Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 13/114 Møtedato/tid: , kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Møtedeltakere: Oddvar M. Lian, leder John Geir Stølan, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlem 1 og 2 til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 025/13 026/13 027/13 028/13 029/13 030/13 031/13 032/13 033/13 034/13 Godkjenning av protokoll fra møte den Orientering til kontrollutvalget vedr. salg av kommunale eiendommer Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Fylkesmannens tilsyn med Snillfjord kommune som barnehagemyndighet Selskapskontroll - TrønderEnergi AS - Prosjektplan Profilering av kontrollutvalgets arbeid og mediehåndtering diskusjonssak Budsjettkontroll pr Forslag til økonomiplan med budsjett for 2014 for kontrollutvalget Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak med hjemmel i lov. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Oddvar Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 025/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/114-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Orientering til kontrollutvalget vedr. salg av kommunale eiendommer Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 026/13 Eva J. Bekkavik 033, 12/132-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget Saksutredning Kontrollutvalget behandlet på sitt møte 3. juni 2013 sak 021/13 - Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, møte Kontrollutvalget fikk orientering av rådmannen vedr. følgende sak: Kommunestyrets sak 1/2010 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget inviterer leder for komite II til utvalgets møte i oktober. Kontrollutvalget ønsker en orientering om salg og planer for salg av kommunale eiendommer. Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket sendt brev til Snillfjord kommune (datert ), og bedt om en orientering fra komiteleder Morten Myking. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til Morten Myking sin orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 3

4 Snillfjord kommune Leder Komite I Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 13/18-7 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte ble det under sak 21/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å invitere leder for komite II for en orientering vedr. salg og planer for salg av kommunale eiendommer. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget inviterer leder for komite I til utvalgets møte i oktober. Kontrollutvalget ønsker en orientering om salg og planer for salg av kommunale eiendommer. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl på rådhuset. Orienteringen fra lederen av komite I vil bli lagt til starten av møtet. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Postboks 2300, Sluppen 7004 Trondheim Telefon: Bank: Telefaks: Org.nr:

5 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 027/13 Eva J. Bekkavik 033, &58, 13/18-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Vedlegg Saker for videre oppfølging Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med etablert praksis legger kontrollutvalgets sekretariat frem gjennomgang av saker i formannskapet og kommunestyret i tidsrommet Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Ingen nye er satt opp i kontrollutvalgets oppfølgingsliste etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker: Kommunestyret: Sak 24/2013 sak 57/2013. Formannskapet: Sak 68/2013 sak 117/2013. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som settes til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 5

6 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden 28. mai september 2013, foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten Kommunestyret tar forvaltningsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på Rutinemessig oppfølging. OK sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. Sjekk Sjekk Sjekk OK Sak i kommunestyret (Sak KS21/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Tiltak iverksettes for å sikre vannforsyning av god hygienisk kvalitet innen skolestart Sak i kommunestyret (Sak KS47/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Boring av ny brønn(er) og montering av UV-aggregater for å sikre hygienisk betryggende vannforsyning til Vågan skole. Dersom skolen vedtas opprettholdt, igangsettes arbeid med bygging av basseng og overbygg for UV-aggregater. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, som sak KU-3/2009. Reservevannsløsninger og beredskapsplaner vann og avløp kan bli tema på ny hovedplan for vann og avløp. Manglende vaktordning for kommunale vannverk er omtalt i årsberetningen for 2008 (s. 32). Kontrollutvalgets møte Tilbakemeldingen fra rådmannen ble behandlet som sak 17/2010. Kontrollutvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens 6 Ny tilbakemelding på kontrollutvalgets

7 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar 2. Kontrollutvalgets møte Rådmannen ga en ny tilbakemelding i saken. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Kontrollutvalgets møte Rådmannen ga en orientering om status i arbeidet (kontrollutvalgets sak 4/2012). Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken til oppfølging. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Ny tilbakemelding ønskes på kontrollutvalgets siste møte før jul Kontrollutvalgets møte Egil Arve Hov, leder forvaltning, drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans, på utvalgets møte 3. juni Kontrollutvalgets møte Rådmannen er bedt om å gi kontrollutvalget en orientering om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans. Sak KS- Forvaltningsrevisjonsrapport 1/2010 Eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune Til oppfølging lbakemelding til orientering. første møte i 2011 Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i Følges opp videre Følges opp videre Ny orientering 3 juni 2013 Ny orientering i februar 2014 Enstemmig som innstillingen: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Rutine messig oppfølging. om eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med vekt på å Legge til rette for at kommunestyret kan fastsette overordnede mål for eiendomsforvaltningen. Utarbeide et system for eiendomsforvaltningen som synliggjør tilstand og behov for verdibevarende vedlikehold av hele kommunens bygningsmasse. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ber om en tilbakemelding i saken innen sitt første møte i Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget Kontrollutvalgets møte I tillegg til en skriftlig tilbakemelding, som ble utdelt Følges opp videre i møtet, orienterte rådmannen i saken. Kontrollutvalgets møte Tiltaksplan skal behandles i formannskapet 16. august, tiltaksplanen vil følge budsjettet fremover. Kontrollutvalgets møte Følges opp videre

8 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Tiltaksplan for kommunal eiendom er behandlet av formannskapet i sak 100/11, 112/11 og 118/11 Formannskapet gjorde følgende vedtak: Snillfjord kommune vedtar Tiltaksplan for kommunal eiendom 2011 slik den er framlagt fra rådmannen. Midler avsettes ved budsjettbehandlingen. Kontrollutvalgets møte Tiltaksplan ikke lagt frem for kommunestyret pga. store øk.konsekvenser. Ordfører tar dette opp på strategidag i mars. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget vil fortsatt ha saken til oppfølging. Til oppfølging Følges opp videre Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget inviterer leder for komite II til utvalgets møte i oktober. Kontrollutvalget ønsker en orientering om salg og planer for salg av kommunale eiendommer. Kontrollutvalgets møte Orientering fra Morten Myking Eierstrategier Snillfjord KSkommune 72/2010 grunnlagsdokument Orientering i møte Enstemmig: Rådmannen setter i gang en prosess for etablering av konkrete eierstrategier og rapporteringsrutiner i Ny orientering til aktuelle selskaper. Dette innbefatter et grundig kontrollutvalget i arbeid med saken i kommunestyret. juni 2011 Kontrollutvalgets møte Administrasjonen har kapasitetsutfordringer når det gjelder å få satt i gang arbeidet med å utforme eierstrategi for kommunens eierinteresser. Rådmannen har bedt kommunestyret om å vurdere om administrasjonen i kommunen har riktig kompetanse til å utfører dette arbeidet, eller om kommunen bør kjøpe ekstern bistand. Følges opp videre Rådmannen mener at administrasjonen ikke har kapasitet til å ferdigstille en eierstrategi før siste halvår av Kontrollutvalgets møte Administrasjonen mangler kompetanse på området, økonomi til å gjennomføre arbeidsprosessen mangler også. Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker en orientering fra rådmannen på sitt møte 11. juni Kontrollutvalgets møte Rådmannen har meldt tilbake til kontrollutvalgets sekretariat (e-post 9. mai 2012) om at den kommunale administrasjonen fortsatt ikke besitter nødvendig kompetanse eller ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. Kontrollutvalgets møte Rådmannen har fortsatt ikke ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. 8 Følges opp videre Orientering fra rådmannen i juni 2012

9 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging Kommunestyrets møte Sak 101/2012Kommunestyret ba om innspill på løsning til neste kommunestyremøte ( ). Saken oversendes kommunestyret til orientering og en eventuell oppfølging. Kontrollutvalgets møte Kommunestyret hadde saken opp på sitt møte Det er ikke aktuelt å kjøpe kompetanse utenfra. Rådmannen er i gang med arbeidet. Ordfører følger oppsaken på hvert formannskapsmøte fremover. Kontrollutvalgets møte Reidar er i gang med arbeidet, alt av dokumentasjon fra selskapene er mottatt. Mulig det blir lagt frem en sak for formannskapet før sommeren. Følges opp videre Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Kommunestyret har vedtatt eierskapspolitikk og eierstrategi for Snillfjord kommune i sak 27/2013. Sak KS Forvaltningsrevisjon 53/2011 Tilpasset opplæring Enstemmig som innstillingen: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding i sak 6/2012. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalget ønsker en ny muntlig orientering på sitt første møte etter sommeren September 2012

10 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Kontrollutvalgets møte Pga. knapt med tid i dagens møte, ble orienteringen (i samråd med kontrollutvalgets leder) fra rådmannen flyttet til kontrollutvalgets møte 3. desember 2012 Kontrollutvalgets møte Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte kontrollutvalget og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget sa seg godt fornøyd med orienteringen, men ønsker fortsatt å følge opp saken fremover. Til oppfølging Desember 2012 Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Høsten 2013 Kontrollutvalget ønsker en orientering på sitt første møte etter sommeren 2013 Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker en orientering om status i saken, brev er sendt rådmannen Sak KS Forvaltningsrevisjonsrapport 72/ Saksbehandling Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en muntlig tilbakemelding på utvalgets første møte 2013 og en skriftlig tilbakemelding innen september Kontrollutvalgets møte Rådmannen, v/ personalsjef Mildrid V. Mæhle, orienterte kontrollutvalget i sak 3/ Orientering i møtet Tilbakemelding fra rådmannen i feb./mars 2013 Skriftlig tilbakemelding innen september 2013

11 Fylkesmannens tilsyn med Snillfjord kommune som barnehagemyndighet Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 028/13 Eva J. Bekkavik 216, &58, 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Brev fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Rapport etter tilsyn med Snillfjord kommune som barnehagemyndighet Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført et tilsyn med Snillfjord kommune som barnehagemyndighet i perioden 07. januar 2013 til 21. mars Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Tilsynet ble utført etter en tilnærmet systemrevisjonsmodell, og Fylkesmannen avdekket to avvik under tilsynet Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring Under temaet; kommunen som godkjenningsmyndighet, ble det avdekket ett avvik: Avvik fra barnehageloven 10: Snillfjord kommune som barnehagemyndighet sikrer ikke at barnehagene i kommunen godkjennes etter barnehageloven. Under temaet; kommunens tilsyn med barnehagene, ble det avdekket ett avvik: Avvik fra barnehageloven 16: Snillfjord kommune som barnehagemyndighet fører ikke tilstrekkelig tilsyn med barnehagene i h.h.t. bestemmelsene i barnehageloven. 11

12 Fylkesmannens beskrivelse av avvikene fremgår av rapportenes pkt. 3. Kontrollutvalgets sekretariat viser til den vedlagte tilsynsrapporten for utfyllende informasjon om tilsynet. Fylkesmannen har i brev av 7. august 2013 meldt om at tilsynet ansees for avsluttet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger den til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Snillfjord kommune. 12

