1. 1.PROSJEKTMANDAT 2 2. HVORDAN ØNSKER VI MATFORSYNINGEN I HELSE OG OMSORG 4 3. MATPROSESSEN PÅ HELSEHUSET 6

Transkript

1 Forprosjektrapport: LEAN Matforsyning Høringsversjon ov/ 1. 1.PROSJEKTMANDAT 2 2. HVORDAN ØNSKER VI MATFORSYNINGEN I HELSE OG OMSORG 4 3. MATPROSESSEN PÅ HELSEHUSET 6 4. MATPROSESSEN FOR HJEMMEBOENDE FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 5. MATPROSESS VED KAFETERIA OG KANTINER PLAN FOR HOVEDPROSJEKTFASEN

2 1.Prosjektmandat Bakgrunn I forbindelse med innflytting i Helsehuset skjer det store endringer i systemet for matforsyning i helse og omsorgstjenesten: a) Nytt produksjonskjøkken basert på kok-kjøl skal tas i bruk b) Sjukeheimsavdelingene på helsehuset skal få matforsyningen fra produksjonskjøkkenet, men skal selv stå for all tilberedning og servering c) Mat er en av de 5 daglige verdiskapende aktivitetene på sykeheimsavdelingene på linje med hvile, pleie, aktivisering og medisinering d) Samtidig skal det etableres system for tildeling av mat og distribusjon av mat til hjemmeboende. e) Det må både for sykehjemsavdelingene og hjemmeboende avklares om matforsyningen fra produksjonskjøkkenet bare skal omfatte varmmat eller også om tørrmat og andre dagligvarer skal inngå f) Det skal videre avklares driftsmodell for kantina og kafeteria ved helsehuset g) Mål og ambisjon for matforsyningen må avklares med hensyn til kvalitet, ernæring og totalopplevelse inkludert valgfrihet for brukere og pasienter når det gjelder når og hva de ønsker å spise Forprosjekt LEAN For å få oversikt over disse oppgavene og hvordan de kan løses, etableres i første omgang et forprosjekt LEAN. Formålet med prosjektet er a) Å lage en brukerorientert beskrivelse av hvordan vi vil at ansatte, beboere og besøkende skal oppleve serveringstilbudet i kantine/kafeteria b) Å lage en overorda systemoversikt over hvordan matforsyningen til sykehjemsavdelingene til helsehuset skal forgå fra åpninga av helsehuset c) Å lage en overordna systemoversikt over hvordan matforsyningen til hjemmeboende skal foregå fra dato for iverksetting d) Som forprosjekt lage en hovedprosjektplan framover til åpning av helsehuset som inneholder alle nødvendige forberedelser og beslutninger Framdriftsplan Når Kl. Aktivitet Ansvarlig Oppstartsmøte + evt. oppstart av design av prosess Oddbjørn Design av matforsyningsprosess - helsehuset Ken Design av matforsyningsprosess - hjemmeboende Ken Kvitpapirsesjon matforsyning helsehuset og hjemmeboende Ken Arbeidsmøte andre problemstillinger Ken/Oddbjørn Høring Oddbjørn Høringsfrist Oddbjørn Sluttrapport ferdig Oddbjørn 2

3 Prosjektorganisering og bemanning Rolle Prosjekteier og prosjektleder Hussjef helsehuset Produksjonskjøkken Hjemmetjenesten Institusjonstjenesten Tildeling/KE Tillitsvalgt Brukerrepresent Ekstern rådgiver Bemanning Oddbjørn Cate Kroken Irene Kormeseth Mary Aasen Synnøve Wenaas Oddrun Einang Anne-Karin Grøvdal Ken Blindheim Økonomi Prosjektets kostnader belastes TOT-prosjektet 3

