter at SB er ansvarlig for ev. skade/tap. - Ansvarsforsikring for skade på tredjepersons ting eller person. - Prosjekt/rådgivningsforsikring, for å begrense ev. tap som følge av erstatningskrav fra byggherre. Når det gjelder eksterne konsulenter som SB engasjerer i eget navn, eller på vegne av byggherre, må det normalt stilles krav om at disse bekrefter å ha egne forsikringer som dekker risiko for skade som disse påfører SB, byggherre, tredjeparter mv. 5.3 Særlig om byggherreforsikring Dersom det blir slik at SB ikke skal ha formell status som byggherre i prosjekter, så er det etter vår oppfatning heller ikke naturlig at SB etablerer byggherreforsikring i prosjektene. Risikoen for skade og behov for egen byggherreforsikring bør i så fall tegnes av oppdragsgiver. Enkelte oppdragsgiver har som nevnt etablert egne strategidokumenter om forsikringsdekning som også omhandler byggeprosjekter. Det nevnes i den forbindelse at for eksempel HMN har forutsatt at forsikringsdekningen skal omfatte «byggherreansvar for ombygging innenfor eksisterende byggevolum begrenset oppad for byggeprosjekter med kontraktsverdi inntil NOK 100 mill.», «alle kontrakter i byggeprosjekter bør sikres forsikringsmessig» og at «for byggeprosjekter med kontraktsverdi over NOK 100 mill. må det tegnes egen byggherreforsikring». Dersom denne løsningen velges, bør det i kontrakten med oppdragsgiver avklares at oppdragsgiver selv vurderer må vurdere behovet for å tegne byggherreforsikring i prosjektet. 5.4 Særlig om prosjekt/rådgiverforsikring SB vil være et eget HF med egen partsevne, og vil - i prinsippet kunne komme i rettslig ansvar i forhold til et RHF eller et HF.

64 Side 64 av 126 SB vil for eksempel kunne bli erstatningsansvarlig som følge av uaktsom oversittelse av en rekke frister i kontrakten mellom oppdragsgiver og entreprenører eller rådgivere. Videre kan det tenkes et erstatningsansvar som følge av at SB ikke på en aktsom måte følger opp utviklingen av økonomien i prosjektet. SB har åpenbart behov for å avklare med sine eiere om det er slik at det innen «helseforetaksfamilien» skal være slik at SB skal kunne bli erstatningsansvarlig for merkostnader i et prosjekt. Vi skal ikke ta stilling til hvilken løsning som bør velges, da dette ligger utenfor vårt mandat. Det er imidlertid fristende å minne om at hovedformålet med opprettelsen av SB vel er å samle og beholde spesialkompetanse knyttet til sykehusbygging i det offentliges regi. Det er ikke et hovedformål å gjøre SB likt et hvilket som helst privat rådgivningsfirma. Sett i den sammenheng, kan det fremstå som unaturlig at SB skal være eksponert for et mulig privatrettslig erstatningsansvar overfor et RHF eller et HF. Dersom løsningen likevel skulle bli at SB kan bli erstatningsansvarlig overfor sine oppdragsgivere, bør det vurderes å forsikre denne risikoen. Vi har hatt enkelte samtaler med aktører i markedet for å klarlegge standardvilkår i slike forsikringsavtaler 2. I vår sak synes det å være en utfordring at SBs oppdragsgiver i prosjekter også vil være deleier av SB. Selskapene opererer med tradisjonelle «crossed liability»-klausuler, som innebærer at forsikringene er begrenset mot skader fra skadelidte som samtidig er eier av selskapet som er skadevolder, eller som på annen måte har felles økonomiske interesser med den skadevoldende part. En tradisjonell forsikring vil følgelig ikke være egnet til å dekke den risikoen som SB primært ønsker å forsikre seg mot. På den annen side vil det nok være mulig å avtale seg bort fra en slik begrensning, men dette har en kostnadsside. Som nevnt bør denne problemstillingen avklares med SB sine eiere. Valgt modell bør avklares tydelig, slik at det for ettertiden ikke oppstår uenighet eller tvil om hvordan eventuelle krav skal håndteres. Avklaringen bør skje i oppdragsavtalen mellom SB og den enkelte oppdragsgiver. 6 INNSPILL TIL STANDARD OPPDRAGSKONTRAKT MELLOM SB OG BYGGHERRE Vi har gjennomgått oversendt utkast til standardavtale, og vedlegger dokumentet med angivelse av enkelte merknader og innspill fra vår side. Se vedlegg. * * * 2 Forsikringsansvarlig i Rådgivende Ingeniørers Forening og selger innen bedriftsforsikringer i Eika-systemet.

65 Side 65 av 126 SB-SAK 19/2015 Oppdragsavtaler i prosjekt Møtet lukkes, jf Helseforetaks-loven 26a punkt 2 OPPSUMMERING Det er utarbeidet en standard avtale for oppdrag som Sykehusbygg skal gjennomføre for bestillerne som vil være RHF/HF-ene. Standardavtalen tar utgangspunkt i at Sykehusbygg HF har det samlede ansvaret for plan og gjennomføringsprosessen i et prosjekt. I prosjekter hvor Sykehusbygg kun har delansvar/deloppgaver, vil avtalene bli forenklet ift. vedlagte avtale. FORSLAG TIL VEDTAK Styret i Sykehusbygg HF gir sin tilslutning til at framlagte forslag til avtaledokument benyttes som grunnlag for avtaler i ulike prosjekt hvor Sykehusbygg HF gis et samlet ansvar for plan og gjennomføringsprosesser. TRYKTE VEDLEGG: 1. Forslag til standard avtaledokument, u.off Forslag til fullmaktsmatrise (ettersendes) 3. Notat fra Arntzen de Besche av

66 Side 66 av 126 BAKGRUNN: Sykehusbygg vil etter hvert ha sitt hovedarbeidsområde innen prosjektfinansierte oppgaver. Dvs oppgaver bestilt av RHF/HF-ene. Det vil være behov for at det inngås avtaler for hvert oppdrag. Vedlagt følger et forslag til en slik avtale. Her er det tatt utgangspunkt i at Sykehusbygg HF skal ha et totalansvar i en plan, utvikling og gjennomføringsprosess. Dvs en byggherrefunksjon på vegne av bestiller, som også er formell byggherre. Viktige elementer i en slik avtale vil være: Å beskrive oppgaven, framdrift og økonomiske rammer Avklare fullmakter og ansvar Honorar (normalt timebaserte avtaler) Organisering og bemanning Prosjektstyring og rapportering Ansvarsforhold mellom bestiller og Sykehusbygg HF (se sak 18/15) I tillegg til dette, har vi tatt inn et eget punkt 10, vedrørende rettigheter til videre bruk av prosjekteringsmateriale og utarbeidede løsninger etc. Formålet med dette punktet, er at partene skal aktivt sørge for at slikt materiale skal kunne benyttes videre i andre sykehusprosjekter. Dvs aktivt medvirke til at slike forutsetninger tas inn i ulike avtaler med rådgivere, leverandører og entreprenører. Dette for å sikre en av intensjonene med Sykehusbygg HF, nemlig å kunne gjenbruke løsninger i nye prosjekt. Eget notat vedr. dette fra vår advokat er vedlagt. Notatet skal bearbeides noe, da det her er lagt til grunn prosjektmateriale utarbeidet gjennom en totalentreprise. Notatet må tilpasses ulike tjenester og avtaler, herunder også andre entrepriseformer.

67 Side 74 av 126 NOTAT Til: Helsebygg Midt-Norge v/ Bjørn Remen Trondheim, 26. februar 2015 Fra: Arntzen de Besche Advokatfirma Trondheim AS ved Jon R. Gresseth Ansvarlig advokat: Jon R. Gresseth E-post: Vår ref: MLA/mla /60668 RETTIGHETER TIL PROSJEKTERINGSMATERIALET BAKGRUNN OG REGULERING 1 INNLEDNING Endringer i nasjonale føringer for byggeprosjekter innen offentlig helsesektor gjør blant annet at byggevirksomhet skal kunne foregå på tvers av helseforetakene. Det opprettes et eget foretak, Sykehusbygg, som skal ivareta en landsdekkende rolle i slike utbygginger. Sykehusbygg som byggherre har dermed et fremtidig behov for å sikre seg nødvendige rettigheter til prosjekteringsmaterialet fra det enkelte byggeprosjektet til bruk også utenfor det enkelte prosjekt der man først får tilgang og bruksrett til slikt materiale. Et sentralt mål er å gjenbruke så mye materiale som mulig fra ett byggeprosjekt til et annet i et kostnadseffektivt perspektiv. På denne bakgrunn er det behov for å regulere både eiendomsrett til fysisk prosjekteringsmaterialet og bruksretten til innholdet på en slik måte at gjenbruk som skissert ovenfor sikres gjennom de ulike kontraktene som inngås med arkitekter/prosjekterende. I dette notatet tar vi utgangspunkt i at aktuelt prosjekteringsmateriale er beskyttet gjennom åndsverkloven, da dette i det alt vesentlige vil være tilfelle for arkitekttegninger, tekniske tegninger og annen dokumentasjon som utarbeides i byggeprosjekter. Vi vil gi en kort oversikt over de juridiske forhold som gjør seg gjeldende i spørsmål om eiendomsrett og bruksrett til opphavsrettsbeskyttet prosjekteringsmateriale. Vi formulerer også forslag til bestemmelse som kan tas inn i avtaler for å sikre rett til gjenbruk som skissert over. 2 JURIDISKE BETRAKTNINGER Den som har «skapt et åndsverk» har som utgangspunkt den fulle og hele eiendomsretten til dette. Slikt eierskap kan overdras til tredjepart gjennom avtale, helt eller delvis, med de absolutte forbehold som er stadfestet i åndsverkloven 3, som regulerer opphavspersonens ideelle rettigheter. Kjernen i bestemmelsen er for det første at skal opphavspersonen skal navngis ved offentliggjøring av verket. For det andre skal ikke eventuelle endringer og modifikasjoner av åndsverket skje på en måte eller i en sammenheng som er krenkende, hverken for opphavspersonen eller for verket som sådan. I det vesentlige og for de praktiske formål som ligger til grunn for Sykehusbygg sitt ønske om bruksrett til prosjekteringsmaterialet, stiller dermed ikke loven noen avgjørende begrensninger mht. avtalefrihet. Det som er viktig å være klar over når det gjelder overdragelse og bruksrett til materiale, og som er av betydning når avtalebestemmelser skal utformes, er åndsverklovens system for

68 Side 75 av 126 skillet mellom prosjekteringsmaterialet som sådan og rettighetene til bruk (og gjenbruk) av innholdet i dette materialet. Overdragelse av materiale reguleres av åndsverkloven 39, hvor det heter at opphavsmannen kan, med forbehold om begrensningene i 3 (se ovenfor), helt eller delvis overdra sin rett til å råde over verket. Det presiseres samtidig at overdragelse av eksemplar ikke innbefatter overdragelse av opphavsretten eller noen deler av denne selv om det er et originaleksemplar som overdras, jfr. åndsverkloven 39: «Opphavsmannen kan med den begrensning som følger av 3 helt eller delvis overdra sin rett til å råde over åndsverket. Overdragelse av eksemplar innbefatter ikke overdragelse av opphavsretten eller noen del av denne, selv om det er et originaleksemplar som overdras. Overdragelse av opphavsrett innbefatter ikke eiendomsrett til det manuskript eller annet eksemplar som utleveres i tilknytning til overdragelsen.» Dette betyr at en arkitekt som overdrar en tegning til en byggherre gjennom avtale, ikke har gitt byggherren rett til å utnytte tegningen ved å kopiere denne, oppføre byggverk på grunnlag av den etc. Slik utnyttelse av rettigheter til tegningen fremgår gjerne av kontraktens formål, typisk byggevirksomhet. I åndsverkloven er det lagt opp til at den bruksrett til innholdet som man kan erverve gjennom avtale skal tolkes innskrenkende. Dette fremgår av åndsverkloven 39a, det såkalte «spesialitetsprinsippet»: «Har opphavsmannen overdratt rett til å bruke verket på en bestemt måte eller ved bestemte midler, har erververen ikke rett til å gjøre det på andre måter eller ved andre midler.» Denne bestemmelsen regulerer den opphavsrettslige siden ved en overdragelse. Bestemmelsen innebærer eksempelvis at en overdragelse av retten til å bruke arkitekttegninger til å oppføre én bygning, ikke gir byggherren eller den som er oppdragsgiver rett til å benytte de samme tegningene til å oppføre en annen og ny bygning i et annet prosjekt. Det samme gjelder konsulenttjenester som er knytet oppimot ett konkret prosjekt. Derfor er det helt sentralt at man uttrykkelig angir de bruksområdene man vil ha i avtale, så som ubegrenset gjenbruk i andre prosjekter, bearbeidelse av prosjekteringsmaterialet og eventuelt overdragelse til tredjeparter. Bruksretten tolkes som sagt strengt oppimot innholdet i avtalen. Ved tolkningstvil vil rettigheter som man hevder å ha fått overført til seg, men ikke er uttrykkelig stadfestet i avtale, falle utenfor med henvisning til nettopp åndsverkloven 39a. 3 FORSLAG TIL AVTALEBESTEMMELSE 3.1 Innledende bemerkning Som gjennomgått over er hovedpoenget at vi klart og entydig beskriver hvilket prosjektmateriale Sykehusbygg vil ha rett til og hvordan dette skal brukes. Det er samtidig viktig at det fremgår tydelig hvilke rettigheter arkitekten mv. selv har til videre bruk av materialet. Slik vi ser det er hovedpoenget at Sykehusbygg skal ha mulighet til å bruke prosjekteringsmaterialet til de angitte formål, men hvor arkitekt/prosjekterende selv også

69 Side 76 av 126 beholder rett til utnyttelse av dette Med dette som utgangspunkt har vi følgende forslag til rettighetsbestemmelse: 3.2 Avtalebestemmelser Bestemmelsene i NS 8407 pkt. 47 Rettigheter til prosjekteringsmaterialet og dokumenter utgår, og erstattes med følgende: Nytt pkt Rettigheter til prosjekteringsmaterialet: «Byggherren erverver eiendomsretten til prosjekteringsmateriale inkl. modeller og demonstrasjonsobjekter som er utarbeidet i forbindelse med prosjektet. Eiendomsretten inkluderer full disposisjonsrett til alt papirbasert og elektronisk lagret materiale etter hvert som det produseres i henhold til denne kontrakten, herunder rett til å bruke slikt materiale i kontrakt med en annen prosjekterende/entreprenør, også utenfor dette prosjektet, men innenfor oppdragsgivers virksomhetsområde og naturlige utvidelser av denne. Rettighetene omfatter også rett til endring og videreoverdragelse, jf. lov av 12. mai 1961 nr. 2 om opphavsrett til åndsverk m.v. (åndsverkloven) 39b. Retten til videreoverdragelse er begrenset til annen offentlig virksomhet. Hvis ikke annet er avtalt, har totalentreprenøren alle øvrige rettigheter til sine ideer og det materialet han har utarbeidet. Han kan likevel ikke bruke dette på en måte som er urimelig i forhold til byggherren. Totalentreprenøren beholder bruksretten til egne verktøy og metodegrunnlag. Samtidig gis byggherren bruksrett til eksisterende verktøy, metodegrunnlag og materiale i den grad dette er nødvendig for å kunne utnytte eiendoms- og bruksretten til det produserte materialet som forutsatt i denne bestemmelsen. Begge parter kan utnytte generell kunnskap (know-how) som de har tilegnet seg i forbindelse med kontrakten, såfremt opplysningene ikke er taushetsbelagte.» Nytt pkt Retten til å få utlevert prosjekteringsmaterialet: «Totalentreprenøren skal i inntil fem/10 år etter at oppdraget er avsluttet, oppbevare prosjektmaterialet på en slik måte at utlevering etter bestemmelsen i pkt kan skje. Totalentreprenøren har krav på dekning av sine kostnader i forbindelse med utleveringen. Materialet kan bare kreves utlevert i et bestemt filutvekslingsformat dersom dette er avtalt. Merknad [AdeB 1]: Hvor lenge er det ønskelig å oppbevare prosjekteringsmaterialet? Etter NS 8407 er oppbevaringsplikten 10 år, og etter NS 8401 er plikten fem år. Selv om det foreligger tvist om totalentreprenørens vederlag, har totalentreprenøren plikt til å utlevere materialet straks byggherren krever det. Mislighold av plikten til å utlevere materialet, gir byggherren rett til, uten noen begrensning av beløp, å kreve erstattet det tap han påføres som følge av misligholdet. Totalentreprenøren plikter å videreføre denne bestemmelsen i alle kontrakter med kontraktsmedhjelpere som omfattes av prosjektet.»