13 13

14 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Oda Randi Reinfjord Oppvekst- og utdanningsavdeling Vår dato Deres dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) 2013/ Deres ref. Snillfjord kommune, Rådmannen Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Rapport etter tilsyn med Snillfjord kommune som barnehagemyndighet Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte tilsyn med Snillfjord kommune som barnehagemyndighet til Vedlagt følger rapport etter tilsynet. Tilsynet ble utført etter en tilnærmet systemrevisjonsmodell, og Fylkesmannen avdekket to avvik under tilsynet. Fylkesmannen ber om å få tilsendt Snillfjord kommunes plan over tiltak for å rette opp de påtalte forhold beskrevet under avvik i denne rapporten. Vi ber om at planen oversendes oss innen Fylkesmannen takker kommunen for tilrettelegging forut for og under tilsynsbesøket. Dersom kommunen har spørsmål til rapporten eller andre forhold knyttet til de tema som har vært gjenstand for tilsynet, vil vi gjerne høre fra dere. Med hilsen Lasse Arntsen (e.f.) utdanningsdirektør Oda R. Reinfjord seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Tilsynsrapport Kopi med vedlegg: Utdanningsdirektoratet Embetsledelse og administrasjonsstab Kommunal og samordningsstab E-post: postmottak@fmst.no Postboks 9359 Grønland Justis- og beredskapsavdeling Landbruk og bygdeutvikling 14 Internett: OSLO Miljøvernavdeling Oppvekst- og utdanningsavdeling Sosial- og helseavdeling Telefaks Organisasjonsnummer:

15 2 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Oppvekst- og utdanningsavdelingen Rapport etter tilsyn med Snillfjord kommune Tidspunkt for tilsynet: til Fylkesmannens tilsynsgruppe: Liv I. Selfjord Lina Reigstad Oda R. Reinfjord Kommunens kontaktperson: Tilsyn etter følgende regelverk: Emne for tilsynet: Åge Røe, kommunalsjef for oppvekst Barnehageloven Kommunen som godkjenningsmyndighet jf barnehageloven 10 Kommunens tilsyn med barnehagene, jf barnehageloven 16 Kommunens håndtering av regelverket om styrer og pedagogisk bemanning, jf barnehageloven 17 og 18, forskrift om midlertidig og varig dispensasjon og unntak fra utdanningskravet for styrer og pedagogisk leder og forskrift om pedagogisk bemanning Fylkesmannens hjemmel for tilsyn: Barnehageloven 9, 2. ledd Fylkesmannens konklusjon: Under temaet; kommunen som godkjenningsmyndighet, ble det avdekket ett avvik: Avvik fra barnehageloven 10: Snillfjord kommune som barnehagemyndighet sikrer ikke at barnehagene i kommunen godkjennes etter barnehageloven. 15

16 3 Under temaet; kommunes tilsyn med barnehagene, ble det avdekket ett avvik: Avvik fra barnehageloven 16: Snillfjord kommune som barnehagemyndighet fører ikke tilstrekkelig tilsyn med barnehagene i h.h.t. bestemmelsene i barnehageloven. Trondheim Oda R. Reinfjord tilsynsleder Liv I. Selfjord seniorrådgiver 16 Lina Reigstad førstekonsulent

17 4 Innhold i rapporten: 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Avvik 4. Gjennomføring av tilsynet Vedlegg til rapporten Vedlegg 1: Oversikt som viser dokumentunderlag for Fylkesmannens tilsyn Vedlegg 2: Deltakere ved tilsynet 17

18 5 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Snillfjord kommune Varselbrev om tilsyn ble sendt , intervju ble gjennomført og Sluttmøte ble avholdt Tilsynet er et ledd i Fylkesmannens planlagte tilsyn med kommunene som barnehagemyndighet. Tilsynet er utført som systemrevisjon. Rapporten gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunen som barnehagemyndighet. Formålet med tilsynet var å vurdere hvordan Snillfjord kommune som barnehagemyndighet oppfyller lovpålagte oppgaver knyttet til godkjenning av barnehager, tilsyn med barnehager og hvordan barnehagemyndigheten håndterer regelverket om styrer og pedagogisk bemanning, jf barnehageloven 8, 10, 16, 17 og 18 med tilhørende forskrifter. Tilsynet omfatter bl.a. undersøkelse av om kommunens aktiviteter ble utført slik som beskrevet og uttalt i planer og annen dokumentasjon, og om kommunen driver sin virksomhet innenfor egne vedtatte rammer, og de rammer som statlige myndigheter har satt. Tilsynet ble gjennomført ved gransking av dokumenter og ved intervju av sentralt plasserte personer i organisasjonen. Snillfjord kommune har tre barnehager. Alle er kommunale og samlokalisert med skole i oppvekstsenter. Rektor er styrer ved to av oppvekstsentrene/barnehagene og her er noen styreroppgaver delegert til pedagogisk leder. Ved det tredje oppvekstsenteret/barnehagen er styrer førskolelærer. Kommunen er vidstrakt og det er relativt stor geografisk avstand mellom oppvekstsentrene/barnehagene. Det er totalt 27 barn i barnehagene i Snillfjord kommune (BASIL pr ). Snillfjord kommune er en tre-nivåkommune. Eier-oppgaver innenfor barnehagesektoren er delegert rådmannen og ivaretas av oppvekstsjef og styrere. De fleste myndighetsoppgaver er delegert til rådmannen og videredelegert til oppvekstsjef. Nedgang i barnetall i kommunen gir utfordringer i forhold til å opprettholde og videreutvikle omfanget (åpningstid) og innholdet i barnehagetilbudet. Kommunen har nylig gjennomgått en nedbemanningsprosess som følge av nedgang i barnetall. Rapporten omhandler avvik og merknader som ble avdekket under tilsynet. Definisjonen av avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Definisjonen av merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring. Forhold som er beskrevet under avvik skal utbedres. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for tilsynet var: - lov om barnehager - forskrift om midlertidig og varig dispensasjon og unntak fra utdanningskravet for styrer og pedagogisk leder - forskrift om pedagogisk bemanning - dokumentasjon fra kommunen og barnehagene, jf. vedlegg 1 18

19 6 3. Avvik Avvik 1: Avvik fra barnehagelovens 10 Snillfjord kommune som barnehagemyndighet sikrer ikke at barnehagene i kommunen godkjennes etter barnehageloven. Kommentar til forståelsen av regelverket: Godkjenningsordningen etter barnehageloven skal sikre at det etableres gode barnehager. Både kommunale og ikke-kommunale barnehager skal godkjennes etter barnehageloven. Barnehager skal være godkjent før driften settes i gang og før det gis offentlig tilskudd til drift. Ved vesentlige endringer av en barnehage skal det fattes nytt godkjenningsvedtak. Det må være klarlagt i delegeringsreglementet hvem som har myndighet til å fatte vedtak om godkjenning av barnehager etter barnehageloven. Ved godkjenning skal det foretas en konkret vurdering av om barnehagen er egnet til å oppfylle kravene i barnehageloven 1 og 2 med forskrift om rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver. Det skal foretas en konkret vurdering av de fysiske forhold inne og ute, fastsettes leke- oppholdsareal, vurderes om bemanningsplanen vil gi en tilstrekkelig bemanning og forsvarlig ledelse, kontrollere at politiattester er innhentet, vedtekter fastsatt med mer. Det skal påses at nødvendige godkjenninger etter andre lovverk foreligger og klargjøres hvilke vilkår andre myndigheter har stilt ved sine del-godkjenninger. Ved godkjenning kan det settes saklige og rimelige vilkår for driften av barnehagen. Godkjenning er enkeltvedtak etter forvaltningsloven og skal utformes i tråd med forvaltningslovens regler om bl.a. skriftlighet, begrunnelse, informasjon om klageadgang ved avslag med mer. Godkjenningsvedtak bør utformes så konkret og presist som mulig slik at det kan fungere som verktøy ved senere tilsyn med barnehagen. Bestemmelsene om kommunens plikt til å godkjenne barnehager, ble innført i barnehageloven av 1995 og videreført og presisert i gjeldende barnehagelov av Avviket bygger på følgende observasjoner: Det er 3 barnehager i Snillfjord kommune. Det er ikke framlagt godkjenningsvedtak etter barnehageloven for noen av disse. Ven barnehage ble bygd i 1980 og Krokstadøra i Det er ikke opplyst om det har vært foretatt vesentlige endringer ved disse barnehagene den senere tid. Hemnskjela barnehage startet opp i For Hemnskjela barnehage gjelder krav til godkjenning fra kommunen etter barnehageloven. Det ble gjennom intervju bekreftet at kommunen ikke har rutine for å godkjenne barnehager etter barnehageloven, men at kommunen nå har startet opp arbeidet med å få på plass prosedyre for godkjenningsarbeidet. Delegeringsreglementet er noe uklart, eller uklart forstått, i forhold til hvem som har myndighet til å godkjenne barnehager etter barnehageloven. Avvik 2: Avvik fra barnehageloven 16: Snillfjord kommune som barnehagemyndighet fører ikke tilstrekkelig tilsyn med barnehagene i h.h.t. bestemmelsene i barnehageloven. 19

20 7 Kommentar til forståelsen av regelverket: I følge barnehageloven 16 skal kommunen som barnehagemyndighet føre tilsyn med at de kommunale og ikke-kommunale barnehagene drives i tråd med barnehagelovens bestemmelser og at de ellers er forsvarlige. Kommunens tilsyn er et virkemiddel for å sikre at kvaliteten på barnehagetilbudet er tilfredsstillende. Hva som er tilstrekkelig tilsyn med barnehagene fra kommunens side beror på en skjønnsmessig vurdering. Kommunen skal føre tilsyn med at barnehagene drives innenfor rammene av den godkjenning som kommunen har vedtatt. Tilsynet skal omfatte de krav som barnehageloven og dens forskrifter stiller overfor barnehagene, om tilbudet er i samsvar med bhl 2 og 3 og forskrift om rammeplan, om barnehagen har forsvarlig pedagogisk og administrativ ledelse, om barnehagens bemanning er tilstrekkelig til å drive en forsvarlig pedagogisk virksomhet, herunder at antall pedagoger er tilstrekkelig og om antall barn er forsvarlig i forhold til bemanning og areal. Kommunen velger selv hvordan den vil utføre tilsynsoppgaven så lenge tilsynet har kontinuitet, en viss grad av struktur og planmessighet og tilsynsmetoder som sikrer likeverdig behandling av kommunale og ikke-kommunale barnehager. Tilsynet kan dels bestå av systematisk kontroll og tilbakemeldinger på barnehagenes årsplan, evalueringsrapporter, brukerundersøkelser, årsmeldinger med mer. Tilsynet skal innbefatte et rimelig antall stedlige tilsynsbesøk. Omfanget av tilsynet må i rimelig grad samsvare med størrelsen på barnehagesektoren. Ved avdekking av ulovlige eller uforsvarlige forhold i barnehager, kan barnehagemyndigheten vurdere å fatte vedtak om pålegg om retting eller vedtak om stenging av barnehagen. Det skal være kjent for de det gjelder hvem som ivaretar tilsynsoppgaven og hvem som har myndighet til å gi vedtak om retting/stenging. Tilsyn forutsetter barnehagefaglig kompetanse, herunder kompetanse innenfor barnehagelovgivningen, bl.a. bestemmelsene om minimumskravet til pedagogisk bemanning. For de fleste kommuner vil det være behov for skriftlig plan over tilsynsarbeidet. Planen bør være kjent for styrerne og ha forankring i kommunen. I tillegg til det planmessige tilsynet, må kommunen foreta hendelsesbasert tilsyn ved behov. Kommunen må ha system for å fange opp foreldres og andres eventuelle bekymring knyttet til barnehagetilbudet. Informasjon om at kommunen fører tilsyn og hvor bekymring kan formidles, bør gjøres kjent for foreldre. Kommunen skal føre kontroll med sin egen virksomhet som barnehagemyndighet, herunder tilsynsoppgaven og foreta nødvendige justeringer av tilsynsarbeidet, jf kommuneloven 23 nr 2. Avviket bygger på følgende observasjoner: Dokumentasjon og intervju viser at det er en gjennomgående kjennskap til at ansvaret for tilsyn med barnehagene er delegert til rådmannen. 20