4 2. Hvordan ønsker vi matforsyningen i helse og omsorg Utgangspunkt Mat og ernæring er en av 5 direkte verdiskapene funksjoner i helse og omsorgstjenestene: Overordna målsettinger Mat skal være velsmakende, ha riktig ernæring, riktig mengde, skal se bra ut og gjerne knyttes til felles måltider som gir gode opplevelser Mat skal kunne tilbys brukerne på en fleksibel måte hvor brukerens ønske om meny og tidspunkter for måltidene i størst mulig grad skal kunne brukertilpasses Mat inngår naturligvis til alle som er innlagt på sjukeheimen. For de som ønsker det i bofellesskapene og til hjemmeboende som har helse og omsorgstjenester, skal mat tilbys til selvkost etter brukers ønske. Mat skal også kunne tilbys som eneste helse og omsorgstjenesten i enkelttilfelle. Mat-erklæring for institusjonsbeboere 1. Mat skal være velsmakende, gi riktig ernæring, ha riktig mengde, være variert og se bra ut 2. Brukerens ønske om meny skal i størst mulig grad imøtekommes 3. Sjukeheimen skal ha 4 måltider pr. døgn som i hovedsak konsentreres til Frokost 9-10 Lunsj Middag Kveldsmat Måltidene skal være hyggelige med pynta bord, tilstrekkelig bemanning et felles høgdepunkt på dagen 5. Brukere skal kunne velge om de vil spise ved fellesbord, småbord eller på eget rom 6. Alle skal trenes til primært å kunne spise sjøl. De som ikke klarer det, skal få nødvendig hjelp av personalet 4

5 Mat-erklæring for hjemmeboende 1. Mat skal være velsmakende, gi riktig ernæring, ha riktig mengde, være variert og se bra ut 2. Brukerne skal selv kunne velge meny innenfor tilgjengelige menyvalg 3. Hjemmeboende skal selv få organisere sine måltid. Hvis en trenger hjelp til måltidene må det finnes fram til omforente løsninger mellom bruker og tjenesten 4. Matforsyningen skal omfatte både varmmat og tørrmat samt dagligvarer i enkelttilfeller 5. Hjemmeboende skal ha matforsyning minst 2 ganger pr. uke til faste ukedager 6. Digitale løsninger skal tilbys hjemmeboende for valg av meny og bestilling av andre mat- og dagligvarer 7. Hjemmeboende spiser normalt sjøl. De som ikke lenger klarer det, skal få nødvendig hjelp, trening og vegledning fra hjemmetjenesten 8. At matinntak og måltider fungerer tilfredsstillende for hjemmeboende,skal følges opp av hjemmetjenesten 9. I bofelleskapene med heldøgns bemanning kan det organiseres felles måltider for de som ønsker det Mat-erklæring for kafeteria og kantine 1. Mat skal være velsmakende, ha riktig ernæring, ha riktig mengde, være variert og se bra ut 2. Brukerne skal kunne velge meny innenfor avgrenset menyvalg som skrifter med jevne mellomrom 3. Menyen skal inneholde varmmat til lunsj samt middag 4. Kafeteriaens åpningstider er mandag-fredag (evalueres etter en tids drift) 5. Kantinas kjernetid er mandag-fredag I kjernetida skal ansatte kunne spise og ta pause skjermet fra øvrig besøk i kafeteria 6. Ansatte har dessuten anledning til å bruke tilrettelagte møterom med kjøkkenkrok i hver etasje til spise-/hvilerom 7. Når kafeteria/kantine er stengt, skal et mudre utvalg mat og drikke være tilgjengelig via automater døgnet rundt 8. Rundt i helsehuset skal det dessuten plasseres ut kaffe- og vannautomater for benyttelse av ansatte, pasienter og besøkende 9. Kantine og kafeteriapriser skal være like og baseres på sjølkost 10. Betalingssystemene skal i kafeteria, kantine og automater skal være digitale 11. Kantine og kafeteriaordningen skal evalueres med jevne mellomrom via brukerundersøkelser eller tilsvarende 5