70 Side 77 av 126 Bestemmelsene i NS 8401 pkt. 6.1 og 6.2 utgår, og erstattes med følgende: Nytt pkt. 6.1 Rettigheter til prosjekteringsmateriale: «Oppdragsgiver erverver eiendomsretten til prosjekteringsmateriale inkl. modeller og demonstrasjonsobjekter som er utarbeidet i forbindelse med prosjektet. Eiendomsretten inkluderer full disposisjonsrett til alt papirbasert og elektronisk lagret materiale etter hvert som det produseres i henhold til denne kontrakten, herunder rett til å bruke slikt materiale i kontrakt med en annen prosjekterende, også utenfor dette prosjektet, men innenfor oppdragsgivers virksomhetsområde og naturlige utvidelser av denne. Rettighetene omfatter også rett til endring og videreoverdragelse, jf. lov av 12. mai 1961 nr. 2 om opphavsrett til åndsverk m.v. (åndsverkloven) 39b. Retten til videreoverdragelse er begrenset til annen offentlig virksomhet. Hvis ikke annet er avtalt, har den prosjekterende alle øvrige rettigheter til sine ideer og det materialet han har utarbeidet. Han kan likevel ikke bruke dette på en måte som er urimelig i forhold til oppdragsgiveren. Den prosjekterende beholder bruksretten til egne verktøy og metodegrunnlag. Samtidig gis Oppdragsgiver bruksrett til eksisterende verktøy, metodegrunnlag og materiale i den grad dette er nødvendig for å kunne utnytte eiendoms- og bruksretten til det produserte materialet som forutsatt i denne bestemmelsen. Begge parter kan utnytte generell kunnskap (know-how) som de har tilegnet seg i forbindelse med kontrakten, såfremt opplysningene ikke er taushetsbelagte.» Nytt pkt. 6.2 Retten til å få utlevert prosjekteringsmaterialet «Den prosjekterende skal i inntil fem/10 år etter at oppdraget er avsluttet, oppbevare prosjektmaterialet på en slik måte at utlevering etter bestemmelsen i pkt. 6.1 kan skje. Den prosjekterende har krav på dekning av sine kostnader i forbindelse med utleveringen. Materialet kan bare kreves utlevert i et bestemt filutvekslingsformat dersom dette er avtalt. Merknad [AdeB 2]: Hvor lenge er det ønskelig å oppbevare prosjekteringsmaterialet? Etter NS 8407 er oppbevaringsplikten 10 år, og etter NS 8401 er plikten fem år. Selv om det foreligger tvist om den prosjekterende sitt vederlag, har den prosjekterende plikt til å utlevere materialet straks oppdragsgiver krever det. Mislighold av plikten til å utlevere materialet, gir oppdragsgiver rett til, uten noen begrensning av beløp, å kreve erstattet det tap han påføres som følge av misligholdet. Den prosjekterende plikter å videreføre denne bestemmelsen i alle kontrakter med kontraktsmedhjelpere som omfattes av prosjektet.»

71 Side 78 av 126 SB-SAK 20/2015 Revidert budsjett 2015 OPPSUMMERING Revidert budsjett for 2015 legges fram for styret til godkjenning. Administrerende direktør (konstituert) orienterer om budsjettet. FORSLAG TIL VEDTAK Styret i Sykehusbygg HF godkjenner revidert budsjett 2015 som beskrevet i saksframstillingen. TRYKTE VEDLEGG: Vedlegg 1 Budsjett Sykehusbygg HF 2015 Vedlegg 2 Etableringskostnader Sykehusbygg HF

72 Side 79 av 126 BAKGRUNN: Viser til AD-møtet hvor foreløpig budsjett for Sykehusbygg HF for 2015 ble behandlet. Det ble her besluttet at endelig budsjett besluttes av styret i Sykehusbygg HF. Etableringskostnader Etableringskostnadene ble lavere enn forventet i Dette på grunn av senere fakturering enn planlagt. Disse vil følgelig bli høyere enn forventet i Totalt er kostnadene i revidert budsjett beregnet til 9,8 mnok, som er innenfor opprinnelig ramme på 10 mnok. Driftsbudsjett 2015 Det totale driftsbudsjettet for 2015 er beregnet til 54,3 mnok, 5 mnok lavere enn opprinnelig budsjett. Dette skyldes i hovedsak at flere stillinger har senere oppstart enn det som var lagt til grunn i opprinnelig budsjett. Lønn og sosiale kostnader er den største budsjettposten og utgjør 37,2 mnok, dette tilsvarer ca. 70 % av totalt budsjett. Alle kostnader vil i regnskapet først bli belastet tjenesteområdet administrasjon og forretning. Driftskostnader (kontordrift, støttetjenester mv) fordeles på antall årsverk og inngår i timeprisen for solgte tjenester som indirekte kostnader. Kostnadene fordeles på de fire ulike tjenesteområdene etter timeforbruk. Inntektssiden på budsjettet representerer dermed fordelingen mellom tjenesteområdene. Se for øvrig styresak 21 / 2015 «Finansieringsplan 2015». Kostnader vedrørende etablering og drift av prosjektkontorer er ikke inkludert i budsjettet for Sykehusbygg. Det forutsettes at disse belastes det enkelte prosjekt. Timepriser Det er beregnet en pris per årsverk som inkluderer lønnskostnader inkl. sosiale kostnader og indirekte fordelte kostnader. For 2015 er det budsjettert totalt 23,3 årsverk, dette gir en total pris per årsverk på 1,65 mnok. Fordelte indirekte kostnader utgjør av beløpet, dette tilsvarer 22,5 % av gjennomsnittlig lønnskostnad. Gjennomsnittlig timepris vil være 1064 kr eks mva. Det er kalkulert med 90 % fakturerbar tid, og ferie og helligdager er holdt utenfor beregningen. Lønns- og pensjonskostnader er de viktigste kostnadsdrivere for timeprisen. Pensjonskostnader inkluderer avsetning til AFP. Merkostnader ifbm. overtid er ikke kalkulert inn for de ansatte som har utbetalt overtidstillegg, da disse kostnadene i tilfelle vil tjenes inn ved økt salg av timer uten at de indirekte kostnadene som er beregnet i timeprisen vil øke.

73 Side 80 av 126 Mva. Sykehusbygg vil være avgiftspliktig for den delen av virksomheten som er prosjektfinansiert. Avgiftspliktig inntekt er i budsjett 2015 beregnet til 2 / 5 av totale inntekter. Denne fordelingsnøkkelen er lagt til grunn ved budsjettering av mvakostnad etter fradrag. Ved endelig avregning av mva. vil faktiske kostnader legges til grunn. Dette innebærer at fordelingsnøkkelen for mva., og dermed kostnadsnivået, kan bli endret ila året om forholdet mellom rammefinansiering og prosjektfinansiering endrer seg.

74 Side 81 av 126 Vedlegg 1, SB-sak 20/15 Budsjett Sykehsubygg HF 2015 Total Lønnskostnader inkl sosiale utgifter IKT totale kostnader Kontordrift hovedkontor Kontordrift Oslo Reiser mv Støttetjenester Databaser mv Reserve knyttet til usikkerhet 1.driftsår Totalt driftsbudsjett Etableringskostnader Totale kostnader

75 Side 82 av 126 Vedlegg 2, SB-sak 20 / 15 Etableringskostnader Sykehusbygg HF Total kostnad Timekostnad Hemit Pcer Skjerm, tastatur, docking Nettbrett med simkort IT-utstyr og konfigurasjon nytt kontor Møteromsutstyr LRA-stasjon Sentralbord Intranettside Saksarkiv BIM Prosjekt Sykehusplan.no Airprint etablering Nye IKT Verktøy Sum etableringskostnad IKT Møteromsutstyr Oslo Avdelingskontor Oslo IKT Sum etableringskostnader Oslo Rekruttering AD Rekruttering øvrig personell Organisasjonsutvikling Sum etableringskostnad rekruttering og ou Diverse uforutsett Totale etableringskostnader Påløpt Totale etableringskostnader

76 Side 83 av 126 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG SB-SAK 21/2015 Finansieringsplan 2015 (inkludert driftskapital 2. kvartal) OPPSUMMERING Sykehusbygg HF skal finansieres via rammetilskudd fra RHFene og av inntekter fra prosjekter. Fordelingen beregnes ut ifra forbruk av timer som belastes prosjektene. Se styresak 20 / 2015 Budsjett Sykehusbygg. Av likviditetsmessige årsaker må rammefinansieringen forskutteres via kvartalsvis a- kontofinansiering. Fordelingsnøkkelen mellom eierne er under vurdering. Sykehusbygg foreslår at denne fastholdes som i dag med 40 % til Helse Sør-Øst RHF og 20 % på hver av de andre tre RHFene. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret for Sykehusbygg HF gir sin tilslutning til framlagt finansieringsmodell. 2. Styret for Sykehusbygg HF tar framlagt budsjett og aktiviteter knyttet til a- kontofakturering 2. kvartal til orientering. 3. Avtale om rammetilskudd framlegges AD-møtet for godkjenning. TRYKTE VEDLEGG: Vedlegg 1: Budsjett inkl. finansiering SBHF Vedlegg 2: Periodisert budsjett 2. kvartal 2015 Vedlegg 3: Avtale om rammetilskudd Arkiv.: Saksnr.: 15/00019 Side 1 av 3

77 Side 84 av 126 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG BAKGRUNN/UTREDNING: Sykehusbygg HF sine oppgaver er beskrevet i sak 12/2014 og 06/2015. De kan overordnet beskrives slik iht. vedtak i RHF-styrene: 1. Rammefinansierte fellesoppgaver og administrasjon 2. Prosjektfinansierte oppgaver Vi har lagt disse vedtakene til grunn ved utvikling av forslag til finansieringsmodell. Rammefinansierte fellesoppgaver og administrasjon De 4 RHFene finansierer, etter gjeldende fordelingsnøkkel, alle kostnader knyttet til virksomhetsområdene fellesoppgaver og administrasjon. Det opprettes internprosjekter innenfor disse tjenesteområdene, som belastes kostnader etter forbruk av timer. Kostnader som ikke naturlig fordeles ut på prosjekter belastes administrasjon eller fellesoppgaver direkte. Dette gjelder blant annet oppgaver av strategisk art, lisenser til div. databaser og reserve knyttet til usikkerhet første driftsår. I vedlagte budsjett for 2015 er kostnader til tjenesteområdene administrasjon og fellesoppgaver beregnet til hhv. 13,1 mnok og 19,8 mnok. Samlet beløp knyttet til drift av Sykehusbygg HF finansiert av RHFene er i budsjett satt til 32,9 mnok. I forslag til budsjett framlagt i oktober 2014 var denne summen 32,7 mnok. Prosjektfinansierte oppgaver Prosjektene innenfor tjenesteområdene plan / utvikling og prosjektering / gjennomføring vil finansiere Sykehusbygg gjennom å betale direkte for tjenestene som ytes. Avhengig av kontraktens utforming vil dette kunne være i form av faste rammer av prosjektets totalsum eller ved fakturering av påløpte timer. I revidert budsjett og vedlagte finansieringsmodell er det tatt utgangspunkt i at prosjektarbeid finansieres etter timeforbruk. Det er lagt til grunn samme gjennomsnittspris per årsverk inkludert lønn, sosiale kostnader og indirekte fordelte kostnader som for de rammefinansierte årsverkene. Samlet beløp knyttet til drift av Sykehusbygg HF 2015 finansiert av prosjekter er i revidert budsjett satt til 21,4 mnok. Fakturering / driftskapital Arkiv.: Saksnr.: 15/00019 Side 2 av 3

78 Side 85 av 126 STYREMØTE SAKSFRAMLEGG Sykehusbygg HF har i 1.kvartal mottatt 10 mnok i driftskapital fra RHFene. Fra og med 2.kvartal er Sykehusbygg i full drift, og vil ha behov for ytterligere tilførsel av driftskapital. Totalt 32,9 mnok er budsjettert rammefinansiering fra RHFene. Etableringskostnader på 7,4 mnok kommer i tillegg. Fordelingsnøkkelen mellom eierne er under vurdering og må avklares. Sykehusbygg foreslår at denne fastholdes som i dag med 40 % til Helse Sør-Øst RHF og 20 % på de tre andre RHFene. Ved endring av fordelingsnøkkel vi faktureringsplan endres tilsvarende. Driftskostnader etter fordelingsnøkkel Etableringskostnader etter fordelingsnøkkel Totalt tilskudd 2015 Helse Sør Øst: Helse Vest Helse Midt Norge Helse Nord Sum finansiering Forslag til a-kontofakturering, betalingsfrist 30 dager, for 2015: Totalt fakturert 2015 Helse Sør Øst Helse Vest Helse Midt Norge Helse Nord Sum fakturert Det vil bli foretatt en avregning mot faktiske kostnader i siste kvartal. Det må tegnes en avtale mellom Sykehusbygg og de respektive RHFene om finansiering. Forslag er utarbeidet av Sykehusbygg og vedlagt saken. Arkiv.: Saksnr.: 15/00019 Side 3 av 3

79 Side 86 av 126 Vedlegg 1, SB-sak 21/15 Plan og utvikling Prosjekt og gj.føring Budsjett Sykehsubygg HF 2015 Total Adm / forretning Fellesfunksjon Kostnadsføring Lønnskostnader inkl sosiale utgifter IKT totale kostnader Kontordrift hovedkontor Kontordrift Oslo Reiser mv Støttetjenester Databaser mv Reserve knyttet til usikkerhet 1.driftsår Totale kostnader Inntekter Kostnader direkte belastet Direkte timer Sum inntekt per tjenesteområde Sum prosjektfinansiering Tilskudd fra RHFene Total finansiering

80 Side 87 av 126 Vedlegg 2, SB-sak 21/15 Budsjett Sykehsubygg HF 2015 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Sum 1.halvår Lønnskostnader inkl sosiale utgifter IKT totale kostnader Kontordrift hovedkontor Kontordrift Oslo Reiser mv Støttetjenester Databaser mv Etableringskostnader Totale kostnader

81 Side 88 av 126 Vedlegg 3, SB-sak 21 / 15 Avtale om rammetilskudd Avtalen gjelder mellom Helse Nord RHF (eksempel) og Sykehusbygg HF 1. Avtalens omfang Sykehusbygg HF skal delvis finansieres via rammetilskudd fra Helse Midt-Norge RHF, Helse Nord RHF, Helse Vest RHF og Helse Sør-Øst RHF etter følgende fordelingsnøkkel: Helse Midt-Norge RHF 20 % Helse Nord RHF 20 % Helse Vest RHF 20 % Helse Sør-Øst RHF 40 % 2. Pris og fakturering Rammetilskuddet faktureres kvartalsvis og forskuddsvis via a-kontofakturering. Følgende beløp og faktureringsplan legges til grunn: Etableringskostnader: 25 % av = Driftskostnader: 20 % av = : : : : Totalt fakturert: Rammetilskuddet faktureres iht. det til enhver tids godkjente budsjett. Det foretas en årlig avregning mot faktiske kostnader i siste kvartal.