21 8 Barnehagesektoren er liten og oversiktlig og det er fast struktur for møter mellom kommunenivået og styrere. Skillet mellom kommunens to roller; barnehage-eier og barnehagemyndighet har vært lite vektlagt, og det kom fram gjennom intervju at de nevnte møtene ikke oppfattes som tilsynsaktivitet. Barnehagemyndigheten har utarbeidet «Prosedyre for tilsyn med barnehagene i Snillfjord kommune» der metode, innhold og omfang av planlagt tilsynsaktivitet beskrives. Gjennom intervju kom det fram at prosedyren foreløpig ikke er godt innarbeidet i sektoren. Alle barnehagene har i 2013 mottatt tilsyns/kartleggingsskjema der barnehagene skal beskrive hvordan den oppfyller viktige krav i barnehagelov og rammeplan. Det er uklart for styrere hvordan informasjonen fra skjemaene skal følges opp av barnehagemyndigheten. Dokumentasjon og intervju viser at kommunen ikke har gjennomført stedlige tilsyn ved barnehagene, og det er foreløpig ikke gjort konkret avtale om stedlig tilsyn ved noen av barnehagene. Barnehagemyndigheten mottar barnehagenes årsplan og årsrapport/årsmelding der oppvekstsentrene/barnehagene rapporterer og gir egenvurdering på bl.a. innsatsområder innenfor «tidlig innsats» som språk-, lese- og skriveutvikling i barnehage og skole. Kommunen gjennomfører kontroll av årsmeldinger i BASIL, men ved en av barnehagene var det før årsskiftet for få pedagoger i forhold til antall barn. Det kom fram gjennom intervju at en i Snillfjord ikke regner barn født i 2010 som 3-åring ved årsskiftet i forhold til pedagog-kravet. Dersom en legger denne forståelsen til grunn, er antall pedagoger ved barnehagen heller ikke på tilsynstidspunktet i samsvar med Kunnskapsdepartementets presisering av regelverket for pedagogisk bemanning. Kommunen har ikke klare rutiner for håndtering av beklagelser fra foreldre, ansatte og samarbeidsparter, og det er ikke system for at foreldre får informasjon om at kommunen har rett og plikt til å føre tilsyn, eller hvor beklagelser kan rettes. Det har ikke vært aktuelt å gjennomføre hendelsesbasert tilsyn ved noen av barnehagene. Samarbeid om tilsyn med barnehagene har vært drøftet i Orkdal/Øy-regionen og med nabokommunene. Drøftingene har ikke resultert i konkret samarbeid og aktivitet. 4. Gjennomføring av tilsynet Fylkesmannen sendte varsel om tilsyn den Fylkesmannen mottok og gjennomgikk dokumentasjon fra kommunen fra Åpningsmøtet ble avholdt i forkant av intervjuene. Det ble gjennomført intervju med fire personer den og med en person Sluttmøtet ble avholdt

22 9 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag fra Snillfjord kommune og barnehagene: Fra kommunen: Prosedyre for tilsyn med barnehagene i Snillfjord kommune Tilsyns-/kartleggingsskjema for barnehagene Mal for årsmeldinger for oppvekstsentrene Årsberetning for Snillfjord kommune 2011 Vedtekter for kommunale barnehager i Snillfjord kommune Delegeringsreglement for Snillfjord kommune Organisasjonskart Ride ride ranke og vuggesang samarbeidsprosjekt skole og barnehage for å utvikle leselyst og skriveglede 6 vedtak om midlertidig dispensasjon fra utdanningskravet til pedagogisk leder, med søknader (3 aktuelle på tilsynstidspunktet) Prosedyre for behandling av dispensasjonssøknader Dokumentasjon for godkjenninger av oppvekstsentrene etter forskrift om miljørettet helsevern Fra barnehagene: Oversikt over barnegruppene (i antall og alder) Oversikt over bemanning og de ansattes formelle utdanning Årsmelding for 2011 Årsplan 22

23 10 VEDLEGG 2 I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere i åpningsmøte, intervjuer og sluttmøtet. Navn Funksjon Berit Waldahl Styrer Ven barnehage Styrer Hemnskjela barnehage Styrer Krokstadøra barnehage Rektor Krokstadøra barnehage Oppvekstsjef Rådmann Elisabeth Ulvan Lervåg Marit R. Berg Vigdis Vuttudal Åge Røe Kai Terje Dretvik Åpningsmøte X Intervju X Sluttmøte X X X X X X X X X X X X Fra Fylkesmannen deltok førstekonsulent Lina Reigstad og seniorrådgiverne Liv Ingegerd Selfjord og Oda R. Reinfjord, med sistnevnte som tilsynsleder. 23

24 Selskapskontroll - TrønderEnergi AS - Prosjektplan Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 029/13 Eva J. Bekkavik / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til de problemstillingene prosjektgruppen har skissert i prosjektplanen. 2. kontrollutvalget slutter seg til ny frist for levering Vedlegg Prosjektplan-TrønderEnergi Saksutredning Kontrollutvalget har ansvar for at det gjennomføres selskapskontroll i Snillfjord kommune. Til grunn for valg av prosjekt ligger plan for selskapskontroll , Kommunestyret vedtok Plan for selskapskontroll på sitt møte i sak 62/2012. På bakgrunn av kommunestyrets vedtak bestilte kontrollutvalget, i sak 6/2013, en selskapskontroll rettet mot TrønderEnergi AS, med en ressursinnsats for Snillfjord kommune anslått til 13 timer og levering innen Selskapskontrollen er et samarbeidsprosjekt mellom 20 kommuner og tre revisjonsselskap, Revisjon Midt-Norge IKS, Trondheim kommunerevisjon og Fosen kommunesrevisjon IKS. Prosjektet har en todelt innretning, den første delen retter seg i hovedsak mot eierne, eierstyringen og selskapets styringssystemer på konsernnivå. Den andre delen retter seg mot forholdet mellom konsernet og nettselskapet, og har som formål å redegjøre hvordan de ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. Følgende problemstillinger er utarbeidet for prosjektet: Er eierstyring og selskapsledelse i TrønderEnergi i samsvar gitte anbefalinger og eiernes forventninger? Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i TrønderEnergi? Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar? Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? 24

25 Hvordan ivaretar TrønderEnergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? Hva gjør TrønderEnergi for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? Hvordan sikrer TrønderEnergi seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? Hvordan dokumenterer TrønderEnergi at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? Prosjektgruppen (de tre revisjonsenhetene) har av ulike årsaker ikke kunnet starte arbeidet med selskapskontrollen før i august, og det innebærer at de ikke ser seg i stand til å gjennomføre kontrollen med tilstrekkelige krav til kvalitet innen den vedtatte fristen Prosjektgruppen ber om å få utsatt fristen på levering av ferdig rapport til Ferdig rapport vedr. selskapskontroll rettet mot TrønderEnergi AS vil legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte i april/mai Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta bestilling av prosjektet slik det er skissert i prosjektplanen. Utvalget må være oppmerksom på at det vil være noe mindre rom for hver enkelt kommunes kontrollutvalg til å påvirke gjennomføringen av prosjektet, men eventuelle innspill vil bli vurdert av styringsgruppen for prosjektet. Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å gi sin tilslutning til utsatt frist for levering av rapporten. 25

26 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll i TrønderEnergi 1. INNLEDNING Kontrollutvalgene i 20 av TrønderEnergis eierkommuner1har bestilt en selskapskontroll av TrønderEnergi. Denne prosjektplanen danner grunnlaget for gjennomføring av kontrollen. Planen er utarbeidet av prosjektgruppen (Magnar Andersen, Trondheim kommunerevisjon og Frode Singstad, prosjektleder, Revisjon Midt-Norge IKS) og vedtatt av styringsgruppen (Monica Larsen Torvik, Fosen kommunerevisjon IKS, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS og Per Olav Nilsen, leder, Trondheim kommunerevisjon). Planen er utarbeidet med utgangspunkt i den prosjektskissen kontrollutvalgene har gitt sin tilslutning til. 2. BAKGRUNN TrønderEnergi er et offentlig selskap eid av flere kommuner i Trøndelagsregionen. De kommunale kontrollutvalgene skal påse at det utføres kontroll med kommunalt eide selskaper, herunder påse at den som utøver eierinteressene i selskapet gjør dette i samsvar med de forventninger og føringer som eierne har satt for selskapet. I tillegg kan selskapskontroll også omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer kontroll av om selskapets økonomiske styring og måloppnåelse er i samsvar med eiernes forventinger og føringer, og om selskapet drives i samsvar med lover og regler for virksomheten. Konsernet TrønderEnergi består i dag av 11 selskap som er organisert i fire forretningsområder (se figur på neste side). Disse er forretningsområdene a) Energi, b) Nett, c) Marked og d) IKT. Forretningsområdet Nett drives ikke i konkurranse med andre aktører og er å anse som en monopolvirksomhet. Virksomheten er underlagt energiloven der det er krav om funksjonelt skille mellom nettvirksomheten og den øvrige delen av konsernet. Nettvirksomheten til TrønderEnergi har over kunder, og er underlagt særskilte krav til funksjonelt skille etter energiloven. 1 Trondheim, Melhus, Orkdal, Klæbu, Snillfjord, Agdenes, Hitra, Skaun, Hemne, Meldal, Midtre Gauldal, Frøya, Selbu, Malvik, Holtålen, Oppdal, Ørland, Rissa, Åfjord og Osen 26 side 1 av 11