6 3. Matprosessen på Helsehuset Frokost / kvelds Menyen for frokost og kveldsmat kan bestå av: Grøt (som lages av produksjonskjøkkenet) Suppe (som lages av produksjonskjøkkenet) Brød m/ ulike varianter av pålegg Egg Ulik drikke som melk, juice, kaffe, kakao m.m. Smoothie / proteindrikker Av og til skal det serveres vafler, sveler, kaker o.l. Beboerne i helsehuset skal involveres når meny skal utarbeides. Det er personalet i avdelingene el. matverten som skal innhente informasjon om beboerens sine ønsker. Hovedaktivitet og ansvar Matvert utarbeider «meny» i samarbeid med prod.kjøkken Matvert bestiller fra menyen Beskrivelse og avklaringspunkt Etter ønske fra beboere. Digital bestilling 3 d. i uka. Prod.kjøkken bestiller og pakker iht. bestilling Prod.kjøkken lager suppe / grøt Prod.kjøkken transporter til kjølelager Matvert sørger for transport til avd. kjøkken Gjøres 3 d. i uken Matvert sørger for at maten pakkes ut og settes på plass Personalet sørger for en fantastisk matopplevelse Personalet rydder og vasker 6

7 Middag / lunsj Fra første dag etter innflytting skal menyen kun bestå av 1 rett pr. dag. Dette fordi det ikke skal bli for komplisert for avdelingene og produksjonskjøkken og håndtere matprosessene i en innkjøringsfase der alt er nytt. Etter hvert og senest etter 6 mnd. skal alle beboere kunne velge mellom min. 2 retter pr. dag. Systemet med meny pr. uke som roteres skal fortsette. Beboerene i Helsehuset skal involveres når meny skal utarbeides. Det er personalet i avdelingene el. matverten som skal innhente informasjon om beboerens sine ønsker. Dessert skal kun serves på søndager og på høgtidsdager. Det skal vurderes og servere kaffe og kjeks rett etter middag. Hovedaktivitet og ansvar Matvert utarbeider «meny» i samarbeid med prod.kjøkken Matvert bestiller fra menyen Beskrivelse og avklaringspunkt Etter ønske fra beboere. Digital bestilling 3 d. i uken Prod.kjøkken produserer kok-kjøl retter Prod.kjøkken transporter til kjølelager Matvert sørger for transport til avd. kjøkken Gjøres 3 d. i uken Personalet slutt-tilbereder middagen/lunsj Personalet sørger for en fantastisk matopplevelse Personalet rydder og vasker 7

8 4. Matprosessen for hjemmeboende Tørrmat / dagligvare Hovedaktivitet og ansvar Beskrivelse og avklaringspunkt I samråd med hj.tjenesten ønsker brukeren tørrmat/dagligvarer Bestiller via digitalt system direkte til butikk Ved behov hjelper hj.tjensten til med bestilling Butikk mottar bestilling, plukker og pakker Butikken leverer rett hjem til brukeren 1 gang i uka Hj.tjenesten utfører evt. praktisk bistand iht. vedtak Middag Hovedaktivitet og ansvar Oppstart i henhold til kriterier Bestiller middag utifra foreliggende meny via digitalt system Beskrivelse og avklaringspunkt Må definere kriterier Ved behov hjelper hj.tjensten til med bestilling Produksjonskjøkkenet lager 8

9 middagen Produksjonskjøkken setter middagen på kjølelageret Middagen transporteres til distribusjonslager Åndalsnes sykehjem? Middagen leveres rett i kjøleskapet til brukeren 2 ganger i uka Hj.tjenesten utfører evt. praktisk bistand iht. vedtak 9

10 5. Matprosess ved kafeteria og kantine Denne prosessen tas direkte i hovedprosjektet 10