82 Side 89 av Gyldighet Avtalen gjelder fra og inntil eventuell ny fordelingsnøkkel er vedtatt av RHFene og styret i Sykehusbygg HF. Avtalen trer i kraft etter signering fra bemyndigede fra begge parter. Dato: Dato: For Helse Nord RHF For Sykehusbygg HF

83 Side 90 av 126 SB-SAK 22/2015 Evaluering av KS-ordningene for utviklingsplan og konseptfase. OPPSUMMERING Det vises til vedlagte notat om evaluering av KS-ordningene for Utviklingsplan og Konseptfase, datert 21. februar Evalueringen av KS-ordningen (KSK) for planfasene i tidligfasen viser at kvalitetssikringen har bidratt til kvalitative forbedringer i prosjektene, og det anbefales at ordningen videreføres som kvalitetssikring av Utviklingsplanen (KSU) og av Konseptfaserapporten (KSK). Det anbefales ikke iverksetting av en ordning med kvalitetssikring av Idéfasen (KSI) på nåværende tidspunkt. Det er utarbeidet et utkast til tekst til bruk ved utlysning av konkurranse om ny rammeavtale for rådgivere til gjennomføring av KSU og KSK. Det anbefales at denne teksten brukes ved utlysningen men at den først gjennomgås i møte i Kundeforum. Evalueringen som er gjennomført viser at det er behov for revisjon av Veileder for Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter. Det vil bli nedsatt ei arbeidsgruppe for å gjennomføre denne revisjonen. I tillegg er det avdekket behov for en egen veileder for arbeidet med utviklingsplaner. Utvikling av en slik veileder må være forankret i RHF/ HF-enes ledelse, og den må sees i sammenheng med behovet for å samle HF-enes planer i en utviklingsplan for RHF-ene. Sykehusbygg HF tar initiativ overfor de regionale helseforetakene for å komme frem til en hensiktsmessig deltakelse i dette arbeidet. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret tar det fremlagte notatet om evaluering av KS-ordningene til orientering og anbefaler at KS-ordningene videreføres iht. dette notatet. 2. Det fremlagte utkastet til tekst for utlysning av rådgivertjenester for KSK og KSU legges frem for Kundeforum til vurdering, før det så snart som mulig gjennomføres en utlysning av en konkurranse om slike rammeavtaler. 3. Det nedsettes ei arbeidsgruppe for å gjennomføre revisjon av Veileder for Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter som beskrevet i denne saken. Repr. fra RHF-ene inviteres inn i denne arbeidsgruppa. 4. Styret gir sin tilslutning til at det igangsettes et arbeid med en egen veileder for arbeider med utviklingsplaner. Sykehusbygg HF kontakter de regionale helseforetakene om deltakelse i ei slik gruppe. Forslag til mandat og

84 Side 91 av 126 organisering av dette arbeidet framlegges for beslutning i styret for Sykehusbygg HF. 5. Saken oversendes AD-forum for videre behandling, før den legges fram for Departementet. TRYKTE VEDLEGG: 1. Notat Evaluering av KS-ordningene for Utviklingsplan og Konseptfase

85 Side 92 av 126 BAKGRUNN: Sykehusbygg HF har på oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet gjennomført en evaluering av den midlertidige ordningen for kvalitetssikring av Konseptfaserapporten (KSK). Evalueringen skulle også gi grunnlag for å formulere eventuelle endringer i krav til rådgivertjenester i forbindelse med ny utlysning av konkurranse om rammeavtale for slike tjenester. Vedlagte notat gir en kort gjennomgang av dagens KS-ordning og bruken av den, gjennomføring av evaluering av KS-tiltak for utviklingsplaner, idéfaserapporter og konseptrapporter, viktige funn og anbefalinger om endringer/tiltak. Til slutt gis det anbefalinger om fremtidig bruk av KS-ordningen og behovet for revisjon av tidligfaseveilederen. Det gis også vurderinger og anbefalinger når det gjelder behov for en egen veileder for arbeidet med Utviklingsplaner. Som et vedlegg til rapporten er det lagt inn utkast til tekst for utlysning av rammeavtale for rådgivertjenester. Evaluering av KSK-ordningen Evalueringen omfatter 10 prosjekter gjennomført i perioden 2011 til 2014 og fordelt på Utviklingsplan (4 prosjekter), Idéfaserapport (2 prosjekter) og Konseptfaserapporter (4 prosjekter). Vurderinger og anbefalinger bygger på innsamlede opplysninger fra HF/prosjekter og RHF, KS-rapporter og plandokumenter samt samtaler med enkelte informanter. Det er en entydig konklusjon at gjennomføring av KS har bidratt positivt til kvaliteten i rapportene og beslutningsgrunnlaget for behandling av plandokumentene. Dette gjelder spesielt KS av utviklingsplaner og konseptfaserapporter, mens det er usikkerhet knyttet til bruk av KS-ordningen for idéfaserapporter. Dette kan skyldes at formålet med og innholdet i idéfasen har vært uklart i de to prosjektene som er kartlagt, men det er en generell usikkerhet om idéfasens rolle når utviklingsplanene brukes som grunnlag for å velge investeringsprosjekter som skal videreføres i en konseptfase. Det er derfor ikke grunnlag for på nåværende tidspunkt å anbefale bruk av en KSordning før behandling av idéfaserapporter. I forbindelse med revidering av tidligfaseveilederen bør idéfasens rolle og innhold i planprosessen vurderes på nytt. Evalueringen viser at det bør legges opp til differensierte krav til kompetanse og innhold ved gjennomføring av kvalitetssikring av utviklingsplanen (KSU) og konseptfaserapporten (KSK). I vedlagte utkast til kravspesifikasjon er dette løst ved at tekstene inneholder en generell del som beskriver krav som gjelder hele tidligfaseplanleggingen, og to separate deler som presiserer krav til henholdsvis KSU og KSK. Målet er generelt å sikre god sektorforståelse (noe som var etterlyst i evalueringen), og presisere krav som er tilpasset de to konkrete KS-oppgavene. Som påpekt i evalueringen legges det vekt på at det for KSU er fokus på overordnede, strategiske utviklingsmål hvor også de samfunnsmessige konsekvensene skal utredes. For KSK er det viktig å få frem at beslutningstakere skal ha et nødvendig og tilstrekkelig grunnlag for å velge det beste alternativet. I denne fasen vil fokus ligge på utredningen av prosjektalternativene som er valgt (i utviklingsplanen og idéfasen), at kvaliteten på utredningene er god, at mål og kriterier for valg er definerte og klare, og om analysene bygger på anerkjente metoder og beregninger er transparente og etterprøvbare. Det er trolig behov for at veilederen presiserer bedre hva beslutningsgrunnlaget for valg av alternativ skal inneholde og at det differensieres mellom størrelse og type prosjekter. Dette kom klart frem i noen av svarene i evalueringen. Det er også behov for å klargjøre kravene til de økonomiske rammene for gjennomføringen av investeringsprosjektene. Gjennomføringen av planprosessen er sekvensiell hvor en fase i stor grad bygger på resultatet fra den foregående. Det er viktig at KSK ser helheten i prosessen og at sammenheng og konsistens er en vesentlig del av kvaliteten i grunnlaget for beslutningen, uten at problemstillinger som er utredet i de tidlige fasene utredes på nytt.

86 Side 93 av 126 Revisjon av Veileder for Tidligfaseplanlegging Det skjer faglige endringer og endringer i forutsetningene for bygging og drift av sykehusene som krever oppdatering av veilederne. Det kom opp flere punkter i evalueringen som peker på forhold som ønskes endres og som krever revisjon av veilederen. Veileder for Tidligfaseplanlegging har vært et nyttig verktøy som raskt har fått stor innvirkning på planlegging og gjennomføring av sykehusprosjekter. Den bygger på erfaringer fra mange, store sykehusprosjekter som er gjennomført i Norge siden 1990 tallet og er også påvirket av den statlige KSordningen. Veilederen gir generelle råd for gjennomføring av planarbeidet og omfatter i liten grad spesifikke krav eller sjekkpunkter som må være oppfylt. Dette har trolig styrket et faglig mangfold som har åpnet for kvalitativt gode løsninger, gode prosesser og omfattende erfaringsoverføring og læring. På den andre siden gir den rom for å velge mange, lokale løsninger hvor det ikke foreligger klare føringer for hva som er en anbefalt løsning. På grunnlag av de erfaringene man nå har bør revisjonen ha tre formål: 1. Gjennomgang av den overordnede strukturen i planprosessen hvor utviklingsplanens og idéfasens rolle blir gjennomgått og revidert. I den sammenhengen bør det avklares hvordan man får på plass en veileder for arbeidet med utviklingsplaner. 2. Oppdatering av tidligfaseveilederen på konkrete, faglige spørsmål som ikke er tilstrekkelig dekket i dag. I den sammenhengen bør krav til overordnede, tekniske krav (OTP) og hvilken plass dette skal ha i konseptfasen, også drøftes. 3. Klarere presisering av krav til innholdet i konseptfaseutredningene med differensiering av hva utredningene skal kunne gjennomføres i ulike typer prosjekter. Dette gjelder både størrelsen på prosjektene og om prosjektet er ett nybyggprosjekt eller en mer langsiktig tilpassing med ombygging, tilbygg og nybygg. Det er behov for å starte et arbeid med revisjon av Veileder for Tidligfaseplanlegging raskt i regi av Sykehusbygg HF. Det bør etableres en prosjektgruppe med 4-6 medlemmer og hvor Kundeforum er referansegruppe. Prosjektleder bør ha bakgrunn fra sykehusplanlegging og arbeid med tidligfasen og gruppen bør i tillegg ha faglig bredde som dekker byggfag (arkitekt, rådgiver), klinisk kompetanse og økonomikompetanse. Representasjon fra pågående sykehusprosjekter vil styrke gruppen.

87 Side 94 av 126 NOTAT Evaluering KS-ordningene for Utviklingsplan og Konseptfase Rådgiver Asmund Myrbostad 21. februar 2015

88 Side 95 av 126 Innhold Bakgrunn og mål... 4 Dagens ordning... 5 Kvalitetssikring Idéfasen (KSI)... 5 Kvalitetssikring Konseptfasen (KSK)... 7 Kvalitetssikring Utviklingsplanen (KSU)... 9 Kartlegging, metode Status og erfaringer KS for idéfasen (KSI) Om prosjektene Gjennomføring, kompetanse Er kravspesifikasjonen for KSK tilpasset KS av Idéfasen? Medførte KSI endringer i rapporten? Forslag til endringer Oppsummering KSI Status og erfaringer KS for konseptfasen (KSK) Om prosjektene Gjennomføring, kompetanse Er kravspesifikasjonen for KSK tilpasset KS av konseptfasen? Medførte KSK endringer i rapporten? Forslag til endringer i kravspesifikasjonen for KSK Oppsummering KSK Status og erfaringer KS for utviklingsplanen (KSU) Om prosjektene Gjennomføring, kompetanse Er kravspesifikasjonen for KSK tilpasset KS av utviklingsplanen? Medførte KSU endringer i rapporten? Forslag til endringer Oppsummering KSU Oppsummering og anbefaling Fremtidig bruk av KS-ordningen Revisjon av Veileder for tidligfaseplanlegging Utvikling av veileder for Utviklingsplan Finansdepartementets KS-ordninger en sammenligning Utlysning av rammeavtaler... 27

89 Side 96 av 126 Rådgivertjenester for kvalitetssikring av plandokumenter Generelt Kvalitetssikring av Utviklingsplanen (KSU) Kvalitetssikring av konseptfasen (KSK) Kompetansekrav... 32

90 Side 97 av 126 Bakgrunn og mål Kravene til KSK står i foretaksprotokollene fra januar 2011, og forutsatte enn 4-årig prøveperiode fra og med 2011, som bygger på teksten i statsbudsjettet for 2011:. For å legge til rette for mer overordnet styring med helseforetakenes investeringer, vil grensen for prosjekter som forelegges departementet settes ned fra 1 mrd. kroner til 500 mill. kroner fra Videre vil de regionale helseforetakene fra og med 2011 underlegges en 4-årig prøveordning med ekstern kvalitetssikring av konseptfaseutredninger, tilsvarende den statlige KS-1 ordningen. I statsbudsjettet for 2015 står det: For prosjekter over 500 mill. kroner skal resultater og vurderinger etter endt konseptfase legges fram for departementet, sammen med ekstern kvalitetssikring. Ordningen har til nå vært en prøveordning, men blir nå videreført permanent. : Den utgående ordningen med kvalitetssikring av konseptrapporter var midlertidig. I forbindelse med at den nå er blitt permanent og rammeavtaler skal utlyses på nytt, er det behov for at eventuelle endringer avklares, og om disse får konsekvenser for innholdet i veilederen. Dette gjelder bl.a. sammenhengene mellom etablering av utviklingsplaner i alle HF og sammenhenger mellom utviklingsplaner og planprosessen for tidligfasen, spesielt oppstart av og innhold i Idéfasen. I forbindelse med avvikling av Kompetansenettverket for sykehusbygg er nettverkets oppgaver for en stor del overført til Sykehusbygg HF. Dette omfatter også arbeidet med evaluering av Veileder for Tidligfaseplanlegging, og en evaluering av KSK ordningen. Målsetting med evalueringen er å få en helhetlig vurdering av KS-ordningen slik den er brukt i ulike faser i planprosessen. I utgangspunktet kan det være relevant å vurdere om KS-ordningen bør omfatte både utviklingsplanen og alle fasene i planprosessen for tidligfasen. Utgangspunktet for dette er erfaringer fra gjennomførte KS-oppdrag og hvordan resultatene fra KSK har bidratt til å sikre et godt beslutningsgrunnlag for videreføring av prosjektet fra en fase til den neste, samt signaler fra Helse- og omsorgsdepartementet. Konkurransen for tildeling av rammeavtaler for rådgivertjenester for KSK ble gjennomført i 2011 og følgende leverandører/grupper har inngått rammeavtale. Disse avtalene gir grunnlag for avrop for oppdrag fra alle RHF og HF: o o o o Deloitte AS Holte Consulting AS PriceWaterhouseCoopers AS Terramar AS Tabellen nedenfor viser hvilke prosjekter, planfaser og leverandører som har vært inkludert i denne evalueringen av KSK-ordningen. Det gjøres oppmerksom på at Helse Sør-Øst RHF, foruten den interregionale KSK-avtalen, også har egne rammeavtaler for kvalitetssikring, som i noen grad har vært benyttet til ekstern kvalitetssikring i andre faser enn konseptfase.

91 Side 98 av 126 HF/Prosjekt Planfase Leverandør Helse Sør-Øst RHF OUS HF Utviklingsplan Holte Consulting AS og SINTEF OUS HF, Campus Oslo Idéfaserapport OPAK AS og Metier AS Vestre Viken HF Utviklingsplan OPAK AS Sykehuset i Vestfold, byggetrinn 7 Konseptrapport Terramar AS, Hospitalitet AS og Oslo Economics AS SSHF, PSA i Kristiansand Konseptrapport Terramar AS, Hospitalitet AS og Oslo Economics AS SSHF Utviklingsplan Terramar AS, Hospitalitet AS og Oslo Economics AS Sykehuset Innlandet HF Utviklingsplan Deloitte AS og Nordic Helse Vest RHF Helse Bergen, BUSP Konseptrapport PWC AS, Bygganalyse AS, Eliasen & Lambert-Nilsen Helse Midt-Norge RHF Nytt sykehus Nordmøre og Romsdal Helse Nord RHF Finnmarkssykehuset HF, Nye Kirkenes sykehus Idéfaserapport Konseptrapport (forenklet KSK) Holte Consulting AS Holte Consulting AS Dagens ordning Kvalitetssikring Idéfasen (KSI) Rammeavtalen for KSK, og HSØ RHF sin egen KS-avtale, er også anvendt for kvalitetssikring av innholdet i og arbeidet med Idéfasen. Dette har vært i prosjekter hvor bl.a. avklaringer som normalt gjøres i utviklingsplanarbeidet er drett videre med inn i idéfasen Etter at krav til utviklingsplaner ble innført, er behovet for en omfattende idéfaseutredning redusert. Generelle utviklingstrekk og føringer for alternative investeringsbehov er i mange HF håndtert i utviklingsplanen. Dette åpner for at konkrete, prosjektrettede utredninger kan vurderes å starte med konseptfasen på grunnlag av de strategiske avklaringer utviklingsplanen gir, og da fortinnsvis med en kort idefase som avgrenser det konkrete prosjektet og gir et presist mandat for arbeidet i konseptfasen. I tabellen nedenfor er de gjeldende kravene til KSK satt opp mot krav til gjennomføring av idéfasen, slik dette er beskrevet i veilederen. I kommentarfeltet er dette sett i forhold til innholdet i utviklingsplanen.

92 Side 99 av 126 Krav i Kravspesifikasjon for KSK Gjennom den eksterne kvalitetssikringen skal det sikres at det er samsvar med det virksomhetsstrategiske grunnlaget for investeringen og den framlagte konseptvalgrapporten. Det skal videre sikres at målhierarkiet/- strukturen er konsistent, avklart og ikke for komplisert eller for generell til å være operasjonell. Målene må være prosjektspesifikke, og det må være konsistens mellom nasjonale helsepolitiske mål, målene til de regionale helseforetakene og det prosjekteiende helseforetak. Anbyder skal vurdere om resultatmålene er hensiktsmessig prioritert og kontrollere i hvilken grad kravene som følger av målstrukturen er relevante og riktig prioritert. Det skal sikres at de alternativene som er belyst i konseptvalgutredningen representerer en tilstrekkelig bredde i forhold til mulighetsrommet, slik at den fulle bredden i mulighetsrommet for å oppfylle det regionale helseforetakets sørge for -ansvar er ivaretatt. Det skal sikres at alternativene er riktig prioritert i forhold til målhierarki/- struktur og tilhørende prioriterte krav. Anbyder skal dessuten kvalitetssikre at alternativene er vurdert opp mot den økonomisk og finansiell bæreevne det regionale helseforetaket har for å gjennomføre dem. Vurderingen av alternativene opp mot hvilke gevinster som ønskes realisert. Vurderingen av prosjektets plassering innenfor det regionale helseforetakets totale tilbud, inklusive avgrensninger til andre sykehus, spesialiteter og funksjoner. Relevans ift innhold idéfasen Relevant. Finne alternative konsepter og avklare om/hvilke som er liv laga, dvs om det er relevant, gjennomførbart og levedyktig. Relevant, men krav til målhierarki er ikke klart i veilederen. Vektlegger idésøk og prinsipielle løsninger. Ikke grunnlag for å vekte alternativene (ikke prosjektspesifikt) Relevant, understrekes at det er viktig med bredde i idésøkene. Relevant, sjekke om alternativene er liv laga. Ikke strenge krav til prioritering. Relevant, avklare om alternativene er gjennomførbare og levedyktige. Det er ikke krav om detaljerte driftsøkonomiske analyser som gir grunnlag for bærekraftsanalyser. Relevant, avklare om alternativene er gjennomførbare og levedyktige. Relevant, avklare om alternativene er relevant. Også del av aktivitets- og kapasitetsberegningene. Kommentar Inngår også i Utviklingsplanen hvor det virksomhetsmessige tillegges stor vekt og prosjektet skal avstemmes mot en investeringsplan. Dette punktet er som regel tydeligere formulert i en utviklingsplan når det gjelder strategiske mål. Det er mindre vekt på det prosjektspesifikke. Det kan forsterkes i utviklingsplanen eller ivaretas i konseptfasen hvor det foreligger mer detaljert underlag på prosjektnivå. En prosjektplan skal som regel inneholde en tiltaksliste med investeringsbehov. Inngår i utviklingsplanen som beskriver alle tiltak, både driftsmessige og investeringsmessige. Forsterkes og utdyper i konseptrapporten Gjøres også i utviklingsplanen, bør utdypes Vurdering av prinsippløsninger med konsekvenser for investeringsbehov inngår i utviklingsplanen. Kobling mot investeringsplanen krever analyse av finansiell bærekraft i utviklingsplanen Kan inngå i utviklingsplanen på et overordnet nivå. Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten

93 Side 100 av 126 Vurderingene av hvordan samhandling med primærhelsetjenesten og vertskommuner vil påvirke forutsetningene for prosjektet. Beskrivelsen og beregningen av befolkningens fremtidige behov for helsetjenester (demografisk og epidemiologisk, tilpassing av forbruksrater) Vurderingen av eventuelle muligheter for omstilling og effektivisering av tjenestetilbudet. Vurdering av hvordan framtidige behandlingsformer og prioriteringer vil slå ut for de ulike tjenestene. Vurdering av hvordan prosjektet forholder seg til overordnede krav om ivaretakelse av indre og ytre miljø, Vurdering av pasientsikkerhet, på hvilken måte bygg og infrastruktur kan medvirke til å redusere uønskede hendelser. Vurderingen av hvordan prosjektet vil imøtekomme befolkningens krav til kvalitet i tjenestene. Anbyder skal også kvalitetssikre at alternativene i tilstrekkelig grad har beskrevet og vurdert øvrige samfunnsmessige konsekvenser, og at det i prosjektmaterialet er lagt opp til en hensiktsmessig prosess for å håndtere dette. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Lokaliseringsalternativer (ytre miljø) er viktig i idefasen. Ikke relevant, ikke grunnlag i idefasen. Relevant, inngår i avklaring om alternativene er relevante. Relevant, inngår i avklaring om alternativene er gjennomførbare. Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten. Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Lokaliseringsalternativer er viktig i utviklingsplanen. Inngår heller ikke i utviklingsplanen Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Viktig for hele tidligfasen, inkludert utviklingsplanen Oversikten viser at de fleste punktene i kravene for KSK har relevans for en evaluering av idefasen, men at idéfasen omfatter mer overordnede problemstillinger/resultater enn konseptfasen. Samtid ser vi at de problemstillinger som behandles i en idéfase i mange tilfeller vil være grundig vurdert i en utviklingsplan slik dette er praktisert i noen prosjekter. I utviklingsplanen vil det normalt ikke være et systematisk idésøk som er så omfattende og konkret som i idéfase, men kriterier for vurdering av alternativer vil stort sett være de samme. På den andre siden vil ulike virksomhetsmessige konsepter være bedre utredet i en utviklingsplan og vurdering av samfunnsmessige konsekvensene vil inngå. De aktuelle tomt- og utbyggingsalternativer som idéfasen omfatter, vil normalt være tatt med blant alternativene som utviklingsplanen beskriver, men muligheter og begrensninger ved alternativene blir utredet i konseptfasen. Endringer i tidligfaseveilederen for å få en klarere praksis på dette området bør vurderes. Kvalitetssikring Konseptfasen (KSK) Grunnlaget for KSK ligger i foretaksprotokollen fra januar 2011 med henvisning til St.prp. nr. 1 ( ). De regionale helseforetakene utarbeidet i 2011 en kravspesifikasjon for KSK som inngikk i konkurransegrunnlaget for tildeling av rammeavtaler for gjennomføring av KSK. Utgangspunktet er Veileder for Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter, revidert versjon fra I kravspesifikasjonen

94 Side 101 av 126 presiseres det «at den eksterne kvalitetssikringen i utgangspunktet skal være en ren kvalitetssikring av foreliggende dokumentasjon, og at det ikke forutsettes gjennomført egne analyser i regi av ekstern kvalitetssikrer». Målet med KSK er dermed å bidra til at beslutningstakerne gjennom konseptrapporten har et godt nok grunnlag for valg av alternativ og for å beslutte at prosjektet gjennomfører forprosjektfasen (eller ikke). I tabellen nedenfor er de gjeldende kravene til KSK satt opp mot krav til gjennomføring av konseptfasen slik dette er beskrevet i veilederen. I kommentarene er det inkludert noen av innspillene fra kartleggingen som er nærmere omtalt i punktet nedenfor. Krav i Kravspesifikasjon KSK Gjennom den eksterne kvalitetssikringen skal det sikres at det er samsvar med det virksomhetsstrategiske grunnlaget for investeringen og den framlagte konseptvalgrapporten. Det skal videre sikres at målhierarkiet/- strukturen er konsistent, avklart og ikke for komplisert eller for generell til å være operasjonell. Målene må være prosjektspesifikke, og det må være konsistens mellom nasjonale helsepolitiske mål, målene til de regionale helseforetakene og det prosjekteiende helseforetak. Anbyder skal vurdere om resultatmålene er hensiktsmessig prioritert og kontrollere i hvilken grad kravene som følger av målstrukturen er relevante og riktig prioritert. Det skal sikres at de alternativene som er belyst i konseptvalgutredningen representerer en tilstrekkelig bredde i forhold til mulighetsrommet, slik at den fulle bredden i mulighetsrommet for å oppfylle det regionale helseforetakets sørge for -ansvar er ivaretatt. Det skal sikres at alternativene er riktig prioritert i forhold til målhierarki/- struktur og tilhørende prioriterte krav. Anbyder skal dessuten kvalitetssikre at alternativene er vurdert opp mot den økonomisk og finansiell bæreevne det regionale helseforetaket har for å gjennomføre dem. Relevans ift innhold konseptfasen Relevant. Konseptrapporten skal gi grunnlag for å vurdere fremtidig arbeidsoppgaver, aktivitet, driftsmodeller, kapasitetsbehov, driftsøkonomi. Relevant. Krav til målhierarki er ikke klart i veilederen. Det skal produseres mange delutredninger med ulike formål og det helhetlige målhierarkiet må være konsistent. Relevant. Relevant. Relevant. Kommentar I noen prosjekter er det en oppfatning at de strategiske elementene får for stor plass og at de konkrete løsningene får for liten. Veilederen passer ikke så godt for om- og påbyggprosjekter med mange byggefaser. Viktig at strategiske mål er avklart og gjort operasjonelle i utviklingsplanen og at det konkrete prosjektet er godt avgrenset i idefasen. Dette er mangelfullt i noen prosjekter. Inngår i utviklingsplanen, forsterkes og utdyper i konseptrapporten. Blir utredet i detalj men dette vil være avklart i utviklingsplanen og idéfasen. Gjøres også i utviklingsplanen, bør utdypes. Vurdering av prinsippløsninger med konsekvenser for investeringsbehov inngår i utviklingsplanen. Kobling mot investeringsplanen

95 Side 102 av 126 Vurderingen av alternativene opp mot hvilke gevinster som ønskes realisert. Vurderingen av prosjektets plassering innenfor det regionale helseforetakets totale tilbud, inklusive avgrensninger til andre sykehus, spesialiteter og funksjoner. Vurderingene av hvordan samhandling med primærhelsetjenesten og vertskommuner vil påvirke forutsetningene for prosjektet. Beskrivelsen og beregningen av befolkningens fremtidige behov for helsetjenester (demografisk og epidemiologisk, tilpassing av forbruksrater). Vurderingen av eventuelle muligheter for omstilling og effektivisering av tjenestetilbudet Vurdering av hvordan framtidige behandlingsformer og prioriteringer vil slå ut for de ulike tjenestene. Vurdering av hvordan prosjektet forholder seg til overordnede krav om ivaretakelse av indre og ytre miljø. Vurdering av pasientsikkerhet, på hvilken måte bygg og infrastruktur kan medvirke til å redusere uønskede hendelser. Vurderingen av hvordan prosjektet vil imøtekomme befolkningens krav til kvalitet i tjenestene. Anbyder skal også kvalitetssikre at alternativene i tilstrekkelig grad har beskrevet og vurdert øvrige samfunnsmessige konsekvenser, og at det i prosjektmaterialet er lagt opp til en hensiktsmessig prosess for å håndtere dette. Relevant. Relevant. Dette omfatter som regel strategiske diskusjoner om sykehusstruktur. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Relevant Relevant Relevant Relevant, konkret inngår i beslutningsgrunnlaget. Uklart hva som er tilstrekkelig. krever analyse av finansiell bærekraft i utviklingsplanen Kan også inngå i utviklingsplanen på et overordnet nivå. Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Lokaliseringsalternativer inngår i utviklingsplanen og detaljeres i idefasen og eller konseptfasen. Skal være avklart i utviklingsplanen, (sykehusstruktur, arbeidsdeling). Detaljeres i konseptrapporten Følge opp strategiske mål, inngår i utviklingsplanen Tabellen viser at punktene i kravspesifikasjonen i hovedsak er dekkende for gjennomføring av KS for konseptfasen (KSK). Kvalitetssikring Utviklingsplanen (KSU) Revisjonen av tidligfaseveilederen fra 2011 satte fokus på det strategiske grunnlaget for planene for et investeringsprosjekt, og behovet for å se den virksomhetsmessige utvikling som en klarere premiss

96 Side 103 av 126 for et sykehusprosjekt. Krav til utviklingsplaner på et overordnet nivå er omtalt i veilederen, og krav til utarbeidelse av utviklingsplaner som grunnlag for å planlegge og gjennomføre både virksomhetsmessige og investeringsmessige tiltak, er tatt inn i foretaksprotokollen fra Foretaksmøtet ba om at RHF-ene «legger prinsipper og føringer i Helsedirektoratets Veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter til grunn i planprosesser. Revidert veileder legger bl.a. til grunn at investeringsprosjekter skal forankres i de regionale helseforetakenes overordnede strategiplaner og i helseforetakenes utviklingsplaner». De investeringsmessige konsekvensene av den bygningsmessige utviklingsplanen skal også sees i sammenheng med helseforetakenes investeringsplaner. Tidligfaseveilederen inneholder ikke detaljerte krav eller føringer for hva som skal inngå i en utviklingsplan og det er i praksis store ulikheter i oppbygging av og innhold i slike planer. Dette vil naturlig nok også påvirke gjennomføringen av KSU. I tabellen nedenfor er de gjeldende kravene til KSK satt opp mot krav til gjennomføring av utviklingsplanen slik dette er beskrevet i veilederen. Krav i Kravspesifikasjon KSK Gjennom den eksterne kvalitetssikringen skal det sikres at det er samsvar med det virksomhetsstrategiske grunnlaget for investeringen og den framlagte konseptvalgrapporten. Det skal videre sikres at målhierarkiet/- strukturen er konsistent, avklart og ikke for komplisert eller for generell til å være operasjonell. Målene må være prosjektspesifikke, og det må være konsistens mellom nasjonale helsepolitiske mål, målene til de regionale helseforetakene og det prosjekteiende helseforetak. Anbyder skal vurdere om resultatmålene er hensiktsmessig prioritert og kontrollere i hvilken grad kravene som følger av målstrukturen er relevante og riktig prioritert. Det skal sikres at de alternativene som er belyst i konseptvalgutredningen representerer en tilstrekkelig bredde i forhold til mulighetsrommet, slik at den fulle bredden i mulighetsrommet for å oppfylle det regionale helseforetakets sørge for -ansvar er ivaretatt. Relevans ift innhold utviklingsplanen Relevant. Utviklingsplanen skal gi grunnlag for å vurdere fremtidig arbeidsoppgaver, aktivitet, driftsmodeller, kapasitetsbehov, driftsøkonomi. Relevant. Krav til målhierarki er ikke klart i veilederen. Viktig å sikre konsistens i målhierarki i de mange delutredningene. Relevant, men alternativene har fokus på struktur/modell og ikke så konkret på løsning. Kommentar Samme som for KSK som er konkret, detaljert Samme som for KSK som er konkret, detaljert

97 Side 104 av 126 Det skal sikres at alternativene er riktig prioritert i forhold til målhierarki/- struktur og tilhørende prioriterte krav. Anbyder skal dessuten kvalitetssikre at alternativene er vurdert opp mot den økonomisk og finansiell bæreevne det regionale helseforetaket har for å gjennomføre dem. Vurderingen av alternativene opp mot hvilke gevinster som ønskes realisert Vurderingen av prosjektets plassering innenfor det regionale helseforetakets totale tilbud, inklusive avgrensninger til andre sykehus, spesialiteter og funksjoner. Vurderingene av hvordan samhandling med primærhelsetjenesten og vertskommuner vil påvirke forutsetningene for prosjektet. Beskrivelsen og beregningen av befolkningens fremtidige behov for helsetjenester (demografisk og epidemiologisk, tilpassing av forbruksrater). Vurderingen av eventuelle muligheter for omstilling og effektivisering av tjenestetilbudet Vurdering av hvordan framtidige behandlingsformer og prioriteringer vil slå ut for de ulike tjenestene. Vurdering av hvordan prosjektet forholder seg til overordnede krav om ivaretakelse av indre og ytre miljø, Vurdering av pasientsikkerhet, på hvilken måte bygg og infrastruktur kan medvirke til å redusere uønskede hendelser. Vurderingen av hvordan prosjektet vil imøtekomme befolkningens krav til kvalitet i tjenestene. Anbyder skal også kvalitetssikre at alternativene i tilstrekkelig grad har beskrevet og vurdert øvrige samfunnsmessige konsekvenser, og at det i prosjektmaterialet er lagt opp til en hensiktsmessig prosess for å håndtere dette. Relevant. Viktig at kriterier og vekting kommer klart frem Relevant. Relevant. Relevant. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Relevant. Ikke så relevant. Relevant, på strategisk nivå. Relevant. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Samme som for KSK som er konkret, detaljert Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Tabellen viser at punktene i kravspesifikasjonen for konseptfasen er til dels relevant for KSU men at innholdet i konseptfasen er mer konkret og prosjektrettet, mens utviklingsplanen er strategisk og overordnet.

98 Side 105 av 126 Kartlegging, metode Sykehusbygg HF har gjennomført følgende aktiviteter for å kartlegge status og erfaringer med bruk av dagens KS-ordning for konseptrapporter, idéfaserapporter og utviklingsplaner: Innhenting av informasjon ved hjelp av strukturerte spørsmål/spørreskjema. Ved uklarheter er det gjennomført oppfølging per telefon. Dette er gjennomført separat for HF/prosjekter og RHF.. Innhenting og gjennomgang av oppdragsbeskrivelser og rapporter Sammenstilling av innhentet informasjon og drøfting og behandling av erfaringsresultater og forslag til endringer i Kundeforum og i Sykehusbygg HF sin arbeidsgruppe. Følgende personer har behandlet spørreskjemaene: Navn Organisasjon E-postadresse Telefon Helse Sør-Øst Tone Elisabeth OUS HF [email protected] Mydske Olsen, Øystein Dolva Frode Instanes Vestre Viken HF [email protected] Ellen Kongshaug SiV HF [email protected] Per Torgersen SSHF [email protected] Roger Jenssen Sykehuset Innlandet HF [email protected] Birger Stamsø Helse Sør-Øst RHF [email protected] Helse Midt-Norge Espen Remme Nytt sykehus Nordmøre [email protected] og Romsdal Lars Magnussen Helse Midt-Norge RHF [email protected] Helse Nord Øyvin Grongstad Kirkenes sykehus oyvin.grongstad@finnmarkssykehus et.no Tor-Arne Haug Helse Nord RHF [email protected] Helse Vest Helge Bergmann Helse Bergen HF [email protected] Hans K Stenby Helse-Vest RHF [email protected]

99 Side 106 av 126 Status og erfaringer KS for idéfasen (KSI) Om prosjektene Det er gjennomført ekstern KS for Idéfaserapporter i to prosjekter: OUS HF, Campus Oslo Nytt sykehus Nordmøre og Romsdal I begge prosjektene er det tidligere vært gjennomført utviklingsplaner som ikke ga god nok avklaring for oppstart idéfase. I det ene tilfelle ble det gjennomført KSU som også påviste dette. Dette førte til at idéfasen i de to prosjektene ble mer omfattende enn veilederen forutsetter. Informasjonen fra de to prosjektene vil derfor ha begrenset verdi når det gjelder vurdering av innhold i kravspesifikasjon for KSI iht. veilederen. Det har vært ingen eller begrenset konkurranse om oppdragene. Dette skyldes at miljøet er lite og at flere at rådgiverne med rammeavtale også har bidratt i utarbeidelsen av rapportene. Gjennomføring, kompetanse Tid for gjennomføring av KSI varierer fra 3 til 7 mnd. I det ene prosjektet var evalueringen inndelt i 3 deler: Styringsopplegg og organisering Prosess, metodikk Idefaserapporten Kompetansen oppfattes å være god men det vises til at rådgiverne ikke kjenner sektoren godt nok og i noen grad mangler brei sykehusfaglig kompetanse. Er kravspesifikasjonen for KSK tilpasset KS av Idéfasen? Utgangspunktet for begge prosjektene har vært kravspesifikasjonen for KSK men det har vært forutsatt at også tidligfaseveilederen skal legges til grunn. Utlysningene har vært supplert med tilleggsopplysninger og andre krav som var nødvendig for å klargjøre oppdraget. Slik informasjon forelå delvis som supplement ved utlysning, men det ble også gjort avklaringer og presiseringer underveis. Grunnen er både at innhold og opplegg for idéfaserapportene avviker fra tidligfaseveilederens rammer, men det skyldes også at innholdet i idéfasen var avvikende/mer omfattende og går ut over kravene for gjennomføring av idéfasen. Fordi utviklingsplanene var mangelfulle har noen analyser og utredninger som tilhører utviklingsplanen blitt tatt inn i idéfasen. Det pekes i det ene prosjektet på at KSK-kravene forutsetter et mer detaljert nivå enn det som skal forventes i en idéfase og at dette preger vurderingene. For det ene prosjektet kan organisering av KS-prosessen ha skapt usikkerhet. For å spare tid fikk rådgiverne løpende tilgang til dokumenter/underlag (f.eks. høringsdokumenter) men avtalen var at de kun skulle evaluere sluttrapporten. Kritikken av rapporten kan være fargelagt av inntrykk fra enkeltdokumenter. Det var også uklart om det skulle ha vært gjort en usikkerhetsanalyse (P50/P85), noe som normalt ikke forutsettes gjennomført på det grove grunnlaget man finner i en idéfaseutredning.

100 Side 107 av 126 Medførte KSI endringer i rapporten? Gjennomføring av KSI oppleves som nyttig og det kom relevante, gode og konkrete forslag til endring til rapporten. Anbefalingene er i noen grad sammenfallende mellom prosjektene, og tar opp utforming av mandat, presisjonsnivå for målformuleringer, økonomiske beregninger, beskrivelse av behov, oppgaver, alternativer, fremskriving oa. Det ble også pekt på svakheter i de overordnede føringene. Dette tyder på at KS-prosessen var innrettet mot et mer strategisk nivå tilsvarende utviklingsplanen. Gjennomgang av KS-rapportene viser at de aktuelle idéfaserapportene er svakest på områder som beskriver de virksomhetsmessige forholdene mens avklaringene på bygningsmessige løsninger og utredning er mer presise. Forbedringer ble løst ved revisjon av rapporten eller ved at utredninger skyves over til neste fase/konseptrapporten. Forslag til endringer Tilbakemelding fra prosjektene er at KSI ikke er nødvendig og KS-ordningen passer best for en konseptfase. Fra prosjekter som har gjennomført KSK for konseptfasen argumenteres det derimot med at KS-ordningen er mest nyttig/relevant på et mer overordnet nivå, dvs utviklingsplan og idefase. Det vises bl.a. til at utredning av 0-alternativet og krav til samfunnsøkonomiske analyser bør gjøres bare i utviklingsplanen. Tilbakemeldingen fra RHF-ene er delt. Det bør gjennomføres KS for utviklingsplanen og konseptfasen men behovet for KS for idéfasen er avhengig det enkelte prosjektet og hvor omfattende idéfasen har vært. En revisjon av veilederen med økte krav til utviklingsplanen, og et eventuelt redusert fokus på idéfasen, vil påvirke dette. Hovedkonklusjonen er at en fast KSI-ordning ikke anses som hensiktsmessig, men, hvis den blir gjennomført, krever at det utarbeides egen kravspesifikasjon som reflekterer innholdet i den aktuelle idéfaserapporten og formålet med idéfasen. Alternativt kan det utarbeides en felles kravspesifikasjon men med nyansering for de enkelte planfasene. KSI som er gjennomført viser at det er svakheter at i de idéfaserapportene som er vurdert. Det viser også at kravene i veilederen må presiseres, spesielt gjelder dette krav til målformuleringer, fremskriving av aktivitet, utredning/beskrivelse av virksomhetsmodeller og økonomiske beregninger. Det vises også til at både idéfaseutredningene og KSI vil variere mellom prosjektene. Det er ulikheter mellom store og små prosjekter, og mellom nybygg-prosjekter og prosjekter med omfattende ombygging, påbygg, nybygg og som går over lang tid. I den siste gruppen vil strategiske føringer og viktig planforutsetninger kunne være avklart ifm. tidligere byggetrinn, mens den aktuelle rapporten gjelder et langt senere byggetrinn. Krav til oppdatering av planforutsetningene må inngå i planene og kvalitetssikringen. Oppsummering KSI Det er vurdert kun to prosjekter, begge med avvikende innhold ift tidligfaseveilederen

101 Side 108 av 126 Ikke reell konkurranse om oppdragene, noe manglende sektorkompetanse/ sykehuskompetanse Kravspesifikasjonen for KSK er delvis relevant, men det har vært nødvendig å presisere og utdype innholdet i oppdraget, ut over kravspesifikasjonen for KSK Kvalitetssikringen har vært nyttig og gitt grunnlag for oppdatering av rapporten og presisering av arbeidet i konseptfasen Hvis ordningen med KSI skal gjøres permanent bør det utarbeides eget mandat/kravspesifikasjon for arbeidet. Det anbefales ikke at en KSI-ordning innføres som et generelt krav, men det kan være nyttig i noen prosjekter hvor det har vært behov for å gjennomføre en omfattende idéfase. Status og erfaringer KS for konseptfasen (KSK) Om prosjektene Det er gjennomført KSK for Konseptfasen for fire prosjekter: Sykehuset Vestfold HF, byggetrinn 7 i Tønsberg Sørlandet sykehus HF, Ny psykiatrisk avdeling i Kristiansand (PSA) Helse Bergen HF, BUSP ved Haukeland sykehus Helse Finnmark HF, Nye Kirkenes sykehus Alle prosjektene har fulgt tidligfaseveilederen. Det ene prosjektet er et nybygg-påbygg-ombygg prosjekt som har gått over lang tid. Konseptfasen har vært avvikende med bl.a. mindre vekt på utredning av 0-alternativet og strategiske føringer som har vært avklart i tidligere fase. Det har vært ingen eller begrenset konkurranse om oppdragene (1-2 tilbydere). Dette skyldes at miljøet er lite og at flere at rådgiverne med rammeavtale også har bidratt i utarbeidelsen av rapportene. Gjennomføring, kompetanse Tid for gjennomføring av KSK varierer fra 2 til 8 mnd. Leveransene har i de fleste prosjektene vært gjennomført med bredt sammensatte team. Alle oppgir at kompetansen er god, men at leverandørene i noen grad mangler erfaringer og brei sykehusfaglig kompetanse. Er kravspesifikasjonen for KSK tilpasset KS av konseptfasen? På spørsmålet om at kravspesifikasjonen for KSK er relevant for oppgaven er det gitt konkrete kommentarer: Ja, kravspesifikasjonen er relevant og godt tilpasset oppgaven Usikker på om dette er verd pengene I prosjekter med trinnvis utbygging over mange år vil mange spørsmål være avklart i tidligere delprosjekter og faser. (Svakheten gjelder også tidligfaseveilederen).

102 Side 109 av 126 Oppbyggingen av tidligfaseveilederen kan oppfattes som formalistisk og tar ikke hensyn til prosjekthistorien. Det kan ha betydning for innholdet i veilederen, gjennomføring av planfasene og KS-ordningen. KSK skulle være mer konkret og rettet mot løsninger, beste praksis, erfaringer og standarder, og i mindre grad mot strategiske spørsmål og samfunnsmessige forhold. Det bør være avklart på et tidligere tidspunkt i utviklingsplanen, eventuelt med oppdatering og tillegg i en forkortet idéfase. Kravspesifikasjonen må være tilpasset konseptfasen og ikke være generell for alle planfasene. Utlysning av KS kan være felles for alle planfasene og gi muligheter for å gi tilbud på en eller flere faser. KS for utviklingsplanen (og evt. idéfasen) er viktigere enn for konseptfasen. Det kan skje sammenblanding med statens KS1. Medførte KSK endringer i rapporten? En KS-ordning oppfattes som viktig og flere prosjekter oppgir at KSK ga verdifulle og relevante innspill. Det ble påvist til dels store mangler som fikk betydning for kvaliteten på og innholdet i konseptrapporten, også på konkret programnivå. Noen opplyser at endringer ble skjøvet over til forprosjektet. For noen prosjekter førte behovene for endringer til forsinkelser i behandlingen av konseptrapporten og dermed noe kostnadsøkning (ikke konkretisert). Hvis mangler skyves over til neste fase kan det lett oppstå en «mellomfase» som også gir økninger i tid og kost. Det betyr at beslutningsgrunnlaget for valg av prosjekt er vekket. Forslag til endringer i kravspesifikasjonen for KSK Flere har anført at KS-ordningen passer bedre på et mer overordnet, strategisk nivå (idefase, utviklingsplan). Dette gjelder f.eks. utredning av 0-alternativet som skjer (bør skje) i utviklingsplanen, og krav til samfunnsøkonomiske analyser som hører hjemme i utviklingsplanen. Tabellen som er vist ovenfor viser også at flere av de problemstillingene som tas opp i KSK (og som er relevante for konseptfasen), også er berørt i utviklingsplanen, og i noen grad i idéfasen, men på et mer overordnet nivå. Dette kan bety behov både for endring i kravspesifikasjonen eller endring i veilederens krav til konseptfasen. KSK bør ha større fokus på om løsningene er godt begrunnet og inneholde henvisning til andre, relevante prosjekter samt til «beste praksis». Det betyr en innretning mer mot løsning/kvalitet i tillegg til analyser/prosess/gjennomføring. Det vil stille større krav til rådgiverne og med en risiko for at det må gjøres egne utredninger/beregninger i KSK-sammenheng, noe som ikke har vært ønskelig. Hvis en slik presisering er viktig bør det tas inn i veilederen. Noen mener at det bør legges vekt på at analysene (i konseptfasen) omfatter konseptuelle løsninger, dvs at løsningsprinsipper og konsekvenser kommer klart frem. Det setter fokus på de viktigste problemstillingene som skal ligge til grunn for valg av alternativ og sikre at prosjektet er bærekraftig. Veilederen kanskje presisere bedre hva som skal inngå i konseptfasen, hvilke tema og analyser som skal inngå og på hvilket presisjonsnivå som skal gjelde. Det kan være behov for å utarbeide en mer konkret sjekkliste i tillegg til de eksemplene som veilederen viser til.

103 Side 110 av 126 Av svarene fremkommer det klart at det ikke bør gjelde samme krav til innholdet i og gjennomføring av kvalitetssikringen for alle planfasene. Det bør utvikles egne spesifikasjoner som grunnlag for rammeavtale med rådgivere som bygger på krav til gjennomføring av KS av utviklingsplaner, idefaser og konseptfaser. Et alternativ er å utvikle en felles kravspesifikasjon men med presisering av krav til innholdet i de ulike fasene. Oppsummering KSK Det ene prosjektet hadde gjennomført en forenklet konseptfase. De andre tre prosjektene var gjennomført iht veileder. Ikke reell konkurranse om oppdragene (1-2 tilbydere), noe manglende sektorkompetanse/ sykehuskompetanse Med et unntak ble kravspesifikasjonen for KSK oppfattet som relevant og tilpasset oppgaven. Noen prosjekter hadde tillegg til kravspesifikasjonen i utlysningen. Kvalitetssikringen har vært nyttig og gitt grunnlag for oppdatering av rapporten. Noe arbeidet skjøvet over til forprosjektfasen. Førte i noen grad til økt tidsbruk og kostnader. KSK bør rettes mer mot de de alternative løsningene og hvordan disse er evaluert og prioritert, og mindre mot strategiske føringer som skal være avklart i utviklingsplanen. Hvis det kreves KS-ordningen for alle faser må det utarbeides eget mandat/kravspesifikasjon for arbeidet for hver fase.

104 Side 111 av 126 Status og erfaringer KS for utviklingsplanen (KSU) Om prosjektene Det er gjennomført KSU for Utviklingsplan fire prosjekter: Vestre Viken HF Sykehuset Sørlandet HF OUS HF Sykehuset Innlandet HF Gjennomføring av og innholdet i utviklingsplanarbeidet har ikke en detaljert veileder og det er store variasjoner i innhold og gjennomføring mellom prosjektene. Det har vært ingen eller begrenset konkurranse om oppdragene (1-2 tilbydere). Dette skyldes at miljøet er lite og at flere at rådgiverne med rammeavtale også har bidratt i utarbeidelsen av rapporten. Gjennomføring, kompetanse Tid for gjennomføring av KSU varierer fra 2 til 9 mnd. Alle leveransene har vært gjennomført med bredt sammensatte team og kompetansen har vært god, men at det i noen grad mangler brei sykehusfaglig kompetanse. Er kravspesifikasjonen for KSK tilpasset KS av utviklingsplanen? For de fleste prosjektene har man utarbeidet egne mandat med tillegg og presiseringer av oppdraget ut over kravspesifikasjonen. Det er klare påpekinger om at kravspesifikasjonen for KSK ikke er godt nok tilpasset kvalitetssikring av utviklingsplanen, og at krav til gjennomføring av KSU måtte suppleres for at det skulle klart fremgå hva evalueringen skulle omfatte. Slik supplering ble gitt ifm utlysning og i noen tilfeller underveis i gjennomføringen av KSU. Det var nødvendig å flytte fokus fra byggutvikling til virksomhetsutvikling og samfunnsmessige konsekvenser av alternative løsningsmodeller, herunder oppgavefordeling og sykehusstruktur. I utviklingsplanen er det behov for å vurdere prosessene som involvere kommunene med bl.a. datainnsamling og intervjuer med kommuner og andre interessenter. Medførte KSU endringer i rapporten? KSU førte i noen tilfeller til nyttige endringer og tillegg i utviklingsplanen. Dette innebar mer utredningsarbeid med forsinkelser og økte kostnader, og rapporten måtte omarbeides. Alternativt førte påpekinger i KSU ikke til endring i utviklingsplanen, men noen endringer ble fanget opp i idéfasen. Bruk av KSU støttes men det må utarbeides egne kravspesifikasjoner som grunnlag for å gjennomføre KSU. Dette vil ha betydning for kompetansekravet og utlysning av rammeavtale. Det er viktig at det gjennomføres KS for utviklingsplanen og konseptrapporten, men det stilles spørsmål om det er nødvendig med KS for idéfasen (KSI). Det ble også stilt spørsmål om idéfasen kan

105 Side 112 av 126 utgå når utviklingsplanen inkluderes. Det vises til at hele planprosessen inkludert flere KS-runder tar for lang tid. Forslag til endringer Det kom ingen konkrete endringsforslag men generelt må kravspesifikasjon for KSU tilpasses gjennomføring av arbeidet med utviklingsplanen og ha fokus på løsningsstrategier, prinsipper, modeller for virksomheten og økonomi. Samfunnsmessige konsekvensvurderinger er også sentralt. Utvikling av byggene kommer som en konsekvens av den virksomhetsmessige utviklingen og et viktig mål er å optimalisere løsningene for virksomhet og bygg innenfor de rammene som vil gjelde i fremtida, inkludert de samfunnsmessige og økonomiske rammene. Det er viktig at arbeidet med en utviklingsplan ikke utløses av et byggeprosjekt men er en del av den løpende, langsiktige planleggingen. Oppsummering KSU Ikke reell konkurranse om oppdragene (1-2 tilbydere), noe manglende sektorkompetanse/ sykehuskompetanse Med et unntak ble kravspesifikasjonen som ble brukt oppfattet som relevant, men det var i de fleste prosjektene behov for tillegg og presiseringer. Med ett unntak ble kvalitetssikringen oppfattet som nyttig og hadde gitt grunnlag for oppdatering av rapporten. Noen forslag førte til nye utredninger i senere fase. Hvis det kreves KS-ordningen for alle faser må det utarbeides eget mandat/kravspesifikasjon for arbeidet for hver fase.

106 Side 113 av 126 Oppsummering og anbefaling Fremtidig bruk av KS-ordningen På grunnlag av kartlegging av KS-rapporter som er gjennomført for 10 prosjekter og samtaler med en del av kontaktpersonene ved HF/RHF gis det følgende anbefalinger vedr KS-ordningen: Opprettholde KS-ordningen for konseptfasen (KSK) i hovedsak slik den har vært gjennomført i prøveperioden, men med mer fokus på om løsningene er gode og godt begrunnet. Ved utvikling av ny kravspesifikasjon bør kvaliteten på grunnlaget for evalueringen av de alternative løsningene presiseres. Hvis det er gjennomført utredninger av strategier og overordnede føringer i utviklingsplaner eller idéfaserapporter, bør disse temaene få mindre fokus i KSK. Kravet til sykehusfaglig grunnlag for vurderingene bør understrekes. Det sammen gjelder generelle krav til kvaliteten på utredningsarbeidet (målformuleringer, presisering av forutsetninger, transparens, økonomiske beregning oa). Svarene viser at det er tvil om behovet for (og nytten av) ekstern KS av idéfasen, og det anbefales ikke å gjennomføre krav til kvalitetssikring av idéfasen for alle prosjekter. Hvis det i HF-et ikke foreligger en oppdatert utviklingsplan som gir klare strategiske føringer og rammer, må dette fanges opp i idéfasen. I slike tilfeller kan det gjøres en tilpasset KSI basert på krav til kvalitetssikring av utviklingsplaner. Men hovedløsningen bør være å oppdatere utviklingsplanen, og da heller kvalitetssikre denne. Tilbakemeldingene støtter innføring av ekstern KS av utviklingsplanen (KSU) og av noen oppfattes dette som viktigere enn KSK. Det foreligger ikke en egen veileder for arbeidet med utviklingsplaner. Utarbeidelse av en kravspesifikasjon for KSU bør inngå som en del av arbeidet med utvikling av en veileder for utviklingsplanen. En felles og generell kravspesifikasjon for alle planfasene er ikke hensiktsmessig. En felles spesifikasjon hvor spesielle krav til de ulike planfasene er presisert er en mulig løsning, men kan forsinke revisjon av kravspesifikasjonen for KSK. Denne revisjonen bør utarbeides straks på grunnlag de erfaringene som foreligger, mens spesifikasjon for KSU (og eventuelt KSI) må avvente en avklaring av behovet for engen veileder for utviklingsplanen. For å sikre utvikling av en felles kunnskapsbase bør det for alle planfasen og KS-ordningene, gjelde krav til datagrunnlag, bruk av modeller og metoder og faglige grunnlag/referanser. Av samme grunn bør det stilles noen formelle krav til innholdet i og oppbygging av KSrapportene. Det vil lette arbeidet med oppbygging av felles erfaringsgrunnlag og mulighetene for gjenbruk av erfaringene. Norge er et begrenset marked og det er i praksis ingen konkurranse om KS-oppdragene. Noen Danske firma gjennomfører/deltar i konseptfaseutredninger og vil kunne være relevante leverandører til KS-oppgaver. Krav til sykehusfaglig kompetanse må komme tydelig frem i utlysningene og inngå som et kriterium for vurdering av egnethet. Krav til kompetanse må tilpasses de ulike KS-ordningene. Revisjon av Veileder for tidligfaseplanlegging Det er avdekket behov for revisjon av tidligfaseveilederen på noen områder: Innføring av utviklingsplaner har gitt uklarheter om sammenhengene mellom utviklingsplanen (både den virksomhetsmessige og bygningsmessige utviklingsplanen) og idéfasen i investeringsprosjekter. Dette gjelder også til en viss grad beregninger av

107 Side 114 av 126 fremskrevet aktivitet og kapasitetsbehov i konseptfasen. Avhengig av krav til innholdet i en utviklingsplan bør det vurderes om idéfasen skal gå ut eller reduseres til en innledende aktivitet i konseptfasen som omfatter avgrensing av et konkret prosjekt (rekkefølge, tid, økonomi), og mandat for konseptfasen (alternative løsninger for drift og utbygging). Dette må tilpasses krav til innholdet i utviklingsplanen som vil framgå av en eventuell egen veileder. Det bør også vurderes om grunnlagstallene for fremtidig aktivitet kan hentes direkte fra en oppdaterte utviklingsplan. I alle tilfeller bør det være klare henvisninger til sammenhenger og eventuelle endringer mellom dokumenter fra de ulike planfasene som bygger på hverandre. Det er behov for å skille mellom langvarige utbyggings- og ombyggingsprosjekter og større, enhetlige byggeprosjekter. Prosjektene har uttrykt usikkerhet med bruken av KS-ordningen (og veilederen) fordi prosjektene er ulike og krever ulike modeller for gjennomføring. Det ble vist til at veilederen er beregnet for nybyggprosjekter, mens mange prosjekter er en kombinasjon av påbygg, ombygg, nybygg, som går over svært lang tid. Forskjeller mellom store og små prosjekter har vært nevnt i flere sammenhenger og at veilederen er tilpasset relativt store prosjekter. Hvordan veilederen kan vise forskjeller i innhold og fremgangsmåte avhengig av prosjekttype og størrelse, bør tas opp i en revisjon av veilederen. Dette gjelder spesielt konseptfasen. Konseptfasen bør ha større fokus på løsninger, beste praksis, kvalitet. Det strategisk avklares i utviklingsplanen. For å sikre et godt erfaringsgrunnlag bør det i veilederen presiseres krav til datagrunnlag, metodebruk, beregningsmodeller, etterprøvbarhet/transparens, kriterier for valg av alternativer og for evaluering av prosjektet. Rapporter fra planfasene har svakheter når det gjelder målformuleringer, presisering av rammer og forutsetninger, referanser/kunnskapsgrunnlag oa. Dette bør tas inn i en revisjon av tidligfaseveilederen. Er det rom for/behov for forenkling av veilederen og krav til innholdet i tidligfasen? Det er en bekymring om at økt fokus på KS vil føre til forsinkelser og økte kostnader. I tillegg er det i andre sammenhenger pekt på behov for følgende tillegg/endringer: I veilederen er det etablert et skarpt skille mellom konseptfasen, hvor beslutning om gjennomføring skal fattes, og forprosjektfasen, som er første ledd i gjennomføringen av prosjektet. Konseptfasen skal gi grunnlag for å vurdere, evaluere og velge alternativ for gjennomføring. Hvilke fagområder/tema som må være utredet for at prosjekteier skal ha nødvendig og tilstrekkelig grunnlag for å gjøre et riktig valg bør presiseres og begrunnes, bl.a. i lys av krav til innholdet i utviklingsplanen og spørsmålet om utvikling av en veileder for overordnet teknisk program (OTP). Om det skal gjennomføres og krav til intern evaluering og kvalitetssikring underveis (følgeevaluering) og etter ibruktaking bør fremgå av veilederen. Kriterier for evaluering bør inngå som en del av målsettingene eller rammene for prosjektet. Dette bør skilles fra krav til ekstern kvalitetssikring. Krav til energiklasse og energitekniske løsninger bør inngå som en del av de overordnede tekniske kravene (OTP).

108 Side 115 av 126 Krav til grunnlag for evaluering og valg av det optimale alternativet bør presiseres og avgrenses. Eksempler på innholdet i sluttrapportene bør utvides med sjekklister for hva som skal inngå og med referanser til hvordan man finner datagrunnlag, analyse- og beregningsmodeller, referanseprosjekter oa. Utvikling av veileder for Utviklingsplan Når det gjelder behovet for utvikling av en egen veileder for utviklingsplanen kan det anføres: Et byggeprosjekt stiller krav til avklaringer av strategiske og overordnede faglig spørsmål vedrørende utvikling av virksomheten. Den virksomhetsmessige utviklingsplanen (skal) utarbeides og rulleres som et planleggings- og styringsverktøy for kjernevirksomheten, og gi grunnlag for å analysere og beskrive konsekvenser for den bygningsmessige utviklingen. En veileder for arbeidet med utviklingsplanen bør fange begge disse planleggingsaspektene og vise avhengigheten mellom dem. Ansvaret for å utarbeide og rullere den samlede utviklingsplanen ligger i HF-est ledelse og berører klinisk ledelse, økonomi og eiendomsforvaltning. Det bør vurderes hvilken rolle det regionale foretaket skal ha i denne sammenhengen og om det skal utvikles samlede planer for hele RHF-et. I denne sammenhengen er også en samordning med den nasjonal helse og sykehusplanen viktig når det gjelder rammer og forutsetninger, datagrunnlag, metoder og sammenlignbarhet på sluttresultatet. Status for bruk av utviklingsplaner i de ulike HF-ene bør avklares med hensyn til etablerte planer og grunnlaget for dem, modell for utvikling og rullering, organisering av arbeidet/roller, i hvilken sammenheng brukes planene, utviklingsplanenes status i plan- og styringssystemet. Det anbefales at RHF-ene i felleskap gjennom AD-møtet utarbeide et mandat for arbeidet med en veileder for utviklingsplaner. I dette arbeidet inngår også krav til kvalitetssikring av utviklingsplanene (KSU). Utviklingsplanen gir grunnlag for å utarbeide en investeringsportefølje som skal vise rekkefølge og avhengigheter for gjennomføring av tiltakene innenfor en investeringsplan, og hvordan dette kan finansieres. En veileder for utviklingsplanen må ta hensyn til hvor konkret dette grunnlaget skal være. Hvis en slik samlet utviklingsplan kan beskrive alternative tiltak (for virksomheten og byggene) og tilpasse disse innenfor rammene av den økonomiske bærekraften til HF-et, faller behovet for idéfaseutredningene for en stor del bort. En kvalifisering av det optimale alternativet krever en detaljert utredning av driftsmodell, kapasitet, program og løsning, tilsvarende det man i dag finner i konseptfasen.

109 Side 116 av 126 Finansdepartementets KS-ordninger en sammenligning Finansdepartementets KS-ordningen omfatter to kontrollpunkter i investeringsprosjektets planleggingsprosess: KS1 - Kvalitetssikring av konseptvalg før beslutning i regjeringen om å starte forprosjekt KS2 - Kvalitetssikring av styringsunderlag samt kostnadsoverslag før fremleggelse for endelig investeringsbeslutning i Stortinget Figuren viser hvordan KS-systemet følger beslutningsprosessen i regjering og storting. Gjennom et identifisert behov og en forstudie av alternative løsninger, kan regjeringen, basert på en konseptvalgutredning og KS1, beslutte å igangsette er forprosjekt. Forprosjektet gjennomgår en KS2 ordning som, sammen med forprosjektet, inngår som grunnlag for stortingets behandling av investeringsprosjektet. Figuren nedenfor viser en todeling av prosessen før KS1: Første del er en behovskartlegging og en idéutvikling Neste del er utredning og evaluering av alternative idéer/konsepter for løsning. Den valgte løsningen videreføres i et forprosjekt.

110 Side 117 av 126 KS1 gjennomføres for å sikre at konseptutviklingen har avklart behov og vist relevante, alternativer løsningsideer (konsepter), og at konseptevalueringen har kommet frem til den beste løsningen i forhold til oppsatte kriterier. Kriteriene omfatter fleksibilitet, produktivitet, måloppnåelse, konsekvens, relevans, levedyktighet, robusthet. Figuren nedenfor viser hvilke oppgaver som inngår i konseptvalgutredningen. Etter konseptvalgutredningen er ferdig og KS1 er gjennomført, går prosjektet over i forprosjektfasen. Figuren nedenfor viser planprosessen for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter. Når man forutsetter at konseptrapporten gir grunnlaget for å beslutte å igangsette prosjektet og utløse investeringer så er KSK sammenfallende med KS2 i statens ordning. Hvis vi forutsetter at utviklingsplanen, eventuelt med tillegg av idéfaserapporten tilsvarer konseptvalgutredningen, så vil KSU tilsvare KS1. Utredningene i «Konseptvalgutredningen» er relativt overordnet og det detaljerte grunnlaget for bl.a. kostnadskalkyler er skjøvet ut til forprosjektfasen basert på ett, valgt alternativ. En hovedforskjell mellom prosjekter som følger finansdepartementets KS-ordning og tidligfaseveilederen, er at det i sykehusprosjekter gjennomføres en mer omfattende utredning av virksomhetsmessige og bygningsmessige alternative løsninger i flere trinn, før man velger et alternativ og starter et forprosjekt. Strategiske føringer Tidligfasen Utviklingsplan B1 Idéfase B2 Konseptfase K S B3 Forprosjektfase K B4

111 Side 118 av 126 Innholdet i konseptutviklingen i den statlige KS-ordningen er på et strategisk, overordnet nivå og knyttet direkte til politiske prosesser og prioriteringer i regjeringen. Konseptvalgutredningen utreder behov og overordnede krav til en fremtidig løsning, og utvikler forslag til alternativ, konseptuelle løsninger. Når dette alternativet er valgt går man over i forprosjektfasen som innebærer detaljert utforming av krav (programmering) og prosjektering av den endelige løsningen. Før bygging kan iverksettes skal forprosjektet sammen med KS2 godkjennes av stortinget. I planprosessen for tidligfasen skjer utvikling og konkretisering av alternative løsninger i flere trinn før det igangsettes et forprosjekt basert på et valgt alternativ: I utviklingsplanen: Som en konsekvens av den virksomhetsmessige utviklingen og valg av strategiske utviklingsretninger for sykehusstruktur og bygningsmasse, beskrives mulige løsningsmodeller/-alternativer, inkludert 0-alternativet. Basert på oppsatte kriterier anbefales en utviklingsretning inkludert investeringsbehov for byggene. I idéfasen: Som en konsekvens av et omfattende idésøk beskrives mulige løsninger for den utbyggingstiltakene som er prioritert i utviklingsplanen. Dette vil inngå i utviklingsplanen men gjennomføres som en idéfase og som første ledd i en tidligfaseplanprosess for et investeringsobjekt I konseptfasen: Som et resultat av et beregnet fremtidig aktivitet og kapasitetsbehov (program) og utkast til løsninger (skisseprosjekt/otp) for investeringsprosjekt, velges det alternativet som gir den funksjonelt og økonomisk beste løsning. Dette inngår i konseptfasen som omfatter detaljert programmering, skisseprosjekt og beregning av økonomisk bærekraft. Etter at konseptrapporten og KSK er behandlet er prosjektet klart for gjennomføring av den valgte løsningen, og første aktivitet er forprosjektet. Alt Alt n Programkrav Programkrav Løsning Løsning Prosjektkostnad Driftsøkonomi Prosjektkostnad Driftsøkonomi Konseptrapport: Evaluering, rangering - Faglig relevans - Økonomisk bæreevne K S K Sett i et eier- eller ansvarsperspektiv betyr det at HF-et og/eller RHF-et, med henvisning til krav til utvikling av virksomheten og med referanse til nasjonale føringer, gir rammer og avgrensinger for et investeringsprosjekt i utviklingsplanen og idéfasen. Basert på alternative løsningsmuligheter som utredes, vurderes og velges i konseptfasen, startes en forprosjektfase som i etter detaljering og kvalitetssikring av løsningen og kostnadene, er en del av gjennomføringen av prosjektet. Det er et mål at det ikke skal skje endring i kapasitet, funksjoner og innhold etter at konseptfasen og KSK er besluttet. Settes den statlige KS-ordningen inn i planprosessen i tidligfaseveilederen ligger KS1 før beslutningspunkt B1 (unntaksvis før B2, i den grad uavklarte forhold, primært av virksomhetsmessig karakter, dras med over i idéfasen). Med en utviklingsplan som viser den virksomhetsmessige utviklingen og hvordan den påvirker alternative løsningsalternativer (inkludert 0-alternativet),

112 Side 119 av 126 reduseres betydningen av idéfasen. Det kan da være aktuelt å gjøre en KS, tilsvarende KS1, på grunnlag av utviklingsplanen. I veileder for KS-ordningen heter det at KS2 skal «kvalitetssikre styringsunderlag samt kostnadsoverslag for det valgte prosjektalternativ før prosjektet legges frem til investeringsbeslutning i Stortinget. Dels skal det være en kontroll av om prosjektet er veldefinert med realistiske rammer, dels skal analysen peke fremover ved å kartlegge de styringsmessige utfordringene i gjenstående faser av prosjektet» Det forutsettes at dette skjer på grunnlag av et forprosjekt. Et annet viktig element i KS2 er å «etterse at prosjektkonseptet er veldefinert og tydelig avgrenset, samt at prosjektet er videreført i tråd med forutsetningene fra KS1. Vurdere om det har skjedd endringer i forutsetningene som kan påvirke anbefalingene fra KS1». I planprosessen for tidligfasen tilsvarer dette til at man i konseptfasen sikrer et veldefinert og tydelig avgrenset prosjekt, og at det utarbeides et kostnadsoverslag med beregning av usikkerheter som viser at prosjektet er innenfor realistiske rammer. Disse rammene kontrolleres i forprosjektet men rammer og forutsetninger for innhold og funksjonalitet skal ligge fast fra konseptrapporten, med mindre det har skjedd endringer av betydning. Hensikten med denne klare avgrensingen og kvalitetssikring av grunnlaget i konseptrapporten er å unngå at uløste, funksjonelle krav føres inn i forprosjektfasen eller at det oppstår en mellomfase hvor ubesvarte spørsmål fra konseptfasen tas opp før man kan starte forprosjektet. Strukturen i KS-ordningene i staten og for HF-enes sykehusprosjekter er lik men som det er vist til ovenfor, så er innhold og vektlegging den virksomhetsmessige delen ulik. Det synes derfor ikke å være hensiktsmessig med en samordning slik KS-ordningene fremstår i dag, men det det kan på sikt være rom for bedre samordning.

113 Side 120 av 126 Utlysning av rammeavtaler Vedlegg 1 viser et utkast til oppdragsbeskrivelse ifm utlysning av ny rammeavtale for rådgivere for gjennomføring av KSK, nå supplert med KSU. I evalueringene kom det klart frem at det er behov for en KS-ordning for konseptfasen og utviklingsplanen, men at det var tvil om nytten av KS for idéfasen. Omfanget av idéfasen er også usikker sett i forhold til utviklingsplanens rolle. Det kom også frem at det i kravspesifikasjonen måtte være tydelig presisering og avgrensing av oppgavene og det ikke var hensiktsmessig med en felles kravspesifikasjon som skulle brukes ved alle utlysninger. Teksten til dette utkastet til utlysningen er bygget opp med en generell del som skal fange opp forståelsen av både delene, sammenhengen og helheten i planprosessen. Det skal bidra til at tilbyderne bedre forstår bredde i oppgaven og spesielt kravet om sykehusfaglig kompetanse. I tillegg er det beskrevet krav knyttet til KSU og KSK spesielt. Det skal bidra til at tilbyderne forstår avgrensingen av et oppdrag enten det er en KSU eller en KSK som etterspørres. Det skal også gi rom for at HF som etterspør tjenestene kan legge ved presiseringer av omfang og innhold i den kvaliltetssikringen de etterspør. En annen erfaring er at det er behov for mer sykehusfaglig kompetanse, og at det i noen KSK var en sammenblanding av tema som hører hjemme i utviklingsplanen (samfunnsmessige konsekvenser, overordnede, strategiske føring), og den konkrete vurderingen av kvaliteten i beslutningsgrunnlaget for evaluering og valg av alternativ. Samtidig ser vi i noen prosjekter at det ikke er en helhetlig og gjennomgående bruk av datagrunnlag og metoder fra utviklingsplan til konseptrapport. Det kan føre til at det er vanskelig å etterprøve om målene og forutsetningene som er lagt i utviklingsplanen, blir fulgt opp og konkretisert i det konkrete investeringsprosjektet, eventuelt etter en oppdatering. Sammenhengene mellom de de virksomhetsmessige forutsetningene og de konkrete løsningsalternativene blir dermed svekket.

114 Side 121 av 126 Vedlegg 1 Rådgivertjenester for kvalitetssikring av plandokumenter Generelt Styring og finansiering av investeringsprosjekter i sykehus følger ikke samme styringssystem som ordinære, statlige prosjekter. Det gjøres derfor oppmerksom på noen grunnleggende særtrekk: Mens øvrige statlige investeringsprosjekter eies av fagdepartementene, fremmes av Regjeringen og vedtas i Stortinget, tilligger det de regionale foretakene å vedta sine investeringer, innenfor sine ordinære inntektsrammer. Ut over dette kan Stortinget bevilge likviditet i form av lån. De regionale helseforetakene har et «sørge for»-ansvar for helsetjenestene, med fullt ansvar for ressursbruken innenfor sine inntektsrammer. Dette inkluderer beslutning og gjennomføring av investeringsprosjekter. Videre eies bygningsmassen, og også investeringsprosjektene, av de enkelte helseforetak, selv om de regionale helseforetakene kan velge å tre inn som prosjekteier/byggherre i hele eller deler av beslutnings- og/eller gjennomføringsprosessen. Fra oktober 2014 er det etablert et felleseid HF som skal benyttes i - med ulik grad av ansvar for - planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter som eies av foretakene, Sykehusbygg HF. Dette endrer ikke ansvaret til HF-et som byggherre og eier av det ferdige bygget, men sykehusbygg vil være ansvarlig for gjennomføring av utredningsarbeidet i tidligfasen (Idéfasen, Konseptfasen, Forprosjektfasen), mens HF-et har ansvaret for Utviklingsplanen. Spesialisthelsetjenesten har utviklet en egen Veileder for tidligfaseprosessen i sykehusprosjekter ( som gir grunnlag for planlegging, analyser, dokumentasjon og beslutninger av investeringer innen spesialisthelsetjenesten. Den vil dermed også være grunnlag for krav til den eksterne Planprosessen for tidligfaseplanlegging skal gjennomføres som vist i figur 2. Forut for, og som grunnlag for tidligfasen skal det utarbeides en Utviklingsplan som samler strategisk føringer og gir rammer for utvikling av sykehusenes virksomhet og bygg. Dette er illustrert i figur 1 Gjennom praksis for tidligfaseplanlegging og i protokoll fra foretaksmøtet, er det etablert et krav om at det skal utarbeides en utviklingsplan og at tidligfasen for et investeringsprosjekt ikke kan startes uten at prosjektet er forankret i denne utviklingsplanen. I tillegg skal prosjektet være inkludert i HFets langsiktige investeringsplan. Planlegging av sykehus har gitt grunnlag for faglig utvikling som omfatter innsamling og tilrettelegging av data om virksomheten og byggene, verktøy og metoder for fremskriving av aktivitet, metoder for beregning av kapasitetsbehov og erfaringsbaserte standarder for beskrivelse av løsninger og beregning av arealbehov. Det samme gjelder beregning av økonomiske konsekvenser av gjennomføring av store investeringsprosjekter. Det tilgjengelige erfaringsmateriale viser løsninger i mange prosjekter og for noen områder er det etablert en «standard»«beste praksis». Faglige krav til løsningene innebærer omfattende deltakelse i brukerprosesser og samfunnsmessige

115 Side 122 av 126 konsekvensvurderinger forutsetter deltakelse fra mange interessenter. Ifm kvalitetssikring av konkrete prosjekter skal organisering og gjennomføring av slike prosesser tas med i vurderingene. Figur 1 Sammenheng mellom utviklingsplan og tidligfasen Innholdet i Konseptfasen bygger på Utviklingsplanen og Idéfaserapporten, og de strategiske føringene og idésøket som ligger i disse dokumentene skal gi konkrete føringer og avgrensinger av prosjektet. I prinsippet vil det være det samme datagrunnlaget og de samme metodene og modellene som brukes i alle de tre fasene men på ulike nivå og med ulike krav til detaljering og konkretisering. Figur 2 Planprosess for tidligfasen Grunnlaget for å vurdere om et prosjekt på beslutningspunkt B3 er det «riktige» prosjektet og om det kan besluttes gjennomført ligger i tre (to) plandokumenter: Utviklingsplanen som viser tiltakene i en langsiktig plan for utvikling av virksomheten og som beskriver mulige investeringsmessige konsekvenser av dette. I Idéfasedokumentet som gjennom et idésøk avdekker hvilke alternative, investeringsmessige tiltak som er «liv laga» og som dermed er aktuelle for kvalifisering. I noen HF vil idésøk inngå som en del av utredningene i den bygningsmessige utviklingsplanen. Da vil en gjennomføring av en separat idéfase være mindre aktuell og kan erstattes med en presisering og avgrensing av de alternativene som skal utredes i konseptfasen, samt et mandat for dette arbeidet. Konseptrapporten som gir grunnlaget for å vurdere alternativene mot hverandre og mot de evalueringskriteriene som er gitt i bl.a. mål, rammer og forutsetninger. En kvalitetssikring av beslutningsgrunnlaget omfatter dermed minimum to beslutningspunkter med ulike krav til nivå og innhold i beslutningsgrunnlaget:

116 Side 123 av 126 Godkjenning av Utviklingsplanen som grunnlag for oppstart tidligfase for et konkret investeringsprosjekt (B1). Hvis Utviklingsplanen ikke gir et tilstrekkelig grunnlag vil det være nødvendig å utvikle et grunnlag for B2, tilsvarende en Idéfaserapport. Beslutning om gjennomføring av et investeringsprosjekt basert på det foretrukne alternativet (B3). En prøveordning med ekstern kvalitetssikring for investeringer i de regionale helseforetakene ble innført ifm behandlingen av St.prp. nr. 1 S( ). Denne ordningen omfattet Konseptfaen og ble betegnet KSK og ordningen ble gjort permanent fra og med Med bakgrunn i erfaringer fra bruk av KSK i flere prosjekter, er ordningen utvidet til også å omfatte Utviklingsplanen, foreløpig som en frivillig ordning. Av faglige grunner er det etablert et skille med egne KS-ordninger for KSK og KSU (Kvalitetssikring Utviklingsplanen). Det er ikke besluttet innført en KS-ordning for Idéfaserapporter. De enkelte prosjektene kan imidlertid velge å benytte samme rammeavtale for å gjøre en kvalitetssikring av Idéfaserapporter (KSI). Det skal inngås rammeavtaler med kompetente fagmiljøer for kvalitetssikring av både KSK og KSU med tilhørende plandokumenter. Hvilke ytelser som ønskes er presentert nedenfor på et overordnet nivå. For å vise breddene i kravet til kompetanse er det skilt mellom KSU og KSK. Fokuset på sammenhengen mellom virksomhet og bygg og avhengigheten mellom delfasene, understreket kravet til breddekompetanse og sykehusfaglig kompetanse. Ved utlysning av konkurranser om oppdrag vil det, i tillegg til tidligfaseveilederen og andre relevante dokumenter, foreligge en beskrivelse av prosjektet og en presisering av krav til innhold i kvalitetssikringsoppdraget. Ekstern kvalitetssikrer skal til enhver tid forholde seg til gjeldende veileder og de krav til dokumentasjon som dette omfatter. Det presiseres videre at den eksterne kvalitetssikring i utgangspunktet skal være en ren kvalitetssikring av foreliggende dokumentasjon, og at det ikke forutsettes gjennomført egne analyser i regi av ekstern kvalitetssikrer. Rammeavtaler for ekstern kvalitetssikring kan benyttes til å gjennomføre usikkerhets- og risikoanalyser eller andre tilleggsutredninger, men i så fall forutsettes det at samme kontraktspart ikke kan utføre ekstern kvalitetssikring i samme prosjekt. Kvalitetssikring av Utviklingsplanen (KSU) I Veileder for tidligfaseplanlegging understrekes det at: «Alle tiltak som ønskes gjennomført skal være tilstrekkelig forankret i en overordnet plan for helseforetaket, og planlegging av et konkret tiltak kan ikke startes før det foreligger en slik plan, her kalt en «utviklingsplan». En utviklingsplan er en operasjonalisering av overordnede planer og strategier og skal gi et fremtidsbilde av helseforetakets planer for virksomhetsmessig og bygningsmessig utvikling». Alle relevante analyser, beregninger og vurderinger som gir grunnlag for å beslutte oppstart av et byggeprosjekt, forutsettes å være gjennomført i utviklingsplanen og konseptvalgutredningen. Prosjektene varierer i størrelse og typer og hvilke konsekvenser det kan ha for gjennomføringen av KSU vil fremgå av presiseringer av kravene i utlysningen.

117 Side 124 av 126 Som modellene i figur 1 og 2 viser er det en sammenheng og kontinuitet fra utviklingsplanen via idéfasen til konseptvalg og oppstart forprosjekt. Den virksomhetsmessige delen av utviklingsplanen viser forventet utvikling av virksomheten med konsekvenser for aktivitet, organisering og bygg. Dette kan sees uavhengig av et eventuelt behov for å gjennomføre investeringsmessige tiltak. På den andre siden kan ikke slike tiltak gjennomføres uten at de inngår i utviklingsplanen, og at det kan sannsynliggjøres at de kan innpasses i en fremtidig investeringsplan. Dette innebærer at grunnlaget for beslutningen om gjennomføring av et byggeprosjekt (B3) må være konsistent med grunnlaget for de analyser og beregninger som ligger til grunn for anbefalingene i utviklingsplanen. Det samme vil gjelde datagrunnlag og bruk av metoder og beregningsmodeller som benyttes for beregning av fremtidig aktivitet, kapasitetsbehov og arealbehov, samt vurdering av fremtidige driftsmodeller. Konsistens og etterprøvbarhet er for øvrig et viktig kvalitetskrav i planlegging av komplekse prosjekter. I utviklingsplanen skal eventuelle samfunnsmessige konsekvenser av virksomhetsmessige endringer vurderes. Investeringer i sykehusbygg skal bidra til at hele befolkningen får ressurseffektive helsetjenester av høy kvalitet, men eventuelle endringer i sykehusenes tilbud, oppgaver og lokalisering kan ha store konsekvenser for lokalsamfunn, transport og miljø og må derfor vurderes i et samfunnsmessig perspektiv. KSU skal videre sikre at målhierarkiet/-strukturen er konsistent, avklart og ikke for komplisert eller for generell til å være operasjonell. Målene må være prosjektspesifikke, og det må være konsistens mellom nasjonale helsepolitiske mål, målene til de regionale helseforetakene og det prosjekteiende helseforetak. Kvalitetssikring av konseptfasen (KSK) Konseptrapporten (også kalt konseptvalgrapporten) skal gi grunnlaget for å vurdere og velge den riktige løsningen. De alternativene som utredes i konseptfasen skal være valgt på grunnlag av de kravene som følger av forventet, virksomhetsmessig utvikling og de investeringsmessige tiltakene som er vurdert i utviklingsplanen. I konseptrapporten skal det gjennomføres utredninger som er nødvendig (og tilstrekkelig) for å kunne evaluere løsningene og gi en anbefaling til beslutningstakerne. Det er viktig at utredningene i konseptrapporten gir likeverdig dokumentasjon av alternativene, at utredningene gir grunnlag for å vurdere løsningene opp mot målsettinger og oppsatte kriterier for valg og det beregningene er transparente og etterprøvbare og det er mulig å beregne og vise konsekvenser av endringer i forutsetningene. «Likeverdig» betyr ikke nødvendigvis «like». I den grad utviklingsplanen har begrenset antall reelle alternativ, må dette forutsettes å være kvalitetssikret ved KSU, og skal derfor ikke revurderes ved KSK. Videre innsnevring av alternativ kan derimot være et tema ved KSK. Konseptuelt løsningsvalg forutsettes å være dokumentert og transparent, slik at dette kan kvalitetssikres ved KSK. Beregninger av fremtidig aktivitet og kapasitetsbehov gjennomføres både i utviklingsplanen og i Konseptrapporten. Kvaliteten på datagrunnlag og metoder er viktig for beregningene og for etterprøving og oppdatering av planforutsetningene over tid. Det er et generelt mål å kunne overføre

118 Side 125 av 126 kunnskap og kompetanse mellom prosjekter. Konsistens mellom beregningene i utviklingsplanen og grunnlaget for alternativutredningene i konseptrapporten er også sentralt Målene i konseptvalgutredningen skal være konsistente med målene i de utredningene Konseptrapporten bygger på, og den operasjonelle konsekvensen av strategiske mål skal kunne identifiseres og etterprøves. Mandatet for konseptvalgutredningen og de løsningsalternativene som er utredet skal være i overensstemmelse med strategiske føringer og rammer som er gitt i Utviklingsplanen og andre grunnlagsdokumenter. KSK skal bidra til å sikre at det er samsvar mellom anbefalingene i Konseptrapporten og det virksomhetsstrategiske grunnlaget for investeringen slik dette er beskrevet i utviklingsplanen. Hvis foreliggende dokumentgrunnlaget ikke oppfattes å være tilstrekkelig for å gjennomføre kvalitetssikringen, skal det gis beskjed om dette med konkret forslag til utbedringer / suppleringer. I konseptrapporten utvikles løsningene funksjonelt, fysisk og økonomisk. Det er viktig at de konseptuelle valgene som er gjort står seg i en sammenligning med andre prosjekter og «beste praksis». Det er viktig at rådgiver etterspør grunnlaget for slik sammenligning og eventuelt påviser mangler i grunnlaget eller anvendelsen av det. KS-rådgiver skal ikke selv utrede hva som er «beste praksis» men det legges vekt på rådgivers sykehusfaglige kompetanse som grunnlag for slike vurderinger. Vurdering og anbefaling av alternativene forutsetter at: Det er etablert relevante kriterier som gir grunnlag for å «måle» og skille alternativene. Alternativene er riktig prioritert i forhold til målhierarki/-struktur og tilhørende prioriterte krav. Det er viktig at målstrukturen er relevante og at resultatmålene er hensiktsmessig prioritert. Alternativvurderingene skal omfatte alle relevante krav til løsningen. Det er viktig at alternativene er vurdert opp mot den økonomisk og finansiell bæreevne det regionale helseforetaket har for å gjennomføre dem. Eventuelle driftsmessige innsparinger som er en forutsetning for finansieringen, skal være knyttet til investeringstiltakene og sees i et livssyklusperspektiv. De samfunnsmessige konsekvensene knyttet til investeringene skal være tilstrekkelig utredet i Utviklingsplanen og der det er relevant skal det hensyntas i vurderingen av alternativene. Hvis dette ikke i tilstrekkelig grad er dekket i tidligere utredninger må konsekvenser av dette vurderes. Kompetansekrav Det forutsettes at ekstern kvalitetssikrer skal ha tilstrekkelig: kompetanse innen planlegging av store offentlige prosjekter, spesielt innen tidligfaseplanlegging (utredningskompetanse), økonomisk kompetanse, sykehusfaglig kompetanse, herunder kunnskap om driftsmodeller og bemanning av sykehusfunksjoner, og

119 Side 126 av 126 samfunnsfaglig kompetanse. Det understrekes at kravene til kompetanse vil være ulike i de ulike fasene, slik at samfunnsfaglig kompetanse er viktig ved KSU, mens KSK krever mer kompetanse knyttet til funksjonelle og driftsmessige forhold, samt kunnskap om sykehusbygg som sådan.