27 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: Figur: Konsernorganisering, TrønderEnergi Kilde: tronderenergi.no Energiloven oppfølging av tilsyn fra NVE I følge tilsynsmyndighetene (NVE) hadde selskapet i 2012 følgende avvik: 2 1. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til at konsernet ga stoppordre for MAFI-prosjektet. Konsernledelsen instruerte dermed nettselskapet til å ta avgjørelser som fremmet konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser 2. 3 Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til avdeling Merke. Avdeling Merke hadde en uklar rolle i organisasjonen og har gitt konkrete innspill til informasjon fra nettselskapet til nettselskapets kunder. 3. TrønderEnergi Nett hadde brutt omsetningskonsesjonens vilkår 3.6, jf. forskriften om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 2 MAFI-prosjektet er et arbeid nettselskapet iverksatte for å effektivisere og konkurranseutsette konsernfunksjoner som kundesenter og fakturaservice. 3 Merke er en markedsavdeling på konsernnivå. 27 side 2 av 11

28 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: TrønderEnergi Nett har brutt kravet til nettselskapets nøytralitet, ved samfakturering med enkelte kraftleverandører og at nettselskapet ikke tillater samfakturering med alle kraftleverandører. NVE har vurdert bruddene til å omhandle tre ulike typer forhold: Krav til funksjonelt skille Krav til nettselskapets nøytralitet Krav til rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Prosjektgruppen har i forbindelse med planleggingen vært i møte med NVE. Møtet ga god informasjon om NVEs tilsyn med konsernet generelt og nettselskapet spesielt. Møtet ga ikke grunnlag for å endre den innrettingen vi har skissert i prosjektskissen. I møtet kom det fram at NVE vurderte å utstede dagmulkt til TrønderEnergi Nett for manglende retting av avvik fra tilsynene. Årsaken er etter hva vi forstår at datasystemene fremdeles ikke fungerer etter NVEs forskrifter, noe som innebærer at kunder fremdeles ikke får byttet kraftleverandør på riktig måte. På grunn av dette klarer ikke TrønderEnergi Nett å overholde tidsfristene for leverandørskifter. Tilsvarende tekniske utfordringer gjør også at TrønderEnergi Nett ikke har kunnet tilby samfakturering med kraftleverandørene. I møtet kom det videre fram at NVE har mottatt klager på at TrønderEnergi Marked bruker TrønderEnergi Netts database for å oppsøke kunder. Det er i strid med kravet til nøytralitet og funksjonelt skille. Ifølge NVE var det ikke planlagt nye revisjoner (tilsynsbesøk) på dette grunnlaget, men de hadde ikke lukket tilsynssaken. Etter prosjektgruppens syn er det grunnlag for å undersøke nærmere hvilke tiltak selskapet har iverksatt for at virksomheten skal drives i tråd med energiloven med forskrifter, og hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten også frem i tid er i tråd med gjeldende regelverk. Se nærmere under beskrivelsen av problemstillingene 6-8. Eiernes ansvar De kommunene som har eierandeler i TrønderEnergi, har på sin side et ansvar for oppfølging av selskapet. Prinsipper for god eierstyring tilsier at eierne har en klar og tydelig målsetting med sitt eierskap i selskapet. Videre er det sentralt at disse målsettingene ligger til grunn for hvordan eierkommunen utøver sitt eierskap, og at eierrepresentantene er kjent med de styringssystemene som gjelder for den aktuelle 28 side 3 av 11

29 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: selskapsformen. Eierutøvelsen skal skje i rette fora, formell generalforsamling og uformelle eiermøter, og ikke ved påvirkning av styremedlemmer. Offentlige eiere kan sies å ha et særlig ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, og at selskapene har et bevisst forhold til etiske problemstillinger i driften. Dette er forhold vi vil belyse ved intervju med eierrepresentanter og selskapets ledelse, og gjennomgang av protokoller og dokumentasjon. Konsernet har videre vært inne i en sterk ekspansjon på en rekke områder. Dette gjelder både utvidelse av nettdelen av virksomheten, og ved oppbygging av aktiviteten på nye virksomhetsområder. Et relevant spørsmål er om denne ekspansjonen er forankret hos eierne, og ikke minst på hvilket beslutningsgrunnlag ekspansjonsstrategiene er vedtatt. Har eierkommunene tatt aktivt stilling til om de ønsker denne utviklingen for selskapet? Har ekspansjonen gått ut over selskapets avkastning, og er i så fall det i forståelse med eierne? Ved overtakelse av nettet er det blant annet for Trondheimsregionen sagt at dette ikke skal føre til høyere nettleie, fordi selskapet med større nettmarkedet vil få syneregieffekter. Dette er svært viktig for kundene i Trondheimsregionen, og har fra politisk hold blitt framsatt som en forutsetning for ekspansjon og overtakelse av nett. Det er derfor interessant å belyse hvilke synergieffekter dette har gitt. Endelig er det sentralt å vurdere om TrønderEnergi har etablert de nødvendige styringssystemene på overordna nivå for å sikre at konsernets aktivitet er hensiktsmessig for å nå de kravene og forventningene eierne stiller til selskapet. 29 side 4 av 11

30 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere 3. Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: PROBLEMSTILLINGER Redegjørelsen foran innebærer at prosjektet vil ha en todelt innretning. Den første delen retter seg i hovedsak mot eierne, eierstyringen og selskapets styringssystemer på konsernnivå. Den andre delen retter seg mot forholdet mellom konsernet og nettselskapet, og har som formål å redegjøre hvordan de ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. I det følgende presenterer vi de problemstillingene vi har utarbeidet for undersøkelsen. 3.1 EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE Et sentralt prinsipp ved godt kommunalt eierskap er at kommunen har en bevisst holdning til hvorfor de eier de selskapene de gjør, og hva de vil med eierskapet. Prinsipper for god eierstyring fremkommer i Kommunenes Sentralforbund sine anbefalinger for eierstyring og anbefalinger gitt av Norsk Utvalg for Eierstyring og Selskapsledelse (NUES). Hovedproblemstilling for denne delen av undersøkelsen er: Er eierstyring og selskapsledelse i TrønderEnergi i samsvar gitte anbefalinger og eiernes forventninger? Dette vil bli belyst ved å svare på følgende spørsmål: Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i TrønderEnergi? Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar? Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? 30 side 5 av 11

31 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: ENERGILOVENS KRAV TIL FUNKSJONELT SKILLE Det følger av energiloven at TrønderEnergi må kunne dokumentere at virksomhetene er organisert og drevet med et funksjonelt skille mellom selskapets monopoldel (nettselskap) og konsernets øvrige virksomheter. Hovedproblemsstilling for denne delen av undersøkelsen er: Hvordan ivaretar TrønderEnergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? NVE har tilsynsmyndighet på området og problemstillingen vil bli belyst ved å svare på følgende spørsmål: Hva gjør TrønderEnergi for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? Hvordan sikrer TrønderEnergi seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? Hvordan dokumenterer TrønderEnergi at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? 4. KILDER TIL REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er den standarden som eiernes og konsernets praksis måles mot. Kriterier skal utledes av autoritative kilder. Kilder for revisjonskriterier i denne kontrollen er aktuelle føringer gitt av eierne, konsernets vedtekter, prinsipper for god eierstyring4, økonomisk teori, prinsipper for internkontroll, samt relevante lover og forskrifter.5i tillegg kan det være aktuelt å utlede kriterier ut fra de krav som selskapet selv har vedtatt eller målsettinger som selskapet har fremmet overfor eierne. 4 Aktuelle kriterier hentes fra Kommunenes Sentralforbunds anbefaling om eierstyring, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, samt anbefalinger gitt av Norsk Utvalg for Eierstyring og Selskapsledelse (NUES). Styret i TrønderEnergi AS har vedtatt at eierstyringen og selskapsledelsen skal bygge på prinsippene i NUES. 5 Aktuelle lovkilder for kriterier vil være Energiloven, avregningsforskriften (FOR nr 30), NVE s tilsynsrapporter/pålegg og Lov om offentlige anskaffelser med mer. 31 side 6 av 11

32 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: AVGRENSNINGER Som problemstillingene skisserer vil vi fokusere på utvalgte deler av TrønderEnergi sin virksomhet. Utover de avgrensningene som følger av problemstillingene og kriteriene, vil vi legge til at ytterligere avgrensninger eller endringer i innrettingen kan bli gjort etter innledende møter med konsernledelsen. 6. FRAMDRIFT Oppstartmøte med konsernledelsen er planlagt til første uke i september, mens hovedtyngden av datainnsamlingen er planlagt utført i oktober - november. I den prosjektskissen som kontrollutvalgene tidligere har gitt sin tilslutning til, er det forutsatt at rapport fra selskapskontrollen skal leveres innen Prosjektgruppen har av ulike årsaker ikke kunnet starte arbeidet med kontrollen før nå, og det innebærer at vi dessverre ikke ser oss i stand til å gjennomføre kontrollen med tilstrekkelige krav til kvalitet innen den fristen. Vi ber derfor kontrollutvalgene om å slutte seg til ny frist for levering side 7 av 11

33 7. VEDLEGG 1: AKTUELLE KILDER TIL KRITERIER Kilder til revisjonskriterier er i hovedsak hentet fra relevante lover og forskrifter, rammeverket for internkontroll (Coso), aktuelle anbefalinger for eierstyring og selskapsledelse, samt de føringer som ble gitt i forbindelse med fusjonen. I fusjonen ble det gitt føringer om effektiv drift og at dette på sikt skulle gi lavere nettleie for alle kunder. Økonomisk teori knyttet til effektivitet kan derfor også være relevant å trekke inn som kriterier i denne sammenheng. Eierstyring Et sentralt prinsipp ved godt kommunalt eierskap er at kommunen har en bevisst holdning til hvorfor de eier de 6 selskapene de gjør. Kommuner bør utarbeide og nedtegne formål og strategier for alle sine eierskap i selskaper. (jf anbefaling 2). Bakgrunnen for denne anbefalingen er todelt: For det første kan det bidra til å sikre tydelige, forutsigbare og etterprøvbare signaler fra eierne til selskapet. KS anbefaler at kommunale eierskap bør være preget av langsiktighet og samfunnsansvar. For det andre kan det bidra til å bevisstgjøre kommunestyret om sin eierrolle, og om det ansvaret som påligger dem som eiere. Aksjeloven og prinsipper for godt eierskap? Kommuner som kjøper aksjer i selskaper, vil og bør ha et ønske om å påvirke selskapene på et eller annet vis. Men de kan ikke styre selskapene gjennom den tradisjonelle forvaltningsmessige styringen de er vant til å bruke ovenfor egen administrasjon. De må forholde seg til de styringsformene som følger av den aktuelle selskapsformen, her AS. Det forutsetter for det første at kommunene og eierrepresentantene har tilstrekkelig kjennskap til disse styringsformene, og for det andre at de forholder seg til de spillereglene som følger av aksjeloven og av normer for godt eierskap. Aksjeloven er basert på en tydelig ansvarsdeling mellom eiere og styret. Dette kommer blant annet til uttrykk i bestemmelser og styrets rolle og ansvar, og i konkrete krav til gjennomføring av generalforsamling. Prinsippet er at eiere utøver sin myndighet gjennom formelle møter i generalforsamling (asl. 5-1). Det innebærer at kommunene som eiere må styre gjennom generalforsamlingen, ikke gjennom andre linjer, som styret eller ledelsen. Forvaltningen av selskapet ligger til styret, og medlemmene blir valgt av generalforsamlingen (asl. 6-3). Det er vanlig å si at eiernes viktigste oppgave er å velge et kompetent styre. Et styreverv i et aksjeselskap er et personlig verv. Styremedlemmer representerer verken partier, kommuner eller andre interessenter, men skal ivareta bedriftens interesser ut fra det formålet eierne har satt. Styremedlemmer i et aksjeselskap kan stilles strafferettslig og erstatningsrettslig ansvarlig for utøvelsen av sitt verv. Derfor bør eiere sørge for et profesjonelt styre med komplementær kompetanse. Et godt virkemiddel for å sikre kompetente styrer, er å vedtektsfeste bruk av valgkomi7 te. Valgkomiteen bør levere begrunnede innstillinger til generalforsamlingen. Det bør etableres kriterier for styresammensetningen, som kan bidra til å sikre den komplementære kompetansen. Som et ledd i arbeidet med å sikre nødvendig kompetanse i styret, anbefaler KS at styret årlig foretar en evaluering av egen kompetanse og eget arbeid. Andre tiltak som kan sikre og opprettholde kompetanse er opplæring til nye styremedlemmer, jevnlig tilbud om oppdatering for andre medlemmer og gjennomføring av styreseminarer. Styret bør gi en samlet redegjørelse for sin styring og ledelse i årsrapporten. Det er eiernes ansvar å sikre et kompetent og styringsdyktig styre. Det innebærer at om styret ikke oppfyller eiernes målsetninger, bør de vurdere å endre 8 det. KS anbefaler at man som utgangspunkt unngår å velge ledende politikere til selskapsstyrene, blant annet for å unngå stadige habilitetskonflikter ved behandling av saker som angår selskapet i kommunestyret. Dette må likevel nyanseres: I noen type virksomheter kan den kompetansen politikere besitter være viktige og nødvendige bidrag til styrenes samlede kompetanse. Politikere med erfaring fra styrearbeid kan også bidra til en høyere interesse for eierstyring til resten av kommunestyret. KS eierforum har vurdert konkret om det burde innføres et lovforbud mot ledende politikere i styrer, men konkluderte med at det ikke ville være hensiktsmessig. Det følger av kommuneloven 80a at i selskaper der kommuner eier minst to tredjedeler av aksjene, gjelder kravene til kjønnsbalanse i styret i asl Det innebærer at hvert kjønn skal være representert med minst 40 %. 6 Ja mfør KS sin anbefaling nr 2. I NUES anbefal ing kap 2 fr emgår det i t illegg at selskapets virksomhet bør tydeliggjøres i vedtektene og 7 in nenfor ramm ene av vedtekt ene bør selskapet ha klare mål og strategier for virksomheten. Jamfør KS sin anbefaling nr 8. I NUES kap 7 fremgår det at valg komiteen bør sammensett es slik at aksjonærfe llesskapets inter esser blir ivare tatt. 8 Jamfør KS sin anbefaling nr 11 og anbefalingene i NUES kap 8 og 9. 33

34 Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal representere en kommune i generalforsamling. Etter kommuneloven vil det være kommunestyret, dersom ikke vedtektene bestemmer noe annet (koml. 6). Den som skal representere kommunestyret i generalforsamling, må derfor ha fullmakt fra kommunestyret. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Det er derfor sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling. KS anbefaler at kommunestyret representeres ved politisk ledelse og at folkevalgte som er involvert i eierstyringen gjennomgår opplæring i de styringsmulighete9 ne som finnes for den aktuelle selskapsformen. Samfunnsansvar Samfunnsansvar handler om hvordan verdier skapes, og hvordan virksomheten påvirker mennesker, miljø og samfunn. Kommunalt eide selskaper forvalter fellesskapets ressurser og bør derfor vise samfunnsansvar. Virksomheten bør skje på en måte som samsvarer med befolkningens oppfatninger om rett og galt. Samfunns- og miljømessige hensyn bør derfor være integrert i virksomhetens strategi og daglig drift. Denne problemstillingen tar utgangspunkt i eiernes ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, men ser også på selskapet (ved styrets) arbeid på området. KS Bedrift har tidligere utviklet en egen veileder for arbeid med etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid i selskaper(ks Bedrifts, 2006). Der fremgår det følgende suksesskriterier for arbeid med etikk: Arbeidet og oppfølgingen av det - må forankres i ledelsen Arbeidet må forankres i strategi og handlingsplaner Selskapet bør utarbeide retningslinjer for hva som er dets samfunnsansvar, og hvordan de an-satte skal kommunisere dette gjennom handlinger Selskapet bør utarbeide retningslinjer for varslingssaker De etiske verdiene må gjøres kjent i organisasjonen og alle ansatte må ta ansvar for etterlevelse av de etiske retningslinjene. Forankring av selskapets strategier hos eierne KS anbefaling nr 3 omhandler utarbeidelse og revidering av selskapsstrategier. Trønderenergi har i løpet at de siste årene gjort noen strategiske valg med stor betydning både for selskapet, ansatte og eierkommunene. Det gjelder blant annet fusjoner, oppkjøp og salg av virksomheter og effektiviseringsprosesser. Fra media er det kjent at noen eierkommuner, eller representanter for dem, har uttrykt skepsis og misnøye med enkelte deler av denne utviklingen. Blant annet er det gitt uttrykk for at eierne er lovt effektiviseringsgevinster som ikke har latt seg realisere. Et selskaps strategier skal gjenspeile eiernes forventninger. Derfor er det relevant å undersøke i hvilken grad dagens strategier samsvarer med eiernes forventninger, og i hvilken grad strategiene er forankret hos de ulike eierne. Eierne vil som regel ta stilling til strategiske spørsmål på oppfordring fra styret og ledelsen. Vi må derfor se nærmere på det beslutningsgrunnlaget eierne er stilt ovenfor ved behandling av slike saker, og vurdere om det var tilstrekkelig til å opplyse eierne om konsekvensene av de strategiske valgene som ble gjort. Aksjelovens krav til ledelsens økonomioppfølging Krav til selskapets ledelse fremkommer av aksjelovens kapittel 6. Av 6-12 fremgår det at det er styrets oppgave å sørge for forsvarlig organisering av virksomheten og at det foreligger fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret skal også holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Aksjelovens 6-14 slår fast at daglig leder skal sørge for at selskapets regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Av 6-15 fremgår det at daglig leder skal minst hver fjerde måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Regnskapsloven Som aksjeselskap er TrønderEnergi AS regnskapspliktige etter regnskapsloven. Selskapet er pliktig til å sørge for dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger, og disse blant annet er fullstendighet, nøyaktig og sporbar. Ekstern revisor følger normalt opp avvik på området. Effektiv drift Siden TrønderEnergi er et offentlig eid selskap vil det være naturlig å stille samme krav til selskapet som til andre offentlig eide selskaper for å sikre god forretningsskikk. Lov om offentlige anskaffelser vil gjelde for Trønderenergi Nett da dette er å anse som en offentlig monopolvirksomhet. Innkjøp vil være regulert av Forskrift om innkjøpsreg- 9 Jamfør KS anbefaling nr 1 og nr 7. 34

35 ler i forsyningssektorene. Uavhengig av lov offentlige anskaffelser bør innkjøp skje på rimeligste måte ut fra at selskapet bør ha som mål å drive mest mulig lønnsomt. Krav til fremtidig effektivitet framkom også i prinsippene om nettfusjon som selskapene ble enig om. Krav om samordning av nettleien skulle på kort sikt føre til at TrønderEnergi sine kunder fikk lavere nettleie, mens kundene i Trondheim og Klæbu kun skulle få en beskjeden økning i sin nettleie. Fra partene i fusjonen var intensjonen at det nye selskapet skulle være i front blant de mest effektive nettselskapene i landet. Dette skulle på sikt gi nettkundene enda lavere nettleie. Intern kontroll For å sikre at selskapets virksomhet og økonomiforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll, bør selskapet ha etablert et internkontrollsystem som gjør at eierne er i stand til å føre en kontroll med virksomheten. Intern kontrollen skal sikre selskapets verdier og sørge for forsvarlig drift av virksomhetene. Den bør være en integrert del av ledelsens totale styringssystem og tilpasset virksomhetens størrelse og kompleksitet. Anerkjent rammeverk for internkontroll (COSO) operer med fem sentrale komponenter. Disse er knyttet til kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter, informasjon og overvåking/ oppfølging Kontrollmiljøet består av verdigrunnlaget, holdninger og adferd, og setter standard for ansattes holdning til kontroll. Kontrollmiljøet avspeiler hele organisasjonen, og danner grunnlaget for de øvrige kontrollkomponentene. Med risikovurderinger menes at ledelsen skal identifisere interne eller eksterne risikoer som kan bidra til å hindre måloppnåelse. Det er viktig at ledelsen gjennomfører dette på flere nivåer i organisasjonen og at risikoreduserende tiltak vurderes. Kontrollhandlinger dreier seg om handlingsplaner og rutiner for risikohåndtering, og bør utformes som en integrert del av virksomheten. Valg av kontrollhandlinger bør vurderes i forhold til kostnad og nytte av redusert risiko. Med informasjon menes de opplysninger som er relevant for å styre virksomheten. For eierne og ledelsen av virksomheten vil tilgangen på tilstrekkelig økonomisk informasjon være viktig som styringsinformasjon. Budsjettering innebærer ofte planlegging og beslutning under usikkerhet. Desto større usikkerheten er, desto viktigere er den økonomiske informasjonen som forutsetning for økonomistyringen og de beslutninger som skal tas. Det er i tillegg viktig at den økonomiske rapportering og oppfølgingen er aktuell og av god kvalitet. Resultater bør overvåkes og følges opp mot de mål som er fastsatt. Forutsetningene som ligger til grunn for virksomhetens mål bør gjennomgås med jevne mellomrom. Det bør utarbeides og gjennomføres oppfølgingsrutiner for å sikre at nødvendige endringer eller handlinger blir utført. Energiloven Formålet med energiloven er å sikre at produksjon, omforming, overføringer, omsetting, fordeling og bruk av energi skjer på en effektiv og rasjonell måte. Lovens 1-3 definerer vertikalt integrerte selskaper som virksomheter som utøver produksjon eller omsetning av elektrisk energi i tillegg til overføringer, omforming eller fordeling av elektrisk energi (nettvirksomhet). Trønderenergi er i forhold til denne definisjonen å regne som et vertikalt integrert selskap. Energilovens kapittel 4 omhandler omsetning av elektrisk kraft. Av 4-1 fremgår det blant annet at departementet kan fastsette vilkår om organisering og regnskapsførsel. Loven legger til grunn at netteier skal opptre nøytralt, at det tilbys ikke-diskriminerende og objektive punkttariffer og vilkår, at det gis informasjon til kundene om nettet. I energiloven følger det krav om selskapsmessig skille ( 4.6) og funksjonelt skille ( 4.7). For Trønderenergi inntrer kravet om selskapsmessig skille som følge av at de nå har over nettkunder. Krav til funksjonelt skille innbærer at ledelsen i nettselskapet ikke kan delta i ledelsen av den delen av virksomheten som er i konkurransemarkedet. Behov for å regulere inntektene til nettselskapet, foreligger som krav i omsetningskonsesjonen etter energiloven 4.1. Se også energiloven 4.3 og energilovforskriften 4.4 bokstav a, samt krav til regnskapsmessig skille mellom konkurranseutsatt del og monopoldel. Formålet er å unngå kryssubsidiering mellom monopoldelen og den konkurranseutsatte delen. 10 Avregningsforskriften Avregningsforskriften skal sikre at kraftleverandører gis tilgang til overføringsnettet og legge til rette for at sluttbrukere på en enkel måte kan bytte kraftleverandør. Nettselskapet skal overfor ulike kraftleverandører opptre som en nøytral aktør. I forskriftens kapittel 8 fremkommer krav til nøytralitet, informasjon, gebyrer og bortsetting av tjenes10 FOR nr 301: Forskrift om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 35

36 ter. Krav til selskapsnøytralitet og informasjonsplikt fremgår i avregningsforskriftens 8-1. Nettselskapet skal i enhver sammenheng opptre nøytralt overfor kraftleverandører og sluttbrukere. Forskriften nevner følgende forhold: a) informasjon om kraftleverandører og kraftmarkedet, b) håndtering av leverandørskifter, c) nyetablering av abonnement, d) oversendelse av måledata, e) valg av faktureringsrutiner og f) avregnings- og faktureringsplikt. Nettselskapet skal håndtere informasjon på en måte som gjør at enkeltleverandører ikke kan gis konkurransefortrinn. Videre har nettselskapet plikter å informere sluttbrukere om hvilke kraftleverandører som leverer kraft i deres nettområde. Ved oppstart av leveringspliktig kraftleveranse i medhold av energiloven 3-3 skal nettselskapet uten ugrunnet opphold informere sluttbruker om de vilkår som gjelder for leveringen, samt gi sluttbruker informasjon om hvilke kraftleverandører som leverer kraft i området og hvordan en sluttbruker kan skaffe seg en kraftleverandør. Dette skal meddeles skriftlig i form av et oppstartbrev som skal utformes i henhold til mal utarbeidet av Norges vassdrags- og energidirektorat. Nettselskapet skal deretter minimum hver tredje måned gi sluttbruker den informasjon som nevnes i annet punktum, i form av et påminnelsesbrev som skal utformes i henhold til mal utarbeidet av Norges vassdrags- og energidirektorat. Sluttbrukere som mottar leveringspliktig kraftleveranse skal informeres om endringer i priser og leveringsvilkår senest tre uker før endringen finner sted. Når nettselskapet inngår i vertikalt integrerte virksomheter skal det utarbeides et program for overvåking av nøytralitet jamfør avregningsforskriftens 8-1a. Programmet skal beskrive de tiltak som er truffet for å sikre at nettselskapet opptrer i henhold til nøytralitetsbestemmelsene i energiloven. Nettselskapet har ansvar for å sikre at programmet etterleves, og skal utpeke en person som er ansvarlig for programmet. Det skal fremgå hvilke forpliktelser arbeidstakerne har for å sikre nøytralitet. Alle arbeidstakere i nettselskapet skal skriftlig forplikte seg til å opptre nøytralt overfor kraftleverandører og sluttbrukere. Programmet skal detaljert angi hva slags informasjon som er underlagt taushetsplikt, og hvordan denne skal behandles. Det skal gjennomføres regelmessig opplæring knyttet til etterlevelse av nøytralitetskravene. En årlig rapport med beskrivelse av de tiltak som er truffet, samt resultatene av disse, skal innen tre måneder etter årsskiftet offentliggjøres på en slik måte at den er lett tilgjengelig, samt oversendes til Norges vassdrags- og energidirektorat. Krav fra NVE NVE ila TrønderEnergi Nett AS overtredelsesgebyr for brudd på kravet om funksjonelt skille, om nettselskapets nøytralitet og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet. Bruddene ble knyttet til energilovens 4-7 og avregningsforskriftens 8-1. I tilsynsrapporten ble det gitt 4 avvik og en anmerkning. Det ble blant annet pekt på at morselskapet hadde instruert nettselskapet til å ta en avgjørelse som hadde til hensikt å fremme konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser. Avdeling Merke hadde en uklar rolle og hadde gitt innspill til informasjon som nettselskapet skulle videreformidle til sine kunder. Selskapet hadde også brutt omsetningskonsesjonens i forhold til manglende samfakturering med alle kraftleverandører. NVE framførte følgende forhold som medførte brudd på loven: Styresammensetningen i TrønderEnergi Nett Instruksjonen om å stoppe MAFI-prosjektet Innspill fra avdeling Merke til nettselskapets informasjon overfor sine kunder Manglende rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Manglende likebehandling i forbindelse med fakturering. 36

37 Profilering av kontrollutvalgets arbeid og mediehåndtering diskusjonssak Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 030/13 Eva J. Bekkavik /5-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning Et av temaene på Samling for kontrollutvalg, som ble avholdt 7. november 2012, var Media. Under dette temaet ble det gitt en generell orientering om følgende punkter: Viktigheten av en mediastrategi Hvordan kan kontrollutvalgene bruke media Håndtere media Det ble videre lovt fra sekretariatet sin side, at det skulle lages en egen diskusjonssak som skulle legges frem for kontrollutvalgene i løpet av våren/tidlig høst Profilering overfor politikere/kommunestyre Kontrollutvalget skal være kommunestyrets utøvende organ til å ivareta kontrollfunksjonen i kommunen. Det er derfor avgjørende at kommunestyret har kjennskap til kontrollutvalget og dets virksomhet. Per i dag profileres kontrollutvalget og dets arbeid på følgende måter mot kommunestyret: - Årsmeldinger om utvalgets virksomhet. - Protokoller fra kontrollutvalget som meldinger/referatsaker. - Orientering fra revisjon i forbindelse med forvaltningsrevisjons rapporter. - Behandling av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll hvert 2. år. - Innvolvering av hovedutvalg/politikere i forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. - Leder og/eller sekretær er til stedet når kontrollutvalgets saker behandles i kommunestyret. Er dette riktig, og tilstrekkelig, profilering overfor kommunestyre og politisk miljø? Hva med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll som blir behandlet i kommunestyret, bør leder gi en orientering til kommunestyret i forbindelse med behandling av disse? Profilering overfor ansatte i kommunen Kontrollutvalget har tidligere uttrykt at det er et ønske også å være kjent blant ansatte i kommunen. Så langt har dette foregått gjennom at man har hatt jevnlige orienteringer fra kommunens administrasjon i aktuelle saker. Besøk hos enheter i kommunen er også et middel for å gjøre kontrollutvalget kjent blant ansatte i kommunen. Det kan være flere gode argumenter for slik profilering: At kommunalt ansatte kjenner til at det foregår kontrollvirksomhet kan ha en forebyggende effekt i forhold til uønskede hendelser og praksis. Dersom man vet at man er underlagt kontroll er det nærliggende å anta at man vil være observant på å unngå slike feil som kan føre til kritikk ved kontroll. 37

38 At kommunalt ansatte kjenner til kontrollutvalget kan også være med på å avdekke eventuelle forhold gjennom at de ansatte føler seg fortrolig med kontrollorganene og har lettere for å ta opp forhold enten direkte med kontrollutvalget eller i forbindelse med revisjon. En veldig aktiv rolle overfor kommunens ansatte kan gi ansatte følelsen av å bli overkontrollert og at det kan virke forstyrrende på deres arbeidshverdag. Eventuelle besøk fra kontrollutvalget eller forespørsler om orienteringer kan oppleves som at man må stå til rette, og kommer på toppen av ordinær revisjon og statlige tilsyn. Etter som de fleste ansatte i kommunen også er innbyggere i kommunen er det dessuten naturlig å anta at profilering mot kommunens innbyggere også vil føre til bedre kjennskap hos kommunens ansatte. Ønsker kontrollutvalget å videreføre dagens praksis for orienteringer og besøk? Bør det være mer eller mindre av det? Profilering overfor kommunens innbyggere/allmennheten Enkelte, særlig representanter for mediene selv, legger vekt på at den man egentlig jobber for er innbyggerne, og at kontrollutvalget har et ansvar for å sørge for å være kjent blant innbyggerne og at eventuelle kritikkverdige forhold kommer i offentlighetens lys. De som legger vekt på dette synspunktet vil gjerne trekke fram at det vekker tillit til kommunen, det politiske systemet og kontrollfunksjonen når kommunens egne organer påpeker problemer i full åpenhet og viser at de blir tatt tak i. Dersom andre, for eksempel pressen selv, kommer med avsløringer stiller det kommunen i et dårligere lys. Andre legger imidlertid mer vekt på behovet for at kontrollutvalget skal bevare sin integritet og nøytralitet og bevare et konstruktivt forhold til administrasjonen. Det kan være en fare for at en veldig aktiv rolle overfor media kan føre til en politisering av kontrollutvalgets rolle, og at man stiller seg i en posisjon der kontrollutvalget beskyldes for å ha en agenda. Enkelte vil også hevde at kontrollutvalgets primære rolle er å bringe saker til kommunestyret, og at det ligger utenfor kontrollutvalgets rolle å rapportere ting utenfor kommunen. Enkelte frykter også at en mer offensiv mediestrategi kan føre til at kommunens administrasjon og ansatte blir mindre åpne overfor kontrollutvalget med tanke på å innrømme svakhter eller kritikkverdige forhold. Er det kontrollutvalgets oppgave å sette offentlig lys på utfordringer kommunen har? Hvilken rolle ønsker kontrollutvalget å ha? Konstruktiv medspiller eller tydelig vaktbikkje? Hvilke konsekvenser bør dette ha for profileringen? Mediehåndtering Uavhengig av hvilken profilering kontrollutvalget ønsker er det behov for å ha et gjennomtenkt forhold til hvordan man forholder seg til media. Den dagen det dukker opp en konfliktfylt sak må man forvente at media vil være interessert, og da kan kontrollutvalget bli bedt om å uttale seg. Når dette skjer er det en fordel å ha tenkt igjennom hvordan man håndterer dette på forhånd. Skal kontrollutvalget være proaktiv eller reaktiv overfor media? Sentralt for en mediestrategi er om kontrollutvalget ønsker å være proaktiv eller reaktiv. Dvs. om kontrollutvalget ønsker å være i forkant og ta initiativ til mediesaker, eller om kontrollutvalget ønsker å være avventende og kun svare på eventuelle initiativ som kommer fra media. Dette bør henge sammen med hvilken rolle kontrollutvalget ønsker å spille jf. avsnittet om profilering overfor allmennheten over. Hvem bør snakke om kontrollutvalgets saker til media? Når bør en sak frontes overfor media? Når bør kontrollutvalgsleder uttale seg, når er det passende at andre uttaler seg? 38

39 Disse spørsmålene er også et spørsmål det er delte meninger om. Det er klart at kontrollutvalget ikke har myndighet til å kneble et politisk valgt kontrollutvalgsmedlem, så lenge det ikke dreier seg om taushetsbelagt informasjon. Det kan likvel være greit å ha en enighet om på hvilke premisser man uttaler seg og hvordan saker bør frontes. Et vanlig skille er å si at bare kontrollutvalgets leder uttaler seg på vegne av kontrollutvalget, og at det først og fremst bør henvises til kontrollutvalgets leder å svare på spørsmål om kontrollutvalgets behandling og begrunne kontrollutvalgets vedtak. Der medlemmer har erklært uenighet med kontrollutvalgets flertall er det ofte naturlig at disse uttaler seg om dette på egen hånd. Enkelte kontrollutvalg har etablert en enighet om at medlemmene av kontrollutvalget ikke uttaler seg om saker før de er behandlet i kontrollutvalget, og at kontrollutvalgets leder, i forkant av møtet, bare uttaler seg om hvordan saken vil bli behandlet, men ikke om sakens innhold. Dette særlig fordi kontrollutvalget bør forholde seg nøytralt til fakta i saken og at man ikke kan være sikker på at man har alle fakta i saken før man har fått gått igjennom den i fellesskap. Andre mener det er positivt at diskusjonene og mest mulig av sakens fakta blir synliggjort i offentligheten, noe som er med på å skape mer interesse for sakene og kanskje åpner for at nye innspill kan komme utenfra. Et ofte praktisert prinsipp er også at medlemmer i det minste orienterer leder og sekretariat dersom de får henvendelser fra media. Er det ønskelig at sekretariatet og/eller revisjonen svarer på spørsmål? I så fall hvilke? Sekretariatet har i dag praktisert en restriktiv holdning til å uttale seg til media. Ut fra dagens praksis kan sekretariatet gi informasjon om når, hvor og hvordan en sak vil bli behandlet, men ut over dette henvises kun til sakens dokumenter, og til kontrollutvalgets leder for eventuelle uttalelser eller videre begrunnelser og vurderinger. En mulighet er at sekretariatet videresender alle henvendelser til leder og ikke sier noe. Det bør utvises forsiktighet dersom man ønsker å be sekretariatet ta en utvidet rolle, da dette kan svekke tilliten til nøytraliteten i prosessene. Bør innkallinger og protokoller sendes til media? Skal det sendes ut pressemeldinger, eller tas direkte kontakt til pressen om saker? I så fall hvilke? Hvem fatter beslutning om mediehåndtering av en sak, og hvordan? o Leder alene? o Leder i samråd med sekretariatet? o Behandles i utvalget? Dersom kontrollutvalget vil gå ut med en sak: Når skal dette skje? Før eller etter kontrollutvalgets behandling? Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å diskutere spørsmålene i kulepunktene i saksfremlegget for å få en omforent holdning til profilering og mediehåndtering. 39

40 Budsjettkontroll pr Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 031/13 Eva J. Bekkavik /5-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr til orientering. Vedlegg Budsjettkontroll pr Saksutredning For å holde kontrollutvalget godt informert om sin økonomiske status legger sekretariatet herved fram en økonomisk oversikt pr

41 Vedlegg Konto Tekst Regnskap 2013 Godtgjøring folkevalgte Møtegodtgjørelse Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Aviser, tidsskrifter, håndbøker Servering v/møter og utvalg Kurs/opplæring Reiseutgifter, møter Kontingenter *Budsjett 2013 Til Disp. Forbruk i% ,3 56,0 28,8 33,8 43,3 81,9 0 33,3 0 Sum kontrollutvalgets egen virksomhet 3751 Kjøp fra KonSek Midt-Norge IKS 3751 Kjøp fra Revisjon Midt-Norge IKS , ,0 75,0 Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon ,3 Kjøp av revisjonstjenester er tom. 3. kvartal Kjøp av sekretariatstjenester er tom. 2. kvartal Kontrollutvalget har ikke brukt noen midler på kurs/opplæring så langt i Posten kontingenter er medlemsavgift til Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). 41

42 Forslag til økonomiplan med budsjett for 2014 for kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 032/13 Eva J. Bekkavik /5-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2014 med en netto ramme på kr ,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2014 i Snillfjord kommune. Budsjettet for 2014 med økonomiplan Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets sekretariat Snillfjord kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek MidtNorge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i KonSek Midt-Norge IKS behandlet budsjettet for 2014 på møte den I beregningene er det innarbeidet en økning på 3,5 % fra , som betyr en økning på kr 4.000,- for Snillfjord kommune. Kontrollutvalget Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet så er budsjettet satt opp med utgangspunkt i tidligere års budsjetter for kontrollutvalget, samt Snillfjord kommunes Reglement for godtgjørelse til kommunale folkevalgte (sist vedtatt av kommunestyret ). Vi har i beregningene tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler inntil 5 møter i året. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste har sekretariatet gjort et anslag basert på reglene i kommunens reglement. Det er ikke tatt hensyn til eventuelle andre endringer som følge av økonomiplanarbeidet i kommunen. I tillegg er det lagt inn noen midler til kurs og faglig oppdatering for at kontrollutvalget skal ha mulighet til å skaffe seg kunnskap og ha mulighet til å delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. 42

43 Utgifter til kontrollutvalgets egen virksomhet er redusert med kr ,- i forhold til 2013 budsjettet. Kjøp av revisjonstjenester Snillfjord kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. På bakgrunn av at representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS ikke har behandlet budsjettet for 2014 enda, legges Revisjon Midt-Norge IKS sitt forslag til økonomiplan for til grunn for honoraret for revisjonen. Endelig budsjettvedtak vil bli gjort av Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap på møte den I revisjonens forslag til økonomiplan for er utgiften til revisjon anslått til kr ,- for Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester, blir etter dette kr ,-, som er en samlet økning på kr ,- fra Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto: Tekst Godtgjøring folkevalgte Møtegodtgjørelse Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Aviser, tidsskrifter, håndbøker Servering v/møter og utvalg Kurs/opplæring Reiseutgifter, møter Kontingent Forum for kontroll og tilsyn Sum kontrollutvalg 3751 Kjøp Kontr.utv.sekr. Midt-Norge IKS 3751 Kjøp av Revisjon Midt-Norge IKS * Forslag budsjett Vedtatt budsjett Sum kontrollutvalg og revisjon Honorar revisjon er kun et anslag, endelig budsjett vil bli fastsatt av Revisjon MidtNorge IKS sitt representantskap Kontrollutvalgets sekretariat foreslår en budsjettramme på kr ,- for kontrollutvalget for 2014, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. 43

44 Økonomiplanen for perioden : Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden legges frem: Vedtatt Budsjett Anslag for Anslag for budsjett for forslag for 2015* 2016* Kontrollutvalget Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget Sum kontrollutvalg Anslag for 2017* Utgifter til revisjon Sum driftsutgifter *) I økonomiplanen er budsjettallene for 2014 videreført i planperioden. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for Budsjettet for 2014 har en netto ramme på kr ,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. 44

45 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 033/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/114-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak - Valg av ordfører Melding om politisk vedtak: Valg av medlemmer-kontrollutvalget Melding om politisk vedtak - Bolig Sunde RundskrivH-2-13 Iverksetting av endringer i kommuneloven mm Hva kan middagen koste? Kvalitetskontroll Revisjon Midt-Norge IKS Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak Bolig sunde, sak valg av medlemmer-kontrollutvalget og sak Valg av ordfører Rundskriv fra KRD vedr. iverksetting av endringer i kommuneloven m.m. egenkontroll mv. 3. Når er en påspandert middag korrupsjon? Hvor dyr kan den være? Spørsmålet er aktualisert etter ny tingrettsdom. 4. NKRFs forbundsbaserte kvalitetskontroll ble utført i 2012, representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS har tatt kvalitetskontrollen til etterretning på sitt møte Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 45

46 46

47 47

48 48

49 Snillfjord Kommune Fellestjenesten Kontrollutvalget KonSek Midt-Norge IKS v/bekkavik, Postuttak 7004 TRONDHEIM Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato 13/583 Inger Krokstad MELDING OM POLITISK VEDTAK - "BOLIG SUNDE" Kommunestyret behandlet i møte sak 30/13. Følgende vedtak ble fattet: Enstemmig som innstillingen: Kommunestyret tar revisors rapport vedr. Bolig Sunde til orientering. Med hilsen Inger Krokstad Inger.krokstad@snillfjord.kommune.no Kopi til: Revisjon Midt-Norge IKS Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no Telefon: Telefaks: Bankgiro: Org.nr

50 Rundskriv Agdenes kommune Kommunene Fylkeskommunene Fylkesmennene Nr. Vår ref Dato H-2/ Rundskriv om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m. - egenkontroll mv. 1. Innledning Stortinget vedtok 17. desember 2012 endringer i kommuneloven, lov om interkommunale selskaper (IKS-loven), inndelingsloven og hvitvaskingsloven. Vedtaket ble sanksjonert av Kongen i statsråd 8. februar Lovendringene bygger på forslag fra departementet i Prop. 119 L ( ) Endringar i kommunelova m.m (eigenkontroll mv.). Endringene i kommuneloven trer i kraft 1. juli Unntatt fra dette er endringen i kommuneloven 50 nr. 1 andre punktum, som trer i kraft 1. januar 2014, og endringen i 77 nr. 2 som trer i kraft 1. november Endringene i IKS-loven trer i kraft 1. januar Endringene i inndelingsloven og hvitvaskingsloven trer i kraft 1. juli Departementet har også vedtatt enkelte endringer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Disse trådte i kraft 1. januar Departementet gir i dette rundskrivet en oversikt over lovendringene og knytter noen korte kommentarer til disse. Vi viser til Prop. 119 L ( ) og Innst. 128 L ( ) for ytterligere omtale av lovendringene. Når ikke annet er sagt, blir begrepet kommune brukt som en felles betegnelse på både kommuner og fylkeskommuner. Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Telefon Telefaks

51 2. Endringer i kommuneloven egenkontroll 2.1 Kontrollutvalget tidspunkt for valg Kommuneloven 17 nr. 2 er endret slik at kontrollutvalget skal velges på det konstituerende møtet i kommunestyret, etter valg av formannskap og ordfører. Formålet med endringen er å sikre at kontrollutvalget blir korrekt sammensatt, ved at minst ett medlem av kontrollutvalget blir valgt inn i kommunestyret. På bakgrunn av dette blir også 17 nr. 3 endret for å slå fast at kontrollutvalget trer i funksjon fra det konstituerende møtet. Endringen trer i kraft 1. juli Kontrollutvalget åpne møter Kommuneloven 77 nr. 8 om at møtene i kontrollutvalget holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet, blir opphevet. Det innebærer at den alminnelige bestemmelsen om møteoffentlighet i 31 også vil gjelde for kontrollutvalget. Etter lovendringen vil derfor hovedregelen være at møtene i kontrollutvalget skal være åpne. En forholdsvis utførlig omtale av reglene i 31 er gitt i kapittel 8 i departementets rundskriv H-4/11 av 24. august Vi viser også til Prop. 152 L ( ) (møteoffentlegheit). Endringen trer i kraft 1. juli Kontrollutvalget valgbarhet Det er foretatt en utvidelse av kretsen over hvilke grupper som ikke er valgbare til kontrollutvalget. Kommuneloven 77 nr. 2 er vedtatt endret slik at også varamedlemmer til kommunestyrekomiteer skal være utelukket fra valg til kontrollutvalget. Denne endringen trer ikke i kraft før 1.november 2015, men omtales her for oversiktens skyld. 2.4 Kontrollutvalget og revisor rett til innsyn i selskaper Overskriften i 80 er endret til Innsyn og undersøkelser i selskap. Dette for å bringe overskriften i samsvar med innholdet i bestemmelsen. Videre er det vedtatt endringer i bestemmelsen delvis med sikte på å klargjøre hvilke type selskaper det er innsynsrett i, delvis med sikte på å utvide kretsen av selskaper det er innsynsrett i. I 80 er interkommunale samarbeid etter 27 tatt inn. Det betyr at det vil bli innsynsrett også i de 27-samarbeider som er egne rettssubjekter. Aksjeselskaper der kommune(r) eller interkommunale selskaper (IKS) direkte eller indirekte eier alle aksjer, er også tatt inn i lovteksten som innsynsobjekt. Et eksempel kan være aksjeselskap som er eiet av et interkommunalt selskap (IKS), enten alene eller sammen Side 2 51

52 med en eller flere kommuner. Også datterdatterselskaper vil kunne være eksempel på dette. Endringen trer i kraft 1. juli Rapporteringsplikt i årsberetningen I kommuneloven 48 nr. 5 innføres det et krav om rapportering om internkontrollen i årsberetningen til kommunen. Dette er ment som et virkemiddel til å sette arbeidet med internkontrollen på dagsordenen lokalt. Kravet innebærer at det skal gjøres rede for både iverksatte tiltak og planlagte tiltak for å sikre betryggende kontroll. Endringen trer i kraft 1. juli Endringer i hvitvaskingsloven egenkontroll Rapporteringsplikt for regnskapsrevisor Den som er ansvarlig for revisjon av regnskapet for kommune eller kommunalt foretak får rapporteringsplikt etter hvitvaskingsloven. Denne plikten etableres ved at disse tas inn i oppramsingen over rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven 4 andre ledd nr. 1. Plikten innebærer å undersøke og eventuelt rapportere dersom revisor har mistanke om at en transaksjon er knyttet til hvitvasking eller terrorfinansiering. Endringen trer i kraft 1. juli Endringer i kommuneloven kommunale foretak 4.1 Åpne styremøter Kommuneloven 68 nr. 5 om at styrets møter holdes for lukkede dører dersom ikke kommunestyret har bestemt noe annet i vedtektene, blir opphevet. Det innebærer at den alminnelige bestemmelsen om møteoffentlighet i 31 også vil gjelde for styremøtene. Etter lovendringen vil derfor hovedregelen være at styremøtene skal være åpne. Lovendringen skjer på bakgrunn av at det ikke synes å være behov for en så vid adgang til å lukke møtene. Det er også departementets vurdering at åpenhet i kommuner, som foretakene er en del av, er med på å skape tillit til kommunal virksomhet og å styrke lokaldemokratiet. Endringen trer i kraft 1. juli Daglig leders internkontrollansvar Det er foretatt en presisering i kommuneloven 71 nr. 2, som regulerer daglig leders internkontrollansvar. Det bør ikke være noen tvil om at daglig leder har et helhetlig internkontrollansvar. Ordlyden er derfor endret for at bestemmelsen skal speile det reelle innholdet i internkontrollansvaret. Bestemmelsen får derfor en utforming etter mønster av kommuneloven 23 nr. 2, som regulerer administrasjonssjefens intenkontrollansvar. Side 3 52

53 Endringen trer i kraft 1. juli Endringer i kommuneloven økonomi Avdrag på likviditetslån og trekkrettigheter Kommuneloven 50 nr. 7 bokstav b regulerer oppgjør av likviditetslån og trekkrettigheter. Bestemmelsen blir nå opphevet, fordi den anses som overflødig i det regelverket som kommunesektoren er underlagt i dag, og at dette bør stå uregulert. Endringen trer i kraft 1. juli Endringer i inndelingsloven Sammensetningen av fellesnemnda Det er foretatt endringer inndelingsloven 26 første ledd. Etter lovendringen er det ikke lengre et krav om at fellesnemnda skal speile av innbyggertallet i de enkelte kommunene, loven sier nå at den bør speile av innbyggertallet. I tillegg er minimumstallet på antall medlemmer fra hver kommune redusert fra fem til tre. Endringen trer i kraft 1. juli Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Erland Aamodt seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent, og sendes uten signatur Side 4 53

54 Hva kan middagen koste? KOMMENTAR: Når er en påspandert middag korrupsjon? Hvor dyr kan den være? Spørsmålet er aktualisert etter ny tingrettsdom. Av Ragnhild Sved 4. juli :40 KOMMENTAR: «Veiledende satser» for korrupsjon kan føre til at praksis tilpasses lovverket, og vi får en smutthullsetikk. En sjef i kollektivtrafikkselskapet Ruter ble i Oslo tingrett nylig ilagt en bot på kroner for «passiv korrupsjon» å ha blitt påspandert tre middager på Oslo-restauranter til en verdi av totalt kroner i løpet av to år. Det var Volvo som spanderte middagene på Ruter-sjefen, som på det tidspunktet hadde ansvaret for innkjøp av busser til kollektivtrafikken i Oslo-området. Dommen, som er anket til lagmannsretten, har fått flere til å etterlyse klarere kjøreregler fra myndighetenes side. Beløpet er lavt, og grensen mellom lovlig relasjonsbygging og smøring uklar, blir det hevdet. NHO ønsker endog å overtale Justisdepartementet til å nedsette en gruppe for å evaluere korrupsjonslovgivningen, som i år har tiårsjubileum, og se på hvordan den kan bli tydeligere for næringslivet, skriver Dagens Næringsliv. En evaluering av hvordan de «nye» korrupsjonsbestemmelsene har fungert, kan være fornuftig, men å be regjering og storting trekke eksakte grenser, er ingen farbar vei. Når en fordel er «utilbørlig» i rettslig forstand, er det domstolenes oppgave å definere i tråd med rettsoppfatningen i samfunnet. I flere dommer de senere år er grensen satt svært lavt. Fordeler ned til få tusen kroner er vurdert som utilbørlige. Men det er ikke bare kroneverdien retten vurderer. Sammenhengen gaven er gitt eller mottatt i, og hvem aktørene er, har stor betydning. Det stilles større krav til offentlige tjenestemenn enn til hvermannsen. Og det er mer kritikkverdig å ta imot dyre middager under forhandlinger om en avtale enn når det er snakk om vanlig kundepleie. Det viktigste spørsmålet er likevel om gaven er egnet til å påvirke beslutningene. Da er størrelsen ikke nødvendigvis avgjørende. En fordel som er egnet til å påvirke, trenger dessuten ikke å ha en kroneverdi et styreverv eller en attraktiv stilling til et familiemedlem kan være vel så effektivt i påvirkningsøyemed. 54

55 Avveiningene av utilbørlighet må domstolene gjøre i hver enkelt sak. Veiledende eller bindende satser fastsatt av myndighetene vil neppe gjøre dette lettere. Derimot kan de føre til at praksis tilpasses lovverket, at gaver og fordeler deles opp eller kamufleres vi får en smutthullsetikk. Aller viktigst er det at den enkelte virksomhet gjør det klart for sine ansatte hvor grensen går. Dette er et ansvar som både styre og ledelse må ta på alvor. Større bevissthet i den enkelte virksomhet eller kommune kan dessuten forebygge at rettsapparatet belastes med mange «små» saker. Det øker ikke respekten for korrupsjonslovgivningen om små fisker som er lette å ta, dømmes for små fordeler, mens de store går fri. 55

56 Melding om vedtak Utskrift fra møte i styret Meldingssak for representantskapet den Revisjon Midt-Norge IKS Styret Møtebok /2013 Møtedato: Sak nr.: Arkivkode: Gradering: Tidligere behandlet: Sak nr.: Saksbehandler: Inge Storås Saksbehandler: EKSTERN KVALITETSKONTROLL Endelig vedtak bekreftet i møtet: Styret tar rapportene fra kvalitetskontrollene til etterretning. Enstemmig vedtak. Forslag til vedtak i styret: Styret tar rapportene fra kvalitetskontrollene til etterretning. SAKSUTREDNING Vedlegg: Rapport forbundsbasert kvalitetskontroll utført i 2012 Saksopplysninger: Som medlem i Norges kommunerevisorforbund er vi underlagt obligatorisk kvalitetskontroll minimum hvert 5. år. NKRF`s forbundsbaserte kvalitetskontroll ble innført i Formålet med kvalitetskontrollen i hht. 12 i reglement for kvalitetskontroll, er å: 1. sikre at alle bedriftsmedlemmene som arbeider med revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet, holder en høy faglig standard ved at de utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i samsvar med lover, forskrifter og kommunal revisjonsskikk. 2. gi de kontrollerte faglig rettledning i forbindelse med kontrollen 3. gi erfaringer til å danne grunnlag for justering av eksisterende standarder og veiledninger 4. avdekke behov for etterutdanning Det er utarbeidet egne retningslinjer samt eget reglement for kvalitetskontrollen. Representantskapet og styret er orientert om at det var igangsatt ekstern kvalitetskontroll i I strategiplanen og virksomhetsplanen vedtatt i 2012 er det vedtatt at ekstern kvalitetskontroll skal forelegges styret og representantskapet. Bakgrunnen for dette er at selskapets organer skal ha tillit til at revisor har faglig kunnskap som sikrer god kvalitet på utført arbeid. Kontrollutvalget i den enkelte kommune vil få tilsendt saken til orientering etter at den er behandlet av selskapets organer. 56