11 6. Plan for hovedprosjektfasen Hovedanbefalinger Matforsyningen i helse og omsorg bygges opp rundt en videreutvikling av de erklæringer og prosesser som er beskrevet i dette forprosjektet Hovedprosjektfasen gjennomføres med helse og omsorgssjefen som prosjekteier og hussjef helsehus som prosjektleder. Det er viktig med bred involvering av ansatte som skal arbeide med disse prosessene, både fra produksjonskjøkken, helsehuset og hjemmetjenestene Forprosjektet anbefaler at det etableres stilling som matvert som skal bistå tjenestene med bestillerkompetanse i forhold til produksjonskjøkken, ernæringskompetanse i forhold til brukerne/tjenesten og hygienekompetanse i forhold til distribusjon og postkjøkken. Matvert organiseres i stab under helse og omsorgssjefen og kan brukes i helse tjenesten ikke bare på helsehuset Forprosjektrapport sendes på intern (ikke-offentlig) høring fram til 15. juli Hovedprosjektet bør være rigga og i drift i slutten av august. Mandat, bemanning og framdrift for hovedprosjektet forankres i ledergruppa til helse og omsorgssjefen Problemstillinger i hovedprosjektet Generelt a) Det må rekrutteres matvert (ernæringsfysiolog eller lignende) til helse og omsorgstjenesten b) Nødvendig kapasitet til å tilberede/arrangere 4 måltider hvert døgn må tas hensyn til ved fastsetting av bemanning på gruppe/avdelingsnivå på helsehuset Helsehuset a) Det lages et opplæringstilbud til personalet på helsehuset i forhold til tilberednings- og serveringsfunksjonen b) Det må lages retningslinjer for bruken av etasjevise møterom til spise- og hvilerom c) Det må avsjekkes om Visma Profil eller Mathilda kan brukes som «bestillersystem» mellom avdelingene i helsehuset og produksjonskjøkken d) Det må etableres et tilgjengelig «reservelager» i produksjonskjøkkenet hvor avdelingene kan supplere produkter som en har gått tom for eller de vanligste dietter for nye pasienter som er kommet til e) Nyinnlagte eller terminale pasienter må gis mulighet for ønskediett Hjemmetjenestene a) Det må etableres distribusjonssystem for mat til hjemmeboende b) Det må inngås avtale med butikk om leveranser av tørrmat og dagligvarer 11

12 c) Det må avsjekkes om Visma Profil eller Mathilda kan brukes som «bestillersystem» mellom hjemmeboende og produksjonskjøkken d) Det må avsjekkes om Visma Profil kan brukes som «bestillersystem» mellom hjemmeboende og leverandør/butikk for tørrmat og dagligvarer e) Det må lages en igangkjøringsplan for ordningen med matdistribusjon til hjemmeboende f) Det må sees på om matdistribusjon kan samordnes med hjemmetjenesten til brukere som trenger praktisk bistand til matfunksjonen g) Det må lages tildelingskriterier og betalingssatser for mat til hjemmeboende Kafeteria og kantine a) Det må anskaffes matautomater til kantina, samt kaffe og vannautomater for intern fordeling i helsehuset b) Det gjenstår å finne praktisk løsning på parallell åpningstid kafeteria og kantine hverdager som gir ansatte nødvendig skjerma spise- og hvilerom c) Det må finnes løsning for hvordan det kan arrangeres slutta lag med servering for pasienter på helsehuset i forbindelse med bursdager osv. (lukket spisekammer) d) Det må lages retningslinjer for hvordan andre utenfor helsehuset kan leie seg inn i kafeteria/kantine for ulike arrangementer og slutta lag Produksjonskjøkken a) Det må gjøres avrop i forhold til anskaffet «kjøkkensystem» fra ROR-IKT b) Det må lages organisasjon-, bemannings- og kompetanseplan for produksjonskjøkkenet, og etableres prosess for rekruttering til stillingene i tråd med omstillingsavtale c) Det må lages en opplærings- og igangkjøringsplan for nytt produksjonskjøkken som er timet med oppstart av pleieavdelingene på helsehuset d) Det må lages en opplærings- og igangkjøringsplan for nytt produksjonskjøkken som er timet med oppstart av matdistribusjon for hjemmeboende